(Tiểu luận) đề tài trình bày quy trình soạn thảo văn bản và soạn công văn, thông báo, thư mời

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA NHẬT BẢN HỌC -o0o - TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG Đề tài: Trình bày quy trình soạn thảo văn soạn công văn, thông báo, thư mời GVHD: Nguyễn Văn Báu Thành viên nhóm thực hiện: 1956190133 Phạm Thị Yến Nhi 1956190115 Nông Thị Thu Mến 1956190092 Đào Thị Hoàng Dịu 1956190131 Võ Thị Thảo Nhi 1956190013 Nguyễn Thị Kim Ngân 1956190168 Nguyễn Thế Vũ TP.HCM, ngày 11 tháng 11 năm 2022 h MỤC LỤC MỞ ĐẦU I QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Khái niệm Hình thức 3 Bố cục 11 Quy trình xây dựng ban hành văn 12 II QUY TRÌNH SOẠN THẢO CƠNG VĂN 14 Khái niệm 14 Hình thức 14 Bố cục 15 III QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƠNG BÁO 19 Khái niệm 19 Hình thức 19 Bố cục 20 IV QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƯ MỜI 21 Khái niệm 21 Các bước soạn thảo thư mời 21 Các lưu ý soạn thảo thư mời 22 KẾT LUẬN 25 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU 28 PHỤ LỤC: TRẢ LỜI CÂU HỎI 28 h MỞ ĐẦU Cùng với phát triển xã hội, văn xuất ngày nhiều đời sống, học tập công việc Chúng ta soạn thảo, sử dụng, bắt gặp thể loại văn hàng ngày, hiểu văn gì, quy định việc soạn thảo văn hay hình thức, bố cục văn Thêm vào đó, kỹ hiểu biết liên quan đến nghiệp vụ thư ký nói chung hay văn nói riêng vơ cần thiết, đặc biệt sinh viên khối ngành xã hội Trong thời gian học đại học, việc trang bị kỹ soạn thảo văn giúp sinh viên hoàn thành tốt tiểu luận, báo cáo thuyết trình hay viết loại đơn Đồng thời, kiến thức trở thành hành trang quý báu cho bạn sinh viên sau tốt nghiệp nhiều người làm cơng việc liên quan đến chữ biên phiên dịch, thư ký, trợ lý, nhân sự, Chính vậy, với mong muốn giải đáp thắc mắc liên quan đến văn nói chung tìm hiểu sâu trang bị kiến thức nội dung liên quan đến văn bản, thơng báo, thư mời, nhóm chúng em định chọn đề tài “Trình bày quy trình soạn thảo văn soạn công văn, thông báo, thư mời” làm đề tài tiểu luận cuối kỳ nhóm h I QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Khái niệm Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội lồi người Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản: ● Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”; ● Quan niệm 2: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính quán chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”; ● Quan niệm 3: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngơn ngữ định” Hình thức Theo quy định nay, thể thức văn quản lý hành bao gồm hai loại thành phần thể thức: a - Các thành phần chung; - Các thành phần bổ sung Các thành phần thể thức chung bao gồm: ● Quốc hiệu tiêu ngữ; Văn quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề Dưới Quốc hiệu tiêu ngữ → Ý nghĩa văn hóa độc đáo nhấn mạnh khác biệt hệ thống văn quản lý nhà nước với hệ thống văn quản lý tổ chức trị tổ chức trị xã hội khác Quốc hiệu tiêu ngữ hai thành phần khác biệt Quốc hiệu tên gọi đại diện cho quốc gia trường quốc tế Trong Tiêu ngữ thể mục tiêu mà quốc gia hướng tới đường xây dựng phát triển đất h nước Quốc hiệu trình bày dịng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; Tiêu ngữ trình bày dòng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ● Tên quan ban hành Tên quan, tổ chức ban hành văn yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể ban hành văn bản, tạo thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh vấn đề mà văn đặt Đây thơng tin giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu xử lý trường hợp sai phạm Trong văn quan khác yếu tố thường bao gồm hai thành phần là: tên quan trực tiếp ban hành văn tên quan quản lý cấp Vị trí trình bày yếu tố sau: góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 Nếu trình bày tên quan chủ quản kiểu chữ in hoa, đứng khơng đậm Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dòng Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN h SỞ CƠNG THƯƠNG ● Số ký hiệu - Số văn bản: yếu tố rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn theo tiêu chí thời gian, ngồi cịn giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu trữ thuận lợi, dễ dàng - Số văn ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu số 01và kết thúc số cuối năm - Ký hiệu văn bản: tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn bản, tên quan tên đơn vị soạn thảo văn Khi thiết lập yếu tố cần phân biệt ký hiệu riêng cho số loại văn có chữ viết tắt giống nhau: Ví dụ: Lệnh -L Luật - Lt Chỉ thị -CT Chương trình -CTr Thơng tư -TT Tờ trình -TTr Quyết định - QĐ - Số ký hiệu văn có tên loại (quyết định, thơng báo, báo cáo,…) Số: Ví dụ: / Tên loại văn – Tên quan Số: 09/ QĐ - UBND h - Đối với văn QUY PHẠM PHÁP LUẬT số ký hiệu trình bày theo thứ tự: Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn - viết tắt tên quan ban hành văn - Số ký hiệu văn không tên loại (các loại công văn) Đây loại văn thường quan niệm khơng có tên loại, có cách viết số ký hiệu riêng sau: Số…/ viết tắt tên quan ban hành- viết tắt tên phận soạn thảo Ví dụ: Số: 08/UBND - VP ● Địa danh ngày tháng năm ban hành Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Cách thiết lập yếu tố quy định sau: Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Thời điểm ban hành ghi văn ngày tháng năm văn ký ban hành thông qua Đối với số ngày nhỏ 10 số tháng nhỏ phải viết thêm số đằng trước đề phòng trường hợp giả mạo Không dùng dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) dấu gach chéo (/) để thay cho từ “ngày, tháng, năm’’ Vị trí của yếu tố địa danh thời điểm ban hành bên phải văn phía Quốc hiệu tiêu ngữ Lưu ý: số loại văn luật, pháp lệnh hay biên bản, hợp đồng…, yếu tố trình bày vị trí khác Địa danh thời điểm ban hành văn viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14 Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,) Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2012 h ● Tên loại Tên loại văn tên hình thức văn ban hành Đây yếu tố biểu rõ giá trị pháp lý mục đích sử dụng văn tình quản lý hành Vì thế, tên loại văn tiêu chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá điều chỉnh công tác xây dựng ban hành văn quan phương diện thẩm quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng hình thức văn Trong sơ đồ văn bản, vị trí tên loại yếu tố địa danh, đặt cân đối dòng Tên loại viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 văn quy phạm pháp luật cỡ chữ 14 văn quản lý thơng thường ● Trích yếu Trích yếu thường câu mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung văn Đối với văn có trình bày tên loại, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 đặt vị trí tên loại Phía bên trích yếu có gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về quản lý cơng trình quốc gia Đối với cơng văn, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, khơng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 đặt vị trí số ký hiệu văn Ví dụ: Số:123/UBND-VP V/v đề nghị phối hợp công tác điều tra dân số ● Nội dung Nội dung thành phần yếu văn Đối với văn quy phạm pháp luật, tùy theo thể loại mà bố trí đơn vị h nội dung cho phù hợp Trừ trường hợp luật, pháp lệnh thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, bản, thành phần văn quy phạm pháp luật khác quy định bố cục sau: + Nghị quyết: điều, khoản, điểm theo khoản, điểm + Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm + Quyết định: điều, khoản, điểm + Thông tư; mục, khoản, điểm + Các văn kèm với nghị định, định; chương, mục, điều, khoản, điểm Văn cá biệt bố cục: + Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm + Chỉ thị cá biệt: khoản, điểm + Các văn kèm Quyết định: chương, mục, điều, khoản, điểm ● Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký Quyền hạn chức vụ người ký văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 a Chữ ký người ký văn Người có thẩm quyền ký văn cần kiểm tra kỹ nội dung văn trước ký; yêu cầu ký thẩm quyền; khơng ký bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai mờ b Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hảnh chính, trước họ tên người ký khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Họ tên người ký văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14 Ví dụ: h TL CHỦ TỊCH KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHỊNG Lưu Tiến Minh ● Con dấu Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu quy định có liên quan khác Cụ thể sau: + Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định; + Khơng đóng dấu khống chỉ; (Đóng dấu khống giấy tờ có sẵn chữ ký dấu, cần điền thêm điều muốn khai man.) + Dấu đóng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Việc đóng dấu treo người ký ban hành văn định Trong trường hợp này, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên (Đóng dấu treo việc đóng dấu đỏ quan, đơn vị lên góc trái trang đầu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo thường sử dụng văn hành chính, văn lưu hành nội bộ, hợp đồng giao kết bên.) ● Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với trách nhiệm cụ thể để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu Danh sách nơi nhận cụ thể quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo người ký văn định Việc xác định nơi nhận văn bán phải vào quy định pháp luật chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan hệ công tác quan h Công văn đôn đốc -Phần mở đầu: nhắc lại chủ trương, sách, kế hoạch, định, văn đạo để thực hiện; -Phần nội dung: tóm tắt tình hình thực hiện, đề biện pháp tiếp tục thực mặt tồn lại, giao trách nhiệm cho quan đơn vị cấp tiếp tục tổ chức thực nêu thời gian thực hiện; -Phần kết thúc: yêu cầu quan đơn vị cấp khẩn trương triển khai báo cáo kết cho ban đạo kiểm tra 18 h III QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƠNG BÁO Khái niệm Thơng báo văn hành thơng thường dùng để truyền đạt nội dung định, tin tức, việc, thông tin hoạt động quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực Thơng báo cịn dùng để giới thiệu chủ trương sách thể chế hóa văn thích hợp Trong trường hợp thơng báo mang tính chất phổ biến sách, chủ trương, quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc đơn vị trực thuộc để phân phối cơng tác với quan có liên quan Hình thức Căn theo Điều Nghị định số 30/2020 cơng tác văn thư hình thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định hình thức văn hành bao gồm thành phần sau: – Quốc hiệu Tiêu ngữ – Tên quan, tổ chức ban hành văn – Số, ký hiệu văn – Địa danh thời gian ban hành văn – Tên loại trích yếu nội dung văn – Nội dung văn – Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền – Dấu, chữ ký số quan, tổ chức – Nơi nhận – Phụ lục 19 h – Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành – Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành – Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Hình thức văn ngồi việc thể thành phần văn cịn thể phơng chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài… Bố cục Bố cục thông báo thường gồm ba phần : - Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ phần mở đầu - Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo viết phần thành đoạn văn, nhiều đoạn văn trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập) - Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực quy tắc xử áp dụng có phạm vi 20 h IV QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƯ MỜI Khái niệm Thư mời họp văn để quan nhà nước, tổ chức triệu tập thức quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận vấn đề có liên quan hình thức nhằm mục đích thơng báo thời gian, địa điểm họp thể chun nghiệp, tơn trọng người mời Mục đích ● Thư mời họp phải đảm bảo nội dung cần truyền tải mà người mời họp nhìn thấy trân trọng người mời dành cho ● Để tiến hành phiên họp giai đoạn người đứng tổ chức phải lên kế hoạch, nội dung họp Việc họp định phải mời giấy mời thư mời Họ gửi trực tiếp đến người tham dự họp thể gửi qua đường bưu điện, chí gửi thư trực tuyến Các bước soạn thảo thư mời - Phần mở đầu: Nêu lý tổ chức họp + Cơ quan, tổ chức người mời Ở nội dung người viết cần phải nêu rõ thông tin đầy đủ quan, tổ chức hay người mời Ví dụ trường hợp mời cá nhân phải nêu rõ họ tên, chức vụ người mời - Phần nội dung: Nêu nội dung họp (về vấn đề gì); thành phần, thời gian, địa điểm họp, đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến…) + Trong giấy mời họp hay thư mời họp nội dung thứ quan trọng Khi người mời đọc đến nội dung họp họ biết họ phải chuẩn bị nội dung, hồ sơ, tài liệu cho họp Tuy nhiên, cần phải lưu ý viết phần nội dung họp cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung họp đủ để người đọc nắm nội dung họp, tránh lan man, dài dịng gây khó hiểu cho người đọc 21 h + Thời gian địa điểm: Để chuẩn bị cho họp, người tổ chức họp phải lên kế hoạch chuẩn bị cho họp Trong kế hoạch phải có kế hoạch cho địa điểm thời gian họp Sau lên kế hoạch cho họp thực việc viết giấy mời, thư mời đến thành phần tham dự thời gian địa điểm họp phần thiếu nội dung giấy mời - Kết thúc: Nêu yêu cầu đến họp thành phần mời Nếu khơng đến dự thơng báo cho biết theo địa chỉ… trước… ngày… giờ… Các lưu ý soạn thảo thư mời - Thông tin người mời họp phải ghi rõ ràng: Trong mẫu giấy mời họp phải nêu rõ thông tin họ tên người đại diện mời họp; kèm theo số điện thoại, chức vụ… để người nhận biết rõ người mời họ Và số điện thoại để người mời liên hệ số trường hợp khẩn cấp liên quan đến việc tham gia họp - Thời gian địa điểm diễn họp: Người viết cần phải cung cấp xác cụ thể nội dung Và thơng thường quan gửi giấy mời họp trước thời gian diễn họp tuần để người mời xếp lịch làm việc minh để tham gia họp cách thuận lợi, đầy đủ - Chú ý phần đề nghị: Với mẫu giấy mời họp người viết thường phải viết phần đề nghị, có vài trường hợp đặc biệt cần lưu ý người mời họp, cần phải chuẩn bị (trang phục, tiết mục văn nghệ; phát biểu…) Ví dụ: Cơng văn mời họp Ủy ban nhân dân huyện… Kính gửi: - Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh…; - Thường vụ Huyện ủy; - Thường trực Hội đồng nhân dân huyện; - Các thành viên Ủy ban nhân dân huyện; 22 h - Mặt trận Tổ quốc tổ chức đoàn thể huyện, Ủy ban nhân dân huyện… tổ chức phiên họp định kỳ Ủy ban nhân dân vào ngày… tháng… năm… thảo luận định: I Nội dung phiên họp Báo cáo tình hình kết thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội tháng 4; nhiệm vụ chủ yếu tháng … năm … (Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân chuẩn bị); Đề án mở rộng diện tích rau chế biến, rau an tồn (Phịng Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn chuẩn bị); Báo cáo kết sản xuất lúa vụ mùa năm …; kế hoạch năm … (Phịng Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn chuẩn bị); Kế hoạch tổ chức hoạt động kỷ niệm… năm “Ngày Thương binh Liệt sĩ” (27/7/năm… - 27/7/năm…) (Phòng Lao động - Thương binh Xã hội chuẩn bị); Kế hoạch xây dựng trường trọng điểm chất lượng cao (Phòng Giáo dục Đào tạo chuẩn bị); Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng đất năm…; kết khắc phục hạn chế khuyết điểm sau tra, kiểm tra (Phòng Tài nguyên Môi trường chuẩn bị) II Thành phần, thời gian, địa điểm Thành phần: - Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh…; - Thường vụ Huyện ủy; - Thường trực Hội đồng nhân dân huyện; - Các thành viên Ủy ban nhân dân huyện; - Mặt trận Tổ quốc tổ chức đoàn thể huyện, Thời gian: Từ 7h30’, ngày… tháng … năm… Địa điểm: Hội trường Ủy ban nhân dân huyện 23 h u cầu quan: Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn, Phịng Lao động - Thương binh Xã hội, Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Tài nguyên Môi trường chuẩn bị tốt Báo cáo, Kế hoạch nêu (đối với Báo cáo, Kế hoạch dài từ 10 trang A4 trở lên, đề nghị quan chuẩn bị thêm tóm tắt) gửi Ủy ban nhân dân huyện trước ngày… tháng… năm… Giao Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân kiểm tra văn trước gửi đến Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện Mời đại biểu dự họp đầy đủ, giờ./ TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG 24 h KẾT LUẬN Qua tiểu luận, nhóm chúng em trình bày tìm hiểu quy trình soạn thảo văn bản, cơng văn, thơng báo, thư mời Trong đó, phần văn bản, chúng em đưa số quan niệm khác văn bản, trình bày loại thể thức văn bao gồm thành phần chung thành phần bổ sung Về bố cục văn bản, tùy theo tên loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Để xây dựng ban hành văn bản, nhóm chúng em đưa bước bao gồm: điều tra, nghiên cứu, thu thập xử lý thông tin; soạn thảo văn bản; thông qua văn bản; ban hành văn bản; gửi lưu trữ văn Về quy trình soạn thảo công văn, loại văn tên loại cụ thể loại văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức Căn vào nội dung mà chia thành nhiều loại cơng văn khác công văn mời họp, đạo, cảm ơn, Về hình thức bố cục, loại cơng văn có đặc điểm khác nhìn chung, cơng văn phải có thành phần Quốc hiệu, Tiêu ngữ; Tên quan, tổ chức ban hành Công văn, Số, ký hiệu công văn, với bố cục phần mở đầu, nội dung, kết thúc Tiếp theo, nhóm chúng em vào trình bày quy trình soạn thảo thơng báo Đây loại văn hành thường dùng để truyền đạt nội dung định, tin tức, việc, thông tin hoạt động quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan Hình thức thơng báo bao gồm thành phần Quốc hiệu Tiêu ngữ, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, với bố cục phần tương tự với công văn Cuối cùng, nhóm chúng em trình bày quy trình soạn thảo thư mời Đây loại văn để quan nhà nước, tổ chức triệu tập thức quan, tổ 25 h chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận vấn đề có liên quan Về bố cục, thư mời bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận Bên cạnh đó, soạn thảo thư mời cần có số lưu ý thơng tin người mời họp, thời gian địa điểm tổ chức phải rõ ràng, Thông qua môn học Nghiệp vụ Thư ký văn phịng nói chung q trình tìm hiểu để làm tiểu luận nói riêng, nhóm chúng em học nhiều kiến thức quý giá chắn giúp ích cho chúng em nhiều môn học sau sau trường Tuy nhiên, trình làm tiểu luận, lực hạn chế nên làm chúng em cịn có nhiều sai sót mong thầy bảo thêm 26 h LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU Alpha Books (2010) Cánh Tay trái sếp - Kỹ hoàn hảo cho nhân viên chuyên nghiệp Nxb Lao động Xã hội Bộ Nội vụ (không ngày tháng) TCN_CV_TLBD_Chuyên đề14: Kỹ soạn thảo văn Được truy lục từ https://dtbd.moha.gov.vn/Plus.aspx/vi/News/146/0/594/0/4034/TCN_CV_TLBD_Chuyen_de1 4_Ky_nang_soan_thao_van_ban Business Edge (2006) Quản lí cơng việc văn phịng: "nàng dâu" tạo tiếng thơm cho doanh nghiệp Nxb Trẻ Chính phủ (2020) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ: Về cơng tác văn thư Hữu Duy (2022, 04 19) Thể thức văn thông báo Được truy lục từ Luật sư X: Thể thức văn thông báo Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, & Nguyễn Văn Báu (2020) Nghiệp vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Phạm Thanh Hữu, & Châu Thanh (2022, 09 15) Thơng báo gì? Mẫu thơng báo theo Nghị định 30 Được truy lục từ Thư Viện Pháp Luật: https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luatmoi/vn/bieu-mau/42594/thong-bao-la-gi-mau-thong-bao-theo-nghi-dinh-30 Thu Phương (không ngày tháng) Hướng dẫn cách soạn thảo văn hành năm 2022 Được truy lục từ Công ty Luật ACC: https://accgroup.vn/huong-dan-cach-soan-thao-van-ban-hanhchinh-2022/ 27 h PHỤ LỤC: TRẢ LỜI CÂU HỎI Thư mời giấy mời khác nào? Giấy mời loại giấy sử dụng trường hợp quan cơng an, tịa án hay nói chung quan tiến hành tố tụng mời người có liên quan biết vụ việc đến làm việc nhằm thu thập thông tin, làm rõ nội dung có liên quan đến vụ việc Do đó, giấy mời, người mời có quyền lựa chọn đến khơng đến Vì quyền nên việc khơng đến làm việc theo giấy mời hành vi vi phạm pháp luật Tuy nhiên, có điều kiện thời gian, người nhận giấy mời nên đến làm việc với đơn vị gửi giấy mời để biết rõ có liên quan đến vụ việc/vụ án Trong trường hợp, đến theo thời gian ghi giấy mời làm đơn nêu lý vắng mặt gửi lên quan phát hành giấy mời để tránh hậu đáng tiếc xảy Thư mời văn gửi đến cá nhân, tổ chức có nội dung mời tham dự kiện, nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin cá nhân, tổ chức mời, thời gian diễn kiện địa điểm diễn việc Thư mời theo mục đích kiện mà có nội dung cụ thể nhìn chung phải có phần sau đây: – Tên quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức kiện – Mục đích thư mời: Thư mời họp lớp, thư mời đại hội chi bộ… – Tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời – Thời gian, địa điểm tổ chức kiện – Lời tiếp đón cảm ơn người mời – Chữ ký người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có) Tại cơng văn văn khơng có tên loại? Cơng văn văn khơng có tên gọi ngun nhân sau:  Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định công văn văn khơng có tên  Cơng văn khơng có tên gọi làm cho nội dung công văn ngắn gọn, đảm bảo tính gọi thẩm mỹ 28 h  Cơng văn khơng có tên gọi đảm bảo tính dễ hiểu, đảm bảo nội dung cơng văn nhanh chóng dễ dàng truyền đạt đến bên nhận công văn Công văn có nội dung bao quát rộng rãi bao gồm mời họp, yêu cầu, kiến nghị, hướng dẫn Vậy điểm khác biệt rõ ràng công văn, thông báo thư mời gì? Điểm khác biệt rõ ràng công văn, thông báo thư mời hình thức trình bày  Thơng báo: có tên gọi rõ ràng khơng có phần kính gửi  Cơng văn: khơng có tên gọi có phần kính gửi  Thư mời: phải đảm bảo đầy đủ tên gọi phần kính gửi Đó vì, thơng báo khơng thiết phải có đối tượng cụ thể mà gửi tới tất đối tượng cần thiết niêm yết nơi công cộng, đăng phương tiện truyền thông thơng tin đại chúng biết (ví dụ: thơng báo điều ước quốc tế có hiệu lực; thơng báo kết làm việc thủ tướng với lãnh đạo Thành phố Hồ Chí Minh…) Trong đó, cơng văn gửi đến nơi mà quan ban hành công văn cho có nhu cầu sử dụng hợp tác bên với nhau, đồng thời bày tỏ mong muốn nhận hợp tác phía nhận cơng văn (trong cơng văn thường có câu: “nếu có điều chưa rõ, đề nghị (cơ quan, tổ chức) phản ảnh lại văn bản”…) Hiện văn thông báo nhiều loại, giới thiệu số loại văn thông báo sử dụng phổ biến Hiện nay, văn thơng báo có nhiều loại, nhóm xin đưa số loại thông báo sử dụng phổ biến nay: - Thông báo kết họp, hội họp - Thông báo nhiệm vụ giao từ cấp - Thông báo định (tăng lương, nghỉ việc, ) sách, thị từ cấp 29 h - Thông báo vấn đề liên quan tới nội hoạt động quản lý, lãnh đạo, công ty doanh nghiệp Dấu khống dấu treo gì? Đóng dấu khống giấy tờ có sẵn chữ ký dấu, cần điền thêm điều muốn khai man Đóng dấu treo việc đóng dấu đỏ quan, đơn vị lên góc trái trang đầu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo thường sử dụng văn hành chính, văn lưu hành nội bộ, hợp đồng giao kết bên Soạn thảo văn cần phải đưa thảo luận để lấy ý kiến số quan (chính quyền, chun mơn) có liên quan đến thẩm quyền trách nhiệm Có loại lấy ý kiến có tính chất bắt buộc (phải có ý kiến người có trách nhiệm); có loại lấy ý kiến có tính chất tham khảo.Vì quy trình ? Các văn quản lý có nội dung trị - xã hội - kinh tế - kỹ thuật sâu sắc cần phải chuyên gia có kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực góp ý kiến, phải thực dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán Lấy ý kiến người dân, đối tượng tác động quy trình bắt buộc trình xây dựng văn quy phạm pháp luật Việc lấy ý kiến người dân nhằm giúp cho sách đề xuất sau luật hóa phù hợp đáp ứng yêu cầu sống Thứ nhất, phương thức đối tượng lấy ý kiến, việc tổ chức lấy ý kiến q trình xây dựng dự án cịn hình thức, phải thừa nhận việc đăng tải dự thảo văn cổng thông tin điện tử quan nhà nước chưa thu hút ý quan tâm tầng lớp nhân dân, có dự thảo đăng tải cổng thông tin điện tử kiểm tra ý kiến góp ý, nhận xét khơng có, số lượng truy cập vào xem cực thấp; đối tượng lấy ý kiến chưa đầy đủ; việc tham gia ý kiến quan, tổ chức hữu quan nặng hình thức, nhiều quan lấy ý kiến chưa làm hết trách nhiệm, thường có ý kiến vào nội dung có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực phụ trách, lĩnh vực khác thống 30 h dẫn tới nhiều vấn đề vốn giải từ khâu soạn thảo văn nhiên đến giai đoạn trình chưa nhận đồng thuận, làm giảm chất lượng dự thảo văn Thứ hai, thực tế sản phẩm việc lấy ý kiến nhân dân, đối tượng chịu tác động trực tiếp văn cụ thể, trừ trường hợp đối tượng tác động sở, ban, ngành tích hợp chung báo cáo đánh tác động sách Vì khó để có nhìn tổng quan đánh giá cụ thể đối tượng chịu tác động trực tiếp văn phần trăm số lấy ý kiến quan điểm họ nội dung lấy ý kiến Thứ ba, thời gian thực lấy ý kiến ngắn gấp nên chưa thu hút tham gia đông đảo công chúng Những bất cập làm cho chất lượng công tác lấy ý kiến chưa cao, mang tính hình thức số điều luật đưa vào áp dụng thực tiễn không khả thi Quốc hiệu tiêu ngữ có giống khơng? Quốc hiệu tiêu ngữ hai thành phần khác biệt Quốc hiệu tên gọi đại diện cho quốc gia trường quốc tế Trong Tiêu ngữ thể mục tiêu mà quốc gia hướng tới đường xây dựng phát triển đất nước Quốc hiệu tiêu ngữ thành phần thể thức hay phần mở đầu bố cục văn bản? Quốc hiệu tiêu ngữ thuộc thành phần thể thức chung văn Văn quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề Dưới Quốc hiệu tiêu ngữ Mang ý nghĩa văn hóa độc đáo nhấn mạnh khác biệt hệ thống văn quản lý nhà nước với hệ thống văn quản lý tổ chức trị tổ chức trị xã hội khác Quốc hiệu trình bày dòng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; 31 h Tiêu ngữ trình bày dịng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 32 h