Báo cáo thực tập khoa Quản trị nhân lực đề tài Quy trình tuyển dụng

Báo cáo thực tập khoa Quản trị nhân lực đề tài Quy trình tuyển dụng Báo cáo thực tập khoa Quản trị nhân lực đề tài Quy trình tuyển dụng Báo cáo thực tập khoa Quản trị nhân lực đề tài Quy trình tuyển dụng

Phần 1: Khái niệm chung

Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng bên trong tổ chức và đánh giá lựa chọn trong

số họ những người đáp ứng với yêu cầu của công việc và phù hợp với định hướng

sử dụng nhân lực Tuyển dụng nhân lực gồm 3 quá trình cơ bản : tuyển mộ nhân lực, tuyển chọn nhân lực và định hướng nhân viên ( thử việc )

1 Tuyển mộ:

1.1 Khái niệm

Tuyển mộ nhân lực là quá trình thu hút những người lao động có trình độ khả năng

và đặc điểm phú hợp với yêu cầu của các vị trí công việc trong tổ chức tham gia làm ứng viên và động viên người lao động tham gia dự tuyển vào vị trí công việc đó

1.2 Mục tiêu

Đảm bảo đủ và đúng số ứng viên cần thiết cho quá trình tuyển chọn nhân lực

- Đủ: theo tỷ lệ sàng lọc dự kiến

- Đúng: mức độ phù hợp của các ứng viên với yêu cầu đặt ra từ công việc và

tổ chức

1.3 Vai trò

- Đối với tổ chức

+ Cung cấp đầy đủ số lượng ứng viên cho tuyển dụng đản bảo đầu vào hiệu quả trước quá trình sàng lọc ứng viên

+ Khai thác và tiếp cận được nhiều nguồn tuyển mộ

+ Giúp tổ chức đảm bảo ứng viên dự tuyển thực sự có những tố chất kinh nghiệm

kỹ năng phù hợp đối với yêu cầu công việc

+ Góp phần tiết kiệm kinh phí tuyển mộ khi có kế hoạch tuyển mộ bài bản theo quy trình đem lại sự hiệu quả

+ Đảm bảo đúng tiến độ trước triển khai tuyển chọn

+ Đảm bảo sàng lọc một bước trước khi chính thức sàng lọc qua tuyển chọn

+ Giúp tổ chức thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác với hiệu quả hơn

+ Giúp cho tổ chức tiết kiệm được các nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động + Gián tiếp quảng cáo cho tổ chức

- Đối với ứng viên

+ Giúp cho mọi ứng viên trên thị trường lao động đều có cơ hội để tiếp cận với tổ chức hiệu quả nhất

+ Giúp ứng viên biết chính xác và đầy đủ thông tin cần thiết

+ Giúp người lao động nhận thấy được trình độ của bản thân về vị trí công việc của mình mà các tổ chức đang yêu cầu và có lựa chọn đúng đắn hoặc dành thời gian để trau dồi chuẩn bị trước khi tham gia ứng tuyển

- Đối với xã hội : Giúp cho việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội được tốt hơn

1.4 Căn cứ

- Cơ sở pháp lý

- Kết quả phân tích công việc

- Kết quả hoạch định nhân lực

- Khung năng lực tuyển dụng

1.5 Nguồn tuyển mộ:

- Nguồn bên trong: là những người đang làm việc trong tổ chức đang có hợp đồng lao động kí kết với tổ chức đó nhưng có nguyện vọng và mong muốn vào một vị trí công việc mới theo quy định tổ chức

+ Ưu điểm : Giúp tổ chức có hiểu rõ nguồn sàng lọc nhanh dễ hội nhập tiết kiệm thời gian và kinh phí đào tạo, giải quyết tình thừa thiếu nhân lực, tạo động lực phấn đấu cho mọi cán bộ nhân viên, hạn chế tuyển nhầm, không gây xáo trộn văn hoá doanh nghiệp, làm nhân viên gắn bó với doanh nghiệp hơn,….

+ Nhược điểm : Gây sự xáo trộn trong tổ chức có thể gây ra sự xáo trộn trong nội

bộ tổ chức đặc biệt trong doanh nghiệp nhỏ thì chất lượng ứng viên sẽ bị hạn chế

về nguồn tuyển mộ

-Nguồn bên ngoài : nguồn tuyển từ thị trường lao động bên ngoài

+ Ưu điểm : nguồn tuyển mộ đa dạng dễ tìm được người có ý tưởng và quan điểm

tư duy tạo điều kiện để thay đổi tính cố hữu trong tổ chức, tiết kiệm chi phí đào tạo

bổ sung đào tạo lại, người lao động hoạt động thoải mái ít sợ va chạm trong quá trình làm việc

+ Nhược điểm : Chi phí cho việc thu hút tốn kém, tuyển ứng viên bên ngoài tổ chức sẽ phải mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc, thu hút nhầm trong quá trình tuyển mộ

2 Tuyển chọn

2.1 Khái niệm : Tuyển chọn là quá trình đánh giá sàng lọc những người tham gia

dự tuyển để lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc tổ chức 2.2 Mục đích : Nhằm lựa chọn đủ và đúng được người lao động có kiến thức kỹ thức kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu với chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hoà nhập nhanh với công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

2.3 vai trò :

- Quyết định hiệu quả cuối cùng của công tác tuyển mộ

- Giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại đào tạo lại đào tạo

bổ sung

- Tuyển chọn hiểu quả là điều kiện để thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản trị nhân lực khác

2.4 Cơ sở:

- Khung năng lực theo vị trí công việc

- Tiêu chuẩn ngạch

- Chức năng nghề nghiệp

- Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

- Quy định của ngành các cấp trên đối với tiêu chuẩn cơ bản ngành tiêu chuẩn người thực hiện công việc

- Quy định doanh nghiệp

2.5 Phương pháp sàn lọc ứng viên:

- Sàng lọc hồ sơ ứng viên

+ Sàng lọc qua thư giới thiệu

+ Sàng lọc qua thư ứng tuyển/ đơn xin việc

+ Sàng lọc qua sơ yếu lý lịch/ CV

- Thi tuyển

+ Trắc nghiệm

+ Kiểm tra tay nghề

+ Thi viết

+ Phỏng vấn

+ Thử việc

Phần 1: Tổng quan về đơn vị thực tập tốt nghiệp và bọ máy chuyên trách công tác quản trị

1.1 Thông tin về đơn vị

- Tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn TNA Vision

- Địa chỉ: Số 10/16/12/82 phố Trần Cung - Phường Nghĩa Tân - Quận Cầu Giấy -

Hà Nội.

- Chức năng:

Đại lý, môi giới, đấu giá

Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa)

Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh (Chính)

Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh

Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng

chuyên doanh

Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh

- Sơ đồ bộ máy tổ chức

Ban giám đốc

Phòng Phòng kế toán Phòng quản lý Xí nghiệp nhân sự chất lượng

Phòng kĩ thuật

1.2 Bộ máy chuyên trách công tác quản trị nhân lực

1.2.1 Tên gọi chức năng:

-Tên gọi:Phòng nhân sự

- Chức năng:Xây dựng phương án hoàn thiện bộ máy tổ chức trong công ty, quản

lý nhân sự thực hiện công tác phát triển nguồn nhân lực như đào tạo thăng tiến thù lao lao động nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động

1.2.2 Thông tin năng lực đội ngũ cán bộ chuyên trách:

ST

T

Họ và tên Chức danh công

việc

Thâ m niên

Trình độ Chuyên

ngành

1 Nguyễn Thuỳ Linh Trưởng phòng 3 Đại học Quản trị nhân

lực

Dũng

lực

3 Trần Nhật Linh Nhân viên 2 Đại học Quản trị kinh

doanh

đẳng

Bảo hiểm

đẳng

Bảo hiểm

-Nhận xét Do công ty mới thành lập nên quy mô còn nhỏ số lượng nhân viên chưa

có kinh nghiệm và chưa đảm bảo đúng chất lượng nhân viên về chuyên môn nghề nghiệp

1.2.3 Bố trí bộ máy chuyên trách

công việc

Nhiệm vụ

1 Nguyễn Thuỳ Linh Trưởng phòng Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/

ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.

Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.

Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.

2 Trương Tuấn Dũng Chuyên viên

tiền lương

Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, tiêu chuẩn, chính sách trong lĩnh vực tiền lương, tiền công, tiền thưởng, chế

độ BHXH của Công ty.

Xây dựng kế hoạch và hoạch định chính sách về phân phối tiền lương và tiền thưởng, chế độ BHXH, nâng bậc, nâng mức lương, thanh toán tiền lương, thưởng đã được phê duyệt và quyết toán quỹ tiền lương, tiền công, tiền thưởng của Công ty Theo dõi kiểm tra và quản lý các vấn đề liên quan đến chế độ tiền lương, tiền thưởng, chế độ phụ cấp và các chính sách khác đối với người đại diện quản lý vốn, Kiểm soát viên của Công ty tại doanh nghiệp.

Tham mưu và triển khai xây dựng

hệ thống kiểm tra, đánh giá hiệu

quả công việc thực hiện chính sách tiền lương, tiền công, tiền thưởng.

Hướng dẫn cơ quan đơn vị thực hiện chính sách về chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ tai nạn lao động, chế độ

ốm đau, thai sản… theo đúng qui định Nhà 3nước đối với các cán

bộ, người lao động Khối cơ quan Công ty.

Lập các báo cáo chuyên môn theo quy định.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Cán bộ Phòng giao.

3 Trần Nhật Linh Chuyên viên

đào tạo

Tổ chức đào tạo Theo dõi giám sát học viên và chương trình đào tạo

Tham gia đóng góp ý kiến cho chương trình đào tạo

Đánh giá năng lực của nguồn nhân lực trước và sau tập huấn

tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng Triển khai kế hoạch tuyển dụng Tiếp nhận nhân viên mới, đánh giá thử việc

Đánh giá hiệu quả sau tuyển dụng

5 Đặng Thuỳ Trang Chuyên viên

đánh giá thành tích cán bộ nhân viên

Xây dựng bản mô tả công việc Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Xây dựng phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc

- Nhận xét: Công ty đã bố trí nhân sự hợp lý phù hợp với khả năng của nhân viên và phân nhiệm vụ rõ ràng nhưng do thiếu nhân sự nên còn mỗi nhân viên sẽ phải làm nhiều nhiệm vụ hơn

Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty

Nguyên tắc tuyển dụng :

-Tuyển dụng nhân lực phù hợp với mục tiêu, khả năng tài chính vốn có của Công ty

- Công khai, minh bạch, khách quan, đảm bảo cơ hội như nhau cho các ứng viên -Đúng pháp luật

Về tuyển mộ : Do quy mô công ty còn nhỏ nên công ty sẽ chú trọng trong việc nguồn tuyển mộ bên ngoài Số lượng nhân lực còn ít nên với nguồn tuyển mộ bên ngoài

sẽ khiến cho công ty thu hút nhân tài để đào tạo phát triển công ty bổ sung vào nguồn nhân lực đang bị thiếu hụt trong công ty

Phương pháp tuyển mộ: Tuyển dụng thông qua giới thiệu của người quen cán bộ công nhân viên trong công ty : Phương pháp tuyển dụng này sẽ giúp cho công ty thu hút được nhân tài và có thể sẽ nhanh chóng làm quen với công việc hơn do có sự hướng dẫn nhiệt tình hơn của những người giới thiệu vào làm trong công ty

Thông qua internet: dựa vào sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, Công ty tiến hành tuyển mộ thông qua các trang mạng có lượng truy cập đông đảo và sử dụng nhiều như trang “việc làm 24h”, “tìm việc nhanh”, mạng xã hội facebook… Phương pháp này thu hút được đông đảo ứng viên một cách nhanh chóng

tuyển mộ nhân lực bằng việc đến trực tiếp các cơ sở đào tạo: Nguồn tuyển này sẽ đem đến một nguồn nhân lực có trình độ, được đào tạo bài bản, bởi vậy Công ty đã tiến hành đến các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn, để thu hút nhân lực nộp hồ sơ vào Công ty Tuy kết quả thu hút ứng viên từ phương pháp này chưa cao vì người ứng tuyển chưa đạt đúng với yêu cầu của công ty

Thông báo tuyển mộ thông qua bảng thông báo: các bản thông báo có thể dán ngay bảng tin của Công ty hay dán tại những nơi dễ thấy như căng tin, các văn phòng, xí nghiệp… Hình thức này khá đơn giản, tiết kiệm được khá nhiều chi phí

Quy trình tuyển chọn :

Bước 1: Xác định nhu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình Giám đốc xem xét, phê duyệt Sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng Nhân sự chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động

Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của Giám đốc, Nhân

sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc

để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung như sau:

Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì ?

Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc

Số lượng cần tuyển dụng

Loại lao động: chính thức hay thời vụ

Thời gian cần nhân sự

Sau đó chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ

Xác lập nhu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng

Hòa nhập nhân viên mới

Lên kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Tuyển chọn phỏng vấn, thi tuyển

Ra quyết định tuyển dụng

phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng được trưởng phòng Nhân sự lập

và gửi Giám đốc phê duyệt Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:

Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc

Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ

Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng

Thời gian phỏng vấn

Sau đó, Phòng Nhân sự trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng Nếu Giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của Giám đốc có

sự trình bày của Nhân sự để thống nhất kế hoạch

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc công ty duyệt, phòng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng Nội dung một thông báo thường bao gồm các nội dung:

- Tên công ty, lĩnh vực hoạt động của công ty

- Lí do công ty tuyển dụng

- Thông tin về vị trí cần tuyển: chức danh, số lượng cần tuyển, địa điểm sau khi được nhận làm việc

- Giới thiệu sơ qua về nội dung công việc

- Bản yêu cầu đối với các ứng viên: kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kĩ năng, thái độ

- Quyền lợi của các ứng viên khi làm việc tại công ty

- Yêu cầu về hồ sơ đối với các ứng viên

- Cách thức nộp hồ sơ

- Hạn nộp hồ sơ

- Thông tin liên hệ của công ty khi các ứng viên có thắc mắc

Sau khi đã thu hút được các ứng viên từ các nguồn khác nhau đến xin việc, công ty tiến hành quá trình tuyển chọn để tìm ra người phù hợp với các yêu cầu của công việc

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phòng Nhân sự trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ

Bước 5 Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

Cán bộ phòng nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn Đối với vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ hay công nhân sản xuất, công ty

sẽ chia thành 02 vòng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp Việc phỏng vấn chỉ do cán bộ phòng nhân sự và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành

Đối với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp:

Với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp, phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ Và việc phỏng vấn chỉ do nhân viên phụ trách tuyển dụng tiến hành

Mục đích của cuộc phỏng vấn này là tìm hiểu sơ bộ về ứng viên như tên, tuổi, địa chỉ, sức khỏe và đánh giá các tiêu chuẩn cơ bản về ngoại hình, tác phong lao động, mức

độ tin cậy Nếu thấy đạt thì đại diện pòng Nhân sự có quyết định ứng viên được trúng tuyển

Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kĩ thuật:

Sau khi phỏng vấn sơ bộ thì cá bộ quản lý, cán bộ kĩ thuật còn phải phỏng vấn sâu

về trình độ chuyên môn và khả năng làm việc bằng một số bài test trăng nghiệm và lý thuyết Mục đích của buổi phỏng vấn này là để đánh giá trọng tâm về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của ứng viên

Các câu hỏi đặt cho các ứng viên thường hỏi về sự nhiệt huyết, lòng yêu nghề, khả năng giao tiếp… đến các tình huống chuyên môn nghề nghiệp

Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm:

- Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng

- Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan

- Ban giám đốc công ty (nếu cần)

- Trưởng phòng Nhân sự cán bộ (nếu cần)

Bước 6 Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi tiến hành phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành việc thảo luận để

so sánh, đánh giá ứng viên, để lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của công việc, mục tiêu phát triển của công ty Khi đã chọn được những ứng viên phù hợp công ty đi đến đàm phán kí kết hợp đồng thử việc Thời gian thử việc sẽ tùy thuộc vào vị trí việc làm cần tuyển đối với lao động thời gian thử việc là 30 ngày

Kết thúc thời gian thử việc trưởng các bộ phận sẽ tiến hành việc xem xét, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mới dựa trên các tiêu chí như thái độ, năng lực, khả năng làm việc nhóm…Phòng nhân sự có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đánh giá của các

bộ phận để báo cáo lên Giám đốc Giám đốc sẽ dựa vào đây để đưa ra quyết định cuối cùng là kí kết hợp đồng chính thức với ứng viên hay không

Bước 7 Hòa nhập nhân viên mới (Định hướng)

Công tác định hướng được kết hợp làm đồng thời trong thời gian người lao động vào thử việc của công ty Trong quá trình thử việc nhân viên mới được công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty:

- Về kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức

- Các vấn đề khó khăn, các vấn đề bảo vệ và bảo mật

- Các chính sách chủ yếu, lương bổng, phúc lợi, an toàn - vệ sinh lao động, cơ sở vật chất, các vấn đề về kinh tế, các vấn đề về phòng tránh cháy nổ…

Sau giai đoạn giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn Nhân viên mới được đi tham quan các nơi liên quan đến công việc công tác Ngoài ra công ty cũng yêu cầu nhân viên cũ phải hết sức tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc để tránh những điều đáng tiếc xảy ra như nhân viên mới bỏ việc, gây thiệt hại cho công ty

Đánh giá chung về công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty

Những thành tựu đã đạt được