2, Tổng quan nghiên cứu Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã được một số tác giả nghiên cứu trên các phương diện, lĩnh vực khác nhau và đã có những đóng góp nhất định, điể
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
1.1.1 Một số khái niệm liên quan a, Bán hàng
Bán hàng là quy trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp đến khách hàng, bao gồm dịch vụ, thành phẩm hoặc bán thành phẩm Đây là bước cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Quá trình mua bán diễn ra dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên, trong đó khách hàng thanh toán và doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí tổn thất và tạo ra doanh thu để mở rộng sản xuất kinh doanh.
Kết quả kinh doanh là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, bao gồm hoạt động sản xuất, đầu tư tài chính và các hoạt động khác Kết quả này thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ, từ đó giúp doanh nghiệp quyết định có nên tiếp tục cung ứng sản phẩm hay không Do đó, có mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng a, Vai trò của kế toán bán hàng:
Kế toán bán hàng là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng, bao gồm ghi hóa đơn, sổ chi tiết doanh thu, và thuế GTGT Vị trí này cũng đảm nhiệm việc lập các báo cáo bán hàng và báo cáo liên quan theo quy định, giúp các nhà lãnh đạo và chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động bán hàng Thông tin từ kế toán bán hàng là căn cứ để đưa ra quyết định đúng đắn về kế hoạch bán hàng và định hướng phát triển doanh nghiệp.
Để xác định kết quả kinh doanh, việc tập hợp đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ là rất quan trọng Đồng thời, cần thực hiện việc kết chuyển hoặc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ.
Lập báo cáo bán hàng theo quy định là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc báo cáo doanh số theo từng nhân viên và phân tích doanh số theo mặt hàng, chủng loại Ngoài ra, cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng và đối soát với kế toán kho, công nợ, ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Ghi chép kịp thời và đầy đủ về khối lượng thành phẩm hàng hóa dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Cần tính toán chính xác trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác Điều này giúp xác định kết quả bán hàng một cách hiệu quả và chính xác.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tổng giá trị thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ, cần phản ánh đầy đủ doanh thu từ bán hàng và cung ứng dịch vụ, bao gồm cả thuế GTGT đầu ra Việc này nên được thực hiện cho từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn bán hàng, từng khách hàng và từng đơn vị trực thuộc.
Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa và dịch vụ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1.1.3 Các phương thức bán hàng
Tại các doanh nghiệp thương mại trong nước, hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ, mỗi phương thức lại có những hình thức chi tiết khác nhau Bán buôn thường liên quan đến việc cung cấp hàng hóa với số lượng lớn cho các nhà phân phối hoặc cửa hàng bán lẻ, giúp giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình cung ứng.
Bán buôn là hình thức giao dịch hàng hóa với số lượng lớn cho các tổ chức, thường là các đơn vị trung gian như doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất Hàng hóa trong hình thức này vẫn đang trong lưu thông và chưa được đưa vào thị trường tiêu dùng Giá bán buôn thay đổi tùy thuộc vào số lượng mua, phương thức thanh toán và các thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
Một số phương thức bán buôn:
- Bán buôn qua kho: là hình thức bán buôn với hàng hóa được giao trực tiếp từ kho
Theo hình thức giao hàng trực tiếp, bên mua sẽ cử người đại diện đến kho để nhận hàng Doanh nghiệp có trách nhiệm xuất hàng giao cho đại diện này Sau khi nhận hàng, đại diện bên mua sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa và có thể thanh toán ngay hoặc lập giấy nợ.
Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận với bên mua để thực hiện việc giao hàng trực tiếp từ kho đến địa chỉ đã quy định Việc vận chuyển có thể được thực hiện bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài Trong suốt quá trình hàng đang được vận chuyển, doanh nghiệp vẫn giữ trách nhiệm cho đến khi bên mua nhận hàng và hoàn tất thanh toán.
- Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: là sau khi mua hàng, doanh nghiệp không nhập kho hàng hóa mà chuyển bán thẳng tới bên mua
Theo hình thức giao hàng trực tiếp, doanh nghiệp thương mại sẽ chuyển hàng hóa ngay cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận hàng đầy đủ, bên mua sẽ thanh toán hoặc chấp nhận nợ, lúc này hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
Theo hình thức chuyển hàng, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng sẽ nhận hàng và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua Hàng hóa trong quá trình chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Chỉ khi nhận được tiền thanh toán từ bên mua hoặc giấy báo xác nhận đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán, hàng hóa mới được xác định là đã tiêu thụ.
Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đặc trưng bởi việc tiêu thụ nội bộ với số lượng nhỏ, dẫn đến giá thành ổn định Đặc điểm nổi bật của bán lẻ là hàng hoá đã ra khỏi lưu thông và được đưa vào thị trường tiêu dùng Một số phương thức bán lẻ phổ biến bao gồm cửa hàng truyền thống, siêu thị, và bán hàng trực tuyến.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
1.2.1 Kế toán Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a, Kế toán Doanh thu bán hàng:
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Các khoản thu hộ bên thứ ba không được xem là nguồn lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu, cũng như các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu không được coi là doanh thu.
(Theo Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam Số 14 - Doanh Thu Và Thu Nhập Khác Của BTC)
*Điều kiện ghi nhận doanh thu: Theo Điều 57, TT133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu được xác định một cách chắc chắn khi hợp đồng quy định quyền trả lại sản phẩm của người mua Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi các điều kiện trả lại không còn hiệu lực và người mua không còn quyền trả lại hàng hóa, ngoại trừ trường hợp khách hàng có quyền đổi hàng hóa để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
* Cách xác định doanh thu:
- Doanh thu xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không bao gồm các khoản thuế gián thu phải nộp, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất khẩu, và thuế bảo vệ môi trường, ngay cả khi thuế GTGT được nộp theo phương pháp trực tiếp.
Thời điểm ghi nhận doanh thu trong hoạt động bán hàng hóa xảy ra khi xuất hóa đơn, đánh dấu thời điểm chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Khi ghi nhận doanh thu, kế toán cần dựa vào các chứng từ như hóa đơn GTGT, hóa đơn mua bán hàng hóa, đơn đặt hàng, đơn báo giá, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán hàng đại lý, thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, ủy nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, tờ khai hải quan và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, các khoản giảm trừ doanh thu cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Các khoản giảm trừ doanh thu là những điều chỉnh làm giảm doanh thu từ bán hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Những khoản này bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng hóa bị trả lại.
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà người bán dành cho người mua khi họ đặt hàng với số lượng lớn hoặc đạt được doanh số nhất định Điều này cũng có thể dựa trên chính sách khuyến khích bán hàng của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể.
Hàng bán bị trả lại là một yếu tố làm giảm doanh thu của doanh nghiệp trong kỳ Tình trạng này xảy ra khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất hoặc kích cỡ như đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Doanh nghiệp thường áp dụng chính sách giảm giá hàng bán khi sản phẩm gần hết hạn sử dụng hoặc để tiêu thụ hàng tồn kho Tuy nhiên, việc giảm giá này có thể dẫn đến việc giảm doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Chiết khấu thương mại được thể hiện rõ ràng trên "Hóa đơn bán hàng", "Hóa đơn GTGT" cuối cùng hoặc trong "Bản thông báo về chiết khấu thương mại" mà khách hàng được hưởng.
Trong trường hợp giảm giá hàng bán, các chứng từ có thể sử dụng bao gồm biên bản thỏa thuận giữa hai bên mua bán và hóa đơn điều chỉnh giá Đối với hàng bán bị trả lại, ngoài hóa đơn trả hàng do bên mua lập, cần có phiếu nhập kho khi đơn vị nhận lại hàng Tài khoản sử dụng liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, cùng với các khoản giảm trừ doanh thu.
TK 511 để phản ánh các khoản doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ kế toán
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 511 không có số dư cuối kỳ
Theo Thông tư 133-2016 - điều 57, Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm
- Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5118 - Doanh thu khác
Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ
Phản ánh doanh thu kết chuyển sang tài Khoản xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ
Phản ánh các khoản doanh thu từ cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp
Phương pháp hạch toán doanh thu theo Phụ lục 01 yêu cầu sau khi loại trừ các khoản thuế và giảm trừ doanh thu, doanh nghiệp cần thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán.
1.2.2 Kế toán Giá vốn hàng bán a, Giá vốn hàng bán là giá trị vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể (trong một kỳ) Giá vốn hàng bán bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm
Đối với các công ty thương mại chuyên nhập khẩu sản phẩm để bán, giá vốn hàng bán bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh từ khi mua hàng cho đến khi hàng hóa được nhập kho Các chi phí này bao gồm giá nhập hàng từ nhà cung cấp, chi phí vận chuyển hàng về kho, cùng với các loại thuế và bảo hiểm hàng hóa.
Các công ty sản xuất phải chịu chi phí cao hơn cho giá vốn do cần thêm nguyên liệu đầu vào để tạo ra sản phẩm Để quản lý chi phí này, các chứng từ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng là rất quan trọng Theo thông tư, tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến sản xuất hàng hóa.
133 dùng để phản ánh các nội dung sau:
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư bán trong kỳ;
- Giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ
CÁC HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN
1.3.1 Hình thức Nhật ký chung a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – Sổ Cái, tạo thành một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Đây là căn cứ quan trọng để thực hiện việc ghi chép vào sổ Nhật ký.
Sổ Cái là tập hợp các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
– Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
– Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
– Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại với nội dung kinh tế tương tự Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo thứ tự trong tháng hoặc năm và phải có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ này cần được kế toán trưởng duyệt Hình thức kế toán của chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính a) Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán hiện đại được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ, nhưng nó phải đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Mỗi loại phần mềm kế toán sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán mà nó áp dụng, tuy nhiên, chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay.
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CPTM & ĐTPT ACTONE VIÊ ̣T NAM24 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CÔNG TY CPTM & ĐTPT ACTONE VIÊ ̣T NAM
Qua ́ trình hình thành và phát triển
Tên Tiếng Việt: Công ty cổ phần thương ma ̣i và đầu tư phát triển ACTONE Việt Nam
Tên quốc tế: ACTONE Viet Nam trading and investment development joint stock company
Tên viết tắt: ACTONE.,JSC Địa chỉ: Số 18B/43/337 đường Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện: Bà Vũ Thị Oanh – Chức vụ: Giám đốc
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Cầu Giấy
Loại hình DN: Công ty thương mại
Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam, thành lập vào ngày 08/05/2015, chuyên cung cấp thiết bị văn phòng phẩm, đồ lưu niệm và đồ thủ công cho văn phòng, công ty và trường học Sau một thời gian hoạt động hiệu quả, công ty đã mở rộng quy mô và lên kế hoạch tổ chức các sự kiện giới thiệu, xúc tiến thương mại nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đưa sản phẩm chất lượng cao của Việt Nam ra thị trường quốc tế, khẳng định thương hiệu Việt Nam.
Nhờ vào tầm nhìn và chiến lược dài hạn của ban lãnh đạo, cùng với nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên, công ty đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lĩnh vực kinh doanh Mặc dù mới thành lập chưa lâu, công ty đang vững bước trên con đường thành công và luôn sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong các lĩnh vực mới.
Đă ̣c điểm hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty
Công ty Công ty Cổ phần Thương ma ̣i và đầu tư phát triển ACTONE Viê ̣t Nam kinh doanh ở các lĩnh vực:
- Văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, thiết bị văn phòng
- Đồ lưu niệm, đồ thủ công
- Dịch vụ in ấn, photo, đóng quyển tài liệu
- Các loại mực in Lazer, mực in phun, mực photo
Công ty cam kết hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp, cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao với giá cả cạnh tranh Chúng tôi chú trọng thiết lập mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với các đối tác và khách hàng, đồng thời hợp tác cùng phát triển để mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
Tổ chức bô ̣ máy quản lý tại công ty
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý tại công ty
Nhiệm vụ mỗi phòng ban như sau:
Giám đốc là người điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của công ty, có trách nhiệm hoạch định và phê duyệt các kế hoạch, chiến lược kinh doanh Họ cũng chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động kinh doanh của công ty và điều phối công việc giữa các phòng ban.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển các chiến lược bán hàng hiệu quả Họ thực hiện khảo sát thị trường, giám sát và kiểm tra hoạt động bán hàng, đồng thời tiến hành nghiên cứu và phát triển sản phẩm nhằm thúc đẩy lợi nhuận Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tổ chức đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đề xuất các giải pháp, chiến lược kinh doanh hiệu quả cho giám đốc.
Phòng kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ thu chi trong kỳ, lập báo cáo tài chính định kỳ và phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo nguồn tài chính công ty hoạt động hiệu quả Ngoài ra, phòng kế toán còn đề xuất và tư vấn cho Giám đốc về các kế hoạch tài chính nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát nguồn hàng ra vào kho Họ phải bố trí và sắp xếp kho hàng một cách hợp lý để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có và dễ dàng kiểm kê Đồng thời, việc lưu trữ an toàn các mặt hàng trong kho cũng là một nhiệm vụ thiết yếu để bảo vệ tài sản và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại công ty
Nhiệm vụ của mỗi vị trí kế toán như sau:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán trong công ty, điều phối và giám sát công việc của các kế toán viên Họ đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ kế toán, lập kế hoạch về dòng tiền và nguồn tiền để báo cáo và tư vấn cho Giám đốc Ngoài ra, họ còn lập báo cáo thuế định kỳ và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để tổng kết tình hình tài chính Kế toán trưởng cũng là người kiểm tra số liệu kế toán ở khâu cuối cùng và làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh, cùng với các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và tổng hợp hóa đơn bán hàng hàng ngày Công việc này bao gồm ghi chép và theo dõi hoạt động bán hàng trên các sổ chi tiết và sổ cái, thực hiện định khoản cho các nghiệp vụ phát sinh Ngoài ra, kế toán còn phải xuất hóa đơn, theo dõi công nợ của khách hàng, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên chứng từ, cũng như lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ các chứng từ thu-chi tiền, thực hiện kiểm tra chất lượng và kiểm đếm quỹ tiền mặt của công ty Họ đảm bảo an toàn cho quỹ tiền mặt và thực hiện kiểm kê, đối chiếu thường xuyên nhằm duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam đang thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 theo năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ: VND (Việt Nam Đồng)
- Hình thức kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
- PP tính thuế GTGT: PP khấu trừ với thuế GTGT 10%
- PP tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian sử dụng ước tính
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
2.1.4.3 Hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ
Công ty sử dụng hệ thống TK và hệ thống chứng từ theo đúng quy định của TT133/2016 – TT/BTC dành cho các DN vừa và nhỏ
Hệ thống chứng từ gồm 5 loại:
- Chứng từ kế toán hàng tồn kho
- Chứng từ kế toán tiền lương
- Chứng từ kế toán bán hàng
- Chứng từ kế toán tiền tệ
- Chứng từ kế toán tài sản cố định
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CTY CPTM & ĐTPT ACTONE VIÊ ̣T NAM
2.2.1 Kế toán Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1 Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng a, Quy trình bán hàng:
Bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch bán hàng chuyên nghiệp, xác định danh sách khách hàng tiềm năng và khách hàng quen Nhân viên kinh doanh chủ động tiếp cận khách hàng qua email, fax, điện thoại hoặc mời họ đến văn phòng xem hàng Sau khi xác định nhu cầu, nhân viên sẽ báo giá và thảo luận về hình thức thanh toán Khi đạt được thỏa thuận, hợp đồng bán hàng sẽ được viết và trình giám đốc phê duyệt trước khi gửi cho khách hàng ký Dựa trên hợp đồng, phòng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho phòng kế toán để lập hóa đơn Thủ kho sẽ xuất hàng theo hóa đơn, lập phiếu xuất kho và chuyển về bộ phận kế toán Kế toán sẽ nhập dữ liệu từ phiếu xuất kho lên excel và theo dõi công nợ, đồng thời lập các chứng từ cần thiết.
- PXK: lập 2 liên: Liên 1: thủ kho lưu sổ, liên 2: nội bộ phòng kế toán
- HĐ GTGT: lập 2 liên: Liên 1: Lưu nội bộ, Liên 2: giao cho KH b, Hình thức thanh toán:
Khách hàng có thể thực hiện thanh toán bằng các hình thức:
Thanh toán bằng tiền mặt thường được sử dụng cho các đơn hàng nhỏ lẻ, đặc biệt là khi khách hàng là cá nhân mua với số lượng ít hoặc khi họ đến trực tiếp để mua hàng.
- Thanh toán chuyển khoản: thường áp dụng với các khách hàng quen, các doanh nghiệp, khách hàng đặt mua số lượng lớn, có thể kèm theo ưu đãi
Thanh toán trả chậm cho phép khách hàng chưa thanh toán ngay khi mua hàng, mà có thể trả sau trong vòng 1 tháng kể từ ngày lập hợp đồng Tuy nhiên, nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, họ sẽ phải chịu phí phạt cho việc trả chậm.
2.2.1.2 Chứ ng từ và sổ sách sử dụng a, Chứng từ:
- Sổ chi tiết bán hàng (bảng 2.1)
- Công ty sử dụng Sổ NKC (bảng 2.2), sổ Cái các TK 511 (bảng 2.3) b, Tài Khoản:
TK 511- ghi nhận DT BH&CCDV và các khoản GTDT Ngoài ra, cty sử dụng
TK 3331 (thuế GTGT đầu ra), TK 111 (TM), TK 112 (TGNH), TK 131 (Phải thu
Quy trình kế toán doanh thu bắt đầu khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ gốc như hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho Sau đó, kế toán ghi nhận số liệu vào sổ NKC trên Excel, tiếp theo là phản ánh số liệu trên sổ cái tài khoản 511 và sổ chi tiết bán hàng.
2.2.1.3 Minh họa nghiê ̣p vụ kinh tế phát sinh
Vào ngày 4/12/2021, theo hợp đồng số 0003172, Công ty đã xuất kho hàng và cung cấp đồ dùng văn phòng cho Công ty Cổ Phần Giáo Dục Công Nghệ Cao Hà Nội, bao gồm 67 ram Giấy A4 Viva 70 gsm với đơn giá 50,450 đồng/ram và 36 File 3 ngăn với đơn giá 24,500 đồng/file, chưa tính thuế VAT 10% Tổng giá trị hàng hóa là 4,262,150 đồng, và tổng số tiền thanh toán là 4,688,365 đồng Khách hàng vẫn chưa thanh toán số tiền hàng Dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán đã nhập số liệu vào NKC trên Excel theo định khoản và ghi nhận vào sổ chi tiết bán hàng cũng như sổ cái tài khoản 511.
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.1: Sổ chi tiết BH tháng 12/2021
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.2: Sổ NKC T12/2021(trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.3: Sổ cái TK 511 năm 2021 (trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam) 2.2.2 Kế toán GVHB
2.2.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
TK 632 – “GVHB” ghi nhận giá vốn hàng hóa đã bán trong một kỳ, trong khi tài khoản 156 được sử dụng để hạch toán lượng hàng hóa bán ra hoặc nhập thêm, cùng với một số tài khoản khác.
- Chứng từ: HĐ GTGT (hình 2.1), phiếu xuất kho (hình 2.2)
- Sổ theo dõi: Sổ NKC (bảng 2.2), Sổ cái TK 632 (bảng 2.4)
2.2.2.2 Minh họa nghiệp vụ phát sinh:
Ngày 01/10/2021, công ty còn một số loại hàng tồn kho dưới đây:
- 3000 Ram Giấy A4 Viva 70 gsm với đơn giá 45,600 đồng/ram
- 1700 File 3 ngăn với đơn giá 20,000 đồng/file
- 45 Hộp quà tặng đèn nháy kèm gấu bông với đơn giá 60,570 đồng/hộp
Trong kỳ, công ty đã nhập 240 ram giấy A4 Viva 70 gsm với giá 42,000 đồng/ram, 300 File 3 ngăn giá 19,000 đồng/file và 10 Hộp quà tặng đèn nháy kèm gấu bông giá 61,000 đồng/hộp Vào ngày 04/12/2021, theo HĐ số 0003172, công ty xuất kho bán 67 ram giấy A4 Viva 70 gsm với giá chưa thuế 50,450 đồng/ram, 36 File 3 ngăn với giá chưa thuế 24,500 đồng/file, áp dụng VAT 10%.
Theo PXK 15, kế toán tính đơn giá bình quân gia quyền vào cuối kỳ, sau đó nhân số lượng xuất kho với đơn giá bình quân đã tính Giá vốn hàng bán (GVHB) của từng mặt hàng được xác định theo công thức: Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ).
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ
Kế toán hạch toán giá vốn dựa theo HĐ 0003172 vào Sổ NKC trên phần mềm Excel, và ghi nhận dữ liệu tương ứng vào sổ cái TK 632:
Hình 2.2: Phiếu xuất kho số 15 cho HĐ 0003172
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.4: Sổ cái TK 632 năm 2021 (Trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam) 2.2.3 Kế toán Chi phí quản lý kinh doanh
2.2.4.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Công ty sử dụng các TK:
TK 642 – “CP QLKD” gồm 2 TK cấp 2 là TK 6421 – CPBH và TK 6422 –
CP QLDN ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến tiền điện, nước, tiền lương công nhân viên, và chi phí mua sắm vật tư, văn phòng phẩm.
TK 334 – ‘Phải trả người lao động’ để phản ánh số tiền lương trả cho CNV
TK 338 – “Phải trả, phải nộp khác”, với các tài khoản cấp 2: TK 3383-
“BHXH”, TK 3384 – “BHYT”, TK 3386 – “BHTN”
+ Bảng tính lương nhân viên (bảng 2.5)
+ Phiếu chi tiền lương (hình 2.3)
+ Hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền cước viễn thông (hình 2.4)
- Các loại sổ: Sổ NKC (bảng 2.6) và Sổ cái TK 642 (bảng 2.7)
2.2.3.2 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh:
Kế toán thực hiện bảng tính lương cho nhân viên, trong đó lương của nhân viên Đặng Lâm Tùng được tính theo bảng thanh toán tiền lương cho phòng kinh doanh tháng 12 năm 2021, với đơn vị tính là VNĐ.
Tổng các khoản phụ cấp là 4,800,000 đồng, được tính từ 2,000,000 + 800,000 + 1,000,000 + 1,000,000 Thu nhập thực tế được xác định theo công thức: (Lương Cơ bản + Phụ cấp) * Hệ số Lương, trong đó Hệ số Lương tương ứng với số ngày công thực tế.
Với 24 ngày công, nhân viên Tùng có tổng thu nhập thực tế (7,000,000 + 4,800,000) * 24/26 = 10,892,308 Lương đóng bảo hiểm = Lương cơ bản = 7,000,000
Các khoản chi phí trừ vào lương = 10.5% * 7,000,000 = 735,000, cụ thể: + BHXH: 8% * 7,000,000 = 560,000
Có TK 334: 10,892,308 Các khoản trích bảo hiểm:
Có TK 3386: 70,000 Thanh toán lương, kế toán hạch toán:
Theo định khoản TK 334: 10,157,308, khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán cần ghi nhận dữ liệu vào Sổ NKC trên Excel và sau đó ghi vào Sổ cái của TK 642 tương ứng.
Bảng 2.5: Bảng tính tiền lương BPKD T12/2021
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Hình 2.3: Phiếu chi tiền lương T12/2021 cho NV Đặng Lâm Tùng
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Vào ngày 9/12/2021, công ty nhận hóa đơn cước phí viễn thông tháng 12 với giá chưa bao gồm thuế GTGT là 2,450,000 đồng và thuế GTGT 10% Công ty thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng (TKNH) Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này theo quy định.
Có TK 112: 2,695,000 Sau đó, kế toán ghi nhận số liệu vào sổ NKC trên excel, tiếp theo ghi nhận số liệu trên sổ cái TK 642
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.6: Sổ NKC T12/2021 (trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.7: Sổ cái TK 642 năm 2021 (Trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam) 2.2.5 Kế toán DT và CP HĐTC
Tại thời điểm thu thập số liệu, công ty không phát sinh CP HĐTC DT HĐTC tại công ty phát sinh chủ yếu từ khoản lãi TGNH
2.2.5.1.Chứng từ và sổ sách sử dụng
- TK 515 – DT HĐTC: hạch toán các khoản tiền thu được từ hoạt động tài chính trong kỳ, cụ thể là từ khoản lãi TGNH
- Chúng từ: Giấy báo có (Hình 2.5)
2.2.5.2.Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Ngày 15/12/2021, Cty nhận được Giấy báo Có số 00045129 từ ngân hàng
ACB cho khoản tiền lãi TGNH tháng 4/2021 Ngân hàng ACB trực tiếp chuyển số tiền lãi là 3,256,000 đồng đến tài khoản ngân hàng của công ty
Dựa vào Giấy báo Có, kế toán hạch toán với khoản tiền lãi thu được như sau
Từ phần hạch toán, kế toán ghi nhận số liệu trên sổ NKC, sổ cái TK 515 trên excel
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.8: Sổ cái TK 515 năm 2021 (Trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam) 2.2.6 Kế toán Thu nhập khác và Chi phí khác
2.2.6.1, Chứng từ và sổ sách sử dụng:
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Hình 2.6)
- Công ty sử dụng sổ cái các TK 711 (bảng 2.9), Sổ cái TK 811 (bảng 2.10) để theo dõi hoạt động của các khoản thu nhập khác, chi phí khác,…
Công ty áp dụng tài khoản 711 – “Thu nhập khác” và tài khoản 811 – “Chi phí khác” để ghi nhận các khoản phát sinh từ hoạt động thanh lý và nhượng bán tài sản cố định (TSCĐ), cũng như tiền phạt vi phạm hợp đồng và các chi phí liên quan đến ủng hộ, quyên góp.
2.2.6.2, Minh họa nghiệp vụ phát sinh:
Vào ngày 18/12/2021, theo HĐ số TL01, Công ty đã tiến hành nhượng bán một máy photocopy Fuji S2110 với nguyên giá 14,700,000 đồng và giá thanh lý là 6,000,000 đồng (chưa bao gồm VAT 10%), kèm theo chi phí thanh lý 900,000 đồng Máy đã sử dụng được 6 năm trong tổng số 10 năm dự kiến Khách hàng đã chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán sẽ ghi nhận thu nhập và chi phí từ việc thanh lý dựa trên biên bản thanh lý tài sản cố định.
Kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ:
Có TK 211: 14,700,000 Dựa theo các bút toán, kế toán ghi nhận số liệu vào sổ NKC và sổ cái các TK
Hình 2.6: Biên bản thanh lý TSCĐ T12/2021
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.9: Sổ cái TK 711 năm 2021 (Trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
Bảng 2.10: Sổ cái TK 811 năm 2021 (Trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
2.2.7 Kế toa ́ n xác đi ̣nh kết quả kinh doanh
KQHĐKD của công ty được tính tổng hợp từ ba hoạt động chính, bao gồm:
- Hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong đó, hoạt động mang lại nguồn doanh thu chủ yếu cho công ty là hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là hoạt động bán hàng
2.2.7.1, Chứng từ và sổ sách sử dụng:
TK 911 – XĐ KQHĐKD và các loại sổ như sổ cái, sổ chi tiết về DT BH&CCDV, GVHB, CPBH,… để tổng hợp KQHĐKD trong kỳ
2.2.7.2, Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Hết kỳ KD năm 2021, kế toán dựa vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ cái các
TK để thực hiện các bút toán kết chuyển:
- Kết chuyển doanh thu và thu nhập khác
- Kết chuyển giá vốn hàng bán và chi phí:
- Lợi nhuận kế toán trước thuế
= doanh thu và thu nhập khác - giá vốn hàng bán và chi phí
- Chi phí thuế TNDN được kế toán ghi nhận:
- Kết chuyển chi phí thuế TNDN
- Kế toán xác định kết quả kinh doanh:
LNST = LNTT - Chi phí thuế TNDN = 286,078,000 - 57,215,600 228,862,400
LNST > 0 nên kế toán thực hiện kết chuyển lãi
Có TK 421: 228,862,400 Dựa theo các bút toán, kế toán ghi nhận số liệu vào sổ cái TK 911 (Bảng 2.11) trên excel, từ đó lập BCKQHĐK (bảng 2.12)
Bảng 2.11: Sổ cái TK 911 năm 2021
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam)
2.3 ĐÁNH GIÁ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CTY CPTM & ĐTPT ACTONE VIỆT NAM
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐI ̣NH KẾT QUẢ
phần thương ma ̣i và đầu tư phát triển ACTONE Viê ̣t Nam như sau:
Phòng ban kế toán của công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, làm việc chuyên nghiệp và có trình độ chuyên môn vững vàng Nhân viên trong phòng có đạo đức nghề nghiệp cao và luôn ý thức trách nhiệm trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác và kịp thời Họ có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác để đảm bảo luân chuyển chứng từ thuận lợi Đội ngũ kế toán cũng không ngừng học hỏi, cập nhật các quy định mới về kế toán và thuế từ Bộ Tài chính Công ty hỗ trợ phòng kế toán thông qua các khóa đào tạo chuyên sâu, giúp nhân viên nâng cao năng lực và nắm vững nghiệp vụ.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT 133/2016/TT-BTC, phù hợp với loại hình kinh doanh hiện tại, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Tài chính Hình thức kế toán nhật ký chung được sử dụng với ưu điểm là mẫu số đơn giản và thuận tiện trong việc theo dõi theo trình tự thời gian Kế toán thực hiện định khoản bút toán và ghi chép kịp thời, chính xác toàn bộ nghiệp vụ phát sinh Các bộ chứng từ được lập đầy đủ, hợp lý và sắp xếp khoa học theo chức năng, giúp cho việc đối chiếu và kiểm tra dễ dàng hơn.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để đánh giá hàng tồn kho, phù hợp với mô hình kinh doanh hiện tại Phương pháp này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và cập nhật liên tục tình hình xuất kho, nhập kho và tồn kho Nhờ đó, số liệu được cung cấp nhanh chóng, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả trong kỳ kế toán.
Mặc dù công ty có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Đầu tiên, công ty chưa phát triển các chính sách ưu tiên mua hàng cho khách hàng, bao gồm chiết khấu thanh toán, khuyến mãi, và giảm giá vào các dịp đặc biệt hoặc cho những đối tác quen thuộc và khách hàng mua nhiều Điều này đã dẫn đến việc công ty chưa thu hút được nhiều khách hàng, gây khó khăn trong việc cạnh tranh trên thị trường văn phòng phẩm.
Công ty chưa sử dụng tài khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong hoạt động kinh doanh, điều này có thể dẫn đến việc đánh giá doanh thu không chính xác và làm tăng khó khăn trong việc kiểm soát công nợ.
Công ty vẫn đang thực hiện việc nhập dữ liệu thủ công vào phần mềm Excel, gây ra khối lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tăng nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.
Chương 2 của khóa luận đã trình bày thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thương ma ̣i và đầu tư phát triển ACTONE Việt Nam Bên cạnh đó, khóa luận cũng đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm và một số tồn tại cần được xem xét, đánh giá lại cho bộ phận kế toán bán hàng tại công ty, từ đó đề xuất các kiến nghị và giải pháp được đề cập đến trong chương 3 của khóa luận.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ACTONE VIỆT NAM
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CTY CPTM & ĐTPT
3.1.1 Sự cần thiết Đối với các công ty thương mại nói riêng và với mọi loại hình công ty nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những phần hành quan trọng nhất, nắm giữ vai trò chính yếu trong sự thành công của một doanh nghiệp Doanh nghiệp thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng, từ đó mới có thể theo dõi, quản lý tốt tài sản, nguồn hàng trong công ty, vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hệ thống và kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh một cách hiệu quả Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi đại dịch COVID
Trong bối cảnh 19 yếu tố tác động mạnh mẽ đến hoạt động thương mại và sự ổn định của doanh nghiệp, việc cải thiện công tác kế toán bán hàng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Điều này không chỉ giúp tối đa hóa chi phí và lợi nhuận mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trong các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.
Hoạt động kế toán bán hàng tại công ty hiện vẫn còn nhiều hạn chế và cần được cải thiện Để khắc phục những tồn tại này, công ty cần tiến hành kiểm tra, xem xét và đánh giá lại quy trình kế toán hiện tại Việc áp dụng các nguyên tắc hoàn thiện sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán bán hàng.
Công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các thông tư, nghị định, chính sách và chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính Việt Nam quy định và xây dựng để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng.
- Việc điều chỉnh cần phù hợp với quy mô kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán và phản ánh số liệu một cách hợp lý và chính xác Điều này giúp ban lãnh đạo đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả và kịp thời.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng đồng nhất các chính sách và phương pháp kế toán trong suốt một kỳ kế toán Điều này đảm bảo thông tin tài chính ổn định, dễ dàng so sánh và đối chiếu giữa các kỳ Nếu có sự thay đổi trong các chính sách hoặc phương pháp kế toán, doanh nghiệp cần ghi rõ lý do và thể hiện sự thay đổi trong báo cáo tài chính.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CTY CPTM & ĐTPT ACTONE VIÊ ̣T NAM
3.2.1 Giải pháp về chiết khấu thanh toán
Hiện tại, công ty chưa áp dụng các chính sách khuyến mãi hay chiết khấu thương mại Để tăng sức mua và khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, công ty có thể cung cấp lựa chọn chiết khấu thương mại, và chiết khấu này sẽ được đưa vào nhóm chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp Có hai phương pháp chiết khấu thương mại: chiết khấu ngay sau khi khách hàng thanh toán đầy đủ và chiết khấu bù trừ.
Căn cứ các loại chứng từ để thực hiện CKTT: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán sẽ ghi nhận khi phát sinh khoản CKTT của KH:
Có TK 131, 111, 112 Cuối kỳ kế toán kết chuyển vào TK 911:
Ví dụ minh họa: Ngày 04/12/2021, Ngày 4/12/2021, theo HĐ số 0003172,
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp đồ dùng văn phòng cho Công ty Cổ Phần Giáo Dục Công Nghệ Cao Hà Nội, bao gồm 67 ram Giấy A4 Viva 70 gsm với giá 50,450 đồng/ram và 36 File 3 ngăn với giá 24,500 đồng/file, chưa bao gồm thuế VAT 10% Tổng tiền hàng là 4,262,150 đồng, và tổng tiền thanh toán là 4,688,365 đồng Hiện tại, khách hàng chưa thanh toán số tiền này Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, công ty đưa ra điều khoản chiết khấu thanh toán: nếu khách hàng thanh toán hóa đơn trước ngày 20/12/2021.
Khách hàng sẽ nhận được chiết khấu thương mại 1% trên tổng giá trị hợp đồng Công ty sẽ tiến hành chiết khấu ngay sau khi khách hàng thanh toán đầy đủ Vào ngày 20/12/2021, khách hàng đã thanh toán đầy đủ và công ty đã thực hiện chiết khấu thương mại qua tài khoản ngân hàng.
Có TK 112: 46883.65 Cuối kỳ KC TK 911:
3.2.2 Giải pháp về các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty không thể tránh khỏi tình huống khách hàng chậm thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán đúng hạn Để giảm thiểu rủi ro từ các khoản nợ khó đòi, công ty cần thực hiện việc trích lập dự phòng tài chính vào cuối mỗi kỳ kinh doanh.
Sau khi thu thập và tổng hợp đủ các chứng từ, hóa đơn về các khoản nợ PTKĐ, kế toán thực hiện TLDP với các mức:
- 30% giá trị cho khoản nợ PTKĐ quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị cho khoản nợ PTKĐ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị cho khoản nợ PTKĐ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị cho khoản nợ PTKĐ từ 3 năm trở lên
- TK 2293 – DP PTKĐ: trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu
- Nếu mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn mức trích lập của kỳ trước, kế toán hạch toán:
- Nếu mức dự phòng nợ PTKĐ cần trích lập ở kỳ này nhỏ hơn mức trích lập của kỳ trước, kế toán hạch toán:
- Với các khoản nợ được xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định hiện hành, kế toán hạch toán:
Cuối năm, Công ty CP GDCNC Hà Nội cần trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi do đã quá hạn thanh toán 7 tháng từ ngày lập hợp đồng bảo hiểm số 0001675 vào ngày 01/06/2021 Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ gốc và sổ chi tiết phải thu khách hàng (bảng 2.13) để thực hiện việc trích lập Số tiền cần trích lập là 6,460,500 * 30% = 3,438,150.
Bảng 2.13: Sổ chi tiết phải thu KH (trích dẫn)
(Nguồn: Công ty CPTM & ĐTPT ACTONE Việt Nam) 3.2.3 Giải pháp về sử dụng hệ thống kế toán máy
Hiện nay, công ty vẫn đang sử dụng phương pháp nhập liệu kế toán thủ công qua phần mềm Excel, dẫn đến việc hạch toán và tổng hợp số liệu mất nhiều thời gian Số lượng chứng từ lớn có thể gây ra sai sót và nhầm lẫn khi đối chiếu Do đó, công ty nên xem xét việc áp dụng các phần mềm kế toán hiện có trên thị trường để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao năng suất làm việc, giúp việc nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
Công ty nên xem xét sử dụng phần mềm kế toán đám mây như Misa và Fast, vì đây là các giải pháp kế toán trực tuyến lưu trữ trên máy chủ từ xa, cho phép người dùng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với kết nối Internet Misa, phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam, giúp tự động hóa quy trình nhập dữ liệu và lập báo cáo từ Excel, đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu với việc lưu trữ tự động Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ theo dõi đơn hàng với đối tác và kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian thiết lập Các phần mềm này đáp ứng tiêu chuẩn trong nước và quốc tế, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí hợp lý Để triển khai hiệu quả, công ty cần tổ chức đào tạo chi tiết cho nhân viên phòng kế toán.