bài tập lớn quản trị nhân lực đề tài phân tích công việc

=> Như vậy phân tích công việc được tiến hành nhằm: + Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.. Những thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: - - th

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG DH GIAO THONG VAN TAI - PHAN HIEU TẠI TP.HÒ CHÍ MINH

KHOA: VAN TAI- KINH TE

~ [IlJ-~-

BÀI TẬP LỚN

QUAN TRI NHAN LUC DE TAI: “PHAN TICH CONG VIEC”

NGANH: QUAN TRI KINH DOANH

Giảng viên hướng dẫn: ThS Đặng Thị Nga

Sinh viên thực hiện : 7zân 7h Ngọc Mai

TP.HCM, ngày 3l tháng 10 năm 2023

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn bộ môn Quản trị nhân lực cô Đặng Thị Nga Được học tập với cô có lẽ là một điều may mắn, cô đã giúp chúng em tiếp thu được những kiến thức bố ích và mang tính thực tế không chỉ cả lớp nói chung mà còn chúng em nói riêng Trong suốt quá trình học tập dù bận rộn nhưng cô vẫn luôn có gắng giúp đỡ cho chúng em hoàn thành tốt môn học

này

Nội dung của phần nghiên cứu này sẽ tập trung vào những thông tin cần thu thập, các phương pháp thu thập thông tin, các bước tiến trình và kết quả của việc phân tích công việc Đây là công cụ để làm tốt những công tác quản lý khác như thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, Vì vậy hiện nay, đối với các nước phát triển đã nhận thấy tầm quan trọng của phân tích công việc và được thừa nhân, áp dụng rộng rãi

Chúng em hi vọng với bài nghiên cứu này sẽ đóng góp một phần không nhỏ đối với các nhà quản trị nhân sự Tuy nhiên vì kiên thức chuyên môn còn hạn chê và thiêu sót kinh nghiệm thực tiễn nên chúng em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía cô và các bạn đề hoàn thiện hơn

Một lần nữa xin gửi đến cô lời cảm ơn chân thành!

TP Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 12 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Ngọc Mai

MỤC LỤ

C

1 Phân tích công việc là gì? Lọ HH HH HH HH HH HH 4 II Những thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: - s75 4 HI Các kết quả phân tích công viỆC: - - 5 S2 2 22 HH H2 g1 xe re 5 1 Bản mô tả công viỆC: cà HH HH HT HH HH HH HH 5 2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện: - -cc 2552 S2 Sex ó 3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công viỆc: 5 2c 22t r1 xe 7 IV Ứng dụng các kết quả phân tích công việc: 55- 55c cSccceccreccrcrrerreerrres 8 1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lựcc: ¿55c St S222 x21 111 13 E1 1e gu gh du 8 2 Tuyến mộ nhân Ìực: -.s-2+©S+ 2222211 231122211271122111221.22 0 111 111111111, 8 ki con 6 1n n6 6n ẽ ẽ ẽ 8 4 Dịnh hướng: cà HH HH HY TH HH TH HH HH Hàn HH Hệ 9 5 Danh giá thực hiện công viỆC: nà HH HH HH HH Hiện 9 6 Dao tao va phat trién ngudn mhAn Ne! .ccccsecsssssssssssssesssscssssscssccsssccesecsssccsssecseccessees 9 V, Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: 10 li 7a 10 2 Sử dụng bảng hỏi: LH HH HT HH HH TH KH HH 10

4 Ghi chép các sự kiện quan frỌọng: c5 St Sàn HH nhe re, 11 5 Nhật ký công viỆC: HH HH HH Hà HH HH th HH HH Hư 11 6 Hội thảo chuyên gia: - óc nà HH HH HH HH HH TH HT HH HH Hy 11

NOI DUNG PHAN NGHIEN CUU

I Phan tich công việc là gi? - _ Khái niệm: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống

các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thê trong tổ chức nhăm làm rõ bản chất của từng công việc

=> Như vậy phân tích công việc được tiến hành nhằm: + Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

+ Điều kiện đề tiễn hành công việc

+ Các tiêu chuẩn đề đánh giá chất lượng hoàn thành công việc + Mỗi tương quan của công việc đó với công việc khác + Những phẩm chat, kĩ năng nhân viên phải có dé thực hiện côn việc đó

II Những thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: - - thông tin về các trách nhiệm, nhiệm vụ, các hoạt động thực tế của nhân viên:

phương pháp làm việc, mỗi quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng , cách thức hoạt động với các nhân viên khác, cách thu thập và xử lí dữ liệu

- Thong tin vé cdc loai may moc, thiét bi kỹ thuật, công cụ, nguyên vật liệu tại nơi làm việc như: số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

> Dé tranh lang phi tài nguyên thì nhân viên cần trang bị đủ điều kiện máy móc mới đề hoàn thành tốt công việc

- - Thông tin về các điểu kiện làm việc như: điều kiện về chế độ thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, chế độ lương bồng, phụ cấp, chính sách hồ trợ

- _ Thông tin đòi hỏi công việc đối với nhân viên như: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, ngoại hình, sức khỏe, tham vọng vả các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc

® Đề giúp người phân tích công việc đánh giá đúng và giao công việc phù hợp thì trình độ học vấn và kinh nghiệm là 2 yếu tố quan trọng

VD: Thư ký bộ phận sản xuất: - Chức danh: Thư ký cho kỹ sư cơ khí - Bao cáo cho: kỹ sư trưởng cơ khí - Xác định công việc: cung cấp dịch vụ toàn diện cho kỹ sư trưởng cách tổ chức

sắp xếp các phân công việc thường lệ của kỹ sư trưởng - _ Các nhiệm vụ chính:

+ Tiếp nhận thư từ, phân loại theo thứ tự ưu tiên,đính kèm thư từ trao đổi từ trước nếu có và đánh máy các thư từ

+ Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ kí và xử lý các thư từ khân + Sắp xếp công việc cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp + Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư tử theo lệnh của kỹ sư trưởng + Giúp kỹ sư giải quyết các công việc hành chánh thông thường giải quyết các thắc mắc thường lệ

+ Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khẻo, tiếp khách có hiệu quả - _ Các nhiệm vụ phụ:

+ Chuẩn bị bản tóm tắt về các chỉ tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận kề toán + Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiễn độ dự án

+ Chuyên hồ sơ cũ xuống tầng hầm + Đánh máy báo cáo kế toán

HI Các kết quả phân tích công việc: 1 Bản mồ tả công việc:

- Khái niệm: Là bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan được sử đụng nhằm mục đích cung cấp những thông tin tóm tắt về 1 vi tri công việc cụ thé

- Ban mé ta cong viéc bao gdm 3 ndi dung: + Phần xác định công việc: gồm tên công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiệp, số người lãnh đạo dưới quyên, mức lương Có thê bao gồm vài câu tóm tắt công việc

+ Phân tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: gồm các câu mô tả chính xác như nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện như thế nảo và tại sao phải

+ Các điều kiện làm việc: gôm điêu kiện về môi trường vật chât (máy móc sử dụng hiện đại), thời gian làm việc, vệ sinh, các phương tiện di lại phục vụ công việc

VD:

TAP DOAN NGHIEP-— VIÊN

Ị

vietteL Pen carrie mee _ on ên

tuyendungabviettiel com vn | Page Page | of

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH ĐOANH

Chức đạnh Nhân viên Kinh doanh Mã công việc KD-NV

Cán bộ quản lý trực tiếp Trưởng phòng Kinh doanh

1 Nhiệm vụ:

+ Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dy án trực tiếp của công ty

© Phát triển cơ hội kính doanh với khách hảng cũ và khách hàng mới

* Tiếp xúc khách hàng và ghỉ nhận toán bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng kênh bán hàng

s Nhận và xứ lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, địch vụ:

thời gian giao hàng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC KINH DOANH CỦA TẬP ĐOÀN

VIÊN THÔNG QUẦN ĐỘI VIETTEL

2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện: - Khái niệm: Là bản liệt kê những đòi hỏi trong công việc đôi với người thực

hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đảo tạo

- _ Bản yêu câu công việc bao gôm:

+ Kiến thức: Những kiến thức hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ

+ Kỹ năng: Khả năng thực hiện l nhiệm vụ cụ thê + Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ gây hao tốn nguồn lực như trí lực, thé lực, năng lực tâm lý, năng lực tư đuy,

+ Các yêu cầu khác: pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), tính cách (tính thần làm việc, đạo

đức nghè nghiệp) VD:

- Một số yêu cầu của nghề trồng trọt:

+ Sức khỏe tốt

+ Trau dỗi kiến thức và nâng cao kĩ năng trồng trọt

+ Tìm tòi, học hỏi hết mình + Tìm hiểu các quy định của pháp luật và tuân thủ

+ Bảo vệ môi trường và vận động những người xung quanh chung sức bảo vệ - Một số yêu cầu của nghề kĩ sư điện:

+ Về phẩm chất: năng động, nhanh nhẹn, có niềm đam mê khám phá trong lĩnh vực kĩ thuật điện, kiên trì, nhẫn nại, tỉ mi

+ Về năng lực: khả năng tự tìm tòi và giải quyết các bài toán về kĩ thuật, tư duy sang tạo, sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên dụng

3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Nội dung bản tiêu chuân công việc phân lớn phụ thuộc vào các doanh nghiệp Tuy nhiên, điêm chung của những bản tiêu chuân công việc nảy bao gôm những nội dung sau:

- Trinh dé hoc van: tét nghiệp cao học, đại học, cao dang, trung cấp - Trình độ chuyên môn: nhân viên kế toán, kinh đoanh, bán hàng, hành chính

nhân sự - _ Các kỹ năng mêm cần thiết: kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục - _ Kinh nghiệm: bao nhiêu năm làm việc trong lĩnh vực đang tuyển dụng, thâm

niên trong nghề - _ Trình độ ngoại ngữ: ngoại ngữ cân biệt và mức độ theo yêu câu công việc - _ Trình độ tin học văn phòng: biết sử đụng ở mức cơ bản

- - Phẩm chất cá nhân: sức khỏe, ngoại hình, tuôi, khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, khả năng chịu áp lực công việc tùy vào từng vị trí, lĩnh vực và doanh nghiệp -

VD: BAN TIEU CHUAN THUC HIEN CONG VIEC KINH DOANH CUA NHAN VIEN KINH DOANH

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên - _ Trình độ chuyên môn: chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại,

marketing - Cac ky nang can thiết: kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng đàm phán và thuyết phục,

kỹ năng phân tích, xử lí tình huống và ra quyết định, kỹ năng tô chức và quản lí thời gian, kỹ năng xây dựng mối quan hệ

-_ Kính nghiệm thực tế: có kinh nghiệm ít nhất từ 6 tháng- | nam

- Phải thành thạo phần mềm tin học - _ Yếu tô ngoại hình cần đễ nhìn, gọn gàng, phong thái tự tin, hoạt bát - Nhiệm vụ:

+ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng + Giới thiệu, tư vấn sản phâm, địch vụ của doanh nghiệp + Thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, địch vụ của doanh nghiệp

+ Duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng nhỏ lẻ, cũng như đối tác lớn tiềm năng

+ Trực tiếp tham gia quá trình thực hiện đơn hàng, thông qua việc thỏa thuận và ký kết hợp đồng

+ Tiếp nhận, xử lí khiếu nại của khách hàng

+ Hỗ trợ phòng kế toán thu hồi công nợ + Theo đõi giai đoạn thanh lý, hoàn tất hợp đồng khi khách hàng thanh toán xong + Phát hiện những nhu cầu, thị hiểu mới

+ Đề xuất hướng kinh doanh triển vọng với ban lãnh đạo + Cảnh báo sự cạnh tranh đối thủ trên thương trường + Phát triển, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong lòng khách hàng

IV Ứng dụng các kết quả phân tích công việc: 1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực:

- Khái niệm: Là quá trình xác định nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai dựa trên quá trình đánh giá, phân tích và dự báo

- _ Để đưa ra các loại công việc từ kết quả phân tích thực hiện các bước Sau: + Bước l: Xem xét lại kết quả phân tích công việc, bao gồm các thông tin về nhiệm

vụ, trách nhiệm, quyên hạn, kiến thức, kỹ năng, khả năng và điều kiện làm việc của

mỗi vị trí + Bước 2: Phân loại các vị trí theo nhóm công việc, nghĩa là những công việc có chức năng tương tự hoặc liên quan đến nhau như nhóm công việc kế toán, nhóm công việc nhân sự,

+ Bước 3: : Xác định mức độ phức tạp và tầm quan trọng của mỗi công việc trong nhóm, dựa trên các tiêu chí như độ khó, độ trách nhiệm, độ ảnh hưởng và độ đòi hỏi

+ Bước 4: Đặt tên cho mỗi loại công việc, theo cách thê hiện được bản chất và mức độ của công việc như kế toán viên cấp 1, cấp 2

+ Bước 5: Viết mô tả cho mỗi loại công việc, bao gồm các thông tin về mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu và điều kiện làm việc

VD: Vinamilk dang trong tinh trang thiéu nguồn nhân lực thì họ sẽ thực hiện các chương trình đào tạo kỹ năng cho những lao động hiện có đề họ đảm nhận những vị trí trồng mà không cần tuyên dụng thêm; đề bat người từ bên trong tổ chức và đào tạo họ dé dam nhiệm những vị trí cao; tuyển mộ người lao động từ bên ngoài tổ chức; huy động mọi người làm thêm giờ thêm ca

2, Tuyến mộ nhân lực: - Xác định vị trí trồng: là việc xác định , chất lượng và thời gian cần bổ sung

nhân lực cho các vỊ trí công việc trong tô chức => Đẻ xác định vị trí trồng, cần dựa vào kế hoạch nguồn nhân lực, phân tích công

việc vả phân tích nhu cầu nhân lực của tô chức - Thong tin dé quang cdo về vị írí việc làm: là việc đưa ra các thông tin liên quan

đến vi trí công việc cần tuyên dụng, như mô tả công việc, yêu cầu công việc, quyền lợi và điều kiện làm việc Các thông tin này có thể được đăng tải trên các phương tiện truyền thông như báo chí, internet, radio, truyền hình hoặc qua các

mỗi quan hệ cá nhân

VD: Hàng năm, công ty như Unilever tuyên các quản trị viên tập sự là những sinh viên thông qua các trang chính thức, internet nhằm mục đích huấn luyện họ để trở thành đại diện bán hàng trong tương lai Thậm chí còn mạnh dạng đầu tư vào 1 số nhân viên có thành tích tốt trong học tập và tư chất tốt đề tuyên vào lực lượng bán hàng

3 Tuyến chọn nhân lực: - ĐỀ tuyên chọn nhân lực hiệu quả, cân áp dụng các tiêu thức sàng lọc nhân viên

từ kết quả phân tích công việc Bao gồm: + Tiêu chuẩn công việc: gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ và tính cách Tiêu chuẩn này dựa trên kết quả phân tích công việc, là cơ sở để so sánh và đánh giá năng lực nhân viên

+ Tiểu chuẩn đánh giá: gồm tỷ lệ ứng tuyến, tý lệ chấp nhận, tỷ lệ rút lui, ty lệ giữ chân và tỷ lệ hiệu suất Tiêu chuẩn này dựa trên mục tiêu và chiến lược của tô chức, là cơ sở kiêm tra và cải tiền quá trình tuyên chọn

+ Tiêu chuẩn tuyển chọn: gồm bằng cấp, kinh nghiệm, chứng chi, bài kiểm tra, phỏng vấn và thử việc Tiêu chuẩn này dựa trên tiêu chuẩn công việc, là cơ sở để sàng lọc và lựa chọn ứng viên

VD: - ROLEX watch là thương hiệu đồng hồ nổi tiếng thế giới Vì vậy họ yêu cầu ứng viên phải có bằng cấp liên quan đến ngành cơ khí, điện tử, kim loại, công nghệ

10