Trong số các doanh nghiệp quốc tế đang tham gia hoạt động kinh doanh tại thịtrưởng Việt Nam, đến nay các sản phẩm như mỹ phầm, hóa chất giặc tẩy quần áo và dầu gội của Công ty TNHH Unile
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung
Nghiên cứu phân tích và đánh giá hoạt động mua hàng tại Công tyTNHH Unilever Việt Nam.
Mục tiêu cụ thể
Để có thể đạt được mục tiêu tổng quát, nghiên cứu cần thực hiện được các mục tiêu cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu một số vấn đề lý luận cơ bản về công ty Unilever của Việt Nam hiện nay.
Thứ hai, nghiên cứu tìm hiểu, phân tích quy trình mua hàng tại Công tyUnilever Việt Nam, đánh giá nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại.Thứ ba, nghiên cứu đưa ra một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Unilever Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, các lý luận và thực tiễn được tổng hợp, thu thập và phân tích từ các công trình nghiên cứu từ trước liên quan đến quy trình mua hàng Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo được tổng hợp từ các cơ quan, đơn vị đáng tin cậy.
Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng
Về mặt ý nghĩa khoa học, kết quả nghiên cứu góp phần xác định thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Unilever Việt Nam.
Về mặt ý nghĩa thực tiễn, nghiên cứu đưa ra các các giải pháp, khuyến nghị, chính sách khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp.
Bố cục của bài báo cáo
Chương 1 Cơ sở lý thuyết
Chương 2 Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Unilever Việt Nam.
Chương 3 Đề ra các giải pháp và khuyến nghị
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Mục đích của việc mua hàng trong doanh nghiệp
Mục đích chung của công tác mua hàng là đảm bảo rằng tổ chức được cung ứng nguyên vật liệu một cách tin cậy Các mục tiêu cụ thể là:
Tổ chức dòng luân chuyển nguyên vật liệu uy tín và không bị gián đoạn trong tổ chức
Tiếp cận thường xuyên với các bộ phận sử dụng, phát triển mối quan hệ và hiểu nhu cầu của họ
Tìm kiếm các nhà cung ứng tốt, làm việc thường xuyên với họ và phát triển mối quan hệ cùng có lợi
Mua đúng nguyên vật liệu cần và đảm bảo rằng chúng có chất lượng có thể chấp nhận, được giao hàng đúng thời gian và đúng địa điểm yêu cầu và đáp ứng được yêu cầu của bất kỳ bộ phận nào
Thương lượng mức giá và các điều kiện mua bán phù hợp
Giữ mức tồn kho thấp, xem xét chính sách tồn kho, các khoản đầu tư, các chuẩn mực và các nguyên vật liệu sẵn có …
Dịch chuyển nguyên vật liệu trong chuỗi cung ứng thật nhanh, giao hàng khi cần thiết
Nắm bắt tình hình, bao gồm cả việc tăng giá sắp xảy ra, sự khan hiếm hàng, các sản phẩm mới….
Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nhân viên mua hàng: kiến thức phong phú, năng động & tỉnh táo, có khả năng giao tiếp
Năng lực của nhà quản trị mua hàng
Vị thế của doanh ngiệp trên thị trường
Quy trình mua hàng
Hình 1.1: Quy trình mua hàng (Nguồn: Monczka, R.et al (2016) Purchasing and Supply Chain
Management (6th ed.), Andover: Cengage Learning)
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM
Giới thiệu về Công ty TNHH Unilever VIỆT NAM
Unilever là một công ty niêm yết kép bao gồm Unilever plc, có trụ sở tại London và Unilever NV, có trụ sở tại Rotterdam Unilever được thành lập vào ngày 2 tháng 9 năm 1929, bởi sự hợp nhất của nhà sản xuất bơ thực vật Hà Lan Margarine Unie và nhà sản xuất xà phòng Anh Lever Brothers Unilever là doanh nghiệp hàng đầu nổi tiếng thế giới trên lĩnh vực sản xuất về các sản phẩm tiêu dùng hóa mỹ phẩm hàng đầu thế giới chuyên về các sản phẩm chăm sóc cá nhân, chăm sóc gia đình và thực phẩm.
Hình 2.1: Logo thương hiệu của Unilever (Nguồn: Công ty Thiết kế & Sáng tạo Thương hiệu Goldidea, Logo
Unilever- Biểu tượng cúa sáng tạo và sự gắn kết)
Là một công ty đa quốc gia việc mở rộng kinh doanh và đặt nhiều chi nhánh trên thế giới để chiếm lĩnh thị trường toàn cầu là một trong những mục tiêu của Unilever.
Unilever hiện đang hoạt động trên 190 quốc gia và vùng lãnh thổ với cam kết nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân trên toàn thế giới thông
Việt Nam vào năm 1995, Unilever đã đầu tư hơn 300 triệu USD với một nhà máy sản xuất hiện đại tại thành phố Hồ Chí Minh và tỉnh Bắc Ninh Ngay sau khi đi vào hoạt động, các công ty Unilever Việt Nam đã không ngừng nỗ lực phấn đấu, tăng cường đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh và đào tạo và phát triển nhân lực, hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp trong nước, chấp hành tốt chủ chương chính sách của Nhà nước và đóng góp tích cực cho các hoạt động phát triển cộng đồng.
Tính trung bình mỗi năm doanh số và lợi nhuận của Unilever Việt Nam tăng khoảng 30-35 năm kể từ khi các dự án của công ty đi vào hoạt động ổn định và có lãi Nếu năm 1995 doanh số của công ty là 20 triệu USD, năm 96 doanh số của công ty là 40 triệu USD thì đến năm 1998 doanh số của công ty đã là 85 triệu USD và tính đến hết năm 2002 thì doanh số của công ty là khoảng 240 triệu USD Với tốc độ tăng trưởng chóng mặt như vậy Unilever Việt Nam đã và đang chứng tỏ rằng mình là công ty nước ngoài thành đạt nhất Việt Nam hiện nay Unilever Việt Nam được xem là một trong những công ty có vốn đầu tư nước ngoài thành công nhất trong các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ cộng đồng.
Giám đốc :Marijn Van Tigglen
Mã số thuế: 0301442474 Điện thoại: -84-08-54135686
Số máy Fax: +84-08-54135629 Địa chỉ: 156 Nguyễn Lương Bằng, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố
Email:info@unilever.com.vn Trang chủ: www unilever com vn 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và Cơ cấu tổ chức công ty Unilever
Unilever Việt Nam thực chất là tập hợp của 3 công ty riêng biệt: Liên doanh Lever có trụ sở tại Hà Nội, Elida P/S có trụ sở tại thành phố Hồ ChíMinh và công ty Best Food cũng tại thành phố Hồ Chí Minh Unilever ViệtNam hiện có 5 nhà máy tại Hà Nội, Củ Chi, Thủ Đức và khu công nghiệp BiênHòa Công ty hiện tại có hệ thống phân phối bán hàng trên toàn quốc thông qua hơn 350 nhà phân phối lớn và hơn 150.000 cửa hàng bán lẻ Hiện nay công ty đạt mức tăng trưởng khoảng 35- 40% và Unilever có hơn 265.000 nhân viên làm việc trong hơn 500 công ty tại 90 quốc giatrên thế giới, ngoài ra, hãng này còn có mặt trên thị trường của 70 quốc gia khác.Công ty hiện có đội ngũ nhân viên gồm 3.000 lao động trực tiếp và gián tiếp, và gián tiếp tạo việc làm cho khoảng 6.000 người thông qua các nhà cung cấp và cácđại lý Công ty hiện tại có hệ thống phân phối bán hàng trên toàn quốc thông qua hơn 350 nhà phân phối lớn và hơn 150.000 cửa hàng bán lẻ.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Unilever Việt Nam (Nguồn: Tuấn Anh, 2022, Unilever là gì? Sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược của Unilever tại Việt Nam)
Ngoài ra công ty còn hợp tác với nhiều nhà máy xí nghiệp nội bộ trong các hoạt động sản xuất gia công, cung ứng nguyên vật liệu sản xuất bao bì thành phẩm Các hoạt động hợp tác kinh doanh này đã giúp Unilever Việt Nam tiết kiệm chi phí nhập khẩu giá thành sản phẩm, tăng cường sức cạnh tranh của các sản phẩm của công ty tại thị trường Việt Nam, đồng thời công ty cũng giúp đỡ các đối tác Việt Nam phát triển sản xuất, đảm bảo thu nhập cho các nhân viên và tạo thêm khoảng 5500 việc làm.
Ngay sau khi đi vào hoạt động năm 1995, các sản phẩm nổi tiếng củaUnilever như Omo, Susilk, Clear, Dove, Lipton, Knorr cùng như các nhãn hàng truyền thống của Việt Nam là Viso, P/S đã được giới thiệu rộng rãi và với ưu thế về chất lượng hoàn hảo và giá cả phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng Việt Nam đã nhanh chóng mang lại lợi nhuận cho công ty và sự tin dùng của khách hàng.
Home care (Sản phẩm chăm sóc gia đình)
Personal care (Sản phẩm chăm sóc cá nhân)
1 Comfort 1 Dầu gội: Clear, Lux,
2 Bột giặt: Omo, Viso 3 Dầu xả: Sunsilk 2 Thực phẩm: Cháo thịt heo ăn liền,Knoor, Viên súp thịt bò, Nước nắm phú quốc
4 Tẩy rửa Sunlight, Vim 4.Kem dưỡng da:
5 Bàn chải và kem đánh răng: Close up, P/S,
6 Xà phòng tắm và sửa tắm: Lux, Dove, Lifebouy
Bảng 2.1: Hệ thống các dòng sản phẩm của Unilever
(Nguồn: nhóm tác giả tổng hợp)
Phân tích thực trạng quy trình mua nguyên vật liệu
Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên vật liệu đầu vào của doaanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng, vì nó quyết định chất lượng cũng như giá bán của sản phẩm khi tung ra thị trường Do đó để thu mua nguyên vật liệu có hiệu quả, để luôn duy trì ổn định chuỗi sản xuất thì tập đoàn Unilever đã thực hiện quy trình trên gồm
Quy trình gồm có 11 bước:
Bước1:Tổnghợpnhucầuvậttư Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng, để mua hàng một cách có hiệu quả thì trước tiên doanh nghiệp unilever cần tổng hợp các nhu cầu về nguyên vật liệu, cũng như tình trạng tồn kho của nhà máy sản xuất Vì tập đoàn Unilever có rất nhiều loại mặt hàng khác nhau, do đó cần phải tổng hợp tất cả các nhu cầu về nguyên vật liệu của từng sản phẩm.
Sau khi tổng hợp hết nhu cầu về nguyên vật liệu của nhà máy sản xuất thì công ty sẽ tiến hành phân loại đơn hàng theo chủng loại vật tư, NCC Vì việc đa dạng về sản phẩm nên đây cũng là việc khó khăn trong quá trình phân loại, vì có những loại nguyên vật liệu nhiều sản phẩm cần do đó quá trình tổng hợp phải thực sự chính xác để tránh từng trạng thiếu hụt và phân loại đơn hàng cho từng nhà cung cấp.
Sau khi phân loại đơn hàng theo chủng loại vật tư, nhà cung cấp xong thì sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp Nếu nguyên vật liệu đó chưa có nhà cung cấp thì sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp mới Nếu nguồn nguyên vật liệu đó đã có nhà cung cấp sẵn (NCC cũ) thì sẽ chọn luôn nhà cung cấp đó.
Các tiêu chí để mà các doanh nghiệp nói chung và Unilever nói riêng để lựa chọn nhà cung cấp là dựa trên yếu tố thương hiệu, sự uy tín của nhà cung cấp trên thi trường, giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu cũng như chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua những giao dịch từ trước của doanh nghiệp với nhà cung cấp và chính sách ưu đãi đối với khách hàng gắn bó lâu dài.
Hiện tại UVN có khoảng 76 nhà cung cấp nguyên vật liệu, 54 nhà cung ứng bao bì và hơn 150.000 nhà phân phối trên toàn quốc với tổng doanh số giao dịch với với UVN khoảng 34 triệu USD mỗi năm Các công ty thuộc UVN hiện đang sử dụng khoảng 60% nguyên vật liệu và 100% bao bì sản xuất trong nước.
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp thì bộ phận thu mua sẽ tiến hành lập kế hoạch mua hàng, dựa trên những thông tin rù tổng hợp nhu cầu cũng như phân loại đơn hàng và nhà cung cấp,từ đó bộ phận thu mua sẽ thông qua các định múc tiêu hao hàng hóa, để dự đoán và lập kế hoạc mua hàng cho tứng mặt hàng khác nhau.
Sau khi lên bản kế hoạch xong thì bộ phận thu mua sẽ trình lên trưởng phòng rồi đến ban giám đốc Nếu giám đốc thấy bản kế hoạnh phù hợp thì sẽ tiến hành xét duyệt.
Sau khi có kế hoạch mua hàng, phòng vật tư gửi kế hoạch mua hàng để giám đốc/Người được ủy quyền duyệt, đồng thời gửi thông tin cho bộ phận kế toán để lên kế hoạch thanh toán.
Sau khi bản kế hoạch được giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập đơn hàng, lấy thông tin phê duyệt các cấp và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Phòng kế hoạch theo dõi và cập nhật thông tin giao hàng của nhà cung cấp. Bước8:Nhậnhàng,kiểmhàng,bàngiaotừnhàcung cấp
Sau khi lập đơn hàng với nhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi hàng đến cho doanh nghiệp mình Trong quá trình vận chuyển thì việc theo dõi quan sát đơn hàng cũng được unilever chú trọng, để dự đoán được thời gian đơn hàng của mình đến nơi, nếu hàng đến chậm hơn dự kiến thì bộ phận thu mua phải báo ngay cho bộ phận sản suất để bộ phận sản xuất điều chỉnh công xuất sản xuất của mình để duy trì được dây chuyền Do đó việc theo dõi và giám sát cũng đóng vai trò hết sức quan trọng để tránh được những rủi ro khi hàng ko về kịp hoặc bị kẹt lại cảng do trục trặc về giấy tờ.
Trước khi tiến hành tiếp nhận hàng hóa, trưởng kho phải chuẩn bị về nguồn nhân lực cũng như các thiết bị hỗ trợ bốc xếp hàng hóa, để khi hàng hóa đến nơi bộ phận kho sẽ sẵn sàng tiếp nhận.
Các bộ phận kho tiếp nhận hàng hóa cũng cần phải kiểm tra lại hàng hóa có đảm bảo đúng số lượng đúng mặt hàng, nhãn hiệu sản phẩm và chất lượng sản phẩm Để tránh những rủi ro như thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng, thì doanh nghiệp kịp thời báo lại cho nhà cung cấp, bên cạnh đó cung cấp bằng chứng như hình ảnh, video để chứng minh là hàng hóa bị hư hỏng trước khi vào kho của doanh nghiệp, để quy trách nhiệm cho nhà cung cấp.
Bước 10: Làm thủ tục bàn giao cho kho
Sau khi kiểm tra hàng hóa mà đạt theo yêu cầu của doanh nghiệp thì sẽ tiến hành làm thủ tục bàn giao cho kho và các chứng từ liên quan đến bộ phận kho.
Bước 11: Thu Thập chứng từ và thanh toán công nợ
Chiến lược của Unilever trước tình trạng khan hiếm hàng hóa
bị đẩy lên cao Do đó việc thay đổi thành phần nguyên vật liệu cho sản phẩm là hết sức cần thiết.
Cụ thể là hồi tháng 4 ông Alan Jope cho biết Unilever đã bắt đầu thay đổi một số công thức, sử dụng dầu hạt cái thay thế cho dầu hướng dương khi dầu hướng dương đang dần khan hiếm khi nguồn cung bị gián đoạn.
Đánh giá thực trạng của quy trình mua nguyên vật liệu
- Nhãn hiệu đã có mặt lâu đời vì vậy dễ tạo dựng niềm tin cho khách hàng qua chất lượng sản phẩm
- Công tác quản trị chuyên nghiệp trong từng khâu là tiền đề cho Nestlé luôn nằm trong top công ty về ngành thực phẩm và đồ uống
- Đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp về kỹ năng cũng như đạo đức trong suốt quá trình gắn bó và làm việc
- Dây chuyền sản xuất đóng gói hiện đại luôn cho ra mắt nhiều sản phẩm đa dạng về mẫu mã cho nhiều nhóm khách hàng.
- Tập đoàn Unilever có nhiều nhà cung cấp và các nhà phân phối trên toàn quốc Đảm bảo thuận lợi cho đầu vào cũng như đầu ra cho từng sản phẩm.
-Vì sự đa dạng của sản phẩm nên khi thực hiện bước phân loại đơn hàng theo chủ loại vât tư, NCC diễn ra sẽ rất khó khăn, vì có nhiều loại sản phẩm có sử dụng chung một loại nguyên liệu, nếu không làm tốt sẽ dễ xảy ra tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu.
- Trong quy trình cũng không thể hiện bước đàm phán với nhà cung cấp về giá cả và bước đánh giá kết quả mua hàng đối với các nhà cung cấp Bước đánh giá cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó giúp cho Unilever dễ dàng so sánh chất lượng, giá cả, dịch vụ chăm sóc khách hàng và những ưu đãi của nhà cung cấp, từ đó có cái nhìn toàn diện về các nhà cung cấp mà Unilever đã mua hàng Từ đó sẽ dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp cho những lần mua nguyên vật liệu sắp tới.
- Ở bước nhận hàng, kiểm hàng có yêu cầu cao về trình độ chuyên môn của đội ngủ nhân viên, vì mỗi lô hàng sẽ có những tình huống phát sinh khác nhau, tùy vào mức độ của lô hàng mà nhân viên phải có cách giải quyết một cách phù hợp.
KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH
Đổi mới và hoàn thiện phương pháp xác định khối lượng hàng hoá mua vào
Công ty phải xác định khối lượng mua vào dựa trên mức bán ra, kế hoạch bán ra là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vào Việc xây dựng kế hoạch bán ra công ty phải đi nghiên cứu nhu cầu thị trường Để xác định được nhu cầu thị trường công ty cần quan tâm đến các vấn đề :
+ Công tác nghiên cứu thị trường tại công ty phải đi liền với việc tiêu thụ hàng hoá Thông qua việc nghiên cứu thị trường công ty phải thấy được mình nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào đang kinh doanh trên thị trường mà nhu cầu không có hoặc rất ít, số lượng hàng hoá nên kinh doanh là bao nhiêu, chất lượng chủng loại hàng hoá là như thế nào.
+ Nghiên cứu thị trường phải chỉ ra được vào những thời điểm nào trong năm thì người tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng nào để từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trường một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm nhằm khắc phục tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoá quá lớn làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đối với Công ty Unilever kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiêu dùng nên xác định rõ thời điểm nào trong năm là lúc mà nhu cầu về hàng hoá rất lớn và từ đó công ty phải có chính sách mặt hàng dự trữ hàng hoá hợp lý để đảm bảo
+ Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của khách hàng thông qua việc nghiên cứu tâm lý của khách hàng để phân loại khách hàng theo các chỉ tiêu kinh tế và xã hội học.
Thông qua việc nghiên cứu thị trường và khách hàng, công ty sẽ thấy được những nguyên nhân kết quả khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến sự tăng, giảm doanh thu của công ty trong thời gian qua, có được một trong những căn cứ để tiến hành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua cho thời gian tới.
Xây dựng phương pháp xác định chất lượng và chủng loại
Chất lượng hàng hoá được xác định qua mức độ hài lòng cùa người tiêu dùng về mặt hàng đó nên công ty tập trung nghiên cứu về sự thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng đặc biệt là đối với mặt hàng chăm sóc tóc và cơ thể Đây là mặt hàng mà chất lượng được ưu tiên hàng đầu đối với công ty Bên cạnh đó, cần đa dạng hoá mẫu mã bao bì để thu hút thêm nhiều nguồn khách hàng tiềm năng.
Trước mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng đối với ngành hàng mỹ phẩm, chăm sóc tóc và cơ thể Ngày nay do cuộc sống ngày càng nâng cao nhu cầu làm đẹp của người dân nhất là chị em phụ nữ là rất lớn.Mặt hàng chăm sóc tóc và cơ thể là mặt hàng thu hút sự quan tâm của phái nữ nhiều nhất Người tiêu dùng rất thích mua ở siêu thị, họ quan niệm trong siêu thị hàng hoá đặc biệt chất lượng nên mặc dù giá ở siêu thị đắt hơn nhưng họ vẫn muốn vào siêu thị mua Tuy nhiên, ở siêu thị luôn nhập nhiều nguồn hàng của nhiều công ty khác để đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm của siêu thị Do đó,công ty nên tập trung cải tiến lại cách thức kinh doanh của mình để có thể cạnh tranh với các công ty đối thủ.
Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp
Nếu nhà cung cấp cũ vẫn thoã mãn nhu cầu của công ty thì công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đó Những nhà cung cấp này sẽ đáp ứng kịp thời cho công ty kịp thời gian đúng về chất lượng số lượng mà công ty yêu cầu.
Tuy nhiên đối với họ công ty cần có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ xem liệu số lượng hàng hoá giá cả của họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó Những người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không.
Sau mỗi lần mua hàng công ty thường đánh giá kết quả mua hàng Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp đó Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán.
Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không, tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của mình xem liệu có cần thay các nhà cung cấp khác hay không hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lượng ít để phòng ngừa rủi ro
Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp Để làm điều đó thì trước hết công ty phải thanh toán đúng hẹn, có phương thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán.
+ Vào các dịp lễ Tết công ty nên có quà tặng các nhà cung cấp đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty
Nâng cao nhận thức, trình độ của nhà quản trị và nhân viên mua hàng
Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị mua hàng và nhân viên mua hàng Nhân viên phụ trách khâu mua hàng chỉ quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặt hàng Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp cho nên với mặt hàng đang kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thương lượng Họ nghĩ đơn giản là với mối quan hệ làm ăn sẵn có nếu hàng hoá có thay đổi về giá cả, chất lượng thì các nhà cung cấp sẽ tự động thông báo đến cho công ty Do đó công tác thương lượng nhà quản trị mua hàng cũng không nhận thức rõ vai trò của công tác này nên họ đã không tận dụng được ưu thế của mình trong vai trò là khách hàng Công ty nên thay đổi nhận thức trước tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến các nhân viên phụ trách mua hàng.
+ Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: công ty nên tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiến thức, kinh nghiêm để đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân viên mua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng công nghệ mới
+ Rèn luyện về kỹ năng mua hàng: quá trình mua hàng rất cần kỹ năng nói,thuyết phục Trong quá trình đàm phán và thương lượng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp nếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì
Tăng cường công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá
- Đối với việc giao nhận hàng hoá:
+ Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng Không phải bất kỳ một nhân viên mua hàng nào cũng có kiến thức về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm Các sản phẩm hàng hoá là rất đa dạng và phong phú, chất lượng thì khó mà xác định được nếu không có sự hiểu biết về mặt hàng đó Một nhân viên kiểm tra có trình độ có sự hiểu biết về mặt hàng mà mình có trách nhiệm kiểm tra thì việc giao nhận hàng hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt được thời gian không cần thiết hay tránh được những sai lầm trong khâu nhập hàng.
+ Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu tiêu dùng, thời gian sử dụng Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác hơn Vì nếu có các tiêu chuẩn nhân viên phụ trách nhập hàng chỉ việc dựa vào các tiêu chuẩn đó để xác định xem hàng hoá có đảm bảo hay không, từ đó xác nhận hàng hoá có đủ tiêu chuẩn để nhập hay không. Để kiểm tra chất lượng hàng hoá có thể bằng cảm tính, bằng sự cảm nhận của trình độ nhân viên mua hàng như sờ, ngửi như mặt hàng nước hoa hay nhiều mặt hàng phải dùng đến phương pháp phân tích để đánh giá chất lượng hàng hoá nhập vào.
- Giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng: Việc kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng có thể kiểm tra bằng xác xuất, ví dụ thỉnh thoảng xuống kiểm tra đột xuất, nhất là đối với những mặt hàng chất lượng cao. Việc kiểm tra này để tránh hiện tượng tiêu cực trong mua hàng như mua phải hàng kém chất lượng, số lượng hao hụt Ngoài ra việc kiểm tra này còn tránh được tình trạng gian lận của nhân viên kiểm tra với nhân viên của nhà cung cấp để đánh tráo hàng giả, hàng chất lượng kém
- Theo dõi các nhà cung cấp về tình hình sản xuất, kinh doanh, khả năng tài chính của nhà cung cấp để xem nhà cung cấp đó có đảm bảo được khả năng giao hàng theo đúng hợp đồng cho mình không Bởi bất kỳ một sự rủi ro nào từ phía nhà cung cấp cũng đều ảnh hưởng đến việc giao hàng và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Nhân viên mua hàng phải thường xuyên nắm bắt thông tin về phía đối tác làm ăn với mình Nếu không nắm bắt được thông tin kịp thời, công ty sẽ không biết được tình hình sản xuất kinh doanh của họ, cũng không thể lường trước được hậu quả do không chuẩn bị kịp hàng khi nhà cung cấp không có khả năng cung cấp hàng cho công ty Mặt khác nhân viên mua hàng nên theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trường để biết bên cung ứng có ép giá mình hay không.
+ Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp khi mang hàng đến để giao hàng bên bán và bên mua đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không Hiện nay ở công ty khi mang hàng đến công ty nhiều khi bên cung ứng không có nhân viên đi theo giám sát mà chỉ có người vận chuyển do vậy nhiều khi phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để giải quyết sai sót trên Điều đó gây ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng, làm ảnh hưởng đến tiến độ của công tác này.
