ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)

Tiểu luận với đề tài: "ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)" - Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Học viện Hành chính Quốc gia - 9 điểm

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUÔC GIA PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT

TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp Mã phách:

Thành phố Hồ Chí Minh - 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT

TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp Mã phách:

Thành phố Hồ Chí Minh - 2024

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI TIỂU LUẬN

Điểm, chữ ký (Ghi rõ họ tên) của cán bộ

chấm thi

Điểm thống nhất của bài

thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ

nhận bài thi

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Ngày sinh: Mã HV:

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.2 Vai trò của cuộc họp, sự kiện 4

1.3 Phân loại hội họp, sự kiện 5

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) 9

2.2 Khái quát chung tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác của phòng Nhân sự - Hành chính Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) 11

2.3 Thực trạng thực hiện vai trò của phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) 15

2.4 Nhận xét, đánh giá 22

Tiểu kết chương 2 25

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC) 27 3.1 Giải pháp đối với Phòng Nhân sự - Hành chính 27

3.2 Giải pháp đối với Ban lãnh đạo Công ty 27

3.3 Giải pháp đối với Nhà nước 28

KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện hiệu quả đã trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, thúc đẩy các hoạt động kinh doanh, giao tiếp đối ngoại và xây dựng hình ảnh của cơ quan Đối với hoạt động hội họp, các cuộc họp có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay vì nó là một hình thức giao tiếp quan trọng có thể giúp các cơ quan trao đổi thông tin, ý kiến, huy động trí tuệ tập thể để bàn bạc, thảo luận và ra quyết định giữa các cấp, các bộ phận và các cá nhân trong cơ quan, tổ chức Đây là dịp quan trọng để cơ quan có thể bàn bạc thống nhất mục tiêu, nhiệm vụ, phương hướng và phương pháp làm việc của cơ quan nhà nước cũng như trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động Bên cạnh các cuộc họp, các sự kiện được tổ chức cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp như góp phần giúp cơ quan truyền tải những thông điệp nhất định đến công chúng, những người tham gia sự kiện và xã hội nói chung nhằm hướng tới các mục tiêu đặt ra của chủ thể tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện góp phần quảng bá thương hiệu và văn hóa cơ quan, tổ chức, tăng hiệu quả truyền thông, xây dựng mối quan hệ với đối tác, với xã hội,

Hiện nay, công tác tổ chức các cuộc hội họp, sự kiện tại các doanh nghiệp nói riêng và các cơ quan khác nói chung còn gặp không ít khó khăn, bất cập do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Để có thể đảm bảo hiệu quả và hoàn thiện hơn công tác tổ chức hội họp, sự kiện thì phải đi sâu tìm hiểu rõ hơn về thực trạng thực hiện công tác tổ chức tại một cơ quan, từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện Đặc biệt, Văn phòng (Phòng Nhân sự - Hành chính) có vai trò rất quan trọng trong việc triển khai và thực hiện hiệu quả các hoạt động này Do vậy, để có thể đảm bảo và hoàn thiện hơn công tác tổ chức hội họp, sự kiện của cơ quan, chúng ta phải có cái nhìn đúng đắn về vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính, cần phải đi sâu tìm hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của Phòng Nhân sự - Hành chính đến công tác tổ chức hội họp, sự kiện của một cơ quan, từ đó đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện việc phát huy vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện cho các cơ quan Nhận thức được tính cấp bách của vấn đề nói trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Đánh giá vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu

Tiểu luận có mục đích làm rõ những vấn đề lý luận về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của Văn phòng (Phòng Nhân sự - Hành chính) trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện; liên hệ thực tiễn việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện qua khảo

sát tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) Từ đó, đánh giá, nhận định về vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện và đề xuất một số giải pháp để nâng cao vai trò trong công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện của Phòng Nhân sự - Hành chính COFIDEC nói riêng và Văn phòng của các cơ quan, tổ chức khác nói riêng

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ nội dung của đề tài, thực hiện mục tiêu đã đặt ra, tiểu luận có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Nghiên cứu một số cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của Văn phòng (Phòng Nhân sự - Hành chính) trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện

- Liên hệ thực tiễn việc thực hiện vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

- Đánh giá, nhận định về vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải

- Đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện, vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện

Tiểu luận nghiên cứu trên phạm vi Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của tiểu luận 4.1 Ý nghĩa lý luận

Tiểu luận tập trung làm rõ cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện Từ đó, đánh giá, nhận định về vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện

4.2 Ý nghĩa thực tiễn

Những kết quả nghiên cứu và giải pháp được đưa ra sẽ góp phần hoàn thiện và phát huy việc nâng cao vai trò của Văn phòng (Phòng Nhân sự - Hành chính) trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) nói riêng và các cơ quan khác nói chung để từ đó cũng giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả cao, hoàn thành các mục tiêu nhiệm vụ đã đặt ra Ngoài ra, tiểu luận còn có ý nghĩa tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện; vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện và các kết quả nghiên cứu có liên quan đã được công bố,…

- Phương pháp quan sát: Quan sát việc thực hiện vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

- Phương pháp điều tra: thực hiện điều tra, khảo sát các nhân viên làm việc tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải về Phòng Nhân sự - Hành chính và vai trò của họ đến hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại cơ quan

6 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung tiểu luận bao gồm 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về đề tài đánh giá vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

Chương 2: Đánh giá vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải

(COFIDEC)

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI “ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)”

1.1 Một số khái niệm cơ bản

Theo Khoản 1, Điều 3 thuộc Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 09 tháng 11 năm 2018 Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước: “Họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.” Theo nghĩa bao quát nhất, hội họp là sự tập hợp của một nhóm người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một thời điểm, không gian cụ thể để thực hiện các công việc mà những người dự họp đều quan tâm như truyền đạt, trao đổi, bàn bạc, tổng kết công việc, rút kinh nghiệm sau các hoạt động, thảo luận đưa các biện pháp giải quyết vấn đề, nhiệm vụ,

Sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa quan trọng đặc biệt hoặc cần được quảng bá rộng rãi, được các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức theo quy trình và phương pháp nhất định trên cơ sở sử dụng các nguồn lực hiện có nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Tổ chức hội họp, sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau như: xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, qua các hình thức tổ chức như hội thảo, họp báo, triển lãm, hội nghị, lễ hội, nhằm lan toả những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức và hiểu được

1.2 Vai trò của cuộc họp, sự kiện

Việc tổ chức họp và sự kiện có vai trò quan trọng trong việc tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài của cơ quan Tinh thần đoàn kết, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau sẽ giúp cho công việc đạt hiệu quả cao hơn và giúp cho lãnh đạo cũng như cơ quan sẽ có cơ hội hợp tác với các đối tác sau này

Tổ chức họp sự kiện còn giúp cơ quan phổ biến, trao đổi thông tin, tạo cơ sở để cơ quan, tổ chức huy động trí tuệ tập thể trong phối hợp giải quyết công việc cũng như khẳng định vị trí, thương hiệu của mình với cấp trên, đối tác,

Đối với tổ chức cuộc họp, đây là phương thức cơ bản để quy định và triển khai những vấn đề cũng như thu thập thông tin giúp lãnh đạo có cơ sở ra quyết định để giải quyết công việc nhanh chóng, thiết thực

Các sự kiện được tổ chức có vai trò góp phần giúp cơ quan truyền tải những thông điệp nhất định đến công chúng, những người tham gia sự kiện và xã hội nói chung nhằm hướng tới các mục tiêu đặt ra của chủ thể tổ chức sự kiện Sự kiện góp phần quảng bá thương hiệu và văn hóa cơ quan, tổ chức, tăng hiệu quả truyền thông, xây dựng mối quan hệ với đối tác, với xã hội,

1.3 Phân loại hội họp, sự kiện 1.3.1 Phân loại hội họp

Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý, hội họp gồm các loại sau: - Hội họp bàn bạc ra quyết định: để thu thập ý kiến một cách rộng rái từ các nguồn thông tin khác nhau và sử dụng những thông tin ấy trong quá trình quy định, quyết định các vấn đề quan trong như tài chính, nhân sự, tổ chức bộ máy,

- Hội họp phổ biến triển khai: để quán triệt, phổ biến, triển khai về đường lối, chính sách; bàn bạc, xây dựng kế hoạch chương trình công tác, thực hiện các quy định quản lý

- Hội họp kiểm tra, đôn đốc: để kiểm tra, đánh giá kết quản thực hiện công việc đã triển khai; trao đổi kinh nghiệm, nhân rộng điển hình, điều chỉnh những sai lệch (nếu có) giữa các thành viên trong tổ chức, đơn vị

- Hội họp sơ kết tổng kết: để đánh giá tổng kết về những hoạt động đã thực hiện, rút kinh nghiệm, đưa ra phương hướng cho những thoài kỳ tiếp theo, biểu dương, khen thưởng những ngườ có thành tích tốt trong quá trình thực hiện công việc

Căn cứ vài tính chất và mục đích của hội họp, hội họp được chia thành 04 loại như sau:

- Hội họp để triển khai công việc: phổ biến chủ trương, đường lối, chính sách, các chương trình và kế hoạch hành động nhằm nâng cao nhận thức của tất cả mọi người và tạo tiền đề thực hiện tốt các chương trình, kế hoạch, chính sách, đường lối đó

- Hội họp để trao đổi thông tin: nhằm trao đổi tin tức, tình hình hoạt động trong cơ quan để nắm bắt học tập, vận dụng kinh nghiệm trong công tác và đạt kết quả cao hơn

- Hội họp mở rộng dân chủ: để tạo điều kiện cho mọi người được phát biểu ý kiến trước khi ra quyết định hoặc ban hành chủ trương, đường lối, chính sách để tổ chức thực hiện công việc

- Hội họp bàn bạc giải quyết vấn đề: thảo luận, bàn bạc, giải quyết những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện nhằm tạo ra sự nhất trí cao về nhận thức và hành động

Căn cứ vào tính chất hội họp, chia thành: - Hội họp chính thức;

- Hội họp không chính thức

1.3.2 Phân loại sự kiện

Căn cứ theo quy mô có thể chia sự kiện thành 3 loại:

- Sự kiện quy mô lớn: là sự kiện được tổ chức có tầm cỡ quy mô, mục đích và độ lan toả lớn cấp quốc gia, khu vực, quốc tế

- Sự kiện quy mô vừa: Là sự kiện do một tỉnh hoặc địa phương tổ chức, thu hút những người có cùng sở thích, văn hoá,

- Sự kiện quy mô nhỏ: Tương ứng hoạt động truyền thông của một cơ quan, tổ chức Phân loại theo hình thức, sự kiện được chia thành 3 loại gồm:

- Sự kiện lễ hội: Là các sự kiện thường gắn liền với các đặc trưng văn hoá của một quốc gia, dân tộc hoặc vùng miền

- Sự kiện họp, hội nghị: Là sự kiện tổ chức để thông tin, trao đổi, bàn bạc ra quyết định của các cơ quan, tổ chức

- Sự kiện thương mại: Sự kiện được tổ chức để hỗ trợ, thúc đẩy cho hoạt động bán hàng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Phân loại theo mục đích có thể có các loại sự kiện như: Sự kiện kỷ niệm, sự kiện giới thiệu sản phầm, sự kiện giải trí,

1.4 Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1 Đối với những cuộc họp không có nghi thức

Quy trình tổ chức các cuộc họp không có nghi thức (không chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, ) gồm 04 bước như sau:

- Bước 1: đăng ký phòng họp - Bước 2: thông báo cho người tham dự - Bước 3: Chuẩn bị cho cuộc họp

- Bước 4: Ghi biên bản theo dõi

1.4.2 Đối với những cuộc họp có nghi thức

Quy trình tổ chức các cuộc họp có nghi thức gồm 03 giai đoạn như sau: Giai đoạn chuẩn bị hội họp: Giai đoạn chuẩn bị hội họp gồm 11 bước như sau: - Xác định nhu cầu hội họp

- Xác định mục đích hội họp - Xác định thành phần tham dự - Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội họp - Tổ chức nội dung hội họp

- Xây dựng chương trình hội họp - Chuẩn bị các tài liệu

- Soạn thảo và gửi giấy mời - Chuẩn bị nguồn lực con người chuẩn bị hội họp - Chuẩn bị điều kiện vật chất và phương tiện phục vụ hội họp - Kiểm tra lần cuối tổng thế các công việc cần chuẩn bị

Giai đoạn tổ chức hội họp: Giai đoạn tiến hành cuộc họp gồm các bước như sau: - Đón tiếp đại biểu

- Khai mạc, phát biểu, thảo luận - Ghi biên bản

- Bế mạc Giai đoạn sau hội họp: Quy trình thực hiện các công việc sau hội họp gồm: - Hoàn thiện các văn bản

- Tặng quà, chiêu đãi và tiếp khách - Thông báo kết quả cuộc họp cho các cơ quan liên quan - Thanh quyết toán các chi phí hội họp

- Triển khai nội dung đã thông qua và rút kinh nghiệm hội họp - Lập hồ sơ hội họp

1.5 Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện của các cơ quan có thể khác nhau tuỳ thuộc vào nội dung, mục đích sự kiện Tuy nhiên, quy trình vẫn đảm bảo đúng 03 giai đoạn giống quy trình tổ chức cuộc họp có nghi thức gồm:

- Giai đoạn chuẩn bị sự kiện: thực hiện các công việc như xác định mục đích, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức; Xây dựng chương trình sự kiện, chuẩn bị tài liệu, các điều kiện về vật lực, nhân lực; soạn thảo và gửi giấy mời; liên hệ truyền thông, báo chí (nếu có); kiểm tra lần cuối tổng thế các công việc cần chuẩn bị

- Giai đoạn tổ chức sự kiện: thực hiện các công việc như đón tiếp đại biểu, khai mạc, triển khai chương trình sự kiện và bế mạc

- Giai đoạn sau sự kiện: thực hiện tặng quà, chiêu đãi khách và viết thư cảm ơn nếu cần thiết; quyết toán chi phí sự kiện, tổng kết, rút kinh nghiệm và lập hồ sơ sự kiện

1.6 Nguyên tắc tổ chức hội họp, sự kiện

Các nguyên tắc về tổ chức cuộc họp, sự kiện bao gồm: Thứ nhất, công việc được giải quyết đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao

Thứ hai, công tác tổ chức họp, sự kiện phải tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai, minh bạch, trang trọng và bảo đảm được bí mật nhà nước

Thứ ba, tổ chức cuộc họp, sựu kiện phải theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung công việc cần giải quyết

Thứ tư, xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân cũng như trách nhiệm của cơ quan trong chỉ đạo, chủ trì, phục vụ, tham dự,

Thứ năm, lồng ghép, kết hợp các hình thức tổ chức một cách hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến và đơn giản hoá các thủ tục trong tổ chức hội họp, sự kiện; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức

Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức

Tiểu kết chương 1

Như vậy, Chương 1 đã trình bày khái quát những cơ sở lý luận của đề tài “Đánh giá vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)” như khái niệm, vai trò hội họp và sự kiện, phân loại hội họp, sự kiện và nội dung quy trình của công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện Đó chính là tiền đề vững chắc để có thể nghiên cứu và triển khai rõ hơn nội dung của Chương 2 về đánh giá vai trò của Phòng Nhân sự - Hành chính trong hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ DUYÊN HẢI (COFIDEC)

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) 2.1.1 Giới thiệu chung

Công ty Phát triển Kinh tế Duyên hải (COFIDEC) có tiền thân là công ty Liên Doanh Thuỷ Hải Sản Duyên Hải được thành lập theo quyết định số 172/QĐ-UB ngày 17/7/1987 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh và hoạt động chính trong hai lĩnh vực: Xuất Nhập Khẩu và Nuôi trồng thủy sản trong giai đoạn từ 1987 – 1992

Từ tháng 1/1993 đến nay COFIDEC đã chuyển đổi cơ chế hoạt động trở thành Doanh nghiệp nhà nước với vốn nhà nước là 100% và trực thuộc Tổng Công Ty Thương Mại Sài Gòn (Satra group) theo quyết định của Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh Công ty chuyên nhập khẩu trực tiếp máy móc thiết bị vật tư, nguyên vật liệu, hàng hoá,… phục vụ cho sản xuất Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu trực tiếp nông lâm thủy hải sản, súc sản, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm, nuôi trồng, đánh bắt, khai thác, chế biến nông lâm hải sản Sản phẩm công ty chủ yếu xuất khẩu ra nước ngoài, cụ thể là các nước như: Mỹ, Nhật, Anh, Canada, Úc,…

Trụ sở làm việc của Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) nằm tại địa chỉ Lô C44/I-C44B/I-C56/II-C57/II, Đường 07, Khu Công nghiệp Vĩnh Lộc, xã Vĩnh Lộc A, huyện Bình Chánh, thành phố Hồ Chí Minh COFIDEC nằm ở vị trí rất thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin, xử lý các công việc nhanh chóng; đảm bảo quá trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác giữa các phòng, ban, các đơn vị, các nhân viên với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

2.1.2.1 Vị trí

Về vị trí, Công ty COFIDEC là đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc hệ thống doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng, có con dấu riêng để hoạt động và thực hiện nhiệm vụ của mình

- Nhập khẩu trực tiếp máy móc thiết bị, vật tư, nguyên nhiên liệu, hàng hóa khác phục vụ cho sản xuất kinh doanh của đơn vị

- Liên doanh, liên kết, hợp tác với các đơn vị kinh tế và cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật để khai thác, phát triển nuôi trồng, đánh bắt và chế biến nông, lâm, thủy hải sản, súc sản cho xuất khẩu và tiêu dùng trong nước

- Tổ chức đào tạo lực lượng, đội ngũ lao động, có trình độ tay nghề cao để phục vụ sản xuất chế biến xuất khẩu hàng thủy hải sản có chất lượng cao

2.1.2.3 Nhiệm vụ

Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải có các nhiệm vụ như sau: - Khai thác mọi tiềm năng và thế mạnh của địa phương để tổ chức nuôi trồng đánh bắt, chế biến sản phẩm từ nông, lâm, thủy hải sản

- Nghiên cứu và tổ chức thực hiện các loại hình kinh doanh phù hợp với luật pháp Việt Nam và Quốc tế Nghiên cứu và ứng dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật tiên tiến hiện nay nhằm nâng cao chất lượng và số lượng, đa dạng hóa các loại sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong và quốc tế

- Xuất khẩu các sản phẩm của Công ty, liên doanh liên kết để chế biến và nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty

- Tự tạo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và xuất nhập khẩu của COFIDEC Đảm bảo tự trang bị đổi mới, đầu tư xây dựng nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng gắn với việc mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đảm bảo việc hoạch toán kinh tế, tự chịu trách nhiệm tự hoàn vốn, tự bù đắp chi phí, tự trang trải nợ vay, làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều phối lao động, không ngừng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ và đời sống cho công nhân viên

- Tuân thủ các chính sách của Nhà nước, các chế độ quản lý kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, thực hiện các cam kết trong các hợp đồng mua bán ngoại thương

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo pháp luật về lao động như: bảo hiểm, trợ cấp,… Luôn tạo cơ hội cho tổ chức công đoàn và người lao động tham gia vào việc quản lý công ty

- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, phòng cháy chữa cháy, nghiệp vụ quốc phòng, an toàn lao động,…

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

Cơ cấu tổ chức của Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC) gồm 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và 7 Phòng chuyên môn thuộc Công ty (Phụ lục 1)

Các Phòng chuyên môn gồm: - Phòng Cung ứng kho vận; - Phòng Kinh doanh;

- Phòng Nhân sự - Hành chính; - Phòng Kế toán – Tài chính; - Phòng Quản lý chất lượng; - Phòng kỹ thuật cơ điện; - Phòng Quản lý sản xuất

2.2 Khái quát chung tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác của phòng Nhân sự - Hành chính Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải (COFIDEC)

2.2.1 Tổng quát chung về phòng Nhân sự - Hành chính

Phòng Nhân sự - Hành chính là đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty Phát triển Kinh tế Duyên Hải, đảm nhận công việc quản lý về mặt hành chính và nhân sự cho Công ty Căn cứ vào yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất mà Phòng Nhân sự - Hành chính sẽ xây dựng kế hoạch, hoạch định biên chế lao động, quỹ lương để Tổng Công ty xét duyệt hàng năm Tiến hành theo dõi tình hình khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ Tập hợp chấm công, lập bảng tính lương hàng tháng phải trả cho người lao động, lên kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho lao động,… Ngoài ra, Phòng Nhân sự - Hành chính còn thực hiện các công việc về văn thư, lưu trữ, tổ chức công tác bảo vệ văn thư, y tế, phòng cháy chữa cháy,…

2.2.2 Nhiệm vụ của phòng Nhân sự - Hành chính

* Về công tác tham mưu: Phòng Nhân sự - Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác hành chính nhân sự; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động

* Về công tác tổ chức, nhân sự: - Phải xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty COFIDEC phù hợp với tình hình phát triển Tiến hành xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các

đơn vị, phòng, ban, hệ thống các quy chế, quy trình, quy định về tổ chức, hành chính cho Công ty; giám sát việc chấp hành các quy định đó cũng như xây dựng, ban hành Hướng dẫn các thủ tục liên quan đến công tác hành chính nhân sự

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty; lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, quý, năm; dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng

- Hoàn thành chính sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng; xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục đã đề ra

- Đánh giá chất lượng tuyển dụng, xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của người lao động

- Sắp xếp, bố trí, điều động công nhân viên sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và tiến hành tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết quả làm việc và đánh giá thành tích đối với nhân viên theo quy định

- Theo dõi bảng chấm công, tổng hợp công cho nhân viên - Thực hiện các chế độ chính sách cho công nhân viên như: nâng lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo quy định của Công ty; Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, nhân viên

- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc và Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn

* Công tác hành chính, tổng hợp: - Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của công ty theo từng giai đoạn tháng, quý, năm;

- Thực hiện công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản đi, đến,…

- Quản lý văn bản hồ sơ các loại tài sản hành chính văn phòng của Công ty; - Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, các sự kiện của Công ty

- Thực hiện công việc lễ tân, ngoại giao, đón tiếp khách - Điều hành, quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Công ty; - Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ trong công ty - Hướng dẫn kiểm tra khách, cán bộ, nhân viên khi ra vào công ty

- Làm công tác phục vụ, vệ sinh trong công ty - Đảm bảo cung cấp đầy đủ các đồ dùng, văn phòng phẩm, vật dụng cho các phòng, ban Công ty

- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định công ty

2.2.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự và phân công vị trí công việc của Phòng Nhân sự - Hành chính

Về cơ cấu tổ chức, Phòng Nhân sự - Hành chính gồm 1 Trưởng phòng, 1 Phó Trưởng phòng và 8 cán bộ nhân viên làm việc trong các bộ phận thuộc phòng gồm Bộ phận Bảo hiểm + Y tế, Bộ phận Hành chính, Bộ phận tiền lương và Bộ phận tuyển dụng (Phụ lục 2)

Nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Phòng Nhân sự - Hành chính Công ty COFIDEC cần một lượng lao động dồi dào vừa có sức khoẻ tốt, vừa có năng lực và trình độ cao Chính vì vậy, Nguồn nhân lực của Phòng luôn được quan tâm trong việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công việc (Phụ lục 3)

Về vị trí việc làm và mô tả phân công vị trí công việc, Phòng Nhân sự - Hành chính xác định như sau:

STT Chức

danh

Số lượng Mô tả vị trí công việc

1 Trưởng Phòng 1

- Chủ trì và phối hợp với các bộ phận, đơn vị liên quan để xây dựng và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy trình, quy định về quản lý nhân sự, tiền lương, chính sách đãi ngộ cho người lao động; các quy chế nội bộ, quy trình làm việc và các quy định khác trong các lĩnh vực liên quan

- Quản lý, điều hành công việc, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của Phòng

- Tham mưu cho Ban giám đốc về các vấn đề thuộc lĩnh vực Hành chính – Nhân sự

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc và Tổng Công ty

2

Phó Trưởng

phòng

1 - Nghiên cứu, soạn thảo và cải tiến các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc trong công ty

- Hoạch định, triển khai thực hiện và quản lý các chương trình, thủ tục và hướng dẫn nhằm giúp cán bộ công nhân viên thực hiện và đạt được những mục tiêu chiến lược của công ty - Đề xuất phương án và tổ chức thực hiện và giám sát các quyết định, yêu cầu của Trưởng Phòng Ban Giám đốc

- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đánh giá tình hình chấp hành quy định về kỷ luật lao động, quy chế và nội quy lao động của công nhân viên trong toàn COFIDEC

- Quản lý trực tiếp bộ phận hành chính và phòng cháy chữa cháy trong văn phòng