[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC TẠI CÔNG TY THÉP TẤM LÁ PHÚ MỸ

CHƯƠNG 2CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC 2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ

Từ những thực tế nảy sinh trong mỗi Công ty, mỗi Doanh nghiệp thì công tác

kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước có ý nghĩa rất quan trọng trong điềuhành sản xuất kinh doanh

Vốn bằng tiền là cơ sở, tiền đề cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại,

là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sảnxuất kinh doanh của mình

Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doanh nghiệp đã được mởrộng, quy mô của vốn bằng tiền càng lớn và kết cấu ngày càng phức tạp hơn, tầmảnh hưởng của chúng càng rõ rệt hơn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Đứng trước những cơ hội và thách thức trên thị trường, các nhà quản trịphải có chính sách theo dõi và quản lý vốn bằng tiền một cách đúng đắn, kiểm soátviệc thu chi hằng ngày và tiềm lực tài chính trong doanh nghiệp mục đích trước hết

là đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán thường xuyên trong doanh nghiệp, sau đó lànắm bắt những cơ hội kinh doanh, phát triển doanh nghiệp

Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêngtại các doanh nghiệp còn rất thấp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước dẫn đến tìnhtrạng chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thịtrường để phục vụ sản xuất kinh doanh

Do đó, được nhà trường trang bị những kiến thức về chuyên ngành kế toán,

và tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc thực tế nhằm củng cố, vận dụng lý luận vàothực tiễn sản xuất, kinh doanh nên sau thời gian thực tập tại Công ty Thép Tấm LáPhú Mỹ, em đã nghiên cứu kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời sosánh với lý thuyết được học thì nhận thấy: Muốn đạt lợi nhuận cao thì mỗi công typhải có chiến lược kinh doanh hợp lý và vốn để không ngừng phát triển, mở rộng,chiếm lĩnh thị trường

Vì tầm ảnh hưởng và vai trò đặc biệt của Vốn bằng tiền nên sau quá trìnhthực tập tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ cùng với sự hướng dẫn của Ths.NguyễnThị Ánh Hoa, em đã chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài:

“KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC TẠI

CÔNG TY THÉP TẤM LÁ PHÚ MỸ”

Nội dung của chuyên đề này gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước Chương 3: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản ứngtrước tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

Chương 4: Một số nhận xét và kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác hạchtoán vốn bằng tiền và các khoản ứng trước tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

Với sự hạn chế kiến thức của một sinh viên thực tập mới ra trường, chưa cókinh nghiệm cũng như trong việc trình bày, chuyên đề báo cáo thực tập chắc chắnkhông tránh khỏi sai sót Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy Cô đểchuyên đề báo cáo thực tập cũng như kiến thức em ngày càng hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THÉP TẤM LÁ PHÚ MỸ

Tên công ty : CÔNG TY THÉP TẤM LÁ PHÚ MỸ

- Kinh doanh các loại thép tấm, thép lá sản xuất trong nước và nhập khẩu;

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị, phụ tùng, vật tư, nguyên vật liệu;

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

Mục tiêu của công ty:

Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp nhiều năm kinh nghiệm quy tụ từ cácnhà máy cán nguội lớn, được đào tạo tại môi trường quốc tế, hoạt động theo tinhthần Teamwork, PFS mong muốn trở thành một trong những công ty sản xuất théptấm lá hàng đầu Việt Nam và khu vực

PFS thể hiện phương châm kinh doanh nhất quán hướng về lợi ích kháchhàng, thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng PFS cam kết không ngừng nâng caochất lượng sản phẩm cùng với dịch vụ hoàn hảo nhất và sự bảo hành lâu dài chosản phẩm để đối tác và khách hàng ngày càng hài lòng khi hợp tác với PFS

1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Phòng tổ chức nhân sự

Phòng kỹ thuật

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kho

1.1.2 Nhiệm vụ, chức năng quản lý trong từng bộ phận

Phòng Kinh doanh

Nhiệm vụ: Triển khai thực hiện kế hoạch của công ty bao gồm:

- Tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu các mặt hàng của công ty

- Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu nhu cầu, khả năng tiêu thụ các mặt hàng

- Nắm bắt, bổ sung thông tin về tình hình biến động giá cả thị trường, các đối thủcạnh tranh Trên cơ sở đó đưa ra phương án linh hoạt về hàng hoá cũng như hoạtđộng kinh doanh của Công ty

- Giữ mối quan hệ với khách hàng, chấp nhận, phản ánh với Công ty yêu cầu, đềnghị của khách hàng hoặc hệ thống khách hàng Duy trì đều đặn hoạt động bánhàng với khách hàng thường xuyên cũng như với khách đã từng có mối quan hệ

- Đề xuất chính sách, biện pháp kinh tế, chế tài nhằm kích thích khả năng tiêu thụcủa khách hàng – hệ thống khách hàng

- Đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của khách hàng và thị trường và hàng hoá (cácmặt hàng công ty đang kinh doanh)

- Lập phương án kế hoạch mở rộng, thu hút khách hàng mới

- Thiết lập các cộng tác viên vệ tinh ở các địa phương tiềm năng nhằm khai thácthông tin phục vụ cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty

- Nghiên cứu, xây dựng mối quan hệ đa phương, nhằm tìm ra các giải pháp thíchứng kịp thời trước tình hình đổi mới của nền kinh tế

- Nghiên cứu tình hình cung cầu trong và ngoài nước nhằm xúc tiến đạt hiệu quảhoạt động Thương mại

- Qua thông tin phản hồi của thị trường và phòng kinh doanh, xây dựng phương ánchiến lược cho hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng tổ chức nhân sự

Nhiệm vụ: Công tác hành chính nhân sự, công tác tiền lương, chế độ chínhsách phúc lợi, tổ chức duy trì thực hiện kế hoạch công tác, các hoạt động có tínhchất phong trào của công ty

Phòng Kỹ thuật và Bảo hành

Nhiệm vụ: Phối hợp với phòng kinh doanh lên phương án triển khai các dự

án của công ty Bảo trì, bảo dưỡng và lắp ráp các thiết bị, sản phẩm kinh doanh củacông ty Tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng, cho các phòng ban về các sản phẩm củacông ty

Phòng Kế toán

Nhiệm vụ: Giúp Giám đốc thực hiện việc quản lý tình hình tài chính củacông ty Phân tích đánh giá hiệu quả kinh doanh và thực hiện các quy định của Nhànước về tài chính, kế toán

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1.2.1 Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức kế toán tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

Kế toán trưởng

Phụ trách chung toàn phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về công táchạch toán do Nhà nước quy định, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mảng tàichính Là người cố vấn đắc lực cho giám đốc về mảng tài chính, ký chứng từ hạchtoán từng hạng mục do kế toán viên lập

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, THỦ QUỸ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN TÀI SẢN

CỐ ĐỊNH

KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Thực hiện việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

- Theo dõi, kê khai, quyết toán thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp và cáckhoản thanh toán với ngân sách

Kế toán thanh toán tín dụng Ngân hàng

- Theo dõi, thực hiện các khoản thanh toán qua Ngân hàng Theo dõi các dự án vayvốn đầu tư tại Ngân hàng

- Theo dõi hợp đồng kinh tế và công nợ phải trả với các đơn vị làm biên bản đốichiếu công nợ để làm cơ sở cân đối thanh toán

Kế toán tài sản cố định

- Theo dõi và làm các quyết định tăng, giảm TSCĐ đầu tư mới

- Theo dõi việc xuất, nhập kho

Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ

- Tính toán lương phải trả hàng tháng cho cán bộ công nhân viên theo quy định

hiện hành của Công ty Theo dõi các khoản công nợ cá nhân, BHXH, BHYT,BHTN và các nghĩa vụ khác trừ qua lương của từng cán bộ công nhân viên

- Theo dõi, quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ theo đúng quy định hiện hành củaNhà nước và Công ty: Chịu trách nhiệm tính toán, thanh toán lương, thưởng, bảohiểm cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp

Kế toán vật tư: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá, dụng cụ xuất ra cho các văn

phòng và lượng hàng hoá mua vào của Công ty Dựa vào các chứng từ xuất nhậpvật tư cuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo

1.2.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Để phù hợp với điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiệnnay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung có sự hỗ trợ của phầnmềm kế toán và tổ chức hạch toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và quyếtđịnh số 1864/1998/QĐ- BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Theo hình thứcnày Công ty sử dụng các sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư

và các sổ nhật ký chuyên dùng như sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ theo dõitiền gửi ngân hàng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.3: Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán ghi vào sổ nhật kýchung, căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái từng tài khoản có liên quan.Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến đối tượng cần theo dõi chitiết thì đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đốiphát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, căn cứ vàobảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối phát sinh để lập báo cáo tài chính

1.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán áp dụng tại công ty

Công ty có một hệ thống mã các công trình, các công trình lại được chi tiếtthành hạng mục công trình để theo dõi hạch toán Khi tiến hành thi công một côngtrình dựa vào dự toán công trình đã lập do phòng kỹ thuật thi công tính khối lượng

và phòng tài chính kế toán tính đơn giá dự toán và giá trị thực hiện

Sơ đồ 1.4: Tổ chức công tác kế toán áp dụng tại Công ty Thép Tấm Lá Phú Mỹ

- BÁO CÁO QUẢN TRỊ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

VÀ CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC 2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

2.1.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồntại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản màdoanh nghiệp nào cũng có và sử dụng

Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhànước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thứcđối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàngNhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thịtrường Việt Nam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), yên Nhật(JPY),đô la Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM)

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu

là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mụcđích thanh toán trong kinh doanh

Phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý,ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chitiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý màdoanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng

- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năngphương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sangtrạng thái khác

2.1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán

Đặc điểm vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đápứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư,hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi cáckhoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệpphải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đốitượng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, cácthủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng,

nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản

lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệpdùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp vàNgân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phảinộp ngay cho Ngân hàng

Nhiệm vụ: Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải

thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từngloại vốn bằng tiền

- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luậtthanh toán, kỷ luật tín dụng

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm trađối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt

Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng ViệtNam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam”

để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiềnchỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phảitheo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từngthứ Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tínhtheo một trong các phương pháp:

+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giácác lần nhập trong kỳ

+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước

+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền

2.1.3.1 Luân chuyển chứng từ

Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tínhhợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trongdoanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phươngpháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất

cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian

và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngườilập chứng từ

Chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau:

- Tạo lập chứng từ: Tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan

- Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ: Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng

từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc

+ Chứng từ không bị mất

+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng

+ Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ

2.1.3.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ

Thông thường, mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục

vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ , ngân

phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý

2.1.3.2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng Trên cơ sở các SVTT: PHẠM HÀ GIANG Trang 11 Đơn vị: Phiếu thu Số Mẫu 01-TT. Địa chỉ: (Q Đ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 bộ trưởngBTC) Ngày tháng ….năm Nợ:… Quyển số… Có:… Họ và tên người nộp :

Địa chỉ :

Lý do nộp :

Số tiền : (Viết bằng chữ)……… Kèm theo chứng từ gốc.

Ngày… tháng… năm…

lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt như sau:

Đơn vị: Phiếu chi Số: Mẫu 02-TT.

Ngày 20/3/2006 bộ trưởngBTC)

Họ và tên người nhận :

Địa chỉ :

Lý do nộp :

Số tiền : (Viết bằng chữ)………

Kèm theo chứng từ gốc Ngày…tháng…năm… Thủ trưởng Kế toán Người lập Người Thủ đơn vị trưởng biểu nộp quỹ Sổ quỹ tiền mặt (Kiêm báo cáo quỹ) Ngày tháng năm

Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu ngày Phát sinh trong ngày

Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo chứng từ thu chứng từ chi Ngày tháng năm

Thủ quỹ

(Ký)

2.1.3.2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”.Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

- Bên nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đáquý nhập quỹ, nhập kho

+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh

- Bên có: + Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng ,bạc hiện còn tồn quỹ

+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh

- Dư nợ: Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiệncòn tồn quỹ

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, tồnquỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp

- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điềuchỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam

- Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kimkhí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ theo giá mua thực tế

Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu, còn cơ sở để ghi Có TK 111 làcác phiếu chi

Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên TK 111

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kimkhí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác kýcược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền củađơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủcác thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau

đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêmphong

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuấtvàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, ngườicho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tựphát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý,

đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đáquý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ

- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụxuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngàythủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếuvới số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tựkiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên

cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt

2.1.3.2.3 Kế toán khoản thu chi bằng tiền Việt Nam

* Các nghiệp vụ tăng

Nợ TK 111(1111): Số tiền nhập quỹ.

Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ

Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động tài chính

Có TK 721: Thu tiền từ hoạt động bất thường

Có TK 112: Rút tiền từ ngân hàng

Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ phải thu

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, cáckhoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền

* Các nghiệp vụ giảm

Nợ Tk 112: Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng

Nợ TK 121, 221: Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn

Nợ TK 144, 244: Thế chấp , ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn

Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng

Nợ Tk 241: Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm

Nợ TK 152, 153, 156: Mua hàng hoá, vật tư nhập kho ( theo phương pháp kê khaithường xuyên)

Nợ TK 611: Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)

Nợ Tk 311, 315: Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả

Nợ TK 331, 333, 334: Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngânsách, thanh toán lương và các khoản cho CNV

Có TK 111 (1111): Số tiền thực xuất quỹ

2.1.3.2.4 Kế toán các khoản thu chi ngoại tệ

Đối với ngoại tệ, ngoài quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõinguyên tệ trên Tài khoản 007 “Nguyên tệ các loại” Việc quy đổi ra đồng Việt Namphải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định

dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các

nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giámua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ kinh tế.

- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tàikhoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào củaNgân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh Các khoảnchênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào

TK 515 hoặc TK 635- Chênh lệch tỷ giá

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷgiá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷgiá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược hạch toán vào TK 515 hoặc TK 635

Kết cấu tài khoản 007

- Bên Nợ: Ngoại tệ tăng trong kỳ

- Bên Có: Ngoại tệ giảm trong kỳ

- Dư Nợ: Ngoại tệ hiện có

Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ

- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngânhàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấpnhận nợ bằng ngoại tệ

+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhậptrước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại

+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tạithời điểm ghi nhận nợ

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực

tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)

Trình tự hạch toán

* Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán

- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam

Nợ TK 111(1112): ghi theo tỷ giá hạch toán

Có TK 111(1111), 331, 311: ghi theo tỷ giá thực tế

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá (nếu có)

Đồng thời ghi: Nợ TK 007- Lượng ngoại tệ mua vào

- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112): Ghi theo tỷ giá hạch toán

Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi: Nợ TK 007- Lượng ngoại tệ thu vào

- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 131Đồng thời ghi: Nợ TK 007- Lượng ngoại tệ thu vào

- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam

Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641: Tỷ giá thực tế

Có TK 111(1112): Tỷ giá hạch toán

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi: Có TK 007- Lượng ngoại tệ chi ra

- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ

Nợ TK 331

Có TK 111 (1112)Đồng thời: Có TK 007- Lượng ngoại tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ

Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiếnhành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch

tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênhlệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 515 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch

do tỷ giá giảm được ghi ngược lại:

Nợ TK 635

Có TK 111 (1112)

* Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán

- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam

Nợ TK 111 (1112): Giá mua thực tế

Có TK 111 (1111): Giá mua thực tếĐồng thời: Nợ TK 007: Lượng ngoại tệ nhập quỹ

- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ

Có TK 131: Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ hơn tỷgiá bình quân thực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 642 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 111 (1112): Tỷ giá thực tế bình quân

Có TK 515: (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế bìnhquân)

Đồng thời: Có TK 007: Lượng ngoại tệ xuất quỹ

- Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán:

Nợ TK 331 : Tỷ giá nhận nợ

(Nợ TK 635 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)

Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế (Có TK 515 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế)

Đồng thời : Có TK 007 : Lượng ngoại tệ đã chi ra

Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại

sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý

+ Nếu chênh lệch giảm:

Nợ TK 635 : Chênh lệch tỷ giá

Có TK 111 (1112)+ Nếu chênh lệch tăng:

Thu tiền bán hàng hóa,sản phẩm Thuế phải nộp

Thu hồi các khoản nợ phải trả

Thu hồi các khoản ký cược

Xuất quỹ TM gửi vào ngân

Xuất quỹ mua TSCĐ

Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn,dài hạnjài hạnhác 112

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tiền mặt

2.1.3.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ

số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận củadoanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng

Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam,ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửichuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, sécbảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanhtoán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư củatừng loại tiền gửi

2.1.2.3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng

- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệmchi, uỷ nhiệm thu

- Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng

- Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng

Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai:

+ TK 1121 -Tiền Việt Nam: Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửitại ngân hàng

+ TK 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngânhàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam

+ TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng,bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng

2.1.3.3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng

Quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thực hiện tương

tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 111( 1111,1112) – Tiền mặt ( VNĐ, ngoại tệ)

- Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoảncủa đơn vị

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 113 ( 1131,1132) – Tiền đang chuyển ( VNĐ, ngoại tệ)

- Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền khách hàng trả nợ bằng chuyểnkhoản

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng

- Nhận lại tiền đã ký cược ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn bằng chuyển khoản

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 144 – Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

Có TK 244 – Ký cược, ký quỹ ngắn hạn

- Nhận vốn góp của các đơn vị thành viên chuyển đến bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

- Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, hay thu nhập từ các hoạt động khác củadoanh nghiệp thu bằng chuyển khoản

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

Có TK 711 – Thu nhập khácCăn cứ phiếu tính lãi của ngân hàng và giấy báo ngân hàng phản ánh lãi định kỳ

Nợ TK 112 ( 1121, 1122) – Tiền gửi ngân hàng ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 111 ( 1111, 1112) – Tiền mặt ( VNĐ, ngoại tệ)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

- Trả tiền vật tư, hàng hóa, tài sản cố định hoặc chi phí phát sinh đã được ghi bằngchuyển khoản

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK157 – Hàng gửi đi bán

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình

Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình

Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư

Nợ TK 241 – Xây dựn cơ bản dở dang

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

- Chuyển tiền gửi ngân hàng để đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Nợ TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác

Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con

Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh

Nợ TK 223 – Đầu tư vào công ty liên kết

Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác

Có Tk 112 – Tiền gửi ngân hàng

- Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán các khoản phải trả phải nộp

Nợ TK 331 – Vay ngắn hạn

Nợ TK 315 – Nợ đến hạn phải trả

Nợ TK 311 – Phải trả cho người bán

Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ

Nợ TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Nợ TK 341 – Vay dài hạn

Nợ TK 342 – Nợ dài hạn

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

- Chuyển tiền gửi ngân hàng để ký cược ký quỹ ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 144 – Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

Nợ TK 244 – Ký cược, ký quỹ dài hạn

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

- Thanh toán các khoản triết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trảlại thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệpnộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho người mua bằng chuyển khoản

Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại

KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

111,113

411,441,461

311,315,342,331, 333,338,341

221,222,288

152,153,211,213

241,627,641,642 411,441

121,128,221,222,228

131,136,138, 144,244

344

Tiền gửi vào ngân hàng

Thu hồi các khoản đầu tư ngắn

Thanh toán các khoản nợ

Chi xây dựng CB, chi phí SXKD

Rút tiền về nhập quỹ chuyển tiền

Mua cổ phiếu,trái phiếu đầu

Cho nhân viên tạm ứng

Mua vật tư TSCĐ Trả lại vốn kinh phí

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng

2.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC

Các khoản ứng trước trong doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền tạm ứng,khoản chi phí trả trước, khoản cầm cố ký cược ký quỹ ngắn hạn theo những qui tắcriêng biệt nhưng về cơ bản vẫn thuộc vốn và tài sản của doanh nghiệp nên doanhnghiệp phải có trách nhiệm thu hồi, phải thanh toán hoặc phải xử lý

Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm tài khoản :

2.2.1.2 Nội dung chi tạm ứng

- Tạm ứng để chi cho cho các công việc thuộc hành chính quản trị như tiếpkhách, tổ chức hội nghị, mua văn phòng phẩm…

- Tạm ứng tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú, công tác phí của CB-CNV đi côngtác

- Tạm ứng cho người làm công tác thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa để trảtiền thuê bốc vác hoặc vận chuyển …

2.2.1.3 Nguyên tắc chi tạm ứng

- Chỉ chi tạm ứng cho người lao động hiện đang làm việc tại doanh nghiệp,Người nhận tạm ứng thường xuyên phải được giám đốc chỉ định bằng văn bản

- Người tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với

DN về số đã nhận tạm ứng và chỉ sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dungcông việc đã được phê duyệt Nếu số tiền không sử dụng hết phải nộp lại quỹ vàkhông được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác

- Khi hoàn thành, kết thúc công việc ngườn nhận tạm ứng phải lập bảngthanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) chứng minh cho việc chi tiêu

- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi chặc chẽ từng người tạm ứng, theotừng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng

2.2.1.4 Chứng từ kế toán tạm ứng

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số: 03 – TT )

- Phiếu thu, Phiếu chi

- Báo cáo thanh toán tạm ứng

- Các chứng từ gốc: hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí, vân chuyển

2.2.1.5 Tài khoản sử dụng

- Kế toán tổng hợp các khoản tạm ứng sử dụng tài khoản 141 – “ Tạm ứng “

- Kết cấu và nội dung kinh tế của tài khoản như sau:

Bên nợ : Các khoản tiền vật tư đã tạm ứng cho người lao động của DN Bên Có : + Các khoản tạm ứng đã được thanh toán

+ Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vàolương.

+ Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho

Số Dư Bên Nợ : Số tạm ứng chưa thanh toán

2.2.1.6 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

(1) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, căn cứ vào phiếuchi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt, ghi :

Nợ TK 141: số tiền tạm ứng (chi tiết theo đối tượng tạm ứng)

Có TK 111, 112, 152…: số tiền tạm ứng

(2) Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng lập bảng kê thanh toán hoàn ứngđính kèm các chứng từ gốc có liên quan trình kế toán trưởng (hoặc thủ trưởng đơnvị) phê duyệt:

Nợ TK 151, 152, 153, 156: Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 211, 213, 241: Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228: Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 627, 635, 641, 642, 811: Giá chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK141: Tổng số tiền đã thanh toán

(3) Khoản tiền tạm ứng chi(hoặc sử dụng) không hết nhập lại quỹ (nhập lại kho)hoặc trừ vào lương, ghi:

Nợ TK 111, 152 ( hoặc 334) : Số tiền chênh lệch

Có TK 141: Số tiền chênh lệch

(4) Trường hợp số thực chi được duyệt lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán lập phiếuchi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng :

Nợ TK 151, 152, 153, 156 : Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 211, 213, 241 : Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228 : Giá chưa thuế

Hoặc Nợ TK 627, 635, 641, 642, 811 : Giá chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111: Số tiền chênh lệch

KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TẠM ỨNG

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán các khoản tạm ứng

2.2.2 Kế toán các khoản chi phí trả trước

Chi phí trả trước là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liênquan đến kết quả hoạt động chế biến, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán, nhiều

Các khoản chi phí được chi bằng

dài hạn bằng tiền tạm ứng Đầu tư tài chính ngắn hạn

Mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, bằng tiền tạm ứng

627,241,…

121,128,221 152,221,…

141

niên độ kế toán nên chưa thể tính hết vào chi phí chế biến, kinh doanh trong kỳ này

mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo

Hàng tháng hoặc định kỳ xác định mức phân bổ chi phí trả trước để tính vào các đối tượng chịu chi phí có liên quan Mức phân bổ được xác định như sau:

Mức phân bổ cho

Chi phí trả trước thực tế phát sinh theo từng loại

Số dư dự kiến phân bổ

2.2.2.1 Chi phí trả trước ngắn hạn

2.2.2.1.1 Khái niệm

Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chí phí thực tế đã phát sinh nhưng

có liên quan đến hoạt động SXKD của nhiều kỳ hạch toán trong nột năm tài chínhhoặc một chu kỳ kinh doanh; nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinhdoanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo.Thuộc loại chi phí trả trước bao gồm:

- Chi phí trả trước về thuê cử hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng cho một nămtài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

- Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho một năm tài chính hoặc một chu kỳkinh doanh

- Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sựchủ phương tiện, bảo hiểm thân xe…), các loại lệ phí mua và trả một lần trongnăm

- Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn vàCCDC có thời gian sử dụng dưới một năm

- Giá trị bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tàichính hoặc một chu kỳ kinh doanh

Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạnkhác được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài chính hoặcmột chu kỳ kinh doanh

- Chi phí trong thời gian ngừng việc (không lường trước được)

- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ chonhiều kỳ kế toán (tháng, quí) trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

- Chi phí trả trước ngắn hạn khác ( như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trảchậm trả góp …)

2.2.2.1.2 Hạch toán tổng hợp

Tài khoản sử dụng: TK 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”

Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn thực tế phát sinh

Bên Có: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã tính vào chi phí sản xuất,kinh doanh trong kỳ

Số Dư Nợ: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn chưa tính vào chi phí sảnxuất, kinh doanh