QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Bài tập lớn với đề tài: "QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH" - Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Đại học Nội vụ Hà Nội - Học viện Hành chính Quốc gia - 8 điểm

1.1 Cơ sở lý luận về văn bản hành chính 4

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính 4

1.1.2 Đặc điểm chung của văn bản hành chính 4

1.1.3 Hệ thống văn bản hành chính 4

1.2 Cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính 5

1.2.1 Khái niệm quy trình soạn thảo văn bản hành chính 5

1.2.2 Các bước quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính 5

1.2.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính 6

1.3 Phân tích các bước trong quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính 7

1.3.1 Soạn thảo văn bản 7

1.3.1.1 Xác định mục đích, tên loại, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo 7

1.3.1.2 Thu thập và xử lý thông tin 9

1.3.1.3 Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản 12

1.3.2 Duyệt bản thảo văn bản 13

1.3.3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 14

MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý, truyền đạt thông tin của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, cá nhân,… Vì vậy mà trong những năm gần đây công tác soạn thảo văn bản và hoạt động ban hành văn bản đang ngày càng được quan tâm Các văn bản có nội dung phù hợp với nhu cầu phát triển khách quan của xã hội, có hình thức đáp ứng được những đòi hỏi của quản lý luôn là vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả quản lý của nhà nước, cơ quan, đơn vị,… Trên thực tế, không phải tất cả các cơ quan, đơn vị nào cũng đều ban hành được những văn bản đáp ứng được các tiêu chí trên Bởi lẽ, xây dựng và ban hành văn bản là hoạt động khá phức tạp, mang tính sáng tạo cao, đòi hỏi phải đầu tư nhiều thời gian, kinh phí và nhất là người soạn thảo phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao về soạn thảo văn bản Không chỉ về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản cũng có một ý nghĩa quan trọng đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản, quyết định văn bản có đạt được mục đích yêu cầu đã đề ra hay không

Là công cụ quan trọng dùng trong hoạt động quản lý, để văn bản ban hành đúng mục đích đã đề ra, đảm bảo về nội dung, thể thức và hiệu lực pháp lý, cần phải nghiên cứu, phân tích kỹ về quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính Nhận thức được tính cấp bách của vấn đề nói trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu

Bài tập lớn có mục đích làm rõ những vấn đề lý luận về quy trình soạn

văn bản và ký ban hành văn bản hành chính; phân tích các bước trong quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ nội dung của đề tài, thực hiện mục tiêu đã đặt ra, bài tập lớn có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Làm rõ các cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

- Vẽ sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

- Phân tích các bước trong quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Bài tập lớn nghiên cứu nội dung quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

- Về không gian: Bài tập lớn nghiên cứu trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của tiểu luận 4.1 Ý nghĩa lý luận

Bài tập lớn tập trung hoàn thiện cơ sở lý luận về về quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả soạn thảo và ký ban hành văn bản

4.2 Ý nghĩa thực tiễn

Bài tập lớn tập trung phân tích các bước trong quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính giúp hoàn thiện về quy trình soạn thảo

văn bản cho các cơ quan, đơn vị, đảm bảo văn bản được ban hành đúng mục đích và có hiệu lực

Ngoài ra, bài tập lớn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị nhà nước và tư nhân cũng như cho các đề tài có liên quan

5 Phương pháp nghiên cứu

Bài tập lớn sử dụng các phương pháp cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp kế thừa

6 Kết cấu của bài tập lớn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của bài tập lớn bao gồm 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Lý thuyết quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

Chương 2: Thực hành soạn thảo công văn

1.1.2 Đặc điểm chung của văn bản hành chính

Văn bản hành chính mang tính chất tác nghiệp

Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội

Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều:

- Theo chiều dọc từ trên xuống (cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên trên (cấp dưới chuyển lên cấp trên)

- Theo chiều ngang: trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ

1.1.3 Hệ thống văn bản hành chính

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, tại điều 7 quy định: “Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản

thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công”.[1]

Văn bản hành chính được chia thành hai loại là văn bản hành chính cá biệt là Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt) và văn bản hành chính thông thường là những văn bản hành chính còn lại

1.2 Cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo văn bản và ký ban hành văn bản hành chính

1.2.1 Khái niệm quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước, các giai đoạn có tính độc lập tương đối kế tiếp nhau từ việc xác định tính cần thiết phải ban hành văn bản, chuẩn bị dự thảo, duyệt thông qua bản thảo… đến khi ban hành chính thức văn bản Mỗi bước của quy trình có những nội dung khác nhau được thực hiện bởi một loại các hành vi hoạt động mang tính tổ chức pháp lý và nghiệp vụ đặc trưng

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính được quy định tại Mục 2, Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ

1.2.2 Các bước của quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, tại Mục 2, Chương II quy định quy trình soạn thảo và ký ban

1.2.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính

Xác định mục đích, tên loại, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Xác định tên loại văn bản

Xác định độ mật, độ khẩn

Thu thập và xử lý thông tin

Thu thập thông tin

Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản Xử lý thông tin

Duyệt bản thảo văn bản

Viết dự thảo văn bản Xây dựng

đề cương

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Ký ban hành văn bản

Xác định mục đích ban hành văn bản

1.3 Phân tích các bước trong quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính

1.3.1 Soạn thảo văn bản

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, tại Khoản 1, 2, Điều 10 thuộc Mục 2, Chương II quy định:

1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

2 Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.[1]

1.3.1.1 Xác định mục đích, tên loại, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

* Xác định mục đích ban hành văn bản

Xác định mục đích ban hành văn bản là xác định rõ mục tiêu cần đạt đến của văn bản như thông báo một sự việc, trình bày một đề án công tác, ra lệnh hoặc chỉ thị,… Mục tiêu của văn bản luôn phải là duy nhất Mỗi một văn bản chỉ phục vụ một mục tiêu tức là một việc, một vấn đề nhất định Ví dụ, công văn của Trường đại học Nội vụ Hà Nội nhắc nhở các giảng viên tham gia Lớp Bồi dưỡng “Phương pháp giảng dạy tích cực” theo quy định thì mục tiêu của văn bàn hành chính này là nhắc nhở các giảng viên tham gia Lớp Bồi dưỡng “Phương pháp giảng dạy tích cực” theo quy định

Để xác định đúng mục đích ban hành văn bản, người soạn thảo văn bản phải trả lời được những câu hỏi sau:

- Văn bản trên được ban hành dựa trên cơ sở nào?

- Văn bản được ban hành để làm gì?

Sau khi trả lời được những câu hỏi trên người soạn thảo văn bản sẽ lựa chọn được hình thức văn bản phù hợp với tính chất của công việc cần giải quyết Việc xác định mục đích ban hành văn bản chính là công việc rất quan trọng có tính quyết định đến toàn bộ quy trình soạn thảo văn bản, là tiền đề cho các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo văn bản, góp phần giới hạn nội dung văn bản, giúp người soạn thảo văn bản xác định được tên loại văn bản phù hợp với mục đích ban hành cũng như thông tin cần thu thập

* Xác định tên loại văn bản

Sau khi xác định được lý do, mục đích ban hành văn bản, người soạn thảo văn bản phải xác định tên loại văn bản hay chọn loại văn bản phù hợp với vấn đề cần giải quyết

Để xác định đúng tên loại văn bản, người soạn thảo văn bản phải trả lời được câu hỏi: Để đạt được mục đích trên cần soạn thảo loại văn bản nào?

Muốn điều chỉnh về nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm hoặc muốn khen thưởng, kỷ luật một cán bộ công chức thì phải ban hành quyết định, muốn phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan cho cấp trên biết thì phải ban hành báo cáo, Ủy ban nhân dân các cấp được ban hành chỉ thị, các sở ban ngành không được ban hành chỉ thị,…

Về cơ bản khi đã xác định được lý do, mục đích ban hành văn bản thì người soạn thảo văn bản sẽ xác định tên loại văn bản phù hợp Tuy nhiên, trong một số trường hợp việc xác định tên loại văn bản còn phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành cũng như mức độ, tính chất quan trọng của công việc cần giải quyết

Ví dụ: Nếu văn bản là do cấp dưới gửi lên cấp trên xin phê duyệt kinh

phí xây dựng văn phòng làm việc mới thì tên loại của văn bản sẽ là Tờ trình

Xác định đúng tên loại văn bản sẽ giúp người soạn thảo văn bản xác định được đúng mẫu của văn bản cần ban hành, nâng cao giá trị pháp lý và hiệu quả của văn bản

Xác định mục đích ban hành văn bản cũng như tên loại sẽ giúp định hướng nội dung cần được viết hay về tài soạn thảo, lựa chọn được phong cách viết, việc dùng câu, chữ trong văn bản Tuy nhiên, việc này còn phải dựa trên các cơ sở nhiệm vụ về soạn thảo văn bản mà lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao cho cũng như nhận thức, hiểu biết của người soạn thảo văn bản về vấn đề đang soạn thảo

* Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản

Sau khi đã thực hiện việc xác định hình thức, nội dung của văn bản, người soạn thảo văn bản cần xác định độ mật, độ khẩn của văn bản được ban hành Phải xác định văn bản có phải hạn chế phạm vi phổ biến sử dụng (mức độ mật) và yêu cầu về thời gian chuyển giao, tổ chức giải quyết (mức độ khẩn) hay không

Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo căn cứ vào nội dung văn bản đã được xác định và hình thức văn bản đã được chọn để dự kiến độ mật, độ khẩn nếu thấy cần thiết cho văn bản

Việc xác định độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo có ý nghĩa quan trọng trong việc lựa chọn thủ tục phù hợp và nhất là có sự ưu tiên giải quyết công việc so với những công việc bình thường khác

Ví dụ: Soạn thảo báo cáo để phản ánh tình hình lũ lụt trên đại bàn tỉnh A

rất cần được xác định về độ khẩn để đảm bảo sự ưu tiên cho các biện pháp phòng, chống lũ lụt kịp thời

1.3.1.2 Thu thập và xử lý thông tin

* Thu thập thông tin:

Khi soạn thảo văn bản phải thu thập các thông tin có liên quan đến vấn đề cần văn bản hoá

Thông tin là yếu tố giữ vai trò quan trọng trong việc soạn thảo văn bản Vì vậy, muốn soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có chất lượng, đem lại hiệu quả cao trong việc, người soạn thảo văn bản cần phải thu thập đầy đủ thông tin có liên quan đến vấn đề cần văn bản hoá

Các thông tin cần thu thập gồm:

- Thông tin pháp lý: Là những thông tin làm cơ sở pháp lý để ban hành văn bản, đảm bảo tính pháp lý và hợp pháp của bản đó Thông tin pháp lý bao gồm những thông tin về thẩm quyền ban hành văn bản bản và thông tin làm căn cứ pháp lý áp dụng Thông tin pháp lý được lấy từ trong hồ sơ nguyên tắc trong các văn bản quy phạm pháp luật rời lẻ

Dạng thông tin pháp lý thứ nhất hay những thông tin có chứa trong các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bởi các cơ quan nhà nước cấp trên, quy định chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của chủ thể văn bản

Dạng thông tin pháp lý thứ hai là những quy định về từng lĩnh vực hoạt động Trong quá trình hoạt động quản lý của mình, các cơ quan, ban hành văn bản về nhiều vấn đề khác nhau Để văn bản ban hành không trái với Hiến pháp và các quy định khác của pháp luật, cơ quan soạn thảo văn bản phải dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên về từng lĩnh vực

Về ý nghĩa, thu thập thông tin pháp lý đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo hoặc mô phỏng và các văn bản khác có liên quan, không trái với văn bản của cấp trên Các thông tin thu thập phải được xử lý, đánh giá và so sánh với mục tiêu văn bản đặt ra hoặc phải phù hợp với từng loại văn bản cụ thể

- Thông tin thực tiễn: Là những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề sẽ đề cập đến trong văn bản sắp ban hành Thông tin thực tế bao gồm những số liệu về các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, tài chính, ngân hàng,…

Thông tin thực tế được lấy từ nhận thức, hiểu biết của người soạn thảo, từ các văn bản phản ánh tình hình thực tế và các phương tiện truyền thông,…

Ví dụ: Trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân xã đã xuống cấp do công

trình được xây dựng rất lâu năm nên cần soạn thảo tờ trình gửi Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt kinh phí xây mới trụ sở Muốn soạn thảo được tờ trình thực sự thuyết phục cấp trên, người soạn thảo văn bản phải thu thập thông tin thực tiễn về tình hình xuống cấp của trụ sở làm việc Như vậy, trong trường hợp này thông tin thực tế đã quyết định đến nhu cầu ban hành Tờ trình

Về ý nghĩa, thông tin thực tế làm cơ sở để đề ra các chế độ, chính sách và các biện pháp công tác phù hợp với thực tế, mang lại tính khả thi cao cho văn bản

* Xử lý thông tin

Sau khi thu thập thông tin, cần tiến hành xử lý thông tin cho phù hợp với tính chất, nội dung công việc cần giải quyết Để xử lý thông tin có hiệu quả, cần phân loại thông tin thành từng nhóm như: Nhóm thông tin chính thức, nhóm thông tin trùng lặp và nhóm thông tin phụ

Nhóm thông tin chính thức: Là những thông tin đã được đưa vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản cá biệt và các văn bản hành chính thông thường Các văn bản chứa đựng các thông tin chính thức phải là các bản chính Trong trường hợp không có bản chính mới sử dụng các bản sao có giá trị như bản chính Những thông tin thuộc nhóm này thường được khai thác từ hồ sơ công việc, tài liệu lưu trữ, Công báo và hồ sơ nguyên tắc