Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc tế báo cáo thu hoạch môn học Ý tưởng và kế hoạch tổ chức sự kiện ntu fusion hòa nhập và sáng tạo

LỜI CẢM ƠNEm xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường, quý thầy cô trong khoa và các phòng ban trường Đại học Nguyễn Trãi đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tham gia khóahọc và th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TRÃI

KHOA QUỐC TẾ HỌC – ANH HỌC

Hà Nội, 2024

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

1 Ý tưởng và Kế hoạch Tổ chức Sự kiện: "NTU Fusion - Hòa Nhập và Sáng Tạo" 5

 Tổng quan về sự kiện 6

 Tiêu Chuẩn Chất Lượng Sự Kiện 7

 Phạm Vi Công Việc Cần Thực Hiện 7

 Thời gian cho từng công việc 7

 Dự Trù Chi Phí (ước lượng) 8

 Phân Công Nhân Sự 8

 Kế Hoạch Thuê Mua Trang Thiết Bị, Cơ Sở Vật Chất 8

 Quản Lý Thông Tin – Truyền Thông 8

 Phân Tích Rủi Ro và Kế Hoạch Dự Phòng 8

2 Cho biết phương án phát triển ý tưởng và hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện nói trên ở khía cạnh quản ký rủi ro của bạn 9

a Vận dụng mô hình tư duy thiết kế (Design Thinking) 9

 Thấu cảm (Empathy) 9

 Xác định vấn đề (Define) 9

 Lên ý tưởng (Ideate) 10

 Tạo mẫu (Prototype) 10

 Kiểm chứng (Test) 10

b Khung 9 điểm chuẩn (9-point framework) 10

 Tiêu chuẩn chất lượng sự kiện: 10

 Phạm vi công việc cần thực hiện: 11

 Thời gian cho từng công việc: 11

 Dự trù chi phí: 11

 Phân công nhân sự: 11

 Kế hoạch thuê mua trang thiết bị, cơ sở vật chất: 11

 Quản lý thông tin – truyền thông: 11

 Phân tích rủi ro: 11

 Kế hoạch dự phòng: 12

3 Tổng hợp những bài học mà bạn thu hoạch được từ khóa học và phân tích những bài học liên quan tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện 12

a Những trải nghiệm/bài học từ những nội dung/hoạt động từ khóa học 12

b Những bài học mà em rút ra được từ khóa học 14

c Vận dụng bài học 15

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường, quý thầy cô trong khoa và các phòng

ban trường Đại học Nguyễn Trãi đã tạo

điều kiện thuận lợi cho em được tham gia khóahọc và thực hiện báo cáo thu hoạch cuối kỳ

của học phần Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc

tế này Nhờ có sự hướng dẫn tận tình của quý

thầy cô, em đã tích lũy được nhiều kiến thức

và kỹ năng quý báu để phục vụ cho công việc

và sự nghiệp sau này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Trương Thị Thu Hà đã tận tâm hỗ trợ và

truyền đạt kinh nghiệm thực tiễn trong suốt quá trình thực hiện báo cáo Sự hướng dẫn của

cô đã giúp em rất nhiều trong việc hoàn thànhbáo cáo này một cách tốt nhất

Cuối cùng, em xin cảm ơn các bạn trong lớp

đã cùng em chia sẻ, hỗ trợ và động viên trong quá trình học tập Những kinh nghiệm và kỷ niệm cùng các bạn là động lực lớn giúp em vượt qua những thử thách trong kỳ học vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn!

 Có yếu tố nước ngoài

 Kết hợp truyền thống hiện đại

2 Cho biết phương án phát triển ý tưởng và hoànthiện kế hoạch tổ chức sự kiện nói trên ở khía cạnh quản ký rủi ro của bạn (1-2 trang)

3 Tổng hợp những bài học mà bạn thu hoạch được từ khóa học và phân tích những bài học liên quan tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện(2-3 trang)

học khiến nhiều bạn cảm thấy lo lắng và lạc lõng.

Hơn thế, việc kết nối với những người bạn mới, tìm cách gia nhập các hoạt động, câu lạc

bộ, hay đơn giản là làm quen với lối sống sinh viên có thể trở thành áp lực với các bạn tân sinh viên Nỗi nhớ nhà, nỗi sợ về việc chưa đủ năng lực, hoặc nỗi lo về cách bản thân sẽ thích ứng với môi trường xung quanh là nhữngđiều mà nhiều bạn đang phải trải qua trong thời gian đầu

Sự kiện này được tổ chức với mong muốn tạo nên một không gian ấm cúng, nơi các bạn có thể thoải mái giao lưu, khám phá, và kết nối

để dần xóa đi những bỡ ngỡ ban đầu Chúng tôi hiểu rằng, chỉ khi được hỗ trợ và khuyến khích, các bạn mới có thể tự tin xây dựng hànhtrình của mình tại đại học, một hành trình không chỉ giàu tri thức mà còn tràn đầy nhữngtrải nghiệm ý nghĩa

1 Ý tưởng và Kế hoạch Tổ chức Sự kiện:

"NTU Fusion - Hòa Nhập và Sáng Tạo"

 Lên ý tưởng mang yếu tố truyền thống và hiện đại

- Dựng các gian hàng triển lãm về truyền

thống, ẩm thực dân gian: Cung cấp trang phụctruyền thống của Việt Nam và các nước khác nhau để sinh viên có thể mặc và chụp ảnh kỷ

niệm Đây là hoạt động vừa giải trí, vừa giúp sinh viên hiểu thêm về văn hóa đa dạng.

- Làm workshop cho sinh viên trải nghiệm làm các món ăn, đồ dân gian: Tổ chức các

workshop nhỏ như làm đèn lồng, viết thư

pháp, hoặc làm bánh truyền thống (bánh

chưng, bánh dày), kết hợp với các workshop quốc tế như làm sushi (Nhật Bản), học viết thưpháp Hàn Quốc, hoặc học nấu các món ăn đặctrưng của các nước

- Tổ chức các trò chơi dân gian kết hợp các thử thách: Thiết lập các gian hàng với các trò chơidân gian như nhảy sạp, kéo co, ô ăn quan kết hợp với các trò chơi hiện đại như game VR, eSports, hoặc hoạt động thể thao nhẹ Điều này tạo nên sự hài hòa giữa truyền thống và hiện đại, giúp sinh viên tham gia vào nhiều trải nghiệm khác nhau

- Kết hợp các tiết mục biểu diễn nghệ thuật hiện đại-truyền thống: Sự kết hợp giữa nhạc

cụ dân tộc Việt Nam (đàn t’rưng, đàn nhị) với các âm thanh điện tử, tạo ra tiết mục âm nhạc độc đáo, giao thoa giữa truyền thống và hiện đại

 Lên ý tưởng mang yếu tố nước ngoài

- Giao lưu văn hóa cùng các sinh viên khác bằngcác trò chơi song ngữ: Tạo quizz song ngữ cùng với trò chơi thú vị để các bạn sinh viên từtất vả vavs quốc gia các văn hóa khác nhau đều có thể tham gia

- Cuộc thi ẩm thực quốc tế: Mỗi đội thi sẽ nấu hoặc chuẩn bị một món ăn đặc trưng của một quốc gia Sau đó, các giám khảo sẽ chấm điểmdựa trên độ sáng tạo, hương vị và cách trình bày Sinh viên cũng có thể tham gia và thưởng thức các món ăn quốc tế.

- Talkshow với cựu sinh viên quốc tế và diễn giảquốc tế: Mời cựu sinh viên hoặc chuyên gia quốc tế chia sẻ về những trải nghiệm học tập

và làm việc tại nước ngoài, tầm quan trọng của sự hội nhập văn hóa trong thế giới toàn cầu hóa

- Thời gian: 8h00-12h00 ngày 10/11

- Địa điểm: Trung Tâm Hội Nghị Quốc Gia

- Đối tượng tham dự: Ban giám hiệu nhà trường,giảng viên và cán bộ nhà trường, tân sinh viênNTU, sinh viên quốc tế, các sinh viên trong trường

 Tiêu Chuẩn Chất Lượng Sự Kiện

- Đảm bảo tính đa dạng và bao trùm văn hóa:

Sự kiện bao gồm các tiết mục biểu diễn và gian hàng từ nhiều quốc gia, phù hợp với sinh viên quốc tế và sinh viên trong nước

- Tương tác và gắn kết cao: Tạo cơ hội cho sinh viên tham gia các trò chơi nhóm, hoạt động giao lưu để kết nối dễ dàng hơn.

- Bảo đảm an toàn và tổ chức chuyên nghiệp: Tổchức có kế hoạch quản lý an toàn cho người tham gia và quản lý rủi ro khi có tình huống bất ngờ

 Phạm Vi Công Việc Cần Thực Hiện

- Lên ý tưởng sự kiện và xây dựng kịch bản: Tổ chức hoạt động giao lưu, chương trình nghệ thuật, các gian hàng văn hóa

- Phối hợp với các câu lạc bộ và sinh viên quốc tế: Kết nối với các câu lạc bộ quốc tế và các đại diện sinh viên nước ngoài để tạo gian hàngvăn hóa và trình diễn tiết mục đặc trưng

- Thiết kế trang trí và không gian: Kết hợp yếu

tố truyền thống (như trang trí đèn lồng, hoa sen) với yếu tố hiện đại (sử dụng ánh sáng, màn hình LED để giới thiệu văn hóa)

- Tổ chức các hoạt động phụ trợ: Trò chơi dân gian, triển lãm văn hóa số, và workshop giao lưu

 Thời gian cho từng công việc

Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản 2 tuần

Kết nối với đối tác và sinh viên

quốc tế

3 tuần

Thiết kế và trang trí không gian 1 tuần trước sự kiện

Tổ chức và điều phối chương

trình

Ngày diễn ra sự kiện

Dọn dẹp và đánh giá sau sự kiện 1 ngày sau sự kiện

 Dự Trù Chi Phí (ước lượng)

- Trang thiết bị và cơ sở vật chất: 50,000,000 VNĐ

- Chi phí nhân sự (bao gồm hỗ trợ tổ chức và hướng dẫn): 20,000,000 VNĐ

 Phân Công Nhân Sự

- Ban tổ chức: Phụ trách điều phối chung

- Nhóm quản lý chương trình: Tổ chức các tiết mục, giám sát thời gian và nội dung

- Nhóm hậu cần: Đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất

- Nhóm truyền thông: Phụ trách quảng bá và cập nhật thông tin sự kiện

 Kế Hoạch Thuê Mua Trang Thiết Bị, Cơ

- Kênh truyền thông: Website trường, các trang mạng xã hội của NTU (Facebook, Instagram), bảng tin sinh viên.

- Phương thức truyền thông: Bài viết giới thiệu

sự kiện, video teaser, poster

- Quảng bá: Đăng bài hàng tuần về các hoạt động nổi bật và điểm nhấn của sự kiện

 Phân Tích Rủi Ro và Kế Hoạch Dự Phòng

- Rủi ro thời tiết: Nếu mưa, có phương án dời vào hội trường lớn

- Rủi ro kỹ thuật: Dự phòng máy phát điện, kiểm tra thiết bị trước sự kiện

- Rủi ro y tế: Có đội ngũ y tế hỗ trợ và khu vực

sơ cứu nếu có tình huống khẩn cấp

- Rủi ro về ngân sách: Liên hệ các doanh

nghiệp, tổ chức văn hóa hoặc các cơ quan phát triển công nghệ để xin tài trợ

2 Cho biết phương án phát triển ý tưởng và hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện nói trên ở khía cạnh quản ký rủi ro của bạn

Trong quá trình phát triển ý tưởng và tổ chức

sự kiện "NTU Connect – Hội Nhập Và Bứt

Phá," việc quản lý rủi ro đóng vai trò cực kỳ

quan trọng nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn

ra suôn sẻ, an toàn và đáp ứng kỳ vọng của cả ban tổ chức lẫn người tham dự Để làm được điều này, chúng tôi đã xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết, nhằm giảm thiểu các yếu tố bất ngờ có thể xảy ra và đảm bảo khả

năng phản ứng kịp thời với những tình huống không mong muốn.

a Vận dụng mô hình tư duy thiết kế (Design

Thinking)

 Thấu cảm (Empathy)

- Hiểu người tham gia: Sinh viên NTU đến từ nhiều quốc gia, có khác biệt về văn hóa và kỳ vọng Từ đó, hiểu rằng các rủi ro như giao tiếp, sự khác biệt văn hóa, và khả năng thích ứng của từng nhóm sinh viên có thể ảnh

hưởng đến sự kiện

- Đồng cảm với tân sinh viên: Họ có thể lo lắng

về việc tham gia vào một sự kiện đông người, đặc biệt khi còn xa lạ với môi trường mới

 Xác định vấn đề (Define)

- Rủi ro tiềm ẩn: Bao gồm vấn đề thời tiết xấu (mưa, gió), sự cố kỹ thuật (hệ thống âm thanh,ánh sáng), quá tải người tham gia, rủi ro sức khỏe vàan ninh

- Mục tiêu: Tạo ra một kế hoạch dự phòng và phương án phản ứng nhanh để giảm thiểu tác động của các rủi ro này, bảo đảm sự kiện diễn

ra trôi chảy và an toàn

 Lên ý tưởng (Ideate)

- Phát triển ý tưởng quản lý rủi ro: Xây dựng phương án dự phòng cho thời tiết (tổ chức trong nhà nếu mưa), thuê máy phát điện dự phòng cho sự cố kỹ thuật, phối hợp với đội ngũ

an ninh và y tế tại chỗ để xử lý tình huống khẩn cấp

- Giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo rằng tất cả các

bộ phận, từ hậu cần đến nhân sự, đều biết cách xử lý khi xảy ra sự cố

 Tạo mẫu (Prototype)

- Kế hoạch rủi ro dự phòng: Thiết lập sẵn các phương án dự phòng và thử nghiệm Ví dụ, tổ chức một buổi diễn tập nhỏ để kiểm tra quy trình phản ứng với sự cố kỹ thuật hay di dời sựkiện trong trường hợp mưa

- Thiết lập quy trình báo cáo sự cố: Xây dựng các kênh liên lạc nội bộ giữa các nhóm hỗ trợ

 Kiểm chứng (Test)

- Đánh giá tính hiệu quả: Trước khi sự kiện diễn

ra, cần thực hiện kiểm tra các phương án dự phòng như hệ thống âm thanh, di dời sự kiện vào trong nhà, và quy trình xử lý tình huống y

tế khẩn cấp

- Lấy phản hồi: Thu thập phản hồi từ các đội ngũ phụ trách về khả năng đáp ứng với rủi ro

để hoàn thiện kế hoạch

b Khung 9 điểm chuẩn (9-point framework)

 Tiêu chuẩn chất lượng sự kiện:

- Đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn, chuyên nghiệp và không để xảy ra sự cố lớn gây gián đoạn Đảm bảo đủ phương án dự phòng

 Phạm vi công việc cần thực hiện:

- Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm tất

cả các yếu tố như thời tiết, kỹ thuật, an ninh

và y tế

 Thời gian cho từng công việc:

- Phân bổ thời gian để kiểm tra thiết bị và lên

kế hoạch dự phòng trước sự kiện ít nhất 2 tuần Trong sự kiện, có nhóm hỗ trợ giám sát

 Phân công nhân sự:

- Bố trí đội ngũ quản lý rủi ro chuyên biệt, bao gồm các nhóm an ninh, kỹ thuật, y tế, và

truyền thông nội bộ Đảm bảo mỗi nhóm biết

 Quản lý thông tin – truyền thông:

- Thiết lập kênh thông báo nhanh trong trường hợp xảy ra rủi ro để các bộ phận và người tham dự có thể cập nhật ngay lập tức Sử dụngcác kênh truyền thông nội bộ (mạng xã hội, email) để thông báo về các thay đổi trong sự kiện

 Phân tích rủi ro:

- Liệt kê tất cả các rủi ro tiềm tàng như thời tiết, quá tải người tham gia, sự cố kỹ thuật, vấn đề an ninh và sức khỏe

- Phân loại rủi ro theo mức độ nghiêm trọng và xác định biện pháp ứng phó cho từng loại rủi ro.

 Kế hoạch dự phòng:

- Các phương án dự phòng được cụ thể hóa: chuyển đổi sự kiện vào trong nhà nếu mưa, sử dụng thiết bị kỹ thuật thay thế, và đội ngũ y tếsẵn sàng ứng phó với các sự cố về sức khỏe.Cuối cùng, việc phân tích các rủi ro và lập kế hoạch dự phòng bằng cách vận dụng mô hình

Tư Duy Thiết Kế và Khung 9 điểm chuẩn là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo thành côngcho sự kiện Bằng cách chủ động đối phó với các thách thức tiềm tàng, chúng em tự tin

rằng “NTU Connect – Hội Nhập Và Bứt

Phá” sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và mang

đến trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả các bạn tân sinh viên và người tham dự

3 Tổng hợp những bài học mà bạn thu

hoạch được từ khóa học và phân tích

những bài học liên quan tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

a Những trải nghiệm/bài học từ những nội dung/hoạt động từ khóa học.

Trong khóa học “Kỹ năng tổ chức sự kiện

quốc tế”, em đã được học và trải nghiệm rất

nhiều hoạt động bổ ích và thú vị, từ hoạt động

cá nhân hay là teamwork, tất cả đều cho em những trải nghiệm đáng nhớ và những bài học quý báu

 Xếp Lego vịt

Hoạt động đầu tiên này giúp em nhận ra rằng

sự sáng tạo không có giới hạn, ngay cả khi mọingười đều có cùng nguồn lực Dù tất cả chúng tôi có chung các mảnh LEGO, mỗi người vẫn tạo ra một con vịt khác nhau Điều này dạy tôi tôn trọng sự đa dạng trong cách tiếp cận vấn

đề, điều rất quan trọng khi làm việc với đội ngũ quốc tế

Ngoài ra, hoạt động này nhấn mạnh việc tận dụng tối ưu nguồn lực hạn chế và đề cao sự linh hoạt Việc hợp tác, lắng nghe, và thích ứng với những thay đổi là chìa khóa để tạo ra một sự kiện thành công Trải nghiệm này giúp

em rèn luyện kỹ năng quản lý nguồn lực, làm việc nhóm và sáng tạo trong tổ chức sự kiện

 Làm pizza

Từ hoạt động "Làm pizza", mình học được cách làm việc nhóm hiệu quả, quản lý thời gian dưới áp lực, và phát huy sự sáng tạo

trong việc chế biến món ăn Ngoài ra, trải nghiệm này giúp mình hiểu sâu hơn về tầm quan trọng của văn hóa ẩm thực và chú trọng đến từng chi tiết nhỏ trong tổ chức sự kiện, góp phần nâng cao sự thành công của tổng thể sự kiện

 Thiết kế bàn chải đánh răng cho trẻ

Bài học và trải nghiệm từ hoạt động "Thiết kế bàn chải đánh răng cho trẻ" trong khóa học

“Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc tế” đã mang

đến cho mình những góc nhìn mới về sự sáng tạo và tầm quan trọng của việc đặt nhu cầu của người dùng lên hàng đầu Đây là một cơ

hội để mình áp dụng Tư duy thiết kế (Design

Thinking) một cách thực tiễn, từ khâu thấu

cảm với nhu cầu của trẻ em, đến việc lên ý tưởng và tạo mẫu sản phẩm phù hợp

Mình rút ra bài học về thấu hiểu người dùng – trẻ em cần sản phẩm an toàn, hấp dẫn và thoải mái Quá trình làm việc cũng giúp mình hiểu rõ tầm quan trọng của tính khả thi trong thiết kế và làm việc nhóm hiệu quả để hoàn thành đúng tiến độ Đây là trải nghiệm quý giátrong việc kết hợp giữa sáng tạo và thực tiễn

 Thiết kế ô, dù

Trong quá trình tham gia hoạt động, mình đã hiểu rõ hơn về cách sử dụng Tư duy thiết kế

(Design Thinking) để tạo ra một sản phẩm vừa

mang tính thẩm mỹ, vừa có chức năng bảo vệ

và phù hợp với điều kiện khắc nghiệt của mùa bão Đây không chỉ là một thử thách về mặt kỹthuật mà còn là cách để vận dụng kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm, giúp mình có thể phối hợp hiệu quả với các thành viên khác nhằm hoàn thiện sản phẩm

Giúp mình hiểu rõ hơn về việc kết hợp giữa tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề thực tế Mình học được cách lắng nghe nhu cầu, kết hợp yếu tố truyền thống và hiện đại, đồng thờinâng cao khả năng thích ứng và linh hoạt