Bài Giảng Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Trang 2 NỘI DUNG KHÓA HỌCTổng quan về Quản lý thời gianCác mẹo tránh lãng phí thời gian Trang 5 -6Ngày bận rộn nhấtAnh Thư, nhân viên kế toán, muốn tham dựmột chương trình đàotạo nâng

LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ

THỜI GIAN HIỆU QUẢ

NỘI DUNG KHÓA HỌC

 Tổng quan về Quản lý thời gian

 Các mẹo tránh lãng phí thời gian

 Công cụ cá nhân để quản lý thời gian

 Biện pháp hệ thống để quản lý thời gian

 Các thói quen quản lý thời gian hiệu quả

Ngày bận rộn nhất

Anh Thư, nhân viên kế toán, muốn tham dự một chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ

kế toán của nước ngoài

để phát triển sự nghiệp.

Thế mà đã hơn hai tháng, Thư vẫn chưa nộp đơn đăng ký thi vì mỗi ngày cô đều tự nhủ: “Thôi, để mai nộp”.

Tại một công ty,

Thế là cô dành thời gian lên Facebook, đọc tin tức

Đến chiều thứ Năm, Hoa mới hì hụi làm báo cáo để gửi cấp trên Cô không dành thời gian để đầu tư cho chất lượng bản báo cáo.

► Mất năng lượng bản thân

► Tạo hình ảnh cá nhân tiêu cực

► Đánh mất cơ hội

TRÌ HOÃN …

Tôi nghĩ quản lý thời gian không có tác

dụng gì.

Tôi sẽ làm việc tốt nhất khi chịu áp lực cao.

Tôi chỉ cần sử dụng “lịch ghi cuộc hẹn” và làm các việc trong đó là đủ.

Tôi không thích sự gò bó, quản lý thời

gian sẽ lấy hết niềm vui trong cuộc sống.

Tôi không có thời gian học làm cách nào

để làm việc đó.

Cân bằng cuộc sống với đầy đủ thời gian cho công việc, gia đình,

Stress

Balance

Productivity

Goals

Thiết lập mục tiêu

Lên lịch trình

Quản lý sự gián đoạn & trì hoãn

Thiết lập độ ưu tiên

Xem xét cách bạn sử dụng

thời gian

1 TỔNG QUAN VỀ QLTG

 Định nghĩa Quản lý thời gian

 Vai trò của Quản lý thời gian

 Các loại bẫy thời gian phổ biến

MỤC TIÊU

• Diễn đạt khái niệm Quản lý thời gian

• Nhận thức được vai trò của Quản lý thời gian

• Xác định các yếu tố gây lãng phí thời gian

• Có ý thức khắc phục việc lãng phí thời gian

1 Khái niệm Quản lý thời gian

60s x 60m x 24h

1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian

12

Rối bù với công việc Không có đủ thời gian

1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian

Tại sao họ thành công ?

Steve Jobs, khởi đầu với chiếc máy tính cổ lỗ sỹ Macintosh trong gara ô tô ở nhà, có thể tạo ra những sản phẩm mang tính cách mạng với thế giới như Iphone và Ipad.

Ca sỹ Đàm Vĩnh Hưng, xuất thân là một ca sỹ phong trào, có thể trở thành một nghệ sỹ thành danh trong làng âm nhạc Việt Nam.

Vì họ luôn dành thời gian để làm tốt nhất những việc cần thiết cho bản thân.

1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian

Tại sao họ thành công ?

- Cùng xuất thân

- Cùng giáo dục

- Cùng làm việc Miệt mài làm tốt nhất những

việc mang đến sự thành công và tiền bạc

Sử dụng và quản lý thời gian

hợp lý

Quyết định chất lượng

công việc

QUẢN LÝ THỜI GIAN là hành động hoặc

quá trình lập kế hoạch, triển khai và kiểm

soát có ý thức lượng thời gian dành cho

các hoạt động cụ thể, đặc biệt là nhằm

nâng cao hiệu quả hay năng suất.

Wikipedia

-15

‘Quản lý thời gian’ bao gồm:

• Lập kế hoạch

• Triển khai

• Kiểm soát

Nâng cao hiệu quả + năng suất

16

Định nghĩa (rộng)

QUẢN LÝ THỜI GIAN là sự tiếp cận có hệ

thống đối với phương cách bạn tổ chức

mọi việc sao cho bạn làm chủ được việc sử

dụng thời gian.

Jan Yager

-17

1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian

TỰ SUY NGẪM

 Kể 1 việc mà bạn biết rằng nếu làm tốt và thường xuyên sẽ

mang lại lợi ích lâu dài cho cuộc sống của bạn?

 Nêu 1 mục tiêu mà bạn muốn mà chưa đạt được?

 Liệt kê các thói xấu khiến bạn chưa thể làm việc đó và chưa đạt mục đích đó.

1.1 Định nghĩa Quản lý thời gian

NHẬN THỨC không đi đôi với HÀNH ĐỘNG

TẦM QUAN TRỌNG không đi đôi với TÍNH CẤP THIẾT

Quản lý thời gian không chỉ dựa trên tính

khẩn cấp mà nó còn được thực hiện dựa

trên tầm quan trọng của sự việc.

Stephen R Covey

-20

Quản lý thời gian phản ảnh cách quản lý cuộc sống

Để Quản lý

được thời gian

Xác định mục đích sống

Đề ta phương pháp đạt được mục đích

1.2 Vai trò của Quản lý thời gian

Quản lý hiệu quả thời gian

Rút ngắn thời giantrong việc cần thực hiện

1.2 Vai trò của Quản lý thời gian

1.2.1 Trong công việc

Làm chủ thời

gian hiệu quả

Rút ngắn thời gian làm mỗi việc Làm nhiều việc hơn trong ngày Công việc chất lượng hơn

1.2.2 Về tinh thần

Thêm thời gian thư giãn trong ngày Làm chủ thời

gian hiệu quả

Hiệu suất sử dụng chất xám cao hơn

1.3 Các bẫy thời gian phổ biến

 Thiếu kế hoạch phù hợp

 Họp hành không hiệu quả

 Lạm dụng email

 Dùng điện thoại quá nhiều

 Mất nhiều thời gian hồ sơ giấy tờ

 Trì hoãn thực hiện

 Không rõ vai trò và công việc bản thân

 Thiếu đào tạo năng lực và ủy thác trách nhiệm

- Sự khác nhau trong việc lập kế hoạch:

Đối tượng quản lý

Thời gian lập kế hoạch (50-60%) Others

Đối tượng nhân viên

Thời gian lập kế hoạch (15 - 30%)

 Khắc phục:

 Ưu tiên cho việc lập kế hoạch

 Đặt khung thời gian cho các việc phát sinh

 Ghi chép mọi công việc ra giấy

1.3.1 Thiếu kế hoạch phù hợp

 Vấn đề:

- Họp hành là một phần tất yếu trong

công việc văn phòng

- Họp hành NHIỀU nhưng Lợi ích thực sự ÍT

1.3.2 Họp hành không hiệu quả

Họp nhóm BẬN HỌP

Để lúc khác

1.3.2 Họp hành không hiệu quả

 Khắc phục:

 Chuẩn bị nghị trình họp cụ thể

 Tham gia tích cực vào cuộc họp

 Hạn chế chỉ trích và áp đặt người khác

1.3.3 Lạm dụng email

 Vấn đề:

 Bùng nổ email gửi qua Internet

 Quá nhiều email sai sót, bị hiểu sai do bất cẩn

Năm 2012, mỗi ngày có 144 tỷ email được

gửi đi qua mạng Internet.

Một nhân viên nhận và gửi 112 email/ngày.

Trong đó, 50% số email bị hiểu sai và cần giải thích rõ ràng hơn về nội dung bằng email tiếp theo hoặc phương tiện khác (điện thoại, gặp gỡ trực tiếp).

Thống kê của Radicati

-1.3.3 Lạm dụng email

 Khắc phục:

 Đặt khung thời gian xem và gửi email trong ngày

 Nhóm email vào các thư mục của từng chủ đề

 Chuẩn bị kỹ nội dung và đọc lại trước khi gửi đi

1.3.4 Dùng điện thoại quá nhiều

 Vấn đề:

 Điện thoại thông minh có kho ứng dụng đa dạng

và các tính năng phức tạp làm thời gian dùng

nhiều hơn

 Sự thuận tiện của điện thoại di động tạo ra sự phụthuộc

1.3.4 Dùng điện thoại quá nhiều

 Khắc phục:

 Không dùng điện thoại khi ưu tiên làm việc khác

 Chuẩn bị kỹ nội dung trước khi gọi

 Hẹn gọi lại sau nếu chưa có câu trả lời ngay

1.3.5 Tốn nhiều thời gian cho giấy tờ

1.3.5 Tốn nhiều thời gian cho giấy tờ

1.3.6 Trì hoãn thực hiện

 Vấn đề:

 Luôn luôn có nhiều lý do để trì hoãn công việc

(VD: không có thời gian, không đủ người làm,

không đủ công cụ cần thiết…) trong khi chỉ có một

lý do để thực hiện công việc là LÀM NGAY.

1.3.6 Trì hoãn thực hiện

 Khắc phục:

 Đặt mục tiêu cụ thể cho công việc

 Đặt ra danh mục các việc ưu tiên

 Sử dụng công cụ để tập trung vào công việc (lịch bàn nhắc việc, bảng theo dõi tiến độ công việc, trợ lý)

1.3.7 Không rõ vai trò và công việc bản thân

 Vấn đề:

“Khi giao việc, sếp thường đề nghị một cách tin tưởng rằng tôi sẽ

hoàn thành công việc và để tôi tự ‘làm hết sức’ Sau đó, khi tôi bắt tay vào thực hiện, sếp lại phê bình những gì tôi đã làm, đồng thời lúc đó mới nói rõ ý định ban đầu của sếp Tôi nhận ra rằng ý định này khác với ý tưởng của tôi và những việc tôi đã làm trở thành vô nghĩa.”

- Sưu tầm

Công việc và Vai trò bản thân cần được làm rõ từ đầu

-1.3.7 Không rõ vai trò và công việc bản thân

 Khắc phục:

 Tên cụ thể của công việc

 Mô tả các nhiệm vụ chi tiết

 Các cá nhân và phòng ban liên quan

 Các quy tắc để đánh giá hoạt động và các khoảng thời gian thực hiện

1.3.8 Thiếu chuyển giao

1.3.8 Thiếu chuyển giao

và ủy thác trách nhiệm

 Khắc phục:

 Vượt qua tâm lý lo ngại thất bại

 Chuẩn bị cho việc đào tạo năng lực

 Ủy thác công việc dần theo năng lực

1 Mẹo tránh bị gián đoạn

2 Mẹo tránh sao lãng

2 CÁC MẸO TRÁNH LÃNG

PHÍ THỜI GIAN

1 Các quy tắc quản lý thời gian

2 Các công cụ quản lý thời gian (cá nhân)

3 Các công cụ quản lý thời gian (hệ thống)

3 CÁC CÔNG CỤ QLTG

MỤC TIÊU

• Xác định các quy tắc quản lý thời gian hiệu quả

• Mô tả và thực hành sử dụng 6 loại công cụ làm chủ thời gian

3.1 Các quy tắc quản lý thời gian

Xác định hoạt động cụ thểQuan tâm đến hiệu quảPhân công và hợp tác

20% mục tiêu công việc mang

lại 80% hiệu quả.

Lĩnh vực Quản lý thời gian: Dành 80% quĩ thời gian

để thực hiện 20% mục tiêu

công việc quan trọng nhất

3.1.1 Định vị phong cách bản thân

Phong cách THỎ: Nhanh chóng – Đơn giản

Phong cách RÙA:

Chậm rãi – Cẩn thận

NHANH hay CHẬM phụ thuộc vào

SỰ CÂN NHẮC khi HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

HIỆU QUẢ

và NHANH CHÓNG

3.1.2 Xác định mục tiêu trung hạn và dài hạn.

-MỤC TIÊU là điều quan trọng để biết

được bạn thật sự muốn gì!

Biết mình muốn gì

Hình dung racái đích cần đạt

Không

đi nhầm đường

Có

định

hướng

MỤC TIÊU cần được cụ thể hóa

Doanh thu

bán hàng

1 tỷ/năm

Xây biệt thự 200m2

Đi du học nước

ngoài

Trung hạn: 2-3 năm Dài hạn: 5-10 năm

3.1.3 Xác định hoạt động cụ thể theo thời gian.

Để đạt được mục tiêu,

cần xác định:

 Lộ trình và các bước đi cần thiết

 Mốc thời gian và kết quả đạt được

3.1.3 Xác định hoạt động cụ thể theo thời gian.

Doanh thu CH bán bánh kẹo là:

Đi du học nước ngoài năm 2016

2014: Bắt đầu học IELTS/TOEFL → 2015: Tìm trường phù hợp → Đầu 2016: Thi đạt 7.5 IELTS hoặc tương đương & nộp hồ sơ xin học

3.1.4 Quan tâm đến hiệu quả.

Nhặt 100$ hay

không?

Mỗi hành động và quyếtđịnh của chúng ta cũng

cần được cân nhắc về giá

trị hữu ích mà nó đem lại

 Cân nhắc giá trị củathời gian dành cho công việc

3.1.4 Quan tâm đến hiệu quả.

Gặp gỡ khách hàng >< Cà phê một mình

= Kiếm doanh thu tiềm năng >< Bỏ chi phí

không hoàn lại

Đọc sách >< Chơi game

= Nâng cao kiến thức >< Giải trí vô bổ

TỐN thời gian.

GIẢM hiệu quả công việc.

 Phân công công việc

để đảm bảo mục tiêu chung

 Hợp tác để tạo sựcộng hưởng của các vector nỗ lực

3.1.5 Phân công và hợp tác.

 Phân công công việc để đảm bảo mục tiêu chung

 Các cá nhân thống nhất mục tiêu chung

 Nêu rõ vai trò và công việc của từng cá nhân

 Hợp tác để tạo sự cộng hưởng nỗ lực

 Tạo điều kiện để cùng làm việc

 Sẵn sàng hỗ trợ trong công việc

3.2 Công cụ quản lý thời gian

(cá nhân)

Lịch biểuCalendarDanh mục máy tínhviệc cần

làm

Ma trận Covey

3.2.1 Danh mục việc cần làm (To-do-list)

70% số doanh nhân ở Mỹ sử dụng

tờ danh mục việc cần làm hàng

ngày To-do-list để đảm bảo làm hết

công việc mà không bỏ sót kể cả

những việc đơn giản nhất

Sưu tầm

-3.2.1 Danh mục việc cần làm (To-do-list)

3.2.2 Lịch biểu Calendar máy tính

Xu hướng hiện tại:

Chuyển từ công cụ

thô sơ (đồng hồ) sang

công nghệ hiện đại

(lịch biểu Calendar

máy tính)

• Lịch điện tử có thể hiện thị theo

ngày, tuần, tháng, năm

• Truy cập theo tài khoản cá nhân

đăng ký trên Google hay Outlook

• Áp dụng cho các việc lặp lại

• Có chức năng nhắc trước sự kiện

• Có thể mô tả chi tiết sự kiện

3.2.2 Lịch biểu Calendar máy tính

Ưu điểm:

• Truy cập mọi nơi bằng điện thoại

• Theo dõi sự kiện linh hoạt qua máy

tính hoặc điện thoại

• Chia sẻ giữa nhiều người

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào internet và máy tính

3.2.2 Lịch biểu Calendar máy tính

Hãy tìm trả lời cho các câu hỏi (lần 2):

• Việc gì mà bạn thấy rằng nếu bạn làm

tốt thường xuyên sẽ mang lại kết quả

tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?

• Việc gì mà bạn thấy rằng nếu bạn làm

tốt thường xuyên sẽ mang lại kết quả

tích cực cho cuộc sống riêng của bạn?

• Tại sao bạn không thể thường xuyên

và Sự quan trọng

3.2.3 Ma trận Covey (2x2)

Những người thành đạt không

phải là những người chú tâm

vào sự khó khăn trước mắt

mà quan tâm đến cơ hội.

Peter Drucker

-72

3.2.3 Ma trận Covey (2x2)

Sắp xếp ưu tiên các công việc

cần làm theo 2 loại tiêu chí:

 Tính khẩn cấp

 Tính quan trọng

3.2.3 Ma trận Covey (2x2)

Khẩn Khôn

g khẩn

Quan trọng

I Việc phải làm ngay

II Việc cần chuẩn

bị trước

Không quan trọng

III Việc có thể

bỏ qua

IV Việc không nên mắc phải

3.2.3 Ma trận Covey (2x2)

Các loại ông việc hàng ngày

được chia làm 4 loại:

I Khẩn & Quan trọng: Việc phải

làm ngay lập tức

II Không khẩn và Quan trọng: Việc

cần thời gian chuẩn bị trước

III Khẩn và Không quan trọng: Việc

có thể bỏ qua hoặc để người khác

làm

IV Không khẩn và Không quan

trọng: Việc không nên mắc

phải hoặc vô giá trị

Xây dựng quan hệ công việc Phát triển quy trình làm việc Lập kế hoạch công việc

Không quan

trọng

Tình huống vụn vặt Kiểm tra lại việc nhiều lần

Đề nghị của đồng nghiệp

Tán chuyện tào lao Đọc những bài viết vớ vẩn Thói quen nhàm chán: lướt web,

games

3.3 Công cụ quản lý thời gian

(hệ thống)

NỘI DUNG

1 Quy trình công việc.

2 Kế hoạch công việc.

3 Công cụ theo dõi tiến độ

4.1 Quy trình công việc

Quy trình công việc là bản mô tả cách thực hiện một

công việc theo thứ tự từng bước khác nhau, có thể kèm theo thời gian thực hiện từng bước này.

THỨ TỰ và CÁC BƯỚC.

Không BỎ QUA bước nào.

Không phải NHỚ thứ tự các bước.

4.1 Quy trình công việc

ĐẶC ĐIỂM:

 Quy trình gồm trình tự các bước thực hiện công việc.

 Mỗi bước thực hiện bao gồm mô tả công việc, có thể thêm các

bên liên quan, kết quả đầu ra, thời gian hoàn thành từng

Ví dụ 1 quy trình công việc

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG – PHÒNG NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP – Bước 1: Ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển.

Bước 2: HR chọn lọc hồ sơ căn cứ theo yêu cầu tuyển dụng

Nếu ứng viên không đạt bước 2, lưu thông tin dữ liệu ứng viên

Nếu ứng viên đạt bước 2, chuyển sang bước 3.

Bước 3: Ứng viên tham dự phỏng vấn nhóm và trắc nghiệm.

Bước 4: HR chọn lọc ứng viên.

Nếu ứng viên không đạt bước 4, chuyển sang bước 10

Nếu ứng viên đạt bước 4, chuyển sang bước 5.

Bước 5: HR tổ chức để Ban tuyển dụng phỏng vấn ứng viên lần 1-2-3 Bước 6: HR chọn lọc ứng viên

Nếu ứng viên không đạt bước 6, chuyển sang bước 10

Nếu ứng viên đạt bước 6, chuyển sang bước 7.

Bước 7 HR kiểm tra thông tin từ nguồn tham chiếu.

Bước 8: HR chọn lọc ứng viên Nếu ứng viên không đạt bước 8, chuyển sang bước 10

Nếu ứng viên đạt bước 8, chuyển sang bước 9.

Bước 9: HR gửi thư đề nghị làm việc Bước 10: Công ty gửi thư cảm ơn ứng viên nộp hồ sơ và lưu dữ liệu (*) Ghi chú HR: Phòng nhân sự

4.2 Kế hoạch công việc

Kế hoạch công việc là:

 Bản sơ đồ chỉ dẫn chi tiết một tập

4.2 Kế hoạch công việc

Các loại

kế hoạch công việc

4.2 Kế hoạch công việc

TIẾT KIỆM

4.2 Kế hoạch công việc

Nguyên tắc lập kế hoạch công việc là:

 Ưu tiên các hoạt động lớn cấu thành nên kết quả công việc.

 Xác định kết quả đầu ra cụ thể và cách đánh giá kết quả đầu ra.

 Coi trọng nguyên lý Pareto.

4.2 Kế hoạch công việc

Nội dung kế hoạch sẽ đáp ứng 5W&1H:

 Mục tiêu (Why): các kết quả cuối cùng cần đạt được của kế

hoạch.

 Lộ trình (When & Where): kết quả đạt được theo tiến độ.

 Hoạt động (What): hoạt động cần làm để có được các kết

quả.

 Nguồn lực (Who and How cost): nhân lực và chi phí cần

thiết.

Nội dung Kế hoạch công việc

Mục tiêu:

 Giúp trả lời câu hỏi Tại sao (Why), cụ thể là:

• Lý do cần phải làm công việc

• Ý nghĩa của công việc với tổ chức, cá nhân liên quan

 Tuân thủ các tiêu chuẩn S.M.A.R.T.

Nội dung Kế hoạch công việc

Tiêu chuẩn S.M.A.R.T của mục tiêu công việc:

• Specific - Cụ thể, dễ hiểu: Doanh nghiệp top 5 ngành

điện máy

• Measurable – Đo lường được: 40%, 7 tỷ,

• Achievable – Vừa sức: tăng trưởng GDP 7% (thay vì 2%

Nội dung Kế hoạch công việc

Lộ trình:

 Đáp ứng câu hỏi vị thế (When và Where) bao gồm:

• Các giai đoạn thực hiện, thời điểm kết thúc

• Mức độ hoàn thành của công việc trong các giai đoạn

Nội dung Kế hoạch công việc

Hoạt động:

 Đáp ứng câu hỏi Nội dung công việc (What), cụ thể là:

• Nội dung công việc đó

• Các bước để thực hiện công việc

• Lưu ý: Bước sau là sự phát triển của bước trước.

Nội dung Kế hoạch công việc

4.3 Công cụ theo dõi tiến độ công việc