QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001

Bài tập với nội dung: "XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001" - Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong công tác văn phòng - Học viện Hành chính Quốc gia - 9 điểm

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 12/5/2024

Chữ ký

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU 1 MỤC ĐÍCH 2 PHẠM VI 3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN 4 ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT 5 NỘI DUNG QUY TRÌNH 6 HỒ SƠ CẦN LƯU

7 BIỂU MẪU

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu

sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm quy định thống nhất quy trình, trình tự, thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tân Bình, đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về xây dựng và ban hành văn bản hành chính

2 PHẠM VI

Áp dụng cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tân Bình

3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư

- Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số UBND ngày 26/1/2021 của UBND quận Tân Bình

136/QĐ Quy chế làm việc, phân công nhiệm vụ đối với công chức Văn phòng quận Tân Bình kèm theo Quyết định số 03/QĐ-VP ngày 21 tháng 4 năm 2023 của Văn phòng

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

4 ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa

- Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định

- Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức

- Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

4.2 Viết tắt

VP: Văn phòng UBND: Uỷ ban nhân dân

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH Bước

công việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

B1

Chánh Văn phòng/Phó Chánh Văn

Phòng; Các bộ phận chuyên

môn; Chuyên viên của Văn phòng

quận

VP UBND quận Tân Bình thực hiện đề xuất và phân công soạn thảo văn bản hành chính như sau:

- Căn cứ kế hoạch công tác, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chánh Văn Phòng hoặc Phó Chánh Văn Phòng giao cho bộ phận chuyên môn thuộc VP hoặc giao trực tiếp cho cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản hành chính; - Chuyên viên trong quá trình giải quyết công việc nhận thấy cần phải ban hành văn bản hành chính gửi đề xuất lên lãnh đạo về việc ban hành văn bản

B2

Bộ phận chuyên môn hoặc chuyên viên được phân công

Theo chỉ đạo

của Lãnh đạo VP

hoặc theo đề

xuất của chuyên viên đối

với văn bản

Dự thảo

văn bản; Bản tổng hợp ý

kiến; Công

vưn về việc góp ý

Bộ phận chuyên môn hoặc chuyên viên được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc gồm: - Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

Đề xuất, giao nhiệm vụ soạn thảo

Dự thảo văn bản

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

hành chính

soạn thảo

dự thảo Đối với những văn bản có

tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng đến nhiều đối tượng như Quyết định ban hành các quy chế/ quy tắc, thì đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo cần tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản sao cho đảm bảo dân chủ, khách quan, tiết kiệm trong hoạt động Trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất với Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo và đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Văn bản mật phải được soạn thảo trên máy vi tính không chia sẻ, nối mạng Đối với văn bản điện tử, chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống Quản lý văn bản trên Văn phòng Điện tử

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

và cập nhật các thông tin cần thiết

Chuyên viên được giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung văn bản do mình tham mưu

B3

Thủ trưởng bộ

phận chuyên môn và Chuyên viên được phân công

01 ngày làm việc

Bản thảo văn bản

Chuyên viên/Người đứng đầu đơn vị, bộ phận chuyên môn soạn thảo văn bản phải kiểm tra lại văn bản về nội dung và thể thức trước khi trình duyệt, ký ban hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nội dung, thể thức văn bản Nếu không có gì sửa đổi thì thực hiện ký nháy sau dấu “./.” cuối phần nội dung văn bản đối với văn bản giấy

Nếu phát hiện vấn đề cần sửa đổi, bổ sung thì chuyển dự thảo lại cho chuyên viên/nhóm chuyên viên chủ trì soạn thảo để sửa đổi, hoàn thiện dự thảo

B4

Chánh Văn phòng hoặc Phó

Chánh Văn Phòng

01 ngày làm việc

Văn bản đã có

chữ ký trực tiếp

Đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo trình duyệt bản thảo văn bản cho lãnh đạo Văn phòng UBND quận phải kèm theo các văn bản, tài liệu có liên quan gồm:

Kiểm tra văn bản trước

khi trình duyêt,

ký ban

Trình duyệt, ký ban hành

văn bản Đạt

Không đạt

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

hoặc chữ ký số

VP.03/BM

01

- Phiếu trình có chữ ký của người soạn thảo văn bản, Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo, trưởng đơn vị liên quan (nếu có);

- Văn bản được sử dụng làm căn cứ trình;

- Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có);

- Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có); - Các hồ sơ, tài liệu khác liên quan

Trường hợp thấy văn bản trình ký cần sửa đổi, bổ sung thì Chánh Văn phòng/ Phó Chánh Văn phòng cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản cho cá nhân, tập thể được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định

Trường hợp duyệt bản dự thảo, Chánh văn phòng ký văn bản hoặc Phó Chánh Văn phòng thực hiện ký

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

thay (KT.) đối với những văn bản thuộc nội dung có thể ký thay hoặc theo sự phân công, uỷ quyền của Chánh Văn phòng

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai; đối với văn bản điện tử, phải thực hiện ký số theo quy định

B5

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư –

Lưu trữ

01 ngày làm việc

Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư – Lưu trữ kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thẩm quyền ký văn bản Trường hợp phát hiện có sai sót về nội dung, thể thức hoặc xử lý trùng lắp thì phải báo cáo báo cáo Lãnh đạo VP để điều chỉnh và trình ký lại

Thực hiện cấp số và thời gian ban hành văn bản của VP UBND quận Tân Bình theo quy định như sau: - Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban Kiểm tra thể

thức, kỹ thuật trình bày và cấp số, thời gian ban hành

văn bản Đạt

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

hành văn bản của Cơ quan, đơn vị (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm)

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng

B6

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư –

Lưu trữ

01 ngày làm việc

Sổ đăng

ký văn bản đi

Thực hiện đăng ký văn bản bằng sổ hoặc bằng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của UBND Quận Với đăng ký văn bản bằng sổ, chuyên viên Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Với đăng ký văn bản bằng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản, chuyên viên đăng ký vào Hệ thống phần mềm và cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bån đi

Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Đăng ký văn

bản

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

B7

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư –

Lưu trữ

01 ngày làm việc

Bản gốc, chính

văn bản

Chuyên viên thực hiện nhân bản văn bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản

Thực hiện đóng dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành theo quy định hiện hành và đề xuất của Bộ phận hoặc chuyên viên soạn thảo văn bản và lãnh đạo VP

B8

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư –

Lưu trữ

Tuỳ thuộc

vào mức độ

khẩn của văn

bản nhưng tối đa là 02 ngày

làm việc

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm ban hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản Việc ban hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước

Văn bản đã ban hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có Nhân bản,

đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về

phạm vi lưu hành

Ban hành văn bản

Bước công

việc

Nội dung công việc

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

Diễn giải

hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của VP

B9

Chuyên viên Tổ Hành Chính – Văn thư –

Lưu trữ Chuyên viên soạn

thảo văn bản

02 ngày làm việc

Với văn bản giấy, lưu bản gốc văn bản tại Văn thư cơ quan và đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; lưu bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc

Với văn bản điện tử, bản gốc văn bản điện tử được lưu trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản theo quy định

Lưu văn bản

7 BIỂU MẪU

- Tuân thủ các quy định và biểu mẫu theo quy định tại Nghị định CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư và Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 26/1/2021 của UBND quận Tân Bình

30/2020/NĐ Phiếu trình ký văn bản hành chính phải đúng theo mẫu Phiếu trình 30/2020/NĐ Mã hiệu: VP.03/BM.01

Biểu mẫu: VP.03/BM.01 UBND QUẬN TÂN BÌNH

Độ mật: Độ khẩn: Trình lần thứ: 1 Tóm tắt nội dung cần trình: 2 Ý kiến đề xuất của người trình:

3 Hồ sơ kèm theo:

Kính trình Chánh Văn phòng xem xét, quyết định./

Tân Bình, ngày tháng năm

Người trình

(Ký và ghi rõ họ tên)

Ý kiến của Lãnh đạo Văn Phòng