2.3.2 Khó khăn...19CHƯƠNG 3: NÂNG CAO VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY MELODY LOGISTICS...213.1 Cơ sở đề xuất các giải pháp...213.1.1 Phương hư
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu mục tiêu giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty trách nhiệm hữu hạn Melody Logistics để tìm ra ưu điểm và nhược điểm cũng như khóc khăn trong công tác giao nhận tại công ty, từ đó đề xuất ra các biện pháp, phương án hữu ích nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Phỏng vấn, quan sát trực tiếp với cán bộ hướng dẫn, các nhân viên, lãnh đạo để thu thập, khảo sát thông tin từ thực tiễn.
Thu thập số liệu, thông tin từ tài liệu tham khảo: tài liệu có sẵn nhằm xây dựng cơ sở lý luận để chứng minh giải thuyết.
Thu thập số liệu, thông tin từ thực nghiệm: phương pháp quan sát, phỏng vấn,quan sát thực tế tại hiện trường.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và mục lục thì nội dung chuyên đề gồm 3 chương chính:
Chương 1: Giới thiệu công ty TNHH Melody Logistics.
Chương 2: Thực trạng quy trình nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Melody Logistics.
Chương 3: Nâng cao và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Melody Logistics.
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS
Tổng Quan
Công ty TNHH MELODY LOGISTICS thành lập ngày 01/12/2009,có 100% vốn đầu tư trong nước, được thành lập tại Việt Nam theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0309499306 cấp ngày 27/11/2009 Melody Logistics đã và đang hướng tới trở thành một chuyên gia giao nhận vận tải nhằm tạo ra lợi ích bền vững cho khách hàng đồng thời cung cấp dịch vụ và giải pháp hậu cần toàn cầu chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu của các đại lý nước ngoài Góp phần đem đến sự phát triển kinh doanh quốc tế giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới Sau đây em xin giới thiệu sơ lược về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Melody Logistics
Tên giao dịch quốc tế: Melody Logistics Transportation Company Limited Người đại diện pháp luật: Trần Quang Bửu
Chức vụ: Tổng Giám Đốc
Nơi đăng kí quản lí: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh
Trụ sở chính: Tòanhà Melody – 01 Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận PhúNhuận, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam
Giấy CN ĐKKD số: 0309499306 đăng ký lần đầu ngày 27/11/2009 đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 15/10/2015 do Sở Kế Hoạch & Đầu tư Thành Phố Hồ ChíMinh cấp.
Lịch sử hình thành và phát triển
Trước bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng tác động mạnh mẽ đến Việt Nam trên mọi phương diện, mà ở đây chúng ta đang nói đến lĩnh vực Xuất nhập khẩu. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ra vào Việt Nam ngày càng tăng và các quốc gia giao thương cũng đang ngày một nhiều Nhưng không phải nhà xuất-nhập khẩu Việt Nam nào cũng biết rõ các vấn đề ngoại thương khi trao đổi hàng hóa Đứng trước thực trạng này, chúng ta đòi hỏi phải Giao dịch trực tiếp với đại lý nước ngoài về các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng có các công ty trung gian am hiểu về ngoại thương và các hoạt động giao nhận trong nước với quốc tế để hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện trao đổi hàng hóa một cách nhanh chóng, thuận tiện và giảm thiểu rủi ro Điển hình là Công ty TNHH MELODY LOGISTICS - hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải đường biển và đường hàng không Bên cạnh đó, bản thân các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không thể tự thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại vì những hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp Và Công ty TNHH Melody Logistics đã ra đời để góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển hòa nhịp cùng xu thế của thời đại, cũng như việc đẩy mạnh việc trao đổi giao lưu hàng hóa giữa các khu vực và trên phạm vi toàn thế giới.
Công ty TNHH MELODY LOGISTICS thành lập ngày 01/12/2009, có 100% vốn đầu tư trong nước, được thành lập tại Việt Nam theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0309499306 cấp ngày 27/11/2009 Melody Logistics đã và đang hướng tới trở thành một chuyên gia giao nhận vận tải nhằm tạo ra lợi ích bền vững cho khách hàng đồng thời cung cấp dịch vụ và giải pháp hậu cần toàn cầu chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu của các đại lý nước ngoài.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh: hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải.
Thực hiện một số quá trình liên quan đến quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa như: bốc dỡ hàng hóa, khai và làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định.
Vận chuyển hàng lẻ, hàng nguyên container trong nước bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ.
Cung cấp các dịch vụ từ kho đến cảng, từ cảng đến cảng, từ kho đến kho, từ nhà đến nhà.
Ngoài ra, công ty còn chuyên cung cấp các dịch vụ khác nhau như: vận tải nội địa bằng đường sông và đường sắt, tư vấn cho khách hàng cước vận tải biển cũng như các hãng tàu tốt nhất.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức tại công ty TNHH Melody Logistics
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2016 đến 2018
Bảng 1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm
(Nguồn: Phòng Kế Toán và Phòng Kinh Doanh )
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thuế
2016 2017 2018Hình 1 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016-2018
Qua bảng 1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Melody Logistics, nhận thấy được:
Doanh thu của Công ty tăng theo từng năm cụ thể: Năm 2017 doanh thu tăng 33.128 USD (tương đương 8,23%) so với năm 2016 và năm 2018 doanh thu tăng 85.475 USD (tương đương 19,6%) so với năm 2017 Điều đó cho thấy doanh thu tăng vì chiến lược kinh doanh của công ty thành công, đội ngủ nhân viên làm việc chuyên nghiệp và có chính sách hỗ trợ khách hàng cũng như chăm sóc khách hàng tốt mang lại giá trị cho Công ty.
Chi phí của Công ty tăng theo từng năm cụ thể: Năm 2017 chi phí tăng 22.273 USD (tương đương 7,23%) so với năm 2016 và năm 2018 chi phí tăng 65.257 USD (tương đương 19,7%) so với năm 2017 Chi phí tăng do số lượng hàng hóa tăng lên theo từng năm và hiện tại, Công ty đang đề ra những chiến lược kinh doanh mới để giảm chi phí đầu vào, trang bị một số máy móc phục vụ cho việc kinh doanh, cung cấp được giá thành phải chăng cho khách hàng. Lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng theo từng năm cụ thể: Năm 2017 lợi nhuận sau thuế tăng 13.542 USD (tương đương 19,03%) so với năm 2016 và năm 2018 lợi nhuận sau thuế tăng 16.174 USD (tương đương 19,1%) so với năm 2017 Lợi nhuận của Công ty vẫn tăng qua các năm nhưng có phần tăng nhẹ chưa thực sự cao với phần doanh thu vì việc quản lý thu chi còn chưa hợp lý, còn có những sơ suất trong quá trình thanh toán nên có thể dẫn đến thất thoát một phần lợi nhuận của Công ty.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MELODY LOGISTICS
Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Bước 1: Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Bước 4: Thông quan hàng nhập
Bước 5 Làm thủ tục Hải quan tại Cảng
Bước 6: Xuất phiếu EIR (nếu là hàng nguyên container)
Bước 7: Thanh lý Hải quan cổng
Bước 8: Giao hàng cho Khách hàng
Bước 9: Quyết toán và lưu hồ sơ
Đánh giá thực trạng giao nhận hàng hóa nh ập khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics
Về hoạt động kinh doanh: Hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nguyên container là hoạt động kinh doanh chính mà công ty đã chú trọng phát triển ngay từ lúc thành lập Mảng kinh doanh này đã và đang đóng góp phần lớn vào doanh thu cho toàn công ty so v ới các lĩnh vực hoạt động khác (đến năm
2017 mảng này đã chiếm trên 50% doanh thu và có xu hướng ngày càng tăng). Cùng với đó, công ty được thành lập từ năm 2009, đến nay đã tích lũy được một số kinh nhiệm nhất định, tạo thành một trong những ưu thế của công ty.
Về nhân sự: Ngoài đội ngũ nhân viên với nhiều năm kinh nghiệm về hoạt động giao nhận hàng hóa xu ất khẩu bằng đường biển, đồng thời công ty cũng có số lượng nhất định nhân sự đã cùng gắn bó, làm việc với các khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý và quy trình nội bộ về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.
Về thị trường: Công ty đang sở hữu đa dạng về thị trường thông qua sự đa dạng về hoạt động kinh doanh (giao nhận cả đường hàng không, đường biển, nội địa, dịch vụ khai hải quan) cũng như về khu vực (hệ thống đại lý trải rộng khắp các châu lục) với chi phí giao nhận giữa các thị trường khác nhau sẽ tạo ra cơ hội cho việc đưa ra các chính sách về giá hoặc phân bổ, tính toán rủi ro về luật pháp tại từng thị trường.
Về nhóm quản lý cấp cao: Bên cạnh những kinh nghiệm về nghiệp vụ, đội ngũ quản lý luôn xác lập quan điểm và định hướng rõ ràng cho việc định vị phát triển mảng hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển; điều này giúp các chiến lược kinh doanh của công ty luôn đi đúng hướng và đồng bộ.
Về hãng tàu và đại lý: công ty có mạng lưới đối tác lớn để cung cấp mức giá cạnh tranh nhất cho khách hàng với chất lượng tốt nhất.
Về chính sách Marketing: hoạt động Marketing còn yếu, các kênh
Marketing vẫn chưa được sử dụng một cách hiệu quả.
Về mặt hàng: công ty vẫn đang làm thủ tục nhập khẩu cho khá nhiều các mặt hàng nhưng thống kê cho thấy những nhóm m ặt hàng đang chiếm tỷ trọng lớn lại thuộc về máy móc, thiết bị Những mặt hàng về may mặc, tiêu dùng chưa đóng góp lớn vào danh mục hàng hóa của công ty
Tính thích nghi: Mặc dù đội ngũ nhân viên trong công ty đều có kinh nghiệm chuyên môn vững chắc tuy nhiên vẫn luôn thiếu hụt về mặt cập nhật thông tin mới về chuyên môn, pháp lý, quy chế, công nghệ,… Bên cạnh đó, công ty hiện vẫn chưa có chính sách giới thiệu về các chính sách mới cho các bộ phận, các thông tin mới chủ yếu được nhân viên tự cập nhật và tìm hiểu.
Về thị trường khách hàng: Chênh lệch về tỷ trọng giữa các thị trường Châu Á so với thị trường Châu Âu, Úc, và Châu Mỹ đang lớn Sự chênh lệch này sẽ tạo ra rủi ro khá lớn khi xảy ra xung đột về chính trị hoặc đối kháng về các hiệp ước, thỏa thuận.
Lượng khách hàng còn khiêm tốn: không đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cao, ổn định cho công ty.
Các tuyến vận tải thông qua các đại lý và hãng tàu: chỉ tập trung ở Anh, Đông Nam Á, Trung Quốc, châu Âu, Mỹ Khu vực khác như Địa Trung Hải hay Bắc Á, Nam Mỹ còn ít Thực tế cho thấy các tuyến này mới đem lại thu nhập lớn và cao cho công ty.
Nhiều mảng dịch vụ còn phải thuê ngoài như: công ty chỉ mới cung cấp vận chuyển nội địa với số lượng hàng nhỏ, đối với những lô hàng lớn và quãng đường di chuyển xa, thường công ty phải thuê ngoài mới có thể đáp ứng được. Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí của công ty Điều phối nhân sự chưa ổn: vào mùa vận chuyển cao điểm (giáp Tết Âm lịch), khối lượng công vi ệc mà phòng kinh doanh và phòng chứng từ phải đảm nhận khá nhiều, trong khi vào mùa nhu cầu vận chuyển thấp, mức độ công việc giữa phòng kinh doanh và phòng chứng từ còn chênh lệch khá lớn, gây khó khăn cho tính hiệu quả và bảo đảm tiến độ của công việc.
Trao đổi thông tin nội bộ: Việc trao đổi thông tin kinh doanh và định hướng phát triển của công ty chưa truyền đạt cụ thể đến từng thành viên trong công ty Một phần là do số lượng nhân viên khá lớn, không thể tập hợp tất cả nhân viên để trao đổi thông tin với nhau được, mà phần này thường sẽ được thực hiện theo từng phòng ban, dẫn đến sự trao đổi này diễn ra trong từng nhóm, từng phòng là chủ yếu.
Hoạt động của các chi nhánh: Các chi nhánh hoạt động chưa thật sự tốt,đặc biệt là 2 chi nhánh ở Hà Nội và Hải Phòng, thường xuyên phải phát sinh các khoảng chi ngoài rất cao, mất nhiều thời gian để hoàn thành thủ tục hải quan, chi phí chênh lệch khá nhiều so với trụ sở ở Hồ Chí Minh, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Phát triển vận tải đường biển: Việt Nam là một quốc gia có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển vận tải biển như: Bờ biển dài với hơn 3.260km bờ biển, có nhiều cảng nước sâu, có biên gi ới với Trung Quốc, Lào, Campuchia; hệ thống sông ngòi chằng chịt và hệ thống đường bộ dọc theo đất nước; ở vị trí như một lan can nhìn ra biển…thì việc phát triển vận tải biển là một tất yếu, nên Việt Nam có tiềm năng rất lớn trong việc phát triển vận tải biển và các dịch vụ khác liên quan đến biển. Định hướng quy hoạch: Việt Nam cũng đang có những thay đổi về việc phát triển, quy hoạch các cảng biển, xây dựng các cửa biển kiên cố,… để đáp ứng được nhu cầu phát triển giao thương đường biển và cũng như là gia tăng cơ hội cho các doanh nghiệp, công ty nước ngoài tham gia vào th ị trường sản xuất, thương mại, dịch vụ và vận tải tại Việt Nam dễ dàng hơn.
Tham gia các hiệp hội: Hiện nay, với việc Việt Nam gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) – đổi tên thành Hiệp định đối tác Toàn diện và Tiến bộ Xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) vào tháng 11/2017, ngành logistics Việt Nam có nhiều cơ hội phát triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vận tải thế giới Với tốc độ tăng trưởng được dự báo từ nay cho đến năm 2020 là 12%/năm, Việt Nam đang là điểm đến của các nhà đầu tư. Trước những yêu cầu thực tế và thách thức từ hội nhập, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp logistics phải nâng cao chất lượng dịch vụ, gia tăng sức cạnh tranh 2015 đánh dấu là năm “bội thu” về Hiệp định thương mại tự do của Việt Nam, từ đây các cam kết sẽ bắt đầu có hiệu lực.
Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu bằng đường biển thông qua ma trận SWOT
Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W) Cơ hội (O) Thách thức (T)
S1: Có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận.
S2: Đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm, gắn bó với công ty.
Marketing còn chưa hiệu quả.
W2: Khả năng tài chính và xoay vòng vốn còn hạn chế.
W3: Các mặt hàng chưa đa dạng.
W4: Cập nhật thông tin thị trường, chính
O1: Thiên nhiên thích hợp để phát triển vận tải biển.
O2: Định hướng quy hoạch cảng biển.
O3: Tham gia các hiệp hội, diễn đàn, tổ chức, hiệp định thương mại,…
T1: Tình hình chính trị thế giới đang ngày càng bất ổn.
T2: Số lượng doanh nghiệp nước ngoài ngày càng tăng và chiếm tỷ trọng lớn.
S3: Đa dạng về thị trường và hoạt động kinh doanh.
S4: Định hướng chiến lược từ Quản lý cấp cao.
S5: Mạng lưới đối tác rộng lớn, nằm ở nhiều châu lục.
S6: Kiểm soát tốt nguồn vốn vay.
S7: Tạo dựng niềm tin thương hiệu đối với khách hàng lâu năm. sách còn kém.
W5: Chênh lệch nguồn khách hàng giữa các thị trường.
W6: Nhân sự được điều phối chưa thích hợp.
W7: Trao đổi thông tin nội bộ.
Phòng làm việc chưa thật sự hiệu quả.
W9: Chưa có chính sách riêng cho từng phân khúc khách hàng.
W10: Nguồn nhân lực mới còn non trẻ.
W11: Chế độ lương, thưởng chưa phù hợp.
O4: Sự phát triển của công nghệ 4.0.
O5: Nhu cầu nhập khẩu đường biển tăng mạnh
O6: Cải cách về thủ tục và pháp luật đem lại hiệu quả.
FDI vào Việt Nam tiếp tục tăng.
O8: Xu hướng gia nhập chuỗi cung ứng. tàu và bảo hiểm chưa tốt.
T4: Đội ngũ trọng tài thương mại còn yếu.
T5: Hệ thống pháp luật chưa đồng bộ, còn chồng chéo.
T6: Xu thế liên minh của các hãng tàu ngày càng cao.
T7: Thiếu các nhà cung cấp giải pháp logistics chuyên nghiệp trong nước.
T8: Sức ép cạnh tranh từ các đối thủ khổng lồ.
T9: Cảng và dịch vụ thiếu tính quy hoạch.
T10: Nguồn cung nhân lực ngành còn thiếu và yếu.
Bảng 2 Ma trận SWOT thể hiện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của
Dựa vào việc phân tích SWOT, kết hợp với các bài học kinh nghiệm của các công ty kinh doanh giao nhận mà tác giả lựa chọn các kết hợp cần thiết để xây dựng nên các giải pháp chính, phù hợp và có tính khả thi cao khi áp dụng tại công ty, gồm:
S1+S2+S3+S5+O3+O5+O7: Hợp tác với các doanh nghiệp sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài đem lại nguồn nhập khẩu ổn định.
S1+S2+S6+O3+O6+O8: Đầu tư tự động hóa.
S2+S3+S7+O5: Phát triển dịch vụ giao nhận trọn gói.
S3+S4+S5+O1+O5: Mở rộng thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận,
Phát triển dịch vụ theo hướng ngày càng nâng cao chất lượng
S3+T1+T7+T8: Sáp nhập hoặc trở thành đại lý giao nhận cho các doanh nghiệp logistics quốc tế.
S1+S4+T9: Chủ động nắm bắt sự thay đổi của ngành cảng biển. S2+T10: Tăng lương, thưởng, phúc lợi nhằm giữ chân nhân tài.
W1+W2+W4+W10+O5: Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại Các chiến lược WT
W4+W8+T2+T4: Đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn cao, nắm vững nghiệp vụ, quy trình và các thay đổi mới của trị trường.
W2+W10+W11+T10: Cải thiện môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ thu hút những nhân lực có trình độ.
W7+T1: Hạn chế, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.
S1+O4+T2: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh giao nhận của công ty.
Nhận xét quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Thực trạng giao nhận hiện nay cho thấy rằng đơn vị giao nhận đang hoạt động với tư cách của người chủ lô hàng thực sự Điều này có nghĩa là dựa trên mối quan hệ và sự tin tưởng giữa hai bên, đơn vị giao nhận sẽ đứng tên trên hợp đồng ngoại thương thay vì người chủ hàng thực sự (người nhập khẩu) Cách làm như vậy giúp quy trình giao nhận thực hiện đơn giản hơn vì đơn vị giao nhận không cần giấy ủy quyền, giấy giới thiệu từ người chủ hàng thực sự Tuy nhiên việc này chỉ xảy ra khi hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài hoặc có sự tin tưởng nhất định. Đội ngũ nhân viên giao nhận hiện nay được trang bị kiến thức tốt, năng động nên dễ dàng thích ứng với công việc.
Sự phát triển của hệ thống mạng internet với tốc độ đường truyền nhanh, hoặc mạng treo nên việc khai báo điện tử diễn ra thuận lợi.
Việc trao đổi thông tin giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục HQĐT bằng phương tiện điện tử nên hạn chế tối đa việc gặp trực tiếp giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đi lại, nhân lực, chi phí in sao giấy tờ, thời gian đi lại, chờ đợi… không những thế còn hạn chế vấn đề tiêu cực dễ phát sinh giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp Thời gian thông quan của một lô hàng xuất,nhập khẩu vì thế được giảm đáng kể: Nếu như thực hiện thủ tục hải quan thủ công với một lô hàng nhập khẩu luồng xanh trung bình cần 15 phút thì với thủ tục hải quan điện tử chỉ có 5-7 phút là doanh nghiệp có thể in tờ khai để đóng dấu đi lấy hàng (trong điều kiện đường truyền internet hoạt động thông suốt) Ở khía cạnh này, doanh nghiệp còn tiết kiệm được chi phí lưu kho, bãi chứa hàng hóa chờ thông quan nếu như thủ tục HQĐT được thực hiện kịp thời.
Cơ sở vật chất của các cảng biển ngày càng được cải thiện và nâng cao. Điều này đóng góp rất lớn vào việc tiết kiệm nhanh quãng thời gian của quy trình giao nhận Các nhân viên giao nhận dễ dàng tìm kiếm hàng hóa ngoài bãi container hay trong kho Đồng thời phương tiện chuyên chở trong cảng cũng ngày càng hiện đại với các loại xe chuyên dụng, giúp vận chuyển hàng hóa ra vào cảng nhanh chóng.
Sau khi những văn bản luật của hải quan được ban hành thì tình trạng nhập lậu và trốn thuế của các doanh nghiệp đã giảm đi đáng kể Và công việc của hải quan cũng như phía doanh nghiệp được rõ ràng và quy cũ hơn trước rất nhiều.
Sau khi gia nhập WTO thì các hàng rào thuế quan cũng dần được xóa bỏ. Theo đó, thủ tục ngày càng thông thoáng hơn trước.
Các quy trình, thủ tục, cách làm việc của cơ quan hải quan ngày càng càng chuyên nghiệp và trên tinh thần “tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp”
Cách tính thuế và các chi phí có liên quan cũng đã áp dụng theo chuẩn quốc tế nên đồng bộ, khoa học và chính xác hơn.
Một công ty giao nhận thường phải nhận cùng lúc nhiều đơn hàng Điều đó dẫn đến việc công ty gặp trở ngại trong việc ứng trước tiền cho nhân viên của mình làm hàng Điều này khiến việc giao nhận mất nhiều thời gian và phát sinh thêm nhiều chi phí.
Việc áp dụng hải quan điện tử từ ngày 01/01/2011 mang lại nhiều thuận lợi nhưng đòi hỏi người làm thủ tục hải quan phải hết sức tỉ mỉ, cần thận, đặc biệt phải kiên nhẫn nhưng vẫn gặp những khó khăn Ví dụ những vướng mắc trong khâu áp thuế nhập khẩu cho hàng hóa: vì những mặt hàng nhập khẩu vô cùng đa dạng, đôi khi có những mặt hàng không hề có tên trong danh mục mặt hàng của biểu thuế Xuất nhập khẩu hoặc chỉ có tên tương tự. Trường hợp này nếu nhân viên chứng từ không có kinh nghiệm và khả năng suy luận không tốt sẽ dẫn đến áp thuế không chính xác cho hàng hóa, gây khó khăn khi mở tờ khai thông quan.
Các thủ tục hành chính, văn bản pháp quy có liên quan đến Hải quan được thay đổi rất thường xuyên: rất nhiều Thông tư, Quyết định, Nghị quyết, Công văn ra đời thay đổi, bổ sung trong thời gian ngắn, gây chồng chéo và thiếu sự hướng dẫn từ cơ quan thuế, hải quan gây thiệt thòi cho doanh nghiệp khiến các đơn vị giao nhận gặp không ít khó khăn Thêm vào đó là hệ thống thuế chưa ổn định khiến các doanh nghiệp gặp không ít những khó khăn.
Một thực trạng còn tồn tại là khi làm các thủ tục Hải quan, các công ty giao nhận phải đóng một “mức phí ngầm” để các thủ tục được tiến hành nhanh chóng Ví dụ như mua tem hải quan đánh dấu vào bộ hồ sơ, ngoài giá chính thức của tem, còn phải trả một khoản phí thông thường là 20.000; phí cho việc lấy hàng ra khỏi kho; hoặc các khoản phí cho việc kiểm hóa hàng hóa…
Phương tiên chuyên chở của công ty giao nhận còn hạn chế Điều đó bắt buộc các công ty này phải thuê xe container của cảng hoặc xe ngoài với chi phí cao hơn để vận chuyển về kho công ty hoặc giao thẳng cho khách hàng.
NÂNG CAO VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY MELODY LOGISTICS
Cơ sở đề xuất các giải pháp
3.1.1 Phương hướng hoạt động kinh doanh của Công Ty Melody Logistics
Thứ nhất, mục tiêu của công ty là nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo uy tín cho khách hàng và phấn đấu để trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý và khách hàng.
Thứ hai, mở rộng thị trường, tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các đối tác trong và ngoài nước Giữ vững mối quan hệ với đại lý, những khách hàng và hãng tàu Đồng thời, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thông tin, nắm chắc khả năng, yêu cầu uỷ thác của khách hàng trong và ngoài nước.
Thứ ba, phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận phải gắn liền với công tác giao nhận, vận tải và bảo quản, củng cố năng lực vững mạnh về tổ chức và giỏi về nghề nghiệp.
Thứ tư, củng cố, tăng cường cơ sở vật chất để phục vụ tốt cho việc kinh doanh và hoạt động giao nhận.
3.1.2 Căn cứ trên các mặt tồn tại trong quy trình nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Công ty Melody Logistics
Qua những nhận định về các bước thực hiện trong quy trình nghiệp vụ giao nhận cho thấy để hoàn thiện quy trình này thì Công ty Melody Logistics cần phải đưa ra các giải pháp khắc phục những vướng mắc trong từng khâu của quy trình Các vướng mắc của các khâu được giải quyết sẽ làm tiền đề tiến đến khâu kế tiếp.
Ngoài ra, giải pháp khắc phục nhược điểm của quy trình nghiệp vụ cũng chỉ là giải pháp trước mắt Về lâu dài, công ty cần phải có những chính sách mang tính chất lâu dài và hợp lý hơn để không chỉ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận nói riêng mà còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận nói chung của công ty ngày càng phát triển.
Từ các cơ sở trên, đề xuất hai nhóm giải pháp chính:
- Nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Melody Logistics (mục 3.1)
- Nhóm giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại Công ty MelodyLogistics (mục 3.2)
Gợi ý các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Melody Logistics
3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Đội ngũ cán bộ lãnh đạo lãnh đạo của công ty phải có kiến thức, sáng tạo và biết tạo ra bầu không khí thuận lợi trong cơ quan để tang hiệu quả công việc Đặc biệt là lãnh đạo cần phải sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên cán bộ công nhân viên Cụ thể như sẽ quy định một khỏan tiền thưởng cho nhân viên khi họ ký kết được hợp đồng hay thưởng cho các nhân viên khi công ty làm ăn có lãi, hoặc tổ chức cho cán bộ nhân viên đi tham quan, nghỉ mát… Bên cạnh đó cán bộ lãnh đạo còn phải biết lắng nghe, tiếp thu những ý tưởng sáng tạo của cấp dưới, có khả năng ngoại giao tốt với các bạn hang trong và ngoài nước. Đội ngũ cán bộ nghiệp vụ của công ty cần phải có nghiệp vụ, thành thạo về ngoại ngữ, am hiểu nghiệp vụ ngoại thương Để thực hiện tốt việc nhập khẩu hàng hóa thì đòi hỏi cán bộ phải nắm vững nghiệp vụ Do vậy cán bộ trong công ty phải tự tìm tòi, nghiên cứu, học tập nên gặp nhiều khó khăn Chính vì vậy,công ty cần thực hiện chính sách cử cán bộ đi đạo tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ ngoại thương, bên cạnh đó cán bộ cần phải nắm vững Luật Thương
Mại mới của Bộ Thương Mại về cấm Nhập khẩu và ngừng nhập khẩu cũng như các tập quán buôn bán quốc tế hay luật pháp của mỗi quốc gia… để vận dụng có hiệu quả trong quá trinh nhập khẩu hàng hóa.
Giải pháp này chắc chắn sẽ được công ty thực hiện tốt nhất, Điều này bắt nguồn từ việc công ty có sẵn đội ngũ cán bộ có năng lực, trình độ Hơn nữa số cán bộ này luôn có gắng học hỏi nâng cao trình độ của bản thân Hiện nay công ty đã có một số lượng đáng kể cán bộ có trình độ sau đại học, thêm vào đó là hằng năm có những sinh viên ưu tú mới ra trường có nguyện vọng được vào làm ở công ty Để phát huy tối đa năng lực sáng tạo, hiểu quả làm việc của từng cá nhân trong công ty, công ty phải bố trí đúng việc đúng người tạo cơ hội cho các nhân viên trẻ thể hiện mình trong công việc Đối với những cá nhân làm việc không hiểu quả công ty có thể thực hiện giảm biên chế Ngược lại những người kinh doanh đem lại hiệu quả cho công ty thì cần được khen thưởng thích đáng.
3.2.3 Giảm thiểu trong sai sót khai báo hải quan
Hiện nay việc khai hải quan của công ty đang áp dụng là có hiểu quả nhưng chưa được cao và còn mắc phải một số sai sót dẫn đến việc khai hải quan mất khá nhiều thời gian để giảm thiểu những sai sót và nhanh tróng trong việc khai hải quan công ty nên:
Kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ từ khách hàng để tránh việc tên hàng hóa không chừng khớp với nhau giữa các chứng từ để cán bộ giao nhận của công ty khi đi khai hải quan không phải mất nhiều thời gian.
Cán bộ giao nhận của công ty nên dò mã số thuế (MST) cho các mặt hàng sao cho phù hợp và tính thuể cẩn thận để tránh việc tình thuê sai để khi khai hải quan không phải điều chỉnh mã số thuế cho các mặt hàng và cán bộ hải quan không làm khó khi tính lại thuế và do lại mã số thuế cho các mặt hàng.Khi thực hiện các thủ tục hải quan để tiếp nhận hàng hóa công ty cần chú ý các điểm sau:
Hải quan Việt Nam có nhiều tiến bộ trong việc đơn giảm háo các thủ tục nhưng trên thực tế có những rắc rối, phiền hà trong cách làm việc của họ Vì vậy khi làm thủ tục hải quan cán bộ của công ty cần chuẩn bị đủ các loại giấy tờ cần thiết như quyết định của Bộ Thương Mại phê duyệt nhập khẩu, Lệnh giao hàng, Hóa đơn thương mai, Giấy chứng nhận chất lượng, Chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói chi tiết… trong tờ khai hải quan cần nêu rõ mã hàng nhập khẩu Công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phải thường xuyên quan hệ với hải quan vì vậy công tu nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với lực lượng hải quan.
3.2.4 Nâng cấp phương tiện vận tải
Hiện tại công ty đang tiến hành thuê ngoài xe container 100%, tuy nhiên, cùng với quá trình mở rộng phát triển thị trường của công ty trong tương lai thì nên xác nhập với các doanh nghiệp vận tải có các đầu kéo, và đội xe chuyên dụng Có thể cùng phát triển và mở rộng quy mô thị trường.
Vì quy mô công ty sẽ ngày càng lớn, khách hàng càng nhiều thì số lượng vận chuyển cũng sẽ càng nhiều lên, việc cần có đội xe sẽ mang lại một số hiệu quả như:
Giúp tiết kiệm được chi phí thuê xe ngoài, vì mỗi năm công ty phải chi cho một khoản tiền lớn cho việc thuê phương tiện chuyên chở hàng cho khách. Việc xác nhập giúp nhân viên giao nhận chủ động hơn trong việc điều xe giao hàng cho khách, trước mắt sẽ giải quyết những khó khăn của công ty như đã nêu, sau đó công ty có thể phát triển thêm dịch vụ cho thuê xe, mở rộng quy mô công ty.
Việc xác nhập cũng khắc phục được nhược điểm mà hầu hết các công ty giao nhận ở Việt Nam đều mắc phải, nâng cao tính chuyên nghiệp cũng như giúp công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình.
Gợi ý các giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại Công ty
Thứ nhất, duy trì và mở rộng thị trường của công ty bằng cách nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên, tạo điều kiện hỗ trợ bộ phận kinh doanh tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng Phía công ty cũng cần có các thiết bị văn phòng, nâng cấp hệ thống máy vi tính để tạo điều kiện cho nhân viên giải quyết công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng Các trưởng phòng cần phân chia công việc hợp lý để nhân viên cùng nhau hoàn thành giảm bớt áp lực công việc trong thời gian nhiều hàng tồn đọng.
Thứ hai, tổ chức các chương trình ưu đãi những khách hàng lớn, khách hàng thường xuyên của công ty Công ty phải luôn quan tâm và giải quyết những khiếu nại, góp ý của khách hàng khi có sự cố xảy ra để đưa ra giải pháp tốt nhất và tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Kiến nghị với Nhà nước và Cơ quan hải quan
Nhà nước nên tạo môi trường thuận lợi và ổn định cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển, chính sách đối với ngành phải phù hợp và ổn định, có biện pháp khuyến khích doanh nghiệp pháp triển, ngăn chặn và bài trừ hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh, tạo môi trường pháp lý bình đẳng và trong sạch cho các doanh nghiệp
Nhà nước nên công rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, các văn bản, thông tư hướng dẫn cục thể, rõ ràng cho doanh nghiệp Các cơ quan ban ngành có liên quan phải luôn tận tình giúp đỡ, gải pháp thắc mắc cho người làm thủ tục để họ hoàn thành các thủ tục nhanh chóng, kịp thời.
Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển như xây dựng và mở rộng cảng biển, hiện đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt sao cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để cùng với vận tải đường biển, người giao nhận có thể thực hiện vận tải hàng hoá đa phương thức một cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Đối với Cơ quan Hải quan:
Cơ quan Hải quan nên đơn giản hóa các thủ tục hải quan, tránh thay đối các quy định, hiệp định quá nhiều
Cơ quan Hải quan nên hạn chế những tiêu cực xảy ra trong khu vực Hải quan những kết quả vẫn chưa khả quan Các ban ngành, lãnh đạo cần có những biện pháp cứng rắn hơn trong việc điều chính tác phong, thải độ của tất cả các cán bộ Hải quan
Các cơ quan Hải quan nên cải tiến bộ máy hành chính làm việc hiệu quả tránh khỏi tình trạng chờ đợi làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của doanh nghiệp, đồng thời giảm những chi phí và thủ tục không cần thiết.
Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh nghiệp.Tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành chính để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật Khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp nhận hàng, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi.Các khâu làm thủ tục hải quan mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng tới tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, giải pháp bức thiết là đơn giản hóa thủ tục hải quan theo hướng chuyên môn hóa, hiện đại hóa giúp việc thông quan hàng hóa nhanh chóng, tránh những phiền toái không cần thiết.