TIỂU LUẬN CTVTLT TRON DOANH NGHIỆP - PHẠM TRẦN PHƯƠNG UYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI DOANH NGHIÊP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ doanh nghiệp Mã phách: ………………………………… (Để trống) Hà Nội – 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài “Đánh giá tác động hệ thống văn Nhà nước hành quy định công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp” Tôi cam đoan là đề tài nghiên cứu của thời gian qua, hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu không có sự trung thực đề tài nghiên cứu này Hà Nội, ngày 09 tháng năm 2020 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện bài nghiên cứu này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên giảng dạy học phần “Công tác văn thư và lưu trữ doanh nghiệp” của Khoa Văn thư – Lưu trữ đã trang bị cho đầy đủ kiến thức và ki bản để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu này Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong các thầy cô thông cảm và quan tâm góp ý để đề tài của được hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ các quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp quá trình hoạt động đều sản sinh giấy tờ liên quan và văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng Do đó, các quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu được hình thành đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của quan, tổ chức, doanh nghiệp Công tác văn thư, lưu trữ là phận không thể thiếu hoạt động của quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng cá nhân nào Để đưa công tác này vào nề nếp và đạt được bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của khơng người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ, Vai trò đầu tiên của công tác văn thư lưu trữ đó là góp phần đảm bảo, cung cấp thông tin, tư liệu cho các hoạt động Có phần giấy tờ quan trọng phát sinh quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần phải lưu trữ Hơn nữa, bản gốc, bản của giấy tờ này có giá trị pháp lý cao và là cứ để xác nhận sự việc Do đó, việc lưu trữ bảo quản tài liệu này là rất cần thiết Là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ nên lựa chọn đề tài “Đánh giá tác động hệ thống văn Nhà nước hành quy định công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp” này nhằm mục đích bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên ngành và phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của bản thân Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá được tác động của hệ thống văn bản của Nhà nức về công tác - Văn thư Lưu trữ các doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý và tình hình thực tiễn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu Hệ thống các văn bản quản lý của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ Phạm vi nghiên cứu Công tác văn thư - lưu trữ nói chung doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp tư nhân hiện Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phần phụ lục đề tài gồm có chương: Chương I: Những vấn đề chung công tác Văn thư Lưu trữ Chương II: Hệ thống văn Nhà nước hành quy định công tác văn thư lưu trữ Chương III: Những tác động hệ thống văn Nhà nước hành quy định công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp CHƯƠNG I: Những vấn đề chung công tác Văn thư Lưu trữ 1.1 Những vấn đề chung công tác Văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư Ở Việt Nam công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến hoạt động quản lý, ban hành văn bản và thức được sử dụng để giải thích văn bản quy phạm pháp luật Một định nghia sử dụng công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ nước ta được nêu “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 Theo đó “Công tác văn thư là khái niệm dùng để toàn các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các quan, tổ chức” Để thống nhất ta sử dụng khái niệm đã được nêu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư khoản điều 1: “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” 1.1.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác Văn thư 1.1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư được xác định là mặt hoạt động của máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm phần rất lớn nội dung hoạt động của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các quan được xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 1.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, đó nguồn thơng tin chủ ́u nhất, xác nhất là thông tin văn bản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho cơng tác quản lý Nhà nước mà văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải quyết công việc của quan được nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của quan hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác quan Nếu quá trình hoạt động của quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản xác, phản ánh chân thực các hoạt động của quan cần thiết, các văn bản là chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của quan cách chân thực Cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các quan được giao nộp vào lưu trữ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh 1.2 Những vấn đề chung công tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là linh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu đáng khác của các quan, tổ chức, cá nhân Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức” 1.2.2 Chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ có chức bản là: + Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ quốc gia các tài liệu lưu trữ khác + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu đáng của cơng dân Hai chức bản này được thực hiện mức độ ưu tiên khác tùy theo tình hình kinh tế - xã hội thời kì phát triển của đất nước 1.2.3 Ý nghĩa cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ có vai trò nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống quan việc khai thác thông tin phục vụ đối tượng, soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Cung cấp thông tin quá khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các quan và các nhu cầu đáng của cơng dân Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin của quan, tổ chức và bí mật quốc gia Giúp các quan thương mại tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút bài học kinh nghiệm hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh 1.3 Công tác văn thư – lưu trữ doanh nghiệp 1.3.1 Khái niệm doanh nghiệp loại hình doanh nghiệp Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế Nhà nước sở hữu 50% số vốn điều lệ có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức hình thức cơng ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn Doanh nghiệp tư nhân Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm toàn tài sản của về mọi hoạt động của doanh nghiệp 1.3.1.1 Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi + Doanh nghiệp liên doanh: Doanh nghiệp liên doanh là doanh nghiệp hai bên nhiều bên hợp tác thành lập Việt Nam sở hợp đồng liên doanh hiệp định ký Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghia Việt Nam và Chính phủ là doanh nghiệp doanh nghiệp có vốn đầu tư hợp tác với doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp liên doanh hợp tác với nhà đầu tư nước ngoài sở hợp đồng liên doanh Doanh nghiệp liên doanh được thành lập theo hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn Mỗi bên liên doanh chịu trách nhiệm phạm vi phần vốn cam kết góp vào vốn pháp định của doanh nghiệp Doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, được thành lập và hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy phép đầu tư + Doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% nước ngoài: Doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài là công ty thuộc sở hữu hoàn toàn của nhà đầu tư nước ngoài thành lập Việt Nam, được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam và các nhà đầu tư nước ngoài tự đứng quản lý và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh Cũng giống mục đích hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp nước khác, nguồn vốn đầu tư từ 10 - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; - Tỷ lệ số hóa: 100% Hình thức chữ ký số của quan, tổ chức thực hiện số hóa văn bản số hóa để xử lý công việc Hệ thống: - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản; - Hình ảnh: Dấu của quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); - Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) c Trình, chuyển giao văn đến Văn thư quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu quan, tổ chức người được quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, đạo giải quyết văn bản (sau gọi là người có thẩm quyền) Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải quyết văn bản đến Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến đạo nội dung giải quyết 2.1.4.2 Quản lý văn a Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 25 ... nghiệm hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh 1.3 Công tác văn thư – lưu trữ doanh nghiệp 1.3.1 Khái niệm doanh nghiệp loại hình doanh nghiệp Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có... là doanh nghiệp doanh nghiệp có vốn đầu tư hợp tác với doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp liên doanh hợp tác với nhà đầu tư nước ngoài sở hợp đồng liên doanh Doanh nghiệp liên doanh. .. nghiệp có vốn đầu tư nước + Doanh nghiệp liên doanh: Doanh nghiệp liên doanh là doanh nghiệp hai bên nhiều bên hợp tác thành lập Việt Nam sở hợp đồng liên doanh hiệp định ký Chính