Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu quy trình ra quyết định quản lý, các công cụ hỗ trợ ra quyết định. Quy trình ra quyết định quản lý và vận dụng quy trình ra quyết định quản lý để giải quyết vấn đề cụ thể mà bản thân đang gặp trong cuộc.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI Quy trình định quản lý vận dụng quy trình định quản lý để giải vấn đề cụ thể mà thân gặp sống BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ lập kế hoạch định quản lý HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU………………………………………………………………… NỘI DUNG……………………………………………………………… Quyết định quản lý quy trình định quản lý…………6 1.1 Ra định quản lý………………………………………….6 1.1.1 Khái niệm định quản lý định quản lý…….6 1.1.2 Đặc điểm định quản lý……………………………6 1.1.3 Phân loại định…………………………………………9 1.1.4 Kỹ định quản lý…………………………… 11 1.1.5 Các phương pháp định……………………………12 1.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc định…………….12 1.1.7 Ý nghĩa định việc định quản lý…… 15 1.2 Công cụ việc định………………………………16 1.3 Quy trình định quản lý…………………………… 17 1.3.1 Phát vấn đề, phân tích thơng tin, sơ đề nhiệm vụ.17 1.3.2 Thu thập, xử lý thông tin phân tích nguyên nhân……….18 1.3.3 Xây dựng phương án giải vấn đề……………… 19 1.3.4 Phân tích đánh giá phương án so sánh phương án theo tiêu chuẩn mục tiêu xác định……………………………19 1.3.5 Lựa chọn phương án tối ưu hình thức định……20 1.3.6 Ra định………………………………………………21 2 Vận dụng quy trình định để giải vấn đề cụ thể ………………………………………………………………………… 21 2.1 Phát vấn đề, phân tích thơng tin, sơ đề nhiệm vụ.21 2.2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu phương án định xác định mục tiêu………………………………………… 21 2.3 Xây dựng phương án giải vấn đề…………………22 2.4 Phân tích đánh giá phương án so sánh phương án theo tiêu chuẩn mục tiêu xác định………………………… 22 2.5 Lựa chọn phương án tối ưu hình thức định……23 2.6 Ra định………………………………………………….24 KẾT LUẬN………………………………………………………………25 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………26 MỞ ĐẦU Trong quản lý thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc nhiều vào định nhà quản lý Trong ngành quản lý có nhiều định để giải ván đề phát sinh trình quản lý Khơng thể nói đến hoạt động quản lý mà thiếu việc định Mỗi định quản lý mắt xích tồn hệ thống định tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng chúng với quan trọng Các định sản phẩm chủ yếu trung tâm hoạt động quản lý Việc định quản lý nhà quản việc quan trọng Ngoài lĩnh vực quản lý, sống cá nhân gặp phải tình khó khăn, vấn đề nối tiếp sảy Để giải khó khăn thân người phải quyểt định Việc định cá nhân giống định tổ chức thành bại phụ thuộc vào định Ra định việc quan trọng yêu cầu nhận thức kĩ chủ thể định Để định đắn người định phải biết rõ quy trình định qua vận dùng tốt quy trình định quản lý vào thực tiễn Chính vậy, mà tơi chọn chủ đề “Quy trình định quản lý vận dụng quy trình định quản lý để giải vấn đề cụ thể mà thân gặp sống” Đây đề tài hay vấn đề quan trọng định quản qua trình tìm hiểu quy trình thân trao dồi kỹ định để định đắn cho sống Mục đích, nhiệm vụ nội dung việc nghiên cứu phân tích làm rõ quy trình định quản lý ngồi cố kiến thức định, phương pháp định hợp lý, kỹ định Đồng thời vận dụng quy trình định để giải vấn đề gặp sống thân Đối tượng nghiên cứu đề tài quy trình định quản lý Phương pháp nghiên cứu dựa vào khả thân, trình học tập lớp qua tìm hiểu tài liệu kỹ lập kế hoạch định quản lý Sử dụng phương pháp phân tích liệu, phương pháp tổng hợp NỘI DUNG Quyết định quản lý quy trình định quản lý Ra định quản lý 1.1 1.1.1 Khái niệm định quản lý định quản lý Quyết định quản lý việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn chủ thể quản lý hay số phương án để thực cơng việc cụ thể điều kiện hồn cảnh định nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức - Quyết định quản lý hạt nhân hệ thống quản lý - Quyết định quản lý vừa có tính tối ưu, vừa có tính hạn định - Quyết định quản lý vừa mang tính chắn vừa mang tính rủi ro - Quyết định quản lý phản ánh quan hệ lợi ích định - Quyết định quản lý vừa mang dấu ấn chủ thể, vừa phản ánh văn hoá tổ Ra định quản lý lựa chọn giải pháp tốt (hợp lý nhất) cho vấn đề xác định chức Không nên nhầm lẫn việc định lập kế hoạch Trong thực tế định thực cách nhanh chóng, địi hỏi thời gian hay nỗ lực, hay có chi phối hành động phút Trong có định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài doanh nghiệp, địi hỏi nhiều cơng sức người định 1.1.2 Đặc điểm định quản lý a, Quyết định quản lý hạt nhân hệ thống quản lý Quyết định quản lý liên quan tới tất yếu tố hệ thống quản lý Quyết định quản lý nhân tố đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý Bất nhà quản lý phải thông qua định quản lý để thực chức Nhiều nhà tư tưởng quản lý đồng quản lý với việc định Điều hợp lý chỗ thực nguyên tắc quản lý, quy trình quản lý, phương pháp quản lý, phong cách quản lý… mục đích cuối hướng tới để có định quản lý đắn Tuy nhiên, định điều kiện cần hoạt động quản lý Quản lý chỉnh thể bao gồm nhiều nhân tố định thực thi định hạt nhân quan trọng b, Quyết định quản lý vừa có tính tối ưu vừa có tính hạn định Tính tối ưu định quản lý thể chỗ nhà quản lý ấn định lựa chọn phương án họ phải cân nhắc kỹ lưỡng để phân công người việc cung cấp điều kiện vật chất, tài phù hợp với hồn cảnh cụ thể Tuy nhiên, hoàn cảnh thay đổi (mà điều diễn thường xun) phương án lựa chọn khơng cịn phù hợp Mặt khác, thực tốt phương án lựa chọn xảy tình trạng ảnh hưởng không tốt tới phương án khác công việc khác tổ chức c, Quyết định quản lý vừa mang tính chắn vừa mang tính rủi ro Quyết định quản lý hàm biến số, bao gồm: người thực hiện, công việc, công cụ, phương tiện hồn cảnh Tính chắn định quản lý có nhà quản lý nhận thức chất biến số kết hợp chúng cách phù hợp Tính rủi ro định quản lý xảy nhà quản lý không thấy biến số thay đổi lệch pha mà kết hợp chúng lại cách chủ quan Như vậy, định quản lý với tư cách phương án lựa chọn tối ưu chủ thể điều kiện hoàn cảnh định biểu rõ nét gọi quản lý “theo tình huống” Dưới góc nhìn khoa học nhãn quan thực tiễn, không nên phủ nhận hồn tồn trường phái quản lý “theo tình huống” vốn tồn thực thực tế Chỉ có điều thực tiễn quản lý đa dạng phong phú mà quản lý theo tình biểu đa dạng c, Quyết định quản lý phản ánh quan hệ lợi ích định Quyết định quản lý có nhiều loại hình tính chất khác Nhưng góc độ lợi ích thấy việc ban hành thực thi định quản lý cụ thể thường liên quan tới quan hệ lợi ích tổ chức Có định mang lại lợi ích chung cho người, có định mang lại lợi ích cho nhóm người, có định mang lại lợi ích cho cá nhân, có định có lợi cho chủ thể quản lý mà ảnh hưởng tới lợi ích đối tượng quản lý Rõ ràng loại định quản lý có ảnh hưởng khác phát triển tổ chức Các nhà quản lý có vai trị định việc giải xung đột lợi ích tổ chức thông qua việc xây dựng thực thi định quản lý đắn phù hợp Muốn vậy, họ phải tuân theo “quy luật hoàn cảnh” việc định tổ chức thực định quản lý Chỉ có định quản lý mang lại lợi ích chung, lợi ích tập thể đảm bảo tính hiệu lực hiệu cho tổ chức d, Quyết định quản lý vừa mang dấu ấn chủ thể, vừa phản ánh văn hố tổ chức Thơng qua việc định thực thi định, nhận biết chủ thể quản lý lựa chọn phương pháp phong cách quản lý Nói cách khác, định quản lý sản phẩm cách thức sử dụng quyền lực chủ thể Quyết định quản lý tạo người, nhóm người hay tổ chức Việc lựa chọn cách thức cho việc định biểu văn hoá tổ chức 1.1.3 Phân loại định Tuỳ vào khác mà phân chia thành nhiều loại định quản lý: Căn vào phạm vi địn - Quyết định chiến lược: Đây định mang tính định hướng phát triển thời gian tương đối dài có liên quan đến nhiều đối tượng khác hệ thống tổ chức - Quyết định chiến thuật hay định tác nghiệp Đây định mang tính định lượng, liên quan tới nội dung cách thức thực nhiệm vụ công việc cụ thể Những định tác nghiệp thường vào định chiến lược để triển khai Theo mức độ ổn định hay không ổn định định - Quyết định chương trình hố: Là dạng định vấn đề thường xuyên nảy sinh, quy trình thực rõ ràng, có tính ổn định lặp lại Đây định dễ ban hành thường tốn thời gian Quyết định phi chương trình hố: Đây loại định vấn đề chưa có tiền lệ, vấn đề phức tạp quan trọng Nội dung loại định thường khơng có cấu trúc Theo chủ thể định - Quyết định cá nhân: Là định cá nhân ban hành - Quyết định tập thể: Là định tập thể ban hành - Quyết định hỗn hợp: Là hình thức định kết hợp hai phương thức định tập thể cá nhân Hoặc là: - Quyết định người quản lý cấp cao - Quyết định người quản lý cấp trung - Quyết định người quản lý cấp thấp Theo nội dung định - Quyết định nhân - Quyết định tài - Quyết định sở vật chất - Quyết định lĩnh vực chun mơn Theo hình thức ban hành định - Quyết định văn bản: Là định ban hành dạng văn - Quyết định lời nói: Là định ban hành dạng lời nói 10 người Phải có tính pháp lý Chủ thể quản lý phải đưa định hợp pháp, dựa văn pháp quy (luật, định, quy định…) ban hành có hiệu lực thi hành 1.1.5 Các phương pháp định Phương pháp kinh nghiệm Dựa vào kinh nghiệm nhà quản lý đưa định Phương pháp áp dụng việc định tương đối phổ biến kế thừa với vấn đề quen thuộc, nhiên hạn chế phương pháp kinh nghiệm khó áp dụng vấn đề Phương pháp phân tích Phân tích vấn đề nhiều phương diện, sở xây dựng phương án, lựa chọn định Phương pháp sử dụng rộng rãi có hiệu cao Phương pháp địi hỏi người quản lý phải hiểu cặn cẽ vấn đề định giải quyết, có trình độ tư logic chặt chẽ Phương pháp kết hợp Kết hợp nhiều phương pháp để đưa định mục tiêu định cần thực Phương pháp thực nghiệm Cho kết tin cậy, giúp cho nhà quản lý nhanh chóng chọn phương án tối ưu, thời gian, công sức tiền Ra định quản lý trình xác định vấn đề lựa chọn phương án hành động số phương án khác Vì vậy, người quản lý cần phải nắm rõ vấn đề phân tích để có định tốt nhất, phù hợp 1.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc định 12 a, Nhân tố khách quan Tính động khả ổn định môi trường định Môi trường xung quanh (môi trường vĩ mô, môi trường vi mô) tác động không ngừng tới tổ chức, buộc nhà quản trị cần có thay đổi đưa định, thay đổi hướng tổ chức nhằm đưa tổ chức đạt đến mục tiêu đề môi trường hữu, tồn thay đổi Ngay định đưa để thực mục tiêu mơi trường mang đến khó khăn: khó khăn thực định, biến định thành thực, có thuận lợi thể hội sau định, trình thực định điều kiện thuận lợi, khó khăn làm thay đổi định trước đó, đưa tổ chức theo hướng khác thực mục đích, mục tiêu tổ chức Thông tin Tổng hợp Tin tức, liệu,… cần cho việc định quản trị, hay thực điều hành quản lý tổ chức thông tin phải đủ lượng, đủ chất thiếu thông tin, chất lượng thông tin có khơng hiệu quả, nhà quản trị nhìn nhận, phản ánh không môi trường, đối thủ… thông tin nhiều, phức tạp khiến nhà quản trị lúng túng, nhiều thời gian xử lý thông tin dẫn đến hội bị bỏ qua Trái với vấn đề thơng tin “nhiều thiếu” đó, thơng tin ít, dễ xử lý đủ lượng, đủ chất giúp nhà quản trị xây dựng, hoạch định lựa chọn phương án tối ưu để đưa tổ chức đến mục tiêu đề Thời gian Giống với môi trường, thời gian thay đổi thời gian thay đổi, môi trường thay đổi, điều tác động đến hướng tư nhà quản trị, đưa định nhà quản trị theo phát triển 13 môi trường xung quanh Thời gian định nhà quản trị ngắn hay dài ảnh hưởng đến việc đưa ra, lựa chọn phương án tối ưu cho tổ chức thời gian định nhà quản trị cần phải gấp gáp đưa định để hoàn thành trách nhiệm nhiệm vụ mình, điều dẫn đến định nóng vội, định thiếu chắn, tin tưởng Trái lại có đủ lượng thời gian để nhà quản trị thu thập, xử lý thông tin, nhận dạng hộ, nguy khơng tốt tổ chức việc đưa định đắn, xác hướng tổ chức đạt mục tiêu cách xuất sắc b, Các nhân tố chủ quan Cái riêng, cá nhân nhà quản trị, nhà lãnh đạo Các kỹ nhà quản trị, phong cách nhà quản trị, đạo đức nhà quản trị, thói quen tất ảnh hưởng không nhỏ tới việc đưa định quan trọng cho tổ chức Nhà quản trị có đầy đủ kỹ chuyên môn, nhân tư việc đưa định đắn, thỏa mãn môi trường khách quan, môi trường tổ chức, hoàn cảnh thực tế dễ dàng Phong cách nhà quản trị, thói quen làm việc tác động tới định thể tính tự do, chuyên quyền hay dân chủ Sự ràng buộc quyền hạn trách nhiệm nhà quản trị Để thực nhiệm vụ, trách nhiệm nghĩa vụ tổ chức cần phải có vị thế, có quyền hạn thân Việc đưa định để thực hiân điều giới hạn quyền lực, quyền hạn Nhà quản trị sử dụng quyền lực phận khác tổ chức để thực định phận ngược lại, sử dụng quyền hạn không mục tiêu, lạm dụng quyền hạn hay né tránh quyền hạn dẫn đến định đưa thiếu, sai xót hay làm xáo trộn, 14 gây mâu thuẫn tổ chức Các nhân tố bên tổ chức: văn hóa tổ chức, nguồn lực tổ chức, vị thế, uy tín tổ chức bên Một định hoàn hảo, đắn với nguồn lực hạn chế tổ chức khơng thể thực định buộc nhà quản trị cần thay đổi hướng khác cho tổ chức Văn hóa tổ chức tác động khơng nhỏ tới việc định, cách ứng xử, “đối nhân xử thể" thành viên tổ chức tạo nên văn hóa tổ chức, văn hóa tổ chức nao định nhà quản trị dựa văn hóa tổ chức 1.1.7 Ý nghĩa định việc định quản lý Nhà quản lý luôn định, định hoạt động chủ yếu nhà quản lý Quyết định phương tiện để tác động đến đối tượng quản lý (là thể ý chí người lãnh đạo hoạt động quản lý, điều hành, huy…), đồng thời sản phẩm trí tuệ (của q trình tư duy) có ảnh hưởng tích cực tiêu cực đến phát triển xã hội Sản phẩm người lãnh đạo định việc tổ chức thực định Vì nói định trình đưa định tảng cho trình quản lý Năng lực tổ chức quản lý người lãnh đạo, quản lý thể việc định tổ chức thực định Việc định người lãnh đạo có vai trị đặc biệt quan trọng Hoạt động định họat động mang tính chất người lãnh đạo Một định mang lại hiệu kinh tế-chính trị-xã hội lớn lao, định sai lầm có gây tổn thất hàng nhiều tỉ đồng 15 để lại hậu khơng tốt, chí khơn lường trị, xã hội Đánh giá hiệu lực hiệu người lãnh đạo chủ yếu xem người lãnh đạo định đến mức tổ chức thực định thành công đến đâu Người lãnh đạo giỏi người biết định kịp thời tổ chức thực định hiệu 1.2 Công cụ việc định a, Kết hoạt động: Cung cấp cho tổ chức giá trị định lượng doanh thu, chi phí lợi nhuận để có phương án làm việc cụ thể Đây yếu tố định lượng làm sở cho việc đưa phương án việc lựa chọn định b, Cây định Là phương tiện hỗ trợ cho việc định Nó nhiều đường lối hành động khác hậu kinh tế đường lối Cây định gồm nút: - Nút định điểm mà nhiều phương án lựa chọn khác nhau, ký hiệu hình chữ - Nút tình điểm mà có nhiều khả xảy ký hiệu O Các yếu tố tạo nên định: - Yếu tố mục tiêu - Yếu tố quan hệ - Tầm quan trọng 16 - Mức độ cụ thể - Vị trí thành viên c, Công cụ định lượng khác báo cáo, biểu đồ Đó hình vẽ, đường nét hình học dùng để mơ tả có tính quy ước số liệu thống kê Đồ thị hay biểu đồ thống kê sử dụng số liệu kết hợp với hình vẽ, đường nét hay màu sắc để tóm tắt trình bày đặc trưng chủ yếu tượng nghiên cứu, phản ánh cách khái quát đặc điểm cấu, xu hướng biến động, mối liên hệ, quan hệ so sánh… tượng cần nghiên cứu 1.3 Quy trình định quản lý 1.3.1 Phát vấn đề, phân tích thơng tin, sơ đề nhiệm vụ Quyết định sản phẩm trình tư tư xuất hồn cảnh có vấn đề Vấn đề hiểu tình trạng thái diễn không theo mong muốn chủ thể Việc phát vấn đề hoạt động lãnh đạo điều tối cần thiết để có sở định hướng ban hành định phù hợp Vấn đề phát hiểu khác biệt tình trạng mong muốn tương lai Khi xác định vấn đề cần vào tiêu chuẩn định: mục tiêu thiết lập từ trước kế hoạch, sách, yêu cầu cấp trên, yêu cầu công việc mâu thuẫn xảy trình điều hành huy công việc Khi xác định vấn đề cần lưu ý điều kiện như: có thuộc thẩm 17 quyền giải chủ thể lãnh đạo khơng? Chủ thể lãnh đạo có thơng tin đầy đủ vấn đề khơng? Có đầy đủ nguồn lực để giải không? Kết thúc phần này, người lãnh đạo xác định tên vấn đề, loại vấn đề mức độ cần thiết để có định hay khơng 1.3.2 Thu thập, xử lý thơng tin phân tích nguyên nhân Người lãnh đạo cần nghiên cứu thật sâu sắc vấn đề hình thức sau đây: - Điều tra nghiên cứu, thu thập xử lý thông tin - Xác định nguồn gốc vấn đề, trả lời câu hỏi: “Vấn đề xuất từ đâu? Tại vấn đề lại xuất thời điểm này? Điều xảy ra? …” - Xác định tiêu chí hợp pháp hợp lý vấn đề để có lựa chọn phù hợp Một số công cụ thường sử dụng để phân tích nguyên nhân - Hỏi câu hỏi (5 WHYS) Đây công cụ đặt câu hỏi, phát vấn đề vào thông tin hàm chứa câu trả lời, để dẫn dắt người bị hỏi phải trả lời theo ý muốn hỏi, đồng thời hạn chế số lần hỏi tuỳ vào kinh nghiệm thực tế người hỏi - Sơ đồ xương cá: Giúp hiểu đầy đủ vấn đề, xác định tất nguyên nhân nhằm đưa giải pháp quản lý, lãnh đạo Cấu trúc Sơ đồ xương cá: B1: Xác định vấn đề 18 B2: Xác định nhân tố ảnh hưởng B3: Tìm nguyên nhân có B4: Phân tích sơ đồ - Sơ đồ quy trình: Sơ đồ quy trình công cụ dùng để phát nguyên nhân vấn đề Nguyên tắc thực sơ đồ quy trình tất người thực chuỗi cơng việc tham gia vào q trình thiết kế sơ đồ, giúp cho sơ đồ hoàn chỉnh xác Kết thúc bước này, người lãnh đạo lập danh mục liệt kê tiêu chí thứ tự ưu tiên tiêu chí 1.3.3 Xây dựng phương án giải vấn đề Phương án cách thức để giải vấn đề, định lựa chọn phương án tối ưu phương án dự kiến xếp theo thứ tự ưu tiên Trong trình này, người lãnh đạo cần liệt kê tất phương án vận dụng kỹ thuật định nhóm, tham khảo ý kiến chuyên gia, lấy ý kiến người thực định… để chọn lựa phương án cuối Kết thúc bước này, người lãnh đạo lập danh mục phương án có 1.3.4 Phân tích đánh giá phương án so sánh phương án theo tiêu chuẩn mục tiêu xác định Phân tích nghĩa đánh giá phương án theo tiêu chí định Phương án lựa chọn phương án tối ưu bảo đảm yêu cầu tính hợp pháp hợp lý 19 Trong chọn lựa, liệt kê hậu xác định tính tiêu cực hay tích cực Một cách đơn giản để làm tốt điều này, đánh dấu cộng gần cho kết tích cực dấu trừ cho hậu tiêu cực, đặc biệt hậu vừa tích cực tiêu cực đánh hai dấu Ghi điều hậu đánh giá theo phần trăm cho hậu Cần bảo đảm việc đánh giá bạn dựa kinh nghiệm hay quan sát Tránh để lo lắng kích động bóp méo lực thân Hoạch định phương án giải vấn đề: - Liệt kê phương án có để giải nhiệm vụ vấn đề tình quản lý - Phân tích ưu điểm, khuyết điểm phương án định lượng điểm số - Lập bảng so sánh lợi phương án xếp thứ hạng ưu tiên 1.3.5 Lựa chọn phương án tối ưu hình thức định Lựa chọn phương án tối ưu theo nhận thức chủ quan người lãnh đạo sau tham khảo ý kiến nhiều đối tượng đối chiếu với thông tin biết Khi định quản lý, người lãnh đạo phải kết hợp phương án tối ưu với điều kiện cụ thể thời điểm định quản lý Thông qua định trình đưa dự thảo định thành định thức, thức hóa định chủ quan người lãnh đạo Việc thông qua định tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau: thông qua tập thể thông qua quyền hạn củathủ trưởng trình bị phụ thuộc nhiều vào lĩnh, tài 20