KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY

Tiểu luận với đề tài: "KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY" - Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong công tác văn phòng - Học viện Hành chính Quốc gia - 7,5 điểm

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG

TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN

ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng

Mã phách:

Thành phố Hồ Chí Minh - 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG

TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN

ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng

Mã phách:

Thành phố Hồ Chí Minh - 2024

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI TIỂU LUẬN

Điểm, chữ ký (Ghi rõ họ tên) của cán

bộ chấm thi

Điểm thống nhất của bài

thi

Chữ ký xác nhận của cán

bộ nhận bài thi CB chấm thi số 1 CB chấm thi số 2 Bằng số Bằng chữ

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Ngày sinh: Mã HV:

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.2 Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 4

1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 5

1.4 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 5

1.5 Mục đích, ý nghĩa của việc ứng dụng ISO 9000:2015 trong công tác văn phòng 6

1.6 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng 6

1.7 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng 7

1.8 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng 7

Tiểu kết chương 1 8

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY 9

2.1 Giới thiệu tổng quan về một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 9

2.2 Căn cứ triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay 11

2.3 Nội dung triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí

Minh hiện nay 12

2.4 Thực trạng thực hiện quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay 12

2.5 Nhận xét, đánh giá công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay 21

Tiểu kết chương 2 24

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY 25

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản, tài liệu về công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng 25

3.2 Nâng cao ý thức, trình độ CBCC 25

3.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác triển khai áp dụng 26

3.4 Tăng cường cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng 273.5 Ứng dụng khoa học công nghệ 27

Tiểu kết chương 3 27

KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh hiện đại hoá, công nghiệp hoá và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng như hiện nay, các cơ quan hành chính nhà nước đều đang nỗ lực xây dựng một nền hành chính hiện đại, dân chủ, trong sạch, vững mạnh Để làm được điều này, việc triển khai mô hình quản lý HTQLCL áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào nền hành chính, nhất là trong công tác văn phòng có thể được coi là cách thức, là công cụ hữu hiệu nhất để cải thiện hoạt động của các cơ quan hành chính công

Việc triển khai, áp dựng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng không chỉ giúp cơ quan xây dựng được quy trình xử lý công việc một cách khoa học và hợp lý, tạo điều kiện cho người đứng đầu kiểm soát quá trình giải quyết công việc, từ đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ đến khách hàng mà còn giúp đo lường, đánh giá hệ thống, quá trình, chất lượng công việc văn phòng Điều này sẽ góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ, công nhân viên về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán; góp phần tạo ra phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo chất lượng công việc và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Không những vậy, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng còn giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thiện hệ thống văn bản, quy trình và thủ tục hành chính của mình, xác định rõ người, rõ việc Điều này giúp tránh công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền

Hiện nay, công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước còn gặp không ít khó khăn, bất cập do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Để có thể đảm bảo hiệu quả và hoàn thiện hơn công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì phải đi sâu tìm hiểu rõ hơn về thực trạng thực hiện công tác triển khai áp dụng tại một số cơ quan, từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện Nhận thức được tính cấp bách của vấn đề nói trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu

Tiểu luận có mục đích làm rõ những vấn đề lý luận về nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng; khảo sát về nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay Từ đó, đánh giá, nhận định về công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng và đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn

ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ nội dung của đề tài, thực hiện mục tiêu đã đặt ra, tiểu luận có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Nghiên cứu một số cơ sở lý luận về chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng; khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2015; vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng; nội dung và quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

- Khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

- Đánh giá, nhận định về công tác thực hiện quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

Tiểu luận nghiên cứu trên phạm vi các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của tiểu luận 4.1 Ý nghĩa lý luận

Tiểu luận tập trung làm rõ cơ sở lý luận về chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015; vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng; nội dung và quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng Từ đó, đánh giá, nhận định về công tác thực hiện quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

4.2 Ý nghĩa thực tiễn

Những kết quả nghiên cứu và giải pháp được đưa ra sẽ góp phần hoàn thiện công tác thực hiện quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay nói riêng và các cơ quan khác nói chung để từ đó cũng giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả cao, hoàn thành các mục tiêu nhiệm vụ đã đặt ra Ngoài ra, tiểu

luận còn có ý nghĩa tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận về chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015; vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng; nội dung và quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng và các kết quả nghiên cứu có liên quan đã được công bố,…

- Phương pháp quan sát: Quan sát việc thực hiện các nội dung và quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

- Phương pháp điều tra: thực hiện điều tra, khảo sát các CBCC làm việc tại các UBND quận/huyện ở thành phố Hồ Chí Minh

6 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung tiểu luận bao gồm 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về đề tài “Khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay”

Chương 2: Khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp

quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI “KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY”

1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm chất lượng

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về chất lượng như: “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu” hay “Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan” Theo TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng, “Chất lượng là sự tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể đó có khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng”

Theo ISO 9000: 2015, “Quản lý chất lượng hoạt động có phối hợp để điều hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”

Quản lý chất lượng có thể bao gồm thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo và cải tiến chất lượng

1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng được hiểu là một tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của tổ chức để lập chính sách, mục tiêu về chất lượng và quá trình để đạt được mục tiêu chất lượng đó

1.2 Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.2.1 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý chất lượng quốc tế giúp đưa ra các chuẩn mực trong hệ thống quản lý chất lượng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hoặc kinh doanh

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là tập hợp tiêu chuẩn cụ thể bao gồm tiêu chuẩn chính là ISO 9001:2015 và các tiêu chuẩn khác bộ trợ như:

- ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng - ISO 9004:2018 Quản lý chất lượng – Chất lượng của một tổ chức – Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững

- ISO 19011:2018 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý - ISO 9002:2016 Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015

1.2.2 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng là tiêu chuẩn chính trong Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Đây là tiêu chuẩn về yêu cầu đối với HTQLCL mới nhất của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế với 3 cách tiếp cận gồm:

- Tiếp cận theo quá trình; - Tiếp cận theo chu trình PDCA tức là Plan – Do – Check – Action (Lập kế hoạch – Thực hiện theo kế hoạch – Kiểm tra việc thực hiện có đúng theo hoạch định – Hành động đánh giá, cải tiến);

- Tư duy dựa trên rủi ro Tương ứng ISO 9001:2015, Bộ Khoa học – Công nghệ ở Việt Nam đã ban hành TCVN tương ứng là TCVN ISO 9001:2015

1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Ngoại trừ các phần Phạm vi áp dụng, Tài liệu viện dẫn, Thuật ngữ và định nghĩa cùng các nội dung giới thiệu, tham khảo khác, nội dung chính của ISO 9001:2015 bao gồm 7 điều (từ Điều 4 đến Điều 10) như sau:

4 Bối cảnh của tổ chức 5 Sự lãnh đạo

6 Hoạch định 7 Hỗ trợ 8 Điều hành 9 Đánh giá kết quả hoạt động 10 Cải tiến

Theo chu trình PDCA, nôi dung của ISO 9001:2015 có thể đươc chia làm các nhóm như sau:

- Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, nguồn lực, thời gian, phương án (Plan): từ Điều 1 đến Điều 6

- Tiến hành thực hiện theo kế hoạch (Do): Điều 7 và Điều 8 - Kiểm tra lại kế hoạch, quá trình và kết quả thực hiện (Check): Điều 9 - Tiến hành các cải tiến, thay đổi dựa vào kết quả kiếm tra (Act): Điều 10

1.4 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Bao gồm 7 nguyên tắc như sau: - Hướng vào khách hàng; - Sự lãnh đạo;

- Sự tham gia của mọi người; - Cách tiếp cận theo quá trình;

- Cải tiến liên tục; - Ra quyết định dựa trên bằng chứng; - Quản lý mối quan hệ

1.5 Mục đích, ý nghĩa của việc ứng dụng ISO 9000:2015 trong công tác văn phòng 1.5.1 Mục đích

Bản chất mục đích của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn hoá cách thức quản lý, thực hiện công việc và liên tục cải tiến nhằm đạt được các yêu cầu đặt ra cho tổ chức

Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể giúp cải tiến toàn bộ kết quả hoạt động của tổ chức và đưa ra cơ sở hợp lý cho sự khởi đầu của phát triển bền vững

1.5.2 Ý nghĩa

Việc ứng dụng ISO 9000:2015 trong công tác văn phòng có ý nghĩa như sau: Thứ nhất, xây dựng quy trình xử lý công việc một cách khoa học và hợp lý, tạo điều kiện cho người đứng đầu kiểm soát quá trình giải quyết công việc Từ đó, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ đến khách hàng

Thứ hai, giúp đo lường, đánh giá hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự hài lòng của khách hàng Điều này nâng cao nhận thức của cán bộ, công nhân viên về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán

Thứ ba, góp phần tạo ra phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo chất lượng công việc và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Thứ tư, giúp hoàn thiện hệ thống văn bản, quy trình và thủ tục hành chính, xác định rõ người, rõ việc Điều này giúp tránh công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền

1.6 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

Đối với yêu cầu về hệ thống văn bản: Trên cở sở tiêu chuẩn ISO 9001:2015, cơ quan, tổ chức khi áp dụng vào công tác văn phòng phải có hệ thống văn bản quy định và công bố HTQLCL của cơ quan mình để nhằm khẳng định HTQLCL của cơ quan, tổ chức là phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và quy định về giới hạn hệ thống

Với yêu cầu về con người (nhân sự): Lao động cao nhất của cơ quan (lãnh đạo) có trách nhiệm cao nhất trong việc thực hiện và kiểm tra tính phù hợp của các quy trình, thủ tục đã đề ra thông qua công tác đánh giá nội bộ định kỳ Ngoài ra, việc ứng dụng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng con yêu cầu các thành viên của tổ chức phả thấu hiểu để thực hiện Nếu thấy cần thiết thì có thể mới thêm chuyên gia để được tư vấn

Với yêu cầu về thiết bị, công nghệ, cơ sở vật chất: việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi các cơ quan, tổ chức khi thực hiện triển khai, áp dụng vào công tác văn phòng phải đảm bảo cung cấp đủ các nguồn lực, cơ sở hạ tầng về các trang thiết bị, các

phần mềm, mạng viễn thông, cũng như xây dựng môi trường làm việc phù hợp, thoài mái để việc triển khai ứng dụng được đảm bảo liên tục, thuận lợi

1.7 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

Các nội dung triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng bao gồm:

- Trong việc xây dựng chương trình công tác của cơ quan; - Trong thu thập và xử lý thông tin;

- Trong việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; - Trong quản lý văn bản đi – văn bản đến;

- Trong lập và quản lý hồ sơ công việc; - Trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Trong quá trình tổ chức sự kiện; - Trong việc quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan - Trong việc tổ chức các chuyến đi, công tác của cơ quan

Trên thực tế hiện nay, không phải tất cả các nội dung trong công tác văn phòng đều được cơ quan, tổ chức ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Những nội dung có thể triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phải căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng như thực tế triển khai thực hiện ở cơ quan tổ chức Tuy nhiên, chung quy lại, khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng thì các cơ quan đều phải ban hành các quy trình cụ thể Trong đó, nội dung quy trình phải xác định được mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn, các định nghĩa và nội dung các bước quy trình cong việc liên quan đến công tác văn phòng

1.8 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng

Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng gồm các bước sau:

- Bước 1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn nhân lực Nội dung việc lập kế hoạch và tổ chức nguồn nhân lực bao gồm các công việc như sau:

+ Tuyên bố chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và cam kết của lãnh đạo cao nhất

+ Thành lập ban chỉ đạo (Ban ISO) Ban chỉ đạo bao gồm Trưởng ban, Phó Trưởng ban, Thư ký và các thành viên

+ Chọn và liên hệ tổ chức tư vấn (nếu cần thiết) + Đào tạo về nhận thức và cách thức vận dụng, xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

+ Khảo sát thực trạng hoạt động của cơ quan và lập kế hoạch thực hiện Kế hoạch thực hiện phải xác định rõ được mục tiêu và phạm vi áp dụng ISO 9001:2015, những văn

bản, tài liệu cần sửa đổi, bổ sung, ban hành mới liên quan đến áp dụng ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng và thời gian tiến độ thực hiện

- Bước 2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu Biên soạn các tài liệu hướng dẫn, các quy trình, thủ tục, sổ tay chất lượng, văn bản Kế hoạch ứng dụng ISO 9001:2015 và phổ biến tài liệu trong nội bộ cơ quan, tổ chức và trên trang tuyền thông của cơ quan theo quy định

- Bước 3 Triển khai áp dụng Tổ chức hướng dẫn, triển khai các nội dung kế hoạch ứng dụng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng Tổ chức vận hành quá trình hoạt động văn phòng theo đúng với mục tiêu, quy trình, hướng dẫn đã đề ra

- Bước 4 Đánh giá chất lượng nội bộ Tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ hoặc bất thường để có cái nhìn tổng quan về tình hình ứng dụng, kết quả đạt được, những tồn tại cần khắc phục, để kịp thời có các giải pháp phát huy những ưu điểm cần, khắc phục các hạn chế Giúp cho việc ứng dụng ISO 9001:2015 ngày càng hoàn thiện, hiệu quả và thiết thực

- Bước 5 Đánh giá chất lượng của cơ quan chứng nhận hệ thống Sau khi đã xây dựng và hoàn thiện HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và thực tế của cơ quan Cơ quan, tổ chức tiến hành lựa chọn doanh nghiệp hoặc tổ chức chứng nhận HTQLCL để liên hệ đăng ký xin đánh giá cấp chứng nhận Công việc tiếp theo sẽ do tổ chức chứng nhận đảm trách

- Bước 6 Duy trì và cải tiến chất lượng Duy trì và cải tiến chất lượng để bảo đảm việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng được thực hiện liên tục, hiệu quả, ngày càng hoàn thiện hơn và phu hợp với thực tế của cơ quan

Tiểu kết chương 1

Như vậy, Chương 1 đã trình bày khái quát những cơ sở lý luận của đề tài “Khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay” như khái niệm chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng; khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015; vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng; nội dung và quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng Đó chính là tiền đề vững chắc để có thể nghiên cứu và triển khai rõ hơn nội dung của Chương 2 về khảo sát nội dung, quy trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số UBND cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT NỘI DUNG, QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY

2.1 Giới thiệu tổng quan về một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

2.1.1 Địa vị pháp lý

Địa vị pháp lý của các UBND cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh được quy định tại Khoản 1 Điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi năm 2019) và Điều 1 Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16/11/2020 của Quốc hội về Tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh Theo đó, địa vị pháp lý của các cơ quan được quy định cụ thể như sau: “Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên” [5] “Ủy ban nhân dân quận/huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở quận/huyện, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Nghị quyết này và theo phân cấp, ủy quyền của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố” [6]

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ các Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện

UBND cấp quận/huyện trên dịa bàn thành phố Hồ Chí Minh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, ủy viên UBND Mỗi thành viên UBND quận/huyện chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND quận/huyện, phối hợp chặt chẽ giữa UBND với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng Pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và Chương trình, kế hoạch công tác của UBND

Cán bộ, công chức cấp huyện phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

Chức năng, nhiệm vụ UBND cấp quận/huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo quy định của các văn bản gồm Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ

chức chính quyền địa phương số 47/2019/QH14; Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16/11/2020 của Quốc hội về Tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh Cụ thể, chức năng nhiệm vụ của các UBND gồm những nội dung sau:

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về dự toán ngân sách theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền

Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư công (các nhóm B và C) bằng vốn ngân sách của Quận/Huyện, các Xã/Phường trực thuộc theo quy định của Luật Đầu tư công; tham gia ý kiến về chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền quyết định mà Luật Đầu tư công quy định; tổ chức thực hiện chương trình, dự án đầu tư công theo phân cấp quản lý; phê duyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn và hằng năm của UBND các phường trực thuộc; quyết định việc giao nhiệm vụ về phát triển kinh tế - xã hội cho UBND các xã/phường trực thuộc

- Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận/huyện Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo sự tham mưu của Phòng Nội vụ, hướng dẫn của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và các văn bản khác có liên quan

- Chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước từ quận đến cơ sở, bảo đảm tính thống nhất, thông suốt của nền hành chính; thực hiện công tác cải cách hành chính và cải cách công vụ, công chức ở địa phương

- Đề xuất, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn theo phân cấp quản lý

- Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp, các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ, phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, quản lý dân cư

- Quản lý và tổ chức sử dụng công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc tiếp công dân, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật, theo quy định của pháp luật

- Quyết định các biện pháp và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, các cơ quan chuyên môn,

cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập khác thuộc UBND để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở quận theo quy định của pháp luật

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội

- Đình chỉ việc thi hành, bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của cơ quan chuyên môn thuộc UBND và văn bản trái pháp luật của UBND xã/phường trực thuộc

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch HĐND, Trưởng ban, Phó Trưởng ban của HĐND quận/huyện; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND và các Ủy viên UBND quận/huyện; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội thẩm Tòa án nhân dân cùng cấp

- Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm của cơ quan trước khi trình UBND thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt

- Lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do HĐND quận/huyện bầu theo quy định của pháp luật

- Giải tán HĐND xã/phường trong trường hợp HĐND đó làm thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của Nhân dân và trình HĐND thành phố trực thuộc Trung ương phê chuẩn

- Bãi nhiệm đại biểu HĐND quận/huyện và chấp nhận việc đại biểu HĐND xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật mà không trái với quy định của pháp luật [6]

2.2 Căn cứ triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

Việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại một số Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay cắn cứ vào các văn bản như sau:

- Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/32014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

- Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chât lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước;

- Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cho các loại hình cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương;

- Thông tư 116/2015/TT-BTC ngày 11/8/2015 của Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc tư vấn, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản