chuyên đề khó khăn vướng mắc của công chứng viên trong việc xác minh giám định trong hoạt động công chứng đề xuất giải pháp hoàn thiện luật công chứng

Lý do chọn đề tài Hoạt động công chứng HĐCC là một hoạt động cần thiết và đóng vai trò vôcùng quan trọng trong việc xác định, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và không tráivới đạo đức củ

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

Môn học : kỹ năng chung về công chứng

Chuyên đề : Khó khăn, vướng mắc của Công chứng viên trong việc xác minh, giám định trong hoạt động công chứng – Đề xuất giải pháp hoàn thiện

Luật công chứng

Họ và tên: Nguyễn Đình Thắng Sinh ngày 12 tháng 05 năm 1999 SBD: 091 Lớp: C7

Công chứng khóa: CCV26.2 Hà Nội

Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2024

1

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT 3

I PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Tổng quan nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu báo cáo 5

II PHẦN NỘI DUNG 6

1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG………6

1.1 Hoạt động công chứng 6

1.2 Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng……… 10

2 THỰC TIỄN THỰC HIỆN XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG……… 14

2.1 Những mặt đạt được 15

2.2 Những mặt hạn chế 15

2.3 Tình huống minh họa 16

3 NGUYÊN NHÂN, GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT - 17

3.1 Nguyên nhân 17

3.2 Giải pháp, kiến nghị - đề xuất 18

III PHẦN KẾT LUẬN 19

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………20

2

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

3

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động công chứng (HĐCC) là một hoạt động cần thiết và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và không trái với đạo đức của các giao dịch dân sự, các văn bản được soạn thảo, ký kết

Trong đó, việc xác minh, giám định trong HĐCC là những giai đoạn không thể thiếu, góp phần đảm bảo mục đích của HĐCC Tuy nhiên thực trạng về việc xác minh, giám định trong HĐCC còn cho thấy nhiều vấn mắc cũng như pháp luật chưa tập trung xây dựng hành lang pháp lý

Ngoài ra, nhiều nhà nghiên cứu pháp luật vẫn chưa tiến hành nghiên cứu, đi sâu hơn vào vấn đề này dẫn tới sự bỏ ngỏ và không mấy quan tâm, khiến vấn đề xác minh, giám định không được xem trọng và đặt vấn đề nghiên cứu

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài sẽ tập trung đi vào hệ thống hóa những lý luận về HĐCC và xác minh, giám định trong HĐCC Ngoài ra, đề tài đi vào việc phân tích thực tiễn thực hiện xác minh, giám định trong HĐCC, đồng thời rút ra những đánh giá sơ bộ, chỉ ra những nguyên nhân cũng như giải pháp góp phần hoàn thiện những quy định của pháp luật cũng như nâng cao hiệu quả áp dụng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu đề tài sẽ được giới hạn trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và những lý luận, quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam Những số liệu, thông tin được thu thập, đề cập được giới hạn trong phạm vi kết quả thực tiễn thực hiện các quy định của pháp luật liên quan,

4 Tổng quan nghiên cứu

Vấn đề xác minh, giám định trong hoạt động công chứng không phải là một vấn

đề mới mẻ và xa lạ, song hiện nay vẫn là một vấn đề chưa được tập trung nghiên cứu nhiều

Trong thời gian gần đây, vấn đề xác minh, giám định mới chỉ xuất hiện và được

đề cập tại bài báo Tạp chí nghề luật, Số 1-2020 mang tiêu đề “Xác minh, giám định và

4

phòng, chống giả mạo trong hoạt động công chứng” của nhóm tác giả Hoàng Mạnh Thắng, Phạm Thị Thúy Hồng

Bài báo mang tính cập nhật, đã nêu được phần nào thực trạng giả mạo chủ thể, giấy tờ tài liệu của khách hàng, công dân, gây ra những hậu quả đáng khôn lường về tài sản, uy tín, Từ đó đề xuất về việc phòng, chống giả mạo trong hoạt động công chứng

Về cơ bản bài báo đã chạm tới môt phần vấn đề đang cần nghiên cứu, song nó chỉ mang tính chỉ ra, đề xuất ở mức độ truyền thông, chưa phải là một bài nghiên cứu hoàn chỉnh

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận này, em áp dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, bình luận các quy định của pháp luật Đồng thời, để có được cái nhìn tổng quát về thực tiễn áp dụng các quy định pháp luật có liên quan, em đã sử dụng phương pháp sưu tầm, phân tích, đánh giá số liệu, nghiên cứu, tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá

6 Kết cấu báo cáo

Báo cáo bao gồm ba phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó, tại Phần nội dung, báo cáo gồm:

Phần 1: Lý luận chung về hoạt động công chứng và xác minh, giám định trong hoạt động công chứng;

Phần 2: Thực tiễn thực hiện xác minh, giám định trong hoạt động công chứng; Phần 3: Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị - đề xuất

5

II PHẦN NỘI DUNG

1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Hoạt động công chứng

Khái niệm

Hoạt động công chứng (HĐCC) là một hoạt động bổ trợ tư pháp diễn ra phổ biến, được quy định bởi pháp luật và là điều kiện tiên quyết của một sô giao dịch dân sự, một số văn bản nhất định

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực,

hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp

đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch

giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang

tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng

hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”

Nói một cách đơn giản, công chứng là cơ sở đảm bảo cho tính hợp pháp của giao dịch, văn bản, giảm thiểu tính rủi ro đối với những giao dịch, văn bản đó

Đặc điểm

Từ định nghĩa trên trong quy định của pháp luật, ta có thể rút ra một số đặc điểm của HĐCC như sau:

Thứ nhất, về chủ thể thực hiện HĐCC:

Theo quy định của pháp luật công chứng hiện nay, HĐCC được diễn bởi hai loại chủ thể:

Công chứng viên (CCV) của các tổ chức hành nghề công chứng Cụ thể khoản 2

Điều 2 Luật Công chứng 2014 nêu rõ: “Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công

chứng.”

Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

6

Việt Nam ở nước nước ngoài Cụ thể tại Điều 78 Luật Công chứng 2014 là: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn

bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp

luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng

cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam …”

Thứ hai, về đối tượng của HĐCC:

HĐCC được thực hiện với các đối tượng bao gồm: hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

Trên thực tế, một số giao dịch, văn bản theo quy định của pháp luật bắt buộc phải được công chứng, chứng thực như hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, xe cộ, Bên cạnh đó, có nhiều văn bản không quy định bắt buộc phải công chứng

Thứ ba , về nội dung của HĐCC:

Nội dung của HĐCC là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt

Tính xác thực được đề cập tới được hiểu là xác thực chính xác những thông tin

về thời gian, địa điểm diễn ra việc giao kết hợp đồng, giao dịch; xác định đúng người yêu cầu công chứng (trên cơ sở giấy tờ tùy thân, giấy tờ, tài liệu về tình trạng hôn nhân, giấy tờ được ủy quyền,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp) cũng như năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở các giấy tờ, tài liệu về tài sản, về công việc phải làm,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp); xác định đúng nội dung các điều khoản của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở ghi nhận chính xác ý chí chủ quan của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch); tính chính xác của giấy tờ văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (bản dịch)

7

Tính hợp pháp ở đây được hiểu là việc lập và giao kết hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ đúng thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung các điều khoản, thỏa thuận (ý chí của các bên) trong hợp đồng giao dịch không được trái với quy định của pháp luật, đạo đức xã hội Có nghĩa là, chỉ các hợp đồng giao dịch hợp pháp mới được CCV xác nhận, những hợp đồng giao dịch bất hợp pháp sẽ bị từ chối công chứng Điều này cũng tương tự đối với việc công chứng các bản dịch Chính đặc điểm này của công chứng làm cho HĐCC có chức năng đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa các tranh chấp xảy ra, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức có liên quan đến hợp đồng giao dịch

Thứ tư , về phạm vi công chứng:

Luật Công chứng không quy định cụ thể phạm vi những hợp đồng giao dịch, bản dịch nào bắt buộc phải thực hiện việc công chứng nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại hợp đồng, giao dịch sau thuộc diện phải công chứng: hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014); hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất

và tài sản gắn liền với đất (Điểm a Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013);… Ngoài các trường hợp theo quy định của pháp luật phải bắt buộc công chứng, thì các hợp đồng, giao dịch, bản dịch có thể được thực hiện HĐCC khi người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu công chứng và không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội

Thứ năm, về chức năng của HĐCC:

HĐCC được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức liên quan Bên cạnh đó, công chứng còn có chức năng tạo lập và cung cấp các chứng cứ cho hoạt động tài phán Pháp luật công chứng

đã thể hiện chức năng này thông qua việc đề cao giá trị pháp lý của văn bản công

chứng, cụ thể Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao

dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là

8

vô hiệu”.

Chức năng này được xuất phát từ việc những thỏa thuận, tình tiết sự kiện trong văn bản công chứng đã được CCV xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp theo một thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định Chính vì vậy, mà văn bản công chứng không thể tùy tiện bị hủy bỏ mà phải tuân theo quy định của pháp luật cụ thể; qua đó, thể hiện bản chất của HĐCC là hoạt động bổ trợ tư pháp, một biện pháp bảo đảm an toàn pháp

lý chứ không phải là một thủ tục hành chính

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Giá trị pháp lý của là yếu tố thiết yếu trong HĐCC, cụ thể theo Điều 5 Luật Công chứng 2014: “1 Văn bản, giấy tờ công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên

thuộc tổ chức, đơn vị hành nghề công chứng ký và đóng dấu

2 Hợp đồng, giao dịch, giấy tờ công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên

liên quan Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không chịu thực hiện nghĩa vụ của mình

thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ những

trường hợp các bên tham gia có thỏa thuận khác.

3 Có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được

công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án vô hiệu.

4 Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch” Giá trị pháp lý của văn bản công chứng là hiệu lực pháp lý của văn bản đó, được

CCV sau khi xác minh, giám định, sẽ tạo ra và chứng nhận áp dụng thi hành đối với các bên trong giao dịch, hợp đồng được công chứng

Ý nghĩa của hoạt động công chứng

Trong cuộc sống thường ngày cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mại khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự hay có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ nhằm bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương Để giúp phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương mại mà các bên tham gia phải cần đến công chứng

Theo quy định pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng trong trường hợp nếu không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được xem là

9

vô hiệu và không có giá trị pháp lý.

Từ đó có thể thấy, văn bản công chứng là công cụ hiệu quả để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa tranh chấp, tạo nên sự ổn định trong quan

hệ dân sự, tài sản Mặt khác, còn tạo ra chứng cứ xác thực, kịp thời khiến không thể chối bỏ trừ trường hợp bị Tòa tuyên vô hiệu

Địa điểm tiến hành hoạt động công chứng

Việc công chứng phải được thực hiện tại các trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

Hiện nay, có 2 tổ chức hành nghê công chứng đó là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng

Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc sở Tư pháp có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng – CCV do chủ tịch UBND bổ nhiệm Văn phòng công chứng: 2 CCV hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng Hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao và các nguồn thu hợp pháp khác Như vậy, việc thực hiện công chứng có ý nghĩa quan trọng như thế nào trong đời sống, việc làm ăn, hợp tác thương mại,… Thực tiễn cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đó nguyên nhân chính từ việc không có xác thực mang tính pháp lý Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích đối với bạn về việc thực hiện công chứng là gì nhằm tránh những tranh chấp, rủi ro đem lại trong đời sống, làm ăn

Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng

Xác minh trong hoạt động công chứng

Xác minh trong HĐCC là “xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng của

Công chứng viên đúng quy định”.( giáo trình luật công chứng – đại học luật hà nội ) Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn những vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý an toàn, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra Xác minh trong HĐCC có

10

thể được hình dung như một “lưới lọc” lên toàn bộ những giấy tờ, thủ tục trong mỗi giao dịch dân sự Bằng những hiểu biết về pháp luật cũng như sự tỉnh táo trước những giả mạo trong giấy tờ, CCV có thể kịp thời pháp hiện và xem xét có nên công chứng cho giao dịch, văn bản đó không

Trong quá trình làm việc, một số vấn đề cần xác minh bao gồm:

- Xác minh đối với năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng;

- Xác minh đối với các giấy tờ về tài sản;

- Xác minh đối với giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch;

- Xác minh về tài sản

Trong HĐCC những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh không chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia công chứng

hợp đồng, giao dịch Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ

sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh CCV phải xác định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy

tờ cần thiết để chứng minh Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, CCV cần phải kiểm tra bằng những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để xác minh năng lực hành vi dân sự

Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh khác nhau, kết quả xác minh để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch Xác minh trong HĐCC có thể thực hiện theo các biện pháp và kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản là CCV

nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc CCV phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng xác minh sau đó cung cấp thông tin kết luận việc xác minh cho CCV

Hiện nay, vấn đề xác minh trong HĐCC còn gặp nhiều khó khăn, bất cập do hệ

11