Đề tài phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận mẫu bệnh phẩm xuất khẩu bằng Đường hàng không tại công ty liên doanh vận tải speedmark

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA LOGISTICS – TMQT ---oOo--- BÁO CÁO Đề tài: Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận m ẫu bệnh phẩm xuất khẩu bằng đường hàng không

Mục tiêu đợt thực tập

 Phân tích quy trình dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại công ty, và đánh giá hiệu quả của quy trình

 Cố gắng áp dụng các kiến thức chuyên ngành đã học vào công việc thực tế tại một công ty giao nhận

 Cố gắng hoàn thành các việc được giao trong quá trình thực tập, hỗ trợ các anh chị là nhân viên giao nhận của công ty

 Đưa ra một số kiến nghị (dù còn rất non nớt) để góp phần nâng cao hơn nữa nghiệp vụ giao nhận mẫu bệnh phẩm bằng đường hàng không tại công ty

Ph ạm vi nghiên cứu

 Bài báo cáo thực tập được thực hiện từ ngày 18/03/2024 ~ 30/06/2024

 Bài báo cáo được thực hiện dựa trên thực tế công tác giao nhận mẫu bệnh phẩm từ các bệnh viện đến nước ngoài (Singapore) bằng đường hàng không

 Đối tượng nghiên cứu là “Quy trình nghiệp vụ giao nhận mẫu bệnh phẩm xuất bằng đường hàng không tại Công ty Liên Doanh Vận Tải SpeedMark”.

Bố cục của bài báo cáo

Bài báo cáo thực tập này được thiết kế thành 4 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về khái niệm và vai trò của hoạt động giao nhận bằng đường hàng không

Chương 2: Giới thiệu chung về Công ty Liên Doanh Vận Tải Speedmark

Chương 3: Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận mẫu bệnh phẩm xuất bằng đường hàng không tại Công ty Liên Doanh Vận Tải Speedmark

Chương 4: Các đề xuất, kiến nghị

Khái ni ệm và phân loại mẫu bệnh phẩm

 Mẫu bệnh phẩm bao gồm các mẫu máu, huyết thanh, huyết tương, nước tiểu, phân, dịch tiết cơ thể người và các mẫu bệnh phẩm khác từ người có chứa chất lây nhiễm, các chủng vi sinh vật gây bệnh cho người

1.1 Khái niệm chất lây nhiễm

- Chất lây nhiễm là chất có chứa hoặc có khả năng chứa vi sinh vật (gồm vi rút, vi khuẩn, ký sinh trùng, nấm) và prion gây bệnh truyền nhiễm cho người, bao gồm loại A và B

- Chất thải lây nhiễm, nếu bén nhọn, có thể gây ra các các vết thương, từ đó có thể lây nhiễm các bệnh

- Nếu không quản lý chất thải lây nhiễm đúng cách, có thể lan truyền các bệnh lây qua đường máu, hô hấp và tiêu hóa

- Chất thải nguy hại, cho dù không lây nhiễm, nhưng nếu quản lý không đúng cách thì có thể gây nhiễm độc cấp tính khi tiếp xúc, gây bỏng

- Ngoài ra, khi lưu trữ một lượng lớn các chất thải hóa học dễ cháy, hoặc lưu trữ cùng nhau dễ gây ra các phản ứng, dẫn đến nguy cơ cháy nổ rất lớn

- Hàng nguy hiểm được ấn định mã số vận chuyển là UN, và tên vận chuyển thích hợp theo phân loại nguy hại và thành phần của chúng

- Tên vận chuyển thích hợp được sử dụng để xác định rõ những món hàng hay chất nguy hiểm

Hình 1: Ký hiệu chất lây nhiễm

1.2 Phân loại chất lây nhiễm

 Các chất lây nhiễm loại A có khả năng gây thương tật vĩnh viễn, đe dọa tính mạng hoặc gây tử vong cho con người hoặc động vật khi tiếp xúc

 Chất lây nhiễm loại A có hai tên vận chuyển:

- Chất lây nhiễm ảnh hưởng đến con người (UN2814)

- Chất lây nhiễm ảnh hưởng đến động vật (UN2900)

Hình 2: Chất lây nhiễm Loại A

 Chất lây nhiễm loại A, nếu gây bệnh ở người hoặc động vật, thì được ấn định mã số vận chuyển UN 2814

 Tên hàng hóa vận chuyển UN 2814 là:

INFECTIOUS SUBSTANCE, AFECTING HUMANS (Chất lây nhiễm, ảnh hưởng đến người)

 Danh mục Chất lây nhiễm Loại A:

- Virus: Ebola, Marburg, sốt Lassa, sốt xuất huyết Crimean-Congo, đậu mùa Variola

- Vi rút bệnh dại: Hantavirus gây sốt xuất huyết kèm hội chứng thận (HFRS), virus sốt xuất huyết (một số chủng nhất định), SARS-CoV-2 (hội chứng hô hấp cấp tính nặng do vi-rút Corona 2), virus cúm gia cầm (chủng H5N1, H7N9)

- Vi khuẩn: Trực khuẩn than (bệnh than), Yersinia pestis (dịch hạch),

Francisella tularensis (Tularemia), Brucella (Brucellosis), Burkholderia mallei (tuyến), Burkholderia pseudomallei (Melioidosis), Mycobacteria lao (một số chủng kháng thuốc cao), Clostridium botulinum (bệnh ngộ độc), Rickettsia rickettsii (sốt đốm vùng núi Rocky)

- Nấm: Coccidioides immitis (sốt thung lũng, bệnh Coccidioidomycosis)

- Ký sinh trùng: Plasmodium falciparum (sốt rét, một số chủng kháng thuốc cao), Trypanosoma brucei (bệnh ngủ châu Phi)

- Prion: Prion gây bệnh Creutzfeldt-Jakob (CJD), Biến thể bệnh Creutzfeldt-Jakob (vCJD)

 Danh mục này chưa đầy đủ và việc phân loại có thể thay đổi tùy thuộc vào cơ quan quản lý hoặc bối cảnh cụ thể

 Các mầm bệnh được liệt kê ở trên là ví dụ về những mầm bệnh được coi là có nguy cơ cao mắc bệnh nghiêm trọng hoặc tử vong và do đó được phân loại là các chất sinh học Nhóm A

 Chất lây nhiễm loại B là những chất lây nhiễm không thuộc danh mục chất lây nhiễm loại A

 Tất cả các loại nấm mốc, nấm men và vi khuẩn đều thuộc nhóm này Nhiều vi sinh vật được phân loại là chất truyền nhiễm vì chúng có khả năng lây lan bệnh tật cho những bệnh nhân bị suy giảm miễn dịch hoặc đóng vai trò là những kẻ xâm chiếm cơ hội trong vết thương

 Chất lây nhiễm loại B được ấn định theo mã số vận chuyển UN 3373

 Tên hàng hóa vận chuyển Chất lây nhiễm Loại B UN 3373 là

BIOLOGICAL SUBTANCE, GROUP B (Chất sinh học, Loại B)

 Sản phẩm sinh học là bất kỳ loại vi rút, trị liệu, huyết thanh, độc tố, thuốc kháng độc, vắc xin, máu, dẫn xuất hoặc thành phần máu, sản phẩm gây dị ứng hoặc sản phẩm tương tự Nó cũng có thể là asphernamine (hoặc bất kỳ hợp chất asen hóa trị ba nào khác) và được sử dụng để điều trị, phòng ngừa hoặc chữa bệnh cho người hoặc động vật

 Sản phẩm sinh học được chỉ định theo UN 3373, UN 2814

 Lớp 6 (Class 6): là phân loại quốc tế theo hướng dẫn của Liên hợp Quốc, dành cho các chất độc và chất có khả năng lây nhiễm

- Class 6.1 là lớp phân loại riêng cho các chất độc

- Class 6.2 là lớp phân loại riêng cho các chất có khả năng lây nhiễm

 Bao bì cho Class 6.2 phải đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật do Liên hợp quốc quy định, cụ thể như sau:

- Mã UN là 1 biểu tượng bao bì LHQ

- Dấu hiệu của loại bao bì

Ví dụ: hộp xơ ép (4G), hộp nhựa đặc (4H2), trống nhựa (1H2)

- Dấu hiệu cho thấy các bao bì đã được thử nghiệm đặc biệt để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đối với chất lây nhiễm loại A, B

- Hai số cuối là năm sản xuất

Ví dụ trên: thùng Bio I được ghi số 05 tức là thùng được sản xuất năm 2005

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ủy quyền phân bổ nhãn hiệu

Trong ví dụ này GB nghĩa là Great Britain

- Mã của nhà sản xuất do cơ quan có thẩm quyền quy định

Trong ví dụ này là 2470

1.3 Một số nhãn dán Chất lây nhiễm

1.3.1 Nhãn dán chất lây nhiễm:

 Máu, nước tiểu, chất lỏng và các mẫu vật khác có chứa hoặc nghi ngờ chứa các chất lây nhiễm phải được vận chuyển theo luật của chính phủ liên quan, của

Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) và Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO)

 Nhãn sử dụng là UN 3373

 Nhãn hiệu UN1845 sử dụng cho đá khô, và phải ghi rõ khối lượng đá khô trong lô hàng (tính bằng kg)

 Đây là một mẫu nhãn dán để chỉ định điều kiện nhiệt độ lưu trữ cho hàng hóa trong kho hoặc trong quá trình vận chuyển Các thông tin cụ thể như sau:

- Mô tả của hàng hóa:

- Một biểu tượng nhiệt độ hoặc biểu tượng thermometer

- "LƯU Ý: SẢN PHẨM NHẠY CẢM VỚI NHIỆT ĐỘ"

- "Đảm bảo lưu trữ ở nhiệt độ từ 15°C ~ 25°C."

- "Tránh nhiệt độ cực đoan hoặc biến đổi nhiệt độ đột ngột"

 Nhãn “Overpack" dùng để chỉ khi một hoặc nhiều kiện hàng được gộp lại thành một đơn vị và được một người gửi hàng vận chuyển đến cùng một điểm đến

 Các dấu hiệu và nhãn bắt buộc ghi trên bao bì bên ngoài phải được sao chép ở lớp ngoài cùng của bao bì, ngoại trừ dấu hiệu tiêu chuẩn Liên Hợp Quốc trên P620 Tiêu chí này áp dụng cho tất cả các loại thuốc truyền nhiễm, kể cả những loại thuốc thuộc loại A và B

 Các gói quá mức cũng phải có "overpack" trên nhãn của chúng Có thể chấp nhận việc kết hợp nhiều loại chất lây nhiễm trong cùng một gói Tuy nhiên, nhãn bên ngoài phải nêu rõ loại cao nhất có trong gói

- Mục tiêu chính của nhãn "overpack" là bảo vệ hàng hóa bên trong khỏi hỏng hóc, rò rỉ hoặc bị hư hại trong quá trình vận chuyển

- Việc đóng gói lại hàng hóa vào một bao bì lớn hơn có thể cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung, đặc biệt là khi hàng hóa có nguy cơ bị tổn thương hoặc chứa chất lỏng

- Không sử dụng đá khô, chỉ sử dụng gel

Hình 5: Hộp đựng mẫu thường

- Sử dụng đá khô, không sử dụng gel

T ầm nhìn

 Tạo ra tin tưởng khách hàng và đối tác

 Môi trường làm việc năng động, hỗ trợ giúp đỡ công việc với nhau, an toàn cho người lao động thông qua hệ thống đào tạo chuyên nghiệp, trung thành, tin tưởng của nhân viên.

S ứ mệnh

 Phục vụ dịch vụ vận tải trong lĩnh vực Logistics, phát triển nâng cao dịch vụ hàng hóa, hạn chế thiệt hại hàng hóa và rút ngắn thời gian thanh toán

 Đáp ứng về giá trị dịch vụ vận tải giao nhận hàng hóa, giao hàng sớm nhất cho khách hàng, giám sát và kiểm soát chặt chẽ về hàng hóa nhằm đáp ứng tình trạng hàng hóa bị hư hỏng và bị đánh cắp.

Giá trị cốt lõi

 Tạo ra tác phong làm việc chuyên nghiệp, tận tâm

 Đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ cao, chuyên nghiệp tận tình chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc khách hàng

 Xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng và trở thành hoạt động không thể thiếu trong sự phát triển của nền kinh tế Trong đó, thủ tục hải quan là một trong những khâu vô cùng quan trọng trong việc xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp Với kiến

35 thức chuyên môn và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty Speedmark cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao nhận và thủ tục hải quan một cách nhanh chóng nhất nhờ khả năng giải quyết vấn đề phát sinh và am hiểu về pháp luật và thuế Tại Speedmark Việt Nam, khách hàng có thể nhận được các dịch vụ tư vấn hải quan cho mọi hình thức xuất nhập khẩu

 Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn hình thức xuất nhập khẩu: hàng nhập xuất kho ngoại quan, hàng dự án, hàng phi mậu dịch, hàng giá trị cao, hàng tạm nhập tái xuất, hàng siêu trường siêu trọng, hàng thiết bị máy móc

 Tư vấn thủ tục hải quan theo từng loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, đầu tư, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, xuất nhập khẩu tại chỗ, hàng mẫu)

 Tư vấn chính sách mặt hàng, áp mã số HS, tỉnh thuế hải quan, xác định trị giá hải quan, kiểm hoả hải quan, tham vấn giá, kiểm tra sau thông quan

 Tư vấn thủ tục nộp thuế, thủ tục hoàn thuế, thủ tục miễn thuế, thủ tục không thu thuế, thủ tục điều chỉnh thuế do nộp nhầm, nộp 2 lần tại hải quan cửa khẩu cảng biển, hải quan cửa khẩu sân bay, hải quan khu công nghiệp - khu chế xuất, chỉ cục hải quan cửa khẩu biên giới đường bộ

 Tư vấn thủ tục nhập máy móc thiết bị, công cụ tạo tải sản cố định, thủ tục xin giấy phép, danh mục hàng hoá miễn thuế, thủ tục xin xác nhận dây truyền đồng bộ, xin C/O các form A, B, D, AK, AZ

 Thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm

 Tư vấn thủ tục, quy trình khai hải quan điện tử, đăng ký khai hải quan điện tử

 Speedmark có kinh nghiệm ltrong các lĩnh vực giao nhận bằng đường hàng không, đường biển, đường sắt, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan…

- Sử dụng phần mềm EWMS giúp cập nhật vị trí toàn bộ hàng tồn kho trên khắp thế giới, thuận tiện và giải quyết mọi vấn đề thắc mắc của khách hàng nhanh chóng

- Kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng, phân phối nội địa và vận tải quốc tế

- Giám sát quản lý nhập & xuất hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng lấy và đóng gói, thời gian giao hàng

4 Tổ chức điều hành công ty

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty

- Là người quản lý toàn bộ công ty, giám sát hoạt động của các phòng ban trong công ty

- Đưa ra các chiến lược và quyết định định hướng phát triển dài hạn, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty và là người quản lý con dấu và các văn bản liên quan

- Ngoài ra còn có các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty

 Phòng Hành chánh Nhân sự:

- Tổ chức, điều hành, điều phối, quản lý công tác thông tin của cơ quan

- Tuyển dụng nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá kết quả thực hiện công việc,…

 Phòng Tài chính Kế toán:

- Hạch toán kịp thời các giao dịch kinh tế diễn ra tại đơn vị, đồng thời chủ trì, làm việc với các phòng ban liên quan để xây dựng chiến lược kinh doanh

- Chiến lược tài chính kinh doanh, hàng năm và dài hạn cho tổ chức, trực tiếp quản lý hoạt động đầu tư tài chính và cho vay tại đơn vị

- Thực hiện hoặc trực tiếp kiểm tra, giám sát việc quản lý và tuân thủ các quy định về tài chính, kế toán

 Phòng Xuất nhập khẩu Hàng hóa Hàng không:

- Xác định khách hàng, đàm phán hợp đồng, cung cấp dịch vụ khách hàng và tiến hành nghiên cứu

 Phòng Xuất nhập khẩu Hàng hóa Đường Biển:

- Xác định khách hàng, đàm phán hợp đồng, cung cấp dịch vụ khách hàng, nghiên cứu mở rộng thị trường và xử lý chứng từ cho các mặt hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển

- Liên hệ với khách hàng để lấy lại bộ giấy tờ gốc sau khi xem xét và nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu, trả lại tài liệu, hồ sơ liên quan cho khách hàng

- Đến cảng làm thủ tục hàng hóa, bao gồm đăng ký tờ khai, kiểm tra hàng hóa, lấy mẫu, thanh lý, nhận sản phẩm và liên hệ với bên vận chuyển để xuất nhập hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng

- Phụ trách các vấn đề kỹ thuật như hệ thống điện, mạng, máy tính của công ty

- Giám sát việc cải tạo và sửa chữa để đảm bảo công việc

- Sứ mệnh của dịch vụ này là mang lại giá trị cho khách hàng như lập báo giá theo yêu cầu, trả lời khách hàng qua email, chat box hoặc điện thoại khi có thắc mắc về phí, giá dịch vụ,

- Tiếp xúc và gặp gỡ khách hàng cần thiết

5 Mạng lưới Speedmark trên toàn cầu

QUY TRÌNH GIAO NHẬN MẪU BỆNH PHẨM

1 QUY TRÌNH Để thực hiện vận chuyển hàng hóa, sản phẩm từ công ty của người bán và chuyển hàng từ kho người bán vào kho TCS/SCSC của hãng hàng không Tân Sơn Nhất để xuất hàng bằng đường hàng không, cần tuân thủ các bước kiểm soát sau:

Sơ đồ 1: Quy trình Giao Nhận Mẫu Bệnh Phẩm Bằng Đường Hàng Không

(Nguồn: Sinh viên tự tạo)

Nhận thông tin khách hàng

Mở tờ khai hàng xuất

Thủ tục hải quan Bước 5

Thanh lý tờ khai Bước 8 Đóng tiền Bước 9

Nộp chứng từ ở hãng hàng không

Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng

- Nhân viên đại lý có thể tiếp nhận thông tin từ việc xuất hàng, đóng hàng của khách hàng qua điện thoại, zalo hoặc email của khách hàng

- Nhân viên đại lý chủ động liên hệ với khách hàng thường xuyên để tiếp nhận đầy đủ các thông tin xuất hàng của họ

- Thông tin xuất hàng của họ gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, số kiện,số kg, loại hàng, xuất đường không hay đường biển,…

- Sau khi tiếp nhận thông tin lô hàng của khách hàng, tiếp theo sẽ kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ mà khách hàng gửi Nhân viên giao nhận sẽ chuẩn bị các giấy tờ liên quan: giấy ủy quyền, công văn xin kiểm ngoài giờ (nếu có),

- Khách hàng liên hệ với các bộ phận liên quan về thời gian, địa điểm tiếp nhận hàng, địa điểm dỡ hàng

Bước 2: Lấy Booking từ hãng hàng không

- Vì công ty Singpore Airlines mạnh tuyến Việt Nam – Singpore, nên SpeedMark đã hợp tác để có mức cước hợp lý

- Công ty Speedmark lấy booking confirmation từ hãng hãng không với những thông tin sau:

Số Booking (Booking No): 618 SGN 68643621

Ngày dự kiến máy bay đi (ETA): 18.03.2024

Ngày dự kiến máy bay đến (ETD): 18.03.2024

Tên tàu/ Số hiệu (Vessel /Voyage): SQ0185 / 18 MARCH

- Nhận và kiểm tra Booking Confirmation:

- Nhân viên chứng từ của công ty Speedmark sẽ kiểm tra tất cả thông tin trên Booking Confirmation xem đã chính xác và đầy đủ chưa

- Nếu phát hiện có sai sót thì sẽ báo lại với hãng hàng không để sửa lại thông tin cho đầy đủ và chính xác

- Kiểm tra xong thì thông báo cho khách hàng cùng với thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian lấy hàng và đưa hàng ra kho để đóng gói, theo dõi

Bước 3: Mở tờ khai hàng mẫu bệnh phẩm xuất

- Mẫu bệnh phẩm (máu) là mặt hàng phi mậu dịch, miễn thuế xuất khẩu

- Bộ phận chứng từ hàng phi mậu dịch của Công ty Speedmark sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan để thông quan cho lô hàng dựa vào các chứng từ đã được khách hàng cung cấp, gồm có: Hợp đồng ngoại thương, 1 tờ House Bill (nếu có), 1 tờ

- Sau khi khách hàng cung cấp đủ bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5VNACCS

- Phần mềm Hải Quan Điện Tử ECUS5 VNACCS:

- Là phần mềm khai báo hải quan xuất nhập khẩu điện tử được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực, là giải pháp cho việc rút ngắn thời gian, tiết kiệm nhân lực và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình khai báo

- Các nghiệp vụ có trên phần mềm ECUS5VNACCS gồm: khai vận tải cho các hãng tàu/ đại lý hãng tàu, thủ tục hàng hóa giá trị thấp đơn giản, đăng ký danh mục miễn thuế, khai báo hải quan…

 Hệ thống nghiệp vụ hải quan bao gồm đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ thể hiện tại các menu cụ thể như sau:

- Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”

- Menu “Hóa đơn” khai báo hóa đơn điện tử IVA

- Menu “Một cửa” đăng ký tới hệ thống một cửa

- Menu “Tờ khai vận chuyển” khai vận chuyển bảo thuế, chuyển cửa khẩu

- Menu “e-Manifest” khai vận tải đơn cho các tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh

- Menu “Nghiệp vụ khác” khai báo danh mục miễn thuế

 Việc khai tờ khai VNACCS sẽ tuân thủ theo sáu bước nghiệp vụ và mỗi nghiệp vụ sẽ có một mã tương ứng như sau:

1 Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)

2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)

3 Khai chính thức tờ khai (IDC)

4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan

 Các chỉ tiêu phần mềm hải quan bao gồm:

- Danh sách hàng của tờ khai chỉ khai được tối đa 50 dòng Nếu lớn hơn 50 dòng thì sẽ phải tách ra thành nhiều tờ khai nhánh

- Danh mục cảng cửa khẩu, đơn vị tính sẽ được chuẩn mực theo VNACCS

- Các chỉ tiêu hàng hóa, thông tin người xuất khẩu/ người nhập khẩu nếu nhập chưa đầy đủ thì hệ thống trả về và phải bổ sung rõ chi tiết hàng hóa, thông tin người xuất khẩu/ người nhập khẩu

 Cách khai báo như sau:

- Từ màn hình desktop nhấp vào biểu tượng phần mềm ECUSS – VNACCS Sau đó cửa sổ mở ra và sẽ điền tên và mã truy cập, sau đó truy cập vào màn hình chính, giao diện của màn hình sẽ hiện ra

 Đăng ký hoặc chọn doanh nghiệp/ khách hàng khai báo:

- Truy cập vào trang chủ của phần mềm ECUSS5-VNACCSk, truy cập vào “Hệ thống”, chọn mục “7.1 Danh sách khách hàng (với đại lý)” để tìm danh sách khách hàng

- Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp rồi chọn “Ghi” để lưu thông tin doanh nghiệp/ khách hàng

- Ở bước này nếu là doanh nghiệp/ khách hàng đã từng hợp tác thì không cần thêm thông tin doanh nghiệp mà hệ thống sẽ tự sẽ hiển thị thông tin đã đăng ký

 Tiến hành nhập thông tin tờ khai xuất khẩu:

- Đầu tiên chọn mục “Tờ khai hải quan”, rồi chọn tiếp “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”

- Màn hình hiển thị ô cửa mới, cần điền đầy đủ thông tin yêu cầu vào Lưu ý các chỉ tiêu có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc điền, hoàn thành thông tin cho những ô màu trắng, còn các ô màu xám là chi tiết thông tin do hệ thống tự trả về hoặc chương trình tự tính, không cần nhập vào những chỉ tiêu này

- Trong quá trình nhập phía dưới góc trái màn hình ở mỗi chỉ tiêu sẽ hiện ra

“Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết

NHẬP THÔNG TIN CHUNG CHO TỜ KHAI:

(1) Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:

- Nhập vào thông tin người xuất/ nhập khẩu, đối tác xuất/ nhập khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác

- Nhóm loại hình: dựa theo mặt hàng xuất khẩu của doanh nghiệp/ khách hàng Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới:

 Thực hiện đăng ký một tờ khai xuất khẩu mới

(2) Nhập Thông tin cơ bản của tờ khai:

- Mã loại hình: trên hệ thống VNACCS đã được thay đổi và rút gọn còn 40 loại hình cơ bản ví dụ:

PMD – xuất khẩu hàng khác tương ứng là H21

PMD – nhập khẩu hàng khác tương ứng là H11

- Cơ quan hải quan: chọn nơi đơn vị hải quan gần với khu vực nơi mà doanh nghiệp đang khai báo

- Mã phân loại hàng hóa: phụ thuộc vào mức độ &tính chất hàng hóa xuất/ nhập mà người khai tiến hành chọn các mã tương ứng trong danh sách

• Đối với mã phân loại là ‘J - Hàng khác theo quy định của chính phủ’ thì chỉ khi có văn bản của các cơ quan nhà nước người khai mới khai báo

• Trong trường hợp hàng hóa không phải thuộc diện trong danh sách thì người khai bỏ trống chỉ tiêu này

- Mã bộ phận xử lý: nhằm thể hiện rõ tờ khai của doanh nghiệp được gửi đến bộ phận cấp đội nào của chi cục hải quan mà doanh nghiệp đã chọn ở mục cơ quan hải quan, đối với trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau Ví dụ chi cục Hải quan sân bay Tân Sơn Nhất (02B1)

- Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng: Người khai chỉ nhập vào chỉ tiêu này khi tờ khai đang khai có mã loại hình được chọn là loại hình tái nhập

- Mã hiệu phương thức vận chuyển: chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không…

- Mã phân loại tổ chức: chọn mã phân loại tổ chức phù hợp như cá nhân gửi cho cá nhân…

- Số vận đơn: nhập theo định dạng: mã scan code + số vận đơn trong đó mã scan code là mã của nhà vận chuyển

- Sau khi điền “Thông tin chung” thì bấm nút “ghi”

- Người khai hải quan của đại lý nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng

- Phân loại hình thức hóa đơn:

B - Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại, hoặc không có hóa đơn thương mại, sẽ được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn

- Số hóa đơn, ngày phát hành Invoice sẽ dựa vào tờ Invoice để khai Ngày phát hành Invoice trước ngày mở tờ khai

- Phương thức thanh toán, tổng trị giá hóa đơn, mã đồng tiền, điều kiện giá hóa đơn sẽ dựa vào tờ Invoice để khai

- Tổng trị giá hóa đơn: