Một số vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp, là quá trình thực hiện về mặt giá trị của hàng hóa Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu tiền bán hàng hay được quyền thu tiền bán hàng.
Quá trình bán hàng là quá trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện.
Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau (theo VAS 14):
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng.
- Xác định các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Về mặt kinh tế, bản chất bán hàng là sự trao đổi hình thái giá trị hàng hóa Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và doanh nghiệp kết thúc chu trình kinh doanh, vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hoàn thành. Để thực hiện quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phi, đó là tổng giá trị làm giảm lợi ích kinh tế trong kì dưới hình thức các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản khoản làm giảm doanh thu Đồng thời doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và chi phí khác- là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kì phát sinh từ các hoạt động góp phần làm tăng doanh thu, từ đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Sau một quá trình, doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạt động, trên cơ sở doanh thu và chi phí của từng hoạt động Theo đó, kết quả của hoạt động bán hàng là biểu hiện của số tiền lãi hay lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định Đây là kết quả chính của hoạt động kinh doanh thông thường và tạo ra lợi nhuận nhiều nhất cho các doanh nghiệp thương mại Nó góp phần quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của chính doanh nghiệp cũng như của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó tác động đến tăng trưởng kinh tế và sự tích lũy quốc gia.
1.1.2 Vai trò của bán hàng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, bán hàng là khâu cuối cùng và là khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là: tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu, trị giá vốn hàng bán, kết quả bán hàng… bởi vậy việc xác định đúng thời điểm hàng bán có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định hàng tồn kho, doanh thu bán hàng, từ đó tạo điều kiện cho việc tổ chức kế toán khoa học và chặt chẽ.
Hàng hóa được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng và đã thu được tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán.Theo qui định hiện hành, hàng hóa của doanh nghiệp được xác định là hàng bán trong các trường hợp:
+ Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay
+ Thưc hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này gọi là khoản phải thu khách hàng.
+ Khách hàng ứng trước tiền mua hàng, khi chuyển trả hàng cho khỏch thỡ được coi là hàng bán, ghi nhận doanh thu.
- Đối với người tiêu dùng: Công tác bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Thông qua bán hàng, tính hữu ích của hàng hóa được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội.
- Đối với doanh nghiệp: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng Công tác bán hàng được tổ chức tốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành nhanh chóng, đồng vốn luân chuyển nhanh Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế- tài chính, trình độ hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
1.1.3 Yêu cầu quản lý của quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong điều kiện xu hướng khu vực hóa, toàn cầu hóa, tự do thương mại, tự do cạnh tranh làm cho sự khác biệt giữa thị trường trong và ngoài nước ngày càng mờ nhạt, điều đó vừa tạo ra cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng lại đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước nhiều thử thách hơn do các đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều Đứng trước tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn chính xác sản phẩm chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường Do vậy,yờu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với quá trình bán hàng ngày càng trở nên khắt khe và tuân theo các yêu cầu quản lý cơ bản sau:
- Quản lý sự vận động và số liệu hiện có của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng.
- Quản lí chất lượng cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và cú cỏc chính sách sau bán hàng “hậu mói” nhằm không ngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động.
- Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí các hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Từ những yêu cầu chung của quản lý kinh tế, khi tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng được khoa học hợp lý sẽ cung cấp những thông tin có ích, kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định sản xuất và tiêu thụ có hiệu quả, muốn vậy kế toán bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
-Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chủng loại và giá trị.
-Phỏn ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
-Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và tình hình phân phối các kết quả hoạt động
Kế toán bán hàng
1.2.1 Các phương thức bán hàng
1.2.1.1 Phương thức bán buôn hàng hóa
1.2.1.1.1 Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiờp Trong phương thức này có 2 hình thức:
- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho:
- Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: mua.
1.2.1.1.2 Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng Phương thức này có thể thực hiện theo 2 phương thức sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba).
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua về mà tổ chức tiêu dùng nội bộ
Các phương thức bán lẻ hàng hóa bao gồm một số phương thức chủ yếu sau:
1.2.1.2.1 Bán hàng thu tiền trực tiếp
1.2.1.2.1 Bán hàng thu tiền tập trung
1.2.1.2.4 Bán hàng trên truyền hình
1.2.1.3 Phương thức bán hàng đại lý
- Là phương thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gởi các cơ sở này trực tiếp bán hàng Sau khi bán được hàng, các cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý.
- Số hàng này chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại đến khi nào cơ sỏ đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ mới hoàn thành.
1.2.2Kế toán giá vốn hàng bán
1.2.2.1 Các phương pháp xác định trị giá vốn hàng hóa
Trị giá vốn hàng hóa lag toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng hóa xuất kho để bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán trong kì Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng bán là cơ sở để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho:
- Đối với hàng hóa mua không qua kho (mua bán thẳng): trị giá vốn của hàng xuất kho bao gồm giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho và chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến lô hàng đó.
-Đối với hàng hóa xuất kho để bán, trị giá gốc của hàng hóa xuất kho chính là giá vốn của hàng bán, trong đó trị giá gốc của hàng hóa xuất kho bao gồm trị giá mua và chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán Cụ thể là:
Trị giá gốc của HH xuất kho
Trị giá mua của HH nhập kho
+ Chi phí mua phân bổ cho HH xuất kho
-Trị giá mua của hàng hóa xuất kho để bán có thể xác đinh theo một trong bốn phương pháp:
Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp nhập sau xuất trước
Phương pháp bình quân gia quyền
-Phương pháp giá thực tế đích danh : Hàng hóa được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất kho lô hàng nào sẽ lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính Phương pháp này thường áp dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt
- Phương pháp nhập trước xuất trước : Giả thiết lô nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần nhập đó làm giá của thành phẩm xuất kho.
- Phương pháp nhập sau xuất trước : Lô hàng nào nhập sau thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần nhập đó làm giá của thành phẩm xuất kho.
- Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền : Phương phỏp tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này chỉ tính được đơn giá bình quân gia quyền của hàng luân chuyển vào cuối kỳ và sau đó tính trị giá vốn của thành phẩm xuất kho. Đơn giá bình quân Trị giá vốn thực tế của hàng tồn đầu kỡ+Trị giá vốn thực tế của hàng nhập trong kì
Số lượng hàng tồn đầu kì+ Số lượng hàng nhập trong kì
Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho
= Số lượng hàng hóa xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền
Ngoài cỏch tớnh đơn giá bình quân gia quyền cố định của toàn bộ số hàng hóa tồn đầu kì và nhập kho trong kì, ta còn có thể tính theo phương pháo bình quân liên hoàn theo công thức: Đơn giá mua bình quân liên hoàn Trị giá mua thực tế của hàng hóa trước khi xuất kho
Số lượng hàng hóa tồn trước khi xuất kho
Mỗi phương pháp tính theo giá mua thực tế đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng Muốn lựa chọn phương pháp sao cho phù hợp phải căn cứ vào tình hình thực tế yêu cầu hạch toán của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo nguyên tắc nhất quán để báo cáo tài chính có thể so sánh được và đảm bảo nguyên tắc công khai.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất kho
Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan đến cả khối lượng hàng hóa trong kì và hàng hóa tồn kho đầu kì cho nên chúng ta cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hóa đó bỏn trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng được lựa chọn là:
Số lượng, trọng lượng hoặc giá trị mua thực tế của hàng hóa
Công thức: Đến cuối kỡ,kế toỏn phân bổ chi phí thu mua cho số hàng xuất kho đó bỏn :
(Hàng hóa tồn cuối kỳ bao gồm: hàng hóa tồn kho, hàng hóa đã mua nhưng còn đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa tồn trong kho).
Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn sử dụng phương pháp hệ số giá để tính giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho
1.2.3.2 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán chi phí và xác định kết quả hoạt động bán hàng
1.3.1 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản và tiến hành bán hàng bao gồm: chi phí chào hàng, chi phí bảo hành sản phẩm hànga hoặc công trình xây dựng… a Nội dung: chi phí bán hàng được quản lý và hạch toán theo yếu tố chi phí:
- Chi phí nhân viên( TK 6411): Phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên đóng gói, bảo quản vận chuyển…bao gồm: tiền lương, các khoản phụ cấp tiền ăn giữa ca, các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, BHTN.
- Chi phí vật liệu bao bỡ(TK 6412): phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nguyên liệu dùng cho bảo quản bốc vác vận chuyển,, sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng.
- Chi phí dụng cụ đồ dựng(TK6413): Là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việ ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Chi phí khấu hao TSCĐ(TK6414): Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ dản phẩm, hàng hóa và cung cấp các dịch vụ như nhà kho, cửa hàng phương tiện vận chuyển bốc dỡ.
- Chi phí bảo hành sản phẩm(TK6415): là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài(TK 6417): Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, và cung cấp các dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cỏo…
Ngoài ra tùy hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng đơn vị mà tài khoản 641 “chi phớ bỏn hàng” có thể mở thêm một số nội dung chi phí. b Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 6421-chớ phí bán hàng:
Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Kết cấu nội dung phản ánh của TK 6421- chi phí bán hàng
Bên nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh hoặc chuyển thành chi phí chờ kết chuyển.
TK6421 không có số dư cuối kỳ.
TK64211 – Chi phí nhân viên
TK64212 – Chi phí vật liệu
TK64213 – Chi phí dụng cụ, đồ
TK64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK64215 – Chi phí bảo hành
TK64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK64218 – Chi phí bằng tiền khác c Trình tự kế toán TK 6421: sơ đồ số 5
Các khoản thu giảm chi
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
TK 352 Hoàn nhập dự phòng phải trả
Chi phí nhân viên bán hàng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí phân bổ dần,trích trước
1.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: a Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những nội dung sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên cỏc phũng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trên tiển lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định
- Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và cỏc phũng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ…dựng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn…
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà…
- Chi phí dự phòng: Khoản trích lập dự phòng phải thu khú đũi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí điện nước, điện thoại, thuê nhà, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tỡờn khỏc: Cỏc khoản chi phí phát sinh do nhu cầu quản lý ngoài các khoản chi trên như: chi hội nghị, chi tiếp khỏch… b Tài khoản sử dụng
TK6422-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan tới hoạt động chung của doanh nghiệp
- Các khoản CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ.
- Trích lập và trích lập thêm khoản dự phòng phải thu khú đũi, dự phòng phải trả Bên có:
- Các khoản ghi giảm chi phí QLDN
- Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng phải thu khú đũi, dự phòng phải trả đó trớch lõpk lớn hơn số phải trích lập cho kỳ tiếp theo.
TK6422 không có số dư cuối kỳ.
TK64221 – Chi phí nhân viên quản lý
TK64222 – Chi phí vật liệu quản lý
TK64223 – Chi phí đồ dùng văn phòng
TK64224 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK64225 – Thuế, phí và lệ phí
TK64226 – Chi phí dự phòng
TK64227 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK64228 – Chi phí bằng tiền khác c Trình tự kế toán TK 6422: theo sơ đồ 6
Các khoản thu giảm chi
Chi phí vật liệu, công cụ
TK 139 Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng phải thu khó đòi
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
TK 352 Hoàn nhập dự phòng phải trả
Chi phí nhân viên quản lý
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí phân bổ dần, trích trước
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ vào CPQL
Dự phòng phải thu khó đòi
Thuế môn bài,tiền thuê đất
1.3.3 Kế toán xác định kết quả a.Nội dung
Kết quả hoạt động trong doanh nghiệp trong một kỳ là phần chênh lệch giữa doanh thu ( thu nhập) thuần của các hoạt động và chi phí của các hoạt động đó Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể là “lói” hay “lỗ”
Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường bao gồm:
- Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường (hoạt động tạo ra doanh thu).
- Kết quả của hoạt động khác (không phải hoạt động tạo ra doanh thu)
K t qu H KD thông th ết quả HĐKD thông thường được tính như sau: ả HĐKD thông thường được tính như sau: ĐKD thông thường được tính như sau: ường được tính như sau: ng được tính như sau: c tính nh sau: ư
CPQLDN + Doanh thu tài chính
DTBH thuần = DTBH - Các khoản giảm trừ DT Ở đây, chúng ta đang nghiên cứu về công tác chi phí bán hàng và xác định kết quả bán hàng nên trong phạm vi cho phép, chúng ta chỉ xét đến hoạt động bán hàng, chi phí và kết quả hoạt động của nó mà không xét tới hoạt động tài chính và một số hoạt động khác b Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các tài khoản:
Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Tùy theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp được phản ánh theo các sổ sách phù hợp: a Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toan theo hình thức nhật ký chung, kế toán sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái TK (TK 632, TK
511, TK 941, TK 6421, TK 6422…) theo hình thức sổ nhật ký chung. b Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thì kế toán sử dụng: chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản liên quan, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản ( TK 511, TK 512, TK 911, TK 6421,
K/c CPTC, chi phí khác cuối kỳ
K/c CP QLDN cuối kỳ c Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán sử dụng các bảng kê ( BK8, BK 11…), các nhật ký chứng từ để mở sổ chi tiết Có thể mở sổ chi tiết cho các tài khoản(TK 632, TK
911 TK 511 TK 131…). d Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký - sổ cái thì kế toán sử dụng: nhật ký sổ cỏi,cỏc sổ thẻ kế toán chi tiết các tài khoản(TK 632 TK 511, TK 911 ).
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định của công ty.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán máy và kế toán bán hàng nói riêng là việc nâng cao hiệu suất của công tác kế toán máy thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kĩ thuật tin học Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang hội nhập với nền kinh tế thế giới thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tròn kế toán là việc làm cần thiết để bảo đảm cho sự phát triển bền vững doanh nghiệp Song việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán máy càng cao bao nhiêu thì đòi hỏi trình độ của nhân viên kế toán càng cao bấy nhiêu để làm chủ công nghệ, phát huy được thế mạnh của tin học vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng kế toán máy để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng Việc áp dụng kế toán mỏy giỳp cho doanh nghiệp giúp cho kế toán viên giảm bớt khối lượng công việc tính toán đơn thuần đi rất nhiều Tuy vậy ở một số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán mỏy cũn chưa hiệu quả Đặc biệt là các doanh nghiệp mà hệ thống sổ sách còn chưa hoàn thiện, kế toán tổng hợp lơ là trong việc kiểm tra số liệu thì việc áp dụng kế toán máy rơi vào tình trạng không thể kiểm soát, hạch toán sai đối tượng dẫn đến số liệu báo cáo không chính xác.
Do vậy để xây dựng một hệ thống kế toán máy tốt cần:
1 Tham khảo các doanh nghiệp có hệ thống kế toán mạnh trong cùng ngành kinh doanh Từ đó xác định phần mềm kế toán máy phù hợp cho doanh nghiệp mình.
2 Tổ chức mã hóa các mặt hàng cần quản lý: mã hóa là hình thức thể hiện việc phân loại gắn kí kết, xếp lớp các đối tượng quản lý Mã hóa các đối tượng quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng chính xác không lẫn giữa các đối tượng, tăng tốc độ xử lý, giảm quá trình nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ Việc mã hóa phải đảm bảo tính thống nhất, nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phàn mềm quản trị dữ liệu.
3 Yếu tố con người: hướng dẫn chi tiết, cụ thể kế toán viên về nhiệm vụ hạch toán của mình, hướng dẫn họ cách tự kiểm tra giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán Người quản lý phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc hạch toán nhất là giai đoạn đầu áp dụng, để kịp thời sửa chữa các sai sót đồng thời có những điều chỉnh cần thiết, hợp lý để hệ thống kế toán máy thực sự phát huy hiệu quả.
Trong quá trình hạch toán cần chú ý một số vấn đề sau:
1 Tùy vào yêu cầu quản trị hàng hóa mà mỗi loại hàng hóa được chia thành cỏc nhúm, thứ một cách chi tiết Trên cơ sở phan loại như vậy, doanh nghiệp cần mã hóa từng loại hàng hóa, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán máy.
2 Trên cơ sở danh mục các hàng hóa được mã hóa như vậy, xây dựng hệ thống mã số của từng loại, nhóm, thứ, vật liệu trên phần mềm kế toán máy được thuận lợi Khi bắt đàu đưa chương trình kế toán máy vào hoạt động, cùng với việc tạo ra các danh mục khác, hàng hóa hàng hóa được tạo ra dựa vào danh mục hệ thống hàng hóa đã được xây dựng của doanh nghiệp Trong quá trình nhập liệu vào bất cứ lúc nào, danh mục có thể thường xuyên được mở rộng bằng cách nhập thờm cỏc nhúm, loại, thứ hàng hóa khác nhau.
3 các chứng từ được sử dụng trong phần mềm kế toán cũng được cài đặt ngay từ khi bắt đầu sử dụng kế toán máy tùy theo yêu cầu Việc thiết kế ra một danh mục các loại chứng từ là vô cùng quan trọng,quá trình nhập liệu nhanh hay chậm là phụ thuộc vào các yếu tố đặt sẵn ở danh mục chứng từ Chứng từ sử dụng trong kế toán máy có thể thêm bớt, phân loại một cách chi tiết, có thể đặt nhiều tham số cho mỗi loại chứng từ như định khoản sẵn, chọn sẵn kho hàng, bộ phận của công ty Một số loại cơ bản thường có sẵn trong danh mục chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền,phiếu chi tiền
Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần sản xuất và thương mại dược phẩm Thiên Phú
2.1.1 Đặc điểm chung về lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Công ty cổ phần SX & TM Dược phẩm Thiên Phú –Tờn giao dịch quốc tế là Thien Phu Production and Pharmarceutial Trading Joint Stock Company, tên viết tắt là Thiên Phú Pharmar.,JS
Công ty thành lập năm 2004 Được ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp giấy phếp thành lập số 0102022 Địa chỉ trụ sở chính: Số 117 Lô C2, Khu Đô thị mới Đại Kim - Định Công Phường Đại Kim - Quận Hoàng Mai - TP Hà Nội Điện thoại: 04.35400607 Fax: 04.35400608
Công ty cổ phần SX & TM Dược phẩm Thiên Phú được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp ,có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần SX & TM Dược phẩm Thiờn Phú là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thông qua quá trình kinh doanh công ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường về phát triển doanh nghiệp, tăng tích luỹ cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên Công ty có chức năng kinh doanh các loại dược phẩm, hóa chất, nguyên phụ liệu làm thuốc… phục vụ cho nhu cầu của thị trường theo nguyên tắc kinh doanh có lãi thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách, hoạt động kinh doanh theo luật pháp ,đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của công nhân viên trong toàn công ty quan tâm tốt tới công tác xã hội và từ thiện, góp phần làm cho xă hội tốt đẹp hơn.
Công ty giới thiệu và phân phối hàng hóa đến các chi nhánh trong cả nước hoặc theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Xây dựng hệ thống mạng lưới phân phối ở khắp các tỉnh với đội ngũ trình dược viên có trình độ cao và có sự liên kết chặt chẽ với khách hàng nhằm nâng cao uy tín của doanh nghiệp
1 Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng quy chế hiện hành và thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty
2 Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp tự tạo thêm nguồn vốn để đảm bảo cho việc thực hiện mở rộng và tăng trưởng hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tự trang trải về tài chính kinh doanh có lãi đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của xã hội sử dụng đúng chế độ chính sách quy định và có hiệu quả các nguồn vốn đó
3 Nâng cao hiệu quả kinh doanh
4 Xây dựng chiến lược và phát triển nghành hàng kế hoạch kinh doanh phù hợp với điều kiện thực tế
5 Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của nhà nước có liên quan đến kinh doanh của công ty Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành hàng đăng ký, chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh của mình và chịu trách nhiệm trưúc khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm hàng hoá, dịch vụ do công ty thực hiện, về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng liên doanh và các văn bản khác mà công ty ký kết.
6 Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ luật lao động.
7 Quản lý và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng cơ chế tổ chức và hoạt động của công ty.
8 Bảo đảm thực hiện đúng chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về hạch toán kế toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do nhà nước quy định, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức quản lý của công ty Thiên Phú
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại dược phẩm Thiên Phú là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về thuốc , các loại hàng dược phẩm, hóa mỹ phẩm chăm sóc sắc đẹp, một số sản phẩm chức năng khác như: ớch chớ kiờn nóo, Natokin Plus, viên bổ máu Feronimax,Andulin, bộ sản phẩm dưỡng da - trị mụn Tintin, Valentin, Bio star… các sản phẩm đều có chất lượng tốt, có uy tín trên thị trường
Những mặt hàng của công ty được sản xuất dựa trên những nguyên liệu nhõp khẩu từ nước ngoài, sau đó giao trực tiếp cho đơn vị nhận gia công để hoàn thành Sau khi sản phẩm hoàn thành công ty tiến hành kiểm nhận và nhập kho Song song với hoạt động sản xuất, công ty cũng tiến hành mua một số dược phẩm khác để bán lại nhằm gia tăng lợi nhuận
Thị trường hàng hóa tiêu thụ của công ty không chỉ ở Hà nội mà còn được phân bố rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước Ngoài miền Bắc cũn cú cỏc tỉnh như Bắc Giang, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hóa, Nam Đinh, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Lạng Sơn, Bắc Kạn, Yờn Bỏi… Miền Nam có chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, miền Trung có chi nhánh ở Đà Nẵng, các chi nhánh này có nhiệm vụ phát triển thị trường sang các vùng lân cận.
Với quy mô thị trường khá rộng nhưng với đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trẻ, năng động trong công việc, nhạy bén trong công tác lãnh đạo và tác nghiệp nờn luụn đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và thị trường.
2.13.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp
2.1.3.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại dược phẩm Thiên Phú là một đơn vị hạch toán độc lập được tổ chức theo hình thức quản lý tập trung Trong thời kỳ đổi mới, công ty Thiên Phú đã không ngừng đổi mới từng bước cải tiến bộ máy quản lý lẫn tác phong làm việc, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, nhờ đó bộ máy quản lý của công ty đã được gọn nhẹ và họat động có hiệu quả cao Công ty Thiên Phú có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ tuổi, nhiệt tình, năng động và sáng tạo trong công việc, họ cũng đưa ra những ý kiến đóng góp, tinh thần xây dựng đã làm cho công ty ngày càng tiến bộ hơn.
Thiên Phú là một công ty có quy mô vừa và nhỏ do đó bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng tức là cỏc phũng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ giúp đỡ nhau và chịu sự quản lý của Ban giám đốc điều hành.
Với cơ cấu tổ chức theo hình thức này, Ban giám đốc của công ty có trách nhiệm điều phối giữa các phòng ban để quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban, bộ phận cụ thể như sau:
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây
Bảng số2.2-1 :Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần sản xuất và thương mại dược phẩm Thiên Phú năm 2011
Nhìn vào báo cái kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy, lợi nhuận kế toán trước thuế giảm 313.044.133 đồng (29.44%) Đây là một kết quả kinh doanh phù hợp trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động và chịu sự ảnh
Nhập dữ liệu vào máy tính
Các lệnh xử lý thao tác trên máy tính
Chứng từ xuất, nhập HH trên máy tính
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn HH
Chứng từ gốc, xuất nhập HH
BCTC liên quan hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới Đối với hoạt độn bán hàng và cung cấp dịch vu, , doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 2.057.359.900 đồng (16.68%) Nguyên nhân chính là do công ty đã quản lý tốt khâu bán hàng, chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm Giá vốn hàng bán tăng so với năm ngoái là 1.299.353.185 đồng (16.21%) và tuy nhiên tỷ lệ giá vốn hàng bỏn trờn doanh thu thuần ít biến động, năm 2011 là 64.13%, năm 2010 là 64.35% dẫn tới lợi nhuận gộp trên doanh thu tăng 758.006.715 thể hiện nỗ lực của doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm lợi nhuận từ hoạt động bán hàng Chi phí bán hàng năm nay giảm so với năm ngoái 199.885.200đồng (13.78 %) là do năm 2010, công ty mở rộng một số chi nhánh bán hàng, tuy nhiên một phần là do công tác quản lý chi phí bán hàng tốt Chi phí quản lý doanh nghiệp năm nay so với năm trước tăng 815.487.400 đồng (54.36%), tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu năm nay 16,09% so với năm 2010 là 12.17% cho thấy doanh nghiệp có bộ máy quản lý chưa hiệu quả Đối với hoạt động tài chính, doanh thu tài chính giảm đáng kể, đồng thời chi phí tài chính tăng mạnh trong đó lãi vay chiếm tỉ trọng chính cho thấy tác động đáng kể của nền kinh tế đến doanh nghiệp, doanh nghiệp khó khăn trong huy động vốn và phải chịu lãi suất cao, làm cho lãi từ kết quả hoạt động kinh doanh giảm đáng kể Như vậy, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2011 giảm 313.044.133 đồng (29,44%), lợi nhuận thuần về bán hàng tăng 17.59%, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm25.32% so với năm 2010 Như vây, trong bối cảnh nền kinh tế trong nước và trên thế giới gặp nhiều khó khăn , chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế kéo dài làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp giảm Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xem xét và tái cơ cấu quản lý và xem xét việc huy động vốn từ những nguồn có chi phí rẻ để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần sản xuất và thương mại dược phẩm Thiên Phú
2.3.1 Mã hóa các danh mục liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần quản lý
Do doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp cho công việc tính toan của nhân viên giảm đi rất nhiều và đem lại kết quả chính xác, dễ quản lý Vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện mã hóa các danh mục các đối tượng hàng hóa để dễ quản lý, tăng tốc độ xử lý, giảm quá trình nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ.
Doanh nghiệp cần thực hiện mã hóa các đối tượng
2.3.2.1 Các phương thức tiêu thụ
Hiện tại công ty áp dụng các phương thức bán hàng cả bán buôn và bán lẻ.
- Phương thức bán buôn có : bán buôn qua kho nhận hàng trực tiếp và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng gửi hàng (bao gồm cả các hàng bán qua các đại lý), phương thức này áp dụng cho các đại lý lớn và các đại lý ở ngoại tỉnh.
- Phương thức bán lẻ có : bán lẻ trực tiếp, bán lẻ đại lý, cửa hàng.Công ty tiến hành bán và giao hàng trực tiếp cho khách hàng thông qua các đại lý của công ty Khi xuất kho hàng hóa cho các đại lý công ty sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hàng hóa trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đại lý bán được hàng và thanh toán cho công ty.
2.3.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hóa để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
Theo phương pháp này, hàng hóa nào nhập trước thì cho xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất Nói cách khác, giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tớnh gớa thực tế của hàng xuất trước và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng.
Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đó bỏn. Để hạch toán giá vốn hàng hoá, kế toán công ty sử dụng các TK và sổ kế toán sau:
- TK 632: Giá vốn hàng hoá
- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá, sổ cái TK 632,sổ nhật kí chung
Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán hàng trực tiếp
Khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng của khách hàng sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liờn, liờn 1 lưu tại nơi lập, liên 2 giao cho khách hàng mang xuống kho để nhận hàng Cuối quý, kế toán cùng thủ kho kiểm kê số hàng tồn lại trong kho để tính ra giá trị hàng tồn kho từ đó xác định được giá vốn hàng bán trong kỳ và phản ánh vào nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ kế toán chi tiết và sổ cái tài khoản 632.
Theo hình thức này, khi có yêu cầu của khách hàng công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn, liờn 1 nơi lập giữ, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và đưa cho bộ phận kế toán định khoản, liên 3 giao cho khách hàng Hàng hoá đựoc coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trờn hoỏ đơn kiêm phiếu xuất kho Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Sau đó, kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632.
Biểu số 2: Sổ cái TK 632
2.2.2.3 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa kế túan sử dụng TK 511. Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản doanh thu , sổ cái tài khoản doanh thu.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT.
Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng ( Hoá đơn bán hàng),liên 1: bộ phận kế toans giữ, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ, kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản doanh thu, vào nhật ký chung sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất tài liệu sang sổ cái.
Cụ thể theo ví dụ 1, sau khi thủ kho xuất hàng hóa va chuyển hóa đơn GTGT lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiến hàng điền các số liệu thích hợp vào hóa đơn bán hàng và chuyển cho phòng kế toán Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán bán hàng tiến hành đăng nhập phần mềm FAST ACCOUNTING vào mục Bán hàng và công nợ phải thu kớch đỳp chuột vào Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và nhập các dữ liệu vào cỏc tiờu thức loại hóa đơn, mó khỏch, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, mã nx(tk nợ)- , NVBH, ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, quyển số, số seri, số hóa đơn, stt, mã vật tư, tên hàng đơn vị tớh, mó kho,số lượng, giá bán, thành tiền, giá vốn… Đối với mã nx(tk nợ), tùy theo hình thức thanh toán trả tiền ngay hay còn nợ mà ghi 1111 hay 1121 hay 131, với mã vật tư, vật tư, khi kích chuột vào phần điền sẽ hiện lên một danh sách đã được mặc định sẵn, bán hàng hóa nào chỉ cần kích chuột vào hàng hóa đú…cụ thể xem giao diện Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho( biểu số 4)
Ví dụ1: Ngày 03/04, công ty bán xuất kho hàng bán cho nhà thuốc 63 Quốc Tử Giám, Hà Nội 20chai Intimax ,20 Mãnh Lục, 20 chai Natokin. Công ty khuyến mại thêm 6 Intimax, 6 ML, 6 natokin và chiết khấu 6% mãnh lực Trị giá hàng bán là 6.405.000 Khách hàng đã chấp nhận thanh toán
Biểu số 5: Bảng kê hàng bán
Biểu số 7: sổ chi tiết TK 511
Biểu số 8: Nhật ký chung
2.2.2.3.2 Kế toán thanh toán với người mua
Do đặc thù của công ty là bán hàng dược phẩm, nên hàng bán chủ yếu thông qua cỏc trỡnh dược viên, do đó, hàng bán sẽ được giao cho cỏc trỡnh dược viên theo yêu cầu và đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu và được ghi nhận vào TK 131-Phải thu của khách hàng
Việc theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng được tiến hành ở sổ chi tiết công nợ, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng ở sổ chi tiết 131.
Cuối kì ,căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, kế toán sẽ lên bảng tổng hợp công nợ và vào sổ cái TK 131
Biểu số 9: Sổ chi tiết 131
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, trờm cơ sở hóa đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, số tiền khách hàng trả, kế toán lập phiếu thu sau khi đã tiền hành điền đầy đủ các thông tin theo trình tự sau: loại phiếu thu, mã khách hàng, địa chỉ, người nộp tiền, lý do nộp tiền, tk nợ, ngày hạch toán, ngày lập phiếu thu, số phiếu thu… Phiếu thu được lập thành 3 liên chuyển cho kế toán trưởng kí Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ kớ tờn vào phiếu thu Một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên giao cho khách hàng, một liên thủ quỹ giữ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt để nhập số liệu Hệ thống máy tính sẽ tự động kết xuất sang sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Biểu số 11: Phiếu thu tiền mặt
Biểu số 12: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
3.1.1 Ưu điểm a Về công tác kế toán:
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán của công ty Mô hình kế toán tập trung khá phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty hiện nay Mô hình này cú cỏc ưu điểm là cho phép công tác kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị, trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về quản lý trong toàn đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời, thuận lợi cho việc phân công kế toán theo hướng chuyên môn hóa, và cho phép tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí.
Bộ máy kế toán của công ty khá gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên của công ty là người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm làm việc nên đáp ứng được khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng kế toán tại công ty Mỗi nhân viên đảm nhiệm chức năng nhiệm vụ riêng biệt, không chồng chéo Nguyên tắc thận trọng luôn được đội ngũ nhân viên kế toán đưa lên hàng đầu Các quyết định tài chính được cân nhắc kỹ và được thông qua ban lãnh đạo trước khi công bố. a Về hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ
Mẫu chứng từ đúng quy định, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ, chính xác, chứng từ được phê chuẩn đúng đắn bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo sự kiểm đối chiếu giữa các bộ phận, từ đó giúp ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán Các chứng từ được lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đúng quy định, thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán.
- Đối với công tác hạch toán tổng hợp
+ Cụng ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ tài chính ban hành Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì công ty Thiên Phú là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. b Việc ứng dụng phần mềm kế toán Fast
Do áp dụng công nghệ thông tin nên việc hạch toán trở nên dễ dàng,nhanh chóng hơn Các tài khoản, mặt hàng, kho hàng….đều được mã hóa để đáp ứng được yêu cầu chung khi áp dụng kế toán máy đồng thời cho phép công ty quản lý, theo dõi các đối tượng như hàng hóa, khách hàng… một cách dễ dàng nhanh chóng và khoa học Các nhân viên hoặc kế toán nhập số liệu chứng từ ban đầu vào máy tính, máy tự động chuyển số liệu vào sổ liên quan , tất cả được thực hiện bằng máy tớnh nờn độ chính xác cao Việc sử dụng phần mềm kế toán góp phần làm tăng năng suất lao động, giảm được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm, thời gian nhân công Các máy tính trong phòng được nối mạng LAN nờn cỏc nhân viên có thể vào được các phần hành kế toán của nhau thuận tiện trong công việc hạch toán các nghiệp vụ có liên quan. c Công ty thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh nghĩa vụ thuế của mình với nhà nước. d Về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Tình hình bán hàng của công ty được kế toán doanh thu theo dõi thường xuyên chặt chẽ đảm bảo ghi đúng, ghi đủ Doanh thu chỉ được ghi nhận khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Kế toán doanh thu cũng thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, định kỳ gửi yêu cầu xác nhận nợ đối với khách hàng, để quản lý chặt chẽ nguồn vốn của công ty tránh thất thoát.
Các khoản giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được theo dõi hạch toán cẩn thận để đảm bảo xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ, cũng như xác định nghĩa vụ với Nhà nước.
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán công ty đã đạt được, cũn cú những tồn tại mà công ty Dược Thiờn Phú có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nhưng vẫn còn một số nhược điểm sau: a Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. b Trích lập dự phòng phải thu khú đũi
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty , khi bán hàng giao hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó số tiền phải thu là khá lớn, đồng thời cũng phát sinh một số khách hàng không trả được nợ Tuy nhiên , kế toán Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khú đũi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. d Hạch toán chiết khấu thương mại Đối với khoản chiết khấu thương mại công ty tiến hành giảm trừ luụn trờn doanh nờn khụng phỏn ánh chính xác doanh thu thực tế tiêu thụ trong kì và phản ánh được mức độ mua của khách hàng, thông qua đó có thể lập được danh sách khách hàng tiềm năng. e Giảm giá hàng tồn kho
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho Tuy nhiên, kế toán công ty cũng không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.2.1 Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho từng mặt hàng tiêu thụ giúp tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng Hàng hoá công ty kinh doanh gồm nhiều chủng loại, mỗi loại mang lại mức lợi nhuận khác nhau Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của mặt hàng cho mức lãi cao Vì vậy ta cần xác định được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất Để thực hiện được điều đó ta sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ sau mỗi kỳ báo cáo.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học Bởi vì , mỗi mặt hàng có tính thương phẩm khác nhau,dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán.
- Tương tự ta sẽ cú tiờu thức phân bổ chi phí quản lý kinh doanh theo doanh số bán như sau:
Chi phí QLKD phân bổ cho nhóm hàng thứ i
= Chi phí QLDN cần phân bổ Tổng doanh số bán
* Doanh số bỏn nhúm hàng thứ i
Khi phân bổ được chi phí quản lý kinh doanh cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng đó.
Ví dụ: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho mặt hàng là Intima
Biết: + Doanh số bán Intima là:3 004 300 953đ
+ Tổng doanh số bán hàng: 10 014 336 511
+ Chi phí quản lý kinh doanh: 265 300 095
Ta tiến hành phân bổ CPQLKD theo doanh số bán.
Chi phí quản lý KD phân bổ cho Intima
Bảng số : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của mặt hàng intimax
Qua việc phân bổ trên , ta tính được lợi nhuận thuần của từng mặt hàng cụ thể là đối với Intima, lợi nhuận thuần chiếm khoảng 30% so với lơị nhuận thuần từ hoạt động bán hàng của Doanh nghiệp.Qua đó, ta thấy Intima là mặt hàng chủ lực của công ty từ đó công ty có những biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ, tiết kiệm chi phí một cách hợp lý.
Bên cạnh đó ta có thể biết được mặt hàng nào của công ty kinh doanh không có hiệu quả để đưa ra quyết định cú nờn tiếp tục kinh doanh sản phẩm đó nữa không.
3.2.2 Lập dự phòng phải thu khú đũi Để tính toán mức dự phòng khú đũi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khú đũi tính ra dự phòng nợ thất thu Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004 - Nợ khú đũi đó xử lý.
Khi lập dự phòng phải thu khú đũi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khú đũi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khú đũi
Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khú đũi:
Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của
= Số nợ phải thu của khách hàng i
* Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng đáng ngờ i khách hàng i
Ta có thể tính dự phòng nợ PT khú đũi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu.
Số DFPTKĐ lập cho tháng kế hoạch
= Tổng doanh thu bán chịu
* Tỷ lệ phải thu khú đũi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 - Dự phòng phải thu khú đũi.
Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khú đũi, kế toán lập dự phòng:
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khú đũi
Thực tế tại công ty Dược Thiên Phú, khách hàng của công ty rất nhiều không thể đánh giá được khả năng trả nợ của khách hàng vì mỗi một nhân viên bán hàng thỡ cú hàng chục khách hàng. Ở đây, ta có thể lập dự phòng phải thu khú đũi dựa trên sự đánh giá về khă năng thu tiền hàng của nhân viên bán hàng. Ở công ty Dược Thiên Phú mỗi nhân viên bán hàng phải có một khoản thế chấp với công ty là 5 000 000đ, công ty có khoảng hơn 60 nhân viên bán hàng, như vậy ta có một khoản tiền trên 300 000 000đ.
Như vậy ta có thể lập dự phòng phải thu khú đũi dựa trên khoản thế chấp này, ta ước tính khoảng 3% của khoản thế chấp trên là không thu được của khách hàng, ta tiến hành lập:
3.2.3 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gớa ghi sổ của kế toán hàng tồn kho.Cuối kỳ nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đông thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tớnh trớch lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
= Số VT, hàng hoá bị giảm giá tại TĐiểm lập
* Giá đơn vị ghi sổ kế toán
- Giá đơn vị trên thị trường
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng gỉm gớa của các loại vật tư hàng hoá đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền doanh nghiệp, kế toán ghi:
- Theo quy định của Bộ tài chính nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
- Nếu số lập DPGGHTK cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục.
Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập
Ví dụ: Trong tháng2, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Bảng 3.2 : bảng tớnh trớch lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
