Văn bản được xem là một trong những hình thức lưu trữ và truyền đạt thông tin xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử loài người. Văn bản được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực đời sống và là công cụ giao tiếp giữa chủ yếu trong nền hành chính mà các chủ thể là cơ quan, tổ chức, đơn vị,… Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ đã tạo ra tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung của nhân loại. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản có mối quan hệ mật thiết với nhau và là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ hiệu quả cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đảng và nhà nước ta đánh giá công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một trong những nội dung trọng tâm cần phải đổi mới và đặc biệt quan tâm và xây dựng nhiều chủ trương, chính sách để công tác này ngày một phát triển nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Nhằm tìm hiểu sâu hơn về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn, sinh viên lựa chọn đề tài “Xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn” làm bài tiểu luận cho bản thân. Bên cạnh phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung bài tiểu luận được phân làm 2 chương: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và biên chế của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Chương 2: Quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN
Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ UBND thị xã trong việc quản lý Nhà nước về các lĩnh vực Nội vụ Các lĩnh vực này bao gồm tổ chức và biên chế các cơ quan hành chính, cải cách hành chính, quản lý chính quyền cơ sở, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cùng với công tác Văn thư, Lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua – khen thưởng, và công tác Thanh niên Phòng cũng thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND thị xã và quy định của Pháp luật.
Phòng Nội vụ là cơ quan có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND thị xã Đồng thời, phòng này còn nhận sự hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Sở Nội vụ cùng các sở ngành liên quan.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ cấp huyện thực hiện một số nhiệm vụ sau:
Đảm bảo các điều kiện và dự thảo nội dung cho việc tổ chức các cuộc bầu cử Đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp và bầu cử Ủy viên UBND thị xã, xã Chỉ đạo nghiệp vụ triển khai bầu cử, tổng hợp kết quả và báo cáo số liệu cho cấp trên và UBND thị xã.
+ Theo dõi, kiểm tra và đề nghị với UBND thị xã giải quyết những vi phạm về luật bầu cử
Lập thủ tục đề nghị UBND tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử các chức danh của UBND thị xã, đồng thời tham mưu cho Chủ tịch UBND thị xã trong việc phê duyệt kết quả bầu cử các chức danh tại UBND xã và thị trấn.
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các chức năng của chính quyền cơ sở, đồng thời chăm lo xây dựng và kiện toàn bộ máy chính quyền Tham mưu giải quyết chính sách cho cán bộ công chức xã, thị trấn nghỉ việc theo quy định Chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở và cải cách hành chính ở cấp huyện và xã.
Xây dựng và theo dõi tổ chức bộ máy cùng cán bộ công chức, viên chức tại các phòng, ban chuyên môn và đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc UBND thị xã Tham mưu quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển cán bộ, công chức, viên chức; quản lý công tác tổ chức biên chế, tiền lương và các chính sách liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức.
Quản lý hồ sơ và mốc địa giới hành chính của huyện, xã, thị trấn là nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng đề án phân vạch và điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính Đề án này cần được trình lên Hội đồng Nhân dân cùng cấp để xem xét và sau đó gửi lên cấp trên để quyết định.
+ Tham mưu giúp UBND thị xã quản lý Nhà nước về hoạt động các Hội và công tác thi đua khen thưởng.
Tổ chức thực hiện chính sách tôn giáo tại địa phương đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối chính quyền huyện, xã với các tổ chức tôn giáo Đồng thời, đây cũng là đầu mối cho các hoạt động đối ngoại liên quan đến tôn giáo, giúp tăng cường sự hiểu biết và hợp tác giữa các bên.
Nắm bắt tình hình hoạt động của các tôn giáo và công tác tôn giáo tại địa phương là rất quan trọng Cần nghiên cứu và quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng cùng với pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động tôn giáo Việc phối hợp với các ngành chức năng để đề xuất các chủ trương trong lĩnh vực tôn giáo sẽ giúp UBND thị xã thực hiện hiệu quả các chính sách này.
Hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức tôn giáo, các cấp, ngành, tổ chức xã hội và công dân trong việc chấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước về tôn giáo là rất quan trọng Điều này đảm bảo sự tuân thủ và thực hiện đúng đắn các quy định, góp phần vào sự phát triển bền vững của xã hội Các tổ chức và cá nhân cần nắm rõ các quy định liên quan để thực hiện trách nhiệm của mình trong việc bảo vệ quyền tự do tôn giáo và thúc đẩy sự hòa hợp trong cộng đồng.
Phối hợp với các tổ chức đoàn thể và xã hội nhằm xây dựng phong trào quần chúng tại các khu vực có đạo và tín đồ tôn giáo, đồng thời hợp tác với các cơ quan chức năng để thực hiện chính sách đối với chức sắc và nhân sỹ tôn giáo.
Phối hợp với các cơ quan Nhà nước và đoàn thể nhân dân nhằm tổ chức phong trào thi đua yêu nước tại huyện Hỗ trợ Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch và phát động phong trào thi đua Tổ chức sơ kết, tổng kết, đồng thời phát hiện, bồi dưỡng và nhân rộng các điển hình tiêu biểu của phong trào thi đua.
Tổng hợp tình hình phong trào thi đua nhằm hỗ trợ Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện trong việc xét chọn các tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc Qua đó, các đề xuất sẽ được trình lên Chủ tịch UBND thị xã để tặng thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị các cơ quan nhà nước cấp trên trao tặng những danh hiệu cao quý khác.
+ Quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhà nước từ huyện đến xã;
+ Tham mưu Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên;
+Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất cho Sở Nội vụ, UBND thị xã giao đảm thời gian quy định.
Tham mưu xây dựng các chương trình và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, cùng với các đề án và chương trình mục tiêu về công tác Nội vụ để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Sau khi được phê duyệt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ này Đồng thời, tham mưu cho UBND thị xã ban hành các quyết định, chỉ thị và chương trình, biện pháp để thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực Nội vụ mà UBND thị xã giao.
Chủ trì phối hợp với các ngành thanh tra, kiểm tra để giám sát việc thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong lĩnh vực Phòng được phân công Đồng thời, tuyên truyền và phổ biến hướng dẫn để tổ chức, cá nhân chấp hành tốt các nguyên tắc, chủ trương, chính sách và chế độ liên quan đến lĩnh vực Nội vụ.
+ Tổ chức thực hiện có hiệu quả các mục tiêu,chương trình lĩnh vực Nội vụ phụ trách,
+ Tổ chức ứng dụng các kết quả nghiên cứu và tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến vào công tác Nội vụ;
Chỉ đạo và hướng dẫn các UBND xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước trong lĩnh vực được phân công, đồng thời tổ chức các khóa tập huấn cần thiết cho cán bộ chuyên môn của UBND cấp xã, thị trấn.
Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn
Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và cán bộ, công chức
Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm báo cáo trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và pháp luật về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, cũng như quản lý toàn bộ hoạt động của Phòng Nội vụ.
Phó Trưởng Phòng Nội vụ hỗ trợ Trưởng phòng trong việc theo dõi và quản lý các công tác cụ thể, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và pháp luật về nhiệm vụ được giao Trong trường hợp Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng sẽ được ủy quyền để điều hành các hoạt động của Phòng.
Chủ tịch UBND cấp huyện có thẩm quyền quyết định về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Nội vụ theo quy định.
Các Chuyên viên và cán bộ giúp việc tham mưu giúp lãnh đạo Phòng thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn;
Về biên chế của Phòng từ năm 2020 được giao 8 biên chế.
QUY TRÌNH SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ ĐIỆN BÀN
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn
Công tác soạn thảo, ban hành và tham mưu xây dựng văn bản là hoạt động thường xuyên của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn Để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của pháp luật, Phòng Nội vụ áp dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đồng thời tuân thủ các bước và nguyên tắc trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn hoạt động theo chế độ thủ trưởng với cơ cấu tổ chức đơn giản, mỗi cá nhân phụ trách một nhiệm vụ riêng Nhờ xác định rõ công việc và trình độ chuyên môn phù hợp, công tác soạn thảo của phòng đạt nhiều thành tựu, chất lượng văn bản ban hành phù hợp với mục đích, đối tượng và nội dung mà cấp trên đề ra.
Văn bản không chỉ là sản phẩm mà còn là phương tiện giao tiếp quan trọng, giúp ghi nhận và truyền đạt thông tin qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu Trong quản lý, đặc biệt là quản lý nhà nước, văn bản là công cụ hiệu quả để truyền đạt mệnh lệnh, thông tin và quyết định từ cơ quan quản lý đến đối tượng liên quan, nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra Hiện nay, việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức được coi là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển chung của cơ quan.
2.1.1 Quy trình soạn thảo văn bản tại Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần thực hiện để hoàn thiện một văn bản trước khi ban hành Phòng Nội vụ thực hiện quy trình này theo một chuỗi các công việc cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc soạn thảo.
Bước đầu tiên trong quy trình soạn thảo văn bản là xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản Cán bộ thực hiện công tác soạn thảo cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cùng với nội dung cần soạn thảo, để lựa chọn loại văn bản phù hợp và tiến hành soạn thảo một cách chính xác.
Bước 2 trong quy trình soạn thảo văn bản là thu thập và xử lý thông tin liên quan Cán bộ phụ trách cần thu thập các thông tin như căn cứ, đối tượng, mục đích, yêu cầu và loại văn bản, nhằm đảm bảo nội dung soạn thảo phù hợp và đầy đủ.
Bước 3 trong quy trình soạn thảo văn bản yêu cầu cán bộ, công chức tại Phòng Nội vụ thực hiện đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình, đồng thời tuân thủ quy trình và thủ tục do nhà nước quy định.
Đối với văn bản điện tử, người được giao nhiệm vụ soạn thảo cần chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống, đồng thời cập nhật các thông tin cần thiết.
Thể thức văn bản bao gồm các yếu tố cấu thành và cách trình bày những yếu tố này, được quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Điều này nhằm đảm bảo rằng văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế.
Văn bản do Phòng Nội vụ ban hành tuân thủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Các quy định về định lề trang văn bản bao gồm: lề trên từ 1,5cm đến 2cm, lề dưới từ 1,5cm đến 2cm, lề trái từ 3cm đến 3,5cm, và lề phải từ 1,5cm đến 2cm.
Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày theo quy định cụ thể: Quốc hiệu sử dụng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm Tiêu ngữ có cỡ chữ lớn hơn quốc hiệu một đơn vị, tức là từ 13 đến 14, với kiểu chữ in thường, đứng đậm và in hoa các chữ cái đầu Giữa các cụm từ có gạch nối và cách chữ, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên cơ quan chủ quản được viết bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu in hoa và không đậm Trong khi đó, tên cơ quan ban hành cũng sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12 hoặc 13, nhưng được in hoa, in đậm và có đường gạch ngang bên dưới dài 1/3 chiều dài của dòng chữ.
UBND THỊ XÃ ĐIỆN BÀN
- Số, ký hiệu văn bản: Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số
Mỗi năm, thời gian bắt đầu từ ngày 01 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Văn bản được ký hiệu bao gồm chữ viết tắt của loại văn bản cùng với chữ viết tắt của Phòng Nội vụ.
Số: /TB-NV Số: /QĐ-NV
Điện Bàn, ngày 20 tháng 9 năm 2023, văn bản được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14, với kiểu chữ in thường và nét nghiêng không đậm Địa danh được viết hoa chữ cái đầu tiên và có dấu phẩy (,) ngăn cách với ngày tháng ban hành văn bản.
Nơi nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng sau dấu hai chấm, sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm Trước tên đơn vị nhận có dấu gạch ngang (-), sau mỗi đơn vị nhận có dấu chấm phẩy (;), và cuối cùng, đơn vị lưu văn bản được ghi sau từ “Lưu” với dấu hai chấm (:) và tên đơn vị lưu, kết thúc bằng dấu chấm (.) Phông chữ sử dụng là Times New Roman, cỡ chữ 11, kiểu chữ in thường, đứng không đậm.
- Chức danh, chức vụ tên người ký: phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13,14 kiểu chữ in hoa đứng đậm Cụ thể:
Ký trực tiếp Ký thay
TRƯỞNG PHÒNG KT.TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Đinh Phước Toàn Trần Vũ Việt Hưng
2.1.2 Quy trình ban hành văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn
Trong quá trình hoạt động, Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn có thẩm quyền ban hành các văn bản sau:
- Văn bản hành chính thông thường: Quyết định, Tờ trình, công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Giấy xác nhận, Giấy mời, Giấy đi đường,
Quy trình quản lý văn bản của Phòng Nội vụ thị xã Điện Bàn
2.2.1 Nguyên tắc chung quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản đi và văn bản đến là công cụ quan trọng trong việc điều hành và quản lý chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Do đó, việc tổ chức và quản lý văn bản tại Phòng Nội vụ cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tất cả văn bản do cán bộ, công chức của Phòng Nội vụ soạn thảo đều được tập trung tại văn thư để thực hiện thủ tục trước khi ban hành Đồng thời, các văn bản đến cũng được tập trung tại văn thư để tiến hành các thủ tục cần thiết trước khi trình Trưởng Phòng ký ban hành.
Văn bản cần được gửi đến đúng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết một cách kịp thời Đối với các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của một cơ quan hoặc cá nhân cụ thể, Phòng sẽ chuyển tiếp đến đơn vị đó ngay khi có thể.
Quá trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản cần được thực hiện chặt chẽ, tiết kiệm và theo đúng quy trình nhà nước quy định Điều này giúp ngăn chặn sự phân tán, lẫn lộn, đồng thời tránh thất lạc và mất mát tài liệu Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, mà còn tạo sự đồng nhất, đồng bộ trong các hoạt động nghiệp vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh tra và kiểm tra.
2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi
Theo khoản 1, Điều 2 của Thông tư 07/ 2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định:
Văn bản đi bao gồm mọi loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật, được phát hành bởi các cơ quan và tổ chức.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, quy trình quản lý văn bản đi gồm 05 bước là:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành văn bản được xác định theo thứ tự thời gian của cơ quan, tổ chức trong năm, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Mỗi số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong năm, đảm bảo sự thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử Việc cấp số cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
- Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
- Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định Đối với văn bản giấy, số hiệu và thời gian ban hành phải được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, tối đa trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản mật, sẽ được cấp hệ thống số riêng biệt Còn đối với văn bản điện tử, việc cấp số và thời gian ban hành được thực hiện qua chức năng của Hệ thống.
Số văn bản là số thứ tự được cấp bởi Phòng Nội vụ, và do số lượng văn bản phát hành không nhiều, nên các loại văn bản sẽ được ghi chung một số.
Số: 01/QĐ-PNV Số: 02/BC-PNV
Số: 03/KH-PNV Số: 04/TTr-PNV
Cách đánh số này giúp duy trì tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, nhưng lại làm khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm, đặc biệt khi cần sắp xếp các bản lưu theo tên gọi.
Ngày tháng của văn bản là thời điểm ký chính thức và có hiệu lực, cần ghi rõ ngày tháng, với số “0” thêm vào trước những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 Thông tin này rất quan trọng cho các cơ quan quản lý trong việc tra cứu và sử dụng văn bản Đăng ký văn bản là quá trình ghi chép và cập nhật thông tin vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu để quản lý hiệu quả Đây là bước bắt buộc trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng liên quan Phòng Nội vụ thực hiện việc đăng ký văn bản đi bằng máy tính, sử dụng phần mềm Microsoft Excel và in ấn thành sổ, với cấu trúc sổ đăng ký cụ thể.
UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ……
Quyển số: … Đăng ký bên trong:
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản bảo đảm cần thiết phải đầy đủ và chính xác thông tin Các văn bản có thể được đăng ký thông qua sổ hoặc Hệ thống Đối với các văn bản mật, việc đăng ký phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Quy trình đăng ký văn bản đi diễn ra theo các bước đã được quy định.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định Mẫu sổ đăng ký này được quy định tại Phụ lục IV của Nghị định hiện hành.
Để đăng ký văn bản qua Hệ thống, cần in đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và thực hiện đóng sổ để đảm bảo việc quản lý hiệu quả.
Bước 3: Nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cùng với dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn đối với văn bản giấy; trong trường hợp văn bản điện tử, cần có ký số của cơ quan, tổ chức.
Nhân bản và đóng dấu văn bản giấy là quy trình quan trọng do cơ quan, tổ chức thực hiện, bao gồm cả dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn Các yêu cầu về việc nhân bản và đóng dấu được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật của tài liệu.
- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.