LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma” hoàn toàn là công trình nghiên
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp cần phải "chuyển mình" thông qua đổi mới và sáng tạo để nâng cao sức khỏe sản xuất - kinh doanh Điều này không chỉ giúp tăng trưởng kinh tế cho doanh nghiệp mà còn cho cả đất nước Tuy nhiên, sự chuyển mình này mang lại nhiều thách thức, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp để nâng cao năng lực cạnh tranh và khẳng định vị thế trong "bình thường mới" Đặc biệt, ngoài việc cạnh tranh về giá cả, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm bằng nguồn lực sẵn có với chi phí hợp lý, nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng và tiêu thụ hàng hóa là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Lượng hàng hóa tiêu thụ không chỉ tác động trực tiếp đến lợi nhuận mà còn phản ánh sức cạnh tranh và năng lực quản lý của doanh nghiệp Việc tối ưu hóa khâu bán hàng sẽ mang lại lợi ích kinh tế như tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí và đạt được lợi nhuận tối ưu Ngược lại, nếu không chú trọng và quản lý tốt hoạt động này, doanh nghiệp sẽ lãng phí nguồn lực và chịu tổn thất nghiêm trọng.
Các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn nhờ thông tin đầy đủ và kịp thời từ bộ phận kế toán, giúp họ nhận diện những điểm mạnh và hạn chế trong tình hình tài chính Điều này cho phép họ xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với nguồn lực, từ đó đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, việc hoàn thiện và quản lý hiệu quả công tác kế toán bán hàng, cùng với việc xác định chính xác kết quả kinh doanh, là nhu cầu thiết yếu để cung cấp thông tin kế toán tài chính và quản trị cho nhà quản lý.
Công ty cổ phần Gold Pharma chuyên phân phối dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, với mục tiêu mang đến nhiều lựa chọn và dịch vụ chăm sóc khách hàng toàn diện Lấy khách hàng làm trung tâm, công ty chú trọng vào hoạt động tiêu thụ sản phẩm và không ngừng cải tiến quy trình kế toán bán hàng cũng như xác định kết quả kinh doanh Qua trải nghiệm thực tế tại công ty và kiến thức từ Học viện Ngân hàng, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma” cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Việc chú trọng đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là điều cần thiết cho mỗi doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về chủ đề này, nhưng mỗi loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động lại có những phân tích và giải pháp khác nhau Tại Học viện Ngân hàng, có một số công trình nghiên cứu nổi bật liên quan đến vấn đề này.
Tác giả Phạm Đăng Việt đã hoàn thiện luận văn thạc sĩ kinh tế với đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và đầu tư 369 Quảng Ninh” (2020), trong đó hệ thống và phân tích lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh Qua khảo sát thực tiễn, tác giả đánh giá thực trạng kế toán tại công ty dưới góc độ kế toán tài chính và quản trị, nêu rõ ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp cải thiện công tác kế toán Tương tự, luận văn của Nguyễn Thu Hiền (2021) về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kiều Tiến đã phân tích ưu điểm và hạn chế trong quản lý kế toán bán hàng, đồng thời kiến nghị với các bên liên quan Đề tài khóa luận của Nguyễn Thị (2022) cũng nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh.
Lành đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Bài viết đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh, chuyên bán buôn và bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, nêu rõ những ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra một số hạn chế cùng nguyên nhân chủ quan và khách quan Cuối cùng, bài luận đưa ra yêu cầu, định hướng hoàn thiện, và kiến nghị các giải pháp nhằm cải thiện kế toán bán hàng và xác định KQKD tại công ty.
Khóa luận tốt nghiệp của Cấn Thị Thu Hà năm 2023 với đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển quốc tế Mười Thịnh” đã trình bày lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại Tác giả đã đánh giá thực trạng công ty thông qua việc phân tích chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và sử dụng phần mềm HTSOFT Bài luận cũng nêu rõ ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục, trong đó có những giải pháp liên quan đến kế toán quản trị.
Mặc dù có nhiều nghiên cứu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh (KQKD), mỗi nghiên cứu lại mang đến những điểm mới và cần hoàn thiện, phản ánh các góc nhìn khác nhau từ thực trạng của từng doanh nghiệp Công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định KQKD luôn được coi là ưu tiên hàng đầu Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến kế toán bán hàng và xác định KQKD tại Công ty cổ phần Gold Pharma trong giai đoạn hiện tại Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma” cho khóa luận tốt nghiệp, nhằm hiểu rõ hơn về vai trò của kế toán bán hàng và mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn trong một doanh nghiệp cụ thể.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận và lý thuyết nền tảng về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại Việc này giúp hiểu rõ quy trình kế toán, từ ghi nhận doanh thu đến phân tích kết quả hoạt động, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Thứ hai, bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma Qua đó, sẽ chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý kế toán bán hàng tại công ty này.
Vào thứ Ba, chúng tôi sẽ trình bày các giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế hiện có, đồng thời đưa ra những kiến nghị và đề xuất cho các đơn vị và các bên liên quan.
Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại bao gồm những nội dung gì?
Câu hỏi 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma hiện nay như thế nào?
Câu hỏi 3: Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại
Công ty cổ phần Gold Pharma cần có những giải pháp cụ thể nào?
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu và trả lời các câu hỏi nghiên cứu, khóa luận áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính, đồng thời kết hợp một số phương pháp phân tích khác.
Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu bao gồm việc thu thập chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị, cũng như các tài liệu, văn bản và thông tư liên quan đến nghiên cứu Qua quá trình tổng hợp và phân tích, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp được áp dụng để nghiên cứu công tác tổ chức và quản lý kế toán bán hàng tại công ty Qua việc quan sát quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức xử lý, hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, tôi đã nắm bắt được các khía cạnh quan trọng Bên cạnh đó, tôi cũng đã đặt câu hỏi cho nhân viên kế toán để làm rõ những vướng mắc, từ đó hiểu sâu hơn về quy trình làm việc tại công ty.
Kết cấu đề tài nghiên cứu
Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung khóa luận bao gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về hoạt động bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Bán hàng là quá trình chuyển đổi vốn kinh doanh từ hàng hóa sang tiền tệ, tạo ra kết quả tiêu thụ cho doanh nghiệp Đây cũng là giai đoạn chuyển quyền sở hữu sản phẩm cho khách hàng, kèm theo lợi ích và rủi ro, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Nói cách khác, bán hàng đánh dấu sự kết thúc của quá trình lưu thông hàng hóa trong doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng là quá trình ghi chép các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, bắt đầu từ việc lập hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, cho đến việc tổng hợp và lập các báo cáo bán hàng cùng các báo cáo liên quan khác.
Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là việc tính toán lợi ích hoặc tổn thất mà doanh nghiệp phải chịu trong quá trình hoạt động, được tính bằng tổng doanh thu và thu nhập trừ đi chi phí trong kỳ Kết quả kinh doanh thường được đánh giá vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm, nhu cầu quản lý và quy mô của từng doanh nghiệp.
Theo Khoản 1 Điều 96 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm ba thành phần chính: kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh; kết quả hoạt động tài chính; và kết quả hoạt động khác.
- Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán
- Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa thu nhập của hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính
- Kết quả hoạt động khác là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập khác và các
Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, trong khi xác định kết quả kinh doanh cung cấp cơ sở cho các quyết định tiêu thụ hàng hóa Đồng thời, kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới, và bán hàng được xem là phương tiện trực tiếp để đạt được mục tiêu này.
1.1.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp Để tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, các DN nói chung và DN thương mại nói riêng có thể áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau Tuy nhiên, hai phương thức chính bao hàm các phương thức khác là Bán buôn và Bán lẻ a Bán buôn hàng hoá
Bán buôn hàng hóa là hình thức kinh doanh mà sản phẩm được bán theo lô hoặc số lượng lớn, thường hướng đến các nhà cung cấp trung gian Trong quá trình này, hàng hóa không được chuyển trực tiếp đến tay người tiêu dùng Các phương thức bán buôn hàng hóa có thể đa dạng và phong phú, tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường.
Phương thức bán buôn qua kho là hình thức mà hàng hóa được nhập kho và sau đó xuất từ kho của doanh nghiệp đến tay người mua buôn Hình thức này bao gồm hai phương thức giao hàng chính.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua Khi đại diện nhận đủ hàng, họ sẽ thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, lúc này hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng là quy trình mà doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo thỏa thuận Trong suốt quá trình chuyển hàng, quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về doanh nghiệp thương mại Chỉ khi bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được coi là đã tiêu thụ và quyền sở hữu của người bán sẽ chấm dứt.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức bán buôn trong đó hàng hóa được chuyển trực tiếp đến bên mua mà không cần qua kho Phương thức này có hai hình thức thực hiện.
Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng qua hình thức giao hàng trực tiếp, hay còn gọi là giao tay ba, là quy trình trong đó doanh nghiệp thương mại mua hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận hàng hóa và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa sẽ được xác nhận là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp thương mại mua hàng và sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê bên ngoài để giao hàng cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận Trong quá trình này, hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua thanh toán hoặc xác nhận đã nhận hàng Hàng hoá chỉ được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc giấy báo từ bên mua.
Bán lẻ hàng hoá là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với mục đích tiêu dùng nội bộ Phương thức này thường diễn ra dưới dạng bán lẻ đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ, với giá bán ổn định Bán lẻ có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp Một số phương thức bán lẻ phổ biến bao gồm cửa hàng truyền thống, bán hàng trực tuyến, và các hình thức bán hàng qua kênh phân phối khác.
Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng tách biệt giữa giao hàng và thu tiền Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền chịu trách nhiệm thu tiền và viết hóa đơn cho khách, trong khi nhân viên bán hàng giao hàng cho khách Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên bán hàng dựa vào hóa đơn và tích kê để kiểm tra hàng tồn và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và chuyển số tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
a Vai trò đối với doanh nghiệp
Bán hàng là quá trình chuyển đổi vốn từ hàng hóa sang tiền tệ, giúp rút ngắn chu kỳ vận động vốn và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng và phát hiện vấn đề liên quan đến thất thoát hàng hóa là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả và tìm ra biện pháp xử lý phù hợp Thông qua hạch toán kế toán bán hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình bán hàng, phát hiện lỗ hổng trong quy trình mua, bán và dự trữ hàng hóa, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh cải tiến nhằm tối đa hóa lợi nhuận Điều này không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của Nhà nước và các đối tác kinh doanh.
Dựa trên số liệu từ BCTC, Nhà nước có thể theo dõi tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế Điều này giúp kiểm tra việc chấp hành các chính sách và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước Đồng thời, các đối tác kinh doanh cũng sẽ nắm bắt được thông tin về khả năng mua bán và cung cấp hàng hóa của doanh nghiệp, qua đó đưa ra quyết định đầu tư, cho vay vốn hoặc hợp tác kinh doanh.
Việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng, cần được thực hiện chính xác, khoa học và kịp thời Điều này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đáp ứng yêu cầu quản lý của ban quản trị, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DN có các nhiệm vụ sau:
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện tại và sự biến động của từng loại hàng hóa dựa trên các chỉ tiêu như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Đảm bảo phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tất cả các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu cũng như chi phí cho từng hoạt động Đồng thời, cần theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh và tính toán kết quả của từng hoạt động, cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước cũng như tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
Cung cấp thông tin kế toán là rất quan trọng cho việc lập báo cáo tài chính (BCTC) định kỳ, đồng thời hỗ trợ phân tích các hoạt động kinh tế liên quan đến quy trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh (KQKD).
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại (Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu, theo CMKT Việt Nam (VAS) số 14, được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán Nó phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần vào việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại sản phẩm không còn hiệu lực Nếu hợp đồng quy định quyền trả lại hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người mua không còn quyền này, trừ trường hợp khách hàng đổi hàng hóa lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
- Hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, hợp đồng nguyên tắc mua bán, hợp đồng gửi hàng thanh lý…
- Hoá đơn: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc, ủy nhiệm thu, giấy báo có, bảng sao kê tài khoản ngân hàng…
- Chứng từ liên quan: Đơn đặt hàng, thẻ quầy hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, tờ khai thuế GTGT, …
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 6 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá
+ Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm
+ Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ Tài khoản 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ Tài khoản 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
+ Tài khoản 5118 - Doanh thu khác
Trình tự hạch toán kế toán doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ được minh họa qua sơ đồ trong Phụ lục 1 Bên cạnh đó, kế toán các khoản giảm trừ doanh thu cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá dành cho người mua khi họ mua hàng với số lượng lớn, nhưng chưa được ghi nhận trên hóa đơn trong kỳ bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm giá dành cho người mua khi sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng đúng quy cách, nhưng chưa được ghi nhận trên hóa đơn trong kỳ bán hàng.
Hàng bán bị trả lại là doanh thu từ sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ bị người mua từ chối thanh toán trong kỳ do vi phạm các điều kiện hợp đồng, chẳng hạn như hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.
- Chiết khấu thương mại: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng; Phiếu thu tiền mặt, giấy báo ngân hàng; Một số chứng từ liên quan (nếu có)
- Giảm giá hàng bán: bảng kê không đạt chất lượng, quy cách; Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng; Biên bản điều chỉnh giảm giá…
Hàng bán bị trả lại cần có các tài liệu sau: văn bản đề nghị trả lại hàng của người mua, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn của bên mua xuất trả lại hàng đã mua, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, và phiếu nhập kho hàng trả lại.
- Tài khoản 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
- Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 5211 - Chiết khấu thương mại
+ Tài khoản 5212 - Hàng bán bị trả lại
+ Tài khoản 5213 - Giảm giá hàng bán
Trình tự hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu được trình bày thông qua sơ đồ tại Phụ lục 2
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ trong một kỳ nhất định Đây là một trong những khoản chi phí quan trọng và trực tiếp liên quan đến doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Văn Luyện chủ biên) a Phương pháp tính giá vốn (tính giá hàng xuất kho)
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, có ba phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp thực thể đích danh, Phương pháp bình quân gia quyền và Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
* Phương pháp thực thể đích danh
Phương pháp thực thể đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hóa và sản phẩm, do đó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc những mặt hàng ổn định và dễ nhận diện.
* Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và hàng hóa mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, nếu kế toán xác định lại đơn giá thực tế bình quân, giá này được gọi là bình quân gia quyền liên hoàn, tức là bình quân được tính sau mỗi lần nhập.
Cuối kỳ kế toán, đơn giá bình quân được xác định để tính giá xuất kho và trị giá tồn kho cuối kỳ được gọi là bình quân gia quyền cố định.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp nhập trước, xuất trước giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Giá trị hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ sẽ dựa trên giá trị hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho ở cuối kỳ.
- Hợp đồng mua bán, Hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT…
- Phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư, phiếu tính giá thành sản phẩm…
- Phiếu nhập kho, bản kiểm kê hàng hóa
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn, Bảng phân bổ giá vốn
- Một số chứng từ khác liên quan (nếu có) c Tài khoản sử dụng
- Tài khoản sử dụng là Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán d Trình tự hạch toán
Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên được minh họa rõ ràng qua sơ đồ tại Phụ lục 3.
1.3.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a Kế toán chi phí bán hàng
Các hình thức kế toán
Căn cứ vào Phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC, có 5 hình thức kế toán:
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký chung được tóm tắt qua Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký - Sổ cái được tóm tắt qua Sơ đồ 1.2
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
(Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Chứng từ ghi sổ được tóm tắt qua Sơ đồ 1.3
Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ được tóm tắt thông qua Sơ đồ 1.4
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
(Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được tóm tắt thông qua Sơ đồ 1.5
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Phụ lục 4 - Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Chương 1 đã trình bày khái quát cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định KQKD trong doanh nghiệp thương mại theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm: Một số khái niệm cơ bản, các phương thức bán hàng và thanh toán; vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định KQKD; chứng từ, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán của các chỉ tiêu liên quan đến bán hàng và xác định KQKD; các hình thức kế toán Đây là nền tảng để nghiên cứu thực trạng về công tác tổ chức, quản lý kế toán bán hàng và xác định kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma ở chương tiếp theo.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GOLD PHARMA
Khái quát về Công ty cổ phần Gold Pharma
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN GOLD PHARMA
- Địa chỉ: Số 10-BT3 tiểu khu đô thị mới Vạn Phúc, Phường Vạn Phúc, Quận
Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Ông Nghiêm Khắc Hùng
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng (Mười tỷ đồng)
Công ty cổ phần Gold Pharma, thành lập vào ngày 24/10/2014, chuyên cung cấp dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế Ngay từ những ngày đầu, công ty đã ra mắt hai sản phẩm Silnozigyn và Trozamil, nhận được phản hồi tích cực từ người tiêu dùng Gold Pharma đã hợp tác với các công ty dược phẩm hàng đầu thế giới như Guna Biotherapeutics và Pro-Bio Pharma, phân phối độc quyền sản phẩm tại Việt Nam với giá cả hợp lý Công ty mở rộng hệ thống phân phối trên toàn quốc, đảm bảo sản phẩm chất lượng cao có mặt tại các nhà thuốc và quầy thuốc Ngoài dược phẩm và thực phẩm chức năng, Gold Pharma đang mở rộng sang thiết bị y tế, góp phần nâng cao chăm sóc sức khỏe cộng đồng Trong gần 10 năm hoạt động, công ty cam kết mang đến những liệu pháp tân tiến và hiệu quả cho khách hàng.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu
Công ty cổ phần Gold Pharma chuyên phân phối dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế, với mục tiêu mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn và dịch vụ chăm sóc toàn diện Tất cả sản phẩm của công ty đều được cấp giấy phép nhập khẩu từ Bộ Y tế, nhập khẩu trực tiếp từ các đối tác uy tín như GUNA, Ansce Bio Generic, Pro-Bio Pharma, và được cấp phép lưu hành trên toàn quốc, phân phối tại nhiều tỉnh thành khác nhau.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Hoạt động của một đơn vị phụ thuộc nhiều vào bộ máy quản lý, vì vậy việc tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là yếu tố quyết định sự thành bại của đơn vị.
Gold Pharma là một công ty thương mại nhỏ với bộ máy quản lý đơn giản, phù hợp với nhu cầu và nguồn lực hiện có Mỗi phòng ban được phân công chuyên trách một lĩnh vực cụ thể và đều chịu sự quản lý thống nhất từ Tổng Giám đốc.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Gold Pharma
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty:
Tổng Giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, nắm giữ quyền hạn và nghĩa vụ cao nhất, có khả năng quyết định và quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp Họ cũng là người định hướng phát triển, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho công ty Với vai trò như một thuyền trưởng, Tổng Giám đốc đảm bảo con thuyền đi đúng hướng và chịu trách nhiệm trước pháp luật cùng các cơ quan có thẩm quyền về mọi vấn đề liên quan đến công ty.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc thúc đẩy doanh thu của công ty thông qua việc lập kế hoạch bán hàng, tìm kiếm và chăm sóc khách hàng Đồng thời, phòng này cũng xây dựng chiến lược kinh doanh và marketing để quảng bá sản phẩm hiệu quả Họ phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan như kế toán và kho để đạt được kết quả tối ưu, đồng thời đề xuất các giải pháp kinh doanh hiệu quả cho Tổng Giám đốc.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức quản lý hệ thống các loại vật tư, tài sản, tiền vốn, công nợ và thanh toán Nhiệm vụ của phòng là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho Tổng Giám đốc và các phòng ban liên quan, đảm bảo thông tin được ghi chép đầy đủ và kịp thời Phòng cũng hỗ trợ lập và quyết toán thuế hàng năm, nhằm tránh tình trạng thất thoát tài sản và cải thiện hiệu quả quản lý tài chính trong công ty.
Bộ phận kho có nhiệm vụ theo dõi xuất, nhập và tồn kho hàng hóa, đồng thời đối chiếu với số liệu kế toán Họ kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập và bảo quản để tránh hư hỏng và thất thoát trong quá trình lưu giữ Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm soạn hàng xuất kho, báo cáo biến động hàng hóa cho lãnh đạo và các phòng ban liên quan, cũng như giao hàng hóa cho khách theo hóa đơn và phiếu xuất từ Phòng kế toán.
Nhân viên phòng sản phẩm, gồm các dược sĩ, có nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích công dụng, tính chất cũng như đối tượng sử dụng của dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế Họ tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước để đề xuất định hướng nhập khẩu và phân phối sản phẩm, nhằm cung ứng hàng hóa với mức giá cạnh tranh.
Mặc dù mỗi phòng ban và bộ phận có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt, nhưng trong quá trình triển khai công việc, họ luôn hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của công ty là tối đa hóa lợi nhuận Do đó, mỗi bộ phận không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn và hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời giúp đỡ các phòng ban khác trong việc hoàn thành công việc của mình.
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây được thể hiện qua một số chỉ tiêu dưới đây:
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2021, 2022, 2023
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Qua bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2021, 2022,
2023, có thể rút ra một số nhận xét như sau:
Doanh thu thuần năm 2022 giảm 12,88% so với năm 2021, tương ứng 3,866,008,130 đồng, do công ty thu hẹp thị phần và nghiên cứu nhập khẩu sản phẩm mới phù hợp với thị trường trong nước Tuy nhiên, vào năm 2023, doanh thu thuần đã tăng 11,86%, tương ứng với mức tăng 3,099,066,426 đồng so với năm 2022, cho thấy sản phẩm mới đã thích ứng tốt với thị trường Việt Nam và mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng Điều này chứng tỏ Phòng sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến quá trình tiêu thụ sản phẩm và góp phần tăng doanh thu bán hàng của công ty.
Năm 2022, giá vốn hàng bán giảm 4,679,863,869 đồng, tương ứng với mức giảm 18,82% so với năm 2021, cho thấy sự sụt giảm trong sản lượng tiêu thụ của công ty Công ty đã thu hẹp thị phần với các sản phẩm hiện có và nghiên cứu để mở rộng thị phần với các sản phẩm mới Tuy nhiên, năm 2023, giá vốn hàng bán đã tăng nhẹ 2,464,119,972 đồng, tương ứng với mức tăng 12,2% so với năm 2022, nhờ vào sự gia tăng sản lượng tiêu thụ Điều này là một tín hiệu khả quan cho hoạt động bán hàng của công ty.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2022 tăng so với năm 2021, trong khi sản lượng tiêu thụ giảm do công ty phải chi thêm cho việc tìm kiếm và quảng cáo sản phẩm mới Đến năm 2023, chi phí này tiếp tục tăng, nhưng sản lượng tiêu thụ lại tăng nhờ vào việc tiếp cận thị trường thuận lợi Tuy nhiên, mức tăng doanh thu thuần chỉ đạt 11,86%, thấp hơn mức tăng chi phí bán hàng (14,28%) và cao hơn mức tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (7,03%), cho thấy công tác quản lý chi phí bán hàng chưa hiệu quả.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2022 giảm 39,598,409 đồng, tương ứng với mức giảm 59,53% so với năm 2021, chủ yếu do doanh thu bán hàng hạn chế và chi phí bán hàng cùng chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên Tuy nhiên, năm 2023 chứng kiến sự phục hồi mạnh mẽ với hoạt động bán hàng hiệu quả và quản lý chi phí tốt, giúp lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 295,51%, tương ứng với mức tăng 79,540,381 đồng.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Gold Pharma
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Gold Pharma
Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý kế toán tại Công ty cổ phần Gold Pharma
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán viên:
Kế toán trưởng là người phụ trách công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc về các công việc kế toán Họ tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc phân tích hoạt động kinh doanh và chỉ đạo hạch toán kế toán theo chế độ hiện hành Kế toán trưởng cũng ký duyệt các chứng từ và báo cáo kế toán, kiểm tra giám sát các bộ phận kế toán để đảm bảo tính chính xác trong các nghiệp vụ phát sinh Họ có trách nhiệm kiểm tra lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính, và đối chiếu với chứng từ sổ sách khi phát hiện bất hợp lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Kế toán thuế (kiêm kế toán nợ phải trả):
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế của doanh nghiệp, bao gồm việc thu thập và tổng hợp hóa đơn, tính toán thuế GTGT cùng các khoản thuế phải nộp Họ thực hiện kê khai và lập báo cáo thuế, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Làm việc trực tiếp với các đối tác như nhà cung cấp và ngân hàng để xác nhận số liệu kế toán và công nợ là rất quan trọng Cần cập nhật liên tục và chính xác các khoản công nợ, đồng thời báo cáo kịp thời về tình hình công nợ và kế hoạch thanh toán cho Ban lãnh đạo Việc lập biên bản đối chiếu, gia hạn và bù trừ công nợ định kỳ theo quy định cũng cần được thực hiện Ngoài ra, việc lưu giữ chứng từ, sổ sách và báo cáo liên quan đến kế toán công nợ là cần thiết Cuối cùng, tham mưu cho Ban lãnh đạo về chính sách thanh toán các khoản nợ đến hạn là một phần quan trọng trong quy trình quản lý công nợ.
- Kế toán bán hàng (kiêm kế toán nợ phải thu):
Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình tiêu thụ hàng hóa là rất quan trọng Cần kiểm tra tình hình thanh toán với người mua, các khoản giảm trừ doanh thu và doanh thu thuần Đồng thời, cung cấp thông tin trung thực và kịp thời về tình hình tiêu thụ hàng hóa để phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty.
Theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu của công ty là rất quan trọng, bao gồm việc kiểm tra các khoản thu nợ và các khoản tồn nợ quá hạn Cần ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng và từng khoản thanh toán, đồng thời lưu ý đến thời hạn thanh toán Cuối tháng, cần lập bảng theo dõi công nợ theo thời hạn nợ và theo đối tượng nợ để báo cáo lên Kế toán trưởng.
Kế toán thanh toán thực hiện nghiệp vụ thanh toán và quyết toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, và cơ quan thuế, dựa trên chứng từ đã được phê duyệt từ các phòng ban liên quan Ngoài ra, kế toán thanh toán còn thực hiện chi tạm ứng, thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên, và lập kế hoạch thu chi cho Kế toán trưởng.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thu tiền và thực hiện thanh toán theo chứng từ được duyệt Hàng ngày, thủ quỹ cần ghi chép vào sổ quỹ, lập báo cáo quỹ gửi cấp trên và chốt quỹ với kế toán thanh toán Đảm bảo rằng mọi giao dịch thu chi đều có chứng từ đầy đủ và hợp lệ là rất quan trọng Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần thường xuyên thông báo tình hình thu chi quỹ cho các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra thông suốt, phục vụ hiệu quả cho nhu cầu kinh doanh của công ty.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty cổ phần Gold Pharma a Chế độ, chính sách kế toán tại Công ty cổ phần Gold Pharma
Công ty cổ phần Gold Pharma thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/01/2015.
- Niên độ kế toán: Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 cùng năm
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ
+ Nguyên tắc hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng
- Hình thức kế toán: công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017
Hình 2.1 Giao diện phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần Gold Pharma) b Tổ chức, vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
- Các loại sổ kế toán: Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ cái
- Các loại BCTC: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Gold Pharma a Đặc điểm hàng hoá
Công ty cổ phần Gold Pharma chuyên nhập khẩu và phân phối dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế, tập trung vào các sản phẩm cho cơ xương khớp và phụ khoa Tất cả sản phẩm đều được cấp giấy phép nhập khẩu từ Bộ Y tế và được nhập khẩu trực tiếp từ các đối tác uy tín như GUNA, Ansce Bio Generic, Pro-Bio Pharma với giá chiết khấu ưu đãi Các sản phẩm được cấp phép lưu hành trên toàn quốc và phân phối rộng rãi tại nhiều tỉnh thành Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán lẻ thông qua hình thức trực tiếp tại kho hoặc giao hàng đến nhà thuốc tại bệnh viện và phòng khám tư nhân.
Phương thức bán lẻ trực tiếp tại kho cho phép khách hàng mua và nhận hàng ngay tại kho dược phẩm của công ty, trong đó một số sản phẩm yêu cầu kê đơn bác sĩ Khách hàng sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm trước khi thanh toán trực tiếp cho công ty Tuy nhiên, hình thức mua sắm này vẫn chưa phổ biến.
Công ty cổ phần Gold Pharma chủ yếu áp dụng phương thức bán lẻ bằng cách giao hàng đến nhà thuốc tại các bệnh viện hoặc phòng khám tư nhân, sau khi nhận được phiếu xuất và hóa đơn từ khách hàng Khách hàng sử dụng hình thức này thường là những khách hàng thân thiết, lâu năm và có xu hướng mua số lượng lớn hơn, góp phần tạo ra doanh thu lớn nhất cho công ty.
Quy trình bán hàng theo phương thức bán lẻ giao đến địa điểm của khách hàng:
Khách hàng đặt hàng thông qua trình dược viên tại Phòng kinh doanh Sau khi nhận thông báo, trình dược viên sẽ chuyển đơn hàng đến thủ kho Thủ kho kiểm tra kho và xác nhận khả năng cung cấp đủ số lượng hàng hóa, sau đó báo cáo đơn hàng lên Phòng kế toán Kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho bán hàng dựa trên thông tin đã nhận.
3 liên: Liên 1- Lưu tại phòng kế toán, Liên 2 - Gửi sang bộ phận kho, Liên 3 - Gửi cho khách hàng Kế toán trưởng ký duyệt vào 3 liên của phiếu xuất kho
Dựa trên phiếu xuất kho liên 1, kế toán thanh toán sẽ lập hóa đơn bán hàng với 2 liên: Liên 1 được lưu giữ tại bộ phận kế toán và Liên 2 được gửi cho khách hàng Kế toán trưởng sẽ ký duyệt trên cả 2 liên của hóa đơn bán hàng.
Sau khi nhận phiếu xuất kho liên 2, 3 và hóa đơn bán hàng liên 1, 2, nhân viên kho tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo số lượng và kiểm tra chất lượng sản phẩm Thủ kho sắp xếp nhân viên giao hàng chuyển số hàng kèm theo phiếu xuất kho và hóa đơn đến địa điểm khách hàng Khách hàng kiểm tra số lượng hàng và xác nhận phương thức thanh toán, ký vào phiếu xuất kho và hóa đơn Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt, nhân viên giao hàng nhận tiền kèm theo phiếu xuất kho và hóa đơn Phiếu xuất kho lưu tại kho, hóa đơn lưu tại kế toán Kế toán căn cứ vào hóa đơn đã xác nhận để hạch toán thu tiền, lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ nhận tiền và phiếu thu, kiểm đếm và ký nhận đủ Nhân viên giao hàng cũng ký xác nhận trên phiếu thu Phiếu thu được lưu tại kế toán và nhân viên giao hàng giữ liên 2.
Tại Công ty cổ phần Gold Pharma, có các phương thức thanh toán chính sau:
Khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt tại kho dược phẩm, phương thức này phù hợp cho những ai mua lẻ không thường xuyên hoặc với số lượng ít Việc thanh toán ngay giúp công ty thu hồi vốn nhanh chóng và tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Thanh toán qua chuyển khoản là phương thức mà khách hàng thực hiện chuyển tiền vào tài khoản công ty thông qua Uỷ nhiệm chi Phương thức này thường được áp dụng cho các đơn hàng có giá trị lớn, đặc biệt là những đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên, yêu cầu phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Thanh toán trả chậm là hình thức mà nhân viên giao hàng của bộ phận kho sẽ giao hàng kèm theo hóa đơn và các chứng từ liên quan cho khách hàng Sau một thời gian quy định hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán cho công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma a Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
* Kế toán doanh thu bán hàng
Vào ngày 11/3/2024, Nhà thuốc Bệnh viện Thể Thao đã thực hiện giao dịch mua hàng hóa Sau khi ký hợp đồng mua bán, kế toán đã lập hóa đơn GTGT số 00000156 dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, kèm theo phiếu xuất kho số XK156/24.
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC Công ty cổ phần Gold Pharma đã áp dụng phần mềm MISA MEINVOICE để phát hành hóa đơn điện tử, nhờ khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, giúp tự động cập nhật dữ liệu, quản lý thông tin tập trung và giảm thiểu rủi ro.
Hình 2.2 Giao diện phần mềm MISA MEINVOICE
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma) Để phát hành hoá đơn điện tử, kế toán thực hiện theo quy trình sau:
Chọn phân hệ Hoá đơn Hoá đơn GTGT Nhập liệu thông tin (Hình 2.3) Cất
Hình 2.3 Nhập liệu thông tin khi phát hành hoá đơn GTGT
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Kế toán cần nhấn “Xem hoá đơn” để kiểm tra thông tin trên hoá đơn điện tử Sau đó, sử dụng chữ ký số USB Token và nhấn “Phát hành HĐ” để phát hành hoá đơn điện tử số 00000156 với mã của cơ quan thuế.
- Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng trên bao gồm:
+ Hợp đồng số 21-2024/GP-NTBVTTVN (Phụ lục 14)
Hình 2.4 Hoá đơn GTGT số 00000156
+ Sổ kế toán: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 5111, sổ chi tiết
- Quy trình hạch toán nghiệp vụ:
+ Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và chắc chắn thu được tiền, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận:
+ Quy trình hạch toán trên phần mềm:
Dựa vào hóa đơn GTGT số 00000156, kế toán thực hiện hạch toán trên phần mềm bằng cách chọn Phân hệ Bán hàng, sau đó vào mục Chứng từ bán hàng, nhập dữ liệu và cuối cùng là lưu lại.
Hình 2.5 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm MISA
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, các số liệu sẽ được tự động cập nhật vào các sổ kế toán tương ứng với bút toán vừa nhập, bao gồm Phụ lục 15, Phụ lục 16 và Phụ lục 17.
* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
Trong quá trình thực tập, tôi đã quan sát quy trình bán hàng và ghi nhận các nghiệp vụ của nhân viên kế toán tại công ty Qua đó, tôi nhận thấy một số ưu điểm nổi bật và hạn chế cần khắc phục trong quy trình làm việc.
Về hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
Công ty cổ phần Gold Pharma thiết lập bộ máy quản lý và kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Đội ngũ kế toán viên có chuyên môn cao, nhanh nhạy trong việc thích ứng với thay đổi trong chế độ kế toán Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể dựa trên năng lực, giúp phát huy tối đa khả năng và nâng cao trách nhiệm công việc Bên cạnh đó, kế toán viên cũng tìm hiểu công việc của các phần hành khác để hỗ trợ lẫn nhau trong tình huống khẩn cấp, tránh gián đoạn công việc Nhờ vào sự phân công hợp lý, công ty tạo ra môi trường làm việc tích cực, thoải mái, giúp nhân viên hài lòng và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Về hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014, của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung liên quan.
Công ty cổ phần Gold Pharma sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, giúp đơn giản hóa bộ máy kế toán, dễ hiểu và giảm bớt sự cồng kềnh nhờ việc ghi chép theo trình tự thời gian Ngoài ra, Nhật ký chung còn thuận lợi cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy vi tính.
Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức một cách đầy đủ và rõ ràng, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp Các chứng từ đầu ra và đầu vào được lập thành bản cứng và sắp xếp theo từng đối tượng, tuân thủ đúng trình tự thời gian.
Về việc ứng dụng phần mềm kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 để hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, giúp nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian trong việc lập báo cáo và lưu trữ dữ liệu Nhân viên chỉ cần thu thập chứng từ và hạch toán vào phần mềm, cho phép thông tin được tự động lưu và cập nhật vào sổ kế toán Điều này không chỉ giảm khối lượng công việc mà còn giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các nhà quản lý.
Về phương pháp lập báo cáo doanh thu
Phần mềm kế toán MISA đã giúp công ty cải thiện hệ thống báo cáo doanh thu, mang đến cái nhìn tổng quát và đa chiều về thị trường tiêu thụ hàng hóa Ngoài việc lập báo cáo doanh thu theo loại hàng hóa, kế toán còn phân tích doanh thu theo đối tượng khách hàng, nhân viên bán hàng và khu vực Điều này giúp xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả, tập trung vào các khu vực và khách hàng tiềm năng, đồng thời đánh giá tỷ trọng doanh thu của từng nhân viên Từ đó, công ty có thể thiết lập chính sách khen thưởng và khích lệ phù hợp.
Về phương pháp kế toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giúp giám sát và đánh giá hàng xuất kho một cách hiệu quả Phương pháp này cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình biến động hàng hóa, từ đó giảm thiểu tình trạng hao hụt không rõ nguyên nhân Số liệu về nhập, xuất và tồn kho được cập nhật liên tục, giúp quản lý nắm bắt cụ thể sự biến động của hàng hóa và đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý.
Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán bán hàng là quá trình ghi nhận đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ Hệ thống sổ kế toán cung cấp thông tin doanh thu một cách rõ ràng và chi tiết, giúp quản lý tài chính hiệu quả Các chỉ tiêu được lập trình sẵn trong máy tính hỗ trợ công tác quản lý tài chính một cách đồng bộ và chính xác.
Kế toán chi phí của công ty được tổ chức hợp lý và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác giúp tập hợp chứng từ và phản ánh chính xác chi phí phát sinh, từ đó hỗ trợ việc lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kinh tế hiệu quả hơn.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh là quá trình tổng hợp doanh thu và chi phí, giúp công ty theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh Việc xác định KQKD theo từng quý không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý mà còn thuận lợi cho công tác kiểm tra và đối chiếu số liệu kế toán Điều này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các nhà quản lý, từ đó giúp họ thực hiện những điều chỉnh cần thiết trong thời gian tới.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma vẫn gặp phải một số hạn chế cần được xem xét.
Về hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ của đơn vị hiện đã đầy đủ và rõ ràng, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp Tuy nhiên, một số chứng từ như phiếu xuất kho bán hàng và phiếu chi với giá trị không quá lớn vẫn thiếu chữ ký xác nhận từ các bên liên quan và người có thẩm quyền phê duyệt, điển hình là phiếu xuất kho bán hàng số PX1189/24.
Hình 2.21 Phiếu xuất kho bán hàng số PX1189/24
(Nguồn: Công ty cổ phần Gold Pharma)
Việc đánh số chứng từ hiện nay chưa đạt yêu cầu về tính khoa học và thống nhất, dẫn đến thông tin nhập liệu khi hạch toán trên phần mềm không đầy đủ và rõ ràng Điều này gây khó khăn trong công tác theo dõi và đối chiếu chứng từ Chẳng hạn, phiếu chi số PC489/22 ngày 05/01/2024 thiếu thông tin về địa chỉ nhà cung cấp, và số chứng từ vẫn được đánh liên tiếp từ năm tài chính cũ mà không có sự thay đổi khi bắt đầu năm tài chính mới.
Về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho
Công ty cổ phần Gold Pharma chưa thực hiện trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, mặc dù nhiều khách hàng thân thiết thường thanh toán chậm Chính sách bán hàng này nhằm giữ chân khách hàng nhưng yêu cầu kế toán phải thường xuyên rà soát công nợ để tránh khả năng không thu hồi được Một số khoản nợ đã quá hạn nhưng chỉ được theo dõi trên sổ sách và ghi giảm khi thu được tiền, dẫn đến việc công ty bị động về tài chính và nguồn vốn bị chiếm dụng lâu dài Hơn nữa, việc không trích lập dự phòng này sẽ làm cho việc theo dõi công nợ và phản ánh doanh thu, chi phí của công ty không chính xác.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GOLD PHARMA
Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần Gold Pharma a Định hướng phát triển chung của công ty
Hầu hết các công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, đều hướng tới việc duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí Công ty cổ phần Gold Pharma đã xác định định hướng phát triển cho những năm tới nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý và kế toán, từ đó giúp công ty phát triển bền vững và vững bước trên thị trường dược phẩm Các định hướng cụ thể của công ty sẽ được triển khai để đạt được những mục tiêu này.
- Định hướng về sản phẩm:
Chúng tôi tập trung vào việc phát triển đa dạng hóa sản phẩm, đặc biệt là dòng sản phẩm mũi nhọn về Cơ Xương Khớp, nổi bật là Guna MDs Collagen với 12 chế phẩm đã chiếm lĩnh thị trường Đồng thời, phòng sản phẩm đang tiếp tục nghiên cứu các sản phẩm mới để xây dựng chiến lược và kế hoạch bán hàng, nhằm mở rộng thị phần và tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn.
+ Giảm lượng hàng hóa tồn kho, không nhập khẩu tràn lan những sản phẩm tiêu thụ kém và có tính cạnh tranh cao trên thị trường
Phòng kinh doanh và phòng sản phẩm hợp tác chặt chẽ để tăng cường hoạt động marketing, xây dựng chiến lược quảng cáo hiệu quả, nhằm quảng bá rộng rãi không chỉ cho các sản phẩm mới mà còn cho những sản phẩm hiện có, từ đó thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hóa.
- Định hướng về thị trường:
Hà Nội là thị trường tiềm năng với nhiều bệnh viện và nhà thuốc lớn, dẫn đến nhu cầu cao về dược phẩm và mỹ phẩm Công ty sẽ tiếp tục duy trì tệp khách hàng tại đây và lên kế hoạch mở rộng ra các tỉnh như Thanh Hoá, Nghệ An để tăng doanh thu và lợi nhuận.
- Định hướng về nhân lực:
Công ty chú trọng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên thông qua việc tăng lương cơ bản và chế độ đãi ngộ tốt, đặc biệt cho những nhân viên xuất sắc Điều này không chỉ tái tạo sức lao động mà còn khuyến khích sự sáng tạo và nhiệt huyết Trong thời gian tới, ban lãnh đạo sẽ tổ chức các hoạt động phong trào, tặng thưởng trong các dịp lễ, tết, sinh nhật và tổ chức du lịch hàng năm Tất cả nhằm nâng cao năng suất, chất lượng làm việc, tạo sự đoàn kết và hiệu quả trong kinh doanh.
Xây dựng một công ty vững mạnh với tinh thần đại đoàn kết, nơi mọi người làm việc hiệu quả hướng tới mục tiêu chung Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp năng động, công bằng và tôn trọng lẫn nhau, đồng thời khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Công ty nên cử nhân viên tham gia các lớp học nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng thiết yếu, bao gồm kế toán quản trị, marketing và phương pháp nghiên cứu sản phẩm Đồng thời, các trình dược viên và dược sĩ cũng cần tham gia hội thảo, hội nghị để mở rộng kiến thức chuyên môn và tiếp cận khách hàng mới.
- Định hướng về quy chế nội bộ:
Công ty liên tục cập nhật và hoàn thiện các quy định nội bộ để phù hợp với thực tế, nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên và giảm thiểu sai sót có thể ảnh hưởng đến hoạt động chung Định hướng phát triển của bộ máy kế toán cũng được chú trọng để đảm bảo hiệu quả công việc.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin kế toán cần thiết để lập kế hoạch cho từng giai đoạn phát triển Để thực hiện nhiệm vụ này hiệu quả, kế toán viên cần liên tục nâng cao kiến thức chuyên môn và phát triển kỹ năng sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm văn phòng, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và tận dụng tối đa các tiện ích mà công nghệ mang lại.
Nhân viên kế toán cần thường xuyên cập nhật các quy định của nhà nước và Bộ Tài chính để áp dụng kịp thời trong công việc, đồng thời cung cấp thông tin trung thực và hợp lý cho ban lãnh đạo Họ cũng cần nâng cao đạo đức nghề nghiệp, xử lý công việc theo chuẩn mực, đảm bảo tính công tâm và xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô công ty, nhằm tiết kiệm chi phí Hệ thống kế toán quản trị cần được thiết lập để giúp công ty quản lý chi phí hiệu quả và xây dựng dự toán tốt hơn, từ đó cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính, hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định quản lý.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Gold Pharma
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh (KQKD) không chỉ nâng cao hiệu quả kế toán mà còn cải thiện toàn bộ công tác kế toán của công ty Để đảm bảo tính chính xác và khoa học, cũng như đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát của Nhà nước, việc hoàn thiện này cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể.
Thứ nhất, Tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán do Nhà nước ban hành
Nhà nước sử dụng pháp luật và công cụ quản lý tài chính để điều chỉnh hoạt động tài chính, dựa trên chế độ quản lý tài chính và kế toán hiện hành Kế toán cần đảm bảo hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, sổ sách và báo cáo tuân thủ quy định của chế độ kế toán mà công ty áp dụng Tuy nhiên, các quy định của nhà nước chỉ là hướng dẫn chung, do đó mỗi doanh nghiệp cần vận dụng phù hợp với đặc điểm riêng của mình, bao gồm tổ chức quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh, và trình độ của đội ngũ kế toán viên Việc áp dụng cần đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, sử dụng chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ sách báo cáo.
Thứ hai, Hoàn thiện công tác kế toán phải phù hợp với nhu cầu, quy mô và đặc điểm kinh doanh của đơn vị
Mỗi công ty có cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động riêng, do đó việc hoàn thiện công tác kế toán cần dựa trên nhu cầu thực tiễn và thực trạng cụ thể tại từng thời điểm Các yếu tố như định hướng phát triển, đặc điểm quản lý, và năng lực nhân sự cũng phải được xem xét Giải pháp hoàn thiện kế toán cần phù hợp với đặc thù kinh doanh, tổ chức hệ thống kế toán, trình độ chuyên môn của kế toán viên, cũng như cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Thứ ba, Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và xây dựng chiến lược kinh doanh của ban lãnh đạo Do đó, việc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh cần đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng Đối với các bên ngoài công ty, thông tin kế toán tài chính phải đảm bảo tính tin cậy, khách quan và minh bạch, với cách trình bày rõ ràng, dễ hiểu Trong khi đó, thông tin dành cho bên trong công ty cần chính xác, linh hoạt và hữu ích, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định.
Thứ tư, Đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả và khả thi
Tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, do đó, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là vấn đề quan trọng Các giải pháp đưa ra cần phải tiết kiệm, hiệu quả và khả thi Tiết kiệm và hiệu quả là yêu cầu thiết yếu trong quản lý kinh tế, đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng yếu tố chi phí và thời gian khi lựa chọn phương thức cải tiến kế toán doanh thu bán hàng Sự hạn chế về nguồn lực yêu cầu đầu tư hiệu quả để tránh lãng phí Trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động nào, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí và kết quả Giải pháp hoàn thiện kế toán phải mang lại sự cải tiến trong quy trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đồng thời phải giải quyết các vấn đề thực tiễn phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
Thứ năm, Yếu tố con người được đề cao
Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Gold Pharma, tôi nhận thấy bên cạnh những ưu điểm, vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Tôi mong muốn đóng góp một phần nhỏ để cải thiện công tác này tại công ty.
Thứ nhất, Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Việc thiếu chữ ký xác nhận từ các bên liên quan và người có thẩm quyền trong một số chứng từ đã khiến cho công tác ghi chép và hạch toán của kế toán viên trở nên thiếu cơ sở và không hợp lý Do đó, ban lãnh đạo công ty cần khẩn trương xem xét và khắc phục tình trạng này để tránh những tổn thất có thể xảy ra cho doanh nghiệp trong tương lai.
Để đảm bảo quy trình hạch toán hiệu quả, số chứng từ trên phần mềm cần được sắp xếp theo thứ tự nhất quán trong suốt năm tài chính Thêm vào đó, việc nhập liệu đầy đủ và rõ ràng cho các thông tin liên quan đến mỗi nghiệp vụ là rất quan trọng Điều này giúp hạch toán trở nên khoa học, dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu, đồng thời giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
Thứ hai, Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho
Trong hoạt động kinh doanh, công ty có thể gặp phải tình huống khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc mất khả năng thanh toán, dẫn đến các khoản nợ phải thu khó đòi Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất từ những khoản nợ này, doanh nghiệp cần thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC: “Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định cụ thể như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên”
Phương pháp hạch toán các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định tại Điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC
Ví dụ minh hoạ : Ngày 04/4/2022, Công ty cổ phần Gold Pharma bán hàng cho
Nhà thuốc số 1 – Bệnh viện E Trung Ương đã nhận hóa đơn số 00000178 với tổng số tiền thanh toán là 12.600.000 đồng, theo hợp đồng phải thanh toán trong vòng 1 năm (hạn thanh toán ngày 04/4/2023) Tuy nhiên, đến nay, Bệnh viện vẫn chưa thực hiện thanh toán, dẫn đến việc quá hạn hơn 1 năm Do đó, kế toán công ty đã tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với tỷ lệ 50%.
Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong trường hợp này là:
Kế toán hạch toán như sau:
Hàng tồn kho là yếu tố quan trọng phản ánh tình hình hoạt động của công ty, và việc xác định chính xác lượng hàng bán ra trong kỳ là rất khó khăn Hàng tồn kho có thể dẫn đến tổn thất cho công ty do giảm giá trị so với ban đầu Công ty cổ phần Gold Pharma chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế có giá trị lớn và thời hạn sử dụng ngắn Trong quá trình bảo quản và vận chuyển, hàng hóa dễ bị hư hỏng và bao bì không còn nguyên vẹn Để giảm thiểu tổn thất và tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC.
Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo quy định tại CMKT số 02, ban hành kèm theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung, hoặc thay thế nếu có.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định bởi doanh nghiệp là giá bán ước tính trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Phương pháp hạch toán các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định tại Điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC
Cuối năm 2023, sản phẩm thuốc MD-Lumbar có tồn kho 150 lọ với giá ghi sổ 420.000 đồng/lọ Tuy nhiên, do chất lượng không đảm bảo vì nắp lọ bị bóp méo, giá trị thuần có thể thực hiện được chỉ còn 300.000 đồng/lọ Do đó, kế toán cần trích lập dự phòng để phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Mức trích lập dự phòng: = (420.000 – 300.000) x 150 = 18.000.000 đồng
Kế toán hạch toán bút toán:
Thứ ba, Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ
Công ty nên thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để ngăn chặn thất thoát tài sản và tiết kiệm chi phí lưu kho Kiểm kê thường xuyên giúp xây dựng kế hoạch tồn kho hợp lý và nhanh chóng xử lý khi phát hiện thừa hoặc thiếu hàng hóa Thời gian kiểm kê có thể vào cuối tháng hoặc đầu tháng sau, hoặc những ngày ít phát sinh nghiệp vụ Đầu tiên, cần xuất dữ liệu hàng tồn kho từ phần mềm và lập danh sách, trong quá trình kiểm kê cần thực hiện cẩn thận để tránh sai sót Sau khi hoàn tất, cần lập biên bản kiểm kê theo mẫu số 05 – VT và có chữ ký của những người tham gia.
Thứ tư, Đôn đốc việc theo dõi và thu hồi các khoản nợ của khách hàng
Kế toán cần nhắc nhở các trình dược viên về việc thu hồi nợ theo từng khu vực Đồng thời, nên định kỳ gửi bản đối chiếu công nợ cho khách hàng Đối với những khách hàng có khả năng thanh toán không đảm bảo, công ty nên xem xét giảm số tiền nợ xuống mức hợp lý.
Kế toán cần tạo bảng Excel để theo dõi công nợ khách hàng, bao gồm thông tin tổng hợp như tên khách hàng, tổng số nợ, số đã thu và số còn phải thanh toán, cùng với thông tin mở như khả năng thanh toán, tình hình tài chính hiện tại và thời hạn thu hồi nợ Để đảm bảo thông tin chính xác, kế toán cần chủ động tiếp cận và điều tra thông tin từ khách hàng.
Thứ năm, Xây dựng chính sách chiết khấu nhằm thu hút khách hàng
Công ty cổ phần Gold Pharma nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn, từ đó tăng doanh thu và giữ chân khách hàng Mức chiết khấu sẽ được xác định dựa trên giá trị đơn hàng hoặc tổng giá trị đơn hàng đặt trước trong một tháng Khi có phát sinh, kế toán sẽ ghi nhận chiết khấu thương mại này.
Ban lãnh đạo công ty cần thiết lập một hạn mức chiết khấu cho tất cả khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời quy định rõ ràng bằng văn bản để phòng kinh doanh và phòng kế toán có cơ sở áp dụng Việc chuẩn hóa các quy định nội bộ không chỉ thúc đẩy quá trình bán hàng mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu sự phức tạp trong kế toán Chẳng hạn, công ty có thể xây dựng mẫu biểu quy định về chiết khấu thương mại để thực hiện điều này.
Bảng 3.1 Quy định mức chiết khấu thương mại
Ví dụ minh hoạ: Ngày 1/4/2024, Nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai mua hàng theo hoá đơn GTGT số 0000121 với các mặt hàng sau: 10 lọ MD-Neck, 15 lọ MD-Neural,
Mua 10 lọ MD-Knee và 20 lọ MD-Lumbar với giá 600.000 đồng/lọ (chưa thuế VAT 5%) tổng giá trị hàng hóa là 33.000.000 đồng Khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại 0,5%, tương đương 165.000 đồng Kế toán sẽ hạch toán khoản chiết khấu này theo quy định.