Tìm hiểu bộ máy tra cứu tìm tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học quốc gia hà nội

Đề tài: Tìm hiểu máy tra cứu tìm tin Trung tâm thông tin th viện Đại học Quốc gia Hà Nội Lời nói đầu Kho tàng tri thức nhân loại ngày lại đợc tiếp nhận khối lợng thông tin khổng lồ phát triển chóng mặt cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt cách mạng thông tin Theo tính toán nhà khoa học 10 năm khối lợng thông tin lại tăng lên gấp đôi, theo cấp số nhân đà dẫn đến tợng bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin gia tăng nhanh khối lợng thông tin thời gian ngắn Từ hình thành phát triển nên xà hội thông tin phạm vi toàn cầu đà làm cho hoạt động thông tin chiếm vị trí quan trọng đời sống xà hội loài ngời Trong xà hội thông tin nhu cầu nắm bắt thông tin phải đầy đủ, xác kịp thời, điều đòi hỏi hoạt động thông tin phải phát triển lên tầm cao Vấn đề đặt trung tâm thông tin, th viện (TT TT-TV) làm để việc thu thập xử lý, lu trữ phổ biến thông tin đợc tốt Vai trò TT TT-TV lúc trở nên thiết yếu xà hội đó, làm cầu nối thông tin ngời dùng tin, thỏa mÃn nhu cầu thông tin ngời dùng tin nhiệm vụ mục tiêu mà họ vơn tới Trung tâm TT-TV Đại học Quốc Gia Hà Nội (ĐHQGHN) thực chức mục tiêu cấp độ chi tiết hóa - chức thông tin, th viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN Do nhu cầu đào tạo ĐHQGHN trờng đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực nên nguồn lực thông tin mà trung tâm quản lý điều hành đa dạng phong phú Đối tợng ngời dùng tin rộng lớn không thu hẹp trờng mà phục vụ bạn đọc bên Để thông tin đáp ứng đợc nhu cầu, trung tâm phải tổ chức đợc máy tra cứu tin hoàn chỉnh để đáp ứng đầy đủ, xác, kịp thời Nếu th viện cầu nối ngời dùng tin với nguồn lực thông tin bô máy tra cứu tin nhịp cầu nối đó, giúp ngời dùng tin định hớng chiến lợc tìm tin Tuy nhiên, Bộ máy tra cứu tin Trung tâm số điều bất cập cha hoàn thiện Vì vậy, em lựa chọn đề tài Tìm hiểu máy tra cứu tìm tin Trung tâm thông tin-th viện ĐH QGHN làm đề tài niên luận để tìm hiểu thực trạng đa số kiến nghị giải pháp dới góc độ vừa ngời nghiên cứu vừa ngời dùng tin nhằm hoàn thiện máy tra cứu tin trung tâm Nội dung 2.1 Giới thiệu Trung tâm thông tin th viện ĐH QGHN 2.1.1Quá trình hình thành phát triển Trung tõm TT-TV HQG HN thành lập ngày 14/02/1997 sở sát nhập thư viện trường thành viên thuộc ĐHQG HN Trung tâm kế thừa phát huy truyền thống 40 năm xây dựng trưởng thành TT TTTV trường ĐH Tổng hợp Hà Nội (1956-1996) mà tiền thân phần kho sách thư viện trường ĐH Khoa học Đông Dương.Với vốn tài liệu ban đầu 10 000 loại sách, 20 loại tạp chí, có 10 loại tạp chí kinh tế Đơng Dương, có phịng đọc 200 chỗ ngồi 19 Lê Thánh Tông thuộc Thư viện Đại học Vụ, Bộ Quốc gia Giáo dục Năm 1956, Trường ĐH Tổng hợp Hà Nội thành lập, thư viện trường hình thành với kho sách vạn loại, 20 loại tạp chí, phục vụ 420 sinh viên thuộc ngành Tốn, Lý, Hóa, Sinh vật, Lịch sử, Văn học; đồng thời phục vụ cho 43 cán giảng dạy, phần lớn cán giảng dạy trường Khoa học Dự bị đại học Văn khoa từ kháng chiến trở tiếp quản thủ đô Giai đoạn 1960-1975, Thư viện bám sát nhiệm vụ trị nhà trường phục vụ học tập giảng dạy, nghiên cứu khoa học, cung cấp tư liệu khoa học thiết thực, đề tài chiến đấu, sản xuất đời sống, cơng trình nghiên cứu điều tra động thực vật, tài nguyên môi trường, lịch sử dựng nước giữ nước dân tộc, văn học dân gian Góp phần nâng cao chất lượng biên soạn giáo trình, sách giáo khoa, chất lượng đào tạo cán khoa học Tự nhiên Xã hội cho đất nước Giai đoạn 1976-1996, sau ngày đất nước thống vào xây dựng Chủ nghĩa xã hội, tiến hành Cơng nghiệp hóa, Hiện đại hóa Thư viện trường ĐH Tổng hợp Hà Nội góp phần nhỏ bé vào nghiệp xây dựng đất nước thông qua việc cung cấp tài liệu phục vụ đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước Kế thừa 40 năm truyền thống Thư viện ĐH Tổng Hợp Hà Nội 10 năm trưởng thành đến TT TT-TV ĐHQG HN lớn mạnh vững vàng, bước phấn đấu trở thành trung tâm thông tin, thư viện đại học hàng đầu nước 2.1.2Chức Trung tâm có chức thông tin th viện toàn trờng khoa trực thuộc ĐH QGHN, phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy học tập cán bộ, giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu, triển khai ứng dụng quản lý th viện trực thuộc Nhiệm vụ Là trung tâm thông tin th viện chuyên ngành có nhiệm vụ nghiên cứu , thu thập, xử lý, thông báo, cung cấp thông tin, t liệu khoa họ, giáo dục, ngoại ngữ công nghệ phục vụ cán sinh viên ĐH QGHN.Từ chức mà trung tâm đề nh÷ng nhiƯm vơ thĨ sau: - Tham mu cho định lÃnh đạo phơng hớng tổ chức hoạt động thông tin, t liệu, th viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập ĐH QGHN - Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chiến lợc phát triển, tổ chức điều phối toàn hệ thống thông tin, t liệu, th viện toàn ĐHQG - Thu thập, bổ sung -trao đổi, phân tích xử lý tài liệu tin Tổ chức xếp, lu trữ, bảo quản kho t liệu ĐHQG bao gồm tất loại hình ấn phẩm vật mang ti - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy cập tìm kiếm thông tin tự động hóa; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trờng khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu kho tin tài liệu trung tâm nguồn lực bên - Thu nhận lu chiểu xuất phẩm ĐHQG xuất bản, luận án luận văn bảo vệ ĐHQG ngời viết cán sinh viên ĐHQG Những báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG cấp Nhà nớc đà đợc nghiệm thu đánh giá đơn vị trực thuộc chủ trì - Xây dựng sở liệu đặc thù ĐHQGHN, xuất ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, đào tạo - Nghiên cứu khoa học thông tin th viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào xử lý phục vụ thông tin th viện.Tổ chức đào tạo nhằm bồi dỡng nâng cao trình ®é tỉ chøc, xư lÝ, cung cÊp tin vµ tµi liệu đội ngũ cán thông tin t liệu th viện Trang bị kiến thức hình thức cấu trúc cung cấp thông tin, phơng pháp tra cứu, tìm kiếm tin sử dụng th viện cho cán sinh viên ĐHQG - Phát triển quan hệ trao đổi hợp tác trực tiếp vớicác trung tâm thông tin th viện, tổ chức khoa học, trờng đại häc vµ ngoµi níc Tham gia tỉ chøc vµ điều hành Liên hiệp th viện trờng Đại học Hiệp hội th viện Việt Nam Tham gia Hiệp hội th viện quốc tế - Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin th viện ĐHQG ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực giới Tổ chức quản lý đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, sở hạ tầng tài sản khác trung tâm phù hợp với chức nhiệm vụ đợc giao theo quy dịnh ĐH QGHN 2.1.3Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ:) Các phòng ban có nhiệm vụ cụ thể: - Phòng bổ sung-trao đổi: có nhiệm vụ thu thập bổ sung loại hình tài liệu nh sách,báo, tạp chí, tài liệu in ấn, tài liệu điện tử, kể nhận lu chiểu xuất phẩm nhà xuất ĐH QGHN; luận án luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học thực ĐH QGHN cán ĐHQG.Và hoạt động nghiệp vụ khác nh liên hệ trao đổi với cá nhân tổ chức nớc công tác trao đổi thông tin t liệu - Phòng phân loại-biên mục với nhiệm vụ xử lí tài liệu, xây dựng sở liệu(CSDL) tài liệu th viện Định kí hiệu phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung, mô tả phiếu tiền máy, nhập máy Tổ chức xây dựng bảo quản hệ thống mục lục tra cứu truyền thống Nghiên cứu bổ sung hoàn thiện bảng phân loại, hệ thống từ khóa, từ chuẩn có kiểm soát - Phòng th«ng tin: nhiƯm vơ trùc tiÕp thùc hiƯn viƯc xt Bản tin điên tử hàng tháng ĐHQG Tổ chức phục vụ thông tin chọn lọc cho cán lÃnh đạo quản lý nghiên cứu khoa học ĐHQG Tổ chức khóa bồi dỡng nghiệp vụ thông tin th viện cho cán trung tâm đơn vị cá nhân có nhu cầu Chịu trách nhiệm hớng dẫn sinh viên thực tập chuyên ngành thông tin th viện theo yêu cầu đơn vị đào tạo ĐHQG - Phòng máy tính mạng: quản trị hệ thống CSDL sách, luận án, tạp chí dạng liệu CD-ROM, Microfilm,microfichs trung tâm Là phòng chuyên trách mảng liên quan đến công nghệ thông tin nh xây dựng quản lý Web trung tâm, mạng LAN - Hệ thống phục vụ bạn đọc: nhận tài liệu bổ sung, tổ chức xếp bảo quản kho t liệu phục vụ bạn đọc Hiện tại, hệ thống phục vụ bạn đọc có mặt tất trờng, sở đào tạo ĐHQG, gồm: Phòng phục vụ chung Phòng phục vụ trờng ĐH KHXH&NV,KHTN Phòng phục vụ trờng ĐH Ngoại ngữ Phòng phục vụ trờng ĐH S phạm Và phòng đọc khoa sở đào tạo ĐH QGHN 2.1.4 Đặc điểm ngời dùng tin Nhu cầu thông tin ngời dùng tin TT TT-TV ĐHQGHN đa dạng.Để đảm bảo thông tin đến đối tợng, kịp thời th viện tiến hành phân chia thành nhóm bạn đọc để có hình thức phục vụ với yêu cầu nguyện vọng họ Ngời dùng tin sở định hớng cho hoạt ®éng cđa th viƯn Cã thĨ chia ngêi dïng tin th viện thành nhóm sau: - Nhóm sinh viên: Sinh viên nhóm ngời dùng tin chiếm số lợng lớn trung tâm, bao gồm tất sinh viên theo học hệ quy nh đối tợng theo học lớp đào tạo chuyên ngành ĐH QGHN Do đó, lĩnh vực tri thức mà họ quan tâ rộng lớn Trong đối tợng sinh viên lại có phân cấp nhu cầu: nh sinh viên năm thứ nhất, năm thứ chủ yếu tìm đến tài liệu giáo trình phục vụ cho môn hoc đại cơng; sinh viên năm thứ 3-4, sinh viên chức,sinh viên học văn giáo trình họ tìm đến tài liệu tham khảo phục vụ cho việc mở rộng nâng cao chuyên ngành Bên cạnh nhu cầu tài liệu giải trí đợc nhóm đối tợng tìm đến để th giÃn, giải trí sau học căng thẳng - Nhóm ngời dùng tin giảng viên, nhà khoa học, nghiên cứu sinh: nhóm ngời dùng tin th viện đông quy mô đào tạo ĐH GQHN lớn Họ vừa ngời sử dụng thông tin vừa ngời tạo lập thông tin Nguồn thông tin mà họ cần thông tin có độ chuyên sâu họ ngời có trình độ chuyên môn có nhu cầu nâng cao kiến thức sâu Căn vào nhu cầu mà trung tâm có kế hoạch công tác bổ sung, phục vụ - Nhóm ngời dùng tin cán lÃnh đạo quản lý, nhng thờng xuyên có nhu cầu dùng tin trung tâm Thông tin mà họ cần để phục vụ cho việc hoạch định chiến lợc, định lÃnh đạo, quản lý.Do mà thông tin cung cấp phải xác, kịp thời Ngoài ra, trung tâm có đối tợng độc giả ngời nớc 2.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu Vn tài liệu nguồn lực quan trọng quan thông tin thư viện Trước sở để đánh giá phát triển quan thông tin thư viện Vốn tài liệu bổ sung cho thư viện phải phù hợp với diện nhu cầu, đối tượng phục vụ bám sát chương trình đào tạo Đó tiêu chí để TT TT-TV ĐHQGHN xây dựng phát triển vốn tài liệu Đến nay, vốn tài liệu trung tâm phản ánh đầy đủ lĩnh vực tri thức mức độ khác nhau, kể tài liệu truyền thống đại.Với phương châm chủ động bám sát chương trình đào tạo trường thành viên, khoa trực thuộc, kết hợp với việc tham khảo ý kiến đóng góp chuyên gia đầu ngành đông đảo bạn đọc ĐHQG Nhờ mà nguồn tài liệu nhận đánh giá cao hầu hết sinh viên cán ĐHQG Trong giai đoạn nay,mặc dù nguồn tài liệu điện tử, tài liệu đại bộc lộ ưu mạnh mẽ hoạt động thông tin tài liệu truyền thống (tài liệu in ấn) nguồn thông tin chủ đạo sinh viên cán giảng dạy trường đại học.Vì vậy, Trung tâm xây dựng kho tài liệu truyền thống gồm: 128 000 tên sách, biểu ghi với gần 750 000 2145 tạp chí 2000 thác văn bia 2000 luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ Vốn giáo trình 60 ngành đào tạo 600 đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước Bên cạnh việc thường xuyên bổ sung tài liệu truyền thống, Trung tâm trọng tới việc bổ sung tài liệu đại tài liệu nghe nhìn Video, đĩa CD-ROM, vi phim, vi phiếu chứa hàng chục nghìn tạp chí dạng biểu ghi thư mục, tóm tắt tồn văn cập nhật hàng tháng hàng quý lĩnh vực khoa học công nghệ, khoa học xã hội, khoa học giáo dục, kinh tế 2.2 Thùc tr¹ng máy tra cứu tìm tin Trung tâm TT-TV ĐH QGHN 2.2.1 Vai trò máy tra cứu tìm tin trung tâm Bộ máy tra cứu tìm tin tập hợp phơng tiện tra cứu, truy cập thông tin khác giúp ngời dùng tin khai thác triệt để nguồn thông tin quan Thông tin-th viện Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa quan trọng hoạt động thông tin th viện Sự phát triển, lớn mạnh hoàn thiƯn cđa th viƯn phơ thc rÊt nhiỊu vµo chÊt lợng hiệu máy tìm tin nhịp cầu nối th viện với ngời dùng tin - Bộ máy tra cứu tìm tin công cụ hữu ích, thiết thực giúp ngời dùng tin trực tiếp tự tìm tài liệu cách nhanh phù hợp với yêu cầu thông tin Khi số lợng tài liệu phong phú nh TT TT-TV ĐH GQHN máy tra cứu tìm tin đờng từ bạn đọc đến với tài liệu khó khăn Chính vậy, ngời dùng tin trung tâm xem máy tra cứu tin chìa khóa để mở chân trời tri thức Thực tế máy tra cứu tin đà giúp ngời dùng tin giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu, đặc biệt có ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động th viện có khâu tra cứu tin trình đợc giảm bớt - Bộ máy tra cứu tin thông báo cho ngời dùng tin biết đợc tài liệu nhập vào th viện giúp bạn đọc nhanh chóng bổ sung thêm tài liệu thiếu cho mình, đặc biệt thời đại bùng nổ thông tin yếu tố quan trọng giúp bạn đọc cập nhật thông tin phù hợp với yêu cầu - Bộ máy tra cứu tin công cụ hệ thống hóa tài liệu, tổng hợp toàn thông tin tài liệu, giúp ngời dùng tin sâu nghiên cứu đề tài lĩnh vực cách thuận lợi - Bộ máy tra cứu tin công cụ để bổ sung hoàn bị vốn tài liệu trung tâm, cán th viện vào số tài liệu khả sử dụng tài liệu ngời dùng tin (tức đờng tài liệu) để từ trung tâm mà trực tiếp phòng bổ sung-trao đổi có kế hoạch bổ sung Ngoài máy tra cứu tin công cụ đắc lực cho cán th viện công tác quản lý đợc vốn tài liệu th viện Nh vậy, để tài liệu đến địa đà phản ánh nội dung trung tâm phải ý quan tâm đến việc xây dựng hoàn thiện máy tra cứu tìm tin Đối với trung tâm TT-TV ĐH QGHN bớc tin học hóa, phần lớn tài liệu nằm tách biệt với máy tra cứu tin nên phải đảm bảo tơng đồng máy tra cứu tin với nguồn tài liệu Bởi vậy, máy tra cứu tìm tin thiếu quan thông tin th viên - có TT TT-TV ĐH QGHN ngoại lệ 2.2.2 Khảo sát máy tra cứu tìm tin Trung tâm 2.2.2.1 Cơ sở để tổ chức máy tra cứu tìm Con ngi yếu tố định tồn phát triển thư viện Vấn đề chất lượng nguồn nhân lực trung tâm có vai trị định đến chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện mà trung tâm cung cấp Trung tâm có đội ngũ cán gồm 130 người có tiến sĩ, thạc sĩ, 83 cử nhân, 37 cao đẳng trung cấp Đội ngũ cán phân chia, chun mơn hóa theo lĩnh vực hoạt động Cơ sở vật chất trang bị đồng bước đại hóa: Hệ thống giá, kệ, tủ phiếu mục lục Hệ thống máy tính mạng máy tính với máy chủ, 200 máy trạm làm việc tra cứu, sử dụng phần mềm thư viện tích hợp Libol 5.5 quản lý tồn hoạt động thư viện Phòng tài liệu tra cứu trang bị hệ thống máy tính nối mạng LAN thường xuyên nâng cấp hệ thống máy tra cứu với tốc độ đường truyền xử lí nhanh cho kết tra cứu xác đầy đủ Phương tiện ngôn ngữ phục vụ cho máy tra cứu tin: Trung tâm đưa vào sử dụng thức Khung phân loại DDC 14 Tiếng Việt từ năm 2006 để phân loại tài liệu Sử dụng Bộ Từ khóa Khoa học cơng nghệ để làm tiêu chuẩn định từ khóa cho tài liệu 2.2.2 Cấu trúc máy tra cứu tin Trung tâm TT-TV ĐHQGHN Bộ máy tra cứu tin trung tâm thông tin, thư viện giữ vai trò quan trọng giúp người dùng tin đến với tài liệu cách nhanh Nếu có kho tài liệu phong phú khơng có máy tra cứu tin lúc trở thành vật vơ giá trị khơng sử dụng Bộ máy tra cứu tin cho phép tìm cung cấp thông tin liệu cần thiết theo diện đề tài bao quát kho tra cứu tin thông qua cơng cụ tìm kiếm Ngồi tác dụng người dùng tin máy tra cứu tin cịn trợ thủ đắc lực cho cán thư viện công tác nghiệp vụ Để đưa thư viện vào hoạt động yêu cầu bắt buộc phải có máy tra cứu tin Nhận thức rõ điều này, Trung tâm ln trì máy tra cứu tin theo hai hình thức: Bộ máy tra cứu tin truyền thống Bộ máy tra cứu tin đại 2.2.2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống Loại hình tra cứu sử dụng từ ngày đầu thư viện thành lập sử dụng ngày xuất thêm nhiều loại hình Tra cứu tin truyền thống cơng cụ tra tìm tài liệu mang tính chất thủ công, bao gồm hệ thống mục lục chữ cái, mục lục chủ đề, mục lục phân loại, danh mục tài liệu khác Các loại hình tra cứu hoạt động thống tạo nên máy tra cứu tin truyền thống 2.2.2.1.1 Hệ thống mục lục (HTML) Hệ thống mục lục tập hợp đơn vị, phiếu mục lục xếp theo trình tự định, phản ánh nguồn tin một nhóm quan thông tin thư viện Hệ thống mục lục với chức công cụ tra cứu giới thiệu sách tới bạn đọc, xem hệ thống mục lục hình ảnh thu nhỏ nguồn lực thông tin quan thông tin thư viện, giúp người dùng tin xác định vị trí tài liệu kho, cầu nối tài liệu với bạn đọc cán thư viện Nó sở cho việc lựa chọn mượn tài liệu Mục lục tồn dạng phiếu in thành sách, gồm loại sau: Mục lục chữ (MLCC), Mục lục phân loại (MLPL), Mục lục chủ đề (MLCĐ), Mục lục công vụ (MLCV) * Mục lục chữ cái: hệ thống phiếu mục lục xếp theo tên tác giả, tên tài liệu tài liệu phản ánh Mục lục chữ có từ lâu ln giữ vị trí quan trọng trọng hệ thống mục lục thư viện Mục lục sử dụng rộng rãi thư viện Ngày công nghệ thông tin phát triển mục lục chữ trì nhiều thư viện nhiều bạn đọc có thói quen sử dụng tra cứu tài liệu Là phương tiện tra cứu thông dụng người dùng tin,giúp cán thư viện công tác trao đổi sách, dẫn thư mục, thông tin trả lời yêu cầu bạn đọc Hệ thống mục lục chữ trung tâm TT-TV ĐHQGHN chia thành phận: mục lục theo tên sách mục lục theo tên tác giả, xếp theo vần chữ Có mục lục chữ Tiếng Việt mục lục chữ tiếng nước (tên nước viết theo phiên âm) Mục mục tên sách xếp theo tiêu đề mô tả tên sách, tức lấy tên sách làm tiêu đề mơ tả xếp theo thứ tự chữ Theo cách xếp này, góc bên trái phiếu số đăng kí cá biệt (ĐKCB) dùng để xếp giá, góc bên phải kí hiệu phân loại sách (KHPL), góc bên phải thời gian tiến hành phân loại Phương pháp theo trật tự chữ từ A đến Z, chữ tiếng Việt thêm dấu Ă, Â, Ơ Người dùng tin cần biết chữ đầu tên sách tên tác giả tìm tài liệu thơng tin cần thiết cho Ngồi ra, tên bắt đầu số tốn học người dùng tin tự phiêm âm để tra cứu, cấu trúc mô tả thuận Họ - tên đệm - tên riêng Phương pháp xếp theo tên tài liệu tiến hành tương tự xếp theo tên tác giả Như bạn đọc sử dụng mục lục chữ biết tên tài liệu tên tác giả sử dụng loại mục lục cần có thêm loại mục lục khác hỗ trợ để tìm tin theo chuyên ngành Thành phần cấu tạo mục lục chữ phiếu mô tả,các phiếu miêu tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBN nhờ thống cách mơ tả Hiện nay, Mục lục chữ sử dụng trung tâm mà thay phương tiện tra cứu đại qua máy tính hạn chế nó, có phiếu mơ tả chính, phiếu tiêu đề chưa có phiếu mơ tả bổ sung cho tác giả thứ 2, thứ 3, người dịch, phiếu hướng dẫn * Hệ thống mục lục phân loại: Mục lục phân loại phản ánh kho tài liệu theo nội dung lĩnh vực khoa học: vật lí, tốn học, hóa học, khoa hoc xã hội Trong mục lục phân loại phiếu mục lục xếp theo trật tự logic sơ đồ phân loại sách định.Mục lục phân loại giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu cách dễ dàng nhanh chóng theo lĩnh vực tri thức mà cần Mục lục phân loại xây dựng sở khung phân loại mà thư viện sử dụng Trước đây, TT TT-TV ĐHQGHN sử dụng hai khung phân loại “19 lớp” khung phân loại BBK, công tác phân loại tài liệu chưa thống gây khó khăn cho cán phân loại nhu cầu tìm kiếm thơng tin bạn đọc Đến năm 2002, Trung tâm thức sử dụng DDC 14 cơng tác phân loại tài liệu Kí hiệu phân loại nằm bên góc trái phiếu, tất phiếu giống kí hiệu phân loại vào hộp phiếu với chuyên ngành cụ thể Trong ngành khoa học lớn lại chia nhỏ thành nhiều chuyên ngành hẹp ngành lại cách phiếu đề mục, chuyên ngành lại theo thứ tự vần chữ cái.Khi bạn đọc tra cứu tài liệu trước hết phải tìm đến lĩnh vực tri thức mà cần sau tìm theo theo thứ tự vần chữ tên tài liệu tên tác giả Để mục lục phân loại phát huy vai trị tra cứu tin thi u cầu cán phân loại phải xác định lĩnh vực tri thức tài liệu để đặt tài liệu chỗ Đây yêu cầu khó địi hỏi cán phân loại phải có trình độ hiểu biết, kinh nghiệm Ví dụ miêu tả theo tên tài liệu tên tác giả: (2 hình) Hệ thống mục lục phân loại sử dụng it tra cứu tìm tin Trung tâm 2.2.2.1.2 Hệ thống mục lục công vụ Hệ thống Mục lục công vụ mục lục giành riêng cán thư viện làm công tác bổ sung, nghiệp vụ Mục lục công vụ giúp cán thư viện nắm bắt toàn tài liệu nhập vào thư viện phục vụ cho công tác bổ sung hoàn bị vốn tài liệu trung tâm Đồng thời công cụ để kiểm tra chỉnh lý hệ thống mục lục khác thư viện trình bày dạng phiếu mục lục Phương pháp tìm tin cán nghiệp vụ muốn tìm tin hệ thống mục lục công vụ công vụ giống cách tìm tin hệ thống mục lục khác, người cán cần phải biết chữ tên tác giả, tên sách, tên chuyên ngành khoa học đến hộp phiếu/phích ghi sẵn bên ngồi tra tìm theo vần chữ 2.2.2.1.3 Các sản phẩm dịch vụ tra cứu tin khác Ngồi cơng cụ tra cứu tin truyền thống trên, TT TT-TV ĐHQGHN cịn xây dựng nhiều hình thức hỗ trợ cho việc tra cứu tìm kiếm thơng tin dạng truyền thống khác hệ thống danh mục, thư mục VD: Danh mục thông báo sách giúp bạn đọc theo dõi sách nhập vào kho tài liệu Trung tâm 000 Tin học, thông tin, tác phẩm tổng quát 001 Tri thức 001 Tài thời kinh tế tri thức tồn cầu hóa/ Cb.:Hồng Chương.-H.:VHTT, 2006.-295 tr DDC: 001 Kí hiệu kho: V-D0/13810; VL-D2/00439 005 Lập trình máy tính, chương trình, liệu 002 Turbo Pascal với chương trình tính gió động động đất/Đặng Tỉnh.H.:KHKT, 2006.-122 tr DDC: 005.13 Kí hiệu kho: V-D0/13891-892; VV-D5/16877-878; VV-D1/01709-710; VVM1/06983-984 003.Ứng dụng mã nguồn mở Tập 1, Windowns Linux/ Cb.:Đoàn Thiện Ngân; Hồng Đức Hải.-H.:LĐXH, 2006.-228 tr DDC: 005.4 Kí hiệu kho: V-D0/13820-21; VV-D5/16837; VV-D1/01698; VV-M1/06965-66 060 Các tổ chức nói chung bảo tàng học 004 Sổ tay địa văn phòng đại diện, chi nhánh ngân hàng chi nhánh luật nước Việt Nam 2006 = Directory of representative offices of foreign companies - branches of banks and law firms in Vietnam 2006.H.:Thống kê, 2006.-927 tr DDC: 060 Kí hiệu kho: V-T0/0472; V-T2/01616 100 Triết học, cận tâm lý thuyết huyền bí, tâm lý học 130 Cận tâm lý thuyết huyền bí 005 Vận mệnh đời người qua thuật số phương Tây/ Julia Line; Ngd.: Trần Nguyễn Du Sa.-H.:TĐBK, 2006.-279 tr DDC: 133.3 Kí hiệu kho: V-D0/13867; VV-D5/16859; VV-D2/08514; VV-M2/22480; VVM4/ 14204; V-D4/00334 VD: Thông tin thư mục tóm tắt luận văn thạc sĩ luận án tiến sĩ ĐHQG từ 1971 - 1999 giúp bạn đọc người dùng tin theo dõi hoạt động đóng góp cán giảng viên trương ĐHQG cơng tác nghiên cứu khoa học.Trong có nhiều cơng trình ứng dụng thực tế sản xuất Trong vận động hưởng ứng học tập theo gương đạo đức Hồ Chí Minh, trung tâm biên soạn Thư mục Hồ Chí Minh dạng CSDL- tập hợp tài liệu, viết nói đời, nghiệp người Hồ Chí Minh (Trích) Quan điểm Hồ Chí Minh giáo dục, tu dưỡng rèn luyện đạo đức cán bộ, đảng viên/Phạm Ngọc Anh, Nguyễn Xuân Trung//Tạp chí kiểm sốt.2007,số 8(81) 0868-3227.-2007.-tr.14-16 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Học tập văn hóa giao tiếp Hồ Chí Minh/Đào Thị Ái Thi//Tạp chí tổ chức nhà nước,số 1=2.0868-3697.-tr.10-12 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Cuộc vận động “ Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh” Bệnh viện mắt Hà Nội//Tư tưởng văn hóa.2007, số 12 0866-8450.2007.-tr13-14,18 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Thực nói đơi với làm theo Tư tưởng Hồ Chí Minh/Nguyễn Tiến Dũng//Tư tưởng văn hóa.2007, số 12.0866 -8450 -2007 -tr.9 - 12 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Tác phẩm sửa đổi lối làm việc Chủ tịch Hồ Chí Minh vận động xây dựng chỉnh đốn Đảng nay/Đào Duy Quát//Tư tưởng văn hóa 2007, số 12 0866-8450 -2007 -tr.3-4 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Tìm hiểu giá trị thực tiễn Tư tưởng ngoại giao Hồ Chí Minh thời kì đổi mới/Nguyễn Phúc Luân//Nghiên cứu quốc tế 2007,số 2(69) 18590608 -2007 -tr.3-12 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích Tư tưởng Hồ Chí Minh với vấn đề giáo dục, nâng cao đạo đức cán công chức/Nguyễn Cửu Huy//Tổ chức nhà nước 2007, số 0868-3697 -2007 -tr.8-11 Kí hiệu: Bạn đọc tìm tài liệu theo nguồn trích 2.2.2.2 Bộ máy tra cứu tin đại Những thành tựu cách mạng khoa học công nghệ tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới lĩnh vực đời sống xã hội, có lĩnh vực thông tin thư viện, cụ thể máy tra cứu tin.Từ hình thành máy tra cứu tin đại- phương tiện tra cứu tin dựa thiết bị điện tử tiên tiến để tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, hiêu xác nhằm giúp cán thư viện bạn đọc không nhiều thời gian công sức mà mang lại hiệu tìm kiếm với độ xác cao Đó việc ứng dụng tin học hóa cơng tác tra cứu tìm kiếm thơng tin 2.2.2.2.1 Cơ sở hình thành máy tra cứu tin đại Trung tâm đầu tư máy tính mạng máy tính với máy chủ 200 máy trạm Hệ thống máy tính kết nối mạng LAN toàn trung tâm mang Internet toàn cầu Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý thư viện tích hợp Libol 5.5 với đầy đủ 10 Modul Libol 5.5 (được nâng cấp từ Libol 5.0) phần mềm thư viện thiết kế theo nguyên tắc chủ đạo chuẩn hóa dễ dàng tùy biến Về mặt cơng nghệ, tích hợp phân hệ nghiệp vụ giao diện thống khai thác CSDL chung dễ dàng liên kết với phần mềm khác bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu trúc liệu Hiện tại, trung tâm vận hành Modul (còn Modul liên thư viện phát hành chưa sử dụng) Qua q trình sử dụng tỏ rõ tính ưu việt so với phần mềm CDS/ISIS tra cứu tin: + Khả quản lý với tốc độ tra cứu nhanh + Hỗ trợ đầy đủ Tiếng Việt với khả xếp, tìm kiếm phân biệt không phân biệt chữ hoa chữ thường, làm đơn giản hóa cơng tác tìm kiếm, dễ dàng sử dụng người dùng tin + Giao diện 100 % trang Web + Tích hợp với dạng liệu số hóa, giúp người dùng tin tìm kiếm truy cập loại hình tài liệu Trung tâm xây dựng phòng tra cứu, phòng Internet, phòng Multimedia phục vụ cho máy tra cứu tìm tin Từ 1997 đến nay, kho tài liệu tra cứu phục vụ theo hình thức kho mở Với 2000 sách có nội dung tổng hợp, kho mở tra cứu đem lại hiệu định Năm 2004, phòng Multimedia bắt đầu đưa vào khai thác sử dụng nguồn tài liệu it ỏi nội dung chưa phong phú nên hiệu sử dụng chưa cao 2.2.2.2.2 Cơ sở liệu Được xem thành phần quan trọng máy tra cứu tin.Là tập hợp liệu đối tượng cần quản lý, lưu trữ đồng thời vật mang tin máy tính điện tử quản lý theo chế thống nhất, giúp cho việc truy cập xử lý liệu dễ dàng nhanh chóng Do đó, CSDL phận khơng thể tách rời hệ thống thơng tin tự động hóa Nguồn sở liệu trung tâm đa dạng: * Cơ sở liệu trung tâm xây dựng bao gồm: CSDL sách có 127 400 biểu ghi CSDL tạp chí có 2145 biểu ghi CSDL khoa học cơng nghệ 35000 biểu ghi CSDL cơng trình nghiên cứu khoa học kỉ niệm 10 năm ĐHQG với 16 000 biểu ghi thư mục cơng trình khoa học cán ĐHQG E-book, E- learning, * CSDL CD-ROM (nguồn tin offline), nguồn tin khai thác, truy cập phòng Multimedia/ Internet trung tâm: Wilson Applied Scicens & Technolog Fulltex Wilson Humanties Abtracts Fulltext Wilson Education Abtracts Fulltext Derwent Biotechnology Abtracts/Quarterly Update Econlit 1996 - present/ Monthly Update * CSDL trực tuyến (nguồn tin online ) CSDL Omnifile sở liệu giải pháp Intranet gồm 1420 tạp chí tồn văn khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, thư viện học Truy cập Intranet địa chỉ: http://10.5.0.2 mạng ĐHQG CSDL EBSCO sở liệu trực tuyến lớn gồm 1700 tạp chí tồn văn có 10 CSDL khoa học công nghệ, xã hội nhân văn, giáo dục, kinh tế Địa truy cập http://Search.epnet.com CSDL SIAM Full Text Journal gồm 13 tạp chí tốn học khai thác hết thời hạn CSDL ACM sở liệu tạp chí tồn văn cơng nghệ viễn thơng (thời gian truy cập 31/5/2006 đến 3/5/2008) Địa truy cập http://dbonline3.igroupnet.com/acm/ CSDL IEEE CS sở liệu tạp chí khoa họa máy tính cơng nghệ thông tin (thời gian truy cập từ 31/5/2006 đến 31/5/2008 ) Địa truy cập http://computer.org/publications/dlib CSDL Springerlink đuồng kết nối tới sở liệu chủ đề y sinh khoa học sống, khoa học xã hội nhân văn, luật, khoa học trái đất mơi trường, khí hóa học khoa học vật liệu, vật lí học thiên văn học, tốn học thống kê, khoa học máy tính Địa truy cập http://www.springerlink.com CSDL Ebrary - Life & Physical Science nhà xuất Ebrary cung cấp 1000 sách điện tử khoa học sống thể chất khoa học có liên quan khác Địa truy cập http://site.ebrary.com/lib/vnuhanoi CSDL ASME cung câp 20 tạp chí tồn văn kĩ thuật học Địa truy cập http://www.asme.org/publications/journals Với điều kiện có máy tính nối mạng bạn đọc khai thác tìm kiếm trực tuyến từ sở liệu Trung tâm cung xây dựng Web với địa truy cập http:// www.lic.vnu.edu.vn Trang web địa giới thiệu nguồn lực hoạt động trung tâm Có chức phối hợp với phịng Thơng tin nghiệp vụ xuất Bản tin điện tử hàng tháng (E news) Khi truy cập vào Web, bạn đọc cần click xem đọc số xuất số xuất trước Có chức cơng cụ tra cứu (Search): tra cứu trực tuyến OPAC cho phép bạn đọc tìm kiếm tài liệu theo loại hình, nhan đề,tác giả, số phân loại, từ khóa Kết tra cứu hiển thị xác, u cầu tìm tin dạng biểu ghi thư mục hoàn chỉnh với đầy đủ yếu tố mô tả tiêu đề, tác giả, thơng tin nhà xuất bản, kí hiệu xếp giá, kí hiệu phân loại, từ khóa Khơng cho phép người dùng tin thực việc tìm kiếm thơng tin qua nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa mà OPAC cịn kết hợp lĩnh vực, mở rộng u cầu tìm nhằm tìm đến tài liệu xác Trung bình ngày, Web có khoảng 1000 lượt truy cập.Web kết nối với CSDL trung tâm xây dựng CSDL trực tuyến Ngoài cịn phải kể đến sản phẩm thơng tin, vừa công cụ tra cứu tin- Bản tin điện tử, xuất dạng tạp chí in ấn điện tử web trung tâm hàng tháng Bản tin điện tử mắt tháng 7/1997 với mục đích cung cấp thơng tin lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn, khoa học giáo dục, kiến thức khoa học thông tin thư viện, kinh tế, công nghệ môi trường, đề tài khoa học nghiệm thu tháng Đến nay, nội dung tin xây dựng ổn định với chuyên mục: Tìm hiểu thơng tin thư viện cơng nghệ thơng tin Tìm hiểu khoa học xã hội nhân văn, khoa học giáo dục Tin kinh tế, khoa học công nghệ Tin môi trường Đề tài khoa học nghiệm thu tháng Luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Điểm sách Thư mục sách Các chuyên mục xem công cụ tra cứu tin hỗ trợ cho người dùng tin III Đánh giá máy tra cứu tin TT TT-TV ĐHQGHN kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện máy tra cứu tin 3.1 Nhận xét máy tra cứu tin truyền thống đại Cần phải khẳng định máy tra cứu tin sử dụng trung tâm đạt hiệu lớn có vai trị vô quan trọng hoạt động thư viện Tuy nhiên trình hoạt động bên cạnh ưu