Bài tập lớn quản trị nhân lực đề tài phân tích công việc

Phân tích công việc là gì?- Khái niệm: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằ

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐH GIAO THÔNG VẬN TẢI - PHÂN HIỆU TẠI TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA: VẬN TẢI – KINH TẾ

- -BÀI TẬP LỚN

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

ĐỀ TÀI: “PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC”

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn: ThS Đặng Thị Nga

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Minh Thắng Lớp : Quản trị Kinh doanh K62 MSSV : 6254030080

TP.HCM, ngày 31 tháng 10 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn bộ môn Quản trị nhân lực cô Đặng Thị Nga Được học tập với cô có lẽ là một điều may mắn, cô đã giúp chúng em tiếp thu được những kiến thức bổ ích và mang tính thực tế không chỉ cả lớp nói chung mà còn chúng em nói riêng Trong suốt quá trình học tập

dù bận rộn nhưng cô vẫn luôn cố gắng giúp đỡ cho chúng em hoàn thành tốt môn học này

Nội dung của phần nghiên cứu này sẽ tập trung vào những thông tin cần thu thập, các phương pháp thu thập thông tin, các bước tiến trình và kết quả của việc phân tích công việc Đây là công cụ để làm tốt những công tác quản lý khác như thiết kế công việc,

kế hoạch hóa nguồn nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, Vì vậy hiện nay, đối với các nước phát triển đã nhận thấy tầm quan trọng của phân tích công việc và được thừa nhân, áp dụng rộng rãi

Chúng em hi vọng với bài nghiên cứu này sẽ đóng góp một phần không nhỏ đối với các nhà quản trị nhân sự Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và thiếu sót kinh nghiệm thực tiễn nên chúng em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía cô và các bạn để hoàn thiện hơn

Một lần nữa xin gửi đến cô lời cảm ơn chân thành!

TP Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 12 năm 2023 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Minh Thắng

BẢNG ĐÁNH GIÁ BÀI TẬP LỚN CỦA SINH VIÊN

MỤC LỤ

I Phân tích công việc là gì? 4

II Những thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: 4

III Các kết quả phân tích công việc: 5

1 Bản mô tả công việc: 5

2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện: 6

3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: 7

IV Ứng dụng các kết quả phân tích công việc: 8

1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: 8

2 Tuyển mộ nhân lực: 8

3 Tuyển chọn nhân lực: 8

4 Định hướng: 9

5 Đánh giá thực hiện công việc: 9

6 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 9

V Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: 10

1 Quan sát: 10

2 Sử dụng bảng hỏi: 10

3 Phỏng vấn: 11

4 Ghi chép các sự kiện quan trọng: 11

5 Nhật ký công việc: 11

6 Hội thảo chuyên gia: 11

VI Các bước tiến trình phân tích công việc: 12

KẾT THÚC VÀ KIẾN NGHỊ 13

NỘI DUNG PHẦN NGHIÊN CỨU

I Phân tích công việc là gì?

- Khái niệm: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

+ Điều kiện để tiến hành công việc

+ Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc

+ Mối tương quan của công việc đó với công việc khác

+ Những phẩm chất, kĩ năng nhân viên phải có để thực hiện côn việc đó

II Những thông tin cần thu thập cho phân tích công việc:

- Thông tin về các trách nhiệm, nhiệm vụ, các hoạt động thực tế của nhân viên:

phương pháp làm việc, mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng , cách thức hoạt động với các nhân viên khác, cách thu thập và xử lí dữ liệu

- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật, công cụ, nguyên vật liệu tại

nơi làm việc như: số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác

dụng, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

 Để tránh lãng phí tài nguyên thì nhân viên cần trang bị đủ điều kiện máy móc mới để hoàn thành tốt công việc

- Thông tin về các điều kiện làm việc như: điều kiện về chế độ thời gian làm việc,

điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, chế độ lương bổng, phụ cấp, chính sách

hỗ trợ

- Thông tin đòi hỏi công việc đối với nhân viên như: trình độ học vấn, kiến thức,

kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, ngoại hình, sức khỏe, tham vọng và các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc

 Để giúp người phân tích công việc đánh giá đúng và giao công việc phù hợp thì trình độ học vấn và kinh nghiệm là 2 yếu tố quan trọng

VD: Thư ký bộ phận sản xuất:

 Báo cáo cho: kỹ sư trưởng cơ khí

 Xác định công việc: cung cấp dịch vụ toàn diện cho kỹ sư trưởng cách tổ chức sắp xếp các phân công việc thường lệ của kỹ sư trưởng

+ Tiếp nhận thư từ, phân loại theo thứ tự ưu tiên,đính kèm thư từ trao đổi từ trước nếu

có và đánh máy các thư từ

+ Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ kí và xử lý các thư từ khẩn

+ Sắp xếp công việc cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp

+ Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư từ theo lệnh của kỹ sư trưởng

+ Giúp kỹ sư giải quyết các công việc hành chánh thông thường giải quyết các thắc mắc thường lệ

+ Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo, tiếp khách có hiệu quả

+ Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận kế toán + Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiến độ dự án

+ Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm

+ Đánh máy báo cáo kế toán

III Các kết quả phân tích công việc:

1 Bản mô tả công việc:

- Khái niệm: Là bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan được sử dụng nhằm mục đích cung cấp những thông tin tóm tắt về 1 vị trí công việc cụ thể

- Bản mô tả công việc bao gồm 3 nội dung:

+ Phần xác định công việc: gồm tên công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện

công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương,…

Có thể bao gồm vài câu tóm tắt công việc

+ Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: gồm các câu mô tả

chính xác như nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện như thế nào và tại sao phải thực hiện nó

+ Các điều kiện làm việc: gồm điều kiện về môi trường vật chất (máy móc sử dụng

hiện đại), thời gian làm việc, vệ sinh, các phương tiện đi lại phục vụ công việc,

VD:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC KINH DOANH CỦA TẬP ĐOÀN

VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL

2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện:

- Khái niệm: Là bản liệt kê những đòi hỏi trong công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo,

- Bản yêu cầu công việc bao gồm:

+ Kiến thức: Những kiến thức hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện

nhiệm vụ

+ Kỹ năng: Khả năng thực hiện 1 nhiệm vụ cụ thể.

+ Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ gây hao tốn nguồn lực như trí lực,

thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,

+ Các yêu cầu khác: pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), tính cách (tinh thần làm việc, đạo

đức nghề nghiệp),

VD:

- Một số yêu cầu của nghề trồng trọt:

+ Sức khỏe tốt

+ Trau dồi kiến thức và nâng cao kĩ năng trồng trọt

+ Tìm tòi, học hỏi hết mình

+ Tìm hiểu các quy định của pháp luật và tuân thủ

+ Bảo vệ môi trường và vận động những người xung quanh chung sức bảo vệ

- Một số yêu cầu của nghề kĩ sư điện:

+ Về phẩm chất: năng động, nhanh nhẹn, có niềm đam mê khám phá trong lĩnh vực kĩ thuật điện, kiên trì, nhẫn nại, tỉ mỉ

+ Về năng lực: khả năng tự tìm tòi và giải quyết các bài toán về kĩ thuật, tư duy sáng tạo, sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên dụng

3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Nội dung bản tiêu chuẩn công việc phần lớn phụ thuộc vào các doanh nghiệp Tuy nhiên, điểm chung của những bản tiêu chuẩn công việc này bao gồm những nội dung sau:

- Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao học, đại học, cao đẳng, trung cấp…

- Trình độ chuyên môn: nhân viên kế toán, kinh doanh, bán hàng, hành chính

nhân sự…

- Các kỹ năng mềm cần thiết: kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục…

- Kinh nghiệm: bao nhiêu năm làm việc trong lĩnh vực đang tuyển dụng, thâm

niên trong nghề

- Trình độ ngoại ngữ: ngoại ngữ cần biết và mức độ theo yêu cầu công việc.

- Trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng ở mức cơ bản

- Phẩm chất cá nhân: sức khỏe, ngoại hình, tuổi, khả năng làm việc độc lập, làm

việc nhóm, khả năng chịu áp lực công việc… tùy vào từng vị trí, lĩnh vực và doanh nghiệp

VD: BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC KINH DOANH CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH.

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên

- Trình độ chuyên môn: chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại, marketing

- Các kỹ năng cần thiết: kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng đàm phán và thuyết phục,

kỹ năng phân tích, xử lí tình huống và ra quyết định, kỹ năng tổ chức và quản lí thời gian, kỹ năng xây dựng mối quan hệ,

- Kinh nghiệm thực tế: có kinh nghiệm ít nhất từ 6 tháng- 1 năm.

- Phải thành thạo phần mềm tin học

- Yếu tố ngoại hình cần dễ nhìn, gọn gàng, phong thái tự tin, hoạt bát

- Nhiệm vụ:

+ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

+ Giới thiệu, tư vấn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

+ Thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

+ Duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng nhỏ lẻ, cũng như đối tác lớn tiềm năng + Trực tiếp tham gia quá trình thực hiện đơn hàng, thông qua việc thỏa thuận và ký kết hợp đồng

+ Tiếp nhận, xử lí khiếu nại của khách hàng

+ Hỗ trợ phòng kế toán thu hồi công nợ

+ Theo dõi giai đoạn thanh lý, hoàn tất hợp đồng khi khách hàng thanh toán xong + Phát hiện những nhu cầu, thị hiếu mới

+ Đề xuất hướng kinh doanh triển vọng với ban lãnh đạo

+ Cảnh báo sự cạnh tranh đối thủ trên thương trường

+ Phát triển, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong lòng khách hàng,

IV Ứng dụng các kết quả phân tích công việc:

1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực:

- Khái niệm: Là quá trình xác định nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong

tương lai dựa trên quá trình đánh giá, phân tích và dự báo

- Để đưa ra các loại công việc từ kết quả phân tích thực hiện các bước sau:

+ Bước 1: Xem xét lại kết quả phân tích công việc, bao gồm các thông tin về nhiệm

vụ, trách nhiệm, quyền hạn, kiến thức, kỹ năng, khả năng và điều kiện làm việc của mỗi vị trí

+ Bước 2: Phân loại các vị trí theo nhóm công việc, nghĩa là những công việc có chức năng tương tự hoặc liên quan đến nhau như nhóm công việc kế toán, nhóm công việc nhân sự,

+ Bước 3: : Xác định mức độ phức tạp và tầm quan trọng của mỗi công việc trong nhóm, dựa trên các tiêu chí như độ khó, độ trách nhiệm, độ ảnh hưởng và độ đòi hỏi + Bước 4: Đặt tên cho mỗi loại công việc, theo cách thể hiện được bản chất và mức độ của công việc như kế toán viên cấp 1, cấp 2,

+ Bước 5: Viết mô tả cho mỗi loại công việc, bao gồm các thông tin về mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu và điều kiện làm việc

VD: Vinamilk đang trong tình trạng thiếu nguồn nhân lực thì họ sẽ thực hiện các

chương trình đào tạo kỹ năng cho những lao động hiện có để họ đảm nhận những vị trí trống mà không cần tuyển dụng thêm; đề bat người từ bên trong tổ chức và đào tạo họ

để đảm nhiệm những vị trí cao; tuyển mộ người lao động từ bên ngoài tổ chức; huy động mọi người làm thêm giờ thêm ca

2 Tuyển mộ nhân lực:

- Xác định vị trí trống: là việc xác định , chất lượng và thời gian cần bổ sung

nhân lực cho các vị trí công việc trong tổ chức

 Để xác định vị trí trống, cần dựa vào kế hoạch nguồn nhân lực, phân tích công việc và phân tích nhu cầu nhân lực của tổ chức

- Thông tin để quảng cáo về vị trí việc làm: là việc đưa ra các thông tin liên quan

đến vị trí công việc cần tuyển dụng, như mô tả công việc, yêu cầu công việc, quyền lợi và điều kiện làm việc Các thông tin này có thể được đăng tải trên các phương tiện truyền thông như báo chí, internet, radio, truyền hình hoặc qua các mối quan hệ cá nhân

VD: Hàng năm, công ty như Unilever tuyển các quản trị viên tập sự là những sinh

viên thông qua các trang chính thức, internet nhằm mục đích huấn luyện họ để trở thành đại diện bán hàng trong tương lai Thậm chí còn mạnh dạng đầu tư vào 1 số nhân viên có thành tích tốt trong học tập và tư chất tốt để tuyển vào lực lượng bán hàng

3 Tuyển chọn nhân lực:

- Để tuyển chọn nhân lực hiệu quả, cần áp dụng các tiêu thức sàng lọc nhân viên

từ kết quả phân tích công việc Bao gồm:

+ Tiêu chuẩn công việc: gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ và

tính cách Tiêu chuẩn này dựa trên kết quả phân tích công việc, là cơ sở để so sánh và đánh giá năng lực nhân viên

+ Tiêu chuẩn đánh giá: gồm tỷ lệ ứng tuyển, tỷ lệ chấp nhận, tỷ lệ rút lui, tỷ lệ giữ

chân và tỷ lệ hiệu suất Tiêu chuẩn này dựa trên mục tiêu và chiến lược của tổ chức, là

cơ sở kiểm tra và cải tiến quá trình tuyển chọn

+ Tiêu chuẩn tuyển chọn: gồm bằng cấp, kinh nghiệm, chứng chỉ, bài kiểm tra, phỏng

vấn và thử việc Tiêu chuẩn này dựa trên tiêu chuẩn công việc, là cơ sở để sàng lọc và lựa chọn ứng viên

VD: - ROLEX watch là thương hiệu đồng hồ nổi tiếng thế giới Vì vậy họ yêu cầu

ứng viên phải có bằng cấp liên quan đến ngành cơ khí, điện tử, kim loại, công nghệ cao; có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực đồng hồ; khả năng sử dụng thiết bị và máy móc hiện đại, tinh thần trách nhiệm cao

- Hay cụ tể hơn là vị trí liên quan đến kinh doanh, marketing, bán hàng yêu cầu

có bằng cấp liên quan đến ngành kinh tế, quản trị, thương mại hoặc truyền thông Ngoài ra còn có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, đàm phán tốt, kiến thức

về thị trường,

4 Định hướng:

- Giúp cho người lao động biết các hoạt động mà họ cần phải làm, nắm vững yêu cầu và tiêu chuẩn công việc, cải thiện kỹ năng, khắc phục những khó khăn trong công việc

- Hướng dẫn và huấn luyện có thể được thực hiện bởi cấp trên, đồng nghiệp hoặc chuyên gia bên ngoài

5 Đánh giá thực hiện công việc:

- Khái niệm: Là quá trình xem xét hiệu quả, hiệu suất hay tình hình thực hiện công việc của một phòng ban, bộ phận hay của một cá nhân Đánh giá để tạo động lực, cải thiện năng lực, đảm bảo đạt được mục tiêu, khen thưởng và kỷ luật phù hợp cho quản lý và nhân viên

- Các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc gồm : số lượng, chất lượng, thời

gian, chi phí, sự hài lòng của khách hàng, sự hợp tác của nhân viên, sự sáng tạo của nhân viên, sự tuân thủ của nhân viên với các quy định và quy trình

- Các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc gồm: các chỉ số số liệu cụ thể, các

ví dụ minh họa, các mức điểm hoặc các mức xếp loại

VD: Một tiêu chí đánh giá thực hiện công việc của một nhân viên bán hàng là số

lượng khách hàng mới được tìm kiếm và liên hệ trong một tuần Một tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho tiêu chí này có thể là: nếu số lượng khách hàng mới là 10 hoặc hơn trong một tuần, nhân viên được xếp loại xuất sắc; nếu là 7-9 khách hàng mới, nhân viên được xếp loại tốt; nếu là 4-6 khách hàng mới, nhân viên được xếp loại trung bình; nếu là 1-3 khách hàng mới, nhân viên được xếp loại yếu; nếu không có khách hàng mới nào, nhân viên được xếp loại kém

6 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

- Để xác định nhu cầu đào tạo gồm các bước sau:

+ Bước 1: Làm rõ mục tiêu đào tạo và kết quả cần đạt được Mục tiêu đào tạo phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và thị trường, cụ thể đo lường được và có thể kiểm tra được

+ Bước 2: : Xác định kỹ năng cần có Kỹ năng cần có là những kỹ năng mà nhân viên phải có để thực hiện công việc theo yêu cầu Nó được xác định dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các chỉ số hiệu suất, các báo cáo tự đánh giá hoặc phản hồi từ khách hàng

+ Bước 3: Đánh giá năng suất và đánh giá kỹ năng nhân viên Đánh giá năng suất là quá trình xem xét hiệu quả, tình hình thực hiện công việc của một phòng ban, bộ phận hay của một cá nhân Còn đánh giá kỹ năng nhân viên là quá trình xem xét mức độ sở hữu và sử dụng các kỹ năng cần có của nhân viên Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm: quan sát, phỏng vấn, khảo sát, kiểm tra, bài tập

+ Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể Mục tiêu đào tạo cụ thể là những mục tiêu chi tiết về những gì nhân viên sẽ học được và làm được sau khi tham gia chương trình đào tạo Mục tiêu này phải tuân theo nguyên tắc SMART

VD: Hãng thời trang Louis Vuitton là nhãn hiệu hàng xa xỉ của Pháp Để có được

thành công như hiện tại thì hãng có chính sách đào tạo và phát triển nguồn lực như: đào tào về văn hóa doanh nghiệp Đào tạo về kiến thức, kỹ năng bán hàng và chăm sóc khách hàng, đào tạo về sự đổi mới và sáng tạo,