hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại bảo hiểm xã hội tp hồ chí minh nguyễn thị hoài thương

i TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA KẾ TỐN NGUYỄN THỊ HỒI THƯƠNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Ngành: Kế toán Mã ngành: 60 34 03 01 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05/2015 ii LỜI CẢM ƠN Trước tiên, xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến ba mẹ ủng hộ, tạo điều kiện thuận lợi để có ngày hơm Em chân thành cám ơn thầy Tăng Trí Hùng kiên nhẫn hướng dẫn, trợ giúp động viên em suốt trình thực luận văn Những kiến thức kinh nghiệm thầy giúp em hoàn thành luận văn sống sau Em xin cảm ơn đến q thầy Khoa Kế tốn Phịng đào tạo Sau đại học Trường Đại học Tơn Đức Thắng dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em Tác giả gửi lời cảm ơn đến chị Ngọc Anh, chị Hồng Hà ln động viên em suốt thời gian thực luận văn Cuối cùng, tác giả xin cảm ơn Ban lãnh đạo toàn thể anh chị em cán bộ, viên chức quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ tác giả trình thực luận văn Xin chân thành cảm ơn Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 02 năm 2015 Tác giả Nguyễn Thị Hồi Thương iii CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Tăng Trí Hùng Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, luận văn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung luận văn Trường đại học Tôn Đức Thắng không liên quan đến vi phạm tác quyền, quyền gây trình thực (nếu có) Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 02 năm 2015 Tác giả Nguyễn Thị Hoài Thương Cán hướng dẫn khoa học: TS Tăng Trí Hùng Trường Đại học Tơn Đức Thắng Cán phản biện 1: TS Huỳnh Đức Lộng Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Cán phản biện 2: TS Nguyễn Thị Mai Hương Trường Đại học Tôn Đức Thắng Luận văn thạc sĩ bảo vệ HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG, ngày 19 tháng năm 2015 theo Quyết định số 297-3/2015 /TĐT-QĐ-SĐH ngày 09/3/2015 iv TÓM TẮT Đặt vấn đề Trong hoạt động tổ chức, quan, doanh nghiệp, chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý Để tổ chức, quan, doanh nghiệp tồn phát triển, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ngày hồn thiện theo thời gian Và từ hoạt động kiểm tra, kiểm soát riêng lẻ, nhiều tổ chức, quan, doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức, quan, doanh nghiệp Đặc biệt, quan thuộc khu vực công, việc kiểm soát hoạt động quan mối quan tâm Đảng, Nhà nước nhân dân Hệ thống kiểm soát nội quan thuộc khu vực công hoạt động hiệu tổn thất ngân sách Nhà nước ít, việc ảnh hưởng trực tiếp đến nhân dân quốc gia Chính điều này, việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm soát nội quan thuộc khu vực công cần nhà quản lý quan tâm cách sâu sắc Với mong muốn tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đề giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao tính hữu hiệu hiệu hệ thống kiểm sốt nội góp phần giúp Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đạt mục tiêu đề ra, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội Vận dụng lý thuyết hệ thống kiểm sốt nội để tìm hiểu, đánh giá, phân tích ưu điểm tồn hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh v Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh nên việc khảo sát thực Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Bảng khảo sát thiết kế gửi cho 100 cán bộ, viên chức Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh để thu thập ý kiến nhận xét cán bộ, viên chức hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ 2012 đến năm 2014 Phương pháp nghiên cứu Cuộc khảo sát thực thông qua bảng câu hỏi đánh giá phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Bảng câu hỏi gửi cho 100 cán bộ, viên chức Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, tác giả kết hợp quan sát hoạt động thực tế đơn vị để đưa nhận xét khách quan Bảng câu hỏi thiết kế theo dạng hình thức đóng với câu trả lời có, khơng có khơng biết, trả lời có đánh giá năm mức độ tốt, tốt, bình thường, Tổng số bảng khảo sát gửi 100 bảng, tổng số bảng khảo sát nhận 100 bảng, đạt tỷ lệ trả lời 100% Trong đó, số lượng câu trả lời tốt, tốt 5.915 câu (trên tổng số 8.000 câu trả lời), chiếm tỷ lệ 74%; số lượng câu trả lời bình thường 1.317 câu, chiếm tỷ lệ 16%; số lượng câu trả lời kém, kém, khơng có khơng biết 768 câu, chiếm tỷ lệ 10% Từ kết khảo sát cho thấy hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hữu thực vai trò kiểm soát Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội đơn vị tồn số mặt yếu cần khắc phục vi Kết luận Qua trình nghiên cứu thực tế công tác, áp dụng lý luận hệ thống kiểm soát nội INTOSAI, tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 – 2020 dựa yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội tồn hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh vii MỤC LỤC Trang bìa phụ …………………………………… ……………………… i Lời cảm ơn ………………….………………………………… ………… ii Lời cam đoan …………………………………………….……………… iii Tóm tắt …………………………………………………….……… iv Mục lục …………………………………………………………………… vii Danh mục chữ viết tắt ………………………………….…………………… xii Danh mục bảng biểu ……………………………………………………… xiii Danh mục hình vẽ ……………………… ……………………………… xiv LỜI MỞ ĐẦU ………………………………………………….………… CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CĨ THU ………………………… 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội ………………….……… 1.1.1 Lịch sử đời phát triển kiểm soát nội …… …… …… 1.1.1.1 Lịch sử đời phát triển kiểm soát nội … … …… 1.1.1.2 Lịch sử đời phát triển kiểm soát nội khu vực công 1.1.2 Khái niệm mục tiêu kiểm soát nội theo INTOSAI … 1.1.2.1 Khái niệm …………… ……… …………………………… 1.1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội ………… ……….…………… 11 1.1.3 Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội …………… … 13 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt ………………………… …………… 14 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro ………….………………………… ………… 16 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát …………………… … ……………… 18 1.1.3.4 Thông tin truyền thông ……………… …………………… 20 1.1.3.5 Giám sát ……………….…… …… ……………………… 20 1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội … … … 20 1.2 Đặc điểm hoạt động hệ thống kiểm soát nội quan Bảo hiểm xã hội …… ……… … ……… .……… 21 1.2.1 Khái niệm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …… ………………… 21 viii 1.2.2 Sơ lược hình thành phát triển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Việt Nam ………… ……………… ………………………… …… 21 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam 23 1.2.4 Hoạt động hệ thống kiểm soát nội quan Bảo hiểm xã hội ……………………………………………………………………… 24 1.2.4.1 Môi trường kiểm soát ……… ……………………………… 24 1.2.4.2 Đánh giá rủi ro …………………… ……………………… 25 1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát …… ………………………………… 25 1.2.4.4 Thông tin truyền thông …………………………………… 26 1.2.4.5 Giám sát ……….…………………………………………… 26 Kết luận chương ………………………… ….……………….………… 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ……………… … 29 2.1 Tổng quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ……… …… 29 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ………………….…………………….……………… 29 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 33 2.1.3 Bộ máy tổ chức ……………….………….……………………… 34 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng chức năng, Bảo hiểm xã hội quận huyện trực thuộc …………….………………………….………… 37 2.1.4.1 Phòng Thu …… ………….…………………………………… 37 2.1.4.2 Phòng Chế độ bảo hiểm xã hội …… ……….………………… 37 2.1.4.3 Phòng Cấp sổ, thẻ ………… …… ………… ……………… 37 2.1.4.4 Phòng Nghiệp vụ giám định 1, phòng Nghiệp vụ giám định 37 2.1.4.5 Phòng Kiểm tra …………….…………………………… … 38 2.1.4.6 Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ ………………………….… 38 2.1.4.7 Phịng Cơng nghệ thơng tin ……………………………… … 38 2.1.4.8 Phịng Kế hoạch tài …………………………… ……… 38 2.1.4.9 Phịng Tổ chức cán ………………… …………………… 38 ix 2.1.4.10 Phịng Hành – Tổng hợp ……………………………… 39 2.1.4.11 Bảo hiểm xã hội quận huyện ……………………… ……… 39 2.1.5 Thành tích quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 39 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh …………… …………………………………….…….…… 40 2.2.1 Khái quát q trình khảo sát ……………….……… ………… 40 2.2.1.1 Mục đích khảo sát ……… ………… ……………………… 40 2.2.1.2 Đối tượng khảo sát ……….…………………………………… 40 2.2.1.3 Phương pháp khảo sát …………… ……………… ………… 40 2.2.1.4 Kết khảo sát ……………… ………… ………………… 41 2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh …………………………………… ……………… 42 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt ………………………… ……………… 42 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro ……………… …………… ……………… 57 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát ……………… …… ………………… 60 2.2.2.4 Thông tin truyền thông …………………… ……………… 62 2.2.2.5 Giám sát …………………………….……… ……………… 65 2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ……………………….………….………… ……… …… 66 2.3.1 Đánh giá chung ………………………………… … ………… 66 2.3.2 Đánh giá phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội ……… 67 2.3.2.1 Mơi trường kiểm sốt ………… ……… …………………… 67 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro ………….…………………………………… 67 2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát …………………… … ……………… 68 2.3.2.4 Thông tin truyền thông ………………… ………………… 68 2.3.2.5 Giám sát …………………….………… …………………… 69 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế ……………… ……………….… 69 Kết luận chương …………………………… ………… …………… 70 x CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ………… ……… 71 3.1 Nguyên tắc, quan điểm, xây dựng giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 71 3.1.1 Quan điểm…………………… ……… ……… …….………… 71 3.1.2 Nguyên tắc………………… …………………… …….……… 73 3.1.3 Căn hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ……………… ………………… … ……… 73 3.2 Hệ thống giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ……………………………………… … 76 3.2.1 Các giải pháp liên quan đến yếu tố hệ thống kiểm soát nội ………………………………………………………… …………… 76 3.2.1.1 Nhóm giải pháp mơi trường kiểm sốt …………… …… 76 3.2.1.2 Nhóm giải pháp đánh giá rủi ro ………………………… 84 3.2.1.3 Nhóm giải pháp hoạt động kiểm sốt …………………… 87 3.2.1.4 Nhóm giải pháp truyền thơng, thơng tin ……… ………… 92 3.2.1.5 Nhóm giải pháp giám sát …………… ……… ……….… 94 3.2.2 Kiến nghị với Đảng Nhà nước ………… ……………….…… 96 3.2.2.1 Tăng cường lãnh đạo, đạo công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ……… 96 3.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống sách, pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …… ………………………………………………… 96 3.2.2.3 Phát triển đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đa dạng hóa loại hình bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …………… 97 3.2.2.4 Nâng cao chất lượng dịch vụ công tác thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …………… ……………… 97 3.2.2.5 Tăng cường lý Nhà nước bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế 98 Kết luận chương …………………….…………………………………… 99 xxvi PHỤ LỤC 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Số lượng Câu hỏi A Mơi trường kiểm sốt Cơ quan có đặt yêu cầu liêm giá trị đạo đức mà cán bộ, viên chức quan cần thực không? Các yêu cầu liêm giá trị đạo đức cho tồn thể cán bộ, viên chức ban hành thức văn khơng? Ban lãnh đạo có phổ biến hướng dẫn cụ thể quy tắc giá trị đạo đức cho toàn thể cán bộ, viên chức quan khơng? Ban lãnh đạo có thực yêu cầu liêm giá trị đạo đức đặt không? Những nhiệm vụ mà quan giao phó cho phịng, phận cán bộ, viên chức có khả thi thực khơng? Ban lãnh đạo có cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin tình hình hoạt động, tài cam kết quan trọng quan cho tồn thể cán bộ, viên chức khơng? Các họp giao ban ban lãnh đạo, phòng/bộ phận nghiệp vụ có tổ chức định kỳ khơng? Nội dung kết họp giao ban có phổ biến cơng khai khơng? Rất tốt Tốt Bình Rất Khơng Khơng Kém thường có biết 44 45 0 40 36 10 10 43 38 11 0 47 38 0 25 58 14 0 30 46 14 2 46 38 13 0 38 40 15 0 xxvii Ban lãnh đạo có hiểu biết chế độ tài đơn vị hành nghiệp khơng? Ban lãnh đạo phịng/bộ phận nghiệp vụ có thực bàn bạc ngân sách tài hay khơng? Ban lãnh đạo có kiên chống gian lận giả mạo chứng từ, sổ sách khơng? Trong quan có ổn định nhân vị trí lãnh đạo khơng? Ban lãnh đạo có tham gia phong trào với cán bộ, viên chức khơng? Ban lãnh đạo có tổ chức buổi đối thoại ban lãnh đạo cán bộ, viên chức khơng? Cơ quan có xây dựng bảng mô tả công việc, nhiệm vụ cho công việc định không? Các cán bộ, viên chức có đủ hiểu biết kỹ cần thiết để thực công việc không? Số lượng cán bộ, viên chức có đáp ứng nhiệm vụ quan khơng? Cơ quan có quan tâm đến chun mơn, kỹ năng, đạo đức tuyển dụng cán bộ, viên chức khơng? Cơ quan có tổ chức cử cán bộ, viên chức tham gia kháo đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn, kỹ khơng? Cơ quan có thực biện pháp để nhận biết biết cán bộ, viên chức có đủ hiểu biết kỹ để thực công việc họ khơng? Khi phân cơng cơng việc, quan có xem xét yêu cầu 48 35 11 0 36 26 14 17 61 30 0 40 41 14 0 29 47 18 0 28 48 19 31 40 16 23 53 20 1 13 40 30 30 45 22 0 32 52 15 0 25 47 17 3 29 48 18 2 xxviii kiến thức, chun mơn kỹ cần có cán bộ, viên chức khơng? Cán bộ, viên chức có quan tâm tìm hiểu cấu tổ chức quan khơng? Cơ cấu tổ chức quan có xác định quyền hạn trách nhiệm chủ yếu hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo không? Người lãnh đạo cao cấp có biết rõ thực vai trị, trách nhiệm khơng? Cơ quan có tổ chức thơng tin hệ thống nhân sự, quyền hạn trách nhiệm phận quan không? Quyền hạn trách nhiệm phận quan có ban hàng văn khơng? Có phân chia trách nhiệm quyền hạn cho cán bộ, viên chức hoạt động quan khơng? Có kiểm tra, giám sát lẫn phịng/bộ phận nghiệp vụ khơng? Trách nhiệm quyền hạn phòng/bộ phận nghiệp vụ có phân chia rõ ràng khơng? Quyền hạn, trách nhiệm tài có giao cho cá nhân có chun mơn tài khơng? Cơ quan có xây dựng sách nhân tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật không? Các sách nhân tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, đề 19 50 26 28 49 17 0 50 40 0 34 45 16 0 23 44 20 6 28 50 19 0 26 48 16 30 50 17 0 30 49 11 0 28 46 23 0 26 50 21 0 xxix bạt, kỷ luật có thực nghiêm túc khơng? Cơ quan có quan tâm đến việc tuyển dụng đào tạo cán bộ, viên chức theo lực, trình độ chun mơn kỹ họ khơng? Các sách đánh giá có giúp quan đánh giá việc thực nhiệm vụ cán bộ, viên chức khơng? Cán bộ, viên chức có biết sách khen thưởng, kỷ luật khơng? Cơ quan có đảm bảo việc thực sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cán bộ, viên chức khơng? Cơ quan có tổ chức họp định kỳ ban lãnh đạo cán bộ, viên chức để lấy ý kiến sách nhân (về tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật) khơng? Ban lãnh đạo có u cầu tính bảo mật thơng tin với nhân viên chun trách khơng? B Đánh giá rủi ro Cơ quan có xây dựng chế để nhận biết rủi ro phát sinh từ bên bên ngồi khơng? Cơ quan có xác định, nhận dạng phân tích rủi ro trước thực nhiệm vụ khơng? Cơ quan có xây dựng chế thích hợp để đánh giá, phân tích đối phó rủi ro khơng? Cơ quan có phổ biến tầm quan trọng việc nhận diện, phân tích đối phó rủi ro cho cán bộ, viên chức không? 22 51 21 0 15 53 26 19 50 28 0 48 44 0 33 42 17 1 28 44 18 31 22 13 19 33 20 11 20 10 31 21 15 18 14 29 22 13 18 xxx Việc bảo quản hệ thống liệu khơng bị hư hỏng, mát có tiến hành khơng? Ban lãnh đạo có thực đánh giá thay đổi nhân đến việc thực hiện, trì hoạt động quan khơng? Ban lãnh đạo có quan tâm đến thay đổi ứng dụng hệ thống thơng tin ảnh hưởng đến việc thực hiện, trì hoạt động, lập báo cáo quan không? C Hoạt động kiểm sốt Trong quan, có phân định chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép bảo quản tài sản quan không? Các quy trình nghiệp vụ có quy định cụ thể phương cách thực thời gian luân chuyển hồ sơ, chứng từ khơng? Cơ quan có quy định cụ thể trách nhiệm thực hiện, bồi thường sai phạm cá nhân liên quan đến việc giải hồ sơ, chứng từ khơng? Ngồi mẫu báo cáo tài bắt buộc theo quy định, phịng kế hoạch tài chính/bộ phận kế tốn có thực lập báo cáo khác để làm sở cho việc quản lý khơng? Có sổ tay hướng dẫn diễn giải chi tiết nội dung mục đích sử dụng tài khoản, tiểu mục hạch tốn khơng? Các chứng từ kế tốn có ghi chép trung thực phê duyệt người có trách nhiệm khơng? Cơ quan có tiến hành đối chiếu số liệu với kho bạc, ngân hàng định kỳ không? 20 49 18 2 20 50 17 28 48 16 0 27 48 20 0 35 46 17 0 25 51 15 20 41 17 19 22 36 13 26 30 43 0 17 36 44 0 13 xxxi Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh có tiến hành kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, chứng từ với Bảo hiểm xã hội quận huyện định kỳ không? Cơ quan có tiến hành đối chiếu định kỳ số liệu sổ sách với số liệu thực tế khơng? Thành viên thực cơng tác kiểm tra có phân công độc lập với đối tượng kiểm tra? Năng lực viên chức làm nghiệp vụ kế tốn có đủ đảm bảo khơng xảy sai sót trọng yếu lập báo cáo tài khơng? Việc mua sắm, xây dựng, sửa chữa tài sản có lên kế hoạch cụ thể phê duyệt Ban giám đốc khơng? Cơ quan có hoạt động kiểm sốt q trình mua sắm, sử dụng, bảo quản, sửa chữa tài sản không? Bộ phận phê duyệt, đề xuất mua sắm, sửa chữa tài sản có tách biệt với phận thực mua sắm, sửa chữa tài sản khơng? Cơ quan có thường xun ln chuyển vị trí làm việc viên chức khơng? D Thơng tin truyền thơng Cơ quan có cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời đến cán bộ, viên chức nhằm tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức thực nhiệm vụ không? Các thông tin báo cáo ban lãnh đạo có đảm bảo tính xác kịp thời khơng? Ban lãnh đạo có quan tâm đến phát triển hệ thống thông tin không? 39 44 12 0 35 46 14 0 24 45 13 13 19 49 20 0 11 33 46 15 0 30 47 18 0 28 43 13 10 20 49 19 30 49 19 1 31 53 14 1 36 48 14 0 xxxii Cơ quan có phần mềm chun mơn cho nghiệp vụ việc thực nhiệm vụ không? Các phần mềm chun mơn có liên kết sở liệu với khơng? Cơ quan có tổ chức kênh truyền thông để trao đổi thông tin nội không? Các kênh truyền thông để trao đổi thông tin nội có cán bộ, viên chức sử dụng khơng? Cơ quan có trang bị nơi lưu trữ phục vụ cho công tác lưu trữ chứng từ, sổ sách khơng? Các chứng từ, sổ sách có lưu trữ hợp lý, khoa học rõ ràng không? Cơ quan có tổ chức kênh truyền thơng để trao đổi thơng tin với bên ngồi khơng? Các quy trình làm việc có ban hành văn để tồn thể cán bộ, viên chức thực không? Các thông tin từ phòng nghiệp vụ, Bảo hiểm xã hội quận, huyện có Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận ghi nhận có trung thực, đầy đủ kịp thời không? Cơ quan có sử dụng phần mềm kế tốn cho việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh khơng? Có phân quyền truy cập cho phần hành sử dụng phần mềm chuyên môn không? E Giám sát Định kỳ, quan có tiến hành thực đánh giá mức độ hồn thành cơng việc cán bộ, viên chức không? 31 52 16 0 28 48 22 0 18 49 19 17 41 23 10 26 53 17 0 27 45 23 1 19 43 30 0 28 52 17 0 27 47 19 0 33 47 0 12 36 50 0 34 43 20 0 xxxiii Cơ quan có thực việc kiểm tra hoạt động kết thực nhiệm vụ phòng nghiệp vụ Bảo hiểm xã hội quận, huyện khơng? Cơ quan có thực việc kiểm tra lại chứng từ kế toán (chứng từ thu, chi) để đảm bảo khoản thu, chi quy định khơng? Cơ quan có thực việc giám sát hoạt động phòng nghiệp vụ, Bảo hiểm xã hội quận, huyện không? Ban lãnh đạo có sẵn lịng điều chỉnh có tư vấn kiểm toán yếu kiểm sốt nội khơng? Ban lãnh đạo có nhận báo cáo tài biên thống kê, kiểm kê định kỳ không? 35 43 17 0 31 45 11 0 13 32 43 17 0 29 42 10 0 17 30 42 11 0 17 xxxiv PHỤ LỤC 3: DANH SÁCH NGƯỜI THAM GIA KHẢO SÁT STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Họ tên người tham gia Lý Thị Tuyết Mai Đỗ Thị Thu Nguyễn Thị Ngọc Diệp Dương Ngọc Hạnh Đào Thị Hương Nguyễn Hương Giang Nguyễn Thị An Hà Trương Thị Anh Nguyên Lưu Thị Hồng Đào Trần Thị Mỹ Dung Nguyễn Ngọc Bảo Trân Đinh Thị Huệ Huỳnh Thanh Vân Lý Phi Yến Nguyễn Thị Thu Hồng Đinh Thị Mỹ Khiêm Phan Thăng Long Lê Thị Hồng Nhung Nguyễn Quốc Việt Phạm Minh Long Trần Thị Phượng Trần Thị Quỳnh Phương Cao Văn Sang Nguyễn Đăng Tiến Lưu Thị Thanh Huyền Nguyễn Thị Thu Nguyễn Thị Thu Hằng Nguyễn Thành Nhân Hồ Thành Nam Đặng Phước Tuấn Dương Thị Ngọc Tuyết Nguyễn Duy Hiểu Lê Hải Hồng Trương Thị Ngọc Sương Nguyễn Hữu Dũng Nơi cơng tác Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Phịng Kế hoạch Tài Ban giám đốc Ban giám đốc Ban giám đốc Ban giám đốc Phòng Giám định chi Phịng Cơng nghệ thơng tin Phịng Cơng nghệ thơng tin Phịng Cơng nghệ thơng tin Phịng Tổ chức cán Phòng Tổ chức cán Phòng Tổ chức cán Phịng Hành tổng hợp Phịng Hành tổng hợp xxxv 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 Nguyễn Thị Thủy Hồ Sơn Long Nguyễn Thanh Ngọc Trần Ngọc Giao Châu Dương Thị Thanh Thủy Quách Minh Thế Nguyễn Thị Hồng Hạnh Phan Thị Mai Phù Y Bình Nguyễn Anh Đào Lê Thị Mỹ Hạnh Nguyễn Thị Hồng Hạnh(A) Nguyễn Thu Hiền Nguyễn Thị Thanh Hiếu Ngô Thụy Viên Linh Đỗ Thị Ninh Nguyễn Ngọc Phan Đàm Bích Thủy Võ Thị Mai Thanh Nguyễn Chánh Thi Lê Trúc Viên Ngơ Lê Lan Bình Đặng Thị Minh Hoan Võ Tân Nguyễn Hữu Thanh Hàn Thị Thu Loan Đào Hải Nam Nguyễn Thị Hồng Châu Nguyễn Thị Đào Nguyễn Thị Bích Trâm Lê Thị Diện Phạm Minh Ngân Trần Nguyên Duy Phương Lê Thị Hương Giang Hòang Thị Ngọc An Phạm Thị Mến Mai Thị Ngọc Bình Phịng Hành tổng hợp Phịng Giám định chi Phịng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng Thu Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS xxxvi 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 Nguyễn Thị Kim Nga Trương Mỹ Phụng Nguyễn Việt Hằng Ngô Thị Xuân Dung Phan Thành Phong Phan Nguyên Vị Thủy Nguyễn Kim Tiền Nguyễn Hải Hà Lê Thị Hương Đỗ Thị Bích Thủy Nguyễn Lan Hương Đoàn Thị Phước Dương Thu Trang Nguyễn Kim Tùng Nguyễn Thị Thu Hà Phạm Việt Tiến Đồng Thị Hằng Nguyễn Thị Hồng Nga Trương Thanh Phương Biện Thị Hòa Trịnh Thị Huệ Phan Thị Minh Hiền Trần Huỳnh Thế Mỹ Nguyễn Thị Thùy Trang Nguyễn Trần Diễm Châu Trần Mạnh Cường Đỗ Thị Mỹ Hồng Nguyễn Thị Hồi Phương Phịng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng TN QL HS Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng cấp sổ thẻ Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH Phòng chế độ BHXH xxxvii PHỤ LỤC 4: QUY TRÌNH 304 “CHUYỂN QUÁ TRÌNH THAM GIA BHXH TỪ NHIỀU SỔ VỀ SỒ GỐC” Quy trình tóm tắt: Mục đích: Người lao động có nhiều sổ BHXH, dồn lại thành sổ Khi có phát sinh trên, đơn vị, người lao động nộp hồ sơ cho quan BHXH theo phiếu giao nhận hồ sơ số 304, 02 Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc Sơ đồ: - Các bước “a” áp dụng VP BHXH Thành phố - Các bước “b” áp dụng BHXH quận huyện Quy trình chi tiết: Bước 1: Bộ phận TNHS Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ số 304/ /SO - Tiếp nhận đơn NLĐ, sổ BHXH gốc sổ BHXH khác, thẻ BHYT (nếu có) hồ sơ khác kèm theo (nếu có), đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm iQLBH Trường hợp chưa giao sổ ghi rõ đơn) - Cán TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu liệu đối tượng với sổ BHXH hồ sơ gốc, nhằm xác định hồ sơ kèm theo - Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm iQLBH - Chuyển tồn hồ sơ cho Phịng Thu xxxviii - Xác nhận giao nhận hồ sơ phần mềm iQLBH Lưu ý: + Sổ BHXH có q trình đóng BHXH, BHTN sau quan BHXH nơi thực gộp sổ + Trường hợp vừa chuyển sổ sổ gốc, vừa điều chỉnh nhân thân bổ sung hồ sơ bảng kê 302 giải hồ sơ theo nghiệp vụ bảng kê 304/…./SO Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu Thời hạn 12 ngày làm việc; quận, huyện 10 ngày làm việc - Tiếp nhận toàn hồ sơ từ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ phần mềm iQLBH - Đối chiếu hồ sơ nhân thân, điều chỉnh nhập tồn q trình tham gia BHXH, BHTN từ nơi khác chuyển đến - Chuyển trình tham gia BHXH, BHTN từ sổ khác sổ gốc (Sổ gốc sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất); chuyển mã thẻ BHYT sổ gốc - có - Gửi công văn (theo mẫu G01-NB) cho quan BHXH có liên quan (Riêng với quan BHXH ngồi tỉnh lập cơng văn (theo mẫu G02-NT) chuyển BHXH/TP ký gửi), để chuyển trình tham gia BHXH, BHTN từ số sổ BHXH quản lý số sổ gốc phần mềm SMS - Đối với trường hợp có sổ cần gộp, đồng thời cịn có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN Khi gộp sổ chốt sổ nghỉ việc ưu tiên giữ lại thời gian đóng bảo hiểm trình tự giải sau: * Thứ tự ưu tiên: + Thời gian đóng BHXH, BHTN chốt sổ + Nơi đóng BHXH, BHTN + Nơi đóng BHXH, BHTN có mức lương cao Lưu ý: Đối với trường hợp phức tạp, thực cần phải trao đổi cụ thể với phòng nghiệp vụ BHXH/TP để hướng dẫn giải * Trình tự giải quyết: + Cán Thu lập Phiếu giải công việc 03 D02-TS điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng trình lãnh đạo ký duyệt để thối thu tiền đóng thừa cho người lao động thông qua đơn vị Đồng thời gửi cơng văn (theo mẫu G01-NB) cho quan BHXH có liên quan để điều chỉnh giảm q trình đóng trùng phần mềm SMS – có (theo tỷ lệ 0%) chuyển q trình tham gia BHXH, BHTN cịn lại từ số sổ BHXH quản lý số sổ gốc xxxix + Trường hợp có thời gian đóng trùng ngồi tỉnh cán Thu thực điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng thành phố Nếu người lao động muốn giữ lại thời gian đóng thành phố, hướng dẫn người lao động liên hệ với BHXH tỉnh để thoái thu thời gian đóng trùng - Chuyển tồn hồ sơ kèm sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có) cho Phịng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ Lưu ý: - Đối với sổ có q trình từ nơi khách chuyển đến có q trình hưởng BHXH 01 lần, trợ cấp BHTN khơng nhập liệu - Riêng BHXH quận huyện: Bộ phận Thu sau kiểm tra đối chiếu, nhập bổ sung, điều chỉnh liệu SMS, lập biên thẩm định (mẫu 03-BBTĐ) ký xác nhận kết thẩm định gửi BHXH Thành phố (Phòng cấp sổ, thẻ) tập tin hình ảnh lên đường truyền FTP (01 bản) để có sở in sổ BHXH Bước 3: Phịng (Bộ phận) sổ, thẻ Thời hạn 13 ngày làm việc; quận huyện 17 ngày làm việc bao gồm thời gian giao nhận sổ cấp lại với BHXH Thành phố - Tiếp nhận hồ sơ từ phận thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ phần mềm iQLBH - Kiểm tra sổ hủy SMS trang web http://serverpt:8080 - Lập biên hủy sổ BHXH SMS mục “hủy có nhiều sổ chọn “YES” số sổ BHXH cần chuyển trình từ sổ hủy sổ gốc, chọn “NO” số sổ BHXH hủy nhận trợ cấp lần (CT) sổ hủydo người lao động không thừa nhận (KB, KT) - Thu hồi toàn sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu hồ sơ điều chỉnh - Lập phiếu đổi sổ BHXH - Căn liệu cán thu điều chỉnh nhập bổ sung (nếu có) SMS: + Kiểm tra liệu nhân thân, trình nhập bổ sung (nếu có) + Kiểm tra chế độ hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, hưởng BHXH lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp * Nếu sổ hưởng BHXH lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp thực cắt trình hưởng * Nếu sổ hưởng chế độ tử tuất-TNLĐ đóng dấu vào trang bìa sổ + Cập nhật liệu để cấp lại toàn sổ BHXH, thẻ BHYT SMS theo liệu điều chỉnh * Nếu sổ có thời gian cuối xác nhận bảo lưu cấp lại tờ rời đến thời điểm xl * Nếu sổ có thời gian cuối xác nhận in tờ rời năm cấp lại tờ rời đến thời điểm năm in * Nếu sổ có thời gian cuối xác nhận “TX” cấp tờ rời “QT” đến thời điểm 12/2009; * Nếu sổ BHXH mẫu cũ (loại 48 trang 24 trang) ký duyệt, xác nhận trình trước năm 1995 sổ BHXH tiếp tục đóng đơn vị cấp lại tờ rời “QT” đến thời điểm xác nhận sổ - Chuyển liệu từ chương trình SMS sang chương trình QLST để duyệt in; in 02 biên giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 02 phiếu sử dụng phơi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán quản lý phơi để đối chiếuquyết tốn - Trình Ban Giám đốc BHXH Thành phố ký bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại; Lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH; - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận) TNHS * Lưu ý: - Riêng hồ sơ BHXH quận huyện quản lý, Phòng cấp sổ, thẻ vào Biên thẩm định liệu BHXH quận huyện chuyển lên để thực duyệt in đồng thời in 01 danh sách cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) giao BHXH quận huyện - Thời hạn để Phòng cấp sổ thẻ in cấp lại sổ BHXH (tờ bìa, tờ rời sổ BHXH) cho BHXH quận huyện 06 ngày làm việc bao gồm ngày giao nhận - Hồ sơ cấp lại sổ BHXH lưu Phòng (bộ phận) sổ, thẻ sau năm chuyển Phòng (bộ phận) lưu trữ theo quy định Bước 4: Bộ phận TNHS Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình iQLBH - Chuyển trả hồ sơ giao nhận từ phận sổ, thẻ vào Biên giao nhận sổ BHXH cho khách hàng ... quan hệ thống kiểm soát nội quan Bảo hiểm xã hội Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Chương 3: Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Bảo hiểm xã hội Thành... Ngành Bảo hiểm xã hội thực an sinh xã hội Tên đề tài LVThS: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 29 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI... phố Hồ Chí Minh Tên đề tài LVThS: Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 35 Cơ quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh điều hành Ban giám đốc Bảo hiểm xã hội