BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIỂN...50 Trang 6 LỜI NÓI ĐẦUNhững năm qua cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế th
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Trung tâm Thông tin và Tư vấn Phát triển (IDC) được thành lập theo giấy chứng nhận hoạt động khoa học và công nghệ số 07 QĐ/HKT, do Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam cấp vào ngày 6 tháng 1 năm 2001.
Trụ sở chính: 86/39 Tô Vĩnh Diện, Q.Thanh Xuân, Tp Hà Nội
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển là một đơn vị độc lập về tài chính, có tư cách pháp nhân và sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước.
Tổng số vốn đăng ký: 155.836.000 đ
Trong đó: Vốn cố định: 55.600.000 đ
Vốn lưu động của trung tâm đạt 100.236.000 đ, nhằm tồn tại và phát triển theo xu thế chung của đất nước Trung tâm đã thực hiện việc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức kinh doanh một cách gọn nhẹ, phù hợp với quy mô và khả năng sản xuất Đồng thời, trung tâm không ngừng nâng cao trình độ quản lý của lãnh đạo và bồi dưỡng kỹ năng cho cán bộ công nhân viên Việc đổi mới phương thức kinh doanh và đa dạng hóa mặt hàng cũng được chú trọng để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Sau gần 6 năm hoạt động, trung tâm đã phát triển mạnh mẽ và sản phẩm của trung tâm hiện diện khắp các tỉnh thành trong cả nước Trung tâm chuyên phát hành sách về các lĩnh vực kinh tế, chính trị và cung cấp thông tin kinh tế cho các đơn vị tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã Kể từ khi thành lập, trung tâm đã nhiều lần nhận bằng khen từ Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam nhờ những đóng góp tích cực cho sự phát triển của hội.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH
- Tổ chức thực hiện, liên kết xuất bản, phát hành sách trong các lĩnh vực + Sách về lĩnh vực kinh tế, chính trị, giáo dục
+ Sách niên giám công thương Hà Nội - Hải Phòng - Hồ Chí Minh
+ Sách niên giám ngân hàng, sách về lĩnh vực pháp luật
- Tổ chức thực hiện bản tin điện tử
1.2.2 Nhiệm vụ của trung tâm
- Nghiên cứu thị thường, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo pháp luật hiện hành của nhà nước.
Để tuân thủ quy định của Nhà nước, doanh nghiệp cần lập sổ kế toán và ghi chép đầy đủ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ Việc lập báo cáo tài chính cần phải trung thực, cùng với quyết toán chính xác và đầy đủ Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế theo quy định.
Trong bối cảnh cơ chế thị trường ngày càng đổi mới, trung tâm cần phải đảm bảo trách nhiệm về tài chính, đồng thời áp dụng các phương pháp bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh sản xuất, bất kể trong tình huống thuận lợi hay khó khăn.
Quản lý hiệu quả đội ngũ cán bộ công nhân viên tại trung tâm là yếu tố then chốt, đồng thời cần không ngừng nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn kỹ thuật cho họ Việc phân phối lợi nhuận cần được thực hiện công bằng dựa trên kết quả lao động, nhằm khuyến khích sự cống hiến và phát triển của từng cá nhân trong tổ chức.
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường và cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp, Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển đang tích cực nghiên cứu và khai thác thị trường qua nhiều hình thức đa dạng nhằm xác định hướng đi đúng đắn cho sự phát triển của mình.
Trung tâm ký kết hợp đồng trực tiếp với khách hàng, từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất và xác định giá thành Mỗi phòng ban nhận nhiệm vụ cụ thể để thực hiện, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục Điều này không chỉ giúp trung tâm duy trì và phát triển nguồn vốn mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
- Thu nhập của mỗi cán bộ CNV phụ thuộc vào kết quả công việc của từng nhân viên và của cả phòng
1.2.4 Một số thành tựu Trung tâm Thông tin và Tư vấn phát triển đạt được trong thời gian gần đây
Trung tâm Thông tin và Tư vấn Phát triển, mặc dù là đơn vị trực thuộc Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam, vẫn hoạt động với hạch toán kinh tế độc lập Trong thời gian từ 2004 đến 2006, trung tâm đã thực hiện nhiều biện pháp năng động để huy động vốn, cho thấy tình hình tài chính của trung tâm trong giai đoạn này.
Biều số 01: Tình hình vốn và nguồn vốn của trung tâm Đơn vị : 1000 đ
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của trung tâm)
Vốn lưu động của trung tâm chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nguồn vốn, với 80% vào năm 2004 và 79,7% vào năm 2005, cho thấy sự bảo toàn và phát triển nguồn vốn Tuy nhiên, đến năm 2006, tỉ lệ vốn lưu động giảm xuống 70%, mặc dù tổng giá trị vẫn ổn định và tăng nhẹ từ 1.041.708.000đ năm 2005 lên 1.102.096.000đ năm 2006 Ngược lại, vốn cố định đã tăng từ 20% tổng nguồn vốn năm 2004 và 2005 lên 30% năm 2006, với tổng giá trị vốn cố định tăng từ 265.328.000đ năm 2005 lên 472.327.000đ năm 2006, tăng 1,78 lần so với năm trước.
Năm 2005, tổng nguồn vốn đã tăng lên chủ yếu nhờ vào sự gia tăng vốn cố định Trung tâm đã quyết định trích một phần nguồn vốn để đầu tư vào tài sản cố định và các phương tiện hiện đại nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Theo biểu số 1, tổng nguồn vốn của trung tâm đã tăng qua các năm, cụ thể năm 2004 đạt 1.154.257 nđ, năm 2005 là 1.307.036 nđ, tăng 152.779 nđ, và năm 2006 là 1.574.423 nđ, tăng 267.387 nđ so với năm 2005 Mặc dù mức tăng tổng nguồn vốn không lớn, nhưng điều này cho thấy trung tâm đang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
Biểu số 01 cho thấy nguồn vốn chủ sở hữu của trung tâm có sự tăng trưởng đáng kể, năm 2004 chiếm 51,9% tổng nguồn vốn, năm 2005 tăng lên 60,5%, và năm 2006 giảm xuống 43,5% nhưng vẫn duy trì ở mức cao Điều này chứng tỏ trung tâm có khả năng tự chủ tài chính tốt Sự giảm sút vào năm 2006 là do trung tâm đã sử dụng vốn để đầu tư vào tài sản cố định và trang thiết bị hiện đại.
Qua 3 năm từ 2004 đến 2006 ta thấy tình hình nợ phải trả của trung tâm có mức biến động, lúc tăng, lúc giảm tuy nhiên mức biến động là không nhiều Do đặc thù riêng của phương thức kinh doanh nên tình hình nợ phải trả cũng thường xuyên có mức biến động và thường duy trì ở mức cao
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển, mặc dù mới thành lập khoảng 6 năm và gặp nhiều khó khăn, nhưng đã nỗ lực không ngừng từ tập thể cán bộ và nhân viên Sự tâm huyết của họ đã giúp trung tâm đa dạng hóa chiến lược kinh doanh, tạo ra nền tảng vững chắc để đối mặt với thị trường cạnh tranh khốc liệt và phát triển Dựa trên các chỉ tiêu tài chính năm 2004, trung tâm đang từng bước khẳng định vị thế của mình.
2005 và năm 2006 của trung tâm sẽ phản ánh một phần tình hình sản xuất kinh doanh tại trung tâm trong thời gian qua:
Biểu số 02: Kết quả kinh doanh của trung tâm Đơn vị : 1000 đ
- Tài sản ngắn hạn nđ 230.851 265.328 472.327
- Tài sản dài hạn nđ 923.406 1.041.708 1.102.09
Tổng các khoản nộp NSNN nđ 37.004 42.588 54.702
Tổng LN trước thuế TNDN nđ 132.153 152.100 195.364
Số CNV bình quân Người 75 75 75
Thu nhập bình quân đầu người nđ/ng/ tháng 2.000 2.500 3.000
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Trong giai đoạn 2004-2006, trung tâm luôn đạt được lợi nhuận kinh doanh ổn định với doanh số và lợi nhuận tăng trưởng liên tục Quy mô kinh doanh được mở rộng, cho thấy hướng đi đúng đắn của trung tâm Thu nhập bình quân đầu người tăng từ 2.000.000đ/tháng năm 2004 lên 3.000.000đ/tháng năm 2006, phản ánh sự phát triển bền vững gắn liền với yếu tố con người Đặc biệt, năm 2005, việc cải tiến phương pháp bán hàng và kinh doanh đã giúp trung tâm tăng trưởng 24,6% so với năm trước.
Trong thời gian tới, trung tâm sẽ không ngừng nỗ lực phát triển toàn diện Để đạt được mục tiêu này, trung tâm cần mở rộng mạng lưới tiêu thụ, phát triển mối quan hệ với các đối tác và giữ vững uy tín trên thị trường.
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM
1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Trung tâm
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, điều lệ và đặc điểm của trung tâm, bộ máy hoạt động được tổ chức một cách gọn nhẹ và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Điều này giúp nâng cao vai trò quản lý trong quá trình sản xuất và kinh doanh Dưới đây là sơ đồ bộ máy làm việc của trung tâm.
Sơ đồ 1 : Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ vủa từng phòng ban
Giám đốc trung tâm: là người đại diện theo pháp luật của trung tâm.
Giám đốc trung tâm là người đứng đầu, có trách nhiệm tổ chức, điều hành mọi hoạt động theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước tập thể lao động Họ có quyền thực hiện kế hoạch kinh doanh, đầu tư, ban hành quy chế quản lý nội bộ, cũng như bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý và ký kết hợp đồng nhân danh trung tâm.
Phòng hành chính có trách nhiệm quản lý lao động và hồ sơ cán bộ, đồng thời xây dựng các định mức về tiền lương, bảo hiểm xã hội và an toàn lao động Ngoài ra, phòng còn đảm nhận việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động của trung tâm.
Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm dựa trên số liệu báo cáo định kỳ từ các bộ phận trong trung tâm Đồng thời, phòng cũng tiến hành khảo sát tình hình thực tế của thị trường để xác định phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh và lập kế hoạch dài hạn.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tiếp thị sản phẩm, tham mưu cho giám đốc về
+ Kế hoạch tiêu thụ hàng hóa
+ Xem xét các phương án kinh doanh có tính khả thi đối với trung tâm trong từng giai đoạn phát triển.
Phòng kế toán có chức năng hạch toán và đảm bảo vốn cho sản xuất, kinh doanh, đồng thời thực hiện theo đúng chế độ, quy định hiện hành Nhiệm vụ của phòng kế toán bao gồm việc quản lý tài chính, ghi chép và báo cáo các giao dịch tài chính, cũng như kiểm soát chi phí và thu nhập của doanh nghiệp.
Mỗi năm, trung tâm cần lập báo cáo tài chính định kỳ, tổng hợp và công khai tình hình tài chính để cung cấp thông tin tài chính cho giám đốc và các cơ quan quản lý chức năng của nhà nước.
+ Đánh giá phân tích hiệu quả kinh doanh và phân phối kết quả lao động cho người lao động
+ Làm đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước
Kho: Nơi dự trữ sản phẩm, hàng hóa
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của trung tâm, và việc tổ chức bộ máy này phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh cũng như trình độ của nhân viên kế toán là một thách thức lớn.
Phòng kế toán của trung tâm Thông tin và tư vấn phát triển bao gồm 4 thành viên, trong đó có một kế toán trưởng và ba kế toán viên Mỗi người đảm nhận nhiệm vụ riêng nhưng cùng nhau phối hợp để thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trung tâm.
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động tài chính của trung tâm,chỉ đạo nhân viên trong phòng theo từng phần hành công việc
Kế toán vốn bằng tiền và theo dõi công nợ
Kế toán tổng hợp và kiểm tra
Kế toán vật liệu, tổng hợp chi phí và tính giá thành Sp
Sơ đồ 2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trung tâm thông tin và tư vấn phát triển
Kế toán trưởng Bà Nguyễn Thị Quyết là người phụ trách tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại trung tâm, giúp giám đốc giám sát tài chính theo quy định pháp luật Bà cũng trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc và cơ quan chủ quản, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Kế toán vốn bằng tiền và theo dõi công nợ là nhiệm vụ quan trọng trong quản lý tài chính tín dụng hàng tháng và hàng quý Công việc này bao gồm việc tính toán nhu cầu vốn để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm diễn ra đúng tiến độ Ngoài ra, kế toán còn phải căn cứ vào hóa đơn bán hàng để ghi chép chi tiết công nợ với khách hàng, thực hiện kê khai thuế và theo dõi tình hình công nợ một cách hiệu quả.
Kế toán tổng hợp và kiểm tra đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán kế toán lao động tiền lương, thông qua việc ghi chép sổ công lao động và các
Kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, đồng thời giám sát việc thực hiện kế hoạch mua bán Công việc này bao gồm ghi chép chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh và tính toán giá thành sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Ngoài ra, việc đánh giá sản phẩm dở dang vào cuối kỳ cũng là yếu tố then chốt để xác định hiệu quả sản xuất.
1.4.2 Tổ chức công tác kế toán
Vào ngày 14 tháng 9 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Quyết định này nhằm mục tiêu đơn giản hóa các nghiệp vụ kế toán và báo cáo tài chính, phù hợp với năng lực hạn chế của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Quyết định 48 thay thế các quy định trước đó là Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23 tháng 12 năm 1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC.
QĐ 48 dẫn chiếu Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ngày 23/11/2001 của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa Điều 3 của NĐ 90 định nghĩa về doanh nghiệp nhỏ và vừa như sau: “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đó đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bỡnh hàng năm không quá
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển, với vốn đăng ký 155.836.000 đồng, hiện có số lao động trung bình hàng năm không vượt quá 100 người, thuộc đối tượng áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Theo QĐ 48, chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phải được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan Do trung tâm chỉ là doanh nghiệp nhỏ, nên các chứng từ áp dụng tại đây đều nằm trong danh mục chứng từ theo chế độ, không có chứng từ mang đặc thù riêng.
Một số danh mục chứng từ kế toán được áp dụng tại trung tâm thông tin và tư vấn phát triển:
- Chứng từ lao động tiền lương:
+ Bảng chấm công làm thêm giờ
+ Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ
- Chứng từ hàng tồn kho:
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
+ Giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán
- Chứng từ tài sản cố định:
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Tổ chức tài khoản kế toán
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, sử dụng hệ thống tài khoản quy định trong quyết định này để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nghiên cứu và điều chỉnh hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị, đồng thời đảm bảo tuân thủ nội dung, cấu trúc và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng Danh mục tài khoản được sử dụng tại trung tâm bao gồm: 111, 112, 131, 138, 141, 142, 152, 153.
Tài khoản 511: " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ "
Tài khoản 511 phản ánh tổng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của Trung tâm, bao gồm cả các khoản ghi giảm doanh thu Dựa trên thông tin này, doanh thu thuần từ bán hàng trong kỳ được tính toán.
Kết cấu của tài khoản 511:
- Số thuế tiêu thụ phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ
- Số giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu.
- Kết chuyển số doanh thu thuần vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Tổng số doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thực tế của đơn vị trong kỳ.
Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và được đơn vị sử dụng 2 tài khoản chi tiết cấp 2:
- Tài khoản 5111: "Doanh thu bán hàng hoá"
- Tài khoản 5113: "Doanh thu cung cấp dịch vụ"
Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán”:
Tài khoản 632 được sử dụng để theo dõi giá trị vốn của hàng hóa và dịch vụ trong kỳ Giá vốn hàng bán có thể là chi phí sản xuất thực tế của sản phẩm hoặc giá trị mua của hàng hóa đã được tiêu thụ.
Bên Nợ: Tập hợp giá vốn hàng tiêu thu trong kỳ và các khoản được ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và giá vốn của hàng bán bị trả lại.
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng nội dung sau:
Bảng kê Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
- Tài khoản 6321: Giá vốn các loại sách
- Tài khoản 6322: Giá vốn dịch vụ cung cấp thông tin
Trình tự lưu chuyển chứng từ:
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ” giúp tập trung toàn bộ công tác tài chính kế toán Mọi hoạt động từ hạch toán ban đầu đến ghi chép sổ sách đều được thực hiện tại phòng kế toán của Trung tâm.
Hình thức luân chuyển chứng từ của Trung tâm được minh hoạ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3 : Sơ đồ trình tự ghi sổ của Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển
Ghi hàng ngày: Đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào cho các bảng kê Nhật ký chứng từ và các sổ chi tiết có liên quan.
Cộng bảng tổng hợp và lấy số tổng cộng của các số liên quan để vào số liệu cho các bảng phân bổ.
Cuối tháng từ Nhật ký chứng từ vào sổ cái và tiến hành đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp Từ đó lập báo cáo tài chính.
1.4.3 Tổ chức báo cáo kế toán của Trung tâm
Báo cáo tài chính của Trung tâm được lập hàng năm vào cuối năm kế toán gồm các biểu mẫu sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán :
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính quan trọng, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản của Trung tâm, phản ánh giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản vào cuối năm tài chính Nội dung của bảng này được thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu, cho thấy tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản Để lập bảng cân đối kế toán, kế toán viên cần sử dụng các nguồn số liệu chính xác và đầy đủ.
- Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước
- Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích
- Bảng cân đối tài khoản
- Sổ chi tiết các tài khoản
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BÁN HÀNG Ở TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIỂN
2.1.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Trung tâm
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển đã áp dụng hệ thống kế toán mới theo Quyết định số 48/TC/CĐKT của Bộ Tài Chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Là đơn vị chuyên phát hành sách trong các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục và pháp luật, Trung tâm xác định tiêu thụ sản phẩm là tiêu chí quan trọng Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay, Trung tâm cần triển khai các biện pháp tiêu thụ hiệu quả, thuận tiện cho khách hàng, đồng thời đảm bảo lợi nhuận cho đơn vị.
2.1.2 Phương thức bán hàng tại trung tâm
Hiện nay Trung tâm sử dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ.
- Với phương thức bán buôn hàng hoá trực tiếp đã giúp cho công ty tiêu thụ được khối lượng hàng hoá lớn, thu hồi vốn nhanh
Mỗi giao dịch bán buôn tại Trung tâm được dựa trên các hợp đồng kinh tế đã ký kết và đơn đặt hàng từ khách hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và thực hiện xuất hàng từ kho Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng tận nơi, công ty sẽ sử dụng phương tiện vận tải thuê từ Trung tâm để thực hiện việc giao hàng.
Trung tâm đã xây dựng một mạng lưới bán lẻ rộng khắp tại các tỉnh, giúp công ty nắm bắt nhu cầu thị trường và phản hồi từ khách hàng Qua đó, công ty có khả năng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng về hàng hóa.
Công ty tổ chức bán lẻ hàng hóa theo quy trình như sau: Khi có giao dịch bán hàng, nhân viên bán hàng không lập hóa đơn GTGT ngay mà sẽ gửi báo cáo bán lẻ hàng hóa cho phòng kế toán định kỳ mỗi 5 ngày Dựa trên báo cáo này, kế toán sẽ thực hiện việc lập hóa đơn GTGT và phiếu thu tiền.
Trung tâm sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản, ngân phiếu, và ngoại tệ.
2.1.4 Chính sách giá cả Để thu hút khách hàng Trung tâm thực hiện chính sách giá cả hết sức linh hoạt Giá bán được xác định dựa trên ba căn cứ sau: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Trung tâm với khách hàng Trung tâm thực hiện giảm đối với khách hàng mua với khối lượng lớn, thanh toán ngay Điều này làm cho tình hình kinh doanh của Trung tâm ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Giá vốn và giá bán của hàng hóa của Trung tâm được tính như sau:
- Trị giá vốn của hàng mua tiêu thụ = Trị giá mua của hàng tiêu thụ + chi phí thu mua.
Giá bán hàng hóa của Trung tâm:
- Giá bán = Giá mua thực tếx ( 1 + Tỷ lệ thặng số thương mại)
2.2 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIÊN
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển sử dụng các chứng từ sau trong quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn GTGT được lập thành ba liên: một liên tím sẽ được lưu lại trong quyển hóa đơn, một liên đỏ sẽ được giao cho khách hàng, và một liên xanh sẽ đi kèm với phiếu thu.
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu Phiếu thu này được tạo thành hai liên: một liên sẽ được giao cho khách hàng và một liên sẽ được lưu trữ.
Bảng kê hoá đơn và chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra, cùng với tờ khai thuế GTGT, cần ghi rõ tên khách hàng, doanh số bán chưa thuế và thuế GTGT Những thông tin này là cơ sở quan trọng để tính thuế và thực hiện khấu trừ thuế đầu vào.
Lệnh điều động hàng hoá là tài liệu quan trọng đi kèm với phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, dùng để điều chuyển hàng hoá trong Trung tâm Lệnh này được lập bởi nhân viên bán hàng hoặc thủ kho và cần có dấu của thủ trưởng đơn vị Quy trình lập lệnh bao gồm việc tạo hai liên: một liên giao cho bên nhận hàng và một liên được giữ lại để chuyển cho kế toán của Trung tâm.
Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ là tài liệu quan trọng dùng để điều chuyển hàng hoá giữa các kho, cửa hàng hoặc từ kho ra quầy, trong khi hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của Trung tâm Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng sẽ lập 3 liên: một liên giao cho bên nhận hàng, một liên gửi cho phòng kế toán của công ty, và một liên dùng để thực hiện thủ tục thanh toán.
Ngoài ra Trung tâm con sử dụng một số chứng từ khác như: Giấy tạm ứng, Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng…
2.2.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng kế toán Trung tâm sử dụng một số tài khoản:
Tài khoản 511 ghi nhận doanh thu bán hàng, trong khi tài khoản 156 liên quan đến hàng hóa Giá vốn hàng bán được phản ánh qua tài khoản 632, và tài khoản 642 dùng để theo dõi chi phí bán hàng và quản lý kinh doanh Tài khoản 3331 quản lý thuế GTGT đầu ra, còn tài khoản 131 ghi nhận các khoản phải thu từ người mua Ngoài ra, còn có các tài khoản khác như 111, 112 cũng được sử dụng trong quá trình kế toán.
2.2.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu 2.2.3.1 Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp
Trong phương thức bán buôn hiện nay Trung tâm chỉ áp dụng phương thức bán buôn trực tiếp
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi:
(1) Giá vốn hàng xuất bán :
Nợ TK 632 trị giá vốn hàng
(2) Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111,112: Tổng giá thanh toán (thu tiền ngay)
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán (khách hàng nợ)
Có TK 511: Doanh thu chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
(3) Chi phí vận chuyển hàng cho khách được tính vào chi phí bán hàng:
Có TK 111: chi phí vận chuyển
Ví dụ 1: Ngày 04/02/2007 bán cho Nhà sách Thanh Tùng một số sách, thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu số 104).
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển Địa chỉ: 86/39 Tô
Họ tên người nộp tiền: Lê Văn Lương Địa chỉ: Nhà sách Thanh Tùng
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng
(Viết bằng chữ): Mười hai triệu tám trăm ngàn đồng.
Kem theo 1HĐ Chứng từ gốc 125462
Ngày 4 tháng 2 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ kho
(Ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sách “Cẩm nang công tác thanh thiếu niên ”: 1.624.800 Sách “Cẩm nang NV HĐ của Chính quyền CS ”: 3.462.750 Sách “Công khai minh bạch ”: 2.192.080
(2) Phản ánh doanh thu hàng bán
Từ phát sinh trên Kế toán vào Bảng Kế số 1 và Nhật ký chứng từ số 1
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển
Ghi Nợ tài khoản 111 - Tiền mặt
Ghi nợ TK 111, ghi có TK Số dư cuối
Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm 2007
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK111-Tiền mặt Tháng 02/2007
Ghi có TK 111, Ghi các nợ TK
Cộng 9.550.000 9.550.000 Đã ghi sổ cái ngày…tháng…năm 2007 Ngày …tháng …năm 2007
Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 19/2 Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển bán sách cho
Công ty Cổ phần TM T&T đã được thanh toán bằng chuyển khoản (Hóa đơn Giá trị gia tăng số 299053).
Liên 3 (dùng để thanh toán) Ngày 19 tháng 2 năm 2007
Mẫu số 01 GTKT - 3LL AA/
99 - B số: 299053 Đơn vị bán hàng: Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển Địa chỉ: 86/39 Tô Vĩnh Diện - Thanh Xuân - Hà Nội
Số Tài khoản: 102010000072724 Ngân hàng công thương Đống Đa - HN Điện thoại: Mã số thuế: 0101119594
Họ tên người mua hàng: Địa chỉ: Nhà sách Thanh Xuân
Số tài khoản: Mã số thuế:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Sách “toàn cảnh KT VN” Quyển 100 250.000 25.000.000
Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT 2.500.000
Số viết bằng chữ: Hai bảy triệu năm trăm ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký)
(1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng để kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 (Sách toàn cảnh kinh tế VN) : 17.112.700
(3) Chi phí vận chuyển đến kho công ty TM T&T, Công ty đã chi bằng tiền mặt số tiền 250.000đ
Từ phát sinh trên Kế toán vào Bảng Kế số 2
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển
Ghi Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi NH
Số dư đầu tháng: 0 Đơn vị tính: đ
Ghi Nợ tài khoản 112, ghi Có các tài khoản Số dư cuối
Số dư cuối tháng Ngày tháng năm 2007
2.2.3.2 Phương thức bán lẻ Định kỳ 5 ngày nhân viên bán hàng gửi báo cáo bán lẻ hàng hoá lên phòng kế toán Căn cứ vào đó, kế toán bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT và viết phiếu thu tiền Căn cứ vào báo cáo bán hàng hoặc bảng kê hàng bán, giấy nộp tiền kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu hàng bán theo báo cáo
Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra
Kế toán xác định giá vốn hàng bán:
Tổng giá vốn hàng bán = Số lượng hàng bán x Giá vốn đơn vị
Trong trường hợp nộp tiền thừa hoặc thiếu so với báo cáo, số tiền thừa sẽ được ghi nhận vào bên Có của tài khoản 3381, trong khi số tiền thiếu sẽ được phản ánh vào bên Nợ của tài khoản tương ứng.
1381 Khi xác định được nguyên nhân sẽ xử lý trên 2 TK này
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển
Họ tên người nộp tiền: Đào Thị Phúc
Lý do nộp: Tiền bán lẻ hàng hoá.
Loại tiền (VNĐ) Số tờ Thành tiền
Người nộp tiền Thủ quỹ
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ
Họ tên người bán: Đào Thị Phúc
Bộ phận: Cửa hàng bán lẻ
TT Tên hàng hóa Đơn vị tính
Doanh thu chưa thuế GTGT
Doanh thu có thuế GTGT
Sách Niên giám ngân hàng
3 Sách “Thanh thiếu niên ” Quyển 10 110.000 1.100.000 1.210.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3.3 Trường hợp tiêu thụ nội bộ
Khi giao hàng cho các chi nhánh, nhân viên bán hàng cần lập hóa đơn GTGT gồm ba liên: một liên lưu lại quyển hóa đơn, một liên đỏ giao cho chi nhánh và một liên xanh dùng để thanh toán Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ thực hiện các ghi chép cần thiết.
Nợ TK 632 Trị giá vốn hàng xuất kho
Nợ TK 111 : Thu tiền mặt
Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIỂN
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển là doanh nghiệp thương mại chủ yếu tiêu thụ hàng hóa, luôn hoàn thành tốt chức năng kinh doanh và nghĩa vụ với Nhà nước Trung tâm triển khai đúng đắn các quy chế của Bộ tài chính, với công tác kế toán được tổ chức quy củ từ lập chứng từ đến các khâu tiếp theo Áp dụng hình thức sổ sách kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, Trung tâm điều chỉnh một số nội dung để giảm nhẹ công việc ghi chép nhưng vẫn đảm bảo theo dõi kịp thời các hoạt động kinh tế Hình thức tổ chức kế toán tập trung giúp thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại các chi nhánh và cửa hàng Bộ máy nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, đảm bảo hạch toán và quyết toán nhanh chóng, cung cấp số liệu đầy đủ, chính xác cho ban lãnh đạo Điều này không chỉ giúp Trung tâm đưa ra quyết định đúng đắn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh tra, giám sát của Nhà nước.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ tại các công ty yêu cầu khối lượng sổ sách lớn và cấu trúc sổ phức tạp, điều này khiến việc áp dụng máy vi tính trong xử lý số liệu kế toán trở nên khó khăn.
ĐÁNH GIÁ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIỂN
Kế toán bán hàng tại Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển được tổ chức khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin kinh tế Ưu điểm bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và bảo quản chứng từ theo quy định Trung tâm đã mở tài khoản chi tiết và sổ kế toán để phục vụ kế toán quản trị, giúp theo dõi quá trình bán hàng và thanh toán rõ ràng Doanh thu bán hàng được ghi nhận đúng yêu cầu kế toán mới, phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí và xác định thuế, tạo điều kiện cho việc tính toán kết quả hoạt động bán hàng Tuy nhiên, công tác bán hàng của Trung tâm vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp đích danh, nhưng phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị lớn và cồng kềnh, ít phải vận chuyển Do đặc điểm kinh doanh của Trung tâm là các mặt hàng có giá trị vừa phải, việc sử dụng phương pháp này sẽ gây khó khăn trong quá trình hạch toán Phương pháp đích danh không chỉ làm tăng khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết mà còn gây khó khăn trong công tác quản lý.
Sổ sách kế toán của Trung tâm hiện vẫn được ghi chép bằng tay, điều này hạn chế tính thống nhất và gây khó khăn trong việc hạch toán cũng như tập hợp số liệu.
BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ TƯ VẤN PHÁT TRIỂN
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp nâng cao doanh thu và hiệu quả kinh doanh Dựa trên nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển, tôi xin đề xuất một số ý kiến quan trọng.
Công tác tổ chức chứng từ kế toán tại Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển được thực hiện theo hình thức tập trung, yêu cầu các đơn vị phụ thuộc không được tự tổ chức hạch toán Ưu điểm của hệ thống này là đảm bảo các chứng từ kế toán bán hàng đồng nhất về biểu mẫu và nội dung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu Tuy nhiên, nhược điểm lớn là khối lượng công việc tại phòng kế toán Trung tâm gia tăng, gây áp lực và khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng kế hoạch Do đó, cần xem xét cho phép các chi nhánh tự tổ chức hạch toán để giảm bớt áp lực công việc.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán cần được quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng đơn vị và cá nhân Cần xác định cụ thể cho từng loại chứng từ như chứng từ tiền mặt, doanh thu bán hàng và thanh toán Đồng thời, quy định người lập chứng từ, số thứ tự, các yếu tố cần có trên chứng từ, người ký duyệt và thời gian luân chuyển Mục tiêu là đảm bảo trình tự luân chuyển chứng từ diễn ra một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Để quản lý hiệu quả doanh thu tại Trung tâm, cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 cho từng cửa hàng và mặt hàng Tài khoản cấp 3 được xây dựng theo nguyên tắc 5 chữ số, trong đó chữ số thứ 4 biểu thị loại hình hoạt động kinh doanh và chữ số thứ 5 chỉ ngành hàng kinh doanh Ví dụ, tài khoản 51111 được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng.
•TK 51112: Doanh thu bán hàng sách
•TK 51113: Doanh thu bán hàng khác (thiết bị điện tử về sách )
Hạch toán doanh thu bán hàng là rất quan trọng, giúp Trung tâm quản lý hiệu quả doanh thu phát sinh từ từng ngành hàng.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nghệ thuật bán hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại Để thu hút khách hàng, Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển cần áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả bán hàng, như cung cấp chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm và chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn Kế toán Trung tâm sẽ thực hiện hạch toán khi có phát sinh triết khấu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác tài chính.
Nợ TK 811: Chiết khấu thanh toán
Nợ TK 111,112: Số tiền thực thu
TK 131 thể hiện tổng giá thanh toán phải thu từ người mua Giảm giá hàng bán tương tự như chiết khấu bán hàng, có thể áp dụng khi khách hàng mua với số lượng lớn hoặc vì lý do nào đó Trong trường hợp này, kế toán sẽ thực hiện hạch toán theo quy định.
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán
Có TK 111,112: Số tiền giảm giá trả lại cho khách
Có TK 111,112,131 Theo giá bán chưa thuế GTGT
(2) Số tiền thuế GTGT của hàng bị trả lại trả cho khách:
Các khoản chi phí liên quan đến hàng hóa bị trả lại, như chi phí nhận hàng, sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng.
(4) Phản ánh trị giá hàng bị trả lại:
Nợ TK 156 hàng về nhập kho)
Nợ TK 157 (hàng chưa về nhập kho) Trị giá xuất kho
Cuối kỳ kết chuyển để tính doanh thu thuần:
Nợ TK 511: giảm trừ doanh thu
Có TK 5213: giảm giá hàng bán
Có TK 5213: doanh thu hàng bán bị trả lại
Trung tâm cần xác định giá vốn hàng bán bằng cách áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng hóa dựa trên giá mua thực tế, đồng thời sử dụng kế toán chi tiết theo giá hạch toán Vào cuối tháng, giá trị mua thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính toán theo công thức cụ thể.
Hệ số chênh giữa giá thực tế với giá hạch toán
Trị giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ +
Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ
Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ +
Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ trong kỳ
Sau khi xác định được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán, bạn có thể tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức phù hợp.
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho x
Trung tâm thông tin và tư vấn phát triển đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ phù hợp với quy mô hoạt động Tuy nhiên, sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng vẫn được viết và kẻ bằng tay Để cải thiện quy trình ghi chép và kiểm tra số liệu, Trung tâm cần in sẵn các biểu mẫu sổ kế toán.