Xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của phòng nội vụ thị xã điện bàn

Văn bản được xem là một trong những hình thức lưu trữ và truyền đạt thông tin xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử loài người. Văn bản được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực đời sống và là công cụ giao tiếp giữa chủ yếu trong nền hành chính mà các chủ thể là cơ quan, tổ chức, đơn vị,… Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ đã tạo ra tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung của nhân loại. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản có mối quan hệ mật thiết với nhau và là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ hiệu quả cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đảng và nhà nước ta đánh giá công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một trong những nội dung trọng tâm cần phải đổi mới và đặc biệt quan tâm và xây dựng nhiều chủ trương, chính sách để công tác này ngày một phát triển nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Nhằm tìm hiểu sâu hơn về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn, sinh viên lựa chọn đề tài “Xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn” làm bài tiểu luận cho bản thân. Bên cạnh phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung bài tiểu luận được phân làm 2 chương: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và biên chế của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Chương 2: Quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý

DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt BNV CP NĐ QĐ TT UBND Nghĩa đầy đủ Bộ Nội vụ Chính phủ Nghị định Quyết định Thông tư Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .1 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN 1.1 Vị trí, chức 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Nội vụ .2 1.2.1 Nhiệm vụ 1.2.2 Quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức biên chế Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Chương 2: QUY TRÌNH SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN 2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn 2.1.1 Quy trình soạn thảo văn Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn 2.1.2 Quy trình ban hành văn Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn 2.2 Quy trình quản lý văn Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn 11 2.2.1 Nguyên tắc chung quản lý giải văn 11 2.2.2 Quy trình quản lý văn 11 2.2.3 Quy trình quản lý văn đến 18 2.2.3.1 Tiếp nhận văn đến 19 2.2.3.1 Đăng ký văn đến 22 2.2.3.3 Trình, chuyển giao văn đến .23 2.2.3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHẦN MỞ ĐẦU Văn xem hình thức lưu trữ truyền đạt thông tin xuất từ sớm lịch sử loài người Văn sử dụng tất lĩnh vực đời sống công cụ giao tiếp chủ yếu hành mà chủ thể quan, tổ chức, đơn vị,… Ngày nay, phát triển khoa học công nghệ tạo tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp tiến chung nhân loại Soạn thảo, ban hành quản lý văn có mối quan hệ mật thiết với hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ hiệu cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Đảng nhà nước ta đánh giá công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn nội dung trọng tâm cần phải đổi đặc biệt quan tâm xây dựng nhiều chủ trương, sách để cơng tác ngày phát triển nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Nhằm tìm hiểu sâu cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn, sinh viên lựa chọn đề tài “Xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn” làm tiểu luận cho thân Bên cạnh phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung tiểu luận phân làm chương: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy biên chế Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Chương 2: Quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn PHẦN NỘI DUNG Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN 1.1 Vị trí, chức Phịng Nội vụ quan chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện (UBND), có chức tham mưu, giúp UBND thị xã thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực Nội vụ bao gồm: tổ chức, biên chế quan hành chính, đơn vị nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, quyền sở, địa giới hành chính, cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn, Văn thư, Lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua – khen thưởng, công tác Thanh niên thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền UBND thị xã quy định Pháp luật; Phịng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng chịu đạo tổ chức, biên chế công tác UBND thị xã Đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ Sở ngành liên quan 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Nội vụ 1.2.1 Nhiệm vụ Phòng Nội vụ cấp huyện thực số nhiệm vụ sau: + Đảm bảo điều kiện, dự thảo nội dung, tổ chức thực đạo nghiệp vụ việc triển khai bầu cử Đại biểu Quốc hội, HĐND cấp, bầu cử Ủy viên UBND thị xã, xã Tổng hợp kết số liệu báo cáo cấp UBND thị xã bầu cử + Theo dõi, kiểm tra đề nghị với UBND thị xã giải vi phạm luật bầu cử + Lập thủ tục đề nghị UBND tỉnh phê duyệt kết bầu cử chức danh UBND thị xã Tham mưu cho Chủ tịch UBND thị xã phê duyệt kết bầu cử chức danh UBND xã, thị trấn + Theo dõi, hướng dẫn kiểm tra việc thực chức năng, nhiệm vụ hoạt động quyền sở, chăm lo công tác xây dựng, kiện tồn máy quyền sở, thực chế độ, sách cán bộ, cơng chức cấp xã Tham mưu việc giải sách cho cán công chức xã, thị trấn nghỉ việc theo quy định Chỉ đạo thực Quy chế dân chủ sở, cải cách hành cấp huyện xã + Xây dựng theo dõi tổ chức máy, cán công chức , viên chức phịng, ban chun mơn, đơn vị hành nghiệp thuộc UBND thị xã Tham mưu xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán công chức, viên chức, quản lý công tác tổ chức biên chế tiền lương, sách cán bộ, công chức viên chức + Quản lý hồ sơ, mốc địa giới, đồ địa giới hành huyện; xã, thị trấn xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành địa phương đưa HĐND cấp thơng qua để trình cấp xem xét định + Tham mưu giúp UBND thị xã quản lý Nhà nước hoạt động Hội công tác thi đua khen thưởng + Tơn giáo : - Tổ chức thực sách tôn giáo địa phương, đầu mối quan hệ quyền huyện, xã với tổ chức tơn giáo địa bàn, kể hoạt động đối ngoại liên quan đến tơn giáo - Nắm tình hình hoạt động tơn giáo tình hình cơng tác tôn giáo địa bàn Nghiên cứu, quán triệt chủ trương, sách Đảng, pháp luật nhà nước hoạt động tôn giáo công tác tôn giáo Phối hợp với ngành chức đề xuất chủ trương lĩnh vực tôn giáo, đồng thời giúp UBND thị xã thực chủ trương - Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức tôn giáo, cấp, ngành, tổ chức xã hội công dân việc chấp hành thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước tôn giáo - Phối hợp với tổ chức đoàn thể, tổ chức xã hội xây dựng phong trào quần chúng tổ chức quần chúng nơi có đạo, tín đồ tơn giáo, phối hợp với quan chức việc thực sách chức sắc, nhân sỹ tôn giáo + Phối hợp với quan Nhà nước đoàn thể nhân dân để tổ chức phong trào thi đua yêu nước địa bàn huyện Giúp Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện xây dựng chương trình, kế hoạch, phát động phong trào thi đua, tổ chức sơ kết, tổng kết, phát hiện, bồi dưỡng nhân rộng điển hình phong trào thi đua + Tổng hợp tình hình phong trào thi đua Giúp Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện xét chọn tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc qua phong trào thi đua yêu nước để trình Chủ tịch UBND thị xã tặng thưởng theo thẩm quyền trình quan nhà nước cấp tặng thưởng danh hiệu cao quý khác + Quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhà nước từ huyện đến xã; + Tham mưu Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý Nhà nước công tác Thanh niên; +Thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất cho Sở Nội vụ, UBND thị xã giao đảm thời gian quy định 1.2.2 Quyền hạn + Tham mưu xây dựng chương trình, Kế hoạch ngắn hạn,trung hạn, dài hạn Đề án, Chương trình mục tiêu cơng tác Nội vụ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực sau phê duyệt; tham mưu UBND thị xã ban hành Quyết định, Chỉ thị, Chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Nội vụ UBND thị xã giao; + Chủ trì phối hợp với ngành tra, kiểm tra, giám sát việc thực chủ trương Đảng, sách, Pháp luật Nhà nước Giải đơn thư khiếu nại, tố cáo cơng dân lĩnh vực Phịng phân cơng phụ trách Đồng thời, tuyên truyền phổ biến hướng dẫn tổ chức, cá nhân chấp hành tốt nguyên tắc , chủ trương, sách, chế độ lĩnh vực Nội vụ; + Tổ chức thực có hiệu mục tiêu,chương trình lĩnh vực Nội vụ phụ trách, + Tổ chức ứng dụng kết nghiên cứu tiến khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến vào công tác Nội vụ; + Chỉ đạo, hướng dẫn UBND xã, thị trấn thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực giao, đồng thời tổ chức tập huấn cho cán chuyên môn UBND cấp xã, thị trấn cần thiết 1.3 Cơ cấu tổ chức biên chế Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Phịng Nội vụ có Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng cán bộ, cơng chức Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao tồn hoạt động Phịng Nội vụ; Phó Trưởng Phịng Nội vụ giúp Trưởng phịng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòngvà trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Trưởng phịng vắng mặt Phó Trưởng phịng Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng; Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức thực chế độ, sách khác Trưởng phịng, Phó Trưởng Phòng Nội vụ Chủ tịch UBND cấp huyện định theo quy định Các Chuyên viên cán giúp việc tham mưu giúp lãnh đạo Phòng thực tốt nhiệm vụ chuyên môn; Về biên chế Phòng từ năm 2020 giao biên chế Chương QUY TRÌNH SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN 2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Công tác soạn thảo ban hành tham mưu xây dựng văn hoạt động thường xuyên Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Để đảm báo tình pháp lý, phù hợp với quy định Pháp luật, Phòng Nội vụ áp dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Áp dụng bước nguyên tắc vào soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn hoạt động theo chế độ thủ trưởng Cơ cấu tổ chức đơn giản, cá nhân phụ trách công việc, nhiệm vụ riêng Xác định phải làm với trình độ chun mơn phù hợp, cơng tác soạn thảo Phịng Nội vụ đạt nhiều thành tựu, chất lượng văn ban hành phù hợp với mục đích, đối tượng, nội dung mà cấp đề cập Văn vừa sản phẩm, vừa phương tiện hoạt động giao tiếp đùng để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ ký hiệu định Trong hoạt động quản lý nói chung hoạt động quản lý nhà nước nói riêng, văn đóng vai trị cơng cụ hữu hiệu để truyền đạt mệnh lệnh, thông tin định quản lý từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để thực mục tiêu mà chủ thể quản lý đề Hiện hoạt động quan tổ chức, soạn thảo ban hành văn đánh giá công tác vô quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến phát triển chung quan 2.1.1 Quy trình soạn thảo văn Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Quy trình soạn thảo văn khái niệm dùng để trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành Quy trình soạn thảo văn Phịng Nội vụ tiến hành sau: - Bước 1: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo Ở bước này, cán làm công tác soạn thảo văn dựa trên, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vào nội dung cần soạn thảo, độ mật, mức độ khẩn để lựa chọn loại văn tiến hành soạn thảo cho phù hợp - Bước 2: Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan Cán phụ trách soạn thảo văn tiến hành thu thập thơng tin có liên quan cứ, đối tượng, mục đích, yêu cầu loại văn để tiến hành xử lý thông tin cho phù hợp với nội dung cần soạn thảo - Bước 3: Soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Việc soạn thảo văn thuộc trách nhiệm cán bộ, công chức Phòng Nội vụ Văn liên quan đến nhiệm vụ cá nhân cá nhân phải chịu trách nhiệm soạn thảo Việc soạn thảo văn tuân thủ theo quy trình, thủ tục nhà nước quy định *Lưu ý: Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thơng tin cần thiết * Thể thức văn Thể thức văn toàn yếu tố cấu thành cách thể yếu tố cấu thành văn quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành thực tế Thực tế, văn Phòng Nội vụ ban hành trình bày theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Định lề trang văn bản: Lề 1,5cm - 2cm; Lề 1,5cm - 2cm; Lề trái 3cm – 3,5cm;Lề phải 1,5cm - 2cm - Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Tiêu ngữ cỡ chữ lớn quốc hiệu đơn vị tức 13,14, kiểu chữ in thường, đứng đậm, in hoa chữ đầu,giữa cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - Tên quan ban hành, quan chủ quản: tên quan chủ quản cỡ chữ 12,13 phông chữ Times New Roman kiểu in hoa, đứng không đậm Tên quan ban hành cỡ chữ 12,13 phông chữ Times New Roman kiểu chữ in hoa, đứng đậm có đường gạch ngang bên quan ban hành 1/3 dộ dài dòng chữ UBND THỊ XÃ ĐIỆN BÀN PHÒNG NỘI VỤ - Số, ký hiệu văn bản: Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt Phòng Nội vụ: Số: /TB-NV Số: /QĐ-NV - Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13,14 kiểu chữ in thường, nét nghiêng không đậm, địa danh in hoa chữ có dấu phẩy (,) ngăn cách địa danh ngày tháng văn ban hành văn Điện Bàn, ngày 20 tháng năm 2023 - Nơi nhận văn bản: Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; trước tên đơn vị nhận có dấu gạch ngang (-), sau đơn vị nhận có dấu chấm phấy (;) cuối đơn vị lưu văn sau từ “Lưu” dấu hai chấm (:) tới đơn vị lưu có dấu chấm(.)phơng chữ Times New Roman, cỡ chữ 11 kiểu chữ in thường, đứng không đậm, như: Nơi nhận: - ………; - Lưu:VT - Chức danh, chức vụ tên người ký: phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13,14 kiểu chữ in hoa đứng đậm Cụ thể: Ký trực tiếp Ký thay TRƯỞNG PHÒNG KT.TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Đinh Phước Tồn Trần Vũ Việt Hưng 2.1.2 Quy trình ban hành văn Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn Trong q trình hoạt động, Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn có thẩm quyền ban hành văn sau: - Văn hành thơng thường: Quyết định, Tờ trình, cơng văn, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Giấy xác nhận, Giấy mời, Giấy đường, - Văn chuyên ngành 15 Đóng dấu quan: Văn Phòng Nội vụ ban hành văn thư Phịng đóng dấu Dấu Phịng đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Trưởng Phòng người Trưởng Phòng ủy quyền ký (Phó Trưởng phịng) Dấu đóng vào văn rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung Nhà nước, đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký Đóng dấu treo: Dấu treo đóng góc trên, bên trái quan ban hành để đảm bảo tính chân thực tính pháp lý văn Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn gồm trang trở lên Mỗi dấu đóng tối đa tờ; nhằm đảm bảo tính chân thực tờ văn ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, làm thất lạc trang văn Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn cán bộ, cơng chức Phịng Nội vụ đề xuất, Trưởng Phịng (Phó Trưởng phịng) định Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo người ký văn định, dấu đóng lên trang đầu, trùm phần bên trái tên quan, tổ chức tên phụ lục Đóng dấu Mật, Khẩn trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật thi phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn Trường hợp văn vừa mang mức độ Mật vừa mang mức độ Khẩn dấu Mật trình bày dấu Khẩn Đóng dấu chức danh, dấu họ tên văn mẫu hố (khơng ghi rõ chức danh người ký) văn thư đóng dấu chức danh dấu họ tên người ký văn Bước 4: Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn 16 Thu hồi văn bản: - Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận - Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư Văn quan trước chuyển cho đối tượng liên quan phải để bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc tiết lộ thơng tin Phong bì gửi văn phải giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn bì kích thước bì cho phù hợp Phong bì Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn in sẵn, hình chữ nhật, trình bày sau: ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN PHÒNG NỘI VỤ Điện thoại: Kính gửi:………………………………… ………………………………… ………………………………… Đối với văn Mật, chuyên giao phải làm bì 17 Bì ghi rõ số ký hiệu văn bản, tên người nhận đóng dấu mức độ Mật Nếu văn đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu “ người có tên bóc bì” Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ mật số ký hiệu văn Tùy theo số lượng độ dày văn bản, văn thư lựa chọn cách gấp văn phù hợp vào bì Văn gấp ngắn, mặt giấy có chữ để vào * Văn chuyển phát theo hình thức sau: - Chuyển phát trực tiếp cho cá nhân Phòng Nội vụ, chuyển trực tiếp cho đơn vị, tổ chức khác Do số lượng văn ban hành không nhiều nên Phịng Nội vụ thị xã Điện Bàn khơng lập sổ chuyển giao văn mà sử dụng sổ đăng ký văn để làm sổ chuyển giao - Chuyển phát văn quan đường bưu điện: Văn sau người có thẩm quyền ký, văn thư làm thủ tục chuyển giao, văn chuyển qua đường bưu điện - Chuyển phát văn qua máy Fax, qua mạng, qua phần mềm Q-OFFICE: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn gửi chơ nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau văn thư gửi văn cho nơi nhận - Chuyển phát văn mật: Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) + Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết 18 - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước 5: Lưu văn - Lưu văn giấy + Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký + Bản văn lưu hồ sơ công việc - Lưu văn điện tử + Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mỗi văn Phòng Nội vụ ban hành lưu lại 02 Bản gốc hồn chỉnh mặt thể thức có chữ kí trực tiếp lảnh đạo, gốc đóng dấu, xếp theo thứ tự thời gian, số văn lưu phận văn thư Bản hồn chỉnh nội dung, thể thức Phòng Nội vụ ban hành, trả cho cá nhân soạn thảo để lưu vào hồ sơ công việc Văn thư người trực tiếp tổ chức khai thác sử dụng lưu văn nhằm đáp ứng yêu cầu giải công việc cán bộ, công chức phòng Việc khai thác sử dụng lưu chủ yếu thực thơng qua hình thức chụp 2.2.3 Quy trình quản lý văn đến Theo khoản 2, Điều Thông tư 07/ 2012/TT-BNV Bộ Nội vụ quy định: Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Quy trình tự quản lý văn đến bao gồm 04 bước: - Tiếp nhận văn đến - Đăng ký văn đến