TIỂU LUẬ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - Phạm Trần Phương Uyên (đã sửa)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Lưu trữ tài liệu điện tử Mã phách:………………………………….(Để trống) Hà Nội – 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.1 Những vấn đề lý luận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.3 Sự cần thiết việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 1.2 Giới thiệu khái quát Trung tâm lưu trữ quốc gia 1.2.1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 1.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II 1.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III 1.2.4 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV 10 Tiểu kết chương 11 CHƯƠNG 12 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 2.1 Hệ thống văn quy định quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 12 2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ quốc gia 14 2.2.1 Trung tâm lưu trữ quốc gia I 14 2.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II 17 2.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III 17 2.2.4 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV 21 2.3 Nhận xét chung 22 2.3.1 Ưu điểm 22 2.3.2 Hạn chế 24 Tiểu kết chương 26 CHƯƠNG 27 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 3.1 Xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ 27 3.2 Đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 28 3.3 Tiến tới xây dựng mơ hình “Kho Lưu trữ tài liệu điện tử” “Kho Lưu trữ số” 29 3.4 Tuyển dụng đội ngũ nhân trẻ 30 3.5 Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật trang thiết bị phục vụ cho tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 30 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC 36 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Đưa Lưu trữ đến gần với xã hội” phương châm tạo động lực phát triển ngành Lưu trữ nói chung Trung tâm lưu trữ lịch sử nói riêng Để thực phương châm đó, Lưu trữ trước tiên phải làm cho công chúng nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ phát triển đất nước sống thường ngày Cầu nối Lưu trữ với xã hội thiết lập công chúng tiếp xúc tài liệu lưu trữ thông qua hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Điều đặc biệt quan trọng Trung tâm Lưu trữ lịch sử nơi lưu giữ phần lớn khối tài liệu quý giá, quan trọng đất nước Hiện nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử đẩy mạnh hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thơng qua hình thức đa dạng Mới kể tới Triển lãm tài liệu lưu trữ “Thư pháp Hoàng đế nhà Nguyễn” Trung tâm lưu trữ quốc gia I, khai mạc vào ngày 03 tháng 01 năm 2020 – vào truyền thống ngành Lưu trữ Sự phát triển công nghệ thông tin đưa thuật ngữ “Tài liệu điện tử” xâm nhập phát triển lĩnh vực xã hội, trở thành xu hướng tất yếu nhân loại Các Trung tâm lưu trữ lịch sử nhanh chóng hội nhập theo xu chung dần chuyển để bắt nhịp với xã hội theo hướng tăng cường bổ sung tài liệu dạng số Vì vậy, việc tiếp cận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử định hướng phát triển lưu trữ giới Việt Nam Tầm ảnh hưởng tính vấn đề thúc chọn chủ đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử, thực trạng giải pháp” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận lần Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực tốt tiểu luận đặt nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Tìm hiểu hình thức hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trung tâm Lưu trữ lịch sử; - Nêu thực trạng, từ thực trạng ưu điểm, hạn chế nguyên nhân nghiệp vụ này; - Từ việc tìm hiểu nguyên nhân đưa giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trung tâm Lưu trữ lịch sử Đối tượng phạm vi nghiên cứu *Đối tượng nghiên cứu: Để bám sát mục tiêu nghiên cứu đề ra, tập trung vào đối tượng sau: - Tài liệu lưu trữ điện tử; - Nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; - Các trung tâm Lưu trữ lịch sử *Phạm vi nghiên cứu: Chủ đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trung tâm Lưu trữ lịch sử, thực trạng giải pháp” tập trung phân tích, đánh giá nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Vì khả quy mô nghiên cứu tiểu luận dành cho sinh viên nên đề tài chủ yếu hướng đến Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III, IV- nơi tiếp nhận nhiều nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị, phong phú nội dung lẫn hình thức Kết cấu Tiểu luận Bài tiểu luận Tài liệu tham khảo, Phụ lục có kết cấu làm 03 phần chính: - Phần Mở đầu: Giới thiệu chủ đề sở để triển khai chủ đề - Phần Nội dung gồm 03 chương: + Chương 1: Những vấn đề chung tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử + Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử + Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử - Phần Kết luận: Tổng kết lại trình thực kết Tiểu luận NỘI DUNG CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.1 Những vấn đề lý luận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.1 Một số khái niệm Để tiếp cận với vấn đề cách khách quan đưa tiểu luận trọng tâm, trước tiên cần phải hiểu số khái niệm xuất xuyên suốt trình thực chủ đề Nhìn chung, chủ đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử” có hai khía cạnh cần hiểu: Một tài liệu điện tử tài liệu lưu trữ điện tử, hai tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trước tiên khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử Khái niệm “Tài liệu điện tử” lần nêu bắt đầu có xuất phương tiện điện tử Trải qua thời gian phát triển công nghệ, nhiều khái niệm tài liệu điện tử đưa Hiện nay, chấp nhận khái niệm hiểu sau: “Tài liệu điện tử vật mang tin chứa đựng thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử chứa đựng thông tin tạo lập việc biến đổi loại hình thơng tin vật mang tin khác sang thơng tin dùng tín hiệu số hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân.” Căn vào khái niệm tài liệu điện tử nêu trên, khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử” nêu Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác.” Khía cạnh cần hiểu “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” Đây nghiệp vụ quan trọng quy trình lưu trữ, mục đích cuối mà Lưu trữ hướng đến bảo quản tài liệu lưu trữ Theo giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ” (năm 2016) TS Chu Thị Hậu, khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” có nghĩa “là q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cùa nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân” [2; Tr 239] Những khái niệm cung cấp nhìn tổng quan, đầy đủ, tạo tảng lý luận vững cho tiểu luận Đồng thời, thông qua khái niệm nêu trên, tơi có định hướng định trình thu thập, tìm kiếm tài liệu phục vụ cho nội dung chương chương sau 1.1.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Hiện nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử sử dụng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến sau (chủ yếu hình thức truyền thống): - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc; - Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; - Cấp sao, chứng thực lưu trữ; - Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; - Xuất ấn phẩm lưu trữ; - Cho mượn tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phần tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khác với tài liệu lưu trữ truyền thống, tài liệu lưu trữ điện tử khái niệm mẻ, hình thức khai thác, sử dụng loại hình tài liệu hình thành dựa sở hình thức cũ xuất với phát triển phương tiện điện tử đại Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử áp dụng hình thức sau: - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phịng đọc; - Cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ điện tử; - Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ điện tử; - Cung cấp sao, chứng thực lưu trữ Các hình thức đa dạng, phong phú đến đâu phụ thuộc vào nguồn tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ lịch sử có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử công chúng Hiện nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử chưa khai thác tiềm tài liệu điện tử việc khai thác, sử dụng loại hình tài liệu cịn sơ sài Ngồi ra, việc ban hành văn quy định cách thức tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử yêu cầu cần thiết đặt lúc Thông qua hình thức trên, cơng chúng tiếp cận sử dụng tài liệu lưu trữ cách dễ dàng, thuận tiện, hiệu để phục vụ cho nhu cầu sống qua hình thức này, Trung tâm lưu trữ lịch sử làm tốt công tác phát huy giá trị tài liệu để qua làm bật lên vai trò ngành Lưu trữ 1.1.3 Sự cần thiết việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Cùng với phát triển ngày mạnh mẽ công nghệ, loại hình tài liệu điện tử đời tất yếu trình phát triển quan, tổ chức, cá nhân Chính ưu điểm công nghệ giúp cho tài liệu điện tử lưu giữ khối thông tin khổng lồ bao quát tất lĩnh vực xã hội chiếm diện tích để lưu trữ Sự tiện lợi nhanh chóng biến tài liệu điện tử trở thành nguồn tài nguyên quý giá quan, tổ chức, doanh nghiệp giới Vì lẽ đó, nhu cầu khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên lớn Tài liệu điện tử trở thành tài liệu lưu trữ điện tử quay trở lại phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, tư liệu để tham khảo xây dựng nên chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn Thời đại bùng nổ thông tin bắt buộc phải tổ chức hệ thống để khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm hành lang pháp lý, cách thức quản lý việc khai thác cách vận hành thực tiễn Ngồi ra, khối tài liệu ghi lại vật mang tin truyền thống số hóa nguồn tài liệu điện tử khác mà hướng đến việc khai thác, sử dụng thay hồn tồn cho gốc để vừa phát huy giá trị tài liệu vừa bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ gốc Tuy mang lại nhiều lợi ích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử lại mang lại nhiều rủi ro nên cần đặt vấn đề quản lý an toàn thơng tin tài liệu lên hàng đầu Chính yêu cầu mang tính thời đại, thiết thực trên, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử định hướng phát triển tương lai Lưu trữ lịch sử 1.2 Giới thiệu khái quát Trung tâm lưu trữ quốc gia Không gian tiểu luận Trung tâm lưu trữ lịch sử giới hạn việc khảo sát thực tế thời gian hạn chế nên phạm vi nghiên cứu giới hạn 04 Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III IV Sau số nét khái quát 04 Trung tâm lưu trữ quốc gia: ... tài liệu lưu trữ phịng đọc; - Cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; - Cấp sao, chứng thực lưu trữ; - Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; - Xuất ấn phẩm lưu trữ; - Cho mượn tài liệu lưu trữ. .. tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm lưu trữ quốc gia III 10 Tiểu kết chương Chương khái quát vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ điện tử khái niệm tài liệu điện tử; tài liệu lưu trữ điện tử; tổ chức... dụng tài liệu lưu trữ điện tử Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lần quy định Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 Văn thể Nhà nước bắt đầu có quan tâm cơng tác Lưu trữ, có tài liệu lưu trữ điện tử