Khái niệm Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu.
Khái niệm và mục tiêu của chức năng tổ chức …
Khái niệm ….…
Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu Chức năng tổ chc đứng thứ 2 trong tiến trình quản trị nhưng nó có ý nghĩa quyết định hiệu quả của tổ chức.
==> Nói cách khác, tổ chức là một hành động thực hành quan trọng trong quản trị.
Nhiều công trình nghiên cứu khoa học cho thấy 70-80% những khiếm khuyết trong việc thực hành những mục tiêu là do yếu kém của công tác
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có ý nghĩa sau:
(1) Làm cho thành một chỉnh thể, một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định
(2) Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả lớn nhất
(3) Làm công tác tổ chức cán bộ.
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hoà”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Theo Chester I Barnard thì tổ chức là hệ thống những hoạt động hay nổ lực của hai hoặc nhiều người kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Còn theo Harold Koontz, Cyril ODonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp.
==> Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hoặc bộ phận nào.
Trong chương này, để có thể hiểu và vận dụng vào công việc quản trị trong thực tiễn, nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm:
+ Phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức.
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ , quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận
+ Những cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức.
Mục tiêu của công tác tổ chức ….…
+ Xử dụng một bộ máy quản trị gọn lẹ và có hiệu lực
+ Xử dụng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
+ Tổ chức công việc khoa học
+ Phát hiện , uốn nắng và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
+ Phát huy hết sức mạnh của các nguồn nguyên liệu vốn có
+ Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh
Là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định.
Cấu trúc tổ chức phù hợp là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hđ và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất
Mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định
Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và cc nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là:
(1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn lẹ và có hiệu lực
(2) Xây dựng nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh
(3) Tổ chức công việc khoa học
(4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
(5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn nguyên liệu vốn có
(6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị
Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn
Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu về các mục tiêu của tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức
VD: Qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phân chia quyền hạn v.v…
Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị ….…
+ Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp trên & chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thôi.
+ Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: bộ máy tổ chức được xây dựng khi chúng ta có mục tiêu, nhiệm vụ cho tổ chức đó
+ Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí thấp nhất
+ Nguyên tắc cân đối: các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận+ Nguyên tắc linh họat: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của bên ngòai.
Tầm hạn quản trị ….…
Các loại tầm hạn quản trị ….…
Tầm hạn quản trị rộng:
+ Mỗi nhà quản lý phụ trách nhiều nhân viên
+ Ít cấp bậc trong tổ chức (cấu trúc phẳng).
+ Thông tin lưu chuyển nhanh nhưng khó quản lý chặt chẽ từng cá nhân.
Tầm hạn quản trị hẹp:
+ Mỗi nhà quản lý phụ trách ít nhân viên hơn.
+ Nhiều cấp bậc hơn trong tổ chức (cấu trúc phân cấp).
+ Giám sát chặt chẽ nhưng thông tin có thể lưu chuyển chậm.
Tầm hạn quản trị hẹp Tầm hạn quản trị rộng Ưu điểm + Giám sát và kiểm soát chặt chẽ
+ Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng
+ Tăng số cấp quản trị
+ Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới
+ Tốn kém nhiều chi phí quản trị
+ Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng
Nhược điểm + Giảm số cấp quản trị
+ Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị
+ Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn
+ Phải có chính sách rõ ràng
+ Có nguy cơ không kiểm soát nổi
+ Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm
+ Cần phải có những nhà quản trị giỏi
+ Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng
Yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị ….…
+ Tính phức tạp của công việc: Công việc phức tạp cần quản lý sát sao, nên tầm hạn quản trị hẹp.
+ Năng lực của nhà quản lý: Quản lý giỏi có thể điều hành nhiều nhân viên hơn.
+ Mức độ đào tạo và tự chủ của nhân viên: Nhân viên có kỹ năng và tự chủ tốt giúp mở rộng tầm hạn quản trị.
+ Công cụ hỗ trợ quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý hoặc công nghệ thông tin có thể mở rộng tầm hạn.
+ Văn hóa và quy trình làm việc: Nếu tổ chức có văn hóa hợp tác và quy trình rõ ràng, nhà quản lý có thể giám sát nhiều nhân viên hơn
Việc lựa chọn tầm hạn quản trị phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, đặc điểm công việc và chiến lược quản lý của tổ chức
Tầm hạn quản trị trong thực tế …
Trong thực tiễn, tầm hạn quản trị được điều chỉnh dựa trên loại hình tổ chức, quy mô doanh nghiệp và tính chất ngành nghề
+ Doanh nghiệp sản xuất: Thường có tầm hạn rộng vì các quy trình đã được tiêu chuẩn hóa và nhân viên thực hiện công việc lặp lại, không đòi hỏi giám sát liên tục.
+ Doanh nghiệp dịch vụ: Tầm hạn thường hẹp vì công việc phức tạp, cần sự giám sát và hỗ trợ liên tục từ quản lý.
Ngoài ra, sự phân chia tầm hạn có thể khác nhau giữa các cấp bậc quản lý:
+ Quản lý cấp cao: Tầm hạn rộng hơn vì tập trung vào chiến lược, không cần theo sát từng chi tiết hoạt động.
+ Quản lý cấp trung và cấp cơ sở: Tầm hạn hẹp hơn để đảm bảo giám sát hiệu quả các hoạt động hàng ngày.
Các xu hướng hiện đại về tầm hạn quản trị
Cấu trúc phẳng (Flat Structure): Các tổ chức hiện đại có xu hướng giảm bớt cấp bậc quản lý nhằm tăng cường tốc độ ra quyết định và giao tiếp Điều này làm tăng tầm hạn quản trị của mỗi nhà quản lý.
Sử dụng công nghệ và tự động hóa: Công cụ quản lý hiện đại như phần mềm ERP, hệ thống CRM giúp nhà quản lý kiểm soát nhiều công việc và nhân viên hơn mà không cần tương tác trực tiếp hàng ngày.
Quản trị từ xa (Remote Management): Với xu hướng làm việc từ xa, nhà quản lý có thể mở rộng tầm hạn bằng cách sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến và theo dõi hiệu suất từ xa.
Tác động của tầm hạn quản trị đến hiệu quả tổ chức
Việc lựa chọn tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của tổ chức:
+ Hiệu suất công việc: Nếu quản lý quá nhiều nhân viên, chất lượng giám sát sẽ giảm, dẫn đến giảm hiệu quả làm việc Ngược lại, quản lý ít nhân viên sẽ tăng chất lượng giám sát nhưng làm phát sinh chi phí.
+ Động lực của nhân viên: Ở tầm hạn quản trị rộng, nhân viên có xu hướng được giao nhiều quyền tự chủ hơn, điều này có thể thúc đẩy động lực làm việc Tuy nhiên, nếu không được hỗ trợ đúng lúc, họ có thể cảm thấy lạc lõng.
+ Ra quyết định và giao tiếp: Tầm hạn hẹp có thể gây ra hiện tượng "tắc nghẽn" thông tin do phải qua nhiều cấp quản lý Ngược lại, tầm hạn rộng tạo điều kiện cho thông tin lưu thông nhanh chóng hơn nhưng dễ gặp tình trạng quá tải thông tin.
Ví dụ về tầm hạn quản trị hiệu quả ….…
IKEA: Áp dụng cấu trúc phẳng với ít cấp bậc, giúp các đội nhóm có nhiều quyền tự chủ
Tầm hạn quản trị rộng nhưng nhờ quy trình làm việc rõ ràng và hệ thống báo cáo hiệu quả, IKEA đảm bảo quản lý vẫn kiểm soát tốt.
Toyota: Áp dụng quản lý tinh gọn (lean management) với sự cân bằng giữa tầm hạn rộng và hẹp Cấp dưới có quyền chủ động trong công việc, nhưng quy trình kiểm soát chặt chẽ đảm bảo không có sai sót lớn.
Một số lưu ý khi thiết kế tầm hạn quản trị …
+ Cân bằng giữa giám sát và trao quyền: Tầm hạn quá hẹp có thể gây ra tình trạng vi mô
(micromanagement), trong khi tầm hạn quá rộng có thể dẫn đến việc bỏ sót vấn đề.
+ Đánh giá năng lực quản lý định kỳ: Các nhà quản lý cần được đào tạo và đánh giá để duy trì hiệu quả khi tầm hạn thay đổi.
+ Điều chỉnh linh hoạt theo quy mô và giai đoạn phát triển: Khi doanh nghiệp mở rộng, tầm hạn có thể cần điều chỉnh để tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu kiểm soát.
+ Sử dụng chỉ số đo lường hiệu suất (KPI): KPI giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc, ngay cả khi tầm hạn quản trị được mở rộng
Tầm hạn quản trị là một yếu tố chiến lược quan trọng, ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức và hiệu quả hoạt động Doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh tầm hạn quản trị để thích ứng với môi trường kinh doanh, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa giám sát và trao quyền cho nhân viên.
CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ …
Cơ cấu quản trị trực tuyến ….…
Cơ cấu quản trị trực tuyến là mô hình tổ chức trong đó việc quản lý, điều hành và phối hợp các hoạt động được thực hiện chủ yếu thông qua các nền tảng và công cụ trực tu Đặc điểm của cơ cấu quản trị trực tuyến:
+ Sử dụng nền tảng công nghệ số:Áp dụng các công cụ như Zoom, Microsoft Teams, Slack,
Google Workspace để giao tiếp và quản lý Hệ thống quản lý công việc và dự án được triển khai trên nền tảng trực tuyến như Trello, Jira.
+ Tính linh hoạt và làm việc từ xa:Nhân viên không cần có mặt tại văn phòng mà vẫn có thể làm việc và đóng góp hiệu quả Phù hợp với mô hình làm việc hybrid hoặc toàn thời gian từ xa.
+ Tổ chức phân cấp đơn giản và tinh gọn: Giảm thiểu các cấp quản lý trung gian, giúp tăng tốc độ ra quyết định Quy trình quản lý minh bạch với các chỉ số KPI và báo cáo theo thời gian thực.
+ Phối hợp và giao tiếp dễ dàng: Các bộ phận có thể phối hợp với nhau dù làm việc từ xa nhờ nền tảng giao tiếp trực tuyến Thông tin được chia sẻ nhanh chóng, tăng khả năng hợp tác và tránh trùng lặp công việc.
+ Tập trung vào bảo mật và an toàn thông tin: Đặt ra các quy định nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu và an toàn mạng Sử dụng công cụ xác thực đa yếu tố và mã hóa dữ liệu trên các nền tảng.
Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến được xây dựng trên nguyên lí sau :
+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tuyến
+ Quan hệ tromg cơ cấu tổ chức được thuyết lập chủ yếu theo chiều dọc
+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
Vai trò của cơ cấu quản trị trực tuyến:
+ Bảo đảm hiệu quả vận hành: Giúp các nền tảng trực tuyến hoạt động ổn định và liên tục.
+ Kiểm soát rủi ro: Quản lý các rủi ro liên quan đến bảo mật, pháp lý, và uy tín trực tuyến.
+ Cải thiện trải nghiệm người dùng: Đảm bảo người dùng có trải nghiệm mượt mà và an toàn trên nền tảng số.
+ Hỗ trợ ra quyết định: Phân tích dữ liệu trực tuyến để đưa ra các chiến lược và quyết định phù hợp với xu hướng thị trường
Lợi ích của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến :
+ Chuỗi mệnh lệnh rõ ràng và nhất quán: Mỗi cá nhân và bộ phận biết chính xác nhiệm vụ và vai trò của mình, giảm sự nhầm lẫn về trách nhiệm Quy trình ra lệnh và thực thi diễn ra mạch lạc, hạn chế sự mâu thuẫn trong chỉ đạo
+ Ra quyết định nhanh chóng: Cấp quản lý có thể đưa ra quyết định ngay lập tức nhờ quyền lực tập trung hoặc quy trình rõ ràng Ít phải tham vấn nhiều tầng quản lý, giúp tăng tốc độ xử lý
+ Dễ quản lý và kiểm soát: Nhà quản lý dễ theo dõi, giám sát và điều phối hoạt động của nhân viên hoặc các bộ phận nhờ hệ thống rõ ràng Quy trình kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động được đơn giản hóa.
+ Tinh giản bộ máy: Giảm thiểu các tầng nấc quản lý và các khâu trung gian, giúp bộ máy hoạt động hiệu quả và linh hoạt hơn Tiết kiệm chi phí và nguồn lực khi loại bỏ các quy trình rườm rà.
+ Dễ dàng xác định trách nhiệm: Mỗi cá nhân và bộ phận được giao trách nhiệm cụ thể, dễ dàng truy cứu nếu xảy ra sai sót hoặc cần đánh giá năng lực Tăng tính trách nhiệm giải trình, cải thiện hiệu suất làm việc.
+ Phù hợp với môi trường ổn định: Trong môi trường ít biến động, cơ cấu này giúp tổ chức duy trì sự ổn định và vận hành trơn tru Các quy trình cố định và chuỗi mệnh lệnh rõ ràng hoạt động tốt khi không cần liên tục thay đổi chiến lược.
+ Xây dựng mối quan hệ công việc đơn giản và trực tiếp: Khuyến khích sự tương tác trực tiếp giữa các cấp quản lý và nhân viên, hạn chế thủ tục phức tạp.| Mối quan hệ làm việc gắn kết, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Ưu điểm:
+ Tính linh hoạt cao: Dễ dàng điều chỉnh mô hình hoạt động để đáp ứng với các thay đổi của thị trường và công nghệ Cho phép làm việc từ xa hoặc theo mô hình hybrid, phù hợp với nhu cầu của nhân viên và môi trường kinh doanh hiện đại
+ Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí văn phòng, cơ sở hạ tầng và thiết bị Giảm chi phí đi lại và hội họp nhờ sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến.
+ Nâng cao hiệu quả làm việc: Ứng dụng công nghệ vào quản lý giúp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu sai sót Nhân viên dễ dàng truy cập dữ liệu và tài nguyên từ mọi nơi, giúp nâng cao năng suất.
Cơ cấu quản trị theo chức năng ….…
Khái niệm là một loại hình cơ cấu tổ chức trong đó các hoạt động và nhiệm vụ của tổ chức được phân chia theo các chức năng chuyên môn Mỗi bộ phận chức năng sẽ được quản lý bởi một người đứng đầu có chuyên môn sâu trong lĩnh vực đó.
Nguyên lí thực hiện cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng :
+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng
+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
+ Phân chia theo chuyên môn: Các phòng ban được tổ chức dựa trên chức năng chuyên biệt
(như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất) Nhân viên trong mỗi bộ phận có cùng chuyên môn và kỹ năng liên quan đến lĩnh vực mà phòng ban phụ trách.
+ Chuyên môn hóa cao: Nhân viên được tập trung phát triển kỹ năng chuyên sâu trong lĩnh vực của mình, dẫn đến hiệu suất làm việc tốt và nâng cao hiệu quả.
+ Quyền lực theo chiều dọc: Cơ cấu này có cấp bậc rõ ràng, trong đó các nhà quản lý phòng ban (ví dụ: trưởng phòng tài chính) có thẩm quyền trong lĩnh vực chức năng của mình và báo cáo trực tiếp lên cấp quản lý cao hơn (ví dụ: giám đốc điều hành).
+ Quy trình ra quyết định tập trung: Các quyết định liên quan đến từng chức năng thường được đưa ra trong nội bộ của từng bộ phận Người đứng đầu từng phòng có trách nhiệm điều phối công việc trong phòng ban của mình.
+ Thiếu tính phối hợp giữa các bộ phận: Do mỗi phòng ban tập trung vào mục tiêu riêng, nên có thể phát sinh vấn đề phối hợp khi cần kết nối giữa các phòng ban (như giữa marketing và sản xuất).
+ Phù hợp với tổ chức lớn và ổn định: Cơ cấu này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và ít biến động, nơi mà tính chuyên môn hóa cao giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
+ Tính quan liêu và phân cấp rõ ràng: Mỗi phòng ban có các quy trình, quy định riêng và tuân thủ một hệ thống quản lý theo cấp bậc.
+ Giảm khả năng thích ứng nhanh: Trong trường hợp môi trường kinh doanh biến động, các công ty có cơ cấu quản trị theo chức năng thường khó điều chỉnh nhanh vì mỗi phòng ban có xu hướng chỉ quan tâm đến nhiệm vụ của mình.
Chuyên môn hóa cao trong cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng:
Là một đặc điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo chức năng, nơi mỗi bộ phận tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể theo lĩnh vực chuyên môn (như tài chính, marketing, sản xuất, nhân sự) Điều này mang lại nhiều lợi thế cho hiệu quả hoạt động của tổ chức, tuy nhiên cũng đi kèm với một số hạn chế.
Lợi ích của chuyên môn hóa cao:
+ Hiệu suất làm việc cao hơn: Thành thạo trong lĩnh vực cụ thể giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác.
+ Chất lượng công việc vượt trội: Hiểu sâu về lĩnh vực cho phép bạn đưa ra các giải pháp tối ưu
+ Tạo lợi thế cạnh tranh: Những người chuyên môn hóa cao thường được trọng dụng, dễ thăng tiến và có mức thu nhập tốt.
+ Phát triển tư duy sáng tạo: Am hiểu sâu rộng trong một lĩnh vực giúp bạn nhìn thấy các giải pháp sáng tạo và cải tiến liên tục.
Ví dụ về chuyên môn hóa cao trong nhiều lĩnh vực:
Công nghệ thông tin: Lập trình viên chuyên về AI, an ninh mạng hoặc phát triển ứng dụng di động.
Y tế: Bác sĩ chuyên khoa như bác sĩ tim mạch, phẫu thuật thần kinh hoặc chuyên gia da liễu.
Kinh doanh: Chuyên gia tài chính trong phân tích dữ liệu, nhà quản lý chuỗi cung ứng, hoặc chuyên gia marketing kỹ thuật
Các bước phát triển chuyên môn hóa cao:
+ Chọn lĩnh vực chuyên sâu phù hợp: Đánh giá sở thích và năng lực cá nhân: Hãy chọn lĩnh vực bạn có đam mê và năng lực phát triển Nghiên cứu xu hướng thị trường: Tập trung vào các lĩnh vực đang phát triển mạnh hoặc có nhu cầu cao.
+ Học tập và đào tạo liên tục:
+ Tham gia các khóa học nâng cao: Có thể học online trên Coursera, Udemy, hoặc qua các chương trình đào tạo chuyên nghiệp.
+ Đọc tài liệu chuyên ngành: Sách, báo cáo nghiên cứu, hoặc các bài báo học thuật sẽ giúp bạn cập nhật kiến thức mới nhất.
+ Thực hành và tích lũy kinh nghiệm
+ Tham gia dự án thực tế: Làm việc thực tế giúp bạn áp dụng lý thuyết và nâng cao kỹ năng.
+ Tìm kiếm mentor: Người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn định hướng và phát triển nhanh hơn.
+ Cập nhật xu hướng mới
+ Tham dự hội thảo chuyên ngành: Giúp mở rộng mạng lưới quan hệ và tiếp cận các kiến thức mới.
+ Theo dõi các diễn đàn chuyên môn: Bạn có thể học hỏi và đóng góp trong các cộng đồng nghề nghiệp trực tuyến.
+ Thách thức của chuyên môn hóa cao và cách khắc phục
+ Nguy cơ giới hạn phạm vi kiến thức: Tập trung quá nhiều vào một lĩnh vực có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội từ các lĩnh vực khác.
→ Cách khắc phục: Học thêm kỹ năng liên ngành để bổ trợ cho chuyên môn của mình (ví dụ: lập trình viên học thêm kỹ năng giao tiếp và quản lý dự án).
+ Khó thích nghi với thay đổi: Công nghệ và thị trường biến đổi liên tục, khiến kiến thức chuyên môn có thể lỗi thời.
→ Cách khắc phục: Luôn cập nhật và sẵn sàng học hỏi công nghệ mới.
+ Kết hợp chuyên môn hóa và tư duy liên ngành
+ Tư duy liên ngành (T-shaped skills) kết hợp chuyên môn sâu trong một lĩnh vực (chuyên môn hóa) và kiến thức rộng ở các lĩnh vực khác Điều này giúp bạn trở thành chuyên gia đa năng, có khả năng hợp tác và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Chuyên môn hóa trong tương lai : Trong thời đại công nghiệp 4.0, AI, dữ liệu lớn, y tế cá nhân hóa, năng lượng tái tạo và các ngành sáng tạo là những lĩnh vực đang đòi hỏi chuyên môn cao Người có chuyên môn hóa cao trong những lĩnh vực này sẽ trở thành nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp và tổ chức phát triển bền vững.
Tối ưu hóa hiệu suất công việc: giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và nâng cao chất lượng công việc Dưới đây là những phương pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc Ưu diểm:
+ Tối ưu hóa hiệu suất công việc
+ Dễ quản lý và kiểm soát
+ Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên
(1) Hậu quả của việc thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:
Cơ cấu trực tuyến – chức năng ….…
Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, với cấu trúc đơn giản và dễ quản lý. Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, ko có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến
+ Phân chia theo chức năng
+ Dễ dàng quản lý và Cấu trúc đơn giản Ưu điểm:
+ Tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất Điều này giúp cho cơ cấu tổ chức nhanh nhạy linh hoạt hơn với sự biến đổi của môi trường kinh doanh phức tạp như hiện tại.
+ Thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra Tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên trong tổ chức đi theo 1 mục tiêu chung.
+ Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
+ Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
+ Mức độ chuyên môn hóa cao dẫn đến sự cải thiện về chất lượng.
+ Chuyên môn hóa dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
+ Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát hiệu quả hơn.
+ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên
+ Nhiều tranh luận vẫn xảy ra, nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết.
+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.
Công ty TNHH Quảng Hà là một Công ty có quy mô nhỏ, chuyên kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất, tổ chức hoạt động tập trung trên địa bàn Hà Nội với 6 tổ bán hàng chính và
Công ty có sở đó cơ cấu tổ chức như (H5)
Trong cơ cấu này Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành chung mọi công tác đối nội, đối ngoại của Công ty, là người trực tiếp quản lý Công ty Phó Giám đốc là người giúp sức
Giám đốc trong lĩnh vực quản lý mọi hoạt động kinh doanh mua bản hàng hoá, phân bố kế hoạch kinh doanh đến từng tổ bán hàng.
Giám đốc và phó Giám đốc trực tiếp quản lý Công ty thông qua 3 phòng ban chính: bộ phận thu mua, tiếp thị; phòng Tài chính kế toán và kho hàng hóa.
Bộ phận kinh doanh chính của Công ty là các tổ bán hàng Đứng đầu mối tổ là tổ trưởng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Mỗi tổ có 4 đến 5 nhân viên bán hàng, sau mỗi buổi bán, nhân viên bán hàng phải có trách nhiệm nộp số tiền thu được cũng như báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hoá cho cấp trên trực tiếp chỉ đạo mình.
Là một Công ty có quy mô nhỏ, với cơ cấu tổ chức mà Công ty áp dụng, phần nào đã giúp cho Công ty hoạt động một cách có hiệu quả, đáp ứng được rất nhiều các nhu cầu tiêu dùng của đông đảo khách hàng Giúp Công ty tiết kiệm một cách tối đa chi phí cho bộ máy quản lý, hoạt động kinh doanh của Công ty trở nên đơn giản hơn, các thành viên trong Công ty để dàng nhận biết được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình từ người lãnh đạo duy nhất.
Cơ cấu tổ chức ma trận ….…
Là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều. Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm) Là một mô hình quản trị trong đó nhân viên và bộ phận cùng lúc chịu sự quản lý từ hai hoặc nhiều cấp lãnh đạo khác nhau Đây là một cách kết hợp giữa cơ cấu chức năng (theo chuyên môn) và cơ cấu dự án (theo nhiệm vụ), giúp tận dụng tối đa nguồn lực và tăng tính linh hoạt của tổ chức.
+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án
+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau
+ Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án
+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định
+ Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ
Cơ cấu này tạo ra một Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm phối hợp các công ty con và các bộ phận phân chia quyền lực với cả các nhà quản trị theo chức năng. Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức này đó chính là:
Về nhà quản trị: Nhiệm vụ của họ trong tổ chức sẽ được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và theo sản phẩm, dự án hoặc chương trình hoặc theo tuyến
Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu sự chỉ huy của 2 cấp: Cấp lãnh đạo chức năng và cấp lãnh đạo tuyến.
Ví dụ: Công ty Cholimex
Vài nét về công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Chợ Lớn (CHOLIMEX) gọi tắt là Công ty Cholimex, tiền thân là doanh nghiệp do Nhà nước đầu tư 100 % vốn điều lệ và hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ
Hiện nay Cholimex đang kinh doanh trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch
Tầm nhìn của cholimex : Xây dựng Cholimex trở thành doanh nghiệp mạnh và chuyên nghiệp trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ, khẳng định vị thế trên thị trường trong nước và quốc tế.
Sứ mệnh: của cholimex: Cholimex luôn thể hiện tầm quan trọng của sứ mệnh công ty đối với khách hàng, đối tác, nhân viên, xã hội; với
Giá trị cốt lõi: Cholimex xem tinh thần sáng tạo là nền tảng cho sự phát triển, xem con người là tài sản của Công ty, là nhân tố tạo nên sự thành công, xem tinh thần đồng đội, sự trung thực là phương châm hành động, xem sự khác biệt, đột phá là lợi thế cạnh tranh là những giá trị cốt lõi để phát triển Đặc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận cholimex
Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều.Và đã được vận dụng cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu và đầu tư chợ lớm Cholimex thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều loại hàng hóa khác nhau: dự án cao ốc Cholimex, dự án khu công nghiệp Vĩnh Lộc mở rộng, dự án khu công nghiệp Vĩnh Lộc 3, dự án khu dân cư tái định cư Vĩnh Lộc A, môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu Hạn chế được sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách.
+ Dễ dàng phân công nhiệm việc mới hậu dự án – Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia mới duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình, thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.
+ Linh hoạt trong phân công nhiệm việc - Cơ cấu ma trận cho phép linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực và cán bộ chuyên môn trong công ty Các phòng chức năng có thể phân công cán bộ đến làm việc dưới sự quản lí trực tiếp của nhà quản lí dự án, và ngược lại cán bộ phongg ban sẽ làm việc dưới sự quản lí của trưởng bộ phận.
+ Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn – Chú trọng hơn đến các hoạt động dự án, do có nhà quản lí dự án chuyên trách điều phối và phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng
=> Tạo ra một cách thức tổng thể giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng.
+ Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.
+ Tối ưu hóa nguồn lực: Nhân viên và tài nguyên được sử dụng hiệu quả giữa nhiều dự án
+ Tăng tính linh hoạt và sáng tạo: Nhóm liên ngành giúp cải thiện hiệu quả và tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo.
+ Phát triển năng lực cá nhân: Nhân viên có cơ hội học hỏi từ nhiều cấp lãnh đạo và dự án khác nhau.
+ Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận: Giúp các bộ phận trong tổ chức làm việc chặt chẽ hơn.
Hạn chế của cơ cấu tổ chức dạng ma trận:
+ Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lí dự án và trưởng các bộ phận chức năng - bất đồng thường nảy sinh giữa các yêu cầu chuyên môn phức tạp và tính đặc thù của dự án Sự bất đồng có thể đến đến mâu thuẫn trong cách thức làm việc và trách nhiệm với dự án
+ Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản lí dự án trong huy động nguồn lực - do các nguồn lực, trang thiết bị, nhân lực được chia sẻ giữa nhiều dự án khác nhau cho nên các nhà quản lí dự án thường có xu hướng cạnh tranh với nhau để giành giật những gì được coi là tốt nhất cho dự án của mình.
+ Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án – Cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra hai kênh chỉ huy và mỗi cán bộ dự án có tối thiểu hai nhà quản lí, nên chịu nhiều áp lực và căng thẳng trong công việc
+ Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau Bởi tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án phụ thuộc vào các phòng chức năng.
> Công việc thực hiện chậm và có thể gây tốn kém
Quyền hạn và ủy quyền trong quản trị …
Quyền hạn quản trị ….…
Quyền hạn quản trị (Managerial Authority) là quyền được trao cho người quản lý trong tổ chức để đưa ra quyết định và điều phối hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Quyền hạn này quy định phạm vi ảnh hưởng và trách nhiệm của từng cấp quản lý đối với các nguồn lực (nhân lực, tài chính, tài sản) và quá trình ra quyết định.
Quyền hạn là một ý niệm quan trọng trong việc quản trị một tổ chức
Quyền hạn không phải là thứ trời cho mà nó sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của tổ chức, phục vụ tổ chức và tuân thủ pháp luật Quyền hạn là công cụ của nhà quản trị, muốn quản trị phải có quyền
Bản chất của quyền hạn trong các quyết định về quản trị là ai được (hay có) quyền gì đối với ai, ở đâu cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng sự quản lý và điều hành của ai
Ví dụ giám đốc một xí nghiệp có quyền hạn vì người đó giữ chức giám đốc Lý thuyết này đúng nhưng chưa đủ, vì không giải thích được hiện tượng có giám đốc ra lệnh mà nhân viên không thi hành, tức là nhân viên không thừa nhận quyền hành của giám đốc
Vì vậy, có tác giả cho rằng quyền của giám đốc xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới
Chừng nào cấp dưới chấp nhận sự chỉ đạo của giám đốc và làm theo chỉ đạo đó, thì giám đốc còn có quyền Trái lại, nếu cấp dưới từ chối không chấp nhận chỉ đạo của giám đốc, không làm theo chỉ đạo của giám đốc, thì giám đốc hết quyền.
Chúng ta có thể chấp nhận lý thuyết của nhà xã hội học người Đức, Max Weber, cho rằng quyền hạn của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ, cấp dưới thừa nhận quyền hạn đó là chính đáng và bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng Nếu không có đủ 3 yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản trị sẽ không vững mạnh, rất khó điều khiển cấp dưới
Quyền hạn của nhà quản trị bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như luật pháp, các qui định của nhà nước, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học của con người
Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe doạ thì nhân viên vì sợ mà làm việc nhưng thiếu nhiệt tình Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi, nhân viên sẽ có thái độ tính toán, cân nhắc theo sự lợi hại đối với bản thân Nếu muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung của doanh nghiệp, thì nhà quản trị nên sử dụng quyền hạn một cách nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ý nghĩa của quyền hạn quản trị:
+ Đảm bảo hoạt động hiệu quả: Quyền hạn rõ ràng giúp tránh chồng chéo trong công việc và tăng cường hiệu quả điều hành.
+ Nâng cao trách nhiệm: Khi được trao quyền, người quản lý phải chịu trách nhiệm với quyết định và kết quả công việc.
+ Tăng khả năng thích ứng: Quyền hạn rõ ràng giúp tổ chức nhanh chóng phản ứng trước các thay đổi hoặc sự cố.
+ Tạo động lực cho nhân viên: Khi cấp quản lý có quyền quyết định, các bộ phận và nhân viên được định hướng rõ ràng trong công việc.
Hạn chế và thách thức của quyền hạn quản trị
+ Xung đột quyền lực: Sự phân chia quyền hạn giữa các cấp quản lý (như giữa quản lý chức năng và quản lý dự án) có thể gây mâu thuẫn.
+ Lạm quyền: Nếu không kiểm soát tốt, quản lý có thể lạm dụng quyền lực để đưa ra các quyết định không phù hợp.
+ Chồng chéo quyền hạn: Trong cơ cấu phức tạp như ma trận, dễ xảy ra tình trạng không rõ ràng về phạm vi quyền hạn giữa các bên liên quan.
+ Thiếu trách nhiệm: Nếu quyền hạn và trách nhiệm không gắn chặt với nhau, có thể dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Đặc điểm của quyền hạn trực tuyến:
+ Mối quan hệ dọc: Quyền hạn di chuyển theo chuỗi mệnh lệnh từ trên xuống dưới Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp quản lý trực tiếp, tạo nên sự rõ ràng về trách nhiệm và công việc.
+ Quyền ra quyết định trực tiếp: Quản lý có quyền ra lệnh, giám sát, và đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới Quyền này bao gồm cả việc tuyển dụng, kỷ luật, hoặc sa thải nhân viên nếu cần.
+ Tập trung vào hoạt động chính: Quyền hạn trực tuyến thường liên quan đến các hoạt động cốt lõi của tổ chức, như sản xuất, bán hàng, vận hành.
Lợi ích của quyền hạn trực tuyến
+ Rõ ràng trong trách nhiệm: Nhân viên biết mình phải báo cáo cho ai và phải tuân theo chỉ đạo nào.
+ Tăng tính hiệu quả: Quy trình ra quyết định nhanh gọn do quyền hạn tập trung vào một người quản lý.
+ Kiểm soát tốt hoạt động hàng ngày: Nhà quản lý có thể giám sát và điều chỉnh công việc theo thời gian thực.
Hạn chế của quyền hạn trực tuyến
+ Tính cứng nhắc: Do quyền hạn tập trung vào cấp trên, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng với các thay đổi đột ngột.
+ Quá tải cho nhà quản lý: Mọi quyết định quan trọng đều phụ thuộc vào quản lý cấp trên, dễ dẫn đến tình trạng quá tải công việc.
+ Thiếu tính sáng tạo: Nhân viên thường chỉ làm theo chỉ thị và ít có cơ hội đưa ra sáng kiến mới.
+ Nguy cơ lạm quyền: Nếu không có cơ chế kiểm soát tốt, quản lý có thể lạm dụng quyền lực của mình
Quyền hạn chức năng (Functional Authority):
Quyền hạn chức năng là quyền được trao cho nhà quản lý chức năng (ví dụ: giám đốc tài chính, trưởng phòng nhân sự) để đưa ra quyết định và kiểm soát các hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn của mình, không chỉ trong bộ phận của họ mà còn có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức Loại quyền hạn này thường được sử dụng để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ quy định chuyên môn, tiêu chuẩn, hoặc quy trình cụ thể trong doanh nghiệp. Đặc điểm của quyền hạn chức năng:
Ủy quyền ….…
6.3.1: Khái niệm Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.
Trong thời đại ngày nay, các công việc của nhà lãnh đạo rất nhiều, chính vì thế ủy quyền sẽ giúp cho nhà lãnh đạo tập trung vào giải quyết những công việc quan trọng của tổ chức, giải phóng họ khỏi những công việc ít quan trọng Ủy quyền không phải là sự phó mặc công việc hay thoái thác trách nhiệm của người lãnh đạo cho cấp dưới mà ủy quyền là sự giao việc có sự hướng dẫn và kiểm soát của nhà lãnh đạo
Trong quá trình ủy quyền, nhà lãnh đạo cần giúp đỡ, nâng cao trình độ thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới đồng thời xây dựng niềm tin của cấp dưới đối với cấp trên và đối với chính họ.
Như vậy, ủy quyền có tác dụng xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp trong bộ máy quản trị.
Uỷ quyền giúp cho người quản lý:
+ Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn
+ Tận dụng tối đa quỹ thời gian
+ Quản lý được một nhóm có đông thành viên
+ Nâng cao hiệu quả công việc
Giám đốc điều hành ủy quyền cho trưởng phòng marketing thực hiện chiến dịch quảng cáo: Giám đốc điều hành giao cho trưởng phòng marketing toàn quyền quyết định chiến lược, ngân sách và các hoạt động thực hiện chiến dịch quảng cáo, nhưng phải báo cáo kết quả cho giám đốc điều hành
Giám đốc nhân sự ủy quyền cho trưởng phòng tuyển dụng tuyển dụng nhân viên: Giám đốc nhân sự giao cho trưởng phòng tuyển dụng toàn quyền lựa chọn ứng viên phù hợp, phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng, nhưng phải tuân theo các quy định về tuyển dụng của công ty.
Trong giai đoạn này, nhà quản trị cần xem xét tổng quan về các công việc chính của họ, khối lượng công việc, năng lực và nhu cầu cảu các thành viên trong nhóm
Giai đoạn chuẩn bị ủy quyền:
+ Quyết định công việc ủy quyền Để quyết định công việc nào có thể ủy quyền thì nhà quản trị cần xác định trước công việc nào không nên ủy quyền Công việc không nên ủy quyền là những công việc có tính bảo mật cao và công việc không thuộc thẩm quyền của nhà quản trị Điều quan trọng nhất là nhà quản trị cần biết là không thể ủy quyền tất cả mọi quyền hạn cảu mình
Nhà quản trị cần phải dựa vào các chính sách và quy định của công ty để xác định đâu là công việc có thể ủy quyền Công việc có thể ủy quyền là những công việc mà thành viên trong nhóm có khả năng thực hiện, công việc mang tính phát triển, công việc có mức độ quan trọng và cấp bách trung bình/thấp và có tính thường nhật
+ Lựa chọn người để ủy quyền Được ủy quyền công việc có thể được xem là cơ hội cho những người được ủy quyền tuy nhiên, nhà quản trị cần chọn những người thích hợp, để chọn đúng nhà quản trị cần phân tích những khịa cạnh:
(1) Kinh nghiệm, khả năng và nhận thức của người được ủy quyền
(2) Tính cấp bách của công việc
(3) Mức độ rủi ro và thiệc hại nếu công việc không được hoàn thành
(4) So sánh tính hiệu quả của công việc giữa ủy quyền và không ủy quyền và
(5) giữa các thành viên với nhau
+ Xác định mục tiêu ủy quyền: Nhằm giúp mọi người hiểu rõ đâu là công việc cần làm và mục tiêu cũng là tiêu chí để đánh giá kết quả thực hiện công việc
+ Lên kế hoạch: Lập kế hoạch về các nguồn lực con người, trang thiết bị/phương tiện, nguyên vật liệu, thông tin,… và thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm
+ Kiểm tra/giám sát công việc ủy quyền: Dựa vào mục tiêu ủy quyền để thực hiện việc kiểm tra
+ Đánh giá việc ủy quyền: Bao gồm đánh giá kết quả công việc và quả trình ủy quyền khi công việc đã hoàn tất
+ Phản hồi: Báo cho người ủy quyền biết về đánh giá của người ủy quyền
6.3.3 Nguyên tắc của ủy quyền Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:
+ Ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp: Việc uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được uỷ quyền
+ Ủy quyền tự giác không bị áp đặt: Trong quá trình thực hiện ủy quyền, người ủy quyền nên để cho người được ủy quyền tiến hành công việc, không nên can thiệp Tuy nhiên, người lãnh đạo không nên đứng ngoài cuộc mà sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp dưới hoàn thành công việc được giao nhưng không tự mình làm thay công việc của cấp dưới.
+ Phải có sự kiểm tra trong quá trình ủy quyền: Ủy quyền yêu cầu cấp dưới chủ động thực hiện công việc, nhưng nhà lãnh đạo cũng cần phải kiểm soát được tiến trình công việc đồng thời tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khó khăn, vướng mắc của cấp dưới.
+ Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ ủy quyền phải rõ ràng
+ Không mất đi trách nhiệm của người ủy quyền: Sự ủy quyền không có nghĩa là giao phó công việc và thoái thác trách nhiệm mà trong quá trình ủy quyền, nhà lãnh đạo phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện công việc được giao của người được ủy quyền
+ Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu ủy quyền: Nhà lãnh đạo cần trao quyền chủ động cho cấp dưới và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc