Do đó doanh nghiệp muốn đưa rathị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá với hàng ngoại buộc các doanhnghiệp Việt Nam phải tìm mọi cách cắt giảm chi phí tối đa, bởi yếu tố cấu thà
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Kho bãi là gì?
- Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ logistics
- Kho bãi là nơi cất trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm (hàng hóa) nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất khi họ có yêu cầu.
1.1.1 Khái niệm quản lý kho
- Quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Quản lý kho bãi bao gồm:
- Quản lý mua hàng và nhập kho: Quản lý hàng hóa mua vào và số liệu nhập kho chi tiết.
- Quản lý hàng hóa: Quản lý mọi hoạt động, chứng từ, số liệu của hàng hóa trong kho.
- Quản lý xuất kho & bán hàng: Quản lý hàng hóa bán ra và số liệu xuất kho chi tiết.
- Quản lý chuyển kho: Quản lý vận chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác.
- Quản lý tồn kho: Quản lý kượng hàng tồn trong kho và dữ liệu liên quan.
- Kiểm kê kho: Kiểm kê hàng hóa định kỳ và báo cáo.
1.1.2 Tầm quan trọng của kho bãi
- Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và quản lý hàng hóa của doanh nghiệp Quản trị kho bãi trong logistics tốt giúp doanh nghiệp:
+ Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa.
+ Chủ động trong việc sắp xếp, vận chuyển các lô hàng có cùng kích thước, cùng lộ trình vận tải Từ đó giúp giảm giá thành trên mỗi đơn vị sản phẩm.
+ Duy trì nguồn cung ổn định Sẵn sàng giao bất kỳ lúc nào khách hàng có nhu cầu. Cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt hơn do hàng hóa đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng và tình trạng.
+ Góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm.
+ Tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
+ Lưu trữ sản phẩm để đáp ứng khi thiếu hàng hay xảy ra nhu cầu bất ngờ tạo các cơ hội gom hàng ( lưu lượng).
Hình 1 Các hoạt động chính của kho hàng.
1.1.3 Chức năng của kho hàng
- Gom hàng: Khi một lô hàng /nguyên vật liệu không đủ số lượng thì Người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa/nguyên vật liệu được nhận từ nhiều nguồn hàng nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy ,thị trường bằng các phương tiện vận chuyển
- Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, quản lý kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng
- Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho.
1.1.4 Vai trò của kho bãi
- Xuất nhập hàng hóa, ký nhận nhập xuất hàng vào hóa đơn hay phiếu xuất nhập hàng cho người giao nhận – kế hoạch làm việc trong ngày và dự đoán các nhu cầu sắp tới.
- Thực hiện bản báo cáo hằng ngày bao gồm số tồn kho và giá trị hàng tồn.
- Sổ sách ghi chép kiểm kê với các ghi chú về tình trạng kiểm kê thừa thiếu, rách vỡ, chậm trễ trong vận chuyển
- Tình trạng bốc xếp của đội công nhân, xe nâng bốc dỡ hàng
- Vấn đề hiệu quả kho là khai thác sức chứa hàng hóa so với chi phí thuê kho.
(Nguồn: Tài liệu giảng viên)
Các loại kho hàng
Trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều loại kho hàng Tùy vào mục đích sử dụng, đặc thù, dịch vụ cung cấp,… Dưới đây là một số loại kho thường gặp tại các doanh nghiệp:
- Raw Material Storage: gần nguồn hàng hoặc các điểm sản xuất
- WIP Warehouses: các bộ phận và linh kiện đã hoàn thành đươc một phần.
- Finished Goods warehousing: được bố trí nằm gần khu vực sản xuất
- Local Warehouses: gần vị trí của khách hàng để cung cấp và phản hồi kịp thời
- Fulfillment Centers: giữ các sản phẩm và gửi đơn hàng nhỏ tới người tiêu dùng cá nhân ( gom nhiều loại hoặc từng cái ) – chủ yếu dành cho thương mại điện tử.
- Distribution Centers: tích hợp và gom các sản phẩm từ nhiều nguồn cho các chuyến hàng đến chung một đích hoặc khách hàng
- Mixing Centers: nhận vật liệu từ nhiều nguồn để cross-docking và vận chuyển vật liệu hỗn hợp (palet đến pallet).
- Là khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam Ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng.
- Kho hàng tự động có hiệu quả cao, nhanh chóng và linh hoạt Kho tự động sử dụng phần mềm theo dõi đơn hàng để nhận, lưu trữ và di chuyển hàng hóa Kho hàng tự động cũng sử dụng các thiết bị hiện đại như xe nâng, giá đỡ và pallet để di chuyển hàng hóa nhanh chóng trong kho Với phần mềm phân phối bán buôn phù hợp, quá trình quản lý sẽ ít mắc lỗi do con người hơn và khả năng nhận và vận chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
1.2.3 Kho hàng ôn hòa (kho hàng lạnh)
- Kho ôn hòa duy trì nhiệt độ trong một phạm vi cài đặt để chất lượng hàng hóa vẫn còn nguyên vẹn Các nhà kho này sử dụng các thiết bị làm mát hoặc sưởi ấm được đặt ở vị trí chiến lược và yêu cầu có thể thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố như mùa và đặc tính của sản phẩm được lưu trữ
- Kho phân phối (trung tâm phân phối) được sử dụng để lưu trữ và bán số lượng lớn hàng hóa Thông thường, các trung tâm phân phối chứa hàng hóa từ nhiều nhà sản xuất và lần lượt bán cho các nhà bán lẻ
- Hàng hóa thường được lưu giữ trong một khoảng thời gian ngắn; trong một số trường hợp chỉ vài ngày tại một thời điểm Trung tâm phân phối là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, vì vậy điều quan trọng là phải thiết lập nó một cách chính xác Với một chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, doanh nghiệp sẽ có thể phục vụ tốt hơn một lượng lớn khách hàng
1.2.5 Kho hàng thương mại điện tử
- Kho hàng thương mại điện tử hay còn gọi trung tâm thực hiện đơn hàng: Là nhà kho của công ty cung cấp dịch vụ logistics bên thứ 3 (3PL) Nơi xử lý đơn hàng, chọn, đóng gói và vận chuyển cho các đối tác thương mại điện tử
- Các trung tâm thực hiện được sử dụng bởi nhiều công ty thương mại điện tử ngày nay để thuê ngoài việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa của họ
- Trong mô hình này, người bán vận chuyển hàng hóa đến trung tâm thực hiện và khi một đơn đặt hàng được đặt, trung tâm thực hiện sẽ giao đơn hàng đó Điều này giúp loại bỏ nhu cầu ngày càng tăng của các nhà bán lẻ thương mại điện tử phải duy trì kho hàng của riêng họ.
Kho CFS và kho ngoại quan
- Kho CFS là tên viết tắt của Container Freight Station, dùng để tập kết hàng lẻ xuất nhập khẩu.
- Kho CFS hiểu một cách thông dụng là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ – hàng LCL (Less than Container load)
- Cụ thể, mỗi một chuyến hàng chuẩn bị xuất/nhập khẩu thường được vận chuyển bằng Container nhưng không phải lúc nào tất cả các Container cũng ở trạng thái đầy, hoặc có nhiều người chuyển hàng nhưng số lượng nhỏ lẻ không thể lấp đầy Container Lúc này, công việc trong kho CFS sẽ giúp chia tách hoặc gom hàng của nhiều chủ hàng trong cùng một Container a Các dịch vụ được cung cấp tại kho CFS
- Đóng gói, sắp xếp hàng hóa lên kệ để chờ xuất khẩu, dán tem và phân loại hàng hóa.
- Nhận hàng quá cảnh, hàng trung chuyển được đưa vào các địa điểm thu gom hàng lẻ trong cảng để chia tách, đóng ghép chung container xuất khẩu hoặc đóng ghép chung với hàng xuất khẩu của Việt Nam
- Hỗ trợ chủ hàng, bên vận tải sẽ bốc xếp, phân loại và tách lô hàng hóa nhập khẩu để
- Thực hiện chuyển đổi quyền sỡ hữu hàng hóa trong thời gian lưu trữ. b Các loại hàng hóa trong kho CFS
- Được lưu trữ đa dạng loại hàng hóa nhưng không được phép lưu trữ các loại hàng nhái, hàng giả, hàng cấm, hàng không được nhà nước có thẩm quyền cấp phép và cá mặt hàng không phù hợp với tiêu chí của pháp luật đặt ra ngoài ra kho CFS có thể lưu giữ các mặt hàng như hàng xuất, nhập chưa làm thủ tục hải quan, hàng xuất, nhập đã làm thủ tục hải quan và đã được kiểm tra cụ thể.
- Theo dịch vụ giao hàng, Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam, ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hoá từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng
- Theo quy định tại Khoản 10, Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam
Kho ngoại quan được phép thành lập ở các khu vực sau:
- Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là đầu mối giao lưu hàng hoá giữa Việt Nam với nước ngoài, có điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu
- Các khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, các khu kinh tế đặc biệt khác (sau đây viết là Khu công nghiệp)
- Kho ngoại quan, hàng hoá, phương tiện vận tải ra, vào hoặc lưu giữ, bảo quản trong kho ngoại quan phải làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.
(Nguồn: Nguyễn Hương Quỳnh, 2015) a Các dịch vụ được cung cấp tại kho ngoại quan
- Gia cố, chia gói, đóng gói bao bì; đóng ghép hàng hóa; phân loại phẩmcấphàng hóa,bảo dưỡng hàng hóa
- Lấy mẫu hàng hóa để phục vụ công tác quản lý hoặc làm thủ tục hải quan
- Chuyển quyền sở hữu hàng hóa
- Riêng đối với kho ngoại quan chuyên dùng chứa hóa chất, xăng dầu, nếu đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan và yêu cầu quản lý nhà nước chuyên ngành có liên quan được phép pha chế, chuyển đổi chủng loại hàng hóa. b Các loại hàng hóa trong kho ngoại quan
- Hàng nhập khẩu chờ tiêu thụ tại thị trường Việt Nam; hàng quá cảnh, lưu kho tại Việt Nam để chờ xuất khẩu sang nước thứ ba
- Hàng đã làm xong thủ tục hải quan chờ xuất khẩu; hàng hết thời hạn tạm nhập, phải tái xuất; hàng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền buộc tái xuất
- Hàng hoá không được gửi kho ngoại quan: hàng hoá giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam; hàng hoá gây nguy hiểm công cộng hoặc ô nhiễm môi trường; hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, trừ trường hợp được Thủ tướng Chính phủ cho phép.
Thiết bị lưu trữ và làm hàng
- Pallet: là công cụ chứa hàng và mang hàng Có 2 loại đó là pallet gỗ và pallet nhựa nhưng đa phần doanh nghiệp sử dụng pallet gỗ vì tiết kiệm được khá nhiều chi phí cho công ty.
- slip sheet: Là công cụ chứa đựng hàng hóa bằng nhựa hoặc giấy, mép có phần cong lên để thiết bị mang hàng kẹp vào, có độ bền cao Thích hợp với hàng hóa trọng lượng nhẹ Giá thành rẻ, tiết kiệm chi phí lưu trữ.
- Selective and single-deep rack: Dùng để lưu trữ hàng hóa, pallet có tải trọng nặng,trên thân cột có các lỗ thuận tiện cho việc láp ráp và nâng hạ, có thể sử dụng phổ biến với nhiều không gian lưu trữ hàng hóa khác nhau.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH XUẤT KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TBS LOGISTICS
Giới thiệu về công ty cổ phần TBS Logistics
2.1.1 Tổng quan về công ty
Hình 2 Logo của công ty cổ phần TBSL
- Tên công ty: TBS Logistics.
- Tên giao dịch nước ngoài: Thai Binh Join stock Company.
- Địa chỉ: Số 09, Đường DT 743, Phường Bình Thắng, thành phố Dĩ An, Tỉnh Bình Dương.
Ban đầu là một xưởng làm giày thể thao với khoảng 1.000 nhân công thành lập từ năm 1989, TBS Group tiền thân là Công ty giày Thái Bình đã phát triển thành tập đoàn đa ngành những sản phẩm chất lượng cao mang thương hiệu của Việt Nam cùng với đó là những định hướng, chiến lược kinh doanh chính sách đúng đắn và điều hành kiện toàn với hệ thống chuỗi cung ứng đã đưa TBS Group phát triển bền vững.Sau tất cả, TBS Group đã vươn lên trở thành một trong những doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thời trang và đầu tư, phát triển bất động sản có uy tín trong khu vực và quốc tế.Hiện tại,trong sản xuất công nghiệp thời trang, đặc biệt là ngành da giày,TBS Group là đơn vị dẫn đầu tại Việt Nam.
Thành lập vào năm 2009, TBS Logistics ra đời như một thành viên nhỏ tuổi của TBS Group Ý định ban đầu, công ty thành lập để hỗ trợ TBS Group cung cấp các dịch vụ logistics để linh động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh Tận dụng tốt các lợi thế về vị trí địa lý thuận lợi, cơ sở hạ tầng giao thông được đầu tư hoàn thiện và hiện đại, cộng với sự phát triển nhanh của ngành công nghiệp và thương mại dịch vụ đã tạo ra động lực mạnh mẽ thúc đẩy TBS Logistics không ngừng phát triển lớn mạnh, đảm bảo hoạt động sản xuất của chính mình mà ngoài ra còn phục vụ cho đối tác, khách hàng với dịch vụ tốt nhất TBS Logistics được xây dựng và hoạt động tại trung tâm tứ giác kinh tế phía Nam TP.HCM,Đồng Nai,Bình Dương và cuối cùng là Bà Rịa Vũng Tàu
Hệ thống kho bãi quy mô lớn, theo tiêu chuẩn quốc tế: diện tích kho khá lớn lên đến 220.000 m2 với sức chứa 60,000 containers từ kho bách hóa đến kho chuyên dụng, từ kho ngoại quan đến kho nội địa:
+ Nguyên phụ liệu được lấy từ nước ngoài
+ Thu gom hàng hóa sau đó phân phối bán lẻ
+ Dịch vụ bãi:Containers => Kho
+ Vị trí kho chiếm tỉ lệ quan trọng,gần các nhà máy lớn
Hoạt động ở 5 loại hình dịch vụ chính
- Ware house services (Dịch vụ kho)
- Containers services (dịch vụ quản lý bãi)
- Freight forwarding (giao nhận vận tải quốc tế)
- Customs procedures (thủ tục hải quan)
- Transportation (vận tải nội địa)
- Hệ thống cơ sở hạ tầng và công nghệ hiện đại, mang tính đồng bộ: có các phần mềm quản lý quy trình logistics chất lượng cao mục đích để kiểm soát hoạt động vận hành kho bãi một cách chính xác nhất.
Mô hình kệ : hệ thống kệ ,hệ thống xe nâng cao ,xe nâng thấp.
- Để vận hành được thì cần đảm bảo về quy định BSI ( không được quay phim chụp ảnh, mang quần áo bảo hộ , ).
- Kho được thiết kế dạng hình vuông, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo hợp thẩm mĩ,chia thành hai cửa xuất – nhận.
- Thiết kế xanh: khuôn viên có công viên với nhiều cây xanh bao bọc xung quanh, tạo nên không gian thoáng mát và gẫn gũi với môi trường.
- Văn phòng Hải Quan ngay tại trung tâm:đảm bảo tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận chuyển, đảm bảo việc giải quyết thủ tục Hải Quan được hiệu quả và nhanh chóng nhất.
- Hệ thống an ninh: hệ thống camera kết nối internet hiện đại, hệ thống phòng cháy chữa cháy và nhân viên an ninh luôn giám sát đảm bảo khu vực lưu trữ một cách an toàn an toàn và các hoạt động logistics được kiểm soát chặt chẽ.
- Với hơn 500 cán bộ, công nhân viên tận tâm, làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ an ninh, các quy định an toàn khi vào kho, tuân thủ trình tự các quy trình để đảm bảo an toàn cho bản thân và đảm bảo chất lượng công việc, luôn nỗ lực từng ngày để gớp phần đưa Công ty phát triển vững mạnh, chinh phục các mục tiêu cao hơn, trở thành sự lựa chọn ưu tiên của mọi đối tác và khách hàng.
Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp:
- Dịch vụ kho: Kho đóng ghép hàng lẻ (CFS), kho ngoại quan, kho thường/ kho phân phối Dịch vụ gom hàng đa quốc gia (MCC/EDC., Giải pháp đầu tư cơ sở hạ tầng theo nhu cầu của khách hàng.
- Dịch vụ bãi: lnland Container Depot (ICD) Bãi chứa container hàng/ container rỗng, dịch vụ nâng – hạ container Vệ sinh và kiểm hóa container Bảo trì và sửa chữa container.
- Giao nhận quốc tế: Đại lý booking, gom hàng lẻ Cước vận tải đường biển/ hàng không và cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
- Thủ tục hải quan: Thanh lý tờ khai hải quan Tư vấn thuế và thủ tục hải quan nội địa, dịch vụ chứng từ.
- Vận tải: Giao hàng chặng đầu/ Chặng cuối.
Hệ thống tổ chức kho của công ty cổ phần TBS Logistics
Hình 3 Sơ đổ tổ chức tại văn phòng kho
( Nguồn: Nội bộ công ty TBSL)
2.2.1 Nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong kho
Trưởng kho và phó kho:
+ Kiểm soát toàn bộ công việc liên quan đến vận hành Kho Bãi.
+ Theo dõi các báo cáo từ bộ phận Chứng Từ & Vận hành.
+ Trao đôi và tiếp nhận thông tin chính đến Khách hàng, các NCC…
+ Giám sát & hổ trợ các nhóm hoạt động ổn định.
+ Theo dõi các sự cố phát sinh (CCDC, Trang thiết bị….)
+ Kiểm soát vận hành của hệ thống, theo dõi sản lượng hàng ngày.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong vận hành và báo cáo Ban Giám Đốc. + Giám sát các chỉ số KPI/Đánh giá Kho, Tập hợp Báo cáo quản trị
+ Hướng dẫn và đào tạo nhân viên….
+ Theo dõi và giám sát hoạt động Nhập Xuất của bộ phận chứng từ.
Nhân viên kho tiếp nhận chứng từ, dữ liệu từ chủ hàng và nhập vào hệ thống WMS hoặc biểu mẫu nội bộ Dựa trên thông tin về công việc, khối lượng và thời hạn nhập hàng, nhân viên kho sẽ chuyển giao thông tin chi tiết cho bộ phận hiện trường để chuẩn bị nhân sự và vật tư phục vụ công tác tiếp nhận hàng.
+ Theo dõi tiến độ thực hiện hiện trường, tham gia xử lý sự cố phát sinh nếu liên quan đến dữ liệu, chứng từ, kiểm tra và xác nhận kết quả hiện trường vào cơ sở dữ liệu, lập chứng từ, báo cáo hoàn tất.
+ Quản lý toàn bộ số liệu nhập, xuất, tồn trong hệ thống WMS và số liệu gửi cho khách hàng.
+ Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu được nhập liệu chính xác, không sai sót + Phối hợp với nhân viên hiện trường để kiểm soát tồn kho, đối chiếu dữ liệu và thực tế tồn kho, báo cáo kết quả.
Lên kế hoạch giám sát toàn bộ hoạt động kho hàng hàng ngày, bao gồm nhập kho, xuất kho và tồn kho để nắm bắt tình hình thực tế Thực hiện điều động và bố trí nhân lực theo kế hoạch đã đề ra, đảm bảo tính hợp lý, hiệu quả và năng suất cao trong quá trình làm việc tại kho hàng.
+ Nghiên cứu, thảo luận để nắm vững nội dung huấn luyện và thực hiện huấn luyện nhân viên Hướng dẫn nhân viên các kỹ năng cần thiết, phù hợp với nhiệm vụ được giao.
+ Theo dõi và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực bên ngoài theo đúng KPI của bên nhà thầu phụ đã cam kết
+ Hành động kịp thời đáp ứng yêu cầu gấp, hợp lý từ khách hàng hoặc cấp trên.
Nhân viên chứng từ nhập - xuất:
+ Tiếp nhận từ bộ phận kiểm chứng từ của Khách Hàng cập nhật phần mềm quản lý kho và nhập dữ liệu vào hệ thống.
+ Nhập thông tin theo yêu cầu vào phần mềm.
+ Có kế hoạch: Nhập những thông tin còn thiếu, kiểm tra những thông tin đã có.
+ Không có kế hoạch: Nhập đầy đủ thông tin trên vào phần mềm.
+ Trong quá trình nhập dữ liệu thô vào hệ thống thì bộ phận nhập thô cũng đã kiểm tra chéo được các thông tin của bộ phận liên quan (khách hàng, nội bộ nhóm) kiểm chứng từ.
+ Xuất báo cáo hàng ngày & kiểm tra- đối chiếu số lượng thực giữa nhập thô so với chứng từ đã nhận, nếu đúng đủ.
+ Đảm bảo số liệu Nhập Xuất phải chính xác 100%
+ Gửi báo cáo cho Khách hàng đúng thời gian quy định cam kết.
+ Tuân thủ quy trình Nhập Xuất sau khi đã được đào tạo kỹ năng chuyên môn. + Thực hiện việc điều động, sắp xếp công nhân hợp lý theo kế hoạch, đảm bảo hiệu quả, và đạt năng suất cao
+ Kiểm đếm, cân đo hàng hóa nhập/xuất kho theo đúng chứng từ hoặc theo sự chỉ định của quản lý kho
+ Đảm bảo có thể quản lý hàng nhập, xuất, tồn kho cho các khách hàng với các loại hình kho khác nhau như CFS, DC, Ngoại quan theo sự phân công của trưởng kho/trợ lý trưởng kho
+ Đảm bảo thời gian làm hàng theo cam kết với Khách hàng.
+ Kỹ năng vận hành xe nâng tốt và các thiết bị chuyên dụng khác.
+ Thực hiện việc điều động, sắp xếp công nhân hợp lý theo kế hoạch, đảm bảo hiệu quả, và đạt năng suất cao
+ Dỡ hàng từ xe Tải, container , nhập/xuất hàng đúng vào vị trí
+ Biết kiểm đếm, cân đo hàng hóa nhập/xuất kho theo đúng chứng từ hoặc theo sự chỉ định của quản lý kho
+ Đảm bảo thời gian làm hang theo cam kết với Khách hàng.
+ Tham gia cải tiến phát triển các quy trình vận hành kho.
+ Chấp hành nghiêm túc sự phân công của Trưởng nhóm và Giám sát kho.
+ Thực hiện các công việc hàng ngày theo quy trình, hướng dẫn, chỉ định trực tiếp của Trưởng nhóm/Kiểm đếm/Xe nâng…
+ Có tinh thần tự giác, hỗ trợ các đội liên quan.
+ Làm vệ sinh hàng hóa trong kho, đảm bảo không bụi bám, không gây hư hỏng hàng hóa, bao bì hàng hóa.
+ Đảm bảo sàn kho, khu vực làm hàng, vị trí lưu trữ hàng luôn sạch và hạn chế tối đa bụi bám.
+ Dọn dẹp rác trong kho hàng ngày.
+ Làm vệ sinh các dãy kệ, vách kho, thiết bị cố định.
Phân tích quy trình xuất khẩu tại công ty cổ phần TBSL
2.3.1 Quy trình xuất kho lưu đổ:
Nhập kế hoạch xuất hàng vào hệ thống WMS. Chuẩn bị kế hoạch điều cont vào boong
Chuẩn bị kế hoạch xuất hàng Áp cont/seal lên CLP và phát hành Loading
Tally record Kiểm tra cont rỗng
- Nhận phiếu EIR và cập nhật vào hệ thống.
- Báo line để cont vào line.
Phát hành giấy ra vào cổng Cont rỗng, phiếu EIR đến kho
Kiểm tra cont rỗng Kiểm tra bộ chứng từ
Ghi nhận nhóm làm hàng, thời gian bắt đầu lô hàng Cập nhật thông tin trên cont/seal, booking số kiện, số cbm vào hệ thống
Lấy thông tin trên tờ khai và chuẩn bị thanh lý No
Yes Tiến hành xuất hàng theo quy trình
Nhận lại bộ chứng từ xuất -Ghi nhận thời gian kết thúc của lô hàng
- Thông báo cont ra khỏi boong
2.3.2 Diễn giải quy trình xuất kho
Bước 1: Gửi kế hoạch hàng xuất + lệnh kéo cont rỗng ( từ ngày hôm trước )
- Khách hàng sẽ gửi kế hoạch xuất hàng và carrier booking từ ngày hôm trước.
Bước 2: Nhận kế hoạch xuất hàng và chuẩn bị kế hoạch điều cont vào boong
- Nhân viên điều phối nhận kế hoạch và chuần bị kế hoạch điều container vào line
- Nhập kế hoạch vào hệ thống WMS.
Bước 3: Nhận kế hoạch xuất hàng, kiểm tra các thông tin trên kế hoạch và chuẩn bị kế hoạch xuất hàng
- Nhân viên chứng từ xuất, kiểm tra các thông tin trên kế hoạch xuất, hàng đã nhập kho?, hàng có lỗi?
Bước 4: Cont rỗng, phiếu EIR đến kho
- Khách hàng đưa container rỗng đến kho.
Bước 5: Phát hàng giấy ra/ vào cổng
- Bảo vệ phát hành “phiếu xe ra vào cổng” và cập nhật vào sổ theo dõi đồng thời cấp
“giấy ra vào cổng” cho Tài xế
Bước 6: Nhận phiếu EIR và cập nhật vào hệ thống và Báo line để container vào line
- Nhân viên điều phối nhận phiếu EIR, kiểm tra các thông tin trên phiếu EIR khớp với lệnh xuất không ? Nếu đúng yêu cầu Tài xế de container vào line chỉ định.
Bước 7: Kiểm tra cont rỗng
Báo cáo khách hàng cont đã xuất
Kiểm tra Cont/seal so với plist
Ghi nhận thời gian cont ra khỏi cổng
- Nhân viên điều phối tiến hành kiểm tra container rỗng đủ điều kiện để đóng hàng không?.
+ Nếu không đủ điều kiện trong trường hợp lỗi có thể khắc phục nhân viên điều phối yêu cầu Tài xế sửa chữa Trong trường hợp thấy có nguy cơ gây mất an toàn cho hàng hóa thì Nhân viên điều phối sẽ yêu cầu đổi container khác.
+ Nếu container đạt tiêu chuẩn để đóng hàng phiếu EIR sẽ chuyển sang cho Nhân viên chứng từ xuất.
Bước 8: Áp cont/seal vào chứng từ, phát hành Loading Tally sheet và Cập nhật thông tin vào hệ thống WMS.
- Nhân viên chứng từ xuất sẽ áp số container vào kế hoạch xuất hàng sau khi đã đối chiếu các thông tin như: hãng tàu, số carrier booking, loại container, đồng thời phát hành Loading Tally Record (TBSL-BPK-QT02-BM01).
Bước 9: Lấy thông tin trên hệ thống để làm tờ khai và chuẩn bị thanh lý
- Nhân viên XNK lấy các thông tin trên hệ thống WMS để lên tờ khai.
Bước 10: Phân bổ bộ chứng từ và Ghi nhận thời gian bắt dầu vào hệ thống
- Nhân viên điều phối nhận bộ chứng từ đầy đủ từ Nhân viên chứng từ.
- Phân bộ chứng từ cho nhóm hiện trường và cập nhật thông tin của lô hàng
Bước 11: Kiểm tra chứng từ
- Nhân viên Tallyman nhận chứng từ và máy scan ( nếu hàng có scan ), kiểm tra chứng từ và liện hệ nhóm làm hàng lên kho để xuất hàng.
Bước 12: Kiểm tra cont rỗng
- Nhân viên Tallyman kiểm tra container rỗng trước khi đóng hàng vào container.
+ Nếu container không đảm bảo cho việc đóng hàng sẽ báo nhóm Điều phối kiểm tra và xử lý.
+ Nếu container đảm bảo cho việc đóng hàng, Tallyman sẽ tiến hành kiểm tra hàng. Bước 13: Tiến hành xuất hàng theo qui trình:
- Kiểm tra, tính toán đối với các container có số khối cao.
- Kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của Khách hàng.
- Đóng hàng vào container theo thứ tự của Loading plan.
- Scan hàng (nếu hàng có scan)
Giám sát Công nhân, xe nâng di chuyển và xếp hàng lên container theo đúng yêu cầu của Khách hàng.
Bước 14: Nhận lại bộ chứng từ xuất và Ghi nhận thời gian bắt đầu, kết thúc và Báo cont ra khỏi boong.
- Nhân viên Điều phối khóa cont đã đóng xong.
- Nhân viên Tally đưa bộ chứng từ đã xuất hàng xong với đầy đủ các thông tin cho Nhân viên điều phối.
- Nhân viên Điều phối cập nhật thông tin lô hàng xuất Chuyển bộ chứng từ cho bộ phận Scan để kiểm tra và báo cont ra khỏi boong.
Bước 15: Kiểm tra tính chính xác của chứng từ và dữ liệu.
- Nhân viên scan nhận máy scan và chứng từ xuất kiểm tra dữ liệu xuất từ máy scan so với dữ liệu nhập và kiểm tra Loading Tally Record, palletsheet so với Loading plan
+ Nếu dữ liệu hay chứng từ không chính xác so với Loading plan thì chuyển chứng từ và máy scan lại cho Tallyman để kiểm tra và xử lý hàng thực tế cho khớp với Loading plan.
+ Nếu khớp với Loading plan thì chuyển bộ chứng từ cho nhóm Điều phối.
Bước 16: Seal cont và Báo cáo cont đã xuất
- Nhóm Điều phối tiến hành seal container, chụp hình cont/seal và cung cấp packinglist cho container đi hạ.
- Nhân viên chứng từ xuất báo cáo cho Khách hàng về các container đã xuất theo yêu cầu của Khách hàng.
Bước 17: Kiểm tra cont/seal so với plist
- Bảo vệ cổng kiểm tra số container, số seal so với packing list hạ bãi.
+ Nếu không chính xác yêu cầu Tài xế quay vào và làm việc với nhóm Điều phối.
+ Nếu chính xác ghi nhận thời gian container ra cổng lên phiếu xe ra vào cổng và cập nhật vào sổ theo dõi.
Bước 18: Cont ra khỏi cổng TBS Logistics.
Đánh giá chung về vấn đề nghiên cứu
- Quy trình xuất kho được thực hiện theo trình tự, từng bước một cách rõ ràng, từng vị trí và từng công việc một cách cụ thể Ngoài ra, quy trình được xây dựng cơ bản khép kín từ cấp công ty đến chi nhánh kỹ thuật tỉnh/TP theo biểu mẫu quy định của đơn vị.
- Ứng dụng công nghệ số vào việc quản lý kho một cách chuyên nghiệp và ít để xảy ra sai lầm khi làm việc trên phần mềm WMS ( Warehouse Management System ) và hệ thống phần mềm SAP đồng thời tối ưu hoá các chi phí hoạt động kho và quản lý các chỉ số đặt ra được chính xác và đạt năng suất
- Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tư cho người nhận, ghi số thực xuất ngày, tháng, năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất.
- Kết thúc xuất kho trong ngày, Thủ kho vào Thẻ kho để cập nhật số liệu kịp thời.
2.3.2 Nhược điểm và hạn chế
- Phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm quản lý kho WMS vẫn chưa có ứng dụng công nghệ thay thế cho phần mềm WMS khi bị trụ trặc, đôi khi phần mềm bị nhiễm vi-rút có thể mất trắng dữ liệu.
- Các bản cập nhật: Các WMS dựa trên đám mây thường được cập nhật thường xuyên cho tất cả khách hàng Mặc dù điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật, nhưng có thể yêu cầu khách hàng thay đổi quy trình thường xuyên để cập nhật phần mềm mới và người dùng có thể cần đào tạo lại mỗi khi phần mềm được cập nhật nếu những thay đổi là quan trọng.
- Cập nhật số liệu không kịp thời, sắp xếp chứng từ thiếu khoa học đặc biệt thẻ kho,phiếu xuất nhập.
- Hệ thống phần mềm chưa xây dựng định mức cảnh báo; vẫn cho phép xuất các loại hàng hóa hỏng hoặc kém phẩm chất.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TBS LOGISTICS
Giải pháp đưa ra từ nhược điểm
- Nâng cao chất lượng máy móc thiết bị và dây chuyên làm việc, thay thế những thiết bị đã lỗi và nâng cấp các phần mềm quản lý kho một phiên bản mới nhất để năng xuất khi làm việc đạt hiệu quả và không còn tình trạng bị treo máy khi làm việc đồng thời lâp kế hoạch quy trình đơn hàng mua máy mới.
- Nâng cấp cơ sở vật chất theo định kỳ nếu thiết bị hay bị lỗi vặt.
- Kiểm tra hàng hóa theo định kỳ:
+ Đảm bảo hạn chế tối đa các tình trạng chênh lệch hàng hóa do quên nhập dữ liệu, nhầm lẫn hàng hóa, trộm cắp hàng hóa.
+ Check được chất lượng của hàng hóa lưu kho để có giải pháp xử lý, đảm bảo chất lượng, tránh hao mòn và giảm giá trị.
+ Kịp thời kiểm tra được các tình trạng hư hỏng kho hàng, tình trạng chuột bọ, côn trùng phá hoại để có giải pháp xử lý, khắc phục.
- Quản lý tốt bộ phận nhân sự kho hàng:
+ Chất lượng kho hàng có đạt hay không, không chỉ có trách nhiệm và nghiệp vụ của người quản lý mà chính nhân viên kho mới là nhân tố quan trọng để đảm bảo được kho hàng hoạt động ổn định và chuyên nghiệp nhất.
+ Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên một cách chuẩn mực từ cái nhỏ nhất đến cái lớn nhất như việc sắp xếp thẻ kho, bộ chứng từ sao cho hợp lý để tránh mất thời gian tìm kiếm giấy tờ làm giảm chất lượng kho hàng.
- Hàng sai lệch trên hệ thống và tồn kho thực tế do bao bì tương tự nhau của 1 số loại hàng hóa, hàng xuất nhập theo mã hàng nhưng trong quá trình tác nghiệp nhân viên lấy nhầm Nên bố trí sắp xếp những mã có bao bì tương tượng nhau ở hai khu vực hoàn toàn khác nhau, đồng thời yêu cầu giám sát và các nhân viên tuân thủ nghiêm quy trinh nghiệp vụ.
Tồn kho khiển thiếu diện tích chứa, làm cho vòng quay sản phẩm bị chậm đọng vốn tồn kho và tăng khả năng hoạt động xuyên suốt, công ty cần phải có phương án dự trữ tối ưu Ngoài ra, dự trữ cũng là một khoản chi phí của công ty Do vậy cần phải có một chính sách dự trữ hợp lý để giảm lượng tồn kho xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kho nói chung và các bộ phận chức năng nói riêng là phải tiến hành:
+ Lập kế hoạch sản xuất chặt chẽ, dựa trên nhu cầu chính xác từ các đơn đặt hàng của khách hàng cụ thể là từ bộ phận kinh doanh của công ty.
+ Liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng để tránh bị gây sức ép dẫn tới thiếu hụt nguyên vật liệu, đảm bảo đủ nguyên vật liệu khi công ty cần.
+ Căn cứ vào tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng xe của nhà cung cấp và thời gian sản xuất cũng như giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an toàn.Xác định mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí không cần thiết đảm bảo cho quá trình luân chuyển nguồn vốn nhưng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
