Hiện nay công nghệ thông tin ngày càngphát triển và cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thôngtin của doanh nghiệp đặc biệt là thông tin khách hàng, bán
Mục tiêu nghiên cứu
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho việc quản lý có hiệu quả và linh hoạt hoạt động mua bán hàng hóa tại một cửa hàng tiện ích nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của cửa hàng, trong đó gồm:
Quản lý thông tin và tình trạng hàng hóa, các khoản chiết khấu, giảm giá…
Quản lý tồn kho tháng trước.
Quản lý các loại hàng hóa nhập vào (bao gồm cả những thông tin chi tiết của việc nhập hàng hóa và giá vốn).
Quản lý thông tin nơi khách hàng và nhân viên phụ trách bán hàng
Báo cáo doanh thu, lãi lỗ theo từng mặt hàng.
Theo dõi hàng bán ra, trả lại hay xóa sửa.
Quản lý phân quyền theo nhóm người dùng.
Ý nghĩa đề tài
Với việc thiết kế được CSDL cho đề tài này sẽ làm cho việc quản lý trở nên thuận tiện và không mất thời gian, tiết kiệm tối đa sức lao động của cong người:
Việc tồn kho tháng trước và việc nhập hàng hóa trong tháng được quản lý một cách chặt chẽ, cho phép chúng ta quản lý được số hàng hóa trong tháng.
Việc bán hàng hóa cũng được quản lý tốt nhờ vào việc liên kết các thông tin đầu vào (số lượng hàng hóa trong tháng) với thông tin đầu ra (Khách hàng). Nhờ đó, mà chúng ta dễ dàng, thống kê và lựa chọn ra các thông tin mà chúng ta cần.
Công việc phân công công việc của nhân viên sẽ kiểm soát được dễ dàng và nhanh gọn với việc nhập mã nhân viên hoặc mã công việc, và qua đó ta có thể tìm hiểu được số lượng hàng hóa mà từng nhân viên bán ra.
Truy vấn giúp nhà quản lý nắm rõ các thông tin về nhập hàng hóa, bán hàng hóa, khách hàng và nhân viên, có thể chọn loc và trích ra những thông tin mà nhà quản lý cần bằng việc tính toán và xử lý dữ liệu trên các bảng đã lưu.
Report (Báo cáo) có thể thể hiện thông tin của khách hàng, việc bán hàng hóa, lợi nhuận có thể có được cùng với thông tin về loại hàng hóa và nhân viên tương ứng giúp cho việc quản lý nhanh chóng và rõ ràng.
Phân tích doanh số, lợi nhận theo thời gian, mặt hàng, khu vực, nhân viên
Sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết.
Phân tích tình hình tăng trưởng theo doanh số của toàn công ty và từng mặt hàng theo thời kỳ: tháng, quý, năm.
Phân tích tỷ trọng lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổ nhân viên kinh doanh so với lợi nhuận của toàn bộ công ty.
Kết cấu đề tài
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2: Thực trạng và ưu, khuyết điểm
Chương 3: Đề xuất và giải pháp
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để đạt được một mục đích.
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông xáo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ gi ra các sự kiện và hiện tượng.
Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con người, quá trình và dữ liệu.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin.
Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát dữ liệu được xử ly để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó.
Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng:
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này có 5 loại:
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction proccessing System)
Hệ thống thông tin quản lý M.S (Management Information System)
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision proccessing System)
Hệ thống thông tin quản lý M.S (Management Information System)
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information SystemCompetitive Advantage)
Phân loại hệ thống thông tin theo tổ chức trong doanh nghiệp: Các thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản trị và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này.
Kinh doanh và sản xuất chiến lược
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý.
Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn tại ngoài vật chất, tức là vật mang tin đó là: tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh
Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ; vì vậy mỗi người, mỗi hệ thống đều có thể trở thành trung tâm thu phát thông tin.
Thông tin phản ánh trật tự và cấp quản lý
Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu xa lộ là thông tin: các mạng thông tin lớn của các nước, các tập đoàn
1.2.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thể nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý Thông tin quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp tu giai đoạn lập kế hoạch, quá trình tổ chức, đến quá trình kiểm soát.
- Trong giai đoạn lập kế hoạch:
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện tại của doanh nghiệp, các thông tin này kết hợp với kiến thức, trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý, từ đó nhà quản lý đưa ra dự báo cho tương lai.
Hệ thống thông tin quản lý còn có thể giúp lập kế hoạch tối ưu, làm thế nào để đạt được các mục tiêu
- Trong quá trình tổ chức:
Hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc tổ chức, phân công công việc cho các nhóm người; thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, tối ưu nhất.
- Trong quá trình kiểm soát:
Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đưa ra, từ đó phân tích độ lệch Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bản thân kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa chữa và uốn nắn kịp thời.
1.3 Khải quát chung về công tác quản lý bán hàng
Trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận Để đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bản hàng là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thải vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ
THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Thực trạng
Một cửa hàng tạp hóa vừa và nhỏ cần quản lý việc bán hàng Làm cách nào để việc quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng và có thể lưu trữ lâu dài?
Cửa hàng tạp hóa hiện nay là nơi bán các sản phẩm tiêu dùng, hàng hóa được lưu thông trên thị trường Cửa hàng tạp hóa hiện nay thông thường do một cá nhân hoặc do gia đình mở, tận dụng phần không gian của gia đình mình, xây dựng cơ sở vật chất như nhà, quán, để thực hiện bán hàng.
Trong cửa hàng, các nhân viên có các vị trí công việc khác nhau Thông tin của nhân viên có Mã nhân viên, Họ và tên, giới tính, vị trí, số điện thoại, chứng minh nhân dân, ngày sinh, địa chỉ Ngoài ra mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu để thực hiện công việc trong phạm vi cho phép của mình:
Phục vụ chỉ được truy cập vào thông tin cá nhân, sản phẩm, bán hàng
Kế toán có quyền truy cập giống phục vụ và có thêm các quyền truy cập vào danh mục khách hàng, doanh thu bán hàng
Quản lý có quyền truy cập tất cả bao gồm các quyền của kế toán và danh mục thông tin nhân viên Việc bán hàng sẽ do các phục vụ đảm nhận thông qua hoá đơn Hoá đơn bán offline sẽ bao gồm Đơn số, Mã bàn,Nội dung, Ghi chú, Thời gian, ngày, nhân viên bán hàng, mã sản phẩm,tên sản phẩm, Số lượng bán, TenBan, Tình trạng.
Ưu, khuyết điểm
Với sự trợ giúp của hệ thống thông tin, việc nhắn tin tức thời, email, cuộc gọi thoại thông qua máy tính bằng dữ liệu đã được lưu trữ truyền đi nhanh hơn, rẻ hơn và hiệu quả hơn.
Thông tin đáng tin cậy
Bằng cách triển khai hệ thống thông tin có thể bảo mật thông tin của bạn, tránh để tin tặc ăn cắp thông tin ra ngoài với mục đích lan truyền xấu.
Hệ thống thông tin được sử dụng để theo dõi, lưu trữ, thao tác và phân phối thông tin từ dữ liệu thu thập được cho người dùng khi họ muốn thông tin cần thiết
Một trong những lợi thế tốt nhất của hệ thống thông tin là tạo ra các công việc mới và thú vị Lập trình viên máy tính, phân tích hệ thống, phát triển phần cứng và phần mềm; thiết kế web chỉ là một trong những cơ hội việc làm mới được tạo ra với sự trợ giúp của công nghệ thông tin.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định Ứng dụng hệ thống thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định hoạt động hiệu quả của công ty và cũng cải thiện việc cung cấp thông tin cho những người ra quyết định Việc áp dụng các hệ thống này cũng có thể đóng một vai trò quan trọng trọng việc giúp các công ty chú trọng hơn vào công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh.
Giám sát hoạt động bán hàng một cách có hệ thống, thông tin được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng
Các hoạt động bán hàng, thông tin khác hàng, thông tin hóa đơn, thông tin sản phẩm, thông tin nhân viên được quản lý chặt chẽ, linh hoạt
Tích hợp nhiều đối tượng người dùng (quản lý, kế toán, phục vụ,…) với các tính năng khác nhau với khả năng bảo mật tương đối
Thích hợp với hệ thống bán hàng của các của hàng vừa và nhỏ.
Hệ thống thông tin bị lỗi
Hệ thống thông tin không phải lúc nào cũng hoạt động bình thường Có thể vì một số lý do mà hệ thống bị hỏng, làm gián đoạn hoạt động và gây ra nhiều vấn đề khác Ngoài ra, khi hệ thống thông tin bị lỗi có thể cung cấp các thông tin sai lệch cho các hệ thống khác, có thể dẫn đến dữ liệu kém tin cậy và kém an toàn, điều này tạo ra các vấn đề cho doanh nghiệp và khách hàng doanh nghiệp.
Khi hệ thống thông tin bị lỗi sẽ dẫn đến việc kẻ gian và tin tặc có quyền truy cập vào hệ thống và phá hoại dữ liệu của công ty và nhắm đến các dữ liệu quan trọng của công ty với mục đích xấu
Chi phí triển khai cao Để có thể tích hợp hệ thống thông tin toàn diện, chi phí được chi ra của ngành này khá là lớn Vì không phải công ty hay doanh nghiệp nào cũng có đủ khả năng để chi trả.
Báo cáo doanh thu của của hàng được thiết kế chưa thực sự hoàn chỉnh, gọn gàng.
THIẾT KẾ
Tạo lập bảng (Table)
- Bảng nhập dữ liệu về thông tin nhân viên
Hình 1: Design View Table Nhân viên
- Bảng thông tin nhân viên
Hình 2: DataSheet View Table Nhân viên
- Bảng nhập dữ liệu về thông tin khách hàng
Hình 3: Design View Table Khách hàng
- Bảng thông tin khách hàng
Hình 4: DataSheet View Table Khách hàng
- Bảng nhập dữ liệu về thông tin sản phẩm
Hình 5: Design View Table Sản phẩm
- Bảng thông tin sản phẩm
Hình 6: DataSheet View Table Sản phẩm
- Bảng nhập dữ liệu về thông tin hóa đơn
Hình 7: Design View Table Hóa đơn
- Bảng thông tin hóa đơn
Hình 8: DataSheet View Table Hóa đơn
- Bảng nhập dữ liệu về chi tiết hóa đơn
Hình 9: Design View Table CT hóa đơn
- Bảng chi tiết hóa đơn
Hình 10: DataSheet View Table CT hóa đơn
- Bảng nhập dữ liệu đăng nhập
Hình 11: Design View Table Login
- Bảng thông tin đăng nhập
Hình 12: DataSheet View Table Login
Thiết lập Relationships
Queries
Hình 14: Design View Query Login
3.3.2 Query báo cáo doanh thu
Hình 15: Design View Query BC doanh thu
3.3.3 Query chi tiết hóa đơn
Hình 16: Design View Query CT hóa đơn
Hình 17: DataSheet View Query CT hóa đơn
3.3.4 Query cập nhật đơn giá bán
Hình 18: Design View Query cập nhật đơn giá bán
3.3.5 Query xóa doanh thu bán hàng tháng 1
Hình 19: Design View Query xóa doanh thu bán hàng tháng 1
Thống kê từng sản phẩm thì tổng số sản phẩm mà mỗi nhân viên bán được từ đó biết được nhân viên nào bán đạt chỉ tiêu, nhân viên nào chưa bán đạt chỉ tiêu.
Hình 20: DataSheet View Query Crosstab
Hình 21: Design View Query Crosstab
Form
- Sử dụng Form login để dễ dàng quản lý phần mềm và đảm bảo an toàn vì chỉ có những người được phép đăng nhập mới có thể vào được
Hình 22: Form đăng nhập
- Sử dụng câu lệnh If Null để tra thông tin, nếu thông tin chưa chính xác thì hệ thống sẽ cảnh báo “Bạn đã nhập sai tên đăng nhập hoặc password, vui lòng nhập lại” Nếu thông tin đã chính xác thì hệ thống sẽ thông báo “Bạn đã đăng nhập thành công” và sẽ mở ra Form TRANG CHỦ.
Hình 23: Cảnh báo đăng nhập sai thông tin
Hình 24: Đăng nhập thành công
- Khi bấm vào từng mục thì sẽ mở ra các form tương ứng với mục đã chọn.
- Khi bấm thoát sẽ trở lại Form login.
Hình 25: Design View Form Trang chủ
Hình 26: DataSheet View Form Trang chủ
- Form gồm các nút lệnh như: thêm, xóa, lưu, hoàn tác,…
- Khi bấm vào nút “Thoát” sẽ quay trở lại trang chủ.
Hình 27: Design View Form CT hóa đơn
Hình 28: DataSheet View Form CT hóa đơn
- Form gồm các nút lệnh như: thêm, xóa, lưu, hoàn tác,…
- Khi bấm vào nút “Thoát” sẽ quay trở lại trang chủ.
Hình 29: Design View Form Nhân viên
Hình 30: DataSheet View Form Nhân viên
- Form gồm các nút lệnh như: thêm, xóa, lưu, hoàn tác,…
- Khi bấm vào nút “Thoát” sẽ quay trở lại trang chủ.
Hình 31: Design View Form Sản phẩm
Hình 32: DataSheet View Form Sản phẩm
- Form gồm các nút lệnh như: thêm, xóa, lưu, hoàn tác,…
- Khi bấm vào nút “Thoát” sẽ quay trở lại trang chủ.
Hình 33: Design View Form Khách hàng
Hình 34: DataSheet View Form Khách hàng
Hình 35: DataSheet View Form tìm kiếm nhân viên
Hình 36: Design View Form tìm kiếm nhân viên
Report
Hìn h 37: Design View Report BC doanh thu
Hình 38: DataSheet View Report BC DT
Hình 39: Hóa đơn thanh toán
Sau khi làm xong bài tiểu luận, chúng em có thể hiểu được các kiến thức cơ bản của môn Hệ thống thông tin quản lý MIS, có thể nhận biết và đánh giá được các vấn đề của hệ thống thông tin còn tồn tại trong hoạt động quản lý của các cửa hàng hoặc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, xây dựng ưu thế cạnh tranh, giúp cho việc quản lý bán hàng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian
Qua học phần môn Hệ thống thông tin quản lý MIS có thể giúp cho chúng em ứng dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế sau này Chúng em có thể xây dựng những chiến lược quản lý thông tin hiệu quả cho cửa hàng hay doanh nghiệp mà mình làm việc qua việc xác định thông tin, số lượng, sản phẩm hoặc lô hàng sẽ được kiểm tra, xây dựng.
Do thời gian và điều kiện có hạn nên chắc rằng bài tiểu luận này của nhóm chúng em còn nhiều thiếu sót so với điều kiện thực tế Vì vậy chúng em rất mong nhận được những nhận xét, những góp ý của Giảng viên để chúng em có thể thực hiện tốt hơn cho những lần sau.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!