thực trạng và giải pháp quy trình cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu tại công ty vta vienam

Hình 1.1 logo của công ty INHH VTA VIETNAM Công ty TNHH VTA VIETNAM là công ty Forwarder được thành lập vào năm 2020, với các dịch vụ nội bật như cước tàu giá tôt, xuât khâu ủy thác, vận

TAI CONG TY VTA VIENAM

Giảng viên hướng dẫn : Ths Võ Thị Diệu Hiền Sinh viên thựchiện : Nguyễn Phúc Hoà

Niên khóa : 2020 — 2023

TP Hà Chỉ Minh, ngày thang nam 2022

CHƯƠNG 1: GIOI THIEU VE CONG TY TNHH VTA VIETAM 1.1

e e

So luge vé cong ty TNHH VTA VIETNAM Tén céng ty: Cong ty TNHH VTA VIETNAM Tên tiếng anh: VTA VN CO., LTD

Địa chỉ: 47-47A Đường D5, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí

Hình thức tô chức kinh doanh: Kinh doanh dịch vụ

Công ty được dẫn dắt bởi tông giám đốc HE FENG QIANG

Hình 1.1 logo của công ty INHH VTA VIETNAM

Công ty TNHH VTA VIETNAM là công ty Forwarder được thành lập vào năm

2020, với các dịch vụ nội bật như cước tàu giá tôt, xuât khâu ủy thác, vận chuyên nội

địa và các dịch vụ thủ tục hái quan Công ty chủ yếu đây mạnh vào thị trường toàn quôc và thê giới

Công ty VTA VIETNAM được vận hành bởi đội ngũ nhiều kinh nghiệm, nhân

viên chuyên nghiệp và phục vụ khách hàng với tiêu chí “Uy tín là trên hết”, đến nay đã

được nhiều khách hàng yên tâm và tin tưởng vào dịch vụ khách hàng của công ty, trở thành đối tác đáng tin cậy trong ngành

1.2 Lịch sử hình thành và tiêu chí hoạt động 1.2.1 Lịch sử hình thành

Công ty TNHH VTA VIETNAM được thành lập năm 2020 dù chi mdi di vao hoạt động gần hơn 2 năm nhưng công ty đã có thê khăng định được vị thế của bản thân và có chô đứng khá vững chắc trong lĩnh vực dịch vụ Logisties Không chỉ đem lại lợi

ích cho khách hàng bên cạnh đó công ty VTA luôn phát triển và đây nhanh tiến độ

trong quá trình làm việc cung như gầy dựng uy tín cho công ty 1.2.2 Tiêu chí hoạt động của công ty

— Tư vấn chuyên nghiệp, phù hợp và uy tín — Giá cả tương xứng với chất lượng —_ Phục vụ trọn gói và không phát sinh thêm chi phí — Săn sàng hỗ trợ trong thời gian sớm nhất 1.3 Nhiệm vụ và chức năng của công ty 1.3.1 Nhiệm vụ của công ty

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính là giám thiểu chỉ phí vận chuyên hàng hoá cho khách hàng và doanh nghiệp

— CƯỚC TÀU (Freight Costs) Khi đến với chúng tôi, Khách hàng sẽ được cung cấp mức giá hợp lý nhất nhờ vào lượng hàng ôn định của công ty VTA VIETNAM đi với các hãng tàu Giá cước vận chuyên sẽ bao gồm cá chỉ phí phat sinh tại điểm xuất phát và điểm đến Với đội ngũ nhân viên giảu kinh nghiệm, công ty VTA VIETNAM sẽ hỗ trợ khách hàng giải đáp các khoán phí liên quan, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức đề có một cái nhìn bao quát nhất về các khoản phí mà khách hàng phái chỉ trả e_ Cung cấp cho quý dịch vụ báo giá trong thời gian sớm nhất

Với VTA Vietnam, khách hàng chỉ cần cung cấp cảng xuất phát, cảng đến và số

lượng container cần vận chuyên Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp thông tin về

các hãng vận chuyển, giá cước, ngày tàu rời cảng và cập cáng trong thời gian thực, giúp khách hàng có thể so sánh giữa các hãng tàu một cách đễ dàng Tuỳ thuộc vào yêu cầu khách hàng đưa ra, công ty VTA VIETNAM sẽ cung cấp giá cước hợp lý nhất với thời gian vận tải ngắn nhất

e Chon lich trinh cu thé cho 16 hang Nếu có bắt kì yêu cầu cụ thê nào về chuyén tau van chuyén, khách hàng có thê thông báo với bộ phận Booking đề tìm ra chuyến tàu phù hợp cho lô hàng của mình nhất VTA Vietnam có thê giúp khách hàng chọn chuyến tàu dựa trên các tiêu chí sau:

e_ Thời gian vận chuyên e_ Ngày tàu khởi hành dự kiến (ETD) e_ Ngày tàu cập bên dự kiến (ETA) e Booking

Nếu cám thấy cước phí hợp lý, khách hàng có thể tiên hành đặt chỗ ngay Quy trình đặt chỗ cực kỳ đơn gián giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức e_ Nắm bắt được chỉ phí dé hang

Báo giá của VTA Vietnam không chỉ bao gồm cước phí vận tải biên mà còn bao gồm các khoản phí phát sinh tại địa phương, giúp khách hàng có thê tính toán được tong chi phi dỡ hàng lên bờ giúp tránh những khoản phí không rõ ràng về sau

— XUẤT KHẨU ỦY THÁC (Entrusted Export) Khi sử dụng dịch vụ khách hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian xuất khâu với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp Những thủ tục phức tạp khi xuất khẩu luôn là khâu tốn thời gian và gây nhiều phiền hà Về công việc này, công ty VTA VIETNAM đã có kinh nghiệm làm xuất khâu uỷ thác cho hàng nông sản (chuối, mít, thanh long ) đi thị trường Trung Quốc, nên sẽ thành thạo và chắc chắn giải quyết van đề nhanh chóng

— THU TUC HAI QUAN (Customs Procedure)

Dich vụ khai báo hải quan là dịch vụ thực hiện các thủ tục pháp lý thay thế doanh

nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và chỉ phí khi có nhu cầu xuất/nhập khâu hàng hoá Là một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics, công ty VTA VIETNAM nhận ra để có thê xuất/nhập khẩu 1 lô hàng hoá bắt ki thi can trai qua rat

nhiều giai đoạn phức tạp Khi đến với VTA Vietnam, khách hàng sẽ được hỗ trợ tận

tình với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, thông thạo nghiệp vụ nhằm tiết kiệm thời gian khi xảy ra các sự việc ngoài dự kiến

Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói bao gồm những gì ? Khi sử dụng dịch vụ khai báo hai quan tại VFA Vietnam, công ty VFA VIETNAM sẽ thay mặt khách hàng thực

hiện các thủ tục cân thiết

1.3.2 Chức năng của công ty Chức năng đáp ứng các nhu cầu về vận chuyền cho khách hàng, xuất khâu hàng hóa, thực hiện các chứng từ và thủ tục hải quan Tiêu chí hoạt động của VTA Shipping:

—_ Tư vấn chuyên nghiệp, phù hợp và uy tín — Giá cả tương xứng với chất lượng — Phục vụ trọn gói và không phát sinh thêm chi phí — San sang hé trợ trong thời gian sớm nhất 1.4 Các đối tác của VTA (OurPartners)

Với thế mạnh là khai thác và cung cấp dịch vụ vận tải đường biển, hiện công ty đang là đối tác của nhiều hãng tàu lớn trên khắp thế giới, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cau van chuyên hàng hóa cả trong và ngoải nước

>» HMM - Hyundai Merchant Marine Co.,td

> ONE - Ocean Netwwork Express

LINE

OCEAN NETWORK EXPRESS

> MESSES Gases for Life

MESSER©

Gases for Life

> VSIP QUANG NGAI SIP

QUANG NGAI

> KIA

>» COSCO SHIPPING

7 NN COSCO

1.5 Lĩnh vực hoạt động và thành tích đạt được của công ty

1.5.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty

—_ Đối với cước tàu: + Hàng hoá được sắp xếp và phân loại hợp lý dựa trên tính chất đặc trưng của

loại hàng nhằm đáo bảo Sự an toàn và thuận tiện trong suốt quá trình vận

chuyên

+ Báo hiểm được chỉ trả bởi những công ty bảo hiêm uy tín trong thị trường bảo hiểm hàng hoá Việt Nam

+ Có thê đảm bảo được nhiều loại rủi ro, giúp khách hàng giảm thiêu tối đa thiệt hại trong trường hợp hàng hoá bị hư hại

— Đối với dịch vụ vận tải nội địa:

+ Cung cấp mức giá hợp lý nhất nhờ mối quan hệ tốt giữa công ty VTA VIETNAM với các hãng tàu, hãng xe nhưng vẫn đám bảo được các yêu cầu sau trong khâu bảo quản hàng hoá

+ Phù hợp với 3 tiêu chí quan trọng: đáp ứng được tính chất hàng hoá/sản phâm vận chuyên; đáp ứng được kế hoạch của doanh nghiệp; Công ty vận tái nội địa có uy tín và đảm bảo

— Đổi với xuất khẩu ủy thác + Thành thạo và chắc chắn giải quyết vấn đề nhanh chóng liên quan đến các

chứng từ và thủ tục hải quan + Chịu trách nhiệm về hàng hóa và làm thủ tục xuất, nhập khẩu cho khách hàng

—_ Đối với thủ tục hải quan

+ Khai bao dich vụ hải quan trọn gói bao gồm: e Kiém tra chứng từ cần thiết

e Kiém tra, đề xuất HS code e_ Xác định các loại thuế liên quan tới hàng hoá e_ Giấy phép nhập khâu cho các loại hàng đặc biệt

e- Kiểm tra chất lượn, kiểm dịch thực vat

e_ Dịch vụ chứng nhận giấy xuất xứ (C/O) e_ Lên tờ khai hải quan

e Tờ khai hải quan sau đó sẽ được truyền sang cơ quan hải quan Khách hàng sau đó cần thanh toán đầy đủ các khoản thuế theo quy định của pháp luật

1.5.2 Thanh tích đã đạt được của công ty

1.6 Cơ cầu tổ chức của công ty “Với đội ngủ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt huyết, trách nhiệm kết hợp kinh nghiệp và môi quan hệ của những lãnh đạo cấp trên, VTA sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy đôi với khách hàng”

Sales

Operation Director D Director

Documentation and Customer Service

Accountants

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty VTA VIETNAM e Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

> Director — Chire nang: La nguoi dimg dau cng ty, c6 trách nhiệm điều hành các họat động của công ty, tổng hợp và đưa ra kế họach kinh doanh, phương hướng phát triển chung của công ty Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về công ty Thương lượng và ký kết các hợp đồng Theo dõi tình hình kinh doanh của công ty đề kịp thời đưa ra phương án giải quyết

+ Tô chức thực hiện, giám sát quá trình thực hiện các chiến lược dé dam bao mang lại hiệu quả tài chính tốt nhất và giảm bớt các chi phí cho công ty + Đàm phán trực tiếp với các đối tác, đem về các cơ hội phát triển và lợi thế cạnh

tranh cho công ty - Đưa ra các ý kiến, đề xuất quan lý về nhân sự cho bộ phân liên quan để đám bảo cho quá trình họat động, cơ cấu tô chức công ty được hiệu quả

+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác, từ đó tạo

điều kiện để công ty mở rộng quy mô, tăng sự uy tin, khẳng định thương hiệu trên thi trường

> D.Director — Chức năng: Phó Giám Đốc sẽ thay mặt xử lý các công việc được ủy quyền và đưa ra các quyết định thay giám đốc khi giám đốc vắng mặt Bên cạnh đó, công việc của phó giám đốc bao gồm việc quản lý và điều hành của công ty Vị trí phó giám đốc cũng phải đứng ra chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về công ty

— Nhiệm vụ:

+ Quản lý nhân sự, dẫn dắt phát triển đội ngủ nhân viên đáp ứng yêu cầu chức

năng và nhiệm vụ của họ Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân

viên, tham gia phỏng vấn và đảo tạo nhân viên mới + H6 tro các bộ phận, quản lý ngân sách

> Sales — Chức năng: Đây là phòng ban sẽ phụ trách việc tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng cho công ty, giới thiệu và thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ bên công ty

cung cấp như: cước tàu, khai báo hải quan, ủy thác xuất khâu, vận chuyên nội địa, kho

bãi, trucking, cùng các dịch vụ khác Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và tiếp cận những khách hàng mới

— Nhiệm vụ + Duy trì va phát triên các thi trường xuât khâu hiện tai va mơ rông thi trường

mới trong tương lai

+ Quan hệ trực tiếp với khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện

các thủ tục xuất khẩu hàng hóa

+ Thay mặt đôi tác xuất khẩu hàng hóa dưới hình thức hơp đồng Ủy thác xuất

khâu » Documentation and Customer Service

— Chitc nang: Quan ly chimg tr xuat nhap khau hang héa, lap ching tir cho hang xuất nhập khâu của công ty Quản lý hồ sơ, lưu trữ và lập bộ chứng từ Hải Quan nhằm phục vụ cho hoạt động thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa, dich vụ của công ty và đối tác kinh doanh

— Nhiệm vụ:

+ Tiếp nhận thông tin nhu cầu khách hàng

+ Chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành bộ chứng từ phục vụ hoạt động

xuất nhập khâu hàng hóa + Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để việc khai thác tàu/hàng được

diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đám bảo công việc chung của công ty cũng như công việc thuéc phong ban Documentation and Customer Service > Operation

— Chức năng: Thực hiện các hoạt động liên quan đến khai báo hải quan, thử tục hải

quan, kiểm tra hiện trường, lay C/O

— Nhiém vu:

+ Khai báo hai quan

+ Giám sát quá trình xếp, đỡ hàng, đóng hàng tại kho

+ Tiếp nhận chứng từ và giao cho khách hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận + Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo công việc của bộ

phận và công ty diễn ra suôn sẽ » Accountants

— Chức năng: Quản lý nghiệp vụ kế toán, quán lý tài sản, quản ly tài chính của công ty Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về tình hình tài chính của công ty theo từng thời kì

1.7 1.7.1

1.7.2

1.7.3

Nhiệm vụ:

+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu , bảo quản hàng hóa,

lưu trữ hàng hoá, thu chi ngân sách và tình hình thực hiện thu chi ngân sách

+ Kiểm tra tình hình chỉ phí xuất nhập khẩu phát sinh đề sử dụng hiệu quá tôi

ưu nguồn vôn và các loại vật tư hàng hóa

+ Cung cấp đày đủ chính xác chỉ tiết các số liệu để phục vụ cho công tác quán lý và kinh doanh tại doanh nghiệp

+ Lập các quỹ dự phòng, điều chính tỷ giá ngoại tệ ở cuối mỗi niên độ kế toán nhằm hạn chế nhất những thiệt hại và chủ động vẻ tài chính

Thuận lợi, hạn chế và kế hoạch phát triển của công ty

Thuận lợi Đội ngũ nhân viên trẻ trung năng động, có trách nhiệm cao với công việc;

Văn phòng công ty có trụ sở gần với nhiều hãng tàu, cảng biên giúp tiết kiệm thời gian đi chuyển khi đi làm các thủ tục giấy tờ;

Là một doanh nghiệp uy tín, tạo được niềm tin nơi khách hàng Những khách hàng cũ vẫn duy trì được mối quan hệ lâu dài và tìm thêm được những khách hàng

mới;

Có môi quan hệ tốt với nhiều hãng tàu lớn, các đơn vị chức năng liên quan đến

hoạt động xuất nhập khẩu Hạn chế

Đội ngũ nhân viên với tuổi đời trẻ còn thiêu kinh nghiệm, dẫn đến còn sai sót trong công viỆc;

Do còn là công ty nhỏ nên nguồn nhân lực còn hạn chế khiến cho không thê hoàn thành nhiều công việc cùng lúc

Chưa thể tích hợp ký tên bằng điện tử còn dùng chữ ký và con dấu Kế hoạch phát triên của công ty

Tiếp tục duy trì và phát huy thế mạnh của Công ty đó là các dịch vụ liên quan

đên xuât nhập khâu đường biên;