VI DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Thông tin chung của công ty Bảng 2: Phiếu nhập mua hàng trong nước, phiếu nhập kho, chứng từ hạch toán VD 1 Bảng 3: Phiếu nhập mua hàng trong nước, phiếu nh
Những vấn đề chung về công tác mua hàng
Khái niệm mua hàng
Mua hàng là chức năng của hoạt động thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dung thông qua mua, bán Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp
1.1.2 Các phương pháp mua hàng
Có hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng
- Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bỏ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu
- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước Bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng Trường hợp này, chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thỏa thuận của hai bên với nhau
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng (số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng lẫn giá cả và thời điểm mua hàng)
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, từng nguồn hàng, từng hợp đồng, đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng
- Cung cấp kịp thời và chính xác cho doanh nghiệp để có thể xác định được mức dự trữ hàng hóa hợp lý
- Lập báo cáo xuất nhập tồn, nộp chứng từ và báo cáo xuất nhập tồn theo đúng quy định.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng (số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng lẫn giá cả và thời điểm mua hàng)
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, từng nguồn hàng, từng hợp đồng, đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng
- Cung cấp kịp thời và chính xác cho doanh nghiệp để có thể xác định được mức dự trữ hàng hóa hợp lý
- Lập báo cáo xuất nhập tồn, nộp chứng từ và báo cáo xuất nhập tồn theo đúng quy định.
- Tham gia trực tiếp quá trình kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng nhập hay xuất cùng với thủ kho, bên giao, bên nhận (có thể là kiểm tra định kỳ hoặc trường hợp kiểm tra đột xuất)
- Trường hợp hàng về có hóa đơn: kiểm tra các nội dung trên hóa đơn, kiểm trả tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra tính hợp lý để ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng), kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ hay không, sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa
- Trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau: gọi cho nhà cung cấp để hỏi về giá hàng nhập, làm cơ sở để tính giá cho hàng nhập kho Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm sẽ nhận được hóa đơn để tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận
- Khi tiến hành thủ tục nhập kho hàng hóa kế toán mua hàng cần thực hiện các bước sau: + Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn
+ Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận
+ Bước 3: Ghi thẻ kho cho số hàng mua về
- Khi làm thủ tục thanh toán:
+ Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: kế toán mua hàng phải lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi Sau khi được duyệt phải ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan
+ Trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: kế toán mua hàng phải lập ủy nhiệm chi để gửi cho Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt, sau đó ghi nhận vào sổ tiền guier, sổ nhật ký chung và sổ cái của các tài khoản có liên quan
+ Trường hợp chưa thanh toán: kế toán mua hàng phải lập phiếu nhập kho, ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa và thẻ kho Vì công ty chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp nên kế toán mua hàng phải ghi khoản phải trả cho người bán vào sổ công nợ Ghi sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331
- Ngoài ra kế toán mua hàng cần phải hiểu rõ các tài khoản cần dung trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.
Kế toán mua hàng
Nguyên tắc hạch toán
- Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa
- Việc tính giá trị của hàng hóa xuất kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp: + Phương pháp giá đích danh
+ Phương pháp bình quân cuối kỳ
+ Phương pháp Nhập trước, xuất trước
+ Phương pháp Nhập sau, xuất trước
- Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán
- Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa.
Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tương chịu thuế GTGT)
- Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
- Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
- Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
- Phiếu thu, giấy báo Có…
- Các chứng từ khác có liên quan
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ…
Sổ kế toán
- Sổ chi tiết mua hàng
- Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa
Tài khoản sử dụng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản
Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (gồm các loại thuế không được hoàn lại)
Chi phí thu mua hàng hóa
Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua và chi phí gia công)
Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại
Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê
Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư
Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa trong kỳ
Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng
Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng
Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán
Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê
Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định
Số dư cuối kỳ ghi bên Nợ:
Trị giá mua của hàng hóa tồn kho
Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho
TK 1561 “Giá mua hàng hóa”
TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”
TK 1567 “Hàng hóa bất động sản”
Sơ đồ hạch toán tổng hợp về mua hàng
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp về mua hàng
Kế toán khoản phải trả người bán
Khái niệm
Phải trả cho người bán là các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho nhưng chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.
Nguyên tắc hạch toán
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng)
- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thồn báo giá chính thức của người bán
- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ rang, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng
- Bên giao ủy thác nhập khẩu ghi nhận số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường
- Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ, theo nguyên tắc: Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ, bên Có TK
331 qui đổi ra VND theo tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỉ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch) Riêng trường hợp ứng trước cho người nhận thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có của TK 331 áp dụng tỉ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ, bên Nợ TK 331 kế toán qui đổi theo tỉ giá sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó Trường hợp có nhiều giao dịch thì áp dụng tỉ giá giao dịch thực tế (là tỉ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch tại thời điểm ứng trước
- DN phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo qui định của pháp luật Tỉ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả người bán là tỉ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập BCTC.
Chứng từ hạch toán
- Giấy đề nghị thanh toán.
Sổ kế toán
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Bảng tổng hợp công nợ phải trả.
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 331 “Phải trả người bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay
+ Số tiền đã trả người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp
+ Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng + Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán
+ Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán + Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
+Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp
+ Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
+ Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có): phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên TÀI SẢN và bên NGUỒN VỐN
Sơ đồ hạch toán khoản phải trả người bán
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán khoản phải trả người bán
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ TRẢ TIỀN CHO NGƯỜI BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
Tổng quát về công ty CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
Tên chính thức CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
Tên giao dịch quốc tế TRUONG SA FOOD JOINT STOCK COMPANY
Mã số thuế 0315128807 Địa chỉ Số 2D1 Trường Sa, Phường 19, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ
Chí Minh, Việt Nam Người đại diện VƯƠNG THỊ KIM NGÂN (sinh năm 1980 - Đắk Lắk) Điện thoại 0914566879
Cơ quan thuế quản lý Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh
Loại hình DN Công ty cổ phần ngoài NN
Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Bảng 1: Thông tin chung của công ty
Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa tại Bình Thuận
Người đại diện: VƯƠNG GIA THIỆN Địa chỉ: Xóm Rừng Đạo, Xã Phú Lạc, Huyện Tuy Phong, Tỉnh Bình Thuận, Việt Nam
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Chức năng, nhiệm vụ của công ty
- Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa thành lập và bắt đầu hoạt động ngày
23/06/2018, đã hoạt động đến nay gần 4 năm Từ khi hoạt động đến nay Công Ty Cổ Phần
Thực Phẩm Trường Sa luôn là công ty dẫn đầu trong lĩnh vực chế biến, sản xuất và kinh doanh các dịch vụ, hàng hóa cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước
- Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa – doanh nghiệp thuộc loại hình kinh tế là công ty Cổ phần, ngành nghề chính là bán buôn đồ uống
- Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa là công ty thuộc:
+ Lĩnh vực kinh tế: Kinh tế tư nhân
+ Loại hình tổ chức: Tổ chức SXKD dịch vụ, hàng hóa
+ Cấp chương: (754) Kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh
+ Loại khoản: (194) Bán buôn (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
- Các ngành nghề kinh doanh:
Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản: Chế biến và bảo quản nước mắm
Xay xát và sản xuất bột thô: Sản xuất bột thô; sản xuất bột gạo, xay rau; sản xuất bột hoặc thức ăn từ các loại đậu, các rễ, thân cây hoặc các hạt ăn được khác chế biến từ đồ ăn sáng từ ngũ cốc; sản xuất bột hỗn hợp bột đã trộn sẵn
Sản xuất tinh bột và các sản phẩm từ tinh bột
Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm và thuỷ sản
Chưng, tinh cất và pha chế các loại rượu mạnh: Sản xuất đồ uống có cồn được chưng cất hoặc pha chế các loại rượu mạnh: rượu whisky, rượu gin, rượu mùi, đồ uống hỗn hợp Pha chế các loại rượu mạnh đã chưng cất
Sản xuất rượu mạnh trung tính Đại lý, môi giới
Bán buôn thực phẩm: Bán buôn thịt và các sản phẩm từ thịt, thủy sản, rau, quả; chè; đường; trứng và các sản phẩm từ trứng; dầu, mỡ động thực vật; hạt tiêu, gia vị khác (không hoạt động tại trụ sở); Bán buôn cà phê, sữa và các sản phẩm sữa, bánh kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột và tinh bột
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh; Bán buôn giường, tủ, bàn ghế bằng gỗ những đồ dùng bằng gỗ khác; Bán buôn văn phòng phẩm
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào chiếm tỷ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp (thực hiện theo quyết định 64/2009/QĐ-UBND ngày 31/07/2009 và quyết định số 79/2009/QĐ-UBND ngày 17/10/2009 của Ủy ban nhân dân
TP Hồ Chí Minh về quy hoạch kinh doanh nông sản, thực phẩm tại TP Hồ Chí Minh)
Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh (thực hiện theo quyết định 64/2009/QĐ-UBND ngày 31/07/2009 và quyết định số 79/2009/QĐ-UBND ngày
17/10/2009 của Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh về quy hoạch kinh doanh nông sản, thực phẩm tại TP Hồ Chí Minh)
Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ hàng thủ công mỹ nghệ bằng gỗ
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải: hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển và hoạt động liên quan đến vận tải đường hàng không)
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động: Quán ăn, hàng ăn uống
Dịch vụ ăn uống khác: Cung cấp suất ăn theo hợp đồng Hoạt động của căn tin, hàng ăn tự phục vụ
Dịch vụ phục vụ đồ uống (trừ hoạt động quán bar và quán giải khát có khiêu vũ) Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính chưa được phân vào đâu: Hoạt động tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán, luật)
Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất: Môi giới bất động sản (trừ tư vấn mang tính pháp lý)
Hoạt động tư vấn quản lý (trừ tư vấn tài chính, kế toán, pháp luật)
Quảng cáo: Quảng cáo thương mại
Hoạt động thiết kế chuyên dụng: Thiết kế tạo mẫu
Hoạt động nhiếp ảnh (trừ sản xuất phim)
Cung ứng lao động tạm thời: Cho thuê lại lao động
Cung ứng và quản lý nguồn lao động: Cung ứng và quản lý nguồn lao động trong nước
Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại: Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm thương mại (không thực hiện các hiệu ứng cháy, nổ; không sử dụng chất nổ, chất cháy, hóa chất làm đạo cụ, dụng cụ thực hiện các chương trình văn nghệ, sự kiện, phim ảnh)
Thế mạnh của Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa là Bán buôn đồ uống có cồn và không có cồn: rượu mạnh, rượu vang, bia, đồ uống nhẹ không chứa cồn, ngọt, có hoặc không có ga như: coca cola, pepsi cola, nước cam, chanh, nước hoa quả; nước khoáng thiên nhiên hoặc nước tinh khiết đóng chai
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Thành viên sáng lập và góp vốn thành lập công ty, điều hành và ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, là người điều hành mọi hoạt động của công ty, chỉ huy và lãnh đạo công ty hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành, bảo đảm an toàn về mọi mặt, có trách nhiệm xây dựng và củng cố công ty ngày càng ổn định và phát triển toàn diện
- Là người đại diện theo pháp luật của Công ty
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và Pháp luật về mọi hoạt động điều hành của Công ty
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
+ Công tác tổ chức - nhân sự
+ Thi đua khen thưởng và kỷ luật
+ Công tác tài chính - kế toán
+ Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chiến lược kinh doanh
+ Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối, tiến độ cung ứng hàng hoá ra thị trường + Quy mô, phương thức đầu tư phát triển thị trường
+ Ký kết hợp đồng kinh tế mua - bán hàng hoá, dịch vụ
- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Xây dựng cách chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu
- Xây dựng hệ thống kế toán của DN
- Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật
- Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty
- Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định
- Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
- Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
- Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế
Phòng kỹ thuật - thi công
- Tham mưu giúp việc về công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình xây dựng theo đúng quy định hiện hành Chịu trách nhiệm tổ chức, lập tiến độ, kiểm tra, giám sát các nhà thầu, các đội thi công xây lắp đảm bảo đảm chất lượng và tiến độ các công trình, dự án do đơn vị làm chủ đầu tư
- Đảm bảo dây chuyền sản xuất vận hành đúng cách và đạt hiệu suất tốt nhất Cũng như đảm bảo việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị sản xuất đúng quy định
- Xây dựng phương án quán lý Kho dụng cụ thiết bị thi công, vật tư – VLXD tại công trường
- Thực hiện nhật ký công trình, Quản lý thi công, quản lý kho - vật tư thiết bị, bố trí & quản lý nhân lực thi công xây dựng
- Lập kế hoạch tiến độ thi công, lập phương án tổ chức thi công & biện pháp an toàn lao động
- Lập hồ sơ nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công, hồ sơ thanh toán - quyết toán công trình
- Xây dựng nội qui công trường, nội qui an toàn lao động & phòng chống cháy nổ
- Tổ chức thực hiện bảo vệ công trình, thực hiện Nội qui công trường, Nội qui ATLĐ
- Báo cáo thực hiện tiến độ thi công, báo cáo sự cố công trình, báo cáo thực hiện công việc xây dựng, công việc phát sinh (theo định kỳ hoặc bất thường)
- Đề xuất vật tư – VLXD - dụng cụ thiết bị máy thi công cho các công trình xây dựng
- Nghiệm thu nội bộ, xác nhận khối lượng, chất lượng thực hiện hợp đồng với các Nhà thầu phụ Đội vẩn chuyển
- Lấy hàng từ địa chỉ được giao và giao hàng trong khu vực được phân công
- Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng đúng quy cách
- Bảo quản tốt hàng hóa khi giao
- Bảo quản tốt tài sản, công cụ, dụng cụ trong công tác giao hàng
- Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời về thời gian đúng địa điểm
- Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
- Giao hàng và thu tiền từ khách hàng
- Giao đúng và đủ hàng hóa cho khách hàng theo tiêu chí: nhanh, an toàn và tiết kiệm
- Thu tiền hàng theo đúng hóa đơn tiếp nhận, các trường hợp không thu được tiền cần báo cáo lại cấp trên để có phương án xử lý, không tự ý bỏ hàng lại đi về
- Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ nếu cần
- Vệ sinh và dọn dẹp kho
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển
- Tài xế tuyệt đối tuân thủ luật giao thông
- Thực hiện các hoạt động xuất hàng và nhập hàng
- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập xuất
- Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan
- Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
- Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
- Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm quản lý
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
- Nếu số lượng hàng hóa xuất/ nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp
- Sắp xếp hàng hóa trong kho
- Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho
- Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
- Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
- Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất
- Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho
- Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…
Thực trạng công tác kế toán mua hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa
Cuối tháng (cuối năm) kế toán thực hiện thao tác khóa các sổ và lập BCTC Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác theo thông tin được nhập trong kỳ Kế toán kiểm tra, đối chiếu các số liệu giữa các sổ kế toán và BCTC sau khi đã in ra giấy
Cuối tháng (cuối năm) các sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của Nhà Nước
2.1.4.4 Chế độ, chính sách kế toán
- Công ty đã triển khai và áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Của Bộ Tài Chính thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
- Niên độ kế toán: Bắt đầu tính từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp thực tế đích danh
- Phương pháp tính khấu hao: Phương pháp đường thẳng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
2.2 THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ TRẢ TIỀN CHO NGƯỜI BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
2.2.1 Những vấn đề chung về mua hàng
2.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ
Hàng hóa, dịch vụ của công ty là sản xuất, chế biến các sản phẩm thành nước mắm, xay xát chế biến các loại bột, thức ăn cho gia cầm, gia súc, cung ứng lao động… bên cạnh đó phần lớn công ty tập trung kinh doanh buôn bán rượu mạnh, rượu tây nhưng theo hình thức thương mại, mua đi bán lại, mua hàng hóa về cung cấp, bán lẻ và phân phối số lượng lớn cho khách hàng của công ty
Công ty áp dụng chính sách mua hàng bằng 2 hình thức: đặt hàng qua điện thoại và đặt hàng trực tiếp tại cơ sở cung cấp
Công ty yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá, sau khi xem và duyệt báo giá sẽ tiến hành đặt hàng, ký kết hợp đồng mua hàng, thỏa thuận giá cả mua hàng, cách thức giao hàng, vận chuyển và thanh toán giữa 2 bên
Hiện tại công ty đang áp dụng 2 phương thức thanh toán: thanh toán ngay và thanh toán trả chậm
Phương thức thanh toán ngay: khi công ty chấp nhận giá hàng mà nhà cung cấp báo báo và đơn đặt hàng một cách chắc chắn, đồng ý thanh toán cho nhà cung cấp toàn bộ giá hàng ngay sau khi nhận được hàng hóa và thuộc quyền sở hữu của công ty
Phương thức thanh toán trả trước: khi công ty chấp nhận giá hàng mà nhà cung cấp báo giá và đơn đặt hàng một cách chắc chắn, đồng ý thanh toán cho nhà cung cấp toàn bộ giá hàng hoặc một phần – việc thanh toán xảy ra trước khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty
Phương thức thanh toán trả chậm: khi công ty chấp nhận giá hàng mà nhà cung cấp báo giá và đơn đặt hàng một cách chắc chắn, đồng ý thanh toán nhiều lần, trả dần cho nhà cung cấp theo thỏa thuận của cả 2 bên, mặc dù sau khi ký hợp đồng công ty đã nhận được đầy đủ hàng hóa
Hình thức thanh toán: Đặt cọc, tạm ứng, thanh toán trước bao nhiêu % (theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa 2 bên), thanh toán ngay bằng tiền mặt (với điều kiện tổng giá trị tiền hàng không vượt quá 20 triệu đồng), TGNH, chi séc, ủy nhiệm chi, vay ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, chưa thanh toán (để công nợ)
2.2.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ 1: Trình tự luân chuyển chứng từ của kế toán mua hàng
Nơi yêu cầu: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng (1 liên) và gửi đến kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng căn cứ vào yêu cầu mua hàng và báo cáo hàng tồn kho, kế hoạch sản xuất, ngân sách phòng ban, thông tin người bán để lập kế hoạch nhập hàng gửi cho Ban Giám Đốc xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm kiếm người bán và ký duyệt
Khi yêu cầu mua hàng được ký duyệt, kế toán mua hàng lập đơn đặt hàng (5 liên) Liên 1 gửi cho người bán để đặt hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận nhận hàng để đối chiếu hàng và phiếu gửi hàng của người bán khi nhận hàng, liên 3 gửi cho kế toán thu chi (kế toán phải trả) để thực hiện việc lập phiếu thanh toán cho người bán, liên 4 gửi lại cho phòng kinh doanh (nơi yêu cầu), liên 5 lưu trữ cùng yêu cầu mua hàng
Biên bản bàn giao hàng hóa
Sổ chi tiết tài khoản 156
Sổ chi tiết xuất nhập tồn
Sổ chi tiết mua hàng
Kế toán sử dụng TK 156 – Hàng hóa
TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
TK 1567: Hàng hóa bất động sản
VD 1: Ngày 28/12/2021, Công ty Cổ phần Thực Phẩm Trường Sa mua 60 chai rượu Rượu Highland Park 12 Years Old Viking Honour Single Malt Scotch Whisky 40% 6x0.7L của Công ty TNHH Alchemy Asia theo hóa đơn số 368 về nhập kho, với giá chưa thuế 26.690.100 đồng, thuế GTGT 10% 2.669.010 đồng nhưng chưa thanh toán tiền hàng
Kế toán định khoản như sau:
VD 2: Ngày 29/12/2021, Công ty Cổ phần Thực Phẩm Trường Sa mua 1 chai Rượu Jọgermeister Vietmax 2021 Edition 35% 6x700ml của Cụng ty TNHH Alchemy Asia theo hóa đơn số 402 về nhập kho, với giá chưa thuế 727.273 đồng, thuế GTGT 10% 72.772 đồng nhưng chưa thanh toán tiền hàng
Kế toán định khoản như sau:
VD 3: Ngày 30/12/2021, Công ty Cổ phần Thực Phẩm Trường Sa mua 48 chai Rượu Bombay Sapphire Distilled London Dry Gin 47% 12x0.75L, 24 chai Rượu The Famous Grouse Blended Scotch Whisky 40％ 1L, 1 chai Rượu Royal Brackla Cawdor Estate
Highland Single Malt Scotch Whisky Aged 12 years 40% 6 x 700ml của Công ty TNHH Alchemy Asia theo hóa đơn số 464 về nhập kho, với giá chưa thuế 33.719.357 đồng, thuế GTGT 10% 3.371.936 đồng nhưng chưa thanh toán tiền hàng
Kế toán định khoản như sau:
Bảng 2: Phiếu nhập mua hàng trong nước VD 1
Bảng 3: Phiếu nhập mua hàng trong nước, phiếu nhập kho, chứng từ hạch toán VD 2
Bảng 4: Phiếu nhập mua hàng trong nước, phiếu nhập kho, chứng từ hạch toán VD 3
2.2.3 Kế toán phải trả cho người bán
- Kế toán phải trả cho người bán – TK 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết về các khoản nợ phải trả, ngoài ra còn phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ.
2.2.3.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ 1.2: Trình tự luân chuyển chứng từ của kế toán phải trả cho người bán Đến hạn thanh toán, kế toán công nợ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh toán (phiếu chi, hoặc chứng từ thanh toán) cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán
Kế toán thu chi thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và trình duyệt (ban giám đốc) thanh toán, chuyển cho thủ quỹ chi tiền
Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm
Nhận xét
3.1.1 Ưu điểm ˗ Công tác kế toán tại Công ty sử dụng phần mềm Excel và một số phần mềm kế toán trên máy tính như Fast, 1Office,… hỗ trợ trong quá trình tính toán nên khối lượng công việc của bộ phận kế toán được giảm bớt đáng kể, chính xác hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian, các số liệu dễ dàng hơn, hiệu quả và thống nhất giữa các tháng, các quý và các năm ˗ Các công tác kế toán mua hàng và các phải trả cho người bán được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước ˗ Các chứng từ được trình bày với đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xóa, việc thu thập và xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học, hợp lý thuận lợi cho quá trình tính toán và kiểm tra nếu cần
Do Công ty sắp xếp, lưu trữ hợp đồng và hóa đơn chưa hiệu quả và nhanh chóng làm cho quá trình tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết diễn ra khá lâu, mất thời gian nhiều
Ngoài ra, công ty chưa thực hiện đẩy chứng từ, ủy nhiệm chi lên phần mềm kế toán sớm gây tình trạng thiếu hoặc thừa trong quá trình kiểm tra.
Kiến nghị
Từ những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán tại Công ty nêu trên, em xin đưa ra một số kiến nghị dựa theo sự hiểu biết của mình với mong muốn có thể góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và phải trả cho người bán tại Công ty như sau:
+ Trong quá trình mua hàng cũng như thanh toán cho nhà cung cấp, công ty nên theo dõi thời gian mua và thanh toán mỗi khi có phát sinh phải thực hiện phân loại, sắp xếp để lưu trữ khi cần thiết sẽ dễ tìm kiếm và kiểm tra nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn
+ Để nâng cao tính hiệu quả của quá trình mua hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp hạch toán từ số tổng trên phần mềm excel, công ty cần đẩy dữ liệu thường xuyên lên các phần mềm kế toán như Fast, 1Office… để dễ dàng, thuận tiện cho kế toán có thể đưa ra các bảng báo cáo phù hợp theo yêu cầu của cấp trên, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hoặc thừa minh chứng.
Bài học kinh nghiệm
Qua thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công Ty đã đạt được những thành tựu nhất định, đang trên đà phát triển thuận lợi Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm còn có những mặt hạn chế còn tồn tại đặc biệt là cần phải khắc phục các khuyết điểm về lưu trữ, sắp xếp và bảo quản hồ sơ, hóa đơn, cũng như bồi dưỡng kiến thức và cập nhật các tiện ích mới từ công nghệ thông tin Qua việc đi thực tập em đúc kết ra được trong quá trình học và làm việc để làm tốt công việc nói chung và ngành kế toán tài chính nói riêng Điều cần thiết
37 không phải chỉ là kiến thức mà là những kinh nghiệm, các kỹ năng như là: kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc em học được trong quá trình tiếp cận thực tế tại công ty Đối chiếu giữa lý thuyết đã được học tại trường và thực tế được học hỉ và thực hành tại công ty, giúp em củng cố được kiến thức bổ ích cho bản thân, được cọ xát có cái nhìn rõ ràng hơn về chuyên ngành em đang theo học và cùng nhiều điều bổ ích hỗ trợ cho công việc trong tương lai sau khi tốt nghiệp