[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Sản Xuất – Xây Dựng – Thương Mại Cường Thịnh

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – DỊCH VỤ - THƯƠNG MẠI CƯỜNG THỊNH

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.1.1 Giới thiệu về công ty:

- Tên Công ty : Công ty TNHH - Sản xuất - Xây dựng - Thương mại Cường Thịnh

- Tên giao dịch quốc tế: Cuong Thinh Company Limited

- Địa chỉ : 228/7 Lê Lợi,P.4, TP Vũng Tàu, tỉnh BRVT.

- Vốn điều lệ : 2.000.000.000 (Hai tỷ đồng)

Người đại diện theo pháp luật của Công ty: ông: Lê Kim Thanh - Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Công ty.

1.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Từ một đơn vị nhỏ mua bán phế liệu, chuyển sang hoạt động sản xuất kinh doanh khí, lúc đầu cũng có nhiều khó khăn về nhiều mặt như : con người, cơ sở vật chất kỹ thuật, tiền vốn và kể cả về cách nghĩ cách làm…nhưng Công ty đã khắc phục và ổn định nhanh chóng công tác tổ chức, nhận thêm nhiều hàng mới tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động, xây dựng được mạng lưới kinh doanh có hiệu quả.

Công ty TNHH - Sản xuất - Xây dựng - Thương mại Cường Thịnh được thành lập và đi vào họat động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4902000108 do

Sở kế họach & Đầu tư tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 20 tháng 05 năm 2007 Sau gần hai năm hoạt động trên lĩnh vực xây dựng và dịch vụ Công ty đã mạnh dạn mở rộng thị trường sang lĩnh vực cho thuê xe ô tô, chăm sóc cây cảnh, được đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh vào ngày 05 tháng 03 năm 2013.

Tuy mới được thành lập nhưng Công ty đã nhanh chóng hòa mình vào thị trường và đã có những bước đi đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh của mình, được nhiều khách hàng tín nhiệm như:

- Xử lý chống thấm Khu căn hộ cao cấp 24 tầng cho Công ty Cổ phần Xây Lắp Dầu Khí.

- Xử lý chống thấm hội trường Vietsovptro, khách sạn Imperial.

- Ngoài ra Công ty còn tư vấn lập dự án đo dạc lập bản đồ đại chính, xây dụng Cảng Container Cái Mép cho Công ty Tư Vấn Thiết kế Giao Thông Vận tải Phía Nam.

- Dịch vụ cấp visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài làm tại Việt Nam cho Công ty Cổ Phần China Sumikin Việt Nam

1.1.2.1.Các lĩnh vực hoạt động của công ty

- Xây dựng, sữa chữa công trình dân dụng, công trình công nghiệp; chống thấm các công trình dân dụng, công nghiệp, kỹ thuật; trang trí nội, ngoại thất.

- Lắp đặt hệ thống bơm, ống nước, điều hòa không khí, điện trong nhà;

- Mua bán vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị khai thác khí đốt, vật liệu thiết bị điện.

- Dịch vụ trồng và chăm sóc hoa, cây cảnh;

1.1.2.2 Các loại mặt hàng chủ yếu:

- Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy.

1.1.2.3 Nguồn lực lao động của công ty

Lao động: Hiện nay Công ty có đầy đủ đội ngủ cán bộ kỹ thuật đúng chuyên ngành, nhân viên quản lý có đầy đủ năng lực và nhiều kinh nghiệm, sẵn sàng hoàn thành tất cả các công việc thuộc lĩnh vực của mình với tinh thần trách nhiệm c

Bảng : Bảng cơ cấu lao động

Tiêu thức Trong đó Năm 2014

Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)

Theo chức năng sản xuất

Theo trình độ Đại học 95 26,61

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – lao động tiền lương)

Qua các số liệu vừa nêu trên ta thấy:cơ cấu lao động theo chức năng thì số lượng lao động tham gia lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng (75,35%) cao hơn lao động gián tiếp (chiếm 24,65%)điều đó thể hiện công ty có đội ngũ lao động tương đối đa dạng thêm vào đó với cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn số lượng người có trình độ cũng chiếm một tỷ trọng khá lớn chiếm đến 51,82%.Trong đó lao động bậc đại học chiếm hơn một nửa con số tỷ trọng lao động có trình độ (chiếm 26,61%).Còn với cơ cấu lao động theo giới tính thì số lượng lao động nam chiếm tỷ trọng cao hơn so với lao động nữ trong công ty thể hiện đặc thù của ngành nghề(chiếm 75,35%) Vì địa bàn hoạt động của công ty khá rộng nên cơ cấu nhân sự của công ty như trên là khá hợp lý.

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CHUNG CỦA CÔNG TY

1.2.1 Chức năng Đảm bảo phát triển vốn ban đầu, tạo công ăn việc làm cho người lao động

- Chấp hành nghiêm chỉnh theo đúng quy định của Pháp luật.

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ cũng như các khoản nộp ngân sách Nhà nước.

- Họat động theo đúng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.

- Thực hiện theo đúng mọi phương pháp, thời gian báo cáo tài chính đã đăng ký với Nhà nước.

- Tích cực tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng đầu tư phát triển Công ty

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý

Sơ đồ bộ máy quản lý

1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

- Là người đại diện về mặt pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động của

- Có quyền quyết định bộ máy quản lý của Công ty.

- Đưa ra kế hoạch, chiến lược và biện pháp nhằm định hướng phát triển của Công ty.

- Quan hệ giao dịch với các đối tác tìm kiếm hợp đồng

- Tổ chức thực hiện các kế hoạch, các phương hướng, các biện pháp nhằm đẩy mạnh việc tiêu thụ, thu hút khách hàng.

- Dự báo nhu cầu của thị trường để có hướng đi thích hợp.

- Tư vấn chăm sóc khách hàng.

- Đảm nhận công việc nhận đơn đặt hàng của khách hàng, ra phiếu xuất hàng, thu tiền bán hàng

- Tư vấn cho khách hàng trong việc lựa chọn mặt hàng phù hợp

 Phòng Tài chính Kế toán:

Tổ xây dựng Giám Đốc

Phòng Tài chính Kế toán

- Đảm bảo công tác quản lý tài chính kế toán tại Công ty.

- Thực hiện một cách đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phục vụ đắc lực cho công tác quản lý ở Công ty.

- Thực hiện các hoạt động kế toán tài chính với các nhiệm vụ sau:

+ Lập kế hoạch tài chính hàng tháng, quí, năm.

+ Quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị.

+ Hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty.

+ Kiểm tra, giám sát việc thu chi, mua bán của Công ty, đảm bảo đúng nguyên tắc chế độ tài chính của Nhà nước và của Công ty quy định.

+ Hoàn tất các báo cáo tài chính đúng kỳ và thực hiện quyết toán tài chính theo quy định của Nhà nước.

- Mua sắm, trang bị và quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm cho toàn Công ty.

- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình, công tác an toàn lao động.

- Quản lý tổ xây dựng.

Xây dựng, chống thấm và đảm bảo thời gian đúng tiến độ thi công.

1.3.2 Tổ chức kế toán tại công ty

1.3.2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán

1.3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán.

- Phụ trách chung, điều hành chỉ đạo trực tiếp bộ phận kế toán toàn Công ty.

- Chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về các nghiệp vụ tài chính, báo cáo kịp thời tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính

- Thường xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh và theo dõi các số liệu tài chính để kịp thời phát hiện sai phạm và tham mưu cho Giám đốc.

- Thay thế Kế toán trưởng giải quyết công việc khi Kế toán trưởng đi vắng.

- Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, TSCĐ, tình hình tăng giảm TSCĐ, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ và tổng hợp số liệu ghi sổ.

- Lập bảng lương hàng tháng

- Theo dõi thu hồi tạm ứng

- Theo dõi và lập phiếu thu chi

- Theo dõi nợ phải thu, nợ phải trả

- Theo dõi và thanh lý các hợp đồng kinh tế

* Nhận xét: Công ty đã làm sai quy định về luật kế toán vì kế toán thanh toán và thủ quỹ không thể là một người như vậy sẽ dẫn đến sự rủi ro và không trung thực trong kế toán.

QUY MÔ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY

Các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm vừa qua đã có nhiều có gắng và đạt được một số chỉ tiêu, kết quả nhất định và có bước phát triển rõ rệt Cụ thể:

Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh ĐVT: triệu đồng

Tổng vốn chủ sở hữu

Thu nhập bình quân/tháng

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tuy Công ty mới đi vào hoạt động nhưng đã có những bước đi thật vững chắc Doanh thu thuần tăng qua các năm, lợi nhuận sau thuế tăng 545,8% năm 2013 so với năm 2012 và năm 2014 lợi nhuận sau thuế tăng lên 1.071,69% so với năm 2012 Việc tăng lợi nhuận làm các khoản nộp ngân sách và thu thập bình quân của người lao động trong Công ty tăng lên, giúp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Sự tăng trưởng về mọi mặt điều đó chứng tỏ rằng Công ty đang làm ăn có hiệu quả, đây là kết quả trên của sự cố gắng lớn của cán bộ và tập thể công nhân viên Công ty trong những năm qua.

CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

1.5.1 Hệ thống tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ

- Tổ chức chứng từ thu, chi tiền mặt

Chính sách kế toán tại công ty

1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Căn cứ vào đặc điểm loại hình kinh doanh, quy mô sản xuất tại công ty và điều kiện kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” trong điều kiện áp dụng máy vi tính với phần mềm kề toán tự thiết kế.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

- Sổ chi tiết Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Báo cáo kế toán quản trị

TỔNG QUAN VỀ VỐN BẲNG TIỀN

2.1.1 Khái niệm về vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm: Tiền mặt tại quỹcủa doanh nghiệp, tiền gửi tại các ngân hàng kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển Với tính linh hoạt cao vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứngcác nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hang hoá để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của kế toán mua bán, hạch toán thu hồicác khoản nợ Chính vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động Vốn bằng tiền đượcphản ánh ở các tài khoản nhóm 1 gồm:

(Bao gồm cả nội tệ, ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí, đá quý)

2.1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ

Trong quá trình sản xuất kinh doanhvốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồicáckhoảnnợ.

Quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền,các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước.

Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.

- Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời

- Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.

- Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao

- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam ( VNĐ).

- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán.

2.1.2.3 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền

Trong quản lý có nhiều công cụ quản lý khác nhau như: Thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế… Nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất với chức năng: Ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thường xuyên, liên tục sự biến động của vốn bằng tiền bằng các thước đo giá trị và hiện vật Kế toán căn cứ vào các tài liệu cần thiết về thu chi vốnbằng tiền, đáp ứng nhu cầu quản lý trong quá trình sản xuất k inh doanh Với các tài liệu và thông tin về tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lý nắm vững tình hình sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mình. Để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yếu, để từ đó có những quyết dịnh quản lývà chỉ đạo chính xác, phù hợp sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.

2.1.2.4 Ý nghĩa của vốn bằng tiền.

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thứctiền tệ bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ phải trả, hay để mua sắm vật tư, hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu… đểsản xuất kinh doanh Chính vì vậy vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động dùng để phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp Mặt khác, vốn bằng tiền là một loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị lợi dụng, tham ô, mất mát Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các thủtục, các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước.

- Cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác, kiểm tra các hoạt động kếtoán tài chính của doanh nghiệp qua đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp, chính xác nhằm giảm những chi phí không cần thiết tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận.

- Đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủđộng được tình hình tài chính của mình trong nghiệp vụ thanh toán không bị rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán.

- Đáp ứng thực hiện mua sắm nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ, hàng hoá…đảm bảo cho công tác sản xuất kinh doanh được liên tục đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.

Nói tóm lại vốn bằng tiền có vai trò rất lớn, nó tham gia vào nhiều chu trình trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp nên có biện pháp quản lý và sửdụng vốn đem lại hiệu quả cao nhất.

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VÀ LUÂN CHUYỂN VỐN BẰNG TIỀN

2.2.1 Luân chuyển chứng từ Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời sự lãnh đạo,chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ

Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi các khâu sau:

- Tạo lập chứng từ: do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ: khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ như các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc:

+ Chứng từ không bị mất.

+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng.

+ Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ.

2.2.2 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng ViệtNam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.

- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ.

+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước.

+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước.

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác.

- Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện

KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ

- Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động của doang nhiệp và được ngân hàng thoả thuận. Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung bảo quản tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.

Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ Thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình Không được kiêm nhiệm công tác kế toán, không được làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tư hàng hoá.

Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ,chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lê, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiên Cuối mỗi ngày căn cứu vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quỹ tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với sỗ liệu của sổ quỹ, sổ kế toán nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhâ và kiến nghị biện pháp xử lý Với vàng bac, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.

Phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 và còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo phiếu thu hoặc phiếu chi như:

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

2.3.2 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán

- Tài khoản để sử dụng và hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 - Tiền mặt

- Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.

- Tài khoản 111.1 - Tiền Việt Nam

- Tài khoản 111.3 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

SDĐK: Tồn quỹ kỳ trước

- Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.

- Phát hiện thừa khi kiểm kê.

- Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.

SDCK: Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tồn

- Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ.

- Phát hiện thiếu khi kiểm kê.

- Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.

Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt

311, 315, 331, 333, 334 Chi phí hoạt động kinh doanh và hoạt động khác bằng tiền

Thu tiền từ hoạt động tài chínhvà khác

Thu nợ khách hàng, rút TGNH nhập quỹ

Nhận ký quỹ ký, cược ngắn hạn, hài hạn

Thu hồi tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, hài hạn

Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn và dài hạn

Chi phí sản xuất chung, bàn hàng, quản lý, tài chính, khác

Chi tiền thanh toán các khoản nợ phải trả

Chi tiền hoàn trả các khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn

Chi tiền mặt đã ký quỹ, ký cược ngắn, dài hạn

Chi tiền thanh toán vay dài,ngắn hạn

Chênh lệch thiếu do kiểm quỹ, chờ giải quyết

Chênh lệch thừa do kiểm quỹ, chờ giải quyết

2.3.3 Kế toán tiền tại quỹ là ngoại tệ

Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng).

Ngoài việc quy đổi ra Đồng Việt Nam kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên

TK 007 “Nguyên tệ các loại”

*Kết cấu và nội dung TK 007

- Bên Nợ: Ngoại tệ tăng trong kỳ

- Bên Có: Ngoại tệ giảm trong kỳ

- Dư Nợ : Ngoại tệ hiện có

* Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ:

- Tỷ giá thực tế (TGTT): là tỷ giá ngoại tệ được xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan như giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.

- Tỷ giá hạch toán (TGHT): là tỷ giá ổn định trong một kỳ hạch toán thường được xác định bằng tỷ giá thực tế lúc đầu kỳ.

* Khi phản ánh ngoại tệ được quy đổi ra Đồng Việt Nam vào các tài khoản có liên quan cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Đối với các tài khoản phản ánh vật tư, hàng hoá, tài sản cố định, doanh thu, chi phí,… khi phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

- Trường hợp doanh nghiệp có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì có thể sử dụng ngay tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán Cụ thể:

+ Ghi tăng vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

+ Ghi giảm vốn bằng tiền theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại,…

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản.

+ Ghi giảm nợ phải thu, phải trả theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu, nợ phải trả.

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế để ghi sổ kế toán Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế được hạch toán vào TK 413 “chênh lệch tỷ giá”

* Kết cấu và nội dung TK 413

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ

- Xử lý chênh lệch tỷ giá

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ.

- Xử lý chênh lệch tỷ giá

SDCK: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý

SDCK: Chênh lệch tỷ giá còn lại

 Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt trong sản xuất kinh doanh ® Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam

Có TK 111 (1111), 112 (1121): TGTT Đồng thời ghi: Nợ TK 007: lượng nguyên tệ nhập quỹ ® Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) : tổng giá thanh toán (TGTT)

Có 511 : doanh thu chưa thuế (TGTT)

Có Tk 3331 : thuế GTGT đầu ra Đồng thời ghi: Nợ TK 007: lượng nguyên tệ nhập quỹ ® Mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định và chi trả các khoản chi phí bằng ngoại tệ

Nợ TK 152, 153, 156 : mua vật tư, hàng hóa, (Kê khai thường xuyên)

Nợ TK 211, 213 : mua tài sản cố định

Nợ TK 241 : xây dựng cơ bản TGTT

Nợ TK 627, 641 642 : chi phí sx chung, bán hàng, quản lý DN

Nợ TK 811 : chi phí khác

Nợ TK 1331 : thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 635 : chênh lệch (TGTT tại thời điểm phát sinh < TGTT xuất N/tệ)

Có TK 111 (1112), 112 (1122): TGTT xuất ngoại tệ

Có TK 515: chênh lệch (TGTT tại thời điểm phát sinh>TGTT xuất N/tệ) Đồng thời ghi: Có TK 007: lượng nguyên tệ xuất quỹ ® Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): TGTT tại thời điểm phát sinh

Nợ TK 635: chênh lệch (TGTT lúc ghi nhận nợ > TGTT thời điểm phát sinh)

Có TK 131, 138,…: TGTT tại thời điểm ghi nhận nợ

Có TK 515: chênh lệch (TGTT lúc ghi nhận nợ < TGTT thời điểm phát sinh) Đồng thời ghi: Nợ TK 007: lượng nguyên tệ nhập quỹ ® Dùng ngoại tệ trả nợ các khoản phải trả

Nợ TK 331, 311, 315: TGTT lúc nhận nợ

Nợ TK 635: chênh lệch (TGTT nhận nợ < TGTT xuất ngoại tệ)

Có TK 111 (1112), 112 (1122): TGTT xuất ngoại tệ

Có TK 515: chênh lệch (TGTT nhận nợ > TGTT xuất ngoại tệ) Đồng thời ghi: Có TK 007: lượng nguyên tệ chi ra ® Bán ngoại tệ

Nợ TK 111 (1111), 112 (1121) : TGTT lúc bán

Nợ TK 635: chênh lệch (TGTT lúc bán< TGTT ghi sổ)

Có TK 111 (1121), 112 (1122): TGTT ghi sổ

Có TK 515: chênh lệch (TGTT lúc bán> TGTT ghi sổ) Đồng thời ghi: Có TK 007: lượng nguyên tệ chi ra ® Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý

+ Nếu chênh lệch tăng, kế toán ghi:

Có TK 413 : chênh lệch tỷ giá

+ Nếu chênh lệch giảm, kế toán ghi:

Nợ TK 413: chênh lệch tỷ giá

 Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán ® Mua ngoại tệ:

Nợ TK 635: Chênh lệch (TGHT>TGTT)

CóTK 515: chênh lệch (TGHT>TGTT) Đồng thời ghi: Nợ TK 007-lượng nguyên tệ mua vào ® Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) : tổng giá thanh toán theo TGHT

Nợ TK 635 : Chênh lệch (TGHT>TGTT)

Có TK 511 : doanh thu theo TGTT

Có TK 333 (3331) : thuế GTGT theo TGTT

Có TK 515 : chênh lệch (TGHT>TGTT) Đồng thời ghi: Nợ TK 007-lượng nguyên tệ thu vào ® Thu nợ các khoản phải thu bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) : TGHT kỳ trả nợ

KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Trong quá trình sản xuất kinh doanh,các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán.

2.4.1 Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng.

- Căn cứ để hạch toán trên TK 112- Tiền gửi ngân hàng là các giấy báo có,giấy báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng đính kèm theo các chứng từ gốc: Uỷnhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…Khi nhận được của ngân hàng chuyển đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo.

- Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, sốliệu với chứng từ gốc và số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số liệu kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng theo giấy báo nợ, báo có hoặc bảng sao kê.

+ Nếu số liệu của sổ kế toán > số liệu của ngân hàng: Ghi có TK 138 (1388) Phải thu khác.

+ Nếu số liệu của sổ kế toán < số liệu trên của ngân hàng: Ghi có TK 338- Phải trả, phải nộp khác Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác minh nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.

- Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc, không thuộc tổchức kế toán, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi.

- Nếu doanh nghiệp mở TK ở nhiều ngân hàng thì phải hạch toán chi tiết sốtiền gửi theo từng ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Trường hợp gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng ViệtNam theo tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh Nếu mua ngoại tệgửi vào ngân hàng thì phản ánh theo tỷ giá thực tế phải trả.

- TGNH của doanh nghiệp nếu dùng để ký cược, ký quỹ mở L/C nhậpkhẩu… cónghĩa là doanh nghiệp không được phép chi khoản tiền gửi này cho mục đích khác thì kế toán phải chuyển từ quỹ sang khoản thế chấp, ký cược, kýquỹ ngắn hạn (TK 144) hay dài hạn (TK 244).

- Trường hợp rút TGNH bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán TK 112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, LIFI, FIFO, thực tế đích danh.

- Trong quá trình sản xuất kinh doanh (bao gồm cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp) Trường có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này hạch toán vào bên

Có TK 515 nếu lãi tỷ giá, hoặc bên Nợ TK 635 nếu lỗ tỷ giá.

- Các nghiệp vụ phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản (giai đoạn trước hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào TK 413.

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.

- Các chứng từ khác:Séc chuyển khoản, séc định mức,séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

2.4.3 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán

Kế toán sử dụng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng (Kho bạc Nhà nước hay công ty tài chính).

Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.

- Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rútt ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại quy đổi ra Đồng Việt Nam.

- Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh gia trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra, và đang hiện gửi tại Ngân hàng

- Các khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên

SD: Số tiền hiện gửi tại ngân hàng

- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng

- Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân

- Sổ Nhật ký thu tiền (mẫu S03a1 – DN)

- Sổ Nhật ký chi tiền (mẫu S03a2 – DN)

- Sổ tiền gửi ngân hàng (mẫu S08 – DN)

- Và các loại sổ khác liên quan,…

2.4.4 Phương pháp ghi chép một số nghiệp vụ chủ yếu

 Thu tiền bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá có thuế GTGT

 Thu từ hoạt động tài chính, hoạt động khác bằng tiền gửi ngân hàng:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

Có TK 515, 711: Giá chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

Có TK 515, 711: Giá bao gồm cả thuế GTGT

 Nộp tiền mặt vào ngân hàng:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Thu hồi các khoản nợ bằng tiền gửi ngân hàng:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Nhận vốn, kinh phí được cấp bằng tiền gửi ngân hàng:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị khác bằng tiền gửi ngân hàng:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 338 (3388): Nếu ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Có TK 344: Nhận thế chấp, ký quỹ, ký cược dài hạn

 Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản ký quỹ, ký cược, hoặc thu hồi các khoản cho vay bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

 Chi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định bằng tiền gửi ngân hàng: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 211, 213: Giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 152, 153, 211, 213: Giá bao gồm cả thuế GTGT

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Chi trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng:

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Chi hoạt động tài chính, hoạt động khác bằng tiền gửi ngân hàng:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 635, 811: Chi hoạt động tài chính, chi HĐ khác

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 635, 811: Chi hoạt động tài chính, HĐ khác

Có TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

 Dùng tiền gửi ngân hàng mua chứng khoán, ghi:

Nợ TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Nợ TK 228: Đầu tư chứng khoán dài hạn

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

 Dùng tiền gửi ngân hàng hoặc vàng bạc, kim khí quý, đá quý mang đi thế chấp, ký cược, ký quỹ:

Nợ TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Nợ TK 244: Ký quỹ, ký cược dài hạn

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng

* Lưu ý: Trường hợp có sự sai lệch giữa số liệu của kế toán với số liệu của ngân hàng về số tiền của doanh nghiệp tại ngân hàng phải đối chiếu số liệu để xác minh xử lý: Nếu số liệu ngân hàng lớn hơn số liệu kế toán, khi đó kế toán sẽ ghi theo số liệu của ngân hàng.

- Nợ TK 112: Số chênh lệch tăng

Khi phát hiện nguyên nhân xử lý:

Có TK 112: Nếu do ngân hàng ghi thừa

Có TK 511, 131, 515, 711, 333: Nếu doanh nghiệp ghi thiếu

- Nếu số liệu ngân hàng nhỏ hơn số liệu kế toán:

Có TK 112: Số chênh lệch giảm

- Khi tìm ra nguyên nhân xử lý:

Nợ TK 511, 131, 635, 333: Nếu do doanh nghiệp ghi thừa

Nợ TK 112: Nếu do ngân hàng ghi thiếu

Rút TGNH về nhập quỹ

Mua hàng hóa, vật tư bằng TGNH

Thanh toán các khoản chi khác bằng TGNH

Chi TGNH đầu tư tài chính ngắn dài hạn

Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng CK

Chi TGNH thanh toán vay ngắn hạn

Chuyển khoản ký cược ký quỹ ngăn, dài hạn

Số liệu trên báo thiếu so với bản sao kê NH Tiền đang chuyển và tiền mặt vào NH

Khách hàng trả nợ bằng TGNH

Nhận lại tiền ký quỹ ký cược ngắn, dài hạn

Nhận góp vốn liên doanh bằng TGNH

Doanh thu bán hàng, khác bằng chuyển khoản

Lãi tiền gửi định kỳ được tính vào tài khoản

Số liệu trên báo thừa so với bản sao kê NH 131

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

THỰC TẾ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của Công ty thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán.

Các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm thực hiện.

Các chứng từ phát sinh tăng tiền mặt:

+ Phiếu thu (mẫu số 01-TT)

+ Biên bản kiểm kê quỹ (tiền thừa)

+ Các chứng từ khác có liên quan

Các chứng từ phát sinh giảm tiền mặt:

+ Phiếu chi (mẫu số 02-TT)

+ Biên bản kiểm kê quỹ (tiền thiếu)

+ Các chứng từ khác có liên quan

- Tài khoản cấp 1: 111 - Tiền mặt

- Tài khoản cấp 2: 1111 - Tiền Việt Nam

3.1.3 Sổ kế toán sử dụng

3.1.4 Trình tự luân chuyển chứng từ

1 Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng)

Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền,hoá đơn, hợp đồng, …

Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, 2.

Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty) Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.

2.Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.

3 Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

4 Lập chứng từ thu – chi: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi.

Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.

5 Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc

Phiếu chi/ủy nhiệm thu.

6 Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:

+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc

+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc

+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền. + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. + Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.

+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.

+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.

+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.

3.1.5 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Trong tháng 05/2014 Công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình thu - chi tiền mặt như sau:

3.1.5.1 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng quỹ tiền mặt của công ty.

+ Căn cứ vào phiếu thu số 010/05 với nội dung Công ty CP China Stell Sumikin thanh toán tiền dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú số tiền 5.175.000đ bao gồm thuế VAT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu thu số 012/05 với nội dung thu tiền dịch thuật Công ty liên Doanh M-I Việt Nam số tiền 1.320.000đ bao gồm VAT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu thu số 015/05 với nội dung: thu tiền thanh lý máy trộn Bê tông (Biên Bản thanh lý số 02/2014) HĐ số 05910 số tiền 5.500.000đ đã bao gồm VAT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu thu số 016/05 với nội dung: thu tiền tạm ứng 20% giá trị công trình “Xử lý chống thấm công trình 61B đường 3/2 Công ty Xây lắp Dầu Khí 2” số tiền 15.000.000 đ, kế toán ghi:

3.1.5.2 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng quỹ tiền mặt của công ty.

+ Căn cứ vào Hóa đơn: 02222 phiếu chi số 012/05 với nội dung: Công ty thanh toán tiền mua xăng cho (Phạm Kim Huê) DNTN Trung Thành bằng tiền mặt với số tiền là 1.065.000đ bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu chi số 013/05 với nội dung: Thanh toán tiền điện thoại bộ phận bán hàng cho Nguyễn Văn Hòa -Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu số tiền 455.000đ bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào HĐ: 0024094 và phiếu chi số 016 với nội dung: Công ty thanh toán tiền nạp mực cho TT Tin học – Mực in 581 (Nguyễn Thế Tuấn) sử dụng tại phòng kế toán số tiền 400.000 đ, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu chi số 017/05 với nội dung: Tạm ứng tiền cho Trần Mạnh Tiến đi công tác số tiền 8.000.000 đ, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào phiếu Chi số 026/05 với nội dung: Thanh toán chi phí sửa chữa xe 72L-0775 cho Lê Ngọc Hiền – Công ty CP ô tô Trường Hải số tiền 7.100.000 đ bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

+ Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng 5 đợt 2 và phiếu chi số 027/05 số tiền 40.923.771đ kế toán ghi:

ƯU ĐIỂM CỦA CÔNG TY VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN

4.1.1 Ưu điểm chung của Công ty:

- Qua thời gian thực tập và viết chuyên đề tại Công ty TNHH - Sản xuất - Xây dựng - Thương mại Cường Thịnh em nhận thấy rằng đây là một ngành nghề có tiềm năng rất lớn.

- Trong tháng 05/2014 nói riêng và trong cả năm hoạt động tài chính nói chung thì Công ty hoạt động rất hiệu quả.

- Tuy quy mô Công ty nhỏ gọn và đơn giản nhưng vẫn xây dựng được một hệ thống làm việc chuyên nghiệp.

- Với hệ thống quản lý và nhân viên nhiều kinh nghiệm của mình Công ty luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý, giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng kịp thời chính xác về những nghiệp vụ phát sinh tại Công ty.

- Một điểm đặc biệt ở Công ty là mối quan hệ ứng xử trong Công ty luôn luôn thân thiện cởi mở, tạo điều kiện tốt nhất cho các đồng nghiệp để hoàn thành kế hoạch chung của Công ty Giám đốc Công ty luôn quan tâm chăm lo đời sống nhân viên, sẵn sàng giúp đỡ khi có bất cứ khó khăn nào Đó là một thành công lớn mà Công ty rất đáng tự hào.

- Sau hơn 4 năm thành lập và phát triển Công ty TNHH - Sản xuất - Xây dựng - Thương mại Cường Thịnh có những mối quan hệ kinh tế với những chủ đầu tư công trình tại địa bàn TP.Vũng Tàu.

4.1.2 Ưu điểm về công tác kế toán của Công ty:

- Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý cung cấp thông tin nhanh nhạy, cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ.

- Nhân viên kế toán thường xuyên được cập nhật kiến thức mới phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam thay đổi thường xuyên như hiện nay.

- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán ghi chép kịp thời chính xác do đó các báo cáo đều được cung cấp nhanh chóng theo yêu cầu của Giám đốc.

- Công ty sử dụng đúng hệ thống tài khoản theo quy định của pháp luật; tuân thủ và chấp hành đúng theo chuẩn mực kế toán và theo quy định của pháp luât.

- Quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ nhanh chóng.

- Chứng từ được lưu trữ gọn gàng khoa học thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

NHƯỢC ĐIỂM, KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TY VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN

4.2.1 Đối với Công ty nói chung :

- Toàn bộ các khoản chi của Công ty đều có sự xét duyệt của Giám đốc Đó là một thủ tục rất chặt chẽ có thể nói là tránh được tình trạng lãng phí và gian lận rất tốt, tuy nhiên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mỗi ngày không phải là ít từ đó dẫn tới khối lượng công việc của Giám đốc rất lớn, trong trường hợp Giám đốc đi công tác thì dường như mọi hoạt động tại Công ty bị đóng băng.

Kiến nghị : Nên có sự phân quyền hợp lý, Trưởng bộ phận có quyền quyết định và tự chịu trách nhiệm về công việc của bộ phận mình, và khi có những khoản chi phí được coi là lớn (theo quy định của Giám đốc) thì khi đó mới cần có sự xét duyệt của giám đốc.

4.2.2 Đối với Phòng kế toán tại Công ty :

- Do toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế toán nên khối lượng công việc xử lý thông tin rất lớn, trong khi đó nhân sự phòng kế toán quá ít, vì thế tính chuyên môn hóa chưa được sâu.

- Kế toán thanh toán đồng thời là thủ quỹ, dẫn đến tính trung thực trong kế toán có thể bị phá vỡ bởi rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan tác động như sau:

Nguyên nhân chủ quan: Có thể do một vài nhân viên kinh doanh trong Công ty có mối quan hệ thân thiết với kế toán thanh toán và nhân viên kinh doanh đó có mưu đồ xấu, dụ dỗ cấu kết với kế toán tẩu thoát tài sản của Công ty.

Nhược điểm khách quan: Kế toán thanh toán cũng là thủ quỹ thì sẽ không có ai để đối chiếu so sánh quỹ tiền mặt và sổ tiền mặt hàng ngày Khi đó mọi quyền quyết định về quỹ tiền mặt nằm trong tay một người, nguy cơ gian lận rất cao.

Kiến nghị : Phòng kế toán nên tuyển thêm nhân viên để có sự phân công công việc một cách hợp lý, tránh tình trạng áp lực công việc dẫn đến thiếu tính chính xác.

- Phần mềm kế toán taị Công ty nhìn chung rất phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế:

 Tình trạng trùng, xóa, hay nhảy phiếu thường xuyên xảy ra do kế toán sơ xuất làm mất rất nhiều thời gian chỉnh sửa

Kiến nghị: Công ty nên nhờ sự can thiệp của Công ty phần mềm giúp hạn chế tình trạng sai sót của kế toán, tránh tình trạng mất hoặc trùng lắp dữ liệu.

 Phần mềm có thể bị nhiễm vi rút bất kỳ lúc nào vì vậy phòng kế toán luôn luôn phải tìm mọi cách để bảo quản dữ liệu của mình một cách tốt nhất.

Kiến nghị : Có thể kết xuất tất cả các báo cáo kết xuất từ phần mềm ra file excel sau đó lưu trong các đĩa CD theo từng tháng.

ĐỐI VỚI CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY

Hiện tại hình thức thanh toán chuyển khoản ít được sử dụng ở Công ty Nhằm tránh rủi ro khi thanh toán bằng tiền mặt như nhầm lẫn, tiền rách… và giúp kế toán tiết kiệm thời gian, Công ty nên tăng cường thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Số tiền nhàn rỗi tại quỹ còn nhiều Với số tiền nhàn rỗilớn như vậy, Công ty đã đánh mất cơ hội đầu tư cho các hoạt động khác hứa hẹn nhiều lợi nhuận như kinh doanh tài chính, bất động sản Việc giữ lại vốn bằng tiền quá nhiều có thể giúp Công ty chủ động hơn trong việc thanh toán nhưng ngược lại lại gây lãng phí vốn và phát sinh khoản chi phí cơ hội của việc giữ tiền Doanh nghiệp nên sử dụng số tiền nhàn rỗi đó vào các khoản đầu tư có tính chất tạm thời, ngắn hạn để có thể thu về nhuận cao hơn thay vì gửi vào ngân hàng với lãi suất thấp.

Nhằm tăng hiệu quả quản lý sử dụng vốn, Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:

- Phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu động ở các kỳ trước.

- Dựa trên nhu cầu vốn lưu động đã xác định để xây dựng kế hoạch huy động vốn trên cơ sở phân tích khả năng tài chính hiện tại, xác định số vốn còn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn để lựa chọn kênh huy động phù hợp, kịp thời; tránh tình trạng thừa vốn gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy ra.

- Khi lập kế hoạch vốn lưu động phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế Việc lập kế hoạch vốn phải dựa trên cơ sở phân tích,tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước; những dự đoán về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng cũng như những dự kiến về sự biến động của thị trường trong năm kế hoạch.

- Cuối kỳ, Công ty cần kiểm tra, rà soát, đánh giá lại vật tư, hàng hóa, vốn bằng tiền, sản phẩm tồn kho từ đó có những điều chỉnh hợp lý nhằm gia tăng sự lưu chuyển của nguồn vốn cũng như giảm thiểu các chi phí không đáng có như chi phí lưu kho,chi phí rủi ro,….

CÓ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA NHỮNG RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA

Do đặc tính công việc các công nhân thường xuyên làm việc trên những công trình nguy hiểm mà Công ty đang thực hiện, bên cạnh những loại bảo hiểm hiện có, Công ty nên mua các loại bảo hiểm rủi ro cho con người, công trình, tài sản nhằm giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra Việc tham gia bảo hiểm sẽ tạo sự an tâm, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế mà vẫn không ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.