Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI Quy trình soạn thảo ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo ban hành văn hành 1.1 1.1.1 Khái niệm văn hành 1.1.2 Các loại văn hành 1.2 Khái niệm văn hành Quy trình soạn thảo ban hành văn 1.2.1 Điều 10 Soạn thảo văn 1.2.2 Điều 11 Duyệt thảo văn 1.2.3 Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành 1.2.4 Điều 13 Ký ban hành văn Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa 2.1 Tổ chức máy UBND tỉnh Thanh Hóa 2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.1 Chuẩn bị dự thảo văn 12 2.2.2 Trình duyệt dự thảo, kỹ nháy ký ban hành 13 2.2.3 Phát hành văn nhân 14 2.2.4 Chọn văn đăng lên trang Quy phạm pháp luật tỉnh lưu văn bản… 15 2.3 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bảo UBND tỉnh Thanh Hóa ……………………………………………………………………………………….16 2.3.1 Những kết đạt UBND tỉnh Thanh Hóa 16 2.3.2 Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn 17 2.3.3 Nguyên nhân lỗi sai 18 Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn hành UBND cấp xã địa bàn tỉnh Thanh Hóa 19 3.1 Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán bộ, công chức công tác UBND tỉnh Thanh Hóa 19 3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa 20 3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn hành 21 3.4 Mẫu hóa văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa 22 KẾT LUẬN 23 MỤC LỤC 24 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan hành nhà nước, ban hành văn hành vấn đề quan trọng cần quan tâm mức Văn có vai trị quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành định hiệu hoạt động quan, tổ chức Các quan từ Trung ương đến địa phương sử dụng văn phương tiện chủ yếu, sở pháp lý để điều hành công việc Trong năm qua, chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa có chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng quy trình ban hành văn hành cụ thể, chi tiết, vậy, cơng tác ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu Nhằm giải hạn chế đồng thời tìm biện pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác quản lý nhà nước việc nghiên cứu quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa cần thiết để cải cách hành chính, nâng cao lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển Đó lý tơi lựa chọn đề tài: “Quy trình soạn thảo ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” Mục đích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận quy trình soạn thảo ban hành văn bản, lỗi sai soạn thảo văn UBND tỉnh Thanh Hóa Từ đó, đưa phương hướng giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi cải cách hành tỉnh Thanh Hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Phạm vi nghiên cứu, chủ yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận, đề tài tiến hành dựa sở lý luận chủ nghĩa Mác Lê nin Nhà nước Pháp luật; hệ thống quan điểm đạo, định hướng Đảng Nhà nước nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình hình ban hành văn hành Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Phương pháp nghiên cứu, để thực mục đích nhiệm vụ nghiên cứu, sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây phương pháp nghiên cứu sử dụng chủ yếu để xây dựng sở lý luận Thơng qua phân tích tài liệu, hình thành hệ thống sở lý luận theo cách tiếp cận riêng cung cấp sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp cho việc soạn thảo ban hành văn hành - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp thực nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic thông tin, số liệu thu thập việc ban hành văn hành chính, sau tiến hành tổng hợp để đưa kết luận phù hợp NỘI DUNG Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo ban hành văn hành 1.1 Khái niệm văn hành 1.1.1 Khái niệm văn hành Hiện chưa có thống quan niệm văn hành Trong số tài liệu, văn hành hiểu theo nghĩa rộng, đồng nghĩa với khái niệm văn quản lý nói chung; trường hợp khác lại sử dụng đồng nghĩa với khái niệm văn quản lý hành nhà nước Tuy nhiên, thuật ngữ bắt đầu sử dụng thức Nghị định số 110/2004/NĐ - CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Theo Nghị định này, văn hình thành quan, tổ chức gồm: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Như vậy, văn hành bốn loại văn hình thành quan, tổ chức (trong hệ thống quan nhà nước tổ chức doanh nghiệp tổ chức xã hội xã hội - nghề nghiệp) Đây loại văn ghi lại truyền đạt định biệt thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành công việc hành cụ thể quan tổ chức Văn hành bao gồm nhóm văn cá biệt văn hành thơng thường 1.1.2 Các loại văn hành Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư cơng 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng Tại điều 10,11,12,13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định trình tự ban hành văn hành cụ thể sau: 1.2.1 Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao 1.2.2 Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định 1.2.3 Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 1.2.4 Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa 2.1 Tổ chức máy UBND tỉnh Thanh Hóa Theo Luật Tổ chức HĐND UBND thơng qua ngày 26/11/2003 UBND cấp tỉnh có từ đến 11 thành viên, gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, viên thư ký ủy viên khác Tuy nhiên, ngày 01/01/2016, Luật Tổ chức quyền địa phương Quốc hội Khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 19 tháng năm 2015 thức có hiệu lực thi hành thay Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 Từ ngày 01/01/2016 bầu HĐND nhiệm kỳ 2016 -2021; HĐND, UBND đơn vị hành tiếp tục giữ nguyên cấu tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 Theo Luật Tổ chức quyền địa phương, cấp quyền địa phương gồm có HĐND UBND tổ chức đơn vị hành nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định Điều Luật Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân hoạt động theo chế độ tập thể Uỷ ban nhân dân kết hợp với trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân Sau kỳ họp thứ HĐND tỉnh Thanh Hóa khóa XVII, nhiệm kỳ 2016 -2021 tổ chức thành công, tại, Ủy an nhân dân tỉnh Thanh Hóa gồm Chủ tịch, 05 Phó Chủ tịch Ủy viên Theo Khoản Điều 20 Luật Tổ chức quyền địa phương quy định “Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm Ủy viên người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách Cơng an” Bộ máy giúp việc quyền địa phương gồm Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa sở, quan ngang sở gồm: Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Cơng thương, Sở Giao thơng vận tải, Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh Xã hộ, Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch, Sở 10 Khoa học Công nghệ, Sở Giáo dục Đào tạo, Sở Y tế; Thanh tra tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn Khu Công nghiệp, Ban Dân tộc 2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.1 Chuẩn bị dự thảo văn Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, tác giả trình bày chưa có quy định cụ thể quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa, vậy, bước chuẩn bị dự thảo văn thực theo kiểu “văn thuộc lĩnh vực phòng, ban, đơn vị phụ trách thi chuẩn bị tiến hành dự thảo văn Bước gồm cơng việc sau: Thực kế hoạch, chương trình công tác UBND tỉnh xuất phát từ thực tế cơng việc, chun viên phịng, ban, đơn vị vào phân công nhiệm vụ mà thực tế văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch Chánh Văn phịng phân cơng, chun viên phịng theo nhiệm vụ để tham mưu, ban hành văn sau: - Nếu hồ sơ công việc sở, ban, ngành, đơn vị nộp phận “Một cửa”, thông thường có sẵn dự thảo văn Căn vào nhiệm vụ phân công, phận “Một cửa” gửi hồ sơ kèm dự thảo cho chuyên viên nghiên cứu, kiểm tra nội dung dự thảo hồ sơ, tài liệu liên quan - Nếu văn bản, tài liệu sở, ban, ngành, đơn vị nộp phận văn thư, sau có ý kiến Chánh Văn phòng, phận văn thư chuyển cho Chuyên viên phòng tham mưu xử lý theo nhiệm vụ phân công; - Nếu thực chương trình, kế hoạch cơng tác từ đầu năm, chun viên phải dự thảo văn dựa vào tài liệu có liên quan để nghiên cứu, làm dự thảo văn chuyển cho sở, ban, ngành tham mưu Sau nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn kiểm tra nội dung dự thảo văn (đối với hồ sơ sở, ban, ngành, đơn vị xây dựng dự thảo sẵn), chuyên viên trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét nội dung dự thảo, trường hợp thông qua, Lãnh đạo Văn phòng ký nhảy vào văn ký vào phiếu 12 trinh gửi kèm, ghi rõ thống nội dung dự thảo chuyên viên tham mưu chuyển cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, phê duyệt Như vậy, vào chức năng, nhiệm vụ Phòng, ban, đơn vị Các chuyên viên thuộc phòng, ban, đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo dự thảo văn hành theo chức năng, nhiệm vụ phòng ban, đơn vị 2.2.2 Trình duyệt dự thảo, kỹ nháy ký ban hành Sau văn Lãnh đạo Văn phịng Phó, Trưởng ban xét duyệt nội dung thông qua việc ký nhảy vào dự thảo văn ghi ý kiến thống vào phiếu trình kèm theo dự thảo văn đó, văn tập trung phận văn thư: Nếu văn thuộc thẩm quyền ký Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, sau kiểm tra dự thảo văn bản, thống nhất, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký trực tiếp vào dự thảo (nếu chưa đồng ý với dự thảo, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh sửa vào dự thảo) chuyển xuống phận văn thư: - Nếu văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký duyệt, chuyển trực tiếp cho phận phát hành văn - Nếu văn chưa Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký duyệt, phận văn thư chuyển lại cho chuyên viên tiếp tục sửa trình ký lại dự thảo (lần 2) hồn chỉnh, sau tiếp tục trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tinh ký Nếu văn thuộc thẩm quyền ký Lãnh đạo Văn phịng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh bút phê vào dự thảo văn “đồng ý” chuyển hồ sơ xuống phận văn thư, phận văn thư chuyển hồ sơ cho chuyên viên phòng, vào bút phê Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng ký chuyển xuống phận phát hành văn Phịng Hành - Tổ chức 13 Như vậy, quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa cần khâu nghiệp vụ quan trọng - khâu kiểm tra Phịng Hành Tổ chức trước trình ký Điều quan trọng hai lý do: Nếu phát văn không thẩm quyền nội dung có vấn đề bất ổn sai lỗi tả, sai thể thức, Phịng Hành - Tổ chức đề nghị chuyên viên điều chỉnh lại cho quy định pháp luật, sau chuyên viên tham mưu trình ký: Nếu khơng có Phịng Hành - Tổ chức sửa lỗi trước trình ký văn bản, việc sửa lỗi văn sau Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký gây khó khăn cho phận phát hành không nguyên tắc 2.2.3 Phát hành văn nhân Tiếp theo quy trình trên, UBND tỉnh Thanh Hóa, sau văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lãnh đạo Văn phòng ký, hồ sơ chuyển cho phận phát hành văn kiểm tra lỗi tả, thể thức theo quy định Trong q trình kiểm tra, kiểm sốt văn bản, có hai trường hợp xảy ra: - Thứ nhất, lỗi nhiều, phận phát hành văn đề nghị chuyên viên tham mưu trình ký lại (thơng thường văn hành Lãnh đạo Văn phịng ký thừa lệnh Phó Chánh Văn phòng ký) - Thứ hai, lỗi nhỏ sai thể thức, phận phát hành văn phải “cắt dán” đề nghị chuyên viên thay trang lỗi sai trang mà Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký Đây khâu quan trọng quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Tại quy trình này, phận phát hành văn phát có nhiều lỗi văn thể thức nội dung Tuy nhiên, việc soát sửa lỗi sau văn ký 14 lại quy trình chưa thực “chuẩn” văn sau ký sửa lại nội dung lỗi tả, lỗi thể thức theo quy định pháp luật khó khăn cho chuyên viên tham mưu phận phát hành văn Có thể nói, việc cắt dán nội dung thể thức để sửa lỗi văn không nguyên tắc văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, theo tác giả quy trình ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa cần thay đổi cho phù hợp, tránh việc sửa lỗi sau văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký 2.2.4 Chọn văn đăng lên trang Quy phạm pháp luật tỉnh, giới lưu văn Sau văn hành ban hành, nhân bản, văn tiến hành khâu nghiệp vụ tiếp theo, cụ thể: Đóng dấu, lấy số văn bản, nhập vào phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc, hồn thiện thơng tin ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Phát hành theo địa chuyên viên tham mưu yêu cầu văn Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, để giảm giấy tờ hành tăng cường việc gửi, nhận văn qua hệ thống Thư điện tử UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành cơng văn u cầu sở, ban, ngành cấp tỉnh UBND huyện, thị xã, thành phố nhận văn sau qua hệ thống Thư điện tử Đồng thời, yêu cầu cán văn thư sở, ban, ngành cấp tỉnh huyện, thị xã, thành phố phải thường xuyên truy cập vào hệ thống Thư điện tử để nhận văn bản, triển khai thực hiện; kể văn khác cần giao cho đơn vị xử lý, báo cáo kịp thời gửi trước qua hệ thống Thư điện tử tỉnh nhân viên văn thư gửi đóng dấu sau cho đơn vị để giảm kinh phí cho văn đóng dấu hỏa tốc Tiếp theo quy trình A chọn văn đăng lên trang Quy phạm pháp luật tỉnh Thanh Hóa theo địa https://www.thanhhoa.gov.vn Căn vào nội dụng loại văn phát hành ngày Tại Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa, Trưởng 15 phịng Hành - Tổ chức người trực tiếp đọc nội dung văn bản, chọn văn có nội dung thơng tin để đăng tải, công khai lên trang Quy phạm pháp luật tỉnh 2.3 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bảo UBND tỉnh Thanh Hóa Trong năm qua, chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa có chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội 2.3.1 Những kết đạt UBND tỉnh Thanh Hóa Tùy nhiệm vụ cụ thể, cán bộ, công chức tham mưu ban hành văn hành đạo lãnh đạo Bình qn năm, UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành khoảng 100 văn hành phục vụ giải vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Phần lớn UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (VTLT), đó, quy định rõ bước để ban hành văn Lãnh đạo cấp xã nhận thức việc ban hành văn hành yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan; Văn ban hành quản lý cách chặt chẽ, thống UBND, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND tỉnh Chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa phản ánh bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành UBND việc thực nhiệm vụ địa phương Qua đó, nâng cao hiệu giải cơng việc ban hành văn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh chủ động tham mưa cho Giám độc Sở Nội 16 Vụ ban hành văn triển khai, thực văn Trung ương, tỉnh lĩnh vực văn thư Yêu cầu UBND tỉnh tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật, văn hướng dẫn Trung ương Tổ chức tập huấn, triển khai quy định VTLT cho phòng ban đặc văn phòng tỉnh Từ năm 2012- 2018, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức phối hợp với trường Đại học Nội vụ tổ chức 23 lớp với 3.267 học viên công chức, viên chức cán quản lý người trực tiếp làm công tác VTLT cho UBND cấp tỉnh đến cấp xã địa bàn tỉnh Thanh Hóa Từ đó, giúp học viên có khả vận dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn sở, nhằm bước nâng cao chất lượng hoạt động VTLT UBND tỉnh Thanh Hóa Chi cục xây dựng nội dung kỹ soạn thảo ban hành văn hành chính, trực tiếp hướng dẫn cho cán bộ, cơng chức UBND tỉnh Thanh Hóa Thơng qua đó, tồn hạn chế đơn vị soạn thảo ban hành văn hành 2.3.2 Một số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn Tuy nhiên, qua cơng tác kiểm tra thường xuyên, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Thanh Hóa, chất lượng ban hành văn hành UBND tỉnh cịn tồn số lỗi quy trình soạn thảo văn sau: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn Một số Nội dung hình thức ban hành văn hành UBND cịn chưa thống nhất, cán bộ, cơng chức chưa xác định thể loại văn cần ban hành trình tham mưu Việc ký thay mặt (TM UỶ BAN NHÂN DÂN) cịn sai sót, có trường hợp văn thuộc thẩm quyền riêng Chủ tịch UBND để thẩm quyền chung 17 - Về quy trình xây dựng ban hành văn Một số cán bộ, công chức chưa chấp hành nghiêm quy trình ban hành văn bản, với lý cần giải nhanh công việc Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xuyên - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn Lỗi sai chủ yếu thể thức văn hành mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn số địa phương chưa tuân thủ quy định cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… - Về văn phong, ngôn ngữ văn Tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ chưa tính chất văn phong hành chính; phương ngữ; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh đó, cịn số lỗi viết hoa, viết tắt tùy tiện… - Văn hành sau ban hành, số gốc lưu văn thư chưa đóng dấu Vẫn có tình trạng, cán bộ, cơng chức khơng lưu hồ sơ cơng việc 2.3.3 Nguyên nhân lỗi sai Thứ nhất, chưa có văn quy định cụ thể chi tiết quy trình ban hành văn hành UBND tinh Thanh Hóa nên vấn đề cần ban hành liên quan đến nhiều phòng, ban, đơn vị giải dễ xảy tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm công tác tham gia soạn thảo, ban hành văn hành chính; Thứ hai, quy trình ban hành văn hành chưa có quy định cụ thể, chi tiết dẫn đến việc xác định tên loại văn số chuyên viên lúng túng, xác 18 định sai tên loại văn bản; Thứ ba, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho trình soạn thảo văn cịn chưa cần thận dẫn đến soạn thảo nội dung sai sót, thời gian ngắn phải đính hai lần định công văn ban hành khoảng tuần phải đính nội dung Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn hành UBND cấp xã địa bàn tỉnh Thanh Hóa 3.1 Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán bộ, công chức cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa Xác định vai trị cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn nên Lãnh đạo UBND tỉnh năm gần quan tâm, tạo điều kiện, đạo đế công tác hoản thiện Tuy nhiên, số cơng chức, viên chức coi công tác soạn thảo văn bản, thể thức văn không quan trọng mà nội dung văn quan trọng Chính vậy, việc tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán bộ, cơng chức UBND tỉnh Thanh Hóa quan trọng cần thiết Cán bộ, công chức UBND tỉnh, đặc biệt cán bộ, công chức phụ trách công tác văn cần liên tục cập nhật thông tin văn để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến phịng, ban giúp cho cơng tác ban hành văn UBND tinh Thanh Hóa tránh sai sót, đặc biệt sai sót không cập nhật thông tin quy định nhả nước Thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi quy định quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định Xây dựng kế hoạch, định kì tiến hành rà sốt văn bàn hành ban hånh có lỗi sai quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành để có biện pháp xử lý kịp thời rút học kinh nghiệm 19 thực xem tiêu chí để xét thi đua khen thưởng cuối năm cán bộ, công chức, viên chức 3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo ban hành văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, số lượng văn đến văn ngày cảng tăng lên Chính vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn cần thiết Có thể nói, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin Lãnh đạo UBND tỉnh quan tâm ứng dụng quản lý Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo, ban hành quy trình chưa phát huy hiệu Chính vi vậy, ứng dụng cơng nghệ thơng tin áp dụng sau: - Mẫu hóa văn đưa vào sở liệu mạng nội bộ, hướng dẫn cho tồn thể cản bộ, cơng chức, viên chức sử dụng thống toàn quan UBND tỉnh - Trong phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc áp dụng UBND tỉnh Thanh Hóa chuyển dự thảo văn cho Lãnh đạo UBND tinh xem, duyệt dự thảo, sau chuyển lại chun viên hồn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo sửa trực tiếp dự thảo), sau chuyển lại chuyên viên phòng hoản thiện lại, tiếp tục buớc trình ký theo quy định Như vậy, mẫu hóa văn phần mềm hồn thiện lại quy trình, áp dụng vào phần mềm quản lý văn quy trình rút ngắn, văn mẫu hóa phần mềm giúp chuyên viên phòng, ban soạn thảo dễ dàng, nhanh chóng, tránh sai sót thể thức, đem lại hiệu cao công việc 20 3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, bạn hành, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Như vậy, người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ cán văn thư chun trách Chính vậy, để nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa việc tất yếu phải làm tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ hành chính, đặc biệt công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành theo nhiều hình thức khác từ quy tập trung đến bồi dưỡng theo chuyên đề Đối tượng trực tiếp liên quan đến cơng tác soạn thảo văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Lãnh đạo, chun viên phịng chun mơn, người trực tiếp tham gia vào quy trình soạn thảo văn hành công chức, viên chức công tác Phỏng Hành - Tổ chức UBND tỉnh Thanh Hóa, cơng chức, viên chức thực tế không tham gia trực tiếp vào công tác soạn thão văn hành tham gia trực tiếp vào quy trình ban hành văn hành bước kiểm tra thể thức, lỗi tả trước phát hành, quản lý văn bản, nhân bản, đóng dấu gửi Ngồi việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, cán bộ, công chức công tác UBND tỉnh Thanh Hóa cần rèn luyện nhiều kỹ khác kỹ văn phòng đại, kỹ giao tiếp, ứng xử, kỹ sử dụng phương tiện đại thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; nữa, công chức, viên chức cần 21 rèn luyện phẩm chất đạo đức trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, xác, có trách nhiệm cao công việc; thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật mới, văn liên quan tới công tác chuyên môn quy định pháp luật khác có liên quan tới cơng tác văn hành 3.4 Mẫu hóa văn hành UBND tỉnh Thanh Hóa Mẫu hóa văn trình bảy văn theo thể thức (tiêu chuẩn) quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để quan tuân theo soạn thảo ban hành văn Nói cách khác, mẫu hóa văn cụ thể hóa thể thức văn tiêu chuẩn trình bảy văn quy định Mẫu hóa văn biện pháp thiết thực nhằm thực mục địch việc quy định thể thức văn tiêu chuẩn hóa văn Đồng thời với việc mẫu hóa văn hành UBND tinh Thanh Hóa việc đưa lên phần mềm, đưa vào danh mục phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc, giới thiệu, tổ chức buổi tập huấn để toàn cán bộ, công chức, viên chức làm việc UBND tinh hiểu rõ, sử dụng cách thuận lợi, thống Trên sở quy trình xây dựng lại trên, hệ thống hóa tồn quy trình ban hành văn hành tất mẫu văn hảnh đưa vào sở liệu dùng chung, đưa lên mạng nội UBND tỉnh Thanh Hóa để tất cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng Có thể nói, giải pháp vừa giảm thời gian soạn thảo văn chuyên viên vừa đảm bảo tính thống quy chuẩn thể thức văn 22 KẾT LUẬN Thực tiễn cho thấy, nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lý nhà nước lệ thuộc nhiều vào cách tổ chức sử dụng cách khoa học hệ thống thơng tin, có thơng tin văn Phương thức hoạt động quan phù hợp hay không phù hợp thể rõ việc tổ chức xây dựng ban hành văn Đối với hoạt động UBND cấp tỉnh, việc ban hành văn đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm chinh pháp luật đồng thời chấp hành nội quy, quy chế hoạt động nhằm tạo ý thức pháp luật cho cán bộ, công chức, viên chức quan; đồng thời tạo hình ảnh tốt đẹp cho nhân dân doanh nghiệp địa tỉnh Chính vậy, để đạt mục tiêu chung, tỉnh Thanh Hóa năm gần đưa nhiều giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành Để đạt mục tiêu này, địi hỏi cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn UBND tỉnh Thanh Hóa phải tn thủ theo quy trình, phải thực tốt để phát huy hết hiệu hoạt động quản lý Có thể nói, năm qua với nỗ lực Lãnh đạo quan UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh tồn thể cơng chức, viên chức quan nên công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành có nhiều tiến bộ, đóng góp khơng nhỏ cơng tác quản lý nhà nước tinh, thu hút nhiều doanh nghiệp, nhà đầu tư vả tạo điều kiện tối đa cho môi trưởng đầu tư kinh doanh Song bên cạnh kết đó, cịn khơng tồn cần giải hoàn thiện thời gian tới Với hạn chế mặt thời gian hạn chế chủ quan tác giả, kết khảo sát tác giả chưa phản ánh cách khách quan thực trạng công tác ban hành văn UBND tỉnh Thanh Hóa Ở mức độ định, coi tư liệu có ích để xem xét đưa giải pháp hồn thiện quy trình ban hành văn hành nói riêng cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành nói chung UBND tỉnh Thanh Hóa 23 MỤC LỤC Quốc hội Việt Nam Khóa 13 (2015), Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Thủ tướng Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Cơng tác văn thư Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Học viện Hành Quốc gia (2008), Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nxb Khoa học - Kỹ thuật, Hà Nội PTS Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội TS Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước (xuất lần hai, có sửa chữa bổ sung) Nxb Thống kê, Hà Nội GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước (tải lần thứ tư) Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 24