tiểu luận nhóm môn hành vi tổ chức chủ đề truyền thông trong tổ chức

Đây là cảm nhận của cá nhân em.MỞ ĐẦU Từ xưa đến nay, truyền thông hay đơn giản là giao tiếp chiếm một phần vô cùng quan trong trong đời sống của con người.. Truyền thông trong tổ chức l

ĐẠI HỌC UEHTRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH

KHOA QUẢN TRỊ

TIỂU LUẬN NHÓMMÔN HÀNH VI TỔ CHỨC

CHỦ ĐỀ: TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

NHÓM: 08MÔN: Hành vi tổ chứcMÃ HP: 22C1MAN50200613GIẢNG VIÊN: ThS Nguyễn Văn Chương

TP HỒ CHÍ MINH, NGÀY 27 THÁNG 10 NĂM 2022ST

TSBD

HỌ VÀ TÊNCH

Ữ KÝ

MỨC ĐỘ THAM GIA

GHI CHÚ

1 54 Nguyễn Phương

Thảo

Thảo

Tổng hợp nội dung,thuyết trình, làm trò chơi (Kahoot), làm tiểu luận nhôm

Nhóm trưởng

2 1 Nguyễn Phú An An Thuyết trinh, tìm

tư liệu thêm (video)

Hoàn thanh đủ nhưng tiến trinh chậm, hiệu quả làm việc không cao.3 3 Nguyễn Thị

Ngọc Anh

Ngọc Anh

Nội dung, chuẩn bị câu hỏi tự luận

Hoàn thành đủ, trước thời hạn được giao

4 14 Phan Tường

Duy

Duy Nội dung, chuẩn bị câu hỏi trắc nghiệm và tự luận

Hoàn thanh đủ.Bạn này là người hoạt động năng nổ nhất trong nhôm “Nội dung” ạ.5 36 Lê Thị Thiện Mỹ Mỹ Powerpoint, tìm

hình ảnh

Hoàn thanh đủ, trước thời hạn được giao

6 58 Lê Minh Trí Trí Nội dung Hoàn thành đủ, đúng

hạn.7 61 Trần Khưu Thủy

Triều

Triều

Nội dung Hoàn thành đủ, trễ

hạn

Nhận xét của nhôm trưởng: Nhìn chung, nhóm khá là rụt rè trong

giao tiếp cũng như là đảm nhiệm các nhiệm vụ được giao Hầu hết làcác bạn nam Theo em, các bạn nam trong nhóm không được năng nổ ạ Thầy có giao phần đặt câu hỏi tự luận thì em để các bạn tự

quyết, nhưng em đã nhắc trễ deadline tận 2 lần mấy bạn vẫn chưa chuẩn bị xong câu hỏi cho em Đến khi bạn Duy với bạn Ngọc Anh phải chuẩn bị hộ Đó là một điểm em thấy khá thất vọng Việc tương tác của nhôm cũng không được suôn sẻ, các bạn thường chỉ xem tin nhắn của em mà không hay phản hồi lại nên em rất khó hỏi ý kiến mọi người ạ Đây là cảm nhận của cá nhân em.

MỞ ĐẦU

Từ xưa đến nay, truyền thông hay đơn giản là giao tiếp chiếm một phần vô cùng quan trong trong đời sống của con người Ngoài cách giao tiếp cơ bản là nói chuyện trực tiếp thì còn có một số loại giao tiếp khác như là thời xưa, chúng ta thường sẽ gửi cho nhau những bức thư và chờ đợi thư phản hồi trong một khoảng thời gian rất lâu Ngày nay, từ khi cách mạng kĩ thuật số phát triển, khi mà Internet phủ sóng khắp nơi thì các dịch vụ trở nên phổ biến hơn, nhưlà gọi điện, gửi mail, nhắn tin,… Truyền thông phát triển ngày một nhanh chông và tiện lợi, điều đó khiến chúng ta gắn kết với nhau hơn Vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng trong xã hội nói chung và trong tổ chức nói riêng Vậy hãy cùng nhôm chúng em đi tìm hiểuvề những điều thú vị về truyền thông cũng như truyền thông trong tổ chức nhé

PHẦN I TỔNG QUAN LÝ THUYẾTA TRUYỀN THÔNG

1 Khái niệm truyền thônga Truyền thông là gì?

Truyền thông là quá trinh trao đổi, chia sẻ thông tin, kiến thức, tư tưởng, tinh cảm… liên tục giữa 2 hay nhiều người nhằm tăng

cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng xã hội.

b Truyền thông trong tổ chức là gì?“Truyền thông trong tổ chức” có thể hiểu là việc gửi và nhận thông tin, thông điệp giữa các cá nhân có liên quan với nhau trong một môi trường, hoặc bối cảnh cụ thể để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức cũng như của các cá nhân

2 Phân loại truyền thông

Truyền thông trực tiếpTruyền thông gián

tiếpĐịnh

nghĩa

- Truyền thông trực tiếp là phương thức dùng lời nói trực tiếp của người tuyên truyền để đưa ra nội dung thông tin tời người nghe

- Hình thức này có thể xảy ra giữa một cán bộ truyền thông với một hay nhiều đối tượng

- Truyền thông gián tiếp là phương pháp sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để cung cấp thông tin chp người nghe như báo đài, tivi, phim ảnh,…

Ưu điểm - Thông tin được truyền đi dưới

dạng 2 chiều, giúp người nói biết được thông tin phản hồi ngay lập tức => điều chỉnh lại nội dung thông tin cho phù hợp

- Phạm vi truyền tải rộng

- Nội dung bắt mặt, dễ nhìn

- Có thể lưu trữ

Nhượcđiểm

- Chỉ có thể truyền thông tin đến cho 1 số người lắng nghe trực tiếp

- Không thể lưu trữ để làm tài liệu đối chiếu

- Phản hồi chậm.- Khó nắm bắt được phản hồi của người nhận, vì người nhận là đông đảo dân

Too long to read onyour phone? Save

to read later onyour computer

Save to a Studylist

chúng.=> Hai phương thức truyền thông này có ưu, nhược điểm đối lập nhau Cho nên phải dựa vào từng trường hợp cụ thể để lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp.

3 Chức năng của truyền thông trong tổ chức.Truyền thông trong tổ chức gồm có 4 chức năng: Kiếm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc và thông tin

a Kiểm soát- Là chức năng kiếm soát hanh vi của nhân viên theo một số cách nhất định

- Điển hình như các lanh đạo có thẩm quyền phải tuân thủ; hoặc khi người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền

- Ví dụ: Nhân viên A đưa ra những điều bất hợp lí liên quan tới công việc cho nhà quản lý cấp cao Rồi nhà quản lý sẽ dựa trên bảngmô tả công việc hay chinh sách của công ty để giải quyết vấn đề của nhân viên A Khi đó, truyền thông đóng vai trò kiểm soát

b Động viên- Động viên chinh là bằng cách giải thích rõ ràng cho nhân viênbiết những công việc họ cần làm, phản hồi về kết quả thực hiện, gợi ý những biện pháp đề cao kết quả công việc

- Hay việc khen thưởng; đơn giản chỉ là một cái vỗ vai hay một câu nói “Làm tốt lắm!” khi nhân viên hoan thanh được công việc được giao => Là một cách động viên nhân viên rất hiệu quả

c Biểu lộ cảm xúc- Chức năng biểu lộ cảm xúc giúp cho nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của mình

- Làm giảm căng thẳng khi làm việc.- Thể hiện cảm xúc với mọi người xung quanh.d Thông tin

- Giúp cho các cá nhận hoặc nhôm đưa ra quyết định sau khi nhận được thông tin và tiến hanh đanh giá các giải pháp đề ra Tất nhiên, để đi đến quyết định, các cá nhân hoặc nhôm phải truyền thông, thảo luận và thống nhất ý kiến với nhau

4 Quá trình truyền thông

- Mô hình truyền thông sẽ giải đáp cho những câu hỏi: Ai? (người gửi); Nói gì? (thông điệp); Theo cách thức nào? (kênh); Tới ai? (ngườinhận); Với kết quả nào? (ý nghĩa diễn đạt)

- Người giử bắt đầu từ những dự dịnh giao tiếp khởi xướng thông điệp Thông điệp là các tin hiệu thông tin mà người gửi muốn truyền cho người nhận Mã hóa là biểu tượng dùng để chuyển lại thông điệp Kênh là phương tiện chuyển tải thông điệp Người nhận là đối tượng thông điệp hướng tới và có trách nhiệm giải mã thông điệp Phản hồi là việc thể hiện hiệu quả của truyền thông từ người gửi tới người nhận, thông qua đó chỉ ra các thông điệp tiếp theo cần điều chỉnh phù hợp Nhiễu là yếu tố gây trở ngại quá trinh truyền thông

B CÁC KIỂU GIAO TIẾP, GIAO TIẾP CHÍNH THỐNG VÀ TIN ĐỒN

1 Các kiểu giao tiếp

- Giao tiếp có thể diễn ra theo chiều dọc hoặc ngang Phượng diệnchiều dọc được chia nhỏ thanh chiều hướng truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên.

Loại giao tiếp

Từ trên xuống dưới.

Từ dưới lên trên.

Giữa những người ngang hàng trong tổ chức.

Chiềuhướng diễnra

Cấp độ cao hơn -> cấp độ thấp hơn

Cấp thấp -> cấp cao hơn

Các thành viên cùngnhóm làm việc/ các thành viên nhóm làm việc cùng cấp bậc/ các nhà quản lýđồng cấp/ người lao động ngang hàng

Mục đích

Chỉ ra mục tiêu, hướng dẫn công việc, giải thích chính sách và quy trình, chỉ ra vấn đề cần chú ý,yêu cầu phản hồihiệu quả công việc

Phản hồi cho cácthành viên trong ban quản lý cấp cao, báo cáo tiếntrình đạt mục tiêu, trình bày vấn đề hiện tại

Tiết kiệm thời gian trao đổi, tạo điều kiện cho sự phối hợp

Hình thức

-Gửi thư điện tử, không nhất thiết phải diễn ra bằnglời/ gặp mặt trực tiếp

-Nhà quản lý phảigiải thích lý do

-Gặp mặt trực tiếp

-Trao đổi ngắn gọn về các thôngtin chính thức, hỗ trợ bằng các thông điệp mang

Gặp mặt trực tiếp, cuộc họp trực tuyến

đưa ra bất kỳ quyết định nào.

tính hành động, chuẩn bị nội dung trình bày kĩcăng

Thuậnlợi/ Hạn chế

Bản chất một chiều (chỉ thông báo, không hỏi ý kiến/lời khuyên từ nhân viên)

-Có thể dễ dàng đề xuất các ý tưởng cải thiện điều kiện.-Các nhà quản lýthường quá tải và dễ phân tâm

- Nhân viên vượt quyền/tranh cãi với cấp trên

-Cấp trên không được biết về các quyết định được đưara

2 Giao tiếp chinh thống- Trong tổ chức, các mạng lưới chinh thống thường rất phức tạp với hàng trăm ngàn người với nhiều cấp bậc khác nhau Vì vậy để đơn giản hóa việc thảo luận thì các mạng lưới sẽ được tổng hợp vào 3 nhóm nhỏ với 5 người mỗi nhóm: chuỗi, bánh xe, tất cả các kênh

ChuỗiBánh xeTất cả các kênhĐặc điểm- Đi theo các

chuỗi mệnh lệnh cố định

- Thường gặp trong tổ chức 3 cấp độ cố định

- Phụ thuộc vào yếu tố trung tâm, hoạt động như “ống dẫn” cho tất cả các giao tiếp của nhôm.- Thường bắt gặp trong đội ngũ có người lanh đạo mạnh mẽ

- Cho phép các thành viên trong nhôm giap tiếp chủ động với nhau.- Là đặc điểm thường thấy của các nhóm tự quản

đolườn

gcáckênhhiệu

quả

Chínhxác

Vai tròngười

lãnhđạo

Sự thỏamãntrong

cácthành

viên

- Mỗi hệ thống nhôm đều phụ thuộc vào bối cảnh khác nhau Kết cấu bánh xe tạo điều kiện thuận lợi cho vai trò nhà lãnh đạo, hệ thông tất cả các kênh lại phù hợp trong trường hợp bạn mong muốn môi trường làm việc có thể thỏa mãn cá nhân Hệ thống chuỗi tối ưu nhất nếu nhóm hoạt động cần sự chinh xác cao.=> Không có một hệ thống đơn lẻ nào phù hợp cho mọi trường hợp

3 Tin đồna Đặc điểm- Gồm 3 đặc điểm chính:+ Không bị kiểm soát bởi ban cấp quản trị; + Hầu hết nhân viên nhận thức rằng nó đáng tin và xác thực hơn so với thông báo chính thức do ban quản trị cấp cao đưa ra;

+ Được sử dụng rộng rãi để thỏa mãn sự quan tâm của mọi người trong công ty.

b Vai trò trong tổ chức:- Là một phần quan trọng của mạng lưới giao tiếp trong bất cứ nhóm/ tổ chức nào và phải được tìm hiểu cẩn thận

- Giúp nhà quản lý cảm nhận được tinh thần của tổ chức, nêu

ra các vấn đề mà nhân viên cho là quan trọng, giúp họ giải tỏa những lo lắng

- Phục vụ cho nhu cầu của người lao động: những cuộc nói chuyện phiếm tạo ra sự gần gũi, mặc dù nghiên cứu chỉ ra rằng tin đồn dễ khiến họ bị “tẩy chay”

c Biện pháp giảm thiểu tin đồn- Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định quan trọng- Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán, bí mật

- Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại cho các quyết định hiện tại cũng như kế hoạch tương lai

C CÁC KIỂU TRUYỀN THÔNG

1 Các kiểu truyền thông, ưu và nhược điểm của từng kiểu truyền thông

Truyềnthông

bằngvănnói

-Phương tiện chính để truyền tải thông điệp.- Gồm các

-Tốc độ nhanh và phản hồi nhanhVD: Chúng ta có thể truyền tải thông điệp bằng miệng và nhận

-Nội dung thông điệp khi chuyển đến đích thường khác so với ban đầu

VD: Trong tổ chức,

cuộc họp, hội thảo qua cuộc gọi; hội nghị truyền hình, điện thoại.

phản hồi trong thờigian ngắn nhất Nếu người nhận không chắc lắm vềthông điệp, phản hồi nhanh cho phép người nói xácnhận thông điệp và chỉnh sửa chúng nhanh chóng

khi các quyết định và thông báo công khai được truyền miệng theo phân cấp thẩm quyền sẽlàm gia tăng đáng kể khả năng sai lệch thông tin

Truyềnthông

bằngvănviết

Gồm: thôngbáo nội bộ, thư, fax, thưđiện tử, tin nhắn, tạp chí định kỳ của tổ chức,thông báo niêm yết trên bản tin

-Rõ ràng và có thể xác minh

VD: Khi được in ra,người gửi và ngườinhận đều có dữ liệu giao tiếp Nếu có bất kỳ thắc mắcnào về nội dung, thông điệp, luôn luôn có sẵn nguồn để tham khảo.-Thận trọng, hợp lývà rõ ràng

VD: Người ta thường phải suy nghĩ kỹ lưỡng về điều mà họ muốn

-Tốn thời gianVD: Những gì bạn có thể nói trong 10-15 phút sẽ mất 1 giờ để viết ra.-Thiếu cơ chế phản hồi kèm theoVD: Việc gửi thư thông báo nội bộ không đảm bảo rằng thư này sẽ được nhận hay người nhận sẽ hiểunó theo cách ngườigửi mong muốn Đồng thời, người nhận có thể không

truyền tải bằng hình thức văn bản hơn so với hình thức nói.

phản hồi/phản hồi chậm với những gì họ nghe thấy

Truyềnthông

phingôn

ngữ

Gồm: giọng nói, điệu bộ, cử chỉ, khoảng cách, khônggian, thời gian, cơ sở vật chất,

-Khi đứng một mình, nó không mang nghĩa chung/ chính xác nào Nhưng khi được kết hợp với truyền thông bằngvăn nói, nó tạo thành ý nghĩa đầy đủ hơn

VD: Cùng một thông điệp được truyền tải, khi bạn kết hợp hành vi phi ngôn ngữ thì ý nghĩa của nó sẽ sai lệch hoàn toàn so với ý nghĩa ban đầu của nó.-Luôn có giá trị giao tiếp cao

-Hành vi phi ngôn ngữ thường mang tính mơ hồVD: Trong quán rượu dành cho người độc thân, một cái liếc nhìn, cái nhìn chằm chằm, một nụ cười,một cái cau mày đều mang một ý nghĩa nào đó.-Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa

2 Mức độ phong phú của các kênh truyền thông- Thể hiện qua số lượng thông tin được truyền tải trong quá trinh truyền thông

Kênh Độ

phong phú

Lợi ích

Nói chuyện trực tiếp

Rất cao Khả năng điều chỉnh thông điệp

theo thông tin phản hồi trực tiếp

Nói chuyện qua điện thoại, hội nghịquay phim

Cao Hiệu quả, ít tốn kém và ít tốn

thời gian hơn so với đi công tác đến nơi diễn ra cuộc họpBảng ghi nhớ, thư

từ,e-mail, fax

Thấp Hiệu quả về chi phí để truyền

đạt thông tin định kỳE-mail chung, báo

cáo tài chính, bảngthông báo

Rất thấp

Thông tin chuẩn cho số lượng người nhận lớn

3 Hiệu quả của truyền thông- Nhà điều hành cấp cao phải chú trọng đến truyền thông để đạt được mục tiêu của tổ chức

- Người quản lý khi nói phải đi đôi với làm - Cam kết truyền thông hai hướng - Tăng cường truyền thông trực tiếp khi có những thông tin mơ hồ

- Người quản lý có trách nhiệm chia sẻ thông tin đến nhân viên

- Giải quyết tin xấu - Thông điệp phải hướng đến đúng đối tượng cần nghe - Xem truyền thông như là một quá trình liên tục

D TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

1 Rào cản của truyền thông hiệu quả- Một số rào cản có thể làm chậm hoặc bóp méo sự truyền thông hiệu quả, những rào cản mà chúng ta cần nhận ra và giảm bớt:

+ Chọn lọc : Đây là sự khéo léo của người gửi thông tin để truyền thông đó có thể đi đến người nhận theo mong muốn của họ

+ Nhận thức có chọn lựa: rất quan trọng vì người nhận trong quá trình giao tiếp nhìn và lắng nghe có chọn lọc dựa trên nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, xuất thân và các đặc điểm cá nhân khác của họ Người ta sẽ lựa chọn cách giải thích những cái họ thấy trong cơ sở lợi ích, hoàn cảnh, kinh nghiệm và thái độ

+ Sự quá tải truyền thông: Khi người nhận được nhận quá nhiều thông tin vượt qua khả năng kiểm soát của họ, họ sẽ cảmthấy quá tải thông tin

+ Cảm xúc: Bạn có thể giải thích cùng một thông điệp khác nhau khi bạn tức giận so với khi bạn hạnh phúc Ví dụ: những người có tâm trạng tích cực thường tự tin đưa ra những ý kiến, lập luận một cách thuyết phục hơn là những người cực đoan Những cảm xúc lẫn lộn có thể cản trở giao tiếp hiệu quả Cách thức người nhận cảm nghĩ lại thời điểm thông điệp được nhận sẽ ảnh hưởng việc thông điệp được giải thích như thế nào

+ Ngôn ngữ: Hầu hết trong mỗi nhóm/tổ chức đều có những ngôn ngữ riêng ( biệt ngữ) để giúp họ truyền thông nhanh và

hiệu quả hơn Nhưng điều đó sẽ gây khó hiểu cho người ngoài nhóm Từ ngữ có nhiều ý nghĩa (đen và bóng) dành cho nhiều người, nhóm người.

+ Sự lĩnh hội đầy đủ truyền thông: Sự căng thẳng và lo lắng thái quá về truyền thông bằng văn nói, văn viết hoặc cả hai

2 Biện pháp truyền thông hiệu quả giữa các cá nhân- Truyền thông là quá trình tương tác giữa người gửi và người nhận thông qua những thông điệp Chính vì vậy dù có nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả quá trình truyền thông nhưng có hai yếu tố được quan tâm hơn cả đó là khả năng đưa ra thông điệp của người gửi như thế nào và người nhận lắng nghe để tiếpnhận thông điệp ra sao

- Thông điệp hiệu quả, một thông điệp được coi là hiệu quảkhi người người phải đảm bảo được các yếu tố như sau:

+Thấu hiểu; Người gửi cần phải quan tâm đến những cảm xúc, suy nghĩ và những đặc điểm cá nhân của người nhận Hay nói cách khác là nên đặt mình vào vị trí của người nhận trước khi mã hóa chuyển đi thông điệp

+Nhắc lại thông điệp: Chú ý vào những điểm chính của thông điệp và nếu cần thiết có thể nhắc lại hoặc mô tả những điểm đó một cách chi tiết hơn

+Lựa chọn thời điểm: Hãy luôn nhớ rằng, thông điệp của bạn có thể phải “cạnh tranh” với các thông điệp khác và nó cũng bị chi phối bởi các yếu tố gây nhiễu đến từ môi trường bên ngoài, vì vậy người gửi cần tìm một thời gian