Đề tài trình bày quy trình soạn thảo văn bản và soạn công văn, thông báo, thư mời

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA NHẬT BẢN HỌC o0o TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Đề tài Trình bày quy trình soạn thảo văn bản và soạn công[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA NHẬT BẢN HỌC -o0o - TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG Đề tài: Trình bày quy trình soạn thảo văn soạn công văn, thông báo, thư mời GVHD: Nguyễn Văn Báu Thành viên nhóm thực hiện: 1956190133 Phạm Thị Yến Nhi 1956190115 Nông Thị Thu Mến 1956190092 Đào Thị Hoàng Dịu 1956190131 Võ Thị Thảo Nhi 1956190013 Nguyễn Thị Kim Ngân 1956190168 Nguyễn Thế Vũ TP.HCM, ngày 11 tháng 11 năm 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU I QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.Khái niệm 2.Hình thức 3.Bố cục 11 4.Quy trình xây dựng ban hành văn 12 II QUY TRÌNH SOẠN THẢO CƠNG VĂN 14 1.Khái niệm 14 2.Hình thức 14 3.Bố cục 15 III QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƠNG BÁO 19 1.Khái niệm 19 2.Hình thức 19 3.Bố cục 20 IV QUY TRÌNH SOẠN THẢO THƯ MỜI 21 Khái niệm 21 2.Các bước soạn thảo thư mời 21 3.Các lưu ý soạn thảo thư mời 22 KẾT LUẬN 25 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU 28 PHỤ LỤC: TRẢ LỜI CÂU HỎI 28 MỞ ĐẦU Cùng với phát triển xã hội, văn xuất ngày nhiều đời sống, học tập công việc Chúng ta soạn thảo, sử dụng, bắt gặp thể loại văn hàng ngày, hiểu văn gì, quy định việc soạn thảo văn hay hình thức, bố cục văn Thêm vào đó, kỹ hiểu biết liên quan đến nghiệp vụ thư ký nói chung hay văn nói riêng vô cần thiết, đặc biệt sinh viên khối ngành xã hội Trong thời gian học đại học, việc trang bị kỹ soạn thảo văn giúp sinh viên hoàn thành tốt tiểu luận, báo cáo thuyết trình hay viết loại đơn Đồng thời, kiến thức trở thành hành trang quý báu cho bạn sinh viên sau tốt nghiệp nhiều người làm công việc liên quan đến chữ biên phiên dịch, thư ký, trợ lý, nhân sự, Chính vậy, với mong muốn giải đáp thắc mắc liên quan đến văn nói chung tìm hiểu sâu trang bị kiến thức nội dung liên quan đến văn bản, thông báo, thư mời, nhóm chúng em định chọn đề tài “Trình bày quy trình soạn thảo văn soạn công văn, thông báo, thư mời” làm đề tài tiểu luận cuối kỳ nhóm I QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Khái niệm Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản: ● Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”; ● Quan niệm 2: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính qn chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”; ● Quan niệm 3: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định” Hình thức Theo quy định nay, thể thức văn quản lý hành bao gồm hai loại thành phần thể thức: - Các thành phần chung; - Các thành phần bổ sung a.Các thành phần thể thức chung bao gồm: ● Quốc hiệu tiêu ngữ; Văn quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề Dưới Quốc hiệu tiêu ngữ → Ý nghĩa văn hóa độc đáo nhấn mạnh khác biệt hệ thống văn quản lý nhà nước với hệ thống văn quản lý tổ chức trị tổ chức trị xã hội khác Quốc hiệu tiêu ngữ hai thành phần khác biệt Quốc hiệu tên gọi đại diện cho quốc gia trường quốc tế Trong Tiêu ngữ thể mục tiêu mà quốc gia hướng tới đường xây dựng phát triển đất nước Quốc hiệu trình bày dòng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; Tiêu ngữ trình bày dịng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ● Tên quan ban hành Tên quan, tổ chức ban hành văn yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể ban hành văn bản, tạo thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh vấn đề mà văn đặt Đây thơng tin giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu xử lý trường hợp sai phạm Trong văn quan khác yếu tố thường bao gồm hai thành phần là: tên quan trực tiếp ban hành văn tên quan quản lý cấp Vị trí trình bày yếu tố sau: góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 Nếu trình bày tên quan chủ quản kiểu chữ in hoa, đứng khơng đậm Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dịng Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN SỞ CƠNG THƯƠNG ● - Số ký hiệu Số văn bản: yếu tố rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn theo tiêu chí thời gian, ngồi cịn giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu trữ thuận lợi, dễ dàng - Số văn ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu số 01và kết thúc số cuối năm - Ký hiệu văn bản: tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn bản, tên quan tên đơn vị soạn thảo văn Khi thiết lập yếu tố cần phân biệt ký hiệu riêng cho số loại văn có chữ viết tắt giống nhau: Ví dụ: - Lệnh -L Luật - Lt Chỉ thị -CT Chương trình -CTr Thơng tư -TT Tờ trình -TTr Quyết định - QĐ Số ký hiệu văn có tên loại (quyết định, thơng báo, báo cáo,…) Số: Ví dụ: / Tên loại văn – Tên quan Số: 09/ QĐ - UBND - Đối với văn QUY PHẠM PHÁP LUẬT số ký hiệu trình bày theo thứ tự: Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn - viết tắt tên quan ban hành văn - Số ký hiệu văn không tên loại (các loại công văn) Đây loại văn thường quan niệm khơng có tên loại, có cách viết số ký hiệu riêng sau: Số…/ viết tắt tên quan ban hành- viết tắt tên phận soạn thảo Ví dụ: Số: 08/UBND - VP ● Địa danh ngày tháng năm ban hành Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Cách thiết lập yếu tố quy định sau: Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Thời điểm ban hành ghi văn ngày tháng năm văn ký ban hành thông qua Đối với số ngày nhỏ 10 số tháng nhỏ phải viết thêm số đằng trước đề phòng trường hợp giả mạo Không dùng dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) dấu gach chéo (/) để thay cho từ “ngày, tháng, năm’’ Vị trí của yếu tố địa danh thời điểm ban hành bên phải văn phía Quốc hiệu tiêu ngữ Lưu ý: số loại văn luật, pháp lệnh hay biên bản, hợp đồng…, yếu tố trình bày vị trí khác Địa danh thời điểm ban hành văn viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14 Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,) Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2012 ● Tên loại Tên loại văn tên hình thức văn ban hành Đây yếu tố biểu rõ giá trị pháp lý mục đích sử dụng văn tình quản lý hành Vì thế, tên loại văn tiêu chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá điều chỉnh công tác xây dựng ban hành văn quan phương diện thẩm quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng hình thức văn Trong sơ đồ văn bản, vị trí tên loại yếu tố địa danh, đặt cân đối dòng Tên loại viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 văn quy phạm pháp luật cỡ chữ 14 văn quản lý thơng thường ● Trích yếu Trích yếu thường câu mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung văn Đối với văn có trình bày tên loại, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 đặt vị trí tên loại Phía bên trích yếu có gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về quản lý cơng trình quốc gia Đối với cơng văn, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, khơng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 đặt vị trí số ký hiệu văn Ví dụ: Số:123/UBND-VP V/v đề nghị phối hợp công tác điều tra dân số ● Nội dung Nội dung thành phần yếu văn Đối với văn quy phạm pháp luật, tùy theo thể loại mà bố trí đơn vị nội dung cho phù hợp Trừ trường hợp luật, pháp lệnh thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, bản, thành phần văn quy phạm pháp luật khác quy định bố cục sau: + Nghị quyết: điều, khoản, điểm theo khoản, điểm + Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm + Quyết định: điều, khoản, điểm + Thông tư; mục, khoản, điểm + Các văn kèm với nghị định, định; chương, mục, điều, khoản, điểm Văn cá biệt bố cục: + Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm + Chỉ thị cá biệt: khoản, điểm + Các văn kèm Quyết định: chương, mục, điều, khoản, điểm ● Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký Quyền hạn chức vụ người ký văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 a Chữ ký người ký văn Người có thẩm quyền ký văn cần kiểm tra kỹ nội dung văn trước ký; yêu cầu ký thẩm quyền; khơng ký bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai mờ b Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hảnh chính, trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Họ tên người ký văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14 Ví dụ: Cơng văn đôn đốc -Phần mở đầu: nhắc lại chủ trương, sách, kế hoạch, định, văn đạo để thực hiện; -Phần nội dung: tóm tắt tình hình thực hiện, đề biện pháp tiếp tục thực mặt tồn lại, giao trách nhiệm cho quan đơn vị cấp tiếp tục tổ chức thực nêu thời gian thực hiện; -Phần kết thúc: yêu cầu quan đơn vị cấp khẩn trương triển khai báo cáo kết cho ban đạo kiểm tra 18