Tiểu luận môn quản trị học đề tài chức năng tổ chức

Theo Gunter Buschges, nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, thì: “Tổ chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO T

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

- 

-TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Nhóm: 4Lớp: MAG322_221_10_L22Khóa : Năm học 2022-2023GVHD: Nguyễn Minh Tuấn

TP.HCM, ngày 30 tháng 11 năm 2022

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

1 Tính Cấp Thiết Của Vấn Đề 3

2 Mục Tiêu Của Đề Tài 3

3 Phương Pháp Nghiên Cứu 4

4 Đối Tượng Và Phạm Vi Nghiên Cứu 4

5 Kết Cấu Của Tiểu Luận 4

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT 5

1 Khái Niệm, Phân Loại Và Vai Trò Của Chức Năng Tổ Chức 5

1.1 Khái niệm 5

1.2 Phân loại tổ chức 5

1.3 Vai trò của tổ chức 5

2 Các Vấn Đề Trong Công Tác Tổ Chức 5

2.1 Tầm hạn quản trị 5

2.2 Quyền hành quản trị 7

2.3 Phân quyền quản trị 7

3 Xây Dựng Cơ Cấu Tổ Chức 8

3.1 Khái niệm 8

3.2 Yêu cầu 8

3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 8

3.4 Các nguyên tắc 8

3.5 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức 9

3.6 Cơ cấu quản trị trực tuyến 9

3.7 Cơ cấu quản trị chức năng 11

3.8 Cơ cấu quản trị chức năng – trực tuyến 12

4 Phân Quyền Trong Quản Trị 14

4.1 Khái niệm 14

4.2 Quyền hạn và trách nhiệm 14

4.3 Ủy quyền 14

5 Bố Trí Nguồn Nhân Lực 17

5.1 Khái niệm 17

5.2 Vai trò 17

5.3 Quy trình bố trí nguồn nhân lực 17

CHƯƠNG 2: TÌNH HUỐNG & HƯỚNG GIẢI QUYẾT 20

1 Tình Huống Số 1 20

2 Tình Huống Số 2 22

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN & BÀI HỌC KINH NGHIỆM 24

1 Kết Luận 24

2 Bài Học Kinh Nghiệm 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

1 Biên Bản Số 1 26

2 Biên Bản Số 2 27

3 Biên Bản Số 3 28

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính Cấp Thiết Của Vấn Đề:

- Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, trước sự biến động mạnh mẽ của môi

trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của sự cạnh tranh và nhu cầu đòi hỏi đượcđáp ứng ngày càng cao của nhân viên, tất cả những vấn đề này đã và đang là sức éplớn đối với doanh nghiệp Các doanh nghiệp muốn trụ vững, cũng như tiếp tục pháttriển thì không chỉ cần có một chiến lược kinh doanh hợp lý mà còn phải hình thành

cơ cấu tổ chức mới sao cho phù hợp với chiến lược ấy Theo Gunter Buschges, nhà

nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ

chức, thì: “Tổ chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công

nghiệp và dịch vụ hiện đại” Vậy thì, trong một doanh nghiệp với cơ cấu tổ chứcphù hợp thì mới giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu và các kế hoạch chiếnlược như mong muốn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trongthời gian dài Nhưng việc thiết lập một cơ cấu tổ chức là một điều không hề đơngiản Để có cái nhìn hoàn chỉnh và toàn diện hơn cũng như nhận thức được tính cấpthiết của vấn đề, nhóm 4 - Lớp quản trị học L22 chọn: “Chức năng Tổ chức” làm

đề tài tiểu luận Hi vọng bài tiểu luận của nhóm sẽ cung cấp được những thông tinhữu ích và giúp mọi người hiểu rõ hơn về vấn đề này

2 Mục Tiêu Của Đề Tài:

- Mục tiêu khi nghiên cứu vấn đề tổ chức là để hiểu sâu sắc khái niệm, vai trò

và tiến trình của việc tổ chức

- Biết được tầm quan trọng của việc xây dựng bộ máy quản trị trong một số tổchức Hiểu được khái niệm về tầm hạn kiểm soát (tầm hạn quản trị)

- Hiểu được cấu trúc tổ chức, nguyên tắc xây dựng tổ chức, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

- Nắm được khái niệm phân quyền, ủy quyền trong quản trị học

3 Phương Pháp Nghiên Cứu:

- Nghiên cứu lý thuyết: Dựa trên các thông tin và cơ sở dữ liệu sẵn có tại cácvăn bản, tài liệu để rút ra kết luận khoa học cho vấn đề cần nghiên cứu

- Liệt kê: phương pháp nghiên cứu tiểu luận sử dụng các tài liệu tham khảo vàcác dẫn chứng thực tế so sánh và đối chiếu với nhau để tìm ra điểm mạnh, điểm yếucủa từng luận điểm nhằm rút ra lựa chọn tối ưu nhất cho bài tiểu luận

- Điều tra, quan sát và phân tích tổng hợp vấn đề: phân tích những lý thuyết,

dữ liệu thu thập để nhận thức, phát hiện và khai thác thêm các khía cạnh khác nhaunhằm chọn lọc thông tin và đưa ra các ý chính cần thiết phục vụ đề tài

4 Đối Tượng Và Phạm Vi Nghiên Cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Chức năng, cơ cấu tổ chức của các tổ chức và doanh

nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu: Xung quanh nội dung các tổ chức và doanh nghiệp

5 Kết Cấu Của Tiểu Luận:

- Nội dung chính của bài tiểu luận gồm có phần:

Khái niệm, vai trò, nguyên tắc và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức

Các vấn đề trong công tác tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức

Sự phân chia quyền lực

Bố trí nhân lực

- Các tổ chức kinh doanh mưu lợi: là những tổ chức hoạt động với mục đích

tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép

- Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận: là những tổ chức dựa vào sự

hiến tặng trợ cấp, tài trợ mang tính nhân đạo,

- Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể: những tổ chức loại

này được thành lập để bảo vệ quyền lợi cho chúng Bao gồm các nghiệp đoàn, tổ chức, các hiệp hội, các tổ chức chính trị,

1.3 Vai trò của tổ chức:

- Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.

- Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể.

- Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

- Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị.

2 Các Vấn Đề Trong Công Tác Tổ Chức:

2.1 Tầm hạn quản trị:

- Khái niệm: Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là số lượng

bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một nhà quản trị có khả năng điều hànhhữu hiệu nhất

- Theo kinh nghiệm quản trị, tầm quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bìnhthường là khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này có thể tăng đến

12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những hoạt động đơngiản, và rút xuống còn 2-3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quảntrị phải thực hiện là phức tạp

- Tầm hạn quản trị có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc

và phân hệ

9

- Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố: trình độ và năng lực của nhà quản trị,khả năng và ý thức của cấp dưới, công việc ít biến động, mối quan hệ giữa nhânviên với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhà quản trị, kỹ thuật thông tindùng trong quản lý

 Số lượng cấp quản trị nhiều

 Tầm hạn quản trị tốt nhất từ 3 đến 9 nhân viên

 Cần phải cónhững nhà quảntrị giỏi

 Truyền đạt thôngtin đến các thuộccấp không nhanhchóng

 Nhà quản trị phải

có đầy đủ nănglực

 Kỹ thuật thông tinquản lý hiện đại

Business 2 0 wordlist upper intermediateKinh tế

14

 Tốn kém nhiềuchí phí trongkhâu quản trị.

 Cấp trên dễ canthiệp sâu vàocông việc của cấpdưới

 Truyền đạt thôngtin đến cấp dưới

nhanh chóng vàthường dễ méo

mó, biến dạng

 Năng lực của nhàquản trị hạn chế

 Trình độ của cấpdưới không cao

 Khi công việc củacấp dưới thườngxuyên thay đổi,không có kếhoạch

2.2 Quyền hành quản trị:

- Khái niệm: Quyền hành là năng lực quyết định, chỉ huy, khen thưởng, trừngphạt hay ra lệnh đối với cấp dưới và trông đợi sự tiến hành của họ Tuy nhiên, chỉgọi là “quyền hành” khi nó là một quyền hành hợp pháp chính đáng

- Quyền hành là công cụ của nhà quản trị, cho phép nhà quản trị yêu cầungười khác phải hành động theo chỉ đạo của mình, là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

- Quyền hành gắn với vị trí và các bậc quản trị

- Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố:

 Tính chức thức và hợp pháp của chức vụ

 Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan

 Năng lực và đạo đức nhà quản trị

- Giới hạn của quyền hành quản trị: hạn chế bới các yếu tố như luật pháp, đạođức xã hội, điều kiện sinh học của con người, vv…

2.3 Phân quyền quản trị:

- Khái niệm: Phân quyền quản trị là quá trình chuyển giao quyền lực

từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định

- Phân quyền quản trị là xu thế của quản trị hiện đại.

- Phân quyền quản trị làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệthống

- Đáp ứng nhu cầu gia tăng quy mô hoạt động của các hệ thống lớn

3 Xây Dựng Cơ Cấu Tổ Chức:

3.1 Khái niệm:

- Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phậnkhác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm,quyền hạn nhất định, cómối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiệncác mục tiêu chung của tổ chức

3.2 Yêu cầu:

- Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khảnăng thay đổi nhanh chóng

- Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo

- Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thể donhiều bộ phận giải quyết

- Xác định các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phốihợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận

3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

- Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp

- Quy mô hoạch động của doanh nghiệp

- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

- Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

- Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp

3.4 Các nguyên tắc:

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Mỗi người thực hiện chỉ có một cấp trên vàchỉ nhận lệnh và báo cáo với người này

Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: Mỗi một bộ máy tổ chức khi xây dựng đều

 An toàn trong hoạt động

3.5 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức:

- Quan điểm cổ điển:

 Tính bài bản cao, quy định chi tiết các chức danh, hệ thống quyền lực phânbiệt rõ

 Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ

 Tuy nhiên ít chú trọng vào sự hợp tác có nghĩa là mỗi đơn vị sẽ thực hiệncông việc riêng của mình không có sự hợp tác và kết hợp với các phòng ban khácnhau

 Cho nên mô hình này quan điểm này sẽ khó tồn tại

- Quan điểm hiện đại:

 Tổ chức ít chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hóa

 Tính bài bản thấp,quy định ít chức danh

 Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá

 Tuy nhiên có lợi thế là quan điểm này nhấn mạnh đến tính hợp tác giữa cácphòng ban và về giải quyết theo tình huống khác nhau có nghĩa là tùy theo nhữngvấn đề gặp phải các phòng ban này sẽ chia sẽ với các phòng ban liên quan để tìm ranhững giải pháp khắc phục tốt nhất hiệu quả nhất

3.6 Cơ cấu quản trị trực tuyến:

- Mô hình cơ cấu trực tuyến là: Một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhàquản trị sẽ đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới và ngược lại, mỗi cấpdưới chỉ nhận sự điều hành và phải chịu trách nhiệm trước một cấp trên Mối quan

hệ làm việc giữa các thành viên của bộ máy tổ chức được thực hiện trực tuyến,

người thực thi chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách Nên nhà quản trị sẽ trựctiếp ra quyết định với cấp dưới và nhận báo cáo từ phía họ.

- Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến:

 Có 2 đặc điểm cơ bản trong loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:

a Thứ nhất: Trong cơ cấu tổ chức này không xuất hiện các phòng ban chứcnăng

b Thứ hai: Mọi vấn đề ở trong tổ chức do duy nhất một người điều khiển vàquyết định

 Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau:

Trong tổ chức, chỉ có một lãnh đạo duy nhất đảm nhận tất cả các công việc,các hoạt động của tổ chức, người lãnh đạo duy nhất này giao phần việc của mìnhcũng như đưa mệnh lệnh xuống toàn doanh nghiệp thông qua các phòng ban Cácphòng ban này có thể phụ trách mọi hoạt động khác nhau và có thể thay thế nhau đểhoàn thành công việc sao cho hợp lý (công việc không bị chồng chéo), vì thế màkhông xuất hiện các phòng ban chức năng cụ thể

a Ưu điểm:

Sẽ tận dụng được hết tất cả những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấuchức năng

Người thực hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trựctiếp.

Chế độ trách nhiệm rõ ràng

b Nhược điểm:

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

 Lãnh đạo chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, nên thường xuyên phải thảoluận căng thẳng, đưa ra quyết định không kịp thời dẫn tới hiệu quả kinh doanh sụtgiảm

 Giữa các bộ phận trong công ty chưa có nhiều cơ hội tương tác với nhau, khảnăng nâng cao nghiệp vụ thấp, kiến thức học tập bị hạn chế

 Công ty khó theo kịp xu hướng phát triển của thị trường bởi nhân viên không

có cơ hội học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn hay tìm hiểu thêm các kiến thứcmới để nâng cao kỹ năng bản thân trong suốt thời gian làm việc

3.7 Cơ cấu quản trị chức năng:

- Mô hình cơ cấu chức năng là mô hình trong đó từng chức năng quản lý đượctách riêng do một bộ phận, một cơ quan đảm nhận Đặc điểm của mô hình là: Nếudoanh nghiệp hoạt động theo mô hình này thường yêu cầu nhân viên có nghiệp vụthành thạo và am hiểu chuyên môn sâu

- Mô hình này cho phép sự chuyên môn hóa các chức năng quản lý, tránhđược sự chồng chéo giữa những nhiệm vụ và chức năng trong các bộ phận Ít gặprủi ro trong khâu chất lượng và giải quyết vấn đề

- Tuy nhiên, nếu áp dụng mô hình này thì cấp dưới phải chịu nhiều sự chỉ đạo

ức

a Ưu điểm:

 Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận

 Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp chotrách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ

 Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thựchiện một số lượng giới hạn các chức năng Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ làmột phần của cơ cấu chức năng

 Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sảnphẩm

 Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cáchchuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý

 Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa

 Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch vàgiám sát được thực hiện hiệu quả

b Nhược điểm:

Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp

là khó có thể đạt được

Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp

Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kémhiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu Các ràocản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trởngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào

Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngaylập tức.

Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộphận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh

Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lênđược các vị trí quản lý cấp cao Chính vì vậy lộ trình thăng tiến của họ sẽ khó khăntrong quá trình phát triển sự nghiệp và họ có thể bỏ qua các mục tiêu do tổ chứcthiết lập

3.8 Cơ cấu quản trị chức năng – trực tuyến:

- Mô hình cơ cấu trực tuyến là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quảnlý( nhiều cấp thủ trưởng) và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấptrung và cấp cao Thủ trưởng trực tuyến( theo chiều dọc) là người có quyền caonhất- quyền quyết định trong quá trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết và chủyếu về kết quả điều hành ở cấp mà mình phụ trách như hoạch định chiến lược, tổchức các bộ…

 Cơ cấu theo chức năng được minh họa qua sơ đồ sau:

a Ưu điểm:

Có tính nghiệp vụ chuyên sâu: Do đảm bảo được các yếu tố về cơ sở, căn cứ,hướng dẫn thực hiện.

b Nhược điểm:

 Sử dụng mô hình trực tuyến chức năng sẽ phát sinh nhiều luồng ý kiến, đềxuất; giữa các bộ phận không có sự thống nhất khiến công việc trở nên nhàm chán.Gia tăng sự xung đột giữa các bộ phận trong công ty

 Liên lạc trong hệ thống tổ chức có thể bị gián đoạn hoặc phức tạp Điều nàycàng khiến khó phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng Nhất là khi mà doanhnghiệp luôn phải điều chỉnh những điều kiện bên ngoài thay đổi

- Mặc dù, có nhiều ưu điểm và được sử dụng rộng rãi song những hạn chếcủa mô hình trực tuyến chức năng đang gặp chính là bài toán đau đầu cần giảiquyết của các nhà quản lý doanh nghiệp Họ gặp khó khăn trong khâu tìm ra giảipháp khắc phục Vậy biện pháp được đưa ra là gì? Đó chính là sử dụng nền tảngĐào Tạo Nội Bộ

4 Phân Quyền Trong Quản Trị:

- Khái niệm: là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thựchiện công việc.

- Ủy quyền công việc tức là thỏa thuận với người khác nhằm:

 Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việc

 Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc

 Phân bố nguồn lực cần thiết cho người được ủy quyền-cũng như nhữngngười khác để họ có thể thực hiện được công việc

Vd: Trưởng phòng Marketing giao cho phó phòng marketing triển khai một dự

án liên quan đến sự phát triển sản phẩm mới Thì lúc này trường phòng marketing

ủy quyền cho phó phòng marketing liên quan đến việc làm sao để triển khai cái dự

án phát triển sản phẩm mới này đồng thời cũng giao cho họ quyền hạn quyết địnhchỉ huy nhưng thành viên trong phòng marketing nghe theo lời phó phòng thực hiệncông việc đồng thời sự ủy quyền này giúp cho việc phân bổ nguồn lực cần thiết chongười được ủy quyền

- Tại sao có ủy quyền?

 Lợi ích đối với người được ủy quyền:

 Giúp phát triển kỹ năng mới cũng như năng lực của họ

 Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực với công việc

 Thực hiện ủy quyền thành công còn mang đến cơ hội phát triển cho cácthành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc

 Lợi ích đối với nhà quản lí:

 Tập trung vào những công việc chính yếu

 Giảm được áp lực công việc

 Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể

 Đào tạo nhà quản trị kề cận

- Vì sao một số nhà quản trị lại ngại ủy quyền?

 Không tin tưởng vào trình độ và năng lực của nhân viên