Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạng tin học an việt

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân LỜI MỞ ĐẦU Hiện kinh tế thị trường với xu hướng tồn cầu hố khu vực hoá, cạnh tranh doanh nghiệp thành phần kinh tế ngày mạnh mẽ liệt Các doanh nghiệp phải đối đầu với nhiều thác thức lớn song có nhiều hội để phát triển Với xu phát triển vũ bão khoa học kỹ thuật đại phát triển mạnh mẽ nhanh chóng cơng nghệ thơng tin việc nắm bắt nhanh áp dụng cách có hiệu cơng nghệ đại giới trở nên xúc hết Vấn đề đặt điều kiện đó, doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin phải có xếp, tổ chức phù hợp để nắm băt thời cơ, biến thời thành hội phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Việt Nam nói riêng nước giới nói chung coi giáo dục nhiệm vụ cấp thiết thời đại, điều kiện cần có quốc gia Nâng cao chất lượng giáo dục nhiệm vụ thời kỳ chúng ta, việc nâng cao chất lượng – trình độ giáo viên, trang bị thêm trang thiết bị vấn đề quan trọng Việt Nam đề chiến lược phát triển nâng cao chất lượng dạy học, sở hạ tầng công tác giảng dạy Để thực chiến lược cần phải có nhà cung cấp thiết bị chuyển giao công nghệ Nắm bắt nhu cầu đó, nhiều cơng ty máy tính đời, đáp ứng đòi hỏi xã hội phục vụ nhu cầu hội nhập giới Việt Nam Hịa sơi động thị trường, Công Ty TNHH tin học An Việt đời Để đứng vững thị trường, doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển riêng, phải ln có biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý điều hành kết hợp với tăng cường công tác quản lý tài chặt chẽ, đặc biệt cơng tác hạch tốn kế tốn doanh nghiệp Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Với mong muốn tìm hiểu sâu thực tiễn cơng tác kế tốn, nhằm vận dụng lý luận hạch toán kế toán tiếp nhận nhà trường việc tìm hiểu thực cơng tác kế tốn đơn vị, qua củng cố kiến thức có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm q báu, em chọn cơng ty TNHH tin học An Việt nơi thực tập, nơi giúp em có kiến thức quí báu Với giúp đỡ, bảo tân tình giáo hướng dẫn, tập thể cán bộ, nhân viên công ty TNHH tin học An Việt, em mạnh dạn sâu, nghiên cứu thực chun đề “Hồn thiện kế tốn bán hàng xác định kết bán hàng Công ty TNHH Tin Học An Việt” Ngoài “Lời mở đầu” “Kết luận”, nội dung chuyên đề em gồm có ba chương : Chương I: Đặc điểm sản phẩm tổ chức hoạt động bán hàng Công ty TNHH Tin Học An Việt Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng xác định kết bán hàng Cơng ty TNHH Tin Học An Việt Chương III: Hồn thiện kế toán bán hàng xác định kết bán hàng Công ty TNHH Tin Học An Việt Mặc dù cố gắng với kiến thức kinh nghiệm cịn ỏi nên chun đề tốt nghiệp em không tránh khỏi khiếm khuyết sai sót Em mong nhận góp ý giáo Đồn Thị Trúc Quỳnh, anh chị cơng ty để chun đề hồn thiện Chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2010 Sinh Viên Lê Thị Xinh Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT 1.1 Đặc điểm sản phẩm Trong hoạt động Công Ty TNHH tin học An Việt, hoạt động kinh doanh hàng hóa hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Cơng ty Hàng hóa yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho trình hoạt động kinh doanh, lưu chuyển hàng hóa diễn cách liên tục có hiệu cao Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu Cơng ty chia nhóm mặt hàng Các mặt hàng mã hóa theo nhóm hàng cụ thể  Nhóm hàng Coolermaster bao gồm: Nguồn (CMNG), Case (CMCA), đế tản nhiệt (CMNOTE), Chip (CPU), ram (CMR), ổ cứng (HDD), chuột (CMKM) Trong Nguồn (CMNG) gồm: Nguồn Extream (CMNGEX), nguồn silent pro (CMNGSP), nguồn elite (CMNGE), nguồn GX (CMNGGX),…  Case (CMCA) gồm: Case CM Centurion (CMCAC), case CM Elite (CMCAE), case CM silver (CMCAS), case CM storm scout,…  Đế tản nhiệt (CMNOTE): CM Notepal Infinite (CMNOTEI) gồm có X1, U1, U2,U3, X-lite, E1,…  Chuột: Chuột Choi-X gồm có màu Blue, Black, Orange, White  Chip, Ram, Ổ cứng chia thành nhiều loại tùy theo cấu hình  Nhóm hàng máy tính đồng (PC): Nhóm hàng mang thương hiệu hãng Dell (PCDELL), Lenovo (PCLNV), HP (PCHP), Acer (PCAR)  Nhóm hàng máy tính xách tay (NB): NB Lenovo (NBLENOVO), NB Dell (NBDELL), NB Acer (NBA), NB HP (NBHP), NB Vaio Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (NBVAIO), Macbook, Asus (NBAS) Gateway (NBGA), Emachine (NBEM)  Nhóm hàng thiết bị văn phòng: Máy in Laser, máy in phun, máy in kim, máy in mã vạch, máy in hóa đơn, máy chiếu, thiết bị giám sát, thiết bị mạng, phần mềm, máy fax, máy photocopy, máy máy ảnh kỹ thuật số hãng HP, Cannon, Sony, Panasonic, Sharp  Ngoài cịn có nhóm hàng phụ kiện thời trang cho máy tính xách tay Với quan hệ rộng rãi chặt chẽ với hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu giới lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, phần mềm giải pháp doanh nghiệp,…trong nhiều năm qua Công ty đại lý uỷ quyền thức HP Việt Nam sản phẩm ( PC, Server, Storage Back – up, Printer, Plotter , Scanner, Ink – Cartridge, Paper, Film…), đại lý uỷ quyền thức IBM Việt Nam ( PC, Server, Notebook, Storage Back – up, IBM Sure one, IBM Pos 500,…), đại lý uỷ quyền thức thiết bị mạng D- Link ( Networking equipment : Nic, Switch, Router, Wireless with Gigabit, Technology), đại lý phân phối độc quyền miền Bắc hãng Cooler master Case, nguồn công suất thực, quạt giải nhiệt cho CPU Hàng hóa Cơng ty chủ yếu mua nhập kho trước tham gia vào trình lưu chuyển hàng hóa Vì vậy, cơng tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa kho Cơng ty quan tâm Hiện nay, hàng hóa Cơng ty lưu trữ kho Cơng ty có kho gồm: + Kho Cảng (CHN): Hàng hóa nhập hay vận chuyển từ nhà cung cấp với số lượng lớn chuyển tới kho Công ty để bảo quản để vận chuyển kho Công ty để phân phối + Kho Công ty (CTY): Là kho cất trữ hàng hóa dùng để phân phối thị trường Khi hàng hóa kho hết phải có lệnh điều chuyển hàng từ kho cảng để đảm bảo cho q trình lưu thơng hàng hóa an tồn, nhanh chóng, tránh thất Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân + Kho bảo hành (BH): Hàng hóa đưa vào kho BH để kiểm tra lỗi kỹ thuật, hàng hóa kho chuyển trả lại cho hãng để bảo hành cho khách + Showroom: Đây kho trưng bày sẩn phẩm Việc quản lý hàng hóa kho thực máy tính thơng qua phần mềm kế tốn Fast Cơng ty sử dụng danh mục mặt hàng mã hóa riêng (sử dụng phương pháp mã hóa kiểu ký tự) điều giúp cho người sử dụng nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, khơng gây nhầm lẫn, dế nhớ, tiết kiệm nhớ 1.2 Đặc điểm hoạt động bán hàng 1.2.1 Thị trường Cơng ty Với tính chất công ty thương mại nên hoạt động kinh doanh chủ yếu công ty hoạt động mua vào bán Thị trường Công ty ngày mở rộng Quy mô hoạt động ngày mở rộng Khách hàng công ty chủ yêú khối quan giáo dục, văn phịng cơng ty nhà máy, ngân hàng …Từ năm 2009 công ty mở rộng thêm mảng bán lẻ dự án Công ty phát triển lĩnh vực phân phối sản phẩm trực tiếp triển khai dự án công nghệ thông tin đến tận tay người sử dụng việc xác đinh đối tượng khách hàng cần thiết Khách hàng Công ty gồm khách Dealer khách lẻ Khách Dealer gồm nhà phân phối chính, đại lý bán lẻ Khách Dealer Cơng ty có mặt tồn quốc chủ yếu tỉnh khu vực phía Bắc, đặc biệt thành phố Hà Nội : Công ty CP giới số Trần Anh, Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh, Cơng ty TNHH Tin Học Mai Hồng, Công ty CP Đăng Khoa, … Quy mô hoạt động ngày mở rộng Khách hàng công ty chủ yêú khối quan giáo dục, văn phòng công ty nhà máy, ngân hàng … Từ năm 2009 công ty mở rộng thêm mảng bán lẻ dự án Khách dự án tập trung vào đối tượng khách hàng doanh nghiệp, văn phòng đại Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân diện, doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kinh doanh năm gần VD: - Cơng ty tài ACA Việt Nam : Cung cấp máy tính xách tay, thiết bị trình chiếu cho văn phịng - Cơng ty TNHH Diethelm Technology Việt Nam: Cung cấp thiết bị CNTT, thiết bị văn phòng - Viện Cao học Bỉ - Đại học Kinh tế Quốc Dân: Cung cấp máy in, mực in - Công ty Xăng Dầu Hàng Không Việt Nam: Cung cấp máy chủ, phần mềm, máy trạm thiết bị mạng Khách lẻ khai thác đối tượng khách hàng thông qua thương mại điện tử Công ty đại lý hãng hãng lớn thị trường công nghệ thông tin với nhãn hiệu tiếng Dell, Acer, HP, Cooler Master… sản phẩm công ty phân phối thị truờng đạt chất lượng tốt nhất, tạo niềm tin khách hàng 1.2.2 Các phương thức bán hàng Phương thức bán hàng: Hoạt động mua bán hàng hóa Cơng ty thực qua hai phương thức: Bán buôn bán lẻ * Đối với bán buôn: Bán buôn bán hàng cho đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục q trình lưu chuyển hàng hóa Khách hàng thường khách quen, công ty, đại lý phân phối Trần Anh, Mai Hoàng, Phúc Anh, FPT, An Phát, Nam Tân (khách Dealer)…Do hình thức phải có ký kết hợp đồng nhân viên kinh doanh, nhà quản lý với khách hàng Hợp đồng ký kết phải phù hợp số lượng, giá cả, hình thức tốn, thời hạn tốn, hình thức giao hàng…Đối với phương thức này, Cơng ty có nhiều sách để thu hút khách hàng, tạo mối quan hệ lâu dài ví dụ sách chiết khấu Khách hàng mua Case nguồn phiếu xuất giảm 3USD/ bộ; Khách hàng mua 25 Case tặng Case loại Giá thấp so với khách lẻ Ngồi Cơng ty cịn có sách bảo hành, chăm sóc khách hàng tốt, tạo uy tín thị Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân trường, tạo dựng mối quan hệ với nhiều nhà phân phối lớn thị trường công nghệ thông tin * Đối với bán lẻ: Bán lẻ bán hàng cho người sử dụng trực tiếp, chấm dứt trình luân chuyển hàng hóa Phương thức bán lẻ Cơng ty theo hình thức thu tiền tập trung Nhân viên bán hàng phụ trách việc giao hàng, việc thu tiền có người chun trách làm cơng việc Trình tự tiến hành sau: Khách hàng xem xong hàng hóa đồng ý mua, người bán làm đề nghị xuất hàng chuyển lên cho kế toán vật tư làm phiếu xuất kho Sau kế tốn vật tư chuyển thẳng phiếu xuất kho cho phận kho để xuất hàng Người bán hàng có nhiệm vụ viết “hóa đơn bán lẻ” giao hàng cho khách đưa đến chỗ thu tiền đóng dấu “đã thu tiền”, khách hàng mang hóa đơn đến nhận hàng Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền thu để xác định doanh số bán Định kỳ kiểm kê hàng hóa quầy, tính tốn lượng hàng bán để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu quầy Phương thức tốn Cơng Ty TNHH Tin Học An Việt thực phương thức toán theo thoả thuận hai bên hợp đồng kinh tế ký kết tiền mặt chuyển khoản Có thể toán đặt cọc trước tiền hàng khách vãng lai, tốn tồn bộ, mua với số lượng lớn tốn chậm sau khoảng thời gian định sau người mua nhận hàng ( thời hạn toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận đôi bên hợp đồng trước quy định tuỳ thuộc mối quan hệ khách hàng với công ty) Đối với khách hàng mua lẻ khách hàng vãng lai tốn tiền mặt chuyển khoản Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khâu toán, tạo điều kiện cho đơi bên có lợi đồng thời đảm bảo an tồn cho cơng ty Với tính đa dạng phương thức tốn Cơng TNHH tin học An Việt dẫn đến công tác tổ chức quản lý công nợ phải chặt chẽ điều kéo theo cơng tác kế tốn trở nên phức tạp Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 1.3 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty Công Ty TNHH tin học An Việt doanh nghiệp thương mại, nhiệm vụ Cơng ty khâu trung gian chu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối thông qua nhiều cấp, kênh phân phối Hiện nay, hoạt động bán hàng Công ty phịng kinh doanh phịng kế tốn Công ty đảm nhiệm với hợp tác hài hồ với phịng ban khác Trong q trình kinh doanh hàng hố, phận có chức - nhiệm vụ riêng, phân công, phân nhiệm rõ ràng - cụ thể Quá trình mua hàng Mua hàng khâu chu trình hoạt động quan trọng trình lưu chuyển hàng hóa, việc mua hàng tổ chức tốt hay không ảnh hưởng lớn đến việc tiêu thụ hàng hóa kết hoạt động tiêu thụ hàng hóa Cơng ty sau Giai đoạn mua hàng việc tìm kiểm đối tác cung cấp, đối tác vận chuyển Công ty TNHH Tin Học An Việt quan tâm nhiều để cho có nguồn cung cấp đảm bảo lâu dài, chất lượng, giá hợp lý, nguồn cung đặn, vận chuyển đảm bảo an toàn cao với mức chi phí thấp đảm bảo chất lượng theo yêu cầu Đối với mặt hàng Coolermaster: Công ty TNHH Tin Học An Việt Công ty độc quyền phân phối mặt hàng Coolermaster thị trường phía Bắc Do nhà cung cấp mặt hàng cơng ty TNHH An Việt Sài Gịn Sau có đề nghị nhập hàng kinh doanh, giám đốc ký duyệt liên lạc với nhà cung cấp Nhà cung cấp Fax báo giá mặt hàng Công ty yêu cầu Sau có thương lượng giá cả, hình thức tốn, nhà cung cấp chuyển hàng kèm theo chứng từ cần thiết Thủ kho nhận trước biên bàn giao hàng hóa nhà cung cấp, vận đơn (đơn vận chuyển đơn vị vận chuyển) để biết địa điểm nhận hàng Bộ phận giao hàng vận chuyển hàng kho thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa có số lượng, mẫu mã, phận kỹ thuật làm nhiệm vụ test hàng trước nhập kho Thủ kho ký nhận hàng bàn giao toàn chứng từ ( hóa đơn, vận đơn, báo Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân giá) cho kế toán để nhập số liệu vào phần mềm theo dõi cơng nợ, có biện pháp chi hợp lý Đối với mặt hàng khác ( PC, Main, Chip, NB…): Tùy theo yêu cầu khách hàng nhu cầu thị trường, phận kinh doanh tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, thương lượng với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, số lượng, thời điểm tốn Sau kinh doanh làm phiếu đề nghị nhập hàng ( phiếu đề nghị phải ghi đầy đủ thông tin: tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, đơn giá, tỷ giá, hình thức toán) Phiếu đề nghị nhập hàng phải giám đốc phê duyệt Sau phê duyệt đề nghị nhập, giám đốc cấp cho kinh doanh giấy giới thiệu Công ty đến nhà cung cấp để mua hàng Kinh doanh trực tiếp mang giấy giới thiệu tới đơn vị cung cấp để mua hàng Hàng hóa trước nhập vào kho, thủ kho phải kiểm tra số lượng, mẫu mã, chủng loại ký nhận hàng Bộ phận kỹ thuật test hàng Toàn chứng từ ( hóa đơn, giấy đề nghị nhập, phiếu xuất kho…) chuyển lên cho kế toán làm nhiệm vụ nhập hàng phần mềm, theo dõi toán với nhà cung cấp, tính tốn, ghi chép đảm bảo tính xác giá trị hàng hóa mua chi phí liên quan Đối với bán hàng Hàng hóa sau mua nhập kho Cơng ty điều quan trọng đặt việc tìm kiếm thị trường khách hàng để tiêu thụ sản phẩm với lợi nhuận mang lại cao phải đảm bảo tính hợp lý cạnh tranh với thị trường Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hóa Công Ty TNHH Tin Học An Việt mở rộng khắp tỉnh phía Bắc, khách hàng Cơng ty ngày phong phú hơn, không bạn hàng quen thc, vị Cơng ty có thị trường tổ chức, đơn vị tìm đến với Cơng ty mua sản phẩm, nhờ tư vấn kỹ thuật dịch vụ khác Các khách hàng quen thuộc Công ty : Công ty CP giới số Trần Anh, Công ty TNHH Tin Học Mai Hồng, Cơng ty CP Đăng Khoa, Cơng ty TM DV Trung Anh, Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh, Cơng ty TNHH máy tính Vĩnh Xn… Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Phòng kinh doanh phụ trách việc xây dựng kế hoạch kinh doanh phương án kinh doanh hàng hóa, tìm kiếm khách hàng thị trường mới, tiến hành giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác Đề xuất giá bán phù hợp cho mặt hàng theo thời điểm tình hình thị trường Khi có khách hàng, kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất hàng, chuyển cho kế toán vật tư Kế toán vật tư kiểm tra số lượng tồn kho hàng hóa đó, giá có phù hợp quy định hay khơng, lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho chuyển cho kế tốn hóa đơn để viết hóa đơn (nếu khách hàng u cầu), kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ theo dõi khoản phải thu khách hàng Hóa đơn GTGT liên PXK chuyển cho khách hàng, liên phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để kiểm tra xuất hàng Hàng hóa xuất cho khách hàng xuất từ kho công ty Trường hợp kho Công ty hết hàng, thủ kho phải làm đề nghị điều chuyển hàng từ kho cảng kho Công ty Bộ phận kỹ thuật làm phiếu bảo hành cho khách Hàng hóa phận giao hàng chuyển đến tận nơi khách hàng u cầu Mỗi cơng ty có sách, cách thức khác để mở rộng thị trường thu hút khách hàng Thu hút khách hàng nhiệm vụ chiến lược quan trọng giúp cho hoạt động kinh doanh phát triển Và đặc biệt với thị trường cơng nghệ thơng tin có nhiều tiềm phần nhiều cạnh tranh gay gắt nay, việc đề sách chiếm lĩnh thị trường điều vô quan trọng việc kinh doanh Công Ty TNHH Tin Học An Việt nói riêng cơng ty nói chung Hiện Công Ty TNHH Tin Học An Việt xây dựng nhiều sách linh hoạt phù hợp với thời điểm thị trường, đối tượng khách hàng Chính sách giá chiết khấu : Cơng ty tiếp tục trì mức chiết khấu áp dụng thêm mức chiết khấu luỹ tiến để thúc đẩy bán hàng Mức chiết khấu phân biệt cho đối tượng khách hàng theo mặt hàng để phân loại sách cơng ty dành cho đối tượng Công ty sử dụng cơng cụ chiết khấu tốn chiết khấu hoa hồng nhằm mục đích thúc đẩy bán hàng thu hồi vốn nhanh Sinh Viên: Lê Thị Xinh - Lớp KT K10 10