Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và xây dựng bộ tài liệu cho chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa

Cơ sở lý luận về ngƣời thƣ ký văn phòng. Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và xây dựng bộ tài liệu cho chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa.

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  ĐỀ TÀI Trách nhiệm thƣ ký văn phòng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo xây dựng tài liệu cho chuyến công tác lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nghiệp vụ thƣ ký văn phòng HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Cơ sở lý luận ngƣời thƣ ký văn phòng 1.1 Thƣ ký văn phòng 1.1.1 Khái niệm thư ký 1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng 1.2 Những nghiệp vụ ngƣời thƣ ký văn phòng 1.2.1 Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo………………… 1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo 1.2.3 Nghiệp vụ giao tiếp hành 1.2.4 Nghiệp vụ biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệu 1.3 Quan hệ giữu ngƣời thƣ ký văn phòng với lãnh đạo đồng nghiệp 1.3.1 Quan hệ người thư ký văn phòng với người lãnh đạo 1.3.2 Quan hệ người thư ký văn phòng với đồng nghiệp Trách nhiệm thƣ ký văn phịng tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo 2.1 Sơ đồ hóa trách nhiệm thƣ ký văn phịng tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo 2.2 Trách nhiệm thƣ ký văn phòng 10 2.2.1 Nghiệp vụ thư ký văn phòng thời gian chuẩn bị cho chuyến 11 2.2.1.1 Xác định rõ mục đích chuyến 11 2.2.1.2 Lập kế hoạch cho chuyến 11 2.2.1.3 Xác định thông tin 11 2.2.1.4 Lập hồ sơ chuyến 12 2.2.2 Nhiệm vụ thư ký thời gian lãnh đạo công tác 12 2.2.2.1 Giúp lãnh đạo giải công việc 12 2.2.2.2 Duy trì cơng việc thường ngày 13 2.2.2.3 Những vấn đề cần ý kiến lãnh đạo phải liên lạc để giải 13 2.2.3 Nhiệm vụ thư ký văn phòng sau chuyến công tác 13 2.2.3.1 Báo cáo tóm tắt diễn biến quan 13 2.2.3.2 Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục toán 13 2.2.3.3 Soạn thảo thư cảm ơn 13 2.2.3.4 Lưu trữ tài liệu hồ sơ chuyến 14 Xây dựng tài liệu chuyến công tác lãnh đạo quản lý UBND tỉnh Thanh Hóa 14 3.1 Kế hoạch chuyến cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa 14 3.2 Công văn liên hệ 18 3.3 Thƣ cảm ơn 20 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thực tế, tất quan, tổ chức doanh nghiệp lãnh đạo quan khơng thể khơng có nhân viên trợ lý đảm nhận giúp đỡ cơng việc có tính chất văn phịng Vì mà người thư ký văn phòng dường trở thành cánh tay phải đắc lực lãnh đạo hoạt động quản lý lãnh đạo Các chuyến công tác, khảo sát trao đổi công việc địa điểm xa quan hoạt động thường xuyên phổ biến quan Việc công tác khảo sát giúp cho người lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế sở, tham khảo kinh nghiệm quan đối tác, nước Việc tổ chức chuyến công tác, khảo sát trao đổi hoạt động phức tạp cần phải có tổ chức cách chặt chẽ chu đáo Đây nhiệm vụ cụ thể văn phòng quan Hầu hết việc tổ chức chuyến cơng tác giao cho thư ký văn phịng đảm nhận Có thể nói, cơng việc mà người thư ký văn phịng cần thực góp phần quan trọng vào kết thành công chuyến cơng tác Chính mà chọn đề tài “Trách nhiệm thư ký văn phịng tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo” làm đề tài cho tập lớn kết thúc học phần môn nghiệp vụ thư kỹ văn phịng Mục đích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận người thư ký văn phịng Từ đó, sơ đồ hóa phân tích trách nhiệm thư ký văn phòng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Đồng thời xây dựng tài liệu gồm: kế hoạch, công văn liên hệ thư cảm ơn cho chuyến công tác lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu là: nêu trách nhiệm thư ký văn phịng tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Bên cạnh việc tập trung vào đối tượng nghiên cứu cịn xây dựng tài liệu cho chuyến công tác Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu Quá trình nghiên cứu đề tài tiến hành tuần tự, theo quy trình chặt chẽ từ nghiên cứu lý luận thực tiễn, đến phân tích, đánh giá Từ làm rõ trách nhiệm thư ký văn phòng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Chủ yếu nghiên cứu theo tài liệu khẳng định Bài tập sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu khác nhau, cụ thể: Phương pháp luận, Phương pháp kế thừa; Phương pháp phân tích tổng hợp Ngồi ra, tiểu luận sử dụng phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia phương pháp nghiên cứu tài liệu NỘI DUNG Cơ sở lý luận ngƣời thƣ ký văn phòng 1.1 Thƣ ký văn phòng 1.1.1 Khái niệm thư ký Thư ký người trợ lý, giúp việc, thời người đảm nhận cơng việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, dù vị trí cơng việc người thư ký luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thơng tin giao tiếp, hay nói cách khác cơng việc mang tính chất hành 1.1.2 Khái niệm thư ký văn phịng Mặc dù có nhiều cách hiểu, thư ký thư ký văn phòng, mà thư ký công việc họ liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chun mơn văn phịng gọi thư ký văn phịng Có thể tạm thời đưa khái niệm sau đây: Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Như thư ký văn phòng trước hết nhân viên, chuyên viên làm việc văn phòng quan nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp mà công việc họ có liên quan đến lĩnh vực chuyên mơn nói khái niệm Một số nhân viên văn phòng như: Nhân viên tạp vụ, lái xe v.v không làm công việc chuyên mơn hành chính, văn phịng nên khơng gọi thư ký văn phòng Thư ký văn phòng thư ký riêng người lãnh đạo quan, tổ chức, doanh nghiệp, công việc chủ yếu họ phải liên quan đến vấn đề hành chính, văn phịng Các thư ký riêng khác (thư ký chuyên môn lĩnh vực ngồi văn phịng) khơng phải thư ký văn phòng 1.2 Những nghiệp vụ ngƣời thƣ ký văn phòng 1.2.1 Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Chúng ta biết rằng, hoạt động quản lý cần đến thông tin văn phịng nơi có chức cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý quan nói chung người lãnh đạo nói riêng Trong thực tế, hàng ngày, hàng giờ, phận chức quan cần cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải nhiệm vụ giao, để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo; đồng thời người lãnh đạo Cơ quan cần cung cấp thơng tin để có sở ban hành định quản lý cho kịp thời xác Nếu văn phịng làm tốt công tác chuẩn bị cung cấp thông tin giúp phận quản lý chuyên mơn giải cơng việc nhanh chóng hiệu quả, giúp người lãnh đạo quan ban hành định quản lý kịp thời xác Ngược lại, thơng tin văn phịng cung cấp khơng đáp ứng yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động người lãnh đạo toàn quan Có thể nói, việc chuẩn bị cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng văn phịng Vì vậy, tất thư ký văn phòng phải thực nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề 1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo Chúng ta biết nhiệm vụ quan trọng văn phòng xếp, tổ chức cho hoạt động phận lãnh đạo hoạt động toàn quan tiến hành đặn, thường xun, khơng chồng chéo có hiệu cao Trong quy định chức năng, nhiệm vụ văn phịng quan, vấn đề ln đề cao nhấn mạnh Để thực tốt nhiệm vụ đây, thư ký văn phòng cần nắm vững có khả thực tốt số nghiệp vụ như: - Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch làm việc - Tổ chức họp, hội thảo lễ hội - Tổ chức chuyến công tác khảo sát thực tế cho người lãnh đạo cho cán quan 1.2.3 Nghiệp vụ giao tiếp hành Như trình bày phần trên, văn phịng ln đầu mối trung tâm giao tiếp quan người trực tiếp thực chức giao tiếp thư ký văn phịng Để tiến hành hoạt động giao tiếp đạt kết tốt, hư ký văn phòng cần phải nắm vững hình thức giao tiếp nguyên tắc kỹ giao tiếp nghiệp vụ cụ thể mà người thư ký cần áp dụng thực tham gia vào hoạt động hành quan 1.2.4 Nghiệp vụ biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệu Như trình bày chương một, việc biên tập văn lưu trữ hồ sơ tài liệu nhiệm vụ thư ký văn phịng Trong chương trình đào tạo, sinh viên học kỹ nghiệp vụ số chuyên đề như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Vì thế, chương trình chúng tơi để cập đến vấn đề với số yêu cầu bản, nhằm giúp thư ký văn phịng khơng có điều kiện học sâu chun ngành nắm vững thực nhiệm vụ giao 1.3 Quan hệ giữu ngƣời thƣ ký văn phòng với lãnh đạo đồng nghiệp 1.3.1 Quan hệ người thư ký văn phòng với người lãnh đạo Đối với người thư ký văn phòng, người lãnh đạo hiểu thủ trưởng đơn vị Công việc người thư ký thủ trưởng đơn vị phân công thư ký phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị Mặt khác, nhiệm vụ mà người thư ký giao phụ trách nhằm mục đích phục vụ hoạt động quan, giúp quan thực tốt chức nhiệm vụ giao Người thủ trưởng quan phải chịu trách nhiệm trước cấp tất hoạt động quan, có vấn đề liên quan đến công việc người thư ký Nhiều cơng việc thư ký văn phịng thực để phục vụ trực tiếp cho người thủ trưởng quan Một số thư ký văn phòng thường xuyên làm việc với thủ trưởng quan Chánh, Phó văn phịng, thư ký riêng Như vậy, thấy quan hệ người thư ký với lãnh đạo quan hệ cấp với cấp trên, nhân viên với thủ trưởng Quan hệ khơng dựa tình cảm cá nhân, mà điều quan trọng cịn bị chi phối quy định, quy chế nhà nước nói chung quan nói riêng 1.3.2 Quan hệ người thư ký văn phòng với đồng nghiệp Đồng nghiệp người thư ký văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp nhân viên làm việc văn phịng Nếu hiểu theo nghĩa rộng đồng nghiệp họ nhân viên phận khác quan Quan hệ người thư ký với đồng nghiệp quan hệ thường xun bình đẳng Nếu tính làm việc hành chính, người thư ký gặp gỡ với đồng nghiệp 1/3 thời gian ngày thời gian tiếp xúc với đồng nghiệp nhiều lượng thời gian tiếp xúc với người thân gia đình Chính vậy, xử lý mối quan hệ với đồng nghiệp không tốt, ảnh hưởng đến tâm lý chất lượng; hiệu lao động người thư ký Trách nhiệm thƣ ký văn phòng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 2.1 Sơ đồ hóa trách nhiệm thƣ ký văn phịng tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Nhiệm vụ ngƣời thƣ ký văn phòng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 2.2 Trách nhiệm thƣ ký văn phòng  Xác định rõ mục  đích chuyến  Lập kế hoạch cho  Xác định Giúp lãnh đạo giải    Duy trì cơng việc Báo cáo tóm tắt diễn biến quan công việc chuyến  Sau lãnh đạo công tác trở Trong thời gian lãnh đạo công tác Thời gian chuẩn bị cho chuyến  Nhận giấy tờ, chứng từ thƣờng ngày chi phí cơng tác để làm Những vấn đề cần ý thủ tục tốn thơng tin kiến lãnh đạo  Soạn thảo thƣ cảm ơn Lập hồ sơ chuyến phải liên lạc để giải  Lƣu trữ tài liệu hồ sơ chuyến Sơ đồ 2.1 Sơ đồ trách nhiệm ngƣời thƣ ký văn phòng tổ chức chuyến cho lãnh đạo 2.2 Trách nhiệm thƣ ký văn phòng Việc tổ chức chuyến công tác, khảo sát trao đổi hoạt động phức tạp cần phải có tổ chức cách chặt chẽ chu đáo Đây nhiệm vụ cụ thể văn phịng phịng hành quan Hầu hết việc tổ chức chuyến công tác giao cho thư ký văn phịng đảm nhận Nếu chuyến cơng tác thủ trưởng quan có hỗ trợ thêm thư ký riêng Ngoài phận quản lý vào có đồn cơng tác phải cử người phụ trách, phối hợp với thư ký văn phòng để tổ chức chuyến Mặc dù có thư ký riêng thủ trưởng trường đoàn hỗ trợ nói 10 hầu hết thư ký văn phịng đảm nhận Có thể nói, cơng việc mà người thư ký văn phòng cần thực góp phần quan trọng vào kết thành cơng chuyến cơng tác 2.2.1 Nghiệp vụ thư ký văn phòng thời gian chuẩn bị cho chuyến 2.2.1.1 Xác định rõ mục đích chuyến Nhiệm vụ thư ký thời gian chuẩn bị cho chuyến trước hết cần xác định mục đích chuyến Mục đích chuyến cơng tác để kiểm tra tình hình thực tế đơn vị; khảo sát, tham quan đơn vị địa phương bạn; trao đổi công việc ký kết văn hợp tác; dự họp, hội nghị, hội thảo lễ hội Người thư ký phải xác định đước mục đích để chuẩn bị xếp lịch trình hợp lí cho lãnh đạo 2.2.1.2 Lập kế hoạch cho chuyến Để cho hoạt động không bị chồng chéo lãng phí, thủ trưởng quan, có nhu cầu cơng tác cần thơng báo cho thư ký văn phịng Trên sở đó, thư ký văn phịng xem xét lập kế hoạch cho chuyển công tác Việc lập kể hoạch cho chuyến công tắc chủ yếu vào nhu cầu phận người thủ trưởng 2.2.1.3 Xác định thông tin Nắm vững thông tin cần thiết chuyến công tác Nếu giao nhiệm vụ lo việc tổ chức chuyến đi, thư ký văn phịng cần phải tìm cách nắm vững thơng tin sau đây: - Thời gian bắt đầu kết thúc chuyến cơng tác - Lịch trình (gồm địa điểm mà đồn cơng tác dừng lại, nội dung làm việc nơi này) thời gian cho chặng cụ thể lịch trình 11 - Thành phần tham dự: bao gồm số lượng thành viên vị trí, trách nhiệm người đồn; tên người trưởng phó đồn tên nhân viên giúp việc cho đoàn - Yêu cầu phương tiện di chuyển nơi ăn, nghỉ đồn Kinh phí dựtốn cho đồn khoản cần chi - Mục đích chuyến cơng tác cần đạt đến mức độ Những thông tin cụ thể giúp cho người thư ký văn phòng hoạt động tổ chức 2.2.1.4 Lập hồ sơ chuyến Ngồi thủ tục, giấy tờ hành chính, thư ký văn phịng cịn phải trực tiếp phối hợp lo lập hồ sơ chuyến đị Thơng thường thư ký văn phịng giao chuẩn bị tài liệu chung báo cáo tổng kết, thảo mẫu hợp đồng, biên thoả thuận, tư liệu số liệu tổng hợp chuẩn bị tham luận, phát biểu cho thủ trưởng quan thủ trường họp dự hội thảo nước Để chuẩn bị tài liệu chun mơn, thư ký văn phịng phải trực tiếp cho chụp, soạn thảo văn Trong trường hợp tài liệu cần chuẩn bị có số lượng lớn, thời gian lại gấp thư ký cần báo cáo với chánh văn phòng để chánh văn phòng phân công thêm thư ký khác phối hợp chuẩn bị 2.2.2 Nhiệm vụ thư ký thời gian lãnh đạo công tác 2.2.2.1 Giúp lãnh đạo giải công việc Trong thời gian người lãnh đạo công tác, thư ký riêng tiếp tục hồn thành cơng việc giao, phải ghi vào số điện thoại, người cần gặp lãnh đạo yêu cầu, đề nghị họ để trở lãnh đạo biết giải 12 2.2.2.2 Duy trì cơng việc thường ngày Người thư kỹ tiếp tục làm cơng việc đảm bảo công việc quan theo quỹ đạo bình thường thường ngày Thư kỹ giúp đỡ cho người lãnh đạo ủy quyền giải công việc thẩm quyền để đảm bảo khơng có sai sót sảy 2.2.2.3 Những vấn đề cần ý kiến lãnh đạo phải liên lạc để giải Những công văn, giấy tờ gửi đến thời gian người lãnh đạo công tác cản thư ký riêng xếp cẩn thận Thư ký riêng cần đọc qua nội dung văn (trừ văn mật) thấy vấn đề cần có ý kiến gấp người lãnh đạo vấn đề quan trọng liên lạc để xin ý kiến (tại nơi lãnh đạo công tác) Nếu không liên lạc thư ký riêng cần gọi điện báo cho văn phịng phép báo trực tiếp cho nơi có yêu cầu biết để họ chủ động giải vấn đề 2.2.3 Nhiệm vụ thư ký văn phịng sau chuyến cơng tác 2.2.3.1 Báo cáo tóm tắt diễn biến quan Chủ động báo cáo với thủ trưởng vấn đề xảy thời gian thị trường công tác, chuyển cho thị trưởng công văn, giấy tờ tài liệu nhận để thủ trưởng xem xét giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc tiếp khách ngày 2.2.3.2 Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục toán Thư ký phải trực tiếp thu thập giấy tờ, tài liệu lập hồ sơ, đồng thời trực tiếp làm thủ tục toán với tài vụ quan Trong số trường hợp, thấy cần thiết, thư ký đề nghị với trưởng đồn thơng báo kết chung, thơng báo tình hình thu - chi tài rút kinh nghiệm số vấn đề để lần sau việc tổ chức tốt 2.2.3.3 Soạn thảo thư cảm ơn Sau thủ trưởng quan công tác trở thư ký cần chủ động liên 13 lạc soạn thư cảm ơn để gửi đến nơi lãnh đạo cơng tác để bày tỏ lịng biết ơn kính trọng thủ trưởng cho bên cơng tác 2.2.3.4 Lưu trữ tài liệu hồ sơ chuyến Những tài liệu, hồ sơ mà thời gian công tác mà thủ trưởng sử dụng người thư cần phải lưu lại để làm cho hoạt động sau Xây dựng tài liệu chuyến công tác lãnh đạo quản lý UBND tỉnh Thanh Hóa Kế hoạch chuyến cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa 3.1 CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc UBND TỈNH THANH HĨA VĂN PHỊNG Số:……/KH-VPUBND Thanh Hóa, ngày tháng 01 năm 2022 KẾ HOẠCH Chuyến công tác lãnh đạo quản lý công chức, viên chức UBND Tỉnh Thanh Hóa đến UBND tỉnh Nghệ An quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành tỉnh Khánh Hịa Thực đạo Chủ tịch UBND tỉnh việc tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành tỉnh ; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng; Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hịa, cụ thể sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích 14 Việc tổ chức chuyến nhằm tạo điều kiện cho lãnh đạo quản lý cơng chức, viên chức đơn vị có hội học tập trao đổi kinh nghiệm công tác quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Khối nhà làm việc UBND tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh , hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng, đảm bảo an tồn, hiệu quả, ổn định, thơng suốt quy định Yêu cầu - Công chức, viên chức tham gia học tập, trao đổi kinh nghiệm cần có chuẩn bị chu đáo nội dung liên quan đến việc trao đổi, học tập công tác quản lý, điều hành công tác hậu cần, phục vụ phận phụ trách - Cơng tác tổ chức phải đảm bảo an tồn mùa dịch, mang tính thiết thực, tiết kiệm hiệu quả, đáp ứng mục đích để ra, II NỘI DUNG Học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp Khu hành tỉnh; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An a) Nội dung làm việc Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An phận có liên quan kinh nghiệm: - Quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà UBND tỉnh như: quy chế quản lý, sử dụng tài sản; sách quản lý đầu tư nâng cấp sử dụng, công tác bảo vệ an ninh trật tự; cơng tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tịa nhà hệ thống máy móc, trang thiết bị; cơng tác vệ sinh khu vực tạo cảnh quan môi trường, quản lý rác thải trong, ngồi tịa nhà, Đồng thời, tham quan thực tế tòa nhà UBND tỉnh Nghệ An 15 - Về cấu tổ chức máy, nhân sự, quy định hỗ trợ phụ cấp, đồng phục, phần mềm Cổng dịch vụ công Hệ thống thông tin cửa điện tử, ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An b) Thời gian Dự kiến 02 ngày: từ ngày 5/1/2022 đến ngày 7/1/2022 (sẽ có lịch trình cụ thể sau) c) Thành phần Doản công tác (dự kiến 14 người) - Lãnh đạo Văn phòng: 01 người - Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phịng Tổ chức cơng chức, viên chức) - Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phòng Tài hành nghiệp) - Phịng Quản trị - Tải vụ: người - Phịng Hành - Tổ chức: 01 người - Trung tâm Phục vụ hành công: người - Nhà khách: người - Trung tâm Tin học - Công báo: 02 người Học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh Trung tâm Hành - Chính trị tỉnh Khánh Hịa a) Nội dung làm việc Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Ban quản lý tịa 16 nhà Trung tâm Hành - Chính trị tỉnh Khánh Hịa phận có liên quan kinh nghiệm việc quản lý, vận hành, khai thác tịa nhà Trung tâm Hành - Chính trị tỉnh như: quy chế quản lý, sử dụng tài sản; sách quản lý đầu tư nâng cấp sử dụng, công tác bảo vệ an ninh trật tự; cơng tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tịa nhà hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơng tác vệ sinh khu vực tạo cảnh quan môi trường, quản lý rác thải trong, tỏa nhà, Đồng thời, tham quan thực tế tịa nhà Trung tâm Hành - Chính trị tỉnh b) Thời gian Dự kiến 02 ngày: từ ngày 25/3/2022 đến ngày 26/3/2022 (sẽ có lịch trình cụ the sau) c) Thành phần Đồn cơng tác (dự kiến 11 người) - Lãnh đạo Văn phòng: 01 người - Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phòng Tổ chức công chức, viên chức) - Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: 01 người (01 lãnh đạo Sở) - Phòng Quản trị - Tải vụ: 02 người - Phịng Hành - Tổ chức: 01 người - Nhà khách: 03 người - Tiểu đội cảnh sát bảo vệ mục tiêu UBND tỉnh: 01 người III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Nhà khách phối hợp Phòng Quản trị - Tài vụ với đơn vị liên quan có kế hoạch chi tiết chuyến Đồn cơng tác; tham mưu lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa làm đầu mối liên hệ với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa, Ban quản lý tòa nhà Trung tâm Hành - Chính trị tỉnh Khánh Hịa lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An, Trung tâm Giải thủ tục hành 17 tỉnh Nghệ An chuẩn bị nội dung buổi làm việc chu đáo, hiệu Sau chuyến đi, Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành cơng phối hợp Phịng Hành Tổ chức Trung tâm Tin học - Công báo tổng hợp, báo cáo, đề xuất lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, định nội dung liên quan đến nhiệm vụ Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành cơng Phịng Quản trị Tài vụ chuẩn bị quà tặng đơn vị đến làm việc; dự toán kinh phí chịu trách nhiệm tổ chức, hậu cần Đồn cơng tác Kinh phí lại, ăn nghỉ chi phí khác chi trả theo quy định hành Trên kế hoạch tổ chức học tập trao đổi kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc UBND tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chỉnh tỉnh, hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng tỉnh./ Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHỊNG - Như thành phần đồn; - VP UBND tỉnh Nghệ An, Khánh Hịa; - Lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa; - Nhà khách; - Phòng QT-TV, HC-TC; - TT TH-CB, TT PVHCC - Lưu: VT 3.2 Nguyến Văn A Công văn liên hệ UBND TỈNH THANH HĨA VĂN PHỊNG Số:……/VPUBND V/v tổ chức chuyến cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa đến UBND tỉnh Nghệ An CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thanh Hóa, ngày Kính Gửi: - Lãnh đạo UBND Tỉnh Nghệ An 18 tháng 01 năm 2022 - Chánh văn phòng UBND tỉnh Nghệ An - Trung tâm Giải thủ tục hành tỉnh Nghệ An - Nhà khách Thực đạo Chủ tịch UBND tỉnh việc tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành tỉnh ; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Hiện nay, UBND tỉnh Thanh Hóa xây dựng quy định việc công tác ngắn hạn UBND tỉnh Nghệ An quan Tổng hộ - Hành tỉnh Nghệ An cán lãnh đọa công chức viên chức quản lý UBND sau: Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công tác phải đảm bảo mục đích, người, theo yêu cầu hoạt động hay thư mời không làm ảnh hưởng tới công việc chuyên môn chung đảm nhiệm quan Các cán bộ, công chức thuộc quan công tác phải nằm kế hoạch từ đầu năm Chánh văn phòng UBND tỉnh phê duyệt phải gửi báo cáo đến Lãnh đọa UBND tỉnh, để theo dõi, tổng hợp làm trình Lãnh đạo định cử công tác, bao gồm: - Kế hoạch công tác lãnh đạo đơn vị (Người đứng đầu cấp phó) phê duyệt - Thành phần cơng tác: Lãnh đạo quản lý, công chức viên chức: 14 người ( Lãnh đạo Văn phòng: 01 người; Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người; Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: người; Phịng Quản trị - Tải vụ: người; Phịng Hành - Tổ chức: 01 người; Trung tâm Phục vụ hành cơng: người; Nhà khách: người; Trung tâm Tin học - Cơng báo: 02 người) - Đến quan,tổ chức: Đồn cán UBND tỉnh Thanh Hóa Lãnh đạo văn phòng dẫn đầu đến làm việc Lãnh đạo UBND tỉnh Nghệ An Trung tâm Giải 19 thủ tục hành tỉnh Nghệ An - Chương trình dự kiến làm việc Để thực nghiệm vụ: Học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp Khu hành tỉnh; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An Trong thời gian: 5/1/2022 đến ngày 7/1/2022 Kính mong quý quan tạo điều kiện giúp đỡ để lãnh đạo văn phịng đồn cơng tác UBND tỉnh Thanh hồn thành nghiệm vụ giao Chúng xin trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHỊNG - Như kính gửi; - Lãnh đạo UBND (để b/c) - Văn phòng ( để tổng hợp) - Phịng HC-NS, Phịng kế tốn - Lưu: VT 3.3 Nguyến Văn A Thƣ cảm ơn UBND TỈNH THANH HĨA VĂN PHỊNG Số:……/KH-VPUBND CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thanh Hóa, ngày tháng 01 năm 2022 THƢ CẢM ƠN Kính Gửi: - Lãnh đạo UBND Tỉnh Nghệ An - Chánh văn phòng UBND tỉnh Nghệ An - Trung tâm Giải thủ tục hành tỉnh Nghệ An - Nhà khách 20 Vừa qua, Lãnh đạo quản lý cơng chức viên chức UBND tỉnh Thanh Hố có khoảng thời gian cơng tác để học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành tỉnh ; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng; Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An Đồn cơng tác nhận quan tâm, đón tiếp trọng thị, chu đáo, ý nghĩa lãnh đạo Văn phịng cán cơng chức UBND tỉnh Nghệ An Điều thể trách nhiệm, tình cảm, gắn bó đồn kết, hợp tác Kết thúc chuyến cơng tác, Đồn trở địa phương an tồn, đồn cơng tác vui mừng, phấn khởi trải nghiệm chuyến tham quan, học tập thực có ý nghĩa sâu sắc Đó kinh nghiệm quý để lãnh đạo quản lý, công chức viên chức UBND Thay mặt lãnh đạo UBND tỉnh, Chánh văn phòng UBND tỉnh Thanh xin gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến quý lãnh đạo cán quan quan tâm, tạo điều kiện tốt cho Đồn cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa học tập, tham quan chuyến công tác vừa Xin chân thành cảm ơn./ Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHỊNG - Như kính gửi; - Văn phòng ( để tổng hợp) - Phòng HC-NS, - Lưu: VT Nguyến Văn A 21 KẾT LUẬN Có thể nói, việc tổ chức chuyến cơng tác dự hội nghị, hội thảo cho thủ trưởng cán chuyên môn Cơ quan cơng việc có tính chất hành lại địi hỏi người thư ký văn phịng phải có đầu óc tổ chức, có tác phong khoa học, nhanh nhẹn động Thành cơng đồn cơng tác phụ thuộc nhiều vào lực tổ chức động, chu đáo thư ký văn phòng Trong xu phát triển hội nhập kinh tế nước ta nay, nói đến thành công quan tổ chức hay doanh nghiệp người ta nhắc đến tên gắn liền với thành cơng Cái tên nhắc khơng thể khác ngồi tên vị lãnh đạo Nhưng có điều mà người biết đến, bên cạnh người lãnh đạo ln có diện người thư ký Việc sử dụng thư ký để giúp việc cho lãnh đạo ngày phổ biến Thư ký đòi hỏi khả làm việc độc lập cao Để đáp ứng với đổi thay không ngừng tình hình kinh tế xã hội ngày tính chất cơng việc Thư ký văn phịng khơng nằm vững nghiệp vụ có tính chất truyền thống, mà cịn phải khơng ngừng học hỏi để nhanh chóng tiếp cận với cơng nghệ mới, đại, đặc biệt công nghệ xử lý thông tin Việc vận dụng kiến thức có nghiệp vụ thư ký văn phòng phụ thuộc nhiều vào khả năng, trình độ nhanh nhạy thư ký văn phòng điều kiện hoàn cảnh cụ thể quan hay tổ chức, doanh nghiệp mà họ đã, làm việc 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Văn In - Pham Hưng: Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn sản, quản lý hổ sơ tài liệu (lưu hành nội bộ), 1994, [tr.8] Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ Thư ký văn phòng NXB Đại học quốc gia Hà Nội Đào Duy Hn-Nguyễn Đình Chính: Quản trị hành văn phịng Nhà xuất Thống kê, 1998 Phạm Hưng, Lê Văn In Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phịng đại nghiệp vụ hành văn phịng Nhà xuất Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng: Nghiệp vụ thư kí văn phịng Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997 Dương Văn Khảm: Tin học đổi quản lý công tác văn thư lưu trữ Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1994 23