Tổng quan về ủy ban nhân dân Quận Ba Đình Hà Nội
Đặc điểm tình hình chung năm 2007 của Quận Ba Đình
Quận Ba Đình, với diện tích 9,248 km², là trung tâm hành chính và chính trị quốc gia tại thủ đô Hà Nội Nơi đây tập trung nhiều cơ quan đầu não của Đảng và Nhà nước, cũng như các cơ quan ngoại giao nước ngoài.
Phía Đông giáp Quận Hoàn Kiếm
Phía Tây giáp Quận Cầu Giấy
Phía Nam giáp Quận Đống Đa và Quận Hoàn Kiếm
Phía Bắc giáp Quận Tây Hồ và Quận Gia Lâm.
1 Ngọc Hà 6 Nguyễn Trung Trực 11 Kim Mã
2 Đội Cấn 7 Trúc Bạch 12 Ngọc Khánh
3 Cống Vị 8 Thành Công 13 Liễu Giai
4 Quán Thánh 9 Điện Biên 14 Vĩnh Phúc
Quận Ba Đình, Hà Nội, với dân số 225.282 người và mật độ 24.360 người/km², là nơi tập trung trên 130 cơ quan trung ương và thành phố cùng nhiều đơn vị kinh tế Năm 2007, quận đã xác định 5 nhiệm vụ trọng tâm, bao gồm cải cách hành chính, tăng cường kỷ luật, quản lý đô thị, giải quyết các vấn đề bức xúc và phòng chống tham nhũng Tuy gặp nhiều khó khăn như dịch bệnh phức tạp và chỉ số giá tiêu dùng tăng cao, quận vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ kinh tế - xã hội nhờ sự quyết tâm của lãnh đạo và nỗ lực của cán bộ và nhân dân Kinh tế tiếp tục tăng trưởng, an ninh chính trị được đảm bảo, và các hoạt động xã hội diễn ra sâu rộng, đặc biệt là công tác bầu cử đại biểu Quốc hội.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Quận Ba Đình – Hà Nội
Hội khoá XII đã triển khai nghiêm túc các quyết định và chỉ thị của Trung ương và thành phố Nhiều chỉ tiêu đã hoàn thành vượt mức, đặc biệt là các chỉ tiêu về thu ngân sách và các lĩnh vực văn hóa xã hội.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Quận Ba §×nh
- Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi).
Căn cứ theo quyết định số 92/2001/QĐ - UBND ngày 23/10/2001 của UBND thành phố Hà Nội, quy định về vị trí chức năng và nhiệm vụ của các phòng chuyên viên thuộc UBND Quận đã được ban hành.
Quận Ba Đình thực hiện việc thi hành hiến pháp và pháp luật theo các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên cùng nghị quyết của HĐND, nhằm phát huy quyền làm chủ của nhân dân và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Quận cũng tập trung vào việc chống lại quan liêu, hách dịch và tham nhũng Đồng thời, quận phối hợp với cơ quan thường trực HĐND và các ban của HĐND để chuẩn bị nội dung cho kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xem xét và quyết định Ngoài ra, quận còn quản lý địa giới hành chính và xây dựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính.
UBND Quận Ba Đình thực hiện quyền hành pháp nhằm quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội trong quận, tuân thủ theo hiến pháp và pháp luật.
UBND Quận Ba Đình, được bầu ra bởi HĐND Quận, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước tại địa phương UBND chịu trách nhiệm thực hiện hiến pháp, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND Quận Đồng thời, UBND cũng đóng vai trò là cơ quan chấp hành của quyền lực Nhà nước tại địa phương, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu của mình.
Quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, môi trường, thể dục thể thao, và truyền thông Điều này bao gồm việc quản lý đất đai và các nguồn tài nguyên, cũng như đảm bảo tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa Ngoài ra, việc tuyên truyền giáo dục và kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND quận cũng là những nhiệm vụ thiết yếu trong quản lý nhà nước.
Cơ cấu tổ chức UBND Quận và mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình
trong cơ quan nhà nớc, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở quận.
Đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội là nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân Việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, cũng như động viên chính sách hậu phương là cần thiết Đồng thời, quản lý hộ khẩu, hộ tịch và việc đi lại, cư trú của người nước ngoài tại quận cũng đóng vai trò quan trọng trong công tác an ninh và trật tự.
Phòng chống thiên tai và bảo vệ tài sản của nhà nước là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo vệ tính mạng, danh dự, nhân phẩm và quyền lợi hợp pháp của công dân Đồng thời, cần tăng cường các biện pháp chống tham nhũng, buôn lậu, hàng giả và các tệ nạn xã hội khác để đảm bảo an ninh và phát triển bền vững.
+ Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lơng, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nớc và cán bộ cấp phờng.
Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án tại quận theo quy định pháp luật, đồng thời phối hợp với các cơ quan liên quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các khoản thu khác tại quận.
Quận thực hiện quản lý hành chính và xây dựng đề án phân vạch địa giới hành chính, trình HĐND Quận để xem xét và phê duyệt UBND Quận có trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND Quận và UBND thành phố.
1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình và mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình UBND Quận Ba Đình
1.3.1 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình
Cơ cấu tổ chức UBND Quận bao gồm: một Chủ tịch, ba Phó chủ tịch, các uỷ viên ủy ban và các phòng ban chuyên môn.
Chủ tịch UBND Quận là người lãnh đạo và điều hành trực tiếp công việc của UBND, có trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình Đồng thời, Chủ tịch cùng với tập thể UBND cũng chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước HĐND và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Phó chủ tịch và các thành viên UBND Quận thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo sự phân công của Chủ tịch UBND Quận Họ chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Mỗi thành viên của UBND Quận có trách nhiệm cá nhân đối với công việc được phân công, đồng thời HĐND Quận và các thành viên khác cùng chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của UBND quận, đồng thời chịu sự kiểm tra nghiệp vụ từ cơ quan chuyên môn cấp trên Thủ trưởng cơ quan chuyên môn này có trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND và cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
- Phòng ban chuyên môn cơ quan Quận Ba Đình đợc chia thành 12 phòng ban bao gồm:
1 Văn phòng HĐND và UBND;
2 Phòng giáo dục đào tạo;
3 Phòng văn hoá thông tin;
4 Uỷ ban dân số gia đình trẻ em;
5 Phòng Lao động Thơng binh và xã hội;
7 Phòng tổ chức chính quyền;
8 Phòng xây dựng đô thị;
9 Phòng tài nguyên môi trờng;
10 Phòng kế hoạch kinh tế;
11 Phòng tài chính vật giá;
Các phòng ban trên có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ UBND trong các lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách Họ thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo ngành và lĩnh vực, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Quận về công tác chuyên môn của mình.
Có thể mô hình hoá cơ cấu tổ chức các phòng ban UBND Quận Ba Đình nh sau:
1.3.2 Mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận
+ Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND Quận với văn phòng HĐND – UBND thành phố.
Văn phòng HĐND – UBND quận duy trì mối quan hệ thường xuyên với văn phòng HĐND – UBND thành phố nhằm tiếp nhận thông tin và chủ trương chính sách chung Đồng thời, văn phòng quận cũng tuân thủ sự hướng dẫn của văn phòng HĐND – UBND thành phố về quy định nghiệp vụ công tác văn phòng.
Đảm bảo thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho UBND thành phố, nhằm phản ánh tình hình chung về việc thực hiện các chủ trương chính sách của chính quyền địa phương.
+ Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với văn phòng quận uû.
Quan hệ chặt chẽ với văn phòng Quận ủy thông qua việc phối hợp xây dựng chương trình làm việc và lịch công tác Cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo thống nhất của Quận ủy, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân quận.
Phối hợp chặt chẽ trong việc tổ chức và xử lý công tác hàng ngày, đồng thời thông báo kết quả các nhiệm vụ đã thực hiện theo chỉ đạo thống nhất của Quận ủy, HĐND và UBND Quận.
+Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với phòng, ban, ngành và UBND phờng.
Văn phòng HĐND – UBND Quận giữ vai trò quan trọng trong việc phối hợp với các phòng ban ngành và UBND phường, nhằm theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật cũng như ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo UBND quận Đồng thời, văn phòng cũng tham gia xây dựng chương trình công tác và chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, dự thảo, phục vụ cho công tác chỉ đạo và điều hành của Thường trực HĐND – UBND Quận.
Hướng dẫn và trao đổi nhằm hỗ trợ UBND các phường cùng các phòng, ban, ngành trong việc thực hiện quy chế quản lý công văn, giấy tờ và hồ sơ lưu trữ Điều này đảm bảo sự phối hợp giữa các cấp diễn ra kịp thời và thông suốt.
- Tổ chức họp chuyên đề hoặc định kỳ với UBND phờng các phòng ban đơn vị để trao đổi kinh nghiệm, phối hợp nhiệm vụ công tác.
+ Lịch sinh hoạt của văn phòng HĐND – UBND quận:
- Chánh, phó văn phòng thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, khi cần có thể họp đột xuất.
- Hàng tháng văn phòng HĐND – UBND họp cơ quan vào ngày thứ hai đầu tháng để kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện công tác chuyên môn của
9 cán bộ công chức và thông báo tình hình chung, đôn đốc thực hiện những công tác trọng tâm của thờng trực HĐND – UBND và văn phòng.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Những khái niệm và phân loại văn bản
- Theo nghĩa rộng: Văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hoặc một ký tự nhất định).
Văn bản, theo nghĩa hẹp, là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, bao gồm các đơn vị ngôn ngữ liên kết chặt chẽ với nhau nhằm mục đích giao tiếp cụ thể.
2.1.2 Văn bản quản lý Nhà nớc
Văn bản quản lý Nhà nước là các thông tin và quyết định chính thức được ban hành bởi các cơ quan Nhà nước theo thẩm quyền và quy trình cụ thể Những văn bản này nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong quản lý Nhà nước một cách hiệu quả.
2.1.3 Văn bản quản lý hành chính Nhà nớc
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một phần quan trọng trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước Những văn bản này được ban hành chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhằm tác động đến các mối quan hệ trong việc thực hiện và điều hành các hoạt động của nhà nước.
2.1.4 Văn bản pháp luật và văn bản thông thờng
* Văn bản pháp luật, là các văn bản chứa các quy phạm pháp luật, tức là chứa các quy tắc sử dụng cho cộng đồng.
Văn bản quản lý thông thường là loại văn bản không chứa quy phạm pháp luật, thường được sử dụng để áp dụng pháp luật trong việc đưa ra các quyết định cá biệt hoặc xử lý các sự vụ hành chính thông thường.
2.1.6 Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Văn bản chuyên môn kỹ thuật là loại tài liệu đặc thù, được ban hành bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Văn bản chuyên môn: Nh là trong các lĩnh vực tài chính t pháp ngoại giao …
- Văn bản kỹ thuật: Trong các lĩnh vực nh xây dựng kiến trúc, trắc địa…
Văn bản cá biệt là các quyết định thành văn có giá trị pháp lý, được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Những văn bản này thể hiện nội dung cụ thể và được áp dụng cho một nhóm đối tượng nhất định.
Những yêu cầu về mặt nội dung và thể thức văn bản
2.2.1 Yêu cầu về mặt nội dụng
Nhìn chung một văn bản ban hành ra đảm bảo đợc các yêu cầu sau, thì đáp ứng đợc các yêu cầu về mặt nội dung
Để đảm bảo tính mục đích của văn bản, cần xác định rõ ràng lý do ban hành, tức là văn bản đó được tạo ra nhằm giải quyết công việc gì và đánh giá hiệu quả của việc giải quyết đó.
Văn bản ban hành cần phải được viết một cách rõ ràng và dễ hiểu, sử dụng từ ngữ phổ thông để phục vụ quần chúng nhân dân, đặc biệt là những người có trình độ dân trí thấp.
Tính công quyền thể hiện quyền lực của các văn bản pháp luật, đảm bảo rằng sau khi được ban hành, chúng sẽ được áp dụng trong thực tiễn và yêu cầu mọi người phải tuân thủ.
Tính khả thi của văn bản ban hành yêu cầu nó phải phù hợp với đối tượng thi hành và thực tế hiện tại Chỉ khi đáp ứng được những điều này, văn bản mới có thể được thực hiện hiệu quả.
2.2.2 Yêu cầu về mặt thể thức
Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung của văn bản đã đợc thể chế hoá.
Các yếu tố thể thức văn bản.
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh ngày, tháng, năm.
- Tên và trích yếu nội dung văn bản.
- Dấu mức độ và mức độ khẩn.
- Tên viết tắt ngời đánh máy, số lợng bản.
Để một văn bản ban hành có hiệu lực và hiệu quả, ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức, cần chú trọng đến ngôn ngữ và văn phong hành chính Việc lựa chọn từ ngữ phải chính xác và phù hợp với nội dung văn bản, đồng thời kỹ thuật cú pháp cần được sử dụng để đảm bảo câu chữ chặt chẽ và rõ ràng.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là những bước quan trọng mà cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện Điều này đảm bảo việc xây dựng và ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, việc thể chế hoá các quy định về quy trình là rất quan trọng, nghĩa là các nội dung này cần được thể hiện rõ ràng bằng một văn bản tương ứng.
2.3.2 Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản
Một văn bản đợc xây dựng và ban hành cần phải tiến hành các bớc sau.
Bớc 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản. a Sáng kiến văn bản.
- Lập chơng trình xây dựng dự thảo văn bản.
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo.
- Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (gọi chung là ban soạn thảo). b Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:
Tổng kết đánh giá các văn bản liên quan và thu thập tài liệu, thông tin là bước quan trọng trong nghiên cứu Cần tiến hành rà soát các văn kiện của Đảng cùng với các văn bản pháp luật hiện hành Đồng thời, việc tham khảo ý kiến từ xã hội cũng đóng vai trò thiết yếu trong quá trình này.
Để chọn lựa phương án hợp lý, cần xác định rõ mục đích và yêu cầu của văn bản Điều này sẽ là cơ sở để quyết định thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, phong cách trình bày và thời điểm ban hành phù hợp.
- Viết dự thảo: Phác thảo nội dung ban đầu, soạn thảo đề cơng chi tiết.
- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.
Bớc 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.
Việc tổng hợp ý kiến đóng góp là bước bắt buộc trong quá trình soạn thảo văn bản, đặc biệt đối với các văn bản có tính pháp lý cao như hiến pháp và luật, cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật Trong khi đó, các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn không nhất thiết phải tuân theo các quy định này Kết quả của việc tham gia đóng góp cần được nghiên cứu, đánh giá và xử lý thành một văn bản tổng hợp, từ đó ban soạn thảo sẽ chỉnh lý dự thảo dựa trên các ý kiến đã nhận được.
Bớc 3 : Thẩm định dự thảo. a Ban dự thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. b Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan, tổ chức thẩm định. c Bộ t pháp, tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Trung ơng tơng ứng Đối với các loại văn bản khác tạm thời pháp luật của quy định bớc bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp, đối với dự thảo văn bản có tính chất quan trọng. d Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã đợc thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. c Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
Bớc 4 : Xem xét, thông qua. a Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét và thông qua. b Thông qua và ký văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định Việc thông qua văn bản có thể đợc tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc thẩm quyền ban hành của thủ trởng cơ quan tổ chức Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nớc Ngời ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trớc khi ký cần xem xét kỹ lỡng. e Đóng dấu văn bản.
1 4 d Trong trờng hợp không đợc thông qua, thì cơ quan, đơn vị soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
Bớc 5: Công bố. a Văn bản không thuộc danh mục bí mật của Nhà nớc, thì tuỳ theo tính chất nội dung phải đợc công bố, yết thị và đa tin trên các phơng tiện thông tin đại chúng theo luật định. b Văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nớc ở Trung ơng phải đợc đăng công báo nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời gian chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. c Văn bản pháp luật của Hội đồng nhân dân , Uỷ ban nhân dân phải đ- ợc yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành. d Văn bản pháp luật do cơ quan Nhà nớc Trung ơng, văn bản pháp luật do Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ban hành phải đợc gửi, lu trữ trên mạng tin học diện rộng của chính phủ và có giá trị nh bản gốc. e Các văn bản khác tuỳ theo nội dung, tính chất đợc công bố kịp thời theo quy định của pháp luật.
Bớc 6 : Gửi và lu trữ.
Văn bản sau khi đợc ký ban hành phải đợc làm thủ tục gửi đi kịp thời và lu trữ theo quy định của Luật.
2.3.3 Một số thủ tục ban hành văn bản
Hồ sơ trình ký phải đủ, nếu không đủ thì phải trực tiếp tờng trình với ngêi ký
* Thủ tục ký văn bản:
- Nguyên tắc: Ngời ký là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý.
- Nguyên tắc trong một số tròng hợp thủ trởng chỉ định ngời ký thay, trong trờng hợp ngời đợc uỷ quyền không đợc uỷ quyền cho ngời khác
- Ký thay: Phó ký thay Trởng.
-Thừa lệnh: Cấp dới một bậc so với ngời thủ trởng.
- Ký tắt: Đã qua kiểm tra về mặt thể thức ngôn ngữ, ngời ký là ngời đứng đầu Văn phòng đó.
Sao văn bản sao y nguyên bản chính và do cơ quan ban hành sao và sao tại cơ quan đó (cơ quan ban hành)
- Sao lục: là sao nguyên bản chính, sao văn bản do cơ quan mình nhận đợc và sao tại cơ quan nhận đợc văn bản.
- Trích sao: là chỉ sao một phần tóm tắt không sao nguyên bản chính
Chuyển văn bản phải theo đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng ngời và đúng thời hạn.
* Sửa đổi bãi bỏ văn bản
- Cần sửa đổi những văn bản bất hợp lý, hợp pháp
- Cần sửa đổi những văn bản không còn phù hợp
- Phải dùng hình thức quy phạm pháp luật tơng ứng để sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật.
Thực trạng và giải pháp quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại UBND Quận Ba Đình
Thực trạng việc ban hành văn bản của UBND Quận Ba Đình Hà Nội
Trong quá trình cải cách hành chính mạnh mẽ tại Việt Nam, Quận Ba Đình, với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước cấp Quận, hàng năm ban hành nhiều văn bản phục vụ cho công tác quản lý hành chính Khối lượng công việc tại Quận Ba Đình rất phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực và thể chế khác nhau Hệ thống văn bản tại đây rất phong phú, bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị và thông tư Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Quận Ba Đình được thực hiện tốt, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam Căn cứ theo Nghị định 110/2003/NĐ-CP, Quận Ba Đình đã ra quyết định về quy chế tiếp nhận và xử lý văn bản UBND Quận chỉ đạo triển khai soạn thảo văn bản đến các cơ quan, đơn vị, cán bộ công chức, đồng thời Văn phòng UBND-HĐND cũng hướng dẫn thực hiện công tác văn thư theo quy định Thống kê hàng năm cho thấy số lượng văn bản đi và đến tại Quận Ba Đình rất đáng kể.
Quyết định (văn bản cá biệt) 2.108
Cấp phép xây dựng (Văn bản hành chính thông thờng) 457
+ Tiếp nhận công văn đến 2400 Văn bản
Cấp trung ơng (văn bản quy phạm pháp luật) 214 Văn bản Cấp địa phơng (văn bản hành chính thông thờng) 2064 văn bản
Các đơn vị khác 122 văn bản
Để đạt được kết quả tốt trong công tác soạn thảo văn bản tại Quận, sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ viên chức là yếu tố then chốt Những cán bộ này không chỉ có trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao, mà còn sở hữu phẩm chất đạo đức chính trị tốt Qua khảo sát thực tế và kiểm tra văn bản của phòng văn thư lưu trữ trước khi phát hành, có thể thấy rằng công tác soạn thảo văn bản trong những năm gần đây đã được thực hiện hiệu quả, với hầu hết các văn bản ít phải sửa chữa và giảm thiểu sai sót đáng tiếc.
Hệ thống văn bản tại Quận Ba Đình được xây dựng và ban hành đáp ứng tốt các yêu cầu về nội dung, hình thức và ngôn ngữ Sự hiệu quả và hiệu lực của các văn bản này trong thực tế cho thấy sự thành công trong công tác văn bản Đặc biệt, quy trình xây dựng và ban hành văn bản cũng đã có những tiến bộ tích cực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và điều hành tại địa phương.
Việc tuân thủ các quy định trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại quận Ba Đình, Hà Nội, được thực hiện một cách linh hoạt, phù hợp với nội dung và tính chất của từng văn bản.
Khi có yêu cầu soạn thảo, thủ trưởng đơn vị phụ trách các lĩnh vực chuyên môn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị nội dung văn bản Quá trình soạn thảo văn bản phải tuân thủ Quyết định số 92/2001 QĐ-UB và Quy định làm việc số 21/QC-VP, đảm bảo thực hiện đúng thủ tục và rà soát kỹ lưỡng Đối với hồ sơ trình lãnh đạo quận có nội dung phức tạp, sau khi hoàn thành dự thảo, thủ trưởng đơn vị chủ trì và người chịu trách nhiệm soạn thảo cần ký vào mẫu văn bản trước khi chuyển cho chánh văn phòng ký.
Theo quy định và quy chế làm việc của Quận Ba Đình, các văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng các đơn vị phải được thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo ký Thủ trưởng có trách nhiệm về nội dung văn bản, trong khi chuyên môn soạn thảo phải chuyển văn bản đó đến phòng hành chính.
- Lu trữ văn phòng quận để kiểm tra về mặt thể thức và thủ tục hành chính trớc khi phát hành.
Các văn bản thông báo trả lời của Quận cần được hoàn thiện bản thảo và chuyển trực tiếp đến Chánh văn phòng Quận để kiểm tra về thể thức và thủ tục hành chính trước khi trình lãnh đạo Quận.
Các văn bản do Chánh văn phòng ký cần được đơn vị soạn thảo chuyển đến thẩm định hoặc các chuyên viên hỗ trợ lãnh đạo.
Các chuyên viên giúp việc lãnh đạo quận có nhiệm vụ chuyển văn bản đã được phê duyệt đến phòng hành chính lưu trữ, nhằm thông báo cho đơn vị soạn thảo về quy trình phát hành hoặc sửa chữa theo yêu cầu của lãnh đạo.
Các thủ tục trình ký được thực hiện đúng quy trình, với quy định chặt chẽ nhằm tránh tình trạng ký sai hoặc không đúng thẩm quyền Văn bản ở Quận Ba Đình cho thấy sự chính xác về mặt thẩm quyền ký Người ký phải ghi rõ chức vụ, họ tên và thẩm quyền ký Nếu người ký là cấp phó, cần ghi "ký thay"; nếu là thuộc cấp, ghi "TL" (ký thừa lệnh); và nếu ký thừa ủy quyền, ghi "TUQ" Người ký thừa ủy quyền phải có sự đồng ý bằng văn bản của người ủy quyền, không được ủy quyền lại cho người khác trong từng vụ việc hoặc thời gian nhất định.
Việc công bố văn bản chỉ được thực hiện sau khi hoàn tất đầy đủ các thủ tục và thể thức theo quy định Văn phòng Quận sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để phát hành văn bản.
Quận Ba Đình, với vai trò là cơ quan cấp quận, đã tham gia tích cực vào quá trình cải cách nền hành chính quốc gia Việt Nam trong những năm qua Mỗi năm, khối lượng văn bản mà quận này ban hành rất lớn, thể hiện tính đa dạng và phức tạp của các loại văn bản Mặc dù đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản tại Quận Ba Đình có trình độ tốt, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề trong quy trình soạn thảo văn bản cần được cải thiện.
Qua khảo sát thực tế, có 9 tồn tại trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại quận, cho thấy cần cải thiện nhiều khía cạnh để nâng cao hiệu quả công việc.
Vấn đề thảo luận tập thể về các văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện khá tốt và chặt chẽ Tuy nhiên, việc soạn thảo các văn bản khác thường phụ thuộc vào các chuyên viên được giao nhiệm vụ, dẫn đến việc kiểm tra chưa được thực hiện nghiêm ngặt Điều này dẫn đến một số sai sót nhỏ, gây ra tình trạng lặp ý trong các câu đọc tiếp theo.
3.2 Phơng pháp hoàn thiện Để thực hiện tốt quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm đa ra những văn bản có hiệu lực và hiệu quả, song thực tế đối với các cơ quan đơn vị nói chung và Quận Ba Đình nói riêng em xin đa ra một số giải pháp dựa trên những kiến thức đã học qua môn “kỹ thuật soạn thảo văn bản” và những hiểu biết thực tế qua sự phân tích những kết quả đạt đợc những mặt tích cực và những mặt tồn tại của quá trình xây dựng và ban hành ở quận Ba Đình Hà Néi.