[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] Kế toán vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phải trả cho khách hàng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đinh Phong

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập tại trường cùng với sự hướng dẫn của thầy cô giáo banlãnh đạo nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thâm nhập vào thực tế để học tập vàlàm quen với môi trường doanh nghiệp, để phục vụ cho quá trình học tập và đỡ bỡ ngỡvới công việc sau này, vừa nâng cao năng lực tay nghề chuyên môn, vừa làm chủ đượccông việc sau này khi tốt nghiệp ra trường về công tác tại cơ quan, xí nghiệp có thểnhanh chóng hoà nhập và đảm đương các nhiệm vụ được phân công

Sau thời gian thực tập tại công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịchvụ Đinh Phong em đã tìm hiểu, phân tích tình hình vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phảitrả khách hàng Công ty, đồng thời so sánh với lý thuyết đã học được trong nhà trường đểrút ra những kết luận cơ bản trong sản xuất kinh doanh đó là lợi nhuận Muốn có lợinhuận cao phải có phương án sản xuất hợp lý, phải có thị trường mở rộng, giá cả hợp lývà đặc biệt phải có vốn đầu tư bằng tiền phù hợp

Qua quá trình học tập tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty trách nhiệm hữuhạn thương mại và dịch vụ Đinh Phong đồng thời được sự giúp đỡ tận tình của cô giáocũng như các cô chú kế toán trong công ty, cùng với kiến thức đã học em đã xin chọn đềtài:

“ Kế toán vốn bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả cho khách hàng tại Công tytrách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Đinh Phong” làm chuyên đề thực tập

tốt nghiệp của mình Nội dung chuyên đề gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại vàdịch vụ Đinh Phong.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán vồn bằng tiền và công nợ phải thu, phảitrả khách hàng.

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và công nợ phải thu,phải trả khách hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụĐinh Phong.

Chương 4: Một số nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vốn bằng tiềnvà công nợ phải thu, phải trả khách hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạnthương mại và dịch vụ Đinh Phong.

CHƯƠNG 1GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐINH PHONG1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty:

Tên Công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐINH PHONGTên Công ty viết bằng tiếng Anh : Đinh Phong company limited

Địa chỉ trụ sở chính : số 442/40 Bình Giã, Phường Nguyễn An Ninh,

TP Vũng TàuĐiện thoại : 064 3571207 Fax: 064 3571207

- Tư vấn , triển khai các dịch vụ và giải pháp công nghệ thông tin.- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị

- Hàng hóa của công ty:+ Linh kiện vi tính: Phần mền, CPU (Bộ xử lý), HDD (Gắn trong), thẻ nhớ, màn hình,vỏ máy, lưu điện, loa vi tính, chuột vi tính, máy in, bộ nhớ, ổ cứng, màn hình LCD,nguồn vi tính, ổ quang, bàn phím, dây phụ kiện

+ Máy bộ vi tính: máy văn phòng, máy bộ game, ,máy bộ dell, máy bộ HP…+ Máy tính bàn: apple, HP, dell,

+ Linh kiện mực in: hộp mực, trục từ, nạp mặc, rum, gạt mực, bao lụa + Laptop, linh kiện: Dell, Apple, Lenovo, Samsung, phụ kiện laptop…

 Phương thức bán hàng của Công ty

Các công ty thương mại có thể có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, hiệnnay Công ty Đinh Phong đang áp dụng các phương thức sau:

+ Phương thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các đơn vị thương mai, các công tythương mại theo hợp đồng đã ký kết, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ ĐinhPhong áp dụng các phương thức bán buôn như: phương thức bán giao tay ba, phương

thức bán hàng chuyển thẳng, phương thức buôn bán hàng qua kho theo hình thức giaohàng trực tiếp tại kho, phương thức bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng.Trong đó phương thức bán buôn mà công ty áp dụng chủ yếu là phương thức bán buônqua kho theo hình thức chuyển hàng Trong hình thức này căn cứ vào hợp đồng hoặctheo đơn đặt hàng, công ty xuất kho hàng hóa dùng phương tiện vận tải chuyển đếnkho cho bên mua theo quy định trong hợp đồng Hình thức này công ty thường hay ápdụng cho các khách hàng quen thuộc và tin cậy.

+ Phương thức bán lẻ: Công ty bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổchức hoặc các đơn vị mua hàng Bán hàng theo phương thức này hàng hóa đã ra khỏilĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Bán lẻ hàng hóa thường đơn chiếchoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dướinhiều hình thức khác nhau Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức công tybán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, hết ca, hết ngày bán nhânviên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp cho thủ quỹ, đồng thời kiểm kê hàng tổng tạiquầy để xác định số lượng hàng hóa bán đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáobán hàng Công ty áp dụng hình thức này vừa giới thiệu dược nhiều mặt hàng tớikhách hàng, và khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhânviên phải nhanh nhẹn hoạt bát có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mấtmát khi đông khách

 Các phương thức và hình thức thanh toán của Công ty

Thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa , vốn của công ty chuyển từ hình thái vậtchất sang hình thái tiền tệ Việc thanh toán tiền hàng có thể trả ngay hoặc trả chậmhoặc trả dần do hai bên tự thoat thuận Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệmlẫn nhau giữa hai bên mua và bán đồng thời cũng gắn liền với sự vận động giữa hànghóa với số tiền vốn, đảm bảo cho hai bên cùng có lợi

Hiện nay công ty áp dụng hai phương thức thanh toán: thanh toán trực tiếp và thanhtoán không trực tiếp

+ Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Công ty sau khi bán hàng hóa chobên mua sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán theo hóa đơn GTGT

+ Phương thức thanh toán qua ngân hàng: Công ty thường thanh toán với khách hàngthông qua ngân hàng Các phương thức thanh toán qua ngân hàng mà công ty áp dụng: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán qua thẻ thanh toán

1.3 Khách hàng thân thiện hiện nay của Công ty

- Công ty Công Nghệ Máy Tình Vũng Tàu- Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thái Bảo- Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Sơn

- Công ty TNHH TM-DV-SX Gia Nguyễn- Công ty CP Công Nghệ Lê Phụng

Ngoài ra còn có các khách hàng và đối tác mà công ty Đinh Phong cùng hỗ trợ vàphát triển, thúc đẩy thương mại phối hợp để đạt kết quả kinh doanh tốt.

Công ty Đinh Phong sẽ làm hết sức mình nhằm mang lại hiệu quả thương mại vàdịch vụ cao nhất cho quý khách hàng

1.4 Vốn điều lệ: - Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng

- Bằng chữ: Ba tỷ đồng

1.5 Chi nhánh công ty

Tên chi nhánh: Chi nhánh ShowRoom Nhà phân phối linh kiện vi tính Vũng Tàu Địa chỉ chi nhánh: Số 198 Nguyễn An Ninh, Phường 7, Thành phố Vũng Tàu

1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Đinh Phong được bố trí một cơ cấu tổchức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trường hiện nay Việc sắp xếp nhân sự của Côngty phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng người

Mọi hoạt động của công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phậnhoạt động độc lập nhưng lại có mối liên hệ mật thiết tạo thành một hệ thống nhất

Công Ty có 12 nhân viên, trong đó nhân viên nữ là 3 người Tất cả các nhânviên đều được ký hợp đồng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Trong 3 năm vừa qua, Công Ty kinh doanh có hiệu quả nên tình hình việc làm,thu nhập của nhân viên tương đối ổn định, đảm bảo đời sống cho CNV yên tâm côngtác

1.6.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Sơ đồ 1.1 : Tổ chức bộ máy doanh nghiệp

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH

1.6.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty

 Giám đốc: Là người đại diện của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về

toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, cũng như các hoạt động ký kết hợpđồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động Giámđốc công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh phù hợpvới nhiệm vụ của công ty

 Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trường, hỗ trợ cùng giám

đốc ký kết các hợp đồng. Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc

hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng như các tài liệu công nợ,nghiệm thu, bàn giao tài liệu, đồng thời phối hợp với phòng kế toán trongviệc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khaithác khách hàng

 Chăm sóc khách hàng của công ty, bán hàng online, hỗ trợ bán lẻ showroom,mở rộng thị trường và phát triển thị trường

 Cung cấp thông tin sản phẩm, khuyến mãi và giá cả qua việc xác định yêu cầucủa khách hàng,

 Triển khai các kế hoạch kinh doanh như: Tiếp thị, xúc tiến thương mại, bánhàng theo kế hoạch của Công ty

 Tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh thông quacác hoạt động điều tra thị trường

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đệ trình kế hoạch tổ chức kinh doanhcho giám đốc định kì hàng tháng

 Phòng kế toán:

 Là trợ thủ đắc lực nhất giúp Giám đốc nắm rõ tình hình tài chính của công ty.Có trách nhiệm phản ánh chính xác toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từđó giúp Giám đốc đề ra các biện pháp tổ chức quản lý, kinh doanh thích hợpcho Công ty

 Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánhđúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, thammưu trong lĩnh vực quản lý cho giám đốc

 Xác định, nghiên cứu, giải quyết và theo dõi các vấn đề kỹ thuật từ yêu cầukhách hàng và đồng nghiệp.

 Tham gia mua sắm triển khai các thiết bị phần cứng ứng dụng phần mềnMọi hoạt động của công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phậnhoạt động độc lập nhưng lại có mối liên hệ mật thiết tạo thành một hệ thống nhất

1.7 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty1.7.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy công ty

Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết địnhcủa ban lãnh đạo Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng thammưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty

Phòng kế toán có 4 người: Kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán thuế, thủ quỹ

1.7.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy kế toán

1.7.3 Nhiệm vụ, chức năng của từng phần hành kế toán

theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái, khóa sổ cái, khoá sổ,rút số dư lập bảng cân đối số phát sinh, trực tiếp theo dõi một số thanh quyếttoán với khách hàng.

 Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành kiểm tra tính hợplí, hợp lệ của chứng từ gốc tiến hành lập bảng kê chi hoặc phiếu chi sau đóchuyển sang cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền

 Theo dõi tình hình thanh toán đối với toàn bộ khách hàng của công ty. Kế toán bán hàng:

 Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, kiểm tra lượng hàng tồn kho, xuất bán, theodõi tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng

 Theo dõi hàng hóa mua vào và tình hình thanh toán công nợ cho nhà cung cấp. Kế toán thanh toán:

 Theo dõi thường xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và các khoảnphải trả của doanh nghiệp đồng thời lên kể hoach thu nợ thanh toán nợ đảm bảocho vòng tiền của doanh nghiệp

Công ty sử dụng mô hình kế toán tập trung và áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

 Tiền và tương đương tiền

Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiềnđang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn khôngquá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định cũngnhư không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi

 Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ

Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được ghi nhận theo nguyên tệ và quy đổi rađồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch của ngân hàng, hoặc tỷ giá bình quân liên ngânhàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoảnmục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được ghi nhận vào chênh lệch tỷ giá đánh giá lạicuối năm tài chính

 Các khoản phải thu thương mại và phải thu khác

Các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác được ghi nhận theo hoáđơn, chứng từ

Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị dự kiến bị tổn thất của cáckhoản phải thu không được khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Bảng cân đối kếtoán

 Hàng tồn kho

Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phímua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàngtồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp Thực tế đích danh và theophương pháp kê khai thường xuyên

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần cóthể thực hiện được và giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoànthành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

 Tài sản cố định

Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn luỹ kế Nguyên giá tàisản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà công ty phải bỏ ra để có được tài sản cốđịnh tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Các chi phíphát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu cácchi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó.Các chi phí không thoả mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ

Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoásổ và bất kỳ khoản lãi lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhậphay chi phí trong kỳ

Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gianhữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTCngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Thời gian khấu hao của tài sản cố định như sau:

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sảnphẩm

Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền pháp lý của hàng hóa, dịch vụ.Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế khi bán hàng.Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Chế độ thuế áp dụng Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.1.7.4.2Chứng từ sử dụng

- Hoá đơn GTGT: Biểu mẫu số 01 - Phiếu nhập kho: Biểu mẫu số 01 - Phiếu xuất kho: Biểu mẫu số 02- Phiếu thu: Biểu mẫu số 01- Phiếu chi: Biểu mẫu số 02- Bảng kiểm kê quỹ – Mẫu số 08 a – TT/BH và mẫu 08b – TT/BB- Giấy nộp tiền

- Giấy thanh toán tiền – Mẫu 05 – TT.- Giấy đề nghị – Mẫu 05 – TT

- Sổ quỹ tiền mặt.- Sổ tiền gửi ngân hàng.- Các sổ kế toán tổng hợp

1.7.4.3 Hệ thống báo cáo

- Bảng cân đối tài khoản : F01-DNN - Bảng cân đối kế toán : B01-DN- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : B02-DN- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : B03-DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính

1.7.4.4 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty dùng hình

thức chứng từ ghi sổ :

 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổnghợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệthống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phátsinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quátrình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng kýChứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên SổCái

Các loại sổ kế toán:

+ Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, giấy tạm ứng, giấy thanh toán tiền ,bảng thanhtoán lương….tất cả những chứng từ trên đều phải có đầy đủ chữ ký của kế toán thanhtoán, giám đốc… mới được thực hiện hoạch toán

+ Bảng kê chứng từ ghi sổ.+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;+ Các sổ chi tiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi ngân hàng…+ Bảng tổng hợp chi tiết

+ Bảng cân đối số phát sinh+ Hệ thống báo cáo tài chính+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.3 : Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ

Chú thích: Ghi hằng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc cuối kỳ) Đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ

(2) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.(3) Sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái

(4) Các chứng từ kế toán sau khi căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(5) Cuối tháng phải khóa sổ tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtrong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

chứng từ kế toán cùng loại

Bảng tổng hợp chi

tiếtSổ, thẻ kế toán chi tiết

chứng từ ghi sổ

(6) Tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trênsổ cái.

(7) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo:

-Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng Cânđối số phát sinh phải bằng nhau, và bằng tống số tiền phát sinh trên sổ đăng ký Chứngtừ ghi sổ

-Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinhphải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằngsố dư của tùng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.7.4.5 Phần mền quản lý kế toán công ty sử dụng

dịch vụ Tính giá thành sản xuất và phân tích chi phí dở dang. Theo dõi chi tiết TSCĐ, trích khấu hao, và lập báo cáo TSCĐ Phân bổ CCDC và

phân bổ chi phí. Lập các sổ kế toán từ chi tiết đến tổng hợp và các biểu phân tích phục vụ cho kiểm

tra đối chiếu sổ sách kế toán. Thiết lập định mức, theo dõi, phân tích chi phí, giá thành sản xuất công trình. Hỗ trợ tự động lập thuyết minh, báo cáo tài chính trực tiếp trong hệ thống và in báo

cáo toàn bộ các sổ sách kế toán. Đặc biệt: hệ thống tài khoản “mở” cho bạn đăng ký thêm các tài khoản theo yêu

cầu riêng của đơn vị Đơn vị có thể tự đămg ký mở danh mục chi tiết cho bất cứ tàikhoản nào

 Số liệu báo cáo được HTKT ASA tính toán cho ra kết quả và thể hiện thành dạngbản để người sử dụng có thể xem trước và điều chỉnh số liệu hoặc xuất ra EXCEL,WORD

 Hệ thống hỗ trợ nhập số liệu cho mạng máy tính cùng chia sẽ dữ liệu hoặc bạn cóthể nhập số liệu kế toán của các đơn vị trực thuộc từ một nơi khác chuyển qua

mạng hay email hay qua đĩa mềm đến máy tính chính để làm sổ sách kế toán chínhcho đơn vị.

 Chương trình có thể tổng hợp số liệu của từng đơn vị trực thuộc đồng thời lên sổtổng hợp của toàn công ty

 Số liệu kế toán được lưu trữ an toàn và đặc biệt có thể chạy lại số liệu kế toán cácnăm cũ nhanh chóng dễ dàng chuyển số dư tự động linh hoạt

 Sổ sách, biểu mẫu, báo cáo kế toán:

Tạo các biểu mẫu sổ sách, báo cáo kế toán từ chi tiết đến tổng hợp vào các biểuphân tích rõ ràng và đẹp

Đáp ứng hầu hết các biểu mẫu sổ sách kế toán, ngoài ra nếu có yêu cầu các biểumẫu đặc thủ riêng, doanh nghiệp sẽ được đáp ứng

Tất cả các số liệu của sổ sách, biểu mẫu được liệt kê trực quan trên các giao diệntrong hệ thống và cho bạn điều chỉnh số liệu trước khi xuất bản in đây chính là phầnlinh động của HTKT ASA

Giúp cho doanh nghiệp theo dõi số liệu sổ sách kế toán trực tiếp trên máy tínhnên tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân sự Cụ thể có thể theo dõi sổ sách bất kỳthời điểm nào trên máy tính không cần phải in ra giấy Giúp cho người quản lý theodõi sổ sách kế toán nhanh chóng hiệu quả

 Sơ đồ trình tự thực hiện kế toán bằng máy tính:

Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ trình tự thực hiện kế toán bằng máy tính

Nhập liệu hàng ngàyIn sổ, báo cáo hàng tháng

Chứng từ kế

Sổ kế toánSổ tổng hợp

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Máy tínhBáo cáo tài chính

CHƯƠNG 2CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÔNG

NỢ PHẢI THU, PHẢI TRẢ KHÁCH HÀNGTẠI CÁC DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI2.1 Khái niệm về kế toán vốn bằng tiền

2.1.1 Khái niệm

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tạidưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ củadoanh nghiệp (111), tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc Nhà nước (112), các khoản tiềnđang chuyển (113) Với tính lưu hoạt cao - vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhucầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí Vốn bằng tiềnđược phản ánh ở tài khoản nhóm 11 gồm:

- Tiền tại quỹ- Tiền gửi ngân hàng- Tiền đang chuyển

2.1.2 Nguyên tắc hoạch toán vốn bằng tiền

Hoạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam( Ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là VND)

Trường hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ phải đồng thờitheo dõi chi tiết theo ngoại tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.Ngoại tệ được hoạch toán chi tiết theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 “ngoại tệcác loại” Doanh nghiệp có thể sử dụng ngoại tệ để ghi sổ (phải xin phép) nhưng khilập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giágiao dịch

Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốcngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệliên ngân hàng

Đối với vàng bạc, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụngcho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Khi tính giá xuất kho của ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý có thể áp dụng một trongcác phương pháp tính giá xuất kho như: Giá thực tế đích danh, Giá bình quân giaquyền, Giá nhập trước xuất trước, Giá nhập sau xuất trước

2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp, tình hìnhcòn lại của từng loại vốn bằng tiền, khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có sốliệu đối chiếu với thủ quỹ Kiểm tra nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiềnnhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lợidụng tiền mặt trong kinh doanh

Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hoạchtoán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện kịp thời các trườnghợp chi tiêu lãng phí…

So sánh đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kếtoán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợpsai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý

Để phán ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện cácnghiệp vụ sau:

Phản ánh chính xác kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiềnmặt, kiểm tra chặt chẽ và chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt.phản ánh chínhxác đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền đang chuyển, các loạikim khí quý, ngoại tệ, giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền vàchế độ thanh toán không dùng tiền mặt

2.2 Phương pháp kế toán vốn bằng tiền 2.2.1 Kế toán tiền tại quỹ

Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam ( kể cả ngân phiếu),ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý Mọi nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và việcbảo quản tiền mặt tại quỹ do doanh nghiệp thực hiện

2.2.2 Chứng từ hoạch toán2.2.2.1 Chứng từ sử dụng để hoạch toán tiền tại quỹ gồm:

- Phiếu thu, Phiếu chi- Phiếu xuất, phiếu nhập kho vàng bạc đá quý.- Biên lai thu tiền; bảng kê vàng bạc đá quý.- Biên bản kiểm kê quỹ

2.2.2.2 Thủ tục kế toán được tiến hành như sau:

Khi tiến hành nhập, xuất kho quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi, hoặcchứng từ nhập xuất vàng bạc, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao,người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định

Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chéphàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt,ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủquỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt vàsổ kế toán tiền mặt

2.2.3 Tài khoản sử dụng

Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111 “tiền mặt” để phản ánh số hiện có và

tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:TK 1111: Tiền Việt Nam

TK 1112: Ngoại tệTK 1113: Vàng bạc, kim khí quý đá quý

Nội dung kết cấu TK 111: Số dư đầu kỳ bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý tồn

quỹ

Bên Nợ:+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ

+Số tiền thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

Bên Có : + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ

+ Số tiền mặt tại quỹ thiếu hụt

Số dư cuối kỳ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá

quý hiện còn tồn ở quỹ tiền mặt

2.2.4 Nguyên tắc hoạch toán

Chỉ phản ánh trên tài khoản 111 số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc đá quý, kim khíquý thực tế nhập xuất vào quỹ Đối với các khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vàongân hàng thì không phản ánh trên tài khoản 111 mà phản ánh trên tài khoản 112

Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi, phải hợp lệcó đầy đủ các chữ ký của người giao nhận, giám đốc của đơn vị theo quy định chế độchứng từ kế toán

Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ mở sổ kế toán (Sổ quỹ tiền mặt) ghi chép hàngngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, các khoản thu chi củadoanh nghiệp đồng thời tính ra số tiền hiện có tại một thời điểm

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt thực tế Hàng ngày thủquỹ phải kiểm kê số tiền từ đó đối chiếu số liệu trên sổ kế toán nếu chênh lệch thủ quỹvà kế toán phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịpthời, ở các doanh nghiệp có ngoại tệ thì kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng ViệtNam để ghi sổ kế toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tiền mặt bằng ngoại tệ được theo dõi chi tiết trên tài khoản ngoại bảng 007.Đối với những doanh nghiệp có vàng bạc đá quý, kim khí quý cũng phải ghi sổkế toán bằng Việt Nam đồng theo giá tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Kế toán phản ánh vào tài khoản 111 “tiền mặt” số tiền mặt, ngân phiếu, vàngbạc, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt Đối với khoản tiền thu được chuyển ngay

vào ngân hàng thì không ghi vào nợ bên tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợtài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý do doanh nghiệp khác và cánhân ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp được quản lý và hoạch toán như các loại tàisản bằng tiền của đơn vị

2.2.5 Phương pháp hoạch toán tiền mặt2.2.5.1 Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam+) Định khoản các nghiệp vụ thu (tăng) tiền Việt Nam

(1) Thu tiền mặt từ hoạt động bán hàng hóa, vật tư, sản phẩm, dịch vụ cho kháchhàng

Nợ TK 111 - Thu tiền mặt

Có TK144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạnCó TK 244 - Ký quỹ, ký cược dài hạn

(7) Thu hồi các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt

Nợ TK 111 - Số tiền mặt nhập quỹ

Có TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 - Thu hồi các khoản vốn đầu tưngắn hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền, góp vốn liên doanh, đầu tưdài hạn

(8) Khi nhận được tiền của ngân sách nhà nước thanh toán về các khoản trợ cấp, trợgiá cho DN bằng tiền mặt.

Nợ 111 - Thu tiền mặt

Có 3339 - Các khoản trợ cấp

+) Định khoản các nghiệp vụ chi ( giảm) tiền Việt Nam

(1) Chi tiền mặt để mua sắm vật tư, hàng hóa, TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ bản

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 - Xuất tiền mua vật tư hàng hóa để nhậpkho

Nợ TK 133 - Thuế GTGT

Có TK 111 - Số tiền mặt thực xuất quỹ(2) Các khoản chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạtđộng khác,chi bằng tiền măt

Nợ TK 621, 622, 627, 641, 642, 635, 881 - Xuất tiền mặt cho hoạt động sảnxuất kinh doanh, hoạt động tài chính

Có 111 - Số tiền mặt thực xuất quỹ(5) Chi tiền mặt để ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 144 - Ký quỹ, ký cược ngắn hạnNợ TK 244 - Ký quỹ, ký cược dài hạn

Có TK 111 - Số tiền mặt thực xuất quỹ(6) Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK 121,221 - Chứng khoán ngắn hạn, dài hạn

Có TK 111 - Số tiền mặt thực xuất quỹ(7) Chi tiền mặt gửi vào ngân hàng

Nợ TK 112 - Gửi tiền vào TK tại NH

Có TK111 - Số tiền mặt thực xuất quỹ(8) Khi kiểm kê quỹ tiền mặt có sự chênh lệch dư thừa kế toán tiền mặt với thủ quỹchưa xác định được nguyên nhân, kế toán hoạch toán

- Nếu thừa: được hoạch toán:

Nợ TK 111 - Số tiền thu Có TK 3381 - Tiền thừa chờ xử lý Số tiền chênh lệch- Khi xác định được nguyên nhân, kế toán xử lý:

Nợ TK 3381 Có TK 711 Số tiền chênh lệch-Nếu thiếu: được hoạch toán

Nợ TK 1381 - Tiền thiếu chờ xử lý

Có TK 111 - Số phải chi Số tiền chênh lệch-Khi đã xác định được nguyên nhân, kế toán xử lý:

Nợ TK 111, 334, 1388, 881

Có TK 138

+) Sơ đồ tài khoản một số nghiệp vụ chủ yếu:

Sơ đồ 2.1: Hoạch toán các nghiệp vụ tiền mặt 2.2.5.2 Kế toán tiền mặt là ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá hối đoái

3331

331,315,331,333,334 627, 641,0642,635

Thu tiền từ HĐTC,HĐ khác

Chi tiền thanh toán

Thu nợ KH, rút TGHH Chi tiền mặt hoàn trả các khoản nhận ký quỹ, ký

cược

Nhận ký quỹ, ký cược

Chi tiền mặt đã ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn

Thu hồi tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Chi tiền mặt thanh toán

vay dài hạn, nợ dài hạnCPHĐKD,HĐ khác

Thuế GTGT phải nộp

CPSXC,BH,QL,TC

Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỷ giá giao dịch)để ghi sổ kế toán.

Ghi tăng tài khoản vật tư hàng hóa, tài sản cố định, các khoản phải thu, cáckhoản phải chi,… Kế toán ghi theo tỷ giá thực tế (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệpvụ)

Ghi giảm tài khoản nợ phải thu TK 131, nợ phải trả TK 331 thì kế toán hoạchtoán theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Ghi giảm tài khoản vốn bằng tiền, liên quan đến ngoại tệ thì áp dụng tỷ giá xuấtkho, theo 4 phương pháp (thực tế đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuấttrước, bình quân gia quyền)

Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giáthực tế mua, bán

 Nguyên tắc xử lý chênh lệch:

Khi sử dụng nhiều tỷ giá khác nhau để phản ánh vào tài khoản có liên quan đếnngoại tệ sẽ xuất hiện các khoản chênh lệch tỷ giá, lúc này khoản chênh lệch tỷ giáđược hoạch toán trên tài khoản doanh thu hoạt động tài chính TK 515, chi phí tài chínhTK 635

Cuối niên độ kế toán ngày 31/12 hàng năm kế toán phải đánh giá lại những tàikhoản có gốc ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại ngày 31/12 của ngân hàng nhà nước ViệtNam công bố công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT

Đối với các doanh nghiệp đang trong thời gian đầu tư xây dựng cơ bản, nếu cócác nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì phản ánh tương tự như các doanhnghiệp đang trong quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên khoản chênh lệch khi sửdụng các tỷ giá khác nhau thì không hoạch toán trên TK 515 và TK 635 mà hoạch toántrên tài khoản 413 ( nếu lời thì ghi Có 413, lỗ thì ghi Nợ 413 )

Đánh giá lại những tài khoản có gốc ngoại tệ: cuối năm kế toán tài chính căn cứvào tỷ giá thực tế quy định do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố để đánh giá lạisố dư ngoại tệ của các tài khản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả)

 Nội dung kết cấu TK 413:Bên Nợ:

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ+Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý

Bên nợ: Phản ánh ngoại tệ tăngBên có: Phản ánh ngoại tệ giảm

 Phương pháp hoạch toán vốn bằng tiền là ngoại tệ

(1) Bán vật tư hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền liên quan đến ngoại tệ:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng (Tỷ giá thực tế)

Có TK 511 - Doanh thu (Tỷ giá thực tế)Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (Tỷ giá thực tế)(2) Bán vật tư hàng hóa dịch vụ thu bằng tiền mặt là ngoại tệ nhập quỹ:

Nợ TK1112 - Tiền mặt là ngoại tệ (Tỷ giá thực tế)

Có TK 511 - Doanh thu (Tỷ giá thực tế)Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (Tỷ giá thực tế)Đồng thời: Nợ 007 - Số tiền là ngoại tệ

(3) Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt là ngoại tệ:

Nợ TK1112 - Tiền mặt là ngoại tệ (Tỷ giá thực tế)Nợ TK 635 - Tỷ giá thực tế < Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Có TK 515 - Tỷ giá thực tế > Tỷ giá lúc ghi nhận nợCó TK 131 - Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Đồng thời: Nợ TK 007 - Số tiền là ngoại tệ(4) Mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, chi phí sản xuất kinh doanh, chưa thanh toán tiền chonhà cung cấp liên quan đến ngoại tệ:

Nợ TK 152, 156, 211, 621, 627,… - Tỷ giá thực tếNợ TK 133 - Thuế GTGT (Tỷ giá thực tế)

Có TK 331 - Phải trả cho khách hàng (Tỷ giá thực tế)(5) Mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, chi phí sản xuất kinh doanh, thanh toán tiền cho nhàcung cấp liên quan đến ngoại tệ:

Nợ TK 152, 156, 211, 621, 627,…- Tỷ giá thực tếNợ TK 133 - Thuế GTGT (Tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 - Tỷ giá thực tế < Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Có TK 1112 - Tỷ giá xuất khoCó TK 515 - Tỷ giá thực tế > Tỷ giá lúc ghi nhận nợĐồng thời: Có TK 007 - Số tiền là ngoại tệ

(6) Thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt là ngoại tệ:

Nợ TK 331 - Tỷ giá lúc ghi nhận nợNợ TK 635 -: Tỷ giá xuất kho > Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Có TK 1112 - Tỷ giá xuất khoCó TK 515 - Tỷ giá xuất kho > Tỷ giá lúc ghi nhận nợĐồng thời: Có TK 007 - Số tiền là ngoại tệ

(7) Nếu tỷ giá thực tế ngày31/12 lớn hơn tỷ giá hoạch toán ghi trên sổ kế toán, thìkhoản chênh lệch này được kế toán hoạch toán:

 Lời: Chênh lệch tăng của tài khoản vốn bằng tiền (1112,1122) nợ phải thu(131,141…)

Nợ TK 1112, 1122, 131, 141 - Số tiền chênh lệch

Có TK 413 - Số tiền chênh lệch Lỗ: Chênh lệch tăng các khoản nợ phải trả

Nợ TK 413 - Số tiền chênh lệch

Có TK 331, 333, 334, 338 - Số tiền chênh lệch(8) Nếu tỷ giá thực tế ngày31/12 nhỏ hơn tỷ giá hoạch toán ghi trên sổ kế toán, thìkhoản chênh lệch này được kế toán hoạch toán:

 Lỗ: Chênh lệch tăng của tài khoản vốn bằng tiền (1112,1122) nợ phải thu(131,141…)

Nợ TK 413 - Số tiền chênh lệch

Có TK 1112, 1122, 131, 141 - Số tiền chênh lệch Lời: Chênh lệch tăng các khoản nợ phải trả

2.3.2 Chứng từ hoạch toán

Chứng từ sử dụng để hoạch toán các khoản tiền gửi là: Giấy báo có, giấy báonợ, bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,sec chuyển khoản, sec bảo chi…)

2.3.3 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng tài khoản 112 “TGNH” để theo dõi số hiện có và tình hìnhbiến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng

* Kết cấu tài khoản 112 :

-

Bên Nợ :+ Các tài khoản tiền gửi vào ngân hàng.

+ Số chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân

- Bên Có : + Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng.

+ Khoản chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân.-

Số dư bên Nợ : Số tiền hiện đang gửi tại Ngân hàng, Kho bạc, Các công ty tài chính Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 1121: Tiền Việt Nam

- TK 1122: Ngoại tệ- TK 1123: Vàng bạc, dá quý

2.3.4 Nguyên tắc hoạch toán

Khi nhận được chứng từ của ngân hàng, kế toán phải tiến hành kiểm tra đốichiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa các số liệu trên sổkế toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp với số liệu trên chứng từ ngân hàng, thìkế toán phải báo ngay với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và kịp thời xử lý Nếucuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán của doanh nghiệp phải ghisổ theo số liệu trên chứng từ của ngân hàng, khoản chênh lệch được kế toán hoạchtoán trên tài khoản 1381, 3381

Phải thực hiện theo dõi chi tiết số tiền gửi cho từng tài khoản ngân hàng đểthuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu

Trường hợp tiền gửi vào ngân hàng bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng ViệtNam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngânhàng nhà nước Việt Nam quy định tại thời điểm phát sinh

Trường hợp mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì được phản ánh theo tỷ giá muathực tế phải trả

Trường hợp rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng ViệtNam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phươngpháp tính giá xuất: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng đểthuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết

2.3.5 Phương pháp hoạch toán tiền gửi ngân hàng

(1) Bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, và thu nhập khácđược khách hàng chuyển ngay tiền vào tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp tài chínhCó TK 515 -Doanh thu nội bộ

Có TK 711 -Thu nhập khác Có TK 3331 -Thuế GTGT phải nộp(2) Xuất tiền mặt gửi vào tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng:

Nợ TK 112 -Tiền gửi ngân hàng

Có TK 1111 - Tiền mặt(3) Thu hồi các khoản phải thu khác qua tài khoản ngân hàng:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141;131;136;1388 - Tạm ứng, các khoản phải thu, các khoản phảithu nội bộ; các khoản phải thu khác

Có TK 121;221;128;222;228 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn; đầu tưvào công ty con; vốn góp liên doanh; đầu tư ngắn hạn khác; đầu tư dài hạn

Có TK 144;244 - Cầm cố, ký quỹ; ký cược ngắn hạn; cầm cố; ký quỹ;ký cược dài hạn

(4) Mua hàng hóa, tài sản, và trả trực tiếp qua ngân hàng:

Nợ TK151; 153;152; 156 - Hàng hóa đi đường; công cụ dụng cụ; nguyên vậtliệu; hàng hóa

Nợ TK 211; 213; 214; 611 - Tài sản cố định hữu hình; vô hình; đầu tư xâydựng cơ bản dở dang; mua hàng

Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng(5) Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán các khoản nợ:

Nợ TK 311; 331; 334; 333; 338 - Vay dài hạn; phải trả cho người bán; phải trảngười lao động; phải trả khác

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng(6) Dùng tiền gửi ngân hàng trả vốn góp các cổ đông hoặc trả cổ tức lợi nhuận cho cáccổ đông:

Nợ TK 411; 421 - Nguồn vốn kinh doanh; lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng(7) Chi tiền gửi ngân hàng liên quan đến các hoạt động chi phí:

Nợ TK 627;641; 642; 635; 811 - Chi phí sản xuất chung; chi phí nhân bánhàng; chi phí quản lý doanh nghiệp ; chí tài chính; chi phí khác

Nợ TK 1333 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng(8) Thanh toán các khoản giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 512; 531; 532 - Chiết khấu thương mại; hàng bán bị trả lại; giảm giá hàngbán

Nợ TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hang

Sơ đồ 2.2: Hoạch toán các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng2.4 Kế toán công nợ phải thu khách hàng

144,244

411

511,515, 515

121,128,221,228,22

311,315,333,338,331

341,342Tiền đang chuyển,TGNH

Nhận lại tiền ký quỹ, ký

Nhận vốn góp liên doanh Chi TGNH để đầu tư TCNH,DH

Khách hàng trả nợ

Mua HH, vật tư,TSCĐ

1381Số liệu trên báo cáo thiếu

so với bảng sao kê Nh511

- Hóa đơn thuế GTGT (Hóa đơn bán hàng); Hóa đơn thông thường.-Phiếu thu, phiếu chi.

-Giấy báo có ngân hàng.-Biên bản bù trừ công nợ.-Sổ chi tiết theo dõi khách hàng…

2.4.3 Tài khoản sử dụngKết cấu TK 131 : Phải thu của khách hàngSố dư ĐK bên Nợ: Số tiền còn phải thu khách hàngBên Nợ: +Số tiền phải thu khách hàng tăng do bán sản phẩm, dịch vụ

+Tiền thừa phải trả lại cho khách hàng

Bên Có: +Số tiền phải thu khách hàng giảm khi khách hàng thanh toán tiền

+Khách hàng ứng trước tiền hàng

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng

TK 131 có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu của khách hàng

2.4.4 Nguyên tắc hoạch toán

Kế toán phản ánh các khoản phải thu của khách hàng theo chi tiết từng kháchhàng riêng biệt Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịchvụ thu tiền ngay (thu tiền mặt, thu qua ngân hàng)

Các khách hàng thanh toán bừ trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả có sự thỏathuận giữa hai bên và lập chứng từ bừ trừ công nợ phải thu khó đòi theo các quy địnhtài chính hiện hành

2.4.5 Phương pháp hoạch toán khoản phải thu của khách hàng

(1) Bán hàng hóa, thành phẩm, sản phẩm và các khoản liên quan đến hoạt động tàichính, thu nhập khác nhưng khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 515, 711 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giábán chưa có thuế GTGT) (5111, 5112, 5113, 5117)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).(2) Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu chưa thu tiền của khách hàng

Nợ TK131 - Phải thu của khách hàng

Có TK511 - Doanh thu bán hàng Tỷ giá thực tế+Khi khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ:

Nợ TK 1122 - Tỷ giá thực tếNợ TK 635 - Tỷ giá thực tế < Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

Có TK 515 - Tỷ giá thực tế > Tỷ giá lúc ghi nhận nợCó TK 131 - Tỷ giá lúc ghi nhận nợ

(3) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, được ghigiảm phải thu của khách hàng.

Nợ TK 521, 635, 532, 531 - Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng(4) Khi thu tiền của khách hàng hoặc nhận tiền tạm ứng của khách hàng

Nợ TK 111, 112 - Thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng(5) Khi giao hàng cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và cấn trừ số tiềnkhách hàng đã ứng trước

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàngCó TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp(6) Bù trừ các khoản phải thu và các khoản phải trả cùng một đối tượng kế toán

Nợ TK 331

Có TK 131 Số tiền nhỏ nhất(7) Khi có quyết định xử lý xóa sổ các khoản thu khó đòi không thu hồi được

Nợ TK 6426 - Chi phí quản lý DN (chưa lập dự phòng)Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 131 - Phải thu khách hàng (8) Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liênquan đến hợp đồng xây dựng:

(8.2).Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền kháchhàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

(8.3) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trịkhối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định mộtcách đáng tin cậy , kế toán phản ánh doanh thu

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.(8.4) Khoản tiền thưởng khách hàng trả thêm cho nhà thầu:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(8.5) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng :

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.(8.6) Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứngtrước từ khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.(9) Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tại đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu:(9.1) Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước đểmở LC, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 111, 112,

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (9.2) Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào Hóa đơn GTGT xuất trảhàng và các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 156 – Hàng hóa (Giá trị hàng nhập khẩu đã bao gồm các khoảnthuế phải nộp)

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.(9.3) Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu,căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phíuỷ thác nhập khẩu, ghi:

Nợ các TK 131, 111, 112, (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

(9.4) Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt độngnhận uỷ thác nhập khẩu (Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãichi bốc xếp, vận chuyển hàng .), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có các TK 111, 112, .(9.5) Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp các loại thuế liênquan đến hàng nhập khẩu, đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vàoNSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhậpkhẩu đã nộp vào NSNN, ghi:

Nợ các TK 3331, 3332, 3333,

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (10) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng(Theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi

(Tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của kháchhàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệuNợ TK 153 – Công cụ, dụng cụNợ TK 156 – Hàng hoá

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.(11) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ đượcphải xử lý xoá xổ:

- Căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:

Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng)Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chưa lập dự phòng)

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.(12) Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ đượcđánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng doNgân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính:

- Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá đangphản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hốiđoái, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).- Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đangphản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hốiđoái, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối niên độ kế toán các khoản phảithu của khách hàng có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái cuối kỳ (Xem hướng dẫn ở Tàikhoản 413)

Sơ đồ 2.3: Hoạch toán các nghiệp vụ phải thu của khách hàng2.5 Kế toán công nợ phải trả khách hàng

2.5.1 Khái niệm:

Kế toán phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanhnghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, lao vụ cho hợp đồngkinh tế ký kêt

2.5.2 Chứng từ hoạch toán

- Phiếu thu, phiếu chi.- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.- Phiếu đặt hàng

- Hóa đơn bán hàng của bên bán- Hợp đồng kinh tế,…

2.5.3 Tài khoản sử dụng Kết cấu tài khoản 331

Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” dùng để phản ánh tình hình thanh toáncác khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, tài sản, cung

DT bán SP, HH, DV

3331

3387

531,532,521152,153,156Người mua trả

tiền

Người mua thanh toán bằng vật tư, hàng hóaThuế GTGT

Chi hộ người mua về chi phí vận chuyển Hoa hồng phải trả cho đại lý, đơn vị nhận ủy

thácThu nhập về hoạt

động tài chính, hoạt động khác

Chiết khấu TM Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

cấp các dịch vụ Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoảnnợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng

Kết cấu tài khoản: 331 “ Phải trả người bán”Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bánBên Nợ:

+ Các khoản đã trả hoặc tạm ứng trước cho người bán.

+ Số tiền giảm giá, hàng mua trả lại người bán chấp nhận.+ Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán người bán chấp thuận giảm trừ

Bên Có:

+ Số tiền phải trả cho người bán.+ Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, tài sản, các dịch vụđã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo chính thức

Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán.Dư nợ: Số tiền người mua ứng trước cho người bán còn thừa cuối kỳ.2.5.4 Nguyên tắc hoạch toán vào tài khoản

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, hàng hóa, cho người nhậnthầu xây dựng (gọi tắt là người bán) cần được hoạch toán chi tiết theo từng đối tượngphải trả, theo từng nội dung phải trả, và theo từng lần thanh toán Trong chi tiết từngđối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bánnhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây dựng hoàn thànhbàn giao

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, nhậndịch vụ trả tiền ngay

Những vật tư hàng hóa đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa cóhóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhậnđược hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

2.5.5 Phương pháp hoạch toán các khoản phải trả cho người bán

(1) Mua vật tư, hàng hóa vê nhập kho, gửi thẳng đi bán, đưa thẳng vào sản xuất, kinhdoanh hoặc đầu tư xây dựng cơ bản không qua kho và chưa thanh toán tiền cho ngườibán, kế toán ghi:

Nợ TK 151 - Mua vật tư, hàng hóa đi trên đườngNợ TK 152 - Mua vật tư, nguyên vật liệu nhập khoNợ TK 153 - Mua công cụ, dụng cụ nhập khoNợ TK 155 - Nhập kho thành phẩm

Nợ TK 156 - Mua hàng hóa nhập kho Nợ TK 157 - Mua vật tư hàng hóa gửi thẳng đi bán không qua nhập kho Nợ TK 621 - Mua vật tư hàng hóa đưa thẳng vào đầu tư xây dựng cơ bảnkhông qua nhập kho

Nợ TK 627 - Mua vật tư hàng hóa đưa thẳng vào quản lý phân xưởng sản xuất Nợ TK 641 - Mua vật tư hàng hóa đưa thẳng vào bộ phận bán hàng

Nợ TK 642 - Mua vật tư hàng hóa đưa thẳng vào bộ phận quản lý doanhnghiệp

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng thanh toán)(2) Mua TSCĐ và chưa thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 211 - Nguyên giá TSCĐHH Nợ TK 213 - Nguyên giá TSCĐVH Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có 331 - Phải thanh toán cho người bán(3) Khi DN thực hiện đầu tư cơ bản theo phương thức giao thầu, khi khối lượng xây,lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu, căn cứ hợp đồng giao thầu, và biên bảnbàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành, chưa thanh toán tiền cho bên nhận thầu, kếtoán ghi:

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Tổng giá trị thanh toán(4) Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển, điện, nước, điện thoại, hoa hồng đạilý , kiểm toán, tư vấn, quảng cáo…) của người cung cấp, chưa thanh toán tiền, kế toánghi:

Nợ TK 151 - Mua vật tư hàng hóa đi trên đườngNợ TK 152 - Mua nguyên vật liệu nhập khoNợ TK 153 - Mua công cụ dụng cụ nhập khoNợ TK 156 - Mua hàng hóa nhập kho

Nợ TK 157 - Mua vật tư hàng hóa gửi đi bán không qua nhập khoNợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chungNợ TK 641 - Chi phí bán hàngNợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 635 - Chi phí hoạt động tài chínhNợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả cho người bán(5) Chiết khấu thanh toán được người bán cho doanh nghiệp hưởng và trừ vào số tiềndoanh nghiệp còn nợ, kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính