Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Phần A: Cơ quan tiếp nhận thực tập Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 I Khái quát chung së tiÕp nhËn thùc tËp Mét sè th«ng tin công ty: Tên quan : Công ty Cổ phần Từ Liêm Tên giao dịch : TuLiem Joint Stock Company Giám đốc : Nguyễn Quý Tuấn Phó giám đốc : Lơng Bích Anh Số lợng nhân viên: 28 ngời Trụ sở : Xuân Phơng - Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại: 04 7650776 Fax: 04 7650776 Hoạt động Công ty Công ty chuyên sản xuất loại vật liệu xây dựng, t vấn chuyển giao công nghệ vật liệu xây dựng gạch ngói, đất sét nung ngành nghề kinh doanh khác đợc Tổng công ty cho phép theo quy định pháp luật Liên doanh liên kết với tổ chức nớc theo quy định Tổng Công ty gốm thủy tinh xây dựng, phù hợp với pháp luật sách nhà nớc Với thiết bị công nghệ đại Italia có khả sản xuất sản phẩm có chất lợng cao Công ty đà không ngừng đầu t nghiên cứu đa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng thị trờng Những sản phẩm chủ yếu: - Gạch xây loại (QTC) - Gạch chẻ loại - Gạch dừa Bộ máy tổ chức quản lý Công ty Giám đốc: Nguyễn Quý Tuấn Phó giám đốc: Lơng Bích Anh Có ba phòng chức năng: - Phòng Tổ chức - Hành - Phòng Tài - Kế toán - Phòng Kinh doanh a Phòng tổ chức hành - Tham mu cho giám đốc giấy tờ, sổ sách, tài liệu Công ty nh bên đối tác - Quản lý giấy tờ, lu giữ hồ sơ, soạn thảo văn bản, hợp đồng hai bên b Phòng Tài - Kế toán Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 - Tham mu cho giám đốc công tác tài chính, kế toán, quản lý thu chi vµ lµm nghÜa vơ tµi chÝnh víi nhµ níc, đảm bảo cân thu chi chế độ sách nhà nớc c Phòng kinh doanh: Tham mu giúp giám đốc công ty xác định phơng hớng, mục tiêu kinh doanh lĩnh vực thị trờng, sản phẩm, khách hàng tăng cờng công tác tiếp thị, không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động vµ ngoµi níc Trùc tiÕp tỉ chøc triĨn khai thùc mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh, dịch vụ theo kế hoạch Công ty Mỗi phòng có trởng phòng lÃnh đạo số nhân viên tham gia công việc, định biên cụ thể phòng giám đốc vào chức năng, nhiệm vụ phòng tình hình thực tế cán nhân viên để bố trí nhân viên cho phù hợp Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 * Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Từ Liêm Đại hội cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Nghiệp vụ soạn thảo văn Phụ trách TP tổ chức sản xuất hành Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 TP Tài Phụ trách kế toán P Kinh doanh II Đơn vị đợc bố trí thực tập: Phòng Tổ Chức - Hành Chính Phụ trách sản xuất TP tổ chức hành TP Tài kế toán Phụ trách P Kinh doanh Chức hoạt động: Phòng Tỉ chøc - Hµnh chÝnh cã nhiƯm vơ tỉ chøc nhân lực lao động, xây dựng quy chế trả lơng, kỷ luật lao động Phòng đồng thời chịu trách nhiệm tuyển chọn công nhân, sử dụng lao động, giải chế độ bảo hiểm xà hội, việc, nghỉ việc công nhân viên công ty tùy theo yêu cầu sản xuất kinh doanh thời kỳ Phòng có nhiệm vụ điều hành hoạt động hành nội Công ty Các nhiệm vụ quản lý văn th lu trữ, bảo mật, đối nội, đối ngoại, nhận thị từ ban giám đốc chuyển thành văn quy định gửi đến phòng, ban, phân xởng liên quan Sơ đồ tổ chức Phòng tổ chức - hành Trởng phòng Cán định mức, lao động, tiền lơng chế độ sách Y tế - hành quản trị văn Tổth nhà trẻ Tổ bảo vệ Cơ sở vật chất Phòng tổ chức - hành đợc Công ty trang bị đầy đủ vµ tiƯn nghi: Bµn ghÕ lµm viƯc, tđ tµi liƯu, điều hòa nhiệt độ - 01 máy vi tính loại PentiumIV với phần mềm sử dụng chủ yếu Mircosoft Word, Microsoft Excel - 01 máy in A4 (đen, trắng) - Canon - 01 máy phôtôcopy A4 - Toshiba Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 - 01 máy fax 450 - Canon - 02 máy điện thoại Phần B : Nội dung công việc đợc giao Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Soạn thảo văn nhập liệu vào máy tính: Muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao ngời nhân viên văn phòng cần tự chuẩn bị đầy đủ cho kiến thức công tác soạn thảo văn quản lý liệu, đòi hỏi cần thiết để thực tốt nghiệp vụ th ký văn phòng Đứng trớc yêu cầu cần thiết đó, thân em tham gia thực tập Công ty Cổ phần Từ Liêm nhng đà đợc giao nhiều công việc mà chủ yếu soạn thảo văn quản lý liệu cho vào máy tính Các văn Công ty không đòi hỏi cách trình bày cầu kỳ, kiểu cách nhng lại đòi hỏi tính xác cao, đặc biệt quy định nh: độ xác số liệu vẽ kỹ thuật Các quy định số liệu phải mang tính xác cao, rõ ràng, rành mạch Bên cạnh đó, việc trình bày văn phải sáng sủa, dễ đọc Các văn sau hoàn thành tùy vào mụch đích sử dụng công ty lu vào sổ sách hay máy tính Với văn cần nhập vào máy tính cần kiểm tra kỹ lại trớc ghi vào máy đa in để trở thành văn thức Sử dụng máy in máy fax: Sau hoàn thành văn đợc giao, số văn cần đợc in thành hay nhiều gửi qua máy fax để đáp ứng mục đích sử dụng văn Chính kiến thức đà học thiết bị văn phòng em sử dụng đợc máy in nh máy phôtô hay máy fax công ty để hoàn thành công việc đợc giao Các văn in phải đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật nh không bị nhòe mực, chữ không rõ ràng hay in lệch không kỹ thuật Do công việc đòi hỏi kỹ thuật Tuy không đợc nhiều thời gian cho việc xử lý để đảm bảo giấc cho công việc Nghe điện thoại: Trong thời gian thực tập Công ty, sau đợc quan sát học hỏi kinh nghiệm cô phòng tổ chức em đà đợc trực tiếp nhận điện thoại Tuy nhiều sai sót nhng em đà hoàn thành tốt công việc 4.Tổ chức hội nghị, họp: Sau thời gian ngắn giúp cô Trần Thị Hà - Nhân viên phòng tổ chức hành tổ chức buổi họp cho Công ty, đợc cô bảo tận tình em đà đợc trực tiếp thực Các công việc chuẩn bị hội nghị nh: Sắp xếp bàn ghế, khăn trải bàn, máy chiếu, nớc uống Cũng kiến thức đợc học trờng - nhng lần em đà áp dụng vào thực tế Em đà đợc học hỏi nhiều em đà hoàn thành tốt công việc Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Công tác giữ gìn vệ sinh chung: Khi tham gia thực tập công ty nh tham gia hoạt động tập thể chung toàn xà hội, thân ngời cần có ý thức giữ gìn vệ sinh chung Bản thân em nh cán nhân viên khác công ty ý thức đợc trách nhiệm thân công tác giữ gìn vệ sinh chung Một môi trờng làm việc gọn gàng giúp ích nhiều công việc, tạo sảng khoái, hng phấn làm việc nh công tác quản lý sở vật chất hay hồ sơ giấy tờ Do đó, trớc làm việc em thờng đến sớm để làm công tác vệ sinh: quét dọn phòng làm việc, mở cửa sổ hay pha nớc Tất cố gắng ngời đà tạo đợc hứng khởi công việc công ty, đặc biệt phòng nơi em trực tiếp tham gia thực tập Tự đánh giá thân: Sau tháng thực tập Công ty Cổ phần Từ Liêm Vận dụng triệt để kiến thức đợc học trờng, ë líp cïng víi sù cè g¾ng, trau dåi kinh nghiệm thân trình thực tập Cùng với hớng dẫn bảo tận tình cô phòng tổ chức Em đà hoàn thành tốt báo cáo a Ưu điểm: Đi đầy đủ giờ, đặc biệt đến sớm 10 phút để làm công tác vệ sinh trớc làm việc Tuân thủ đúng, đầy đủ nội quy, quy định giấc công ty Lễ phép tôn trọng cán bộ, khách hàng công ty Hoàn thành đầy đủ công việc đợc giao Tham gia công tác giữ gìn vệ sinh chung Luôn học hỏi, lắng nghe rút kinh nghiệm cho thân b Nhợc điểm: Thời gian đầu lúng túng công viƯc sư dơng m¸y photo, Fax Thao t¸c xư lý chậm cha nhanh nhạy Còn thiếu xót việc nhận điện thoại Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Phần C: Đề tài thực tập Soạn thảo văn Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 I Lý sở lý luận đề tài Lý chọn đề tài Với phát triển không ngừng xà hội nay, công ty, quan, tổ chức, xí ngiệp không ngừng vơn lên khẳng định tiềm vị trí nhiều lĩnh vực Để có đợc thành công đó, nỗ lực ngời lÃnh đạo toàn thể nhân viên phủ nhận vai trò to lớn ngời làm công tác văn phòng Đây trợ thủ giúp việc trực tiếp giải quyết, xếp công việc cách phù hợp Có thể nói ngời làm công tác văn phòng mắt xích vô quan trọng công việc nối liền với thủ trởng với cán công chức quan Một công việc thờng nhật ngời làm công tác văn phòng soạn thảo văn Làm công tác văn thúc đẩy trình hoạt động, phục vụ kịp thời cho lÃnh đạo, đạo, điều hành quan, tổ chức có hiệu lực hiệu Nhận thấy đợc tầm quan trọng công tác ngời th ký văn phòng em đà chọn đề tài "Nghiệp vụ soạn thảo văn hành chính" Cơ sở lý luận đề tài Qua thời gian thực tập Công ty Cổ phần Từ Liêm, đợc tiếp cận với công việc thực tế với nghiệp vụ chuyên môn đợc học trờng đà giúp chúng em có đợc kiến thức bản, sở giúp em thực đề tài báo cáo Với đề tài này, em phải sâu vào nghiệp vụ soạn thảo văn hành Để có văn hoàn thiện cần kÕt hỵp cđa rÊt nhiỊu u tè nh: nhanh chãng thao tác, xác cao, văn phong rõ ràng, mạch lạc có tính lôgíc để khai thác triệt để nội dung văn II Khái niệm chung văn quản lý nhà nớc Khái niệm văn Những công văn, giấy tờ, tài liệu đợc hình thành trình hoạt động quan nhà nớc, tổ chức trị xà hội, đơn vị vũ trang gọi chung văn Văn đợc sử dụng nh phơng tiện để ghi lại truyền đạt ngôn ngữ hay ký hiệu định đảm bảo cho việc điều hành, phản ánh kết hoạt động, quản lý quan, tổ chức Văn quản lý nhà nớc định thông tin quản lý thành văn (văn hóa) quan quản lý nhà nớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nớc qua lại quan nhà nớc với quan nhà nớc với tổ chức công dân Nh văn quản lý nhà nớc đợc cấu thành yếu tố sau: - Chủ thể ban hành: quan quản lý nhà nớc có thẩm quyền Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đà nêu làm sáng tỏ thêm, nhấn mạnh trách nhiệm giải văn Thờng kết thúc từ khóa câu nh: cảm ơn, đề nghị, chờ ý kiến, yêu cầu thùc hiƯn c PhÇn kÕt: - ThÈm qun ký - Con dấu hợp pháp - Nơi nhận Thông báo: Thông báo văn thông tin họat động quan nhà nớc tổ chức xà hội nh hội nghị, kết quản lý kinh doanh, số hoạt động thực dự kiến xảy Thông báo đợc chia làm phần: a Phần mở đầu: - Quốc hiệu - Tên quan ban hành - Số ký hiệu Số: / TB - Viết tắt tên quan ban hành - Viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn - Địa danh ngày tháng - Tên loại văn bản: Thông báo - Trích yếu nội dung thông báo b Phần khai triển: - Đối với thông báo không trình bày lý mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo - Thông báo cần viết xác, ngắn gọn, cụ thể + Đối với thông báo truyền đạt chủ trơng, sách, định, thị cần nhắc lại tên văn đợc truyền đạt, tóm tắt nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai, thực + Đối với thông báo kết hội nghị, họp phải nêu ngày họp, thành phần tham dự, ngời chủ trì sau tóm tắt nội dung hội nghị, định có họp + Đối với thông báo nhiệm vụ đợc giao ghi rõ, đầy đủ nhiệm vụ, yêu cầu thực nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực - Kết thúc thông báo cần nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh để lu ngời đọc c Phần kết: - Thẩm quyền ký - Con dấu hợp pháp - Nơi nhận Nghiệp vụ soạn thảo văn Nguyễn Thị Hồng Linh - V11 A2 Báo cáo: Báo cáo văn trình bày kết đà đạt đợc hoạt động quan nhà nớc, tổ chức xà hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lÃnh đạo để cấp định quản lý phù hợp Báo cáo gồm có: báo cáo thờng kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề đợc chia làm ba phần: a Phần mở đầu: - Quốc hiệu - Tên quan ban hµnh - Sè vµ ký hiƯu Sè: / BC - Viết tắt tên quan ban hành - Viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn - Địa danh ngày tháng - Tên loại văn bản: B¸o c¸o - TrÝch yÕu néi dung b¸o c¸o b Phần khai triển: Nêu điểm chủ trơng công tác, nhiệm vụ đợc giao, hoàn cảnh thực - Nội dung báo cáo: + Kiểm điểm việc đà làm, việc đà hoàn thành, việc cha hoàn thành tồn cần giải + Phân tích nguyên nhân thành công thất bại từ rút học Báo cáo phải đợc viết trung thực, không thêm bớt, bóp méo xuyên tạc thật, khách quan đánh giá tình hình - Kết thúc báo cáo: Đa phơng hớng giải pháp khắc phục tồn hoạt động đề nghị, đề xuất giúp đỡ quan cấp c Phần kết - Thẩm quyền ký - Con dấu hợp pháp - Nơi nhận Tờ trình: Tờ trình văn đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt Đó chủ trơng, phơng án công tác, sách, chế độ cấp dới a Phần mở đầu - Quốc hiệu - Tên quan ban hành - Số ký hiÖu