TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOATRUNG TÂM TÊN ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CHO MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC NHẬN XÉT VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐÓ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 3 1 1 Khái niệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, t.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA/TRUNG TÂM…………………………… TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CHO MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC NHẬN XÉT VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐÓ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………… CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN………………………… 1.1 Khái niệm lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.1 Tài liệu…………………………………………………………… 3 1.1.2 Lập hồ sơ nộp hồ sơ…………………………………………… 1.2 Yêu cầu hồ sơ quan………………………… 1.3 Công tác lập hồ sơ………………………………………………… 1.3.1 Lập danh mục hồ sơ……………………………………………… 1.3.2 Lập hồ sơ………………………………………………………… 1.3.3 Ý nghĩa, tác dụng lập hồ sơ……………………………… 1.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan……………………… 1.4.1 Yêu cầu tài liệu nộp……………………………………………… 1.4.2 Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…………………… 1.4.3 Thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…………………… 1.4.4 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan… CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND HUYỆN SĨC SƠN………… 2.1 Giới thiệu UBND huyện Sóc Sơn……………………………… 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn……………………… 2.3 Nhận xét đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn……… 2.3.1 Nhận xét chung……………………………………………… 5 8 9 11 11 11 16 16 2.3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc 17 Sơn…………………………… KẾT LUẬN………………………………………………………………… 20 DANH MỤC TÀI KHẢO………………………………… LIỆU THAM 21 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T Từ viết tắt Từ đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân UBND Uỷ ban nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn sản sinh hoạt động quan, tổ chức hành gồm nhiều thể loại, nhiều quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác hình thành thời gian khác Các văn tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải cơng việc hàng ngày quan, đơn vị khó khăn cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài Chính vậy, cần đến việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ công việc thường xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần Có thể thấy cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan có đóng góp khơng nhỏ nghiệp phát triển đát nước song nhiều người chưa hiểu chưa thật coi trọng cơng tác mà coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn dẫn đến việc lưu trữ tài liệu cịn nhiều hạn chế, thiếu sót Qua trình tìm hiểu hiểu biết UBND huyện Sóc Sơn, tơi thu thập số liệu, tài liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Từ số liệu thu thập thấy thực trạng cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn từ có nhìn khái qt đưa nhận xét, đánh giá giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Với lý trên, xin chọn đề tài: “ Hướng dẫn quy trình lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Từ nhận xét đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn” làm đề tài cho thi nhằm góp phần hồn thiện cơng tác UBND huyện Sóc Sơn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích lựa chọn đề tài để nghiên cứu để thấy vấn đề mang tính lý luận cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực trạng công tác UBND huyện Sóc Sơn nói chung tất quan hành nhà nước nói chung Từ tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Đồng thời qua đề tài giúp cho thấy tầm quan trọng công tác lập hồ sơ - nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu sở lý luận công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Tìm hiểu UBND huyện Sóc Sơn + Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác - Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: phòng văn thư lưu trữ, kho lưu trữ thuộc UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài, sử dụng số phương pháp phương pháp thu thập, xử lý thơng tin; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp điều tra, nghiên cứu tài liệu,… NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Khái niệm lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.1 Tài liệu Tài liệu dạng vật chất nhìn thấy được, hữu cụ thể Hay nói cách khác tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Thực tế công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm tài liệu thu thập tài liệu, tiêu huỷ tài liệu, giá trị tài liệu Ngay nhiều giáo trình cơng tác lưu trữ đề cập đến nhiều khái niệm tài liệu loại hình tài liệu Qua tài liệu hiểu dạng vật chất ghi nhận thông tin Như vậy, thông tin tài liệu đa dạng Mỗi dạng thông tin tương ứng - với loại tài liệu Có thể có loại tài liệu sau: Thơng tin văn ta có tài liệu chữ viết; Thơng tin hình ảnh ta có tài liệu ảnh; Thơng tin âm ta có tài liệu ghi âm; Thông tin dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng,…) ta có tài liệu điện tử; Thơng tin đồ có tài liệu đồ 1.1.2 Lập hồ sơ nộp hồ sơ Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc, phương pháp định Nộp hồ sơ trình chuẩn bị thực thủ tục để giao nộp hồ sơ, tài liệu lập vào lưu trữ quan Thực tiễn hoạt động quan, tổ chức có nhiều hồ sơ hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác Phổ biến quan, tổ chức, hồ sơ hành chia thành ba loại bản, hồ sơ cơng việc, hồ sơ - nguyên tắc, hồ sơ nhân Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý việc Trong hồ sơ cơng việc thường có tài liệu khởi đầu cơng việc tài liệu kết thúc cơng việc Ví dụ: Hồ sơ hội nghị (hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết,…), hồ sơ giải công việc (giải tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng - lương cho cán công chức,…) Hồ sơ nguyên tắc: Được lập sở tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn vấn đề nghiệp vụ, chế độ sách chụp lại Các văn phận công tác, cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không năm mà thường văn nhiều năm Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà cần xếp vào tờ bìa, ghi tiêu đề cho hồ sơ vắn tắt, lập văn mục lục văn bản, thống kê văn theo thứ tự thời gian ban hành văn Hồ sơ nguyên tắc đơn vị (các phận) chuyên môn quan lập giữ lại để tra cứu hàng ngày, giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định hồ sơ công việc Hàng năm, có văn phải bổ sung thêm vào hồ sơ, có văn hết hiệu lực phải đưa thay văn có hiệu lực Ví dụ: Tập hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ gồm: Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng - năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Hồ sơ nhân sự: Là tập tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh,…) Ví dụ: Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ anh Hoàng Minh Tuấn, sinh ngày 20/9/1996, 1.2 - vào Đảng Cộng sản Việt Nam ngày 10/5/2015 Yêu cầu hồ sơ quan Thuận lợi việc tra cứu hồ sơ: Hồ sơ lập phải có đủ yếu tố bên bên Bên hồ sơ phải đầy đủ yếu tố: tác giả, tiêu đề, số hồ sơ, thời hạn bảo quản Qua tạo điều kiện thuận lợi tra tìm tài liệu, trích dẫn viện - dẫn cần thiết Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị: Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại khác Có tài liệu quan, đơn vị làm ra, có tài liệu nhận từ bên ngồi gửi đến Mỗi loại tài liệu có chức khác cơng việc, có loại để đạo, có loại để biết, có loại trực tiếp liên quan đến cơng việc, có loại tài liệu tham khảo Vì vậy, lựa chọn tài liệu phản ánh - năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ Đảm bảo giá trị tính tồn vẹn tài liệu: Tài liệu hồ sơ phải có giá trị Tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, đơn vị có nhiều loại Trong có nhiều tài liệu có giá trị, có đầy đủ tính pháp lý văn bản, liên quan trực tiếp cơng việc, có nhiều tài liệu mang tính chất tham khảo (báo chí, sách,…) có tài liệu khơng có giá trị pháp lý (bản nháp, văn không đầy đủ thể thức,…) Như vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ - Phù hợp với quy định hành pháp luật: Chất lượng hồ sơ theo quy định pháp luật hành Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, phản ánh 1.3 đầy đủ trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc Công tác lập hồ sơ 1.3.1 Lập danh mục hồ sơ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định cơng tác văn thư: Danh mục hồ sơ kê có hệ thống hồ sơ - dự kiến lập năm quan, tổ chức • Tác dụng danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ tỏng quan, - đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện; Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; Giúp cho cán lưu trữ làm kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc - cán chuyên môn; Giúp lãnh đạo quan, đơn vị nắm tồn cơng việc quan, đơn vị - công việc cán thừa hành quan; Là sở để thực tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan sở - để cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ • Các bước lập danh mục hồ sơ: Bước 1: Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ: + Khung đề mục danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện + Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng theo khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt - động Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập: + Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ, đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị + Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải - cơng việc Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Nội dung, tính chất vấn đề, việc phản ánh hồ sơ Nhìn chung hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm hay đặc biệt quan… Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến - hoạt động quan, tổ chức Bước 4: Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ: + Các đề mục lớn đánh số liên tục chức số La Mã + Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả Rập + Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả Rập ký hiệu chữ viết tắt đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ 1.3.2 Lập hồ sơ Đến việc cụ thể công tác lập hồ sơ, theo Khoản Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định công tác - văn thư, nội dung lập hồ sơ thực theo quy trình sau: • Bước 1: Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ, cán công chức ghi tên hồ sơ bìa hồ sơ Nếu quan chưa có danh mục hồ sơ cán cơng chức vào kinh nghiệm thực - tế công việc năm qua mà viết sẵn số bìa hồ sơ thường lệ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa Bên ngồi bìa ghi rõ số, ký hiệu tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ ràng, xác, phản ánh khái quát nội dung việc hồ sơ - • Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Khi hồ sơ mở, văn nguồn, có tài liệu giấy tờ giải hay giải xong cơng việc cho vào bìa hồ sơ Cán có 10 - Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan cần tiến hành theo kế hoạch, giao nộp dứt điểm, trọn vẹn hồ sơ, tài liệu đơn vị theo năm đảm bảo thủ tục thống kê, giao nhận chặt chẽ 1.4.2 Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào - lưu trữ quan sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài - liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nọp lưu quy định để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - 1.4.3 Thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan giữ - loại 01 Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục, liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ, tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử - hệ thống 1.4.4 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức, đạo, kiểm tra, hướng - dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành chính: + Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức cấp - + Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức: 12 + Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan + Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ, đảm bảo yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào lưu trữ quan + Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ quan + Cán công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình công tác cho đơn vị, lưu trữ quan theo chế quan, tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 2.1 Giới thiệu UBND huyện Sóc Sơn Huyện Sóc Sơn thành lập sở sát nhập hai huyện Đa Phúc Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc Phú Thọ) với thị trấn Xuân Hoà thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày tháng 13 năm 1977 Hội Đồng Chính Phủ Việt Nam Khi huyện Sóc Sơn thuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn chuyển Hà Nội Sóc Sơn huyện ngoại thành phía Bắc Thủ Hà Nội cách trung tâm Thành phố Hà Nội 30km Phía Nam giáp huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) huyện Đông Anh (Hà Nội) Phía Đơng giáp huyện n Phong (Bắc Ninh) huyện Hiệp Hồ (Bắc Giang) Phía Bắc giáp huyện Phổ Yên (Thái Nguyên) Phía Tây giáp thị xã Phúc Yên (Vĩnh Phúc) Bao quanh huyện hệ thống sông Cầu, sông Cà Lồ Hệ thống giao thông huyện đa dạng gồm đường bộ, đường thuỷ, đường sắt đường khơng UBND huyện Sóc Sơn Hội đồng nhân dân Huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND quan quản lý - hành Nhà nước địa phương, có chức cụ thể như: Quản lý tập trung, thống theo pháp luật tất hoạt động lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội địa phương, nhằm đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ - cơng dân tổ chức hoạt động mình; Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật hoạt động quan, tổ - chức, doanh nghiệp, công dân địa bàn huyện; Xây dựng, phát triển kinh tế địa bàn huyện, tạo điều kiện cho cơng dân, tổ chức có hội hoạt động phát triển lĩnh vực kinh tế - xã hội, phù hợp - với yêu cầu, khả họ khuôn khổ pháp luật nhà nước; Xây dựng kết cấu hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng địa bàn huyện 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Đối với huyện Sóc Sơn, xác định cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng hình thành phát triển quan, tổ chức, mà cơng tác đặt lên hàng đầu Hiện phịng Nội Vụ huyện bố trí lãnh đạo công chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ, văn phịng UBND huyện Sóc Sơn bố trí 02 cán làm công tác văn thư lưu trữ Cả hai cán cựu sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Các cán phịng văn thư người có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc cao, đào tạo tốt nghiệp vụ nên khơng hồn thành 14 xuất sắc cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan mà cịn hồn thành tốt nhiệm vụ khác phân công Công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn - thực theo văn nhà nước như: Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 Chính phủ quy định công tác - văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn - bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực - thuộc Trung ương; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 18/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND, UBND xã, phường, thị - trấn; Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan;… Các văn cấp lãnh đạo quan tâm đạo bám sát việc thực nội dung công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND huyện theo thông tư số 13/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ • Cơng tác lập hồ sơ UBND huyện Sóc Sơn thực vào tháng 12 hàng năm đạo trực tiếp Chánh văn phòng Đỗ Thu Nga, cán phòng văn thư chị Phù Thị Quỳnh Ly phối hợp với phòng ban quan tiến hành lập danh mục hồ sơ dựa danh mục hồ sơ năm trước có chỉnh sửa (nếu cần) phù hợp với năm Qua khảo sát UBND huyện - Sóc Sơn, tơi thấy rằng: Lãnh đạo quan nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng, thể việc hàng năm, UBND huyện thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ; tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ mời chuyên gia có kinh nghiệm đến tập huấn công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ; triển khai thống kê báo cáo công tác văn thư - lưu trữ Chánh Văn phòng UBND huyện phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư; 15 xây dựng kế hoạch nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; kế hoạch tra, kiểm tra công tác - công vụ có việc thực cơng tác văn thư lưu trữ đơn vị… Trưởng đơn vị thuộc UBND huyện Sóc Sơn đơn đốc, nhắc nhở cán thừa hành lập hồ sơ công việc phân công đảm nhiệm, thực tốt khâu nghiệp vụ lập hồ sơ theo nội dung phương pháp học buổi - tập huấn Cán chuyên môn số đơn vị (phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Quản lý thị, phịng Tài – Kế hoạch, Văn phịng) thực tương đối tốt công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, lại số phòng, ban khác quan, công tác lập hồ sơ bị cán chuyên môn xem nhẹ, coi công tác lập hồ sơ trách nhiệm phận Văn phịng nói chung người trực tiếp lập cán văn thư lưu trữ quan Vì thế, quan có tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ chuyển trực tiếp văn đến cán chuyên môn thiếu kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở phịng Nội vụ Văn phịng UBND thân văn chịu chung số phận với văn khác mà không cán chuyên môn vận dụng - thực thi Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn bổ sung tài liệu từ nguồn như: cán bộ, công chức, viên chức có thời gian làm việc UBND huyện, hưu chuyển công tác; quan cấp trên, cấp ngang cấp thường xuyên gửi văn bản, giấy tờ trao đổi với UBND huyện;… Thành phần tài liệu UBND huyện cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ cán công chức, viên chức UBND huyện vào chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài - liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo quy định Dựa theo quy định luật nhà nước ban hành, UBND huyện Sóc Sơn ban hành quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu cho quan Theo quy định UBND huyện Sóc Sơn, vào quý I năm sau, cán lưu trữ tổ chức nhắc nhở thu thập hồ sơ tài liệu từ lãnh đạo UBND huyện, - phận, phòng ban thuộc UBND Nhìn chung tài liệu lập hồ sơ sơ Các loại hồ sơ lập UBND huyện Sóc Sơn: Trong q trình hoạt động UBND huyện, hồ sơ hình thành phản ánh chức năng, nhiệm vụ cán bộ, 16 công chức Căn vào chức nhiệm vụ giao, UBND huyện có phân cơng cụ thể việc lập loại hồ sơ theo vị trí việc làm theo quy định: + Thứ nhất, hồ sơ công việc cụ thể, cán cơng chức chủ trì giải cơng việc nào, phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc Loại hồ sơ hình thành từ bắt đầu xử lý công việc vấn đề, vụ việc giải xong Khi lập loại hồ sơ này, đặc trưng chủ yếu vận dụng vấn đề, đồng thời kết hợp số đặc trưng thời gian, tác giả ban hành văn + Thứ hai, hồ sơ họp, hội nghị, hội thảo UBND huyện đa số giao cho cán công chức thuộc lĩnh vực tổ chức họp, hội nghị chuẩn bị văn bản, tài liệu từ bắt đầu kết thúc để lập hồ sơ + Thứ ba, hồ sơ lãnh đạo UBND huyện lập phận, cán công chức tham mưu theo lĩnh vực phụ trách + Thứ tư, tập lưu văn văn phòng UBND huyện thực + Thứ năm, hồ sơ nguyên tắc: loại hồ sơ chủ yếu lập phận cán cơng chức theo vị trí việc làm, tính chất cơng việc cán bộ, cơng chức nghiên cứu, tham mưu, tổng kết nên việc nắm bắt thơng tin lĩnh vực phụ trách cần thiết Nhận thức vai trò quan trọng loại hồ sơ nên đa phần cán q trình giải cơng việc ln có ý thức tập hợp văn bản, lập hồ sơ nguyên tắc lĩnh vực phụ trách ln cập nhật văn để có đủ sở pháp lý, thông tin nhiều chiều, đa dạng, xác lĩnh vực chun mơn việc giải cơng việc theo chế độ, sách ban hành • Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn quy định văn công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn UBND huyện Theo quy định, định kì hàng năm vào quý I năm sau, cán cơng chức phải hồn chỉnh hồ sơ công việc giải xong năm trước giao nộp vào lưu trữ huyện Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ huyện chưa thực - nề nếp hồ sơ, thủ tục giao nộp chưa đầy đủ thành phần tài liệu Trong trình tìm hiểu UBND huyện, hầu hết cán cơng chức có thói quen giữ lại hồ sơ, tài liệu vị trí làm việc để thuận tiện cho cơng việc họ sợ giao nộp hồ sơ bị thất lạc…Nhiều cán công chức giữ nguyên loại văn bản, tài liệu chưa lập hồ sơ có lập khơng thực việc 17 biên mục giao nộp cho cán văn thư lưu trữ huyện, việc giao nộp khơng có - biên bàn giao tài liệu Việc lập hồ sơ hành lập không đạt chất lượng - trở ngại công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ huyện Hiện nay, UBND huyện quan tâm tiến hành sửa chữa, xây dựng, đầu tư trang thiết bị vào kho lưu trữ huyện để phục vụ bảo quản tài liệu nộp lưu Chính mà hồ sơ, tài liệu bảo quản tốt hơn, dễ tìm kiếm tránh bị thất - lạc Đối với hồ sơ lập chất lượng hồ sơ giao nộp vào lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ, thành phần tài liệu hồ sơ chưa đầy đủ, tài liệu chưa xếp, biên mục,…Nhiều tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ giữ lại - cac cán công chức chưa làm thủ tục cần thiết theo quy định Vì tài liệu khơng lập hồ sơ, khơng có mục lục thống kê tài liệu nộp lưu nên trình giao nộp tài liệu, cán văn phịng UBND huyện khơng nắm hết thành phần tài liệu giao nộp, số lượng tài liệu chủ yếu xác định theo bó, cặp ba dây Cán tiếp nhận tài liệu UBND huyện lập biên giao, nhận tài liệu có đủ chữ kỹ cá nhân, đơn vị bàn giao tài liệu cán nhận tài liệu chưa thể rõ số lượng hồ sơ chất lượng hồ sơ 2.3 Nhận xét đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 2.3.1 Nhận xét chung • Ưu điểm: - UBND huyện nhận thấy việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ huyện quan trọng cần thiết nên quan tâm thực tốt, giúp UBND huyện quản lý công việc thông qua hệ thống hồ sơ, đánh giá công việc cán công chức chuyên môn thông qua hồ sơ lập, tạo điều kiện cho việc bảo quản văn bản, tài - liệu hình thành q trình hoạt động Cán cơng chức nhận thức tầm quan trọng tác dụng thiết thực hồ sơ, nên thực tế quan tâm tới việc lập hồ sơ theo quy định ln có tìm tịi, cập nhật văn mới, thông tin để giải công việc hàng ngày Nhận thức cán chuyên môn công tác lập hồ sơ - dần cải thiện Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn thấy vị trí ý nghĩa công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ huyện, có quan tâm đến công tác Điều 18 thể qua việc ban hành văn đạo, tổ chức lớp tập huấn công tác lập hồ sơ mời chuyên gia có kinh nghiệm giảng dạy để hỗ trợ - cán cơng chức hồn thiện công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Các trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ huyện ngày đầu tư, hoàn chỉnh Đặc biệt xuất tài liệu điện tử làm cho công tác quản lý nhanh gọn dễ tìm kiếm… • Hạn chế: - Một số cán công chức UBND huyện chưa trọng đến việc lập hồ sơ nguyên tắc giải cơng việc thiếu pháp lý, dẫn đến tình trạng kết giải công việc không với quy định văn quy phạm pháp luật hướng dẫn, đạo quan cấp Không đáp ứng nguyện vọng, yêu cầu đáng người dân, dẫn đến việc khiếu kiện, - khiếu nại Một số lãnh đạo UBND huyện chưa ý thức tầm quan trọng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ huyện, từ thiếu đạo liêt công việc dẫn đến việc tổ chức thực thiếu đồng bộ, phận làm công việc, kết cuối lập hồ sơ kiểm tra đánh giá chưa - thực Vẫn cịn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, xếp chưa khoa học, chưa quy định kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm mức Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán - nằm rải rác phịng , ban chun mơn Công tác tra, kiểm tra không tiến hành đặn, thường xun, bên cạnh lại khơng có chế tài rõ ràng, cụ thể thực tế cịn có phận, cán công chức biết quy định nhà nước lại không tổ chức triển khai thực thực khơng đầy đủ, xác, khơng quy định nhà nước 2.3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hô sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Trên sở phân tích thực trạng tồn tại, hạn chế công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND huyện, xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu cơng việc sau: • Đối với UBND huyện Sóc Sơn: 19 - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến bồi dưỡng kiến thức pháp luật văn thư lưu trữ, để giúp cán bộ, công chức xây dựng nhận thức, nắm vững quy định pháp luật lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan, từ đề cao trách - nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND huyện Bố trí cán cơng chức làm cơng tác văn phịng, thống kê, văn thư, lưu trữ theo yêu cầu Thông tư số 13/2019/TT-BNV Bộ Nội vụ chức danh, số lượng, số chế độ, sách cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã quy định Thành - phố Hà Nội Tổ chức lập danh mục hồ sơ Tổ chức thực nghiêm túc lập hồ sơ hành Xây dựng kế hoạch nộp lưu hồ sơ tài liệu định kì hàng năm thực chế độ - giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện theo quy định Nâng cao trách nhiệm công vụ cán công chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ - vào lưu trữ quan Đề biện pháp, chế tài cán công chức không thực quy - định đề Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần cho cán văn thư lưu trữ, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định - quan Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu - trữ UBND huyện Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phịng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực - trách nhiệm cuả cán Ngoài lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để cơng tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài 20 liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng • Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên, mong nhà trường - tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều lý thuyết Nhà trường kéo dài thời gian thực tập nhiều để sinh viên có hội tìm hiểu, cọ sát nhiều với công việc cán văn thư - lưu trữ Các cán bộ, giảng viên trường cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp - tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Về trang thiết bị: Nhà trường cần trang bị thêm số phương tiện phục vụ cho trình giảng dạy học tập sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp thu kiến thức hiệu Nhà trường nên có kế hoạch thay - phương tiện xuống cấp Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kiến thức, kinh nghiệm qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên năm 3, ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết ln phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý luận thực tế để sau làm tốt công việc 21 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng q trình hoạt động quản lý cấp quyền nói chung UBND cấp huyện nói riêng Q trình hoạt động UBND huyện sản sinh văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực khác hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Thành phần tài liệu bên hồ sơ gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Nên việc lập hồ sơ lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện để bảo quản an toàn phát huy giá trị việc cần thiết quan trọng Nghiên cứu đề tài không giúp hiểu biết công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan mà từ cịn giúp tơi nắm rõ thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hành nhà nước khơng riêng UBND huyện Sóc Sơn Bên cạnh ưu điểm đạt cịn hạn chế, mặt yếu cần phải khắc phục để cơng tác huyện hồn thiện 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Thị Hạnh, Các giải pháp nâng cao hiệu lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận Thành phồ Hà Nội, file:///C:/Users/Administrator.ADMIN/Downloads/cacgiaiphapnangcaohieuq ualaphosovanopluuvaoluutru_ubndcapquancuathanhphoha_noi_9659.pdf, 27/11/2013 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nguyễn Thị Lý, Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ lưu trữ quan, file:///C:/Users/Administrator.ADMIN/Downloads/n%E1%BB%99p%20h %E1%BB%93%20s%C6%A1%20v%C3%A0%20l%E1%BA%ADp%20h %E1%BB%93%20s%C6%A1.pdf, 6/5/2014 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 Chính phủ quy định cơng tác văn thư Nguyễn Thanh Toàn, Nâng cao chất lượng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phường địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, file:///C:/Users/Administrator.ADMIN/Downloads/lv_277_nguyenthanhhoan _6185.pdf, 26/02/2021 Nguyễn Thị Thuần, Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, https://123docz.net/document/3843684-bao-cao-thuc-tap-van-thu-luutru-tai-ubnd-huyen-soc-son.htm, 20/9/2016 Monkey D.Luffy, Tiểu luận: Công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội, https://123docz.net/document/3867533-tieu-luan-cong-tac-luu-tru-tailieu-tai-ubnd-huyen-soc-son-ha-noi.htm, 4/10/2016 23 ... Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nguyễn Thị Lý, Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ lưu trữ quan, file:///C:/Users/Administrator.ADMIN/Downloads/n%E1%BB%99p%20h... file:///C:/Users/Administrator.ADMIN/Downloads/lv_277_nguyenthanhhoan _6185.pdf, 26/02/2021 Nguyễn Thị Thuần, Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, https://123docz.net/document/3843684-bao-cao-thuc-tap-van-thu-luutru-tai-ubnd-huyen-soc-son.htm,... 18/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND, UBND xã, phường, thị - trấn; Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ