Báo cáo công chứng Khó khăn của công chứng viên trong việc xác Định thông tin về tài sản là Đối tượng của hợp Đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật

MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 I. Những vấn đề lý luận về xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 3 1.1. Vai trò của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 3 1.2. Yêu cầu của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 4 1.3. Nguồn thông tin và kỹ năng của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng 7 II. Thực trạng việc việc xác định thông tin tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng – Những khó khăn của công chứng viên 10 2.1. Những mặt đạt được 10 2.2. Những khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 11 2.2.1. Khó khăn về nguồn thông tin: 11 2.2.2. Khó khăn về căn cứ pháp lý 12 2.3. Tình huống minh họa 14 III. Giải pháp hoàn thiện pháp luật, khắc phục những khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin tài sản trong hoạt động công chứng 17 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Chuyên đề: Khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản

là đối tượng của hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

I Những vấn đề lý luận về xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 3

1.1 Vai trò của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 3 1.2 Yêu cầu của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 4 1.3 Nguồn thông tin và kỹ năng của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng 7

II Thực trạng việc việc xác định thông tin tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng – Những khó khăn của công chứng viên 10

2.1 Những mặt đạt được 10

2.2 Những khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch 11

2.2.1 Khó khăn về nguồn thông tin: 11

2.2.2 Khó khăn về căn cứ pháp lý 12

2.3 Tình huống minh họa 14

III Giải pháp hoàn thiện pháp luật, khắc phục những khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin tài sản trong hoạt động công chứng 17

KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nghề công chứng là một nghề cao quý, trong đó, công chứng viên hành nghềvới tư cách là người được nhà nước ủy thác một phần quyền lực để chứng nhận tínhxác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch Văn bản công chứng do Côngchứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, hạn chế mức thấp nhấtcác tranh chấp xảy ra Nhằm đảm bảo sự khách quan, nghiêm minh, công bằng củaCông chứng viên trong quá trình công chứng, chế định công chứng đã ràng buộc cáctrách nhiệm pháp lý của Công chứng viên đối với văn bản công chứng Theo đó, hoạtđộng hành nghề của công chứng viên đem lại niềm tin, an toàn pháp lý cho toàn xãhội, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức khi tham gia các hợpđồng, giao dịch về kinh tế, dân sự, góp phần bảo vệ và tăng cường pháp chế Xã hộichủ nghĩa

Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động công chứng và sự cần thiết của việcđảm bảo hoạt động công chứng diễn ra một cách minh bạch, khách quan, bên cạnhviệc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng viên, tổ chức hànhnghề công chứng, việc hành nghề công chứng, quản lý nhà nước về công chứng ,nhà nước còn chú trọng xây dựng các quy định về quy trình công chứng hợp đồnggiao dịch Có thể ví quy trình trên như phần khung của cuốn cẩm nang hành nghề củacông chứng viên Công chứng viên khi thực hiện hoạt động công chứng bắt buộc phảituân thủ một cách nghiêm ngặt, chặt chẽ theo quy định của pháp luật về quy trình.Nếu có sai phạm, công chứng viên sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật,văn bản công chứng có thể bị tuyên vô hiệu

Nghiên cứu về quy trình công chứng, học viên nhận thấy rằng việc xác địnhtính xác thực, hợp pháp của đối tượng hợp đồng, giao dịch mang tính quyết định đốivới tính xác thực, hợp pháp và kết quả của việc thực hiện thủ tục công chứng củacông chứng viên Tuy nhiên, trong thực tế, công chứng viên đang gặp phải nhiều khókhăn trong việc xác định thông tin về tài sản do: Một số quy định pháp luật liên quanđến việc xác định thông tin về tài sản còn thiếu chặt chẽ, dẫn đến khó khăn cho côngchứng viên trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình; Công chứng viên gặp khó khăntrong việc tiếp cận thông tin, dữ liệu về tài sản do hạn chế về năng lực và công cụ hỗ

trợ; vấn nạn giả mạo giấy tờ về tài sản,… Thực trạng trên đã thôi thúc học viên lựa

chọn đề tài “Khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật” cho chuyên đề này Với ý nghĩa khoa học và thực tiễn, đề tài sẽ cung cấp

những thông tin hữu ích và những giải pháp thiết thực nhằm hỗ trợ công chứng viênthực hiện tốt vai trò của mình, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịchdân sự và kinh tế

2 Mục đích nghiên cứu

● Xác định những nguyên nhân dẫn đến khó khăn cho công chứng viên trong việc

xác định thông tin về tài sản

● Phân tích những hạn chế của hệ thống pháp luật hiện hành liên quan đến việc

xác định thông tin về tài sản

● Đề xuất các giải pháp hoàn thiện pháp luật nhằm khắc phục những hạn chế trên.

● Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của công

chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản

3 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài sẽ sử dụng một loạt các phương phápnghiên cứu, bao gồm:

• Phương pháp nghiên cứu lý luận, phân tích pháp luật: Nghiên cứu các quyđịnh của pháp luật về công chứng, pháp luật về dân sự, pháp luật về các lĩnhvực khác có liên quan đến việc xác định thông tin về tài sản là đối tượngcủa hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng

• Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu thực tế với cáctrường hợp, ví dụ minh họa để xác định những khó khăn cụ thể và thực tiễntrong công tác xác định thông tin về tài sản

• Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích, tổng hợp các kết quả nghiêncứu lý luận và thực tiễn để rút ra những kết luận về những khó khăn, vướng

mắc của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đốitượng của hợp đồng, giao dịch.

• Phương pháp logic: Phân tích, tổng hợp các thông tin thu thập được để đưa

ra kết luận và đề xuất giải pháp

4 Bố cục bài báo cáo

Nội dung bài báo cáo gồm 4 phần chính:

I Những vấn đề lý luận về xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

II Thực trạng việc việc xác định thông tin tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng – Những khó khăn của công chứngviên

III Giải pháp hoàn thiện pháp luật, khắc phục những khó khăn của công chứng viên trong việc xác định thông tin tài sản trong hoạt động công chứng

(1) Đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của văn bản công chứng

Việc xác định thông tin về tài sản là một yếu tố then chốt trong hoạt động côngchứng, góp phần nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của văn bản công chứng Côngchứng viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông tin về tài sản với các nguồn

dữ liệu chính thống như: sổ đỏ, giấy tờ đăng ký quyền sử dụng đất, giấy tờ chứng

thực quyền sở hữu, để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và phù hợp với quy địnhcủa pháp luật Việc xác định thông tin về tài sản giúp phòng ngừa hiệu quả các hành

vi gian lận, lừa đảo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch

(2) Giúp công khai minh bạch các thông tin liên quan đến tài sản được giao dịch, tạo điều kiện cho các bên hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của mình:

Thông tin chính xác, rõ ràng về tài sản giúp tăng cường niềm tin giữa các bêntham gia giao dịch, đảm bảo sự an toàn và hiệu quả cho quá trình giao dịch Nếu côngchứng viên không xác định rõ ràng thông tin về tài sản, có thể dẫn đến việc các bêntham gia giao dịch không hiểu rõ về đối tượng của hợp đồng, giao dịch, gây ra nhữnghiểu lầm, mâu thuẫn, tranh chấp, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cácbên

(3) Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong hợp đồng, giao dịch

Việc xác định thông tin về tài sản giúp bảo vệ quyền sở hữu và các quyền lợihợp pháp khác của chủ sở hữu tài sản Công chứng viên có trách nhiệm xác minh tínhhợp pháp của tài sản, đảm bảo rằng tài sản không bị tranh chấp, thế chấp hoặc kêbiên Việc xác định thông tin về tài sản góp phần phòng ngừa các hành vi lừa đảo,chiếm đoạt tài sản, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, đặc biệt là nhữngngười có nhu cầu bảo vệ tài sản như người mua nhà, người vay vốn, Từ đó gópphần nâng cao tính minh bạch trong các giao dịch, tạo dựng môi trường giao dịch antoàn, hạn chế rủi ro cho các bên tham gia

(4) Cung cấp căn cứ thực hiện các bước khác của quy trình công chứng:

Việc xác định thông tin về tài sản giúp đơn giản hóa thủ tục giao dịch, tiếtkiệm thời gian và chi phí cho các bên tham gia Thông tin chính xác về tài sản giúpquá trình thẩm định, đánh giá, soạn thảo, chứng nhận văn bản công chứng diễn ranhanh chóng và hiệu quả hơn Công chứng viên đóng vai trò cố vấn pháp lý, hỗ trợcác bên tham gia giao dịch thực hiện giao dịch một cách an toàn, hợp pháp Thông tin

về tài sản không chỉ ảnh hưởng đến giá trị của hợp đồng, giao dịch mà còn liên quanđến các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Có thể nói xác định thông tin về tàisản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch có ảnh hưởng lớn đến giá trị pháp lý của vănbản công chứng Đây là bước không thể bỏ qua mà mỗi công chứng viên phải thựchiện trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Thông tin về tài sản không chỉ ảnh hưởng đến giá trị của hợp đồng, giao dịch

mà còn liên quan đến các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Có thể nói xácđịnh thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch có ảnh hưởng lớn đếngiá trị pháp lý của văn bản công chứng Đây là bước không thể bỏ qua mà mỗi côngchứng viên phải thực hiện trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch

1.2 Yêu cầu của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

Trong hoạt động công chứng, việc xác định thông tin về tài sản là đối tượngcủa hợp đồng, giao dịch là một bước quan trọng và bắt buộc Điều này không chỉ ảnhhưởng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng, mà còn liên quan đến quyền và lợiích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch Tuy nhiên, việc xác định thông tin vềtài sản gặp nhiều khó khăn và thách thức do sự phức tạp và đa dạng của tài sản, cũngnhư do sự thiếu minh bạch và không đồng nhất của các cơ sở dữ liệu về tài sản Do

đó, công chứng viên cần nắm vững các quy định pháp luật, các yêu cầu về việc xácđịnh thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch để đảm bảo thực hiện,bao gồm:

(1) Xác định rõ loại tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch.

Tài sản được mua bán, chuyển nhượng qua công chứng chứng nhận rất phongphú, đa dạng Có những tài sản pháp luật quy định khi mua bán, chuyển nhượng phải

có chứng nhận của công chứng mới có giá trị, nhưng có những tài sản được côngchứng do sự tự nguyện yêu cầu của các bên Tùy theo cách tiếp cận, tiêu chí phân loạicủa mỗi người mà đối tượng của hợp đồng mua bán, chuyển nhượng có khi được chiathành: Tài sản (vật, giấy tờ có giá…) và quyền về tài sản (các quyền phát sinh từ hợpđồng…); Tài sản là vật hiện có hoặc tài sản hình thành từ tương lai; Tài sản hữu hình

và tài sản vô hình (quyền sở hữu công nghiệp, quyền sở hữu đối với tác phẩm vănchương, nghệ thuật, khoa học…); Tài sản phải đăng ký và tài sản không phải đăngký; Bất động sản và động sản

(2) Xác định rõ thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

Nếu là vật thì phải xác định về mặt số lượng, đặc điểm, chất lượng, giá trị, nếu là quyền tài sản thì phải xác định thông qua sự ghi nhận pháp lý như giấy chứng

nhận quyền, giấy tờ chứng thực quyền sở hữu, Thông tin về tài sản phải đảm bảotính chính xác, tính thống nhất

(3) Xác minh tính hợp pháp của tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

Tài sản phải được phép giao dịch theo quy định của pháp luật, tức là những tàisản pháp luật không cấm giao dịch; Tài sản không thuộc diện đã có quyết định thuhồi, giải tỏa, phá dỡ, tranh chấp, khiếu kiện về quyền sở hữu; Tài sản không bị kêbiên, không bị cơ quan có thẩm quyền áp dụng các biện pháp ngăn chặn; Tài sảnkhông thuộc diện hạn chế giao dịch do đang cầm cố, thế chấp… Công chứng viênphải kiểm tra, đối chiếu các thông tin về tài sản với cơ sở dữ liệu công chứng, Nếucông chứng viên phát hiện ra bất kỳ sai sót, mâu thuẫn hoặc nghi ngờ nào về tính hợppháp của tài sản, công chứng viên có quyền từ chối công chứng hoặc yêu cầu các bêncung cấp thêm chứng từ, giải trình hoặc làm rõ Công chứng viên cũng có nghĩa vụthông báo cho cơ quan có thẩm quyền nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong quátrình giao dịch tài sản

(4) Xác minh khả năng thực hiện của tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

Tài sản phải có thể thực hiện được trên thực tế, không bị mất, hư hỏng, khôngtồn tại hoặc không thể sử dụng được Công chứng viên phải kiểm tra, xem xét tìnhtrạng thực tế của tài sản, có thể yêu cầu các bên cung cấp các bằng chứng để chứngminh khả năng thực hiện của tài sản Ví dụ: để ủy quyền việc bán nhà, người ủyquyền chứng minh quyền bán nhà thông qua tư cách chủ sở hữu của mình đối với cănnhà, bằng các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp hoặc chứngminh mình là người có quyền bán nhà theo quy định pháp luật (như trường hợp ngânhàng xử lý tài sản bảo đảm theo hợp đồng thế chấp đã được công chứng và đăng kýgiao dịch bảo đảm)

(5) Xác định tính đầy đủ của các giấy tờ về tài sản:

Khi cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng giao dịch, theo quy định, họ phải cónghĩa vụ chứng minh tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch đủ điều kiện giaodịch, không có tranh chấp Việc chứng minh đó phải bằng văn bản, Theo quy định tạiđiểm d Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, giấy tờ về tài sản dùng trong hoạt động

công chứng gồm có bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bảnsao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy địnhphải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịchliên quan đến tài sản đó Giấy tờ về tài sản là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giaokết hợp đồng giao dịch của người yêu cầu công chứng, cũng là cơ sở để công chứngviên xác định được đối tượng của hợp đồng giao dịch đối với những hợp đồng giaodịch có đối tượng là tài sản

Việc xuất trình giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng là rất quantrọng, vì thông qua loại giấy tờ này, mới có thể xác định được tài sản đó đã có đủ điềukiện tham gia giao dịch hay chưa, chủ sở hữu, sử dụng bao gồm những người nào, vànhững người đó đã có đủ thẩm quyền để tham gia giao kết hợp đồng hay không? Tuynhiên, việc xác định giấy tờ sở hữu, sử dụng, nhiều khi không phải đơn giản Điềunày đòi hỏi công chứng viên khi chứng nhận mua bán, chuyển nhượng tài sản nào thìphải biết được pháp luật về nội dung quy định tài sản đó phải có những loại giấy tờnào được xem là “hợp pháp” “hợp lệ” Ví dụ, nếu tài sản giao dịch là nhà ở thì phảibiết quy định Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành; nếu quyền sử dụng đấtthì phải biết quy định Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành; nếu đối tượng

là quyền tài sản, quyền sở hữu công nghiệp, quyền sở hữu trí tuệ… thì phải biết quyđịnh của Bộ luật Dân sự, quy định của Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản hướng dẫnliên quan; nếu là tàu biển phải căn cứ Nghị định số 171/2016/NĐ-CP ngày27/12/2016 của Chính phủ quy định về đăng ký, xóa đăng ký và mua, bán, đóng mớitàu biển; nếu là xe ô tô, mô tô, xe gắn máy, máy kéo… thì căn cứ Thông tư số15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an quy định về đăng ký xe (được sửađổi, bổ sung theo Thông tư số 64/2017/TT-BCA ngày 28/12/2017)…

(6) Xác minh sự phù hợp với ý muốn của các bên tham gia giao dịch về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch

Tài sản phải được các bên thỏa thuận một cách tự nguyện, không bị ép buộc,lừa dối, gian lận hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như sai sót, lầm lỡ, bấtkhả kháng, Công chứng viên phải hướng dẫn, giải thích, cố vấn cho các bên về cácquy định pháp luật, các quyền và nghĩa vụ của mình, cũng như các hậu quả pháp lý

có thể xảy ra khi giao dịch

Việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là mộtbước quan trọng và bắt buộc trong quá trình công chứng Điều này không chỉ ảnhhưởng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng, mà còn liên quan đến quyền và lợiích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch Do đó, công chứng viên cần nắm vữngcác quy định pháp luật, các nguyên tắc và yêu cầu về việc xác định thông tin về tàisản, cũng như có kỹ năng thực hành và trách nhiệm nghề nghiệp cao Đồng thời, cần

có sự đồng bộ hóa và cập nhật liên tục các cơ sở dữ liệu về tài sản, để hỗ trợ cho côngchứng viên trong việc xác minh và kiểm tra thông tin về tài sản một cách chính xác

và hiệu quả

1.3 Nguồn thông tin và kỹ năng của công chứng viên trong việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng

Để xem xét, xác định thông tin tài sản, công chứng viên cần thông qua các kênhthông tin sau đây:

(1) Thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng để chứng minh quyền sở hữu tài sản và nhân thân của chủ tài sản

Công chứng viên cần có sự xem xét kỹ càng trên các giấy tờ về tài sản trong

hồ sơ yêu cầu công chứng trên cơ sở các quy định pháp luật liên quan và kinh nghiệmnghề nghiệp

Công chứng viên cần kiểm tra các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xem có bịtẩy xóa, có dấu hiệu giả mạo không? Về thẩm quyền cấp các loại giấy tờ đó có phùhợp với quy định của pháp luật không Đối với trường hợp tài sản là đối tượng của hợpđồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầucông chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng Đối với loại tàisản này việc kiểm tra, xác minh ai là chủ sở hữu là tương đối đơn giản thông qua việckiểm tra những giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chứng minh quyền sởhữu đối với tài sản do người yêu cầu công chứng cung cấp Ví dụ: Giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấychứng nhận đăng ký mô tô, xe máy, ôtô Khi kiểm tra các giấy tờ này, công chứngviên cần xem xét kỹ xem các giấy tờ đó có bị tẩy xóa, có dấu hiệu giả mạo không?Kiểm tra về thẩm quyền cấp các loại giấy tờ đó có phù hợp với quy định của pháp

luật ? Để tránh giấy tờ giả mạo thì Công chứng viên bắt buộc phải trau dồi kỹ năngxem xét con dấu, chữ ký thật.

Đối với những hợp đồng giao dịch đã được xác lập để dẫn đến giao dịch sau(ví dụ như Hợp đồng ủy quyền, Văn bản khai nhận di sản thừa kế, Văn bản thỏa thuậntài sản riêng của vợ chồng, Hợp đồng tặng cho…) thì Công chứng viên có thể yêu cầungười yêu cầu công chứng xuất trình các văn bản để đối chiếu hoặc kiểm tra để khớpvới thông tin trên giấy tờ của những giao dịch sau Công chứng viên xem đến các chitiết khác như: Mẫu giấy đó được dùng thời điểm nào, quốc hiệu, tên gọi của cơ banhành, mẫu con dấu… Đồng thời tiến hành đối chiếu thông tin giữa các tài liệu, giấy

tờ, kiểm tra, đánh giá tính logic, tính thống nhất, tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu vềtài sản với những giấy tờ, tài liệu khác do người yêu cầu công chứng cung cấp

(2) Thông tin thông báo về tình trạng tranh chấp hoặc ngăn chặn giao dịch do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến văn phòng công chứng (thường được cập nhật trên cơ sở dữ liệu công chứng hoặc được gửi trực tiếp cho Tổ chức hành nghề công chứng).

Đối với thông tin thông báo về tình trạng tranh chấp của giao dịch hoặc ngănchặn giao dịch liên quan tới tài sản, hiện nay để chứng minh một tài sản đang tranhchấp, chỉ có thể căn cứ vào các nguồn thông tin sau:

● Quyết định hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền (Tòa án, Trọngtài) về việc thụ lý, giải quyết tranh chấp liên quan đến tài sản;

● Văn bản của cơ quan điều tra có thẩm quyền (công an, viện kiểm sát) vềviệc tạm ngừng giao dịch đối với tài sản để phục vụ điều tra;

● Văn bản của cơ quan thi hành án về việc ngăn chặn giao dịch để phục vụviệc kê biên thi hành án;

● Văn bản của cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến tài sản đó (cơ quanđăng ký đất đai, ủy ban nhân dân, công an…) về việc ngăn chặn giaodịch đối với tài sản

Trường hợp xác định thông tin về về tình trạng tranh chấp của giao dịch hoặcngăn chặn giao dịch liên quan tới tài sản có tính xác thực, có giá trị pháp lý thì côngchứng viên có căn cứ để từ chối chứng nhận giao dịch, đồng thời bảo vệ được quyềnlợi của các bên có liên quan Trường hợp thông tin không có tính xác thực, không cógiá trị pháp lý thì công chứng viên không thể căn cứ vào đó để từ chối chứng nhậngiao dịch, bởi nếu từ chối sẽ làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các bên thamgia giao dịch, đặc biệt là của chủ sở hữu/sử dụng tài sản Công chứng viên buộc phảihiểu rằng tài sản này không có tranh chấp và phải tiến hành công chứng giao dịch theoquy định1

(3) Thông tin về tài sản qua trao đổi với người yêu cầu công chứng

Công chứng viên cần vận dụng kỹ năng tư vấn để giao tiếp với người yêu cầucông chứng, thu thập thêm các thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giaodịch cũng như xác minh thông tin Trong một số trường hợp thông qua việc giao tiếpvới người yêu cầu công chứng, công chứng viên có thể phát hiện ra sự gian dối củakhách hàng (ví dụ như qua trao đổi, công chứng viên phát hiện ra yêu cầu công chứngviệc chia tài sản chung của vợ chồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ trả nợ của riêng ngườichồng)

(4) Thông tin từ hoạt động xác minh, giám định:

Trong trường hợp có nghi ngờ về độ tin cậy của giấy tờ về những giấy tờ, tàiliệu về tài sản do người yêu cầu công chứng cung cấp thì công chứng viên có quyền

đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu côngchứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợpkhông làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng

Đối với trường hợp xác minh thông tin về tài sản hoặc giám định các giấy tờ

về tài sản, kết luận xác minh, giám định là cơ sở cho Công chứng viên xác nhận tínhhợp pháp của những giấy tờ, tài liệu về tài sản trong hồ sơ công chứng

Để xác định được thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch thìcông chứng viên cần dựa trên các quy định của pháp luật về loại tài sản đó, cụ thểcông chứng viên còn cần nắm được các quy định của pháp luật về nhà ở, đất đai,

1 Đào Duy An, Xác định tình trạng “tài sản đang tranh chấp”, Theo dinh-tinh-trang-tai-san-dang-tranh-chap/

https://daoduyan.com/2020/07/xac-doanh nghiệp…, Ví du: Vấn đề xem xét tài sản chung/ tài sản riêng của vợ chồng đểxác định chính xác chủ sở hữu tài sản có quyền được giao kết hợp đồng, giao dịch,công chứng viên cần nắm được quy định pháp luật về tài sản chung, tài sản riêng của

vợ hoặc chồng, trên cơ sở đó mới có thể xác định chính xác thông tin về chủ thể cóquyền đối với tài sản Trước hết cần dựa vào thông tin về tình trạng hôn nhân của chủ

sở hữu thông qua những giấy tờ về chủ thể, thông tin trao đổi với người yêu cầu côngchứng Trường hợp chủ sở hữu tài sản đã kết hôn và tài sản hình thành trong thời kỳhôn nhân, cần xác định tài sản đó là tài sản chung hay tài sản riêng của vợ chồng.Thực tế Tài sản chung của vợ chồng hay tài sản riêng của vợ hoặc chồng cũng khôngphải là yếu tố bất biến Do ý chí chủ quan của mỗi bên, do sự thỏa thuận của các bênhay do một phán quyết của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tài sản riêng của vợhoặc chồng sẽ biến thành tài sản chung của vợ chồng hoặc ngược lại, tài sản chungcủa vợ chồng sẽ chuyển hóa thành tài sản riêng của người vợ hoặc của người chồng2

Ngoài ra, công chứng viên còn phải có kỹ năng nhận diện, nhận dạng, xác địnhthành phần hồ sơ yêu cầu công chứng và năng lực hành vi của người tham gia giaodịch Kỹ năng này giúp công chứng viên xác định được những giấy tờ, tài liệu cần bổsung hoặc những thủ tục cần thực hiện để hoàn thiện hồ sơ yêu cầu công chứng; tránhtình trạng tiếp nhận cả những giấy tờ giả mạo, cho người không phải là chủ sở hữu,

sử dụng tài sản ký vào hợp đồng, văn bản liên quan đến tài sản đó… Nếu vận dụngtốt những kỹ năng này, công chứng viên sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro có thểphát sinh trong hoạt động nghề nghiệp của mình

Kết quả của việc xác định thông tin về tài sản là đối tượng của hợp đồng, giaodịch là căn cứ để công chứng viên đưa ra những tư vấn chính xác cho các bên về cácvấn đề liên quan đến việc giao kết hợp đồng, giao dịch Cũng như kết hợp xem xétcác vấn đề về chủ thể, mục đích, nội dung giao dịch để đưa ra kết quả cuối cùng làthụ lý hồ sơ, hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ, hay từ chối yêucầu công chứng

2 Nguyễn Thị Thu Hồng (2012), Công chứng các văn bản liên quan đến tài sản của vợ chồng, Luận văn