1 KỸ NĂNGKỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIANVÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản trị Kinh doanh MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN 10/[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN 10/28/2012 KHI LÀ SINH VIÊN FTU… BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ 10/28/2012 VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ???? 10/28/2012 www.themegallery.com www.themegallery.com 10/28/2012 CẤU TRÚC Tổng quan Kỹ tổ chức cơng việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trị Các phương pháp để quản lý công việc hiệu Kỹ Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò Phương pháp quản lý thời gian hiệu I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm: Nghĩa hẹp: Tổ chức xếp công việc giao Nghĩa rộng: Tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho cá nhân, đơn vị liên quan tạo mối liên hệ ngang dọc nội công việc, tổ chức KHÁI NIỆM: Tổ chức cơng viện q trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó liên hệ với phương tiện với mục đích BÀI TẬP 1: Có du khách cần qua cầu vào ban đêm Cầu chịu sức nặng người du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý cầu dài nên ném đèn pin soi đèn từ bên sang bờ bên Vấn đề họ có đèn pin Tốc độ người khác nhau, cụ thể 1, 2, 10 phút Giả sử người nhanh chậm qua cầu thời gian tính theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy sập Vậy du khách qua cầu khoảng thời gian ngắn bao lâu, nào? TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Tạo tư cách có hệ thống tiến trình cơng việc kết dự kiến Phối hợp hiệu nguồn lực sẵn có Nắm vững nhiệm vụ bản, từ giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với thay đổi mội trường bên Chủ động việc đánh giá kết quả, thành tựu cá nhân, tổ chức II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HIỆU QUẢ TRỊ CHƠI 1: TRỊ CHƠI 1: THIẾT LẬP MỤC TIÊU Yêu cầu quan trọng để tổ chức quản lý công việc cách hiệu 1.1 KHÁI NIỆM Mục tiêu trạng thái, cột mốc mà cá nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ khoảng thời gian xác định Mục tiêu : Management by Object (MBO) 1.2 VAI TRÒ Là phương tiện để đạt mục đích Nhận dạng ưu tiên làm sở lập kế hoạch hoạt động phân bổ nguồn lực Thiết lập tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt động Quyết định hiệu hoạt động cá nhân, tổ chức 1.3 ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU: Điều kiện mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART: Specific Time Bound Realistic Mesuarable Achievable 10 TÌNH HUỐNG: Hùng Dũng nhân viên giỏi phịng kinh doanh, gần họ có bất đồng, mâu thuẫn với số việc mà họ khơng giải Hai người lên gặp trưởng phịng tun bố có anh khơng có tơi phịng này, người lại người ngược lại Trưởng phòng muốn giữ người lại muốn họ hòa thuận, hợp tác với để làm việc tốt Theo bạn trưởng phịng phải làm gì? (vận dụng kỹ lắng nghe) 41 CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TẬP TRUNG CHÚ Ý VÀO NGƯỜI NÓI KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI NĨI PHẢN HỒI NHỮNG GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ 42 21 5.1.Tập trung ý vào người nói - Thể cho nguời nói biết ý bạn Hãy bắt đầu thái độ tích cực nhiệt tình Ðiều quan trọng bạn cần có mong muốn lắng nghe - Duy trì việc giao tiếp mắt thường xuyên ngắn nhẹ nhàng, thoải mái - Chọn cách diễn đạt điệu (phi ngơn ngữ) - Ðứng/ngồi dối diện với người nói tập trung hồn tồn vào người nói - Giữ tư thoải mái 43 • Tạo mơi trường phù hợp: - Duy trì khoảng cách vừa phải - Dỡ bỏ chướng ngại vật bạn người nói - Ðảm bảo khơng bị tác động làm phân tán hay ngắt quãng 44 22 5.2 Khuyến khích người nói BÀI TẬP Hãy nghĩ lại điều khuyến khích người nói 45 5.3.Phản hồi lại bạn nghe được: Tóm tắt lại ý cách rõ ràng, ngắn gọn Làm rõ : - Những thơng tin cịn mơ hồ - Lấy thêm thông tin - Xem xét ý kiến người nói với quan điểm khác Thơng cảm, chia sẻ xúc cảm, tình cảm người nói 46 23 TÌNH HUỐNG : Em bạn đứa trẻ 14t thông minh, nhanh nhẹn hiếu động mải chơi Chiều bé học về, bạn hỏi thăm tình hình học tập trường nào? Bé buồn trả lời : - Em bị điểm khơng làm Bạn nói với em ? 47 THỰC HÀNH Bạn Nhân viên bán hàng cửa hàng ÐTDÐ Bạn tiếp cô gái trẻ mà bề ngồi trơng thời trang Cơ nói muốn mua ÐTDÐ nhỏ, kiểu dáng đẹp có nhiều chức Bạn giới thiệu cho cô số mẫu hàng dường nói: “Tơi chưa hài lịng” Ðể phản hồi lại thơng điệp khách hàng, bạn nói ? 48 24 5.4 LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ: Cần phải ý tới thông điệp thông qua cách ứng xử người xung quanh Nó thống khơng thống Có thay đổi cách ứng xử, đặc biệt với chất lượng cơng việc dấu hiệu cho thấy người có vấn đề => cần phát sớm giải chúng (VD bỏ nhà, bỏ việc…) 49 III KỸ NĂNG VIẾT Giao tiếp ngôn ngữ viết - Được biểu ký hiệu chữ viết tiếp thu thị giác VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…) NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT - Trình tự thơng tin trình bày: logic - Từ ngữ sử dụng: xác, phù hợp, dễ hiểu - Sự xác văn phạm 50 - Phù hợp với đối tượng người đọc 25 BÀI TẬP THỰC HÀNH Anh Chiến Kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phịng Marketing thư có nội dung sau : Hãy nhận xét sửa lại (nếu cần) văn Văn Người gửi : Chiến Gửi : Tú Cảm ơn tập tài liệu PT thông tin Tôi liếc qua vụ đêm cho anh biết kết tính toán cuối vào ngày mai Ðược chứ? 51 Văn Người gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế tốn trưởng Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Trưởng phòng Marketing V/v : Tập tài liệu PT Ngày 15 tháng năm 2011 Cảm ơn anh gửi cho tài liệu PT thông tin bổ sung Tối xem xét tất chi tiết tính tốn chi phí phù hợp 52 Số liệu cuối đuợc giao cho anh vào 26 Kỹ viết hiệu Giai đoạn chuẩn bị viết: 1.1 Xác định chủ đề chung văn 1.2 Nghiên cứu tài liệu cần thiết 1.3 Lập dàn ý cho văn - Xác định ý lớn - Xác định ý nhỏ - Sắp xếp ý Giai đoạn viết: 2.1 Phần mở đầu - Giới thiệu chủ đề chung - Thu hút ý người đọc IV Kỹ đặt câu hỏi: Tầm quan trọng việc đặt câu hỏi? 27 Các loại câu hỏi: 2.1.Câu hỏi đóng Câu hỏi mở: • Anh có hút thuốc khơng? • Phịng dành cho người hút thuốc chỗ vậy? 2.2.Câu hỏi trực tiếp câu hỏi gián tiếp: • Ý kiến anh vấn đề gì? • Nếu chọn phương án A để giải vấn đề, anh thấy có hạn chế gì? Dùng câu hỏi với mục đích khác Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường… Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dị, khỏi bế tắc Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu đối tượng Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc xong rồi?” Câu hỏi thu thập ý kiến: “Theo ý quý vị thì…?” Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng….?” Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn loại màu xanh hay màu đỏ?” Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ sản phẩm có thương hiệu tiếng mau hỏng sao?” Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc bạn không nghĩ sản phẩm mau hỏng chứ?” 28 Kỹ đặt câu hỏi hiệu quả: THỰC HÀNH • Trong buổi tiệc, bạn muốn đến làm quen với chàng trai/1 cô gái mà bạn chưa biết trước • Bạn chuẩn bị câu hỏi để đến làm quen với người đó? 29 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Một số loại hình thuyết trình 2.Tầm quan trọng hoạt động thuyết trình Chuẩn bị thuyết trình Cấu trúc thuyết trình Truyền tải nội dung thuyết trình CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH - Xác định tình - Phân tích thính giả diễn giả - Thu thập thông tin - Tập luyện 30 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH - Dàn - Cách thể phần CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 31 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH * PHẦN MỞ BÀI: CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH * PHẦN THÂN BÀI: 32 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH • PHẦN KẾT LUẬN: TRUYỀN TẢI NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH Vấn đề: Khơng phải nói gì, mà người nghe cảm nhận 66 33 Thuyết trình thành cơng Người nghe thay đổi Thay đổi Cảm nhận Như Cái Người nói thể 67 Khái niệm phi ngơn từ 68 34 Sức mạnh thơng điệp Hình ảnh 55% Giọng nói 38% Ngơn từ 7% 69 Các loại phi ngôn từ 70 35 ... Tổng quan Kỹ tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò Các phương pháp để quản lý công việc hiệu Kỹ Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò Phương pháp quản lý thời gian hiệu. .. mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar 25 10/28/2012 26 10/28/2012 27 10/28/2012 III KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Khái niệm thời gian Khái niệm quản lý thời gian Phương pháp để quản lý thời. .. 1.Khái niệm làm việc nhóm 1.1.Khái niệm nhóm 1.2.Khái niệm làm việc nhóm 2.Vai trị làm việc nhóm 2.1.Vai trị làm việc nhóm với cá nhân, nhóm tổ chức 2.2 Lý phổ biến làm việc nhóm 10/28/2012