Giấy báo có
Số /Seq No:076 Ngày /Date:26/06/2008
Kính gửi: Công ty TNHH tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự
Ngân hàng chúng tôi trân trọng thông báo: Tài khoản của quý khách hàng đã được ghi có với nội dung sau
Please note that ưe have today CREĐITE your account ưith the follơing entries
26/12/2009 170.000.000 VNĐ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Giao dịch viên/ PEPARED BY Kiểm soát / VERAIED BY
*) Các nghiệp vụ phát sinh Nợ trong tháng tại Công ty.
1) Ngày 17/12: Doanh nghiệp nhận giấy báo nợ về TGNH rút về nhập quỹ tiền mặt: 30.000.000
Giấy báo nợ
Số /Seq No:080 Ngày /Date:17/06/2008
Kính gửi: Công ty TNHH tư vấn Nhiệt Tâm và
Ngân hàng chúng tôi trân trọng thông báo: Tài khoản của quý khách hàng đã được ghi nợ với nội dung sau
Please note that ưe have today ADVICE your account ưith the follơing entries
17/12/2009 30.000.000 VNĐ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Giao dịch viên/PEPARED BY Kiểm soát / VERAIED BY
3) Ngày 27/12: Doanh nghiệp làm đơn xin vay số 05, gửi ngân hàng xin vay để trả tiền khách hàng đã ứng trước Hợp đồng 50.000.000.Ngày 29 tháng 12 năm 2009 Ngân hàng gửi giấy báo nợ cho Công ty số 085 như sau:
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN NHIỆT TÂM VÀ CỘNG SỰ
Đặc điểm Kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự thì vốn bằng tiền là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được với Công ty Đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền cũng có vị trí quan trọng Thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao.Vốn bằng tiền là loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong thời buổi kinh tế hiện nay để tồn tại được thì Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự luôn phải có kế hoạch quản lý việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng vốn nhanh của Công ty. Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của công ty bao gồm tiền mặt tồn quĩ và tiền gửi ngân hàng Tiền mặt là số vốn bằng tiền được thủ quỹ bảo quản trong két sắt an toàn của Công ty.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các giấy thanh toán tiền, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt, sau khi được kế toán trưởng kiểm duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền Sau đó thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực phận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và lấy vào phiếu thu.
Khi phát sinh các nhiệm vụ chi tiền, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng và của Giám đốc công ty. Căn cứ vào số tiền thực chi của thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và đến cuối ngày thì chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.
Phiếu thu và phiếu chi là tập hợp của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ. Riêng phiếu chi của thư quỹ nộp ngân hàng là dựa trên bảng kê các loại tiền nộp viết làm 3 liên. Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng thì khi có các giấy báo có và báo nợ của Ngân hàng thì kế toán tiến hành định khoản và lập các chứng từ ghi sổ sau đó vào các sổ kế toán có liên quan.
Vốn bằng tiền có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế, đặc biệt là nền kinh tế thị trường, trước hết vai trò của vốn bằng tiền thể hiện ở chỗ nó kích thích kinh doanh vì trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một cá nhân nào hay một tổ chức nào đều muốn phát triển Muốn vậy buộc họ phải tham gia vào hoạt động kinh tế, mở rộng quy mô kinh doanh tốt hơn nữa để thu được lợi nhuận cao hơn Như thế chứng tỏ trình độ kinh doanh phát triển, xã hội văn minh hiện đại.
Bảng 1.1: Kết quả tăng trưởng qua 3 năm gần nhất ĐVT:VNĐ
TT Chỉ Tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
4 Tổng lương bình quân đầu người
6 Tổng số lao động 10 người 25 người 31 người
Nguồn:Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2009
Với số liệu trên ta rút ra được kết quả như sau:
Kết quả của mỗi năm mỗi khác, các chỉ số của các năm đều tăng, so sánh năm gốc với năm sau lớn hơn năm trước mà càng tăng chứng tỏ Công ty làm ăn có lãi Đây là do Công ty biết sử dụng tốt các tiềm năng của Công ty mình như là đội ngũ luật sư, chuyên viên đầy năng lực, nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình, tâm huyết, máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng hiện đại, tiên tiến nên đã tạo niềm tin cho khách hàng và kí được nhiều hợp đồng với các tổ chức và cá nhân trong nước và nước ngoài khá phưc tạp và đa dạng Và như vậy thì đóng góp vào ngân sách nhà nước sẽ nhiều hơn, đời sống nhân viên đựơc cải thiện tốt hơn.
Trong nền kinh tế thị trường để đứng vững và phát triển được buộc công ty phải tự mình kinh doanh có lãi Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm vàCộng sự cũng nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trường mà nền kinh tế thị trường đang trong bối cảnh khủng hoảng của nền kinh tế thế giới Vì thế đặt lên vai Công ty là gánh nặng là phải đảm bảo nguồn vốn hay phải tìm cho ra các nguồn vốn để thụân lợi cho việc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo về vốn.
Bên cạnh những thuận lợi, Công ty khó tránh khỏi không có khó khăn. Vốn hoạt động kinh doanh của Công ty còn hạn chế và còn có nhiều hợp đồng phải thực hiện trong thời gian dài nên việc thu hồi công nợ kéo dài nên vẫn phải vay lãi tín dụng và ngân hàng Doanh thu của Công ty là những hợp đồng tư vấn Doanh nghiệp; Sở hữu trí tuệ; Đăng ký nhãn hiệu; Công bố thực phẩm chức năng; Công bố mỹ phẩm, dược phẩm; Đăng ký mã số mã vạch…
Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán vốn bằng tiền
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
Hệ thống tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ
2.1.1 Tổ chức chứng từ thu chi tiền mặt
Trách nhiệm luân chuyển Công việc luân chuyển
Người nộp KTTT KTT Thủ quỹ
Người nhận KTT KTTT Thủ quỹ
2.1.2 Thủ tục thu chi lập chứng từ kế toán
+ Phiếu thu được đóng thành quyển và được đóng số từng quyển theo thứ tự từ một đến n trang trong một năm.
+ Số phiếu thu cũng được đóng thứ tự từ 1 đến n và mang tính nối tiếp từ quyển này sang quyển khác.
+ Mỗi lần lập phiếu thu, kế toán đặt giấy than viết 3 liên cho 1 lần và phải ghi tương đối đầy đủ các yếu tố trong phiếu thu Phiếu thu lập xong phải lưu lại cuống 1 liên, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên giao cho thủ quỹ giữ lại để làm thủ tục nhập quỹ, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán có liên quan.
+ Phiếu chi được lập thành quyển và đóng sổ từng quyển theo số thứ tự từ 1 đến n trong cả năm.
+ Số của phiếu chi cũng được đóng liên tục từ 1 đến n và mang tính nối tiếp từ quyển này sang quyển khác.
+ Khi lập phiếu chi chỉ cần lập 2 liên và không giao cho người nhận tiến 1 liên phiếu chi nào hết Trong Công ty hàng ngày phát sinh các khoản thu chi bằng tiền mặt tất cả các khoản đều phải có lệnh thu- chi cho Giám đốc và Kế toán trưởng của Công ty ký Đơn vị: Công ty TNHH
Tư vấn Nhiệt Tâm và
PHIẾU THU Ngày 04 tháng 12 năm 2009
Họ và tên người nộp tiền: Chị Hà Địa chỉ : Công Việt Hùng Cường
Số tiền: 25.000.000 đồng ( viết bằng chữ ) Hai mươi nhăm triệu đồng chẵn
Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Hai mươi nhăm triệu đồng chẵn.
(kí, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (kí, ghi rõ họ tên)
Người lập phiếu (kí, ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ (kí, ghi rõ họ tên)
Người nộp (kí, ghi rõ họ tên)
Ghi chú Đơn vị: Công ty TNHH
Tư vấn Nhiệt Tâm và
PHIẾU THU Ngày 12 tháng 12 năm 2009
Họ và tên người nộp tiền: Chị Hương Địa chỉ: Công ty Minh Hương
Lý do nộp: Trả tiền vay
Số tiền: 20.000.000 đồng ( viết bằng chữ )Hai mươi triệu đồng chẵn
Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Hai mươi triệu đồng chẵn.
(kí, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng (kí, ghi rõ họ tên)
Người lập phiếu (kí, ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ (kí, ghi rõ họ tên)
Người nộp (kí, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Tư vấn
Nhiệt Tâm và Cộng sự
Mẫu số: 03 (Ban hành theo QĐ số: 1141 TC/QĐ/ CĐKT Ngày 01/11/1995 của bộ tài chính
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 6 tháng 12 năm 2009
Kính gửi Ban Giám Đốc Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự Tên tôi là: Nguyễn Văn Thành Địa chỉ: Lào Cai Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 7.000.000 đ ( viết bằng chữ )Bảy triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Tạm ứng chi phí làm dấu
Thời hạn thanh toán: hết tháng 12
(Kí, ghi rõ họ tên)
Phụ trách kế toán (Kí, ghi rõ họ tên)
Phụ trách bộ phận (Kí, ghi rõ họ tên)
Người đề nghị tạm ứng (Kí, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH
Tư vấn Nhiệt Tâm và
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Ở CÔNG TY
Đánh giá khái quát về Kế toán Vốn bằng tiền ở Công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự từ khi thành lập đến nay đã được 3 năm, trong quá trình đó Công ty luôn phải đương đầu với hàng loạt những khó khăn và thử thách Đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của các Công ty khác Nhưng Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự với sự vươn lên của bản thân cùng sự quan tâm động viên giúp đỡ của gia đình bạn bè và sự làm việc nhiệt tình của cán bộ nhân viên thì Công ty đã từng bước vượt quá khó khăn, thử thách để khẳng định minh trên thương trường.
Là một Công ty hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ Công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất Song bên cạnh những yếu tố đó thì tình thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ công nhân viên trong Công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên Công tác quản lý và hoàn thiện thức sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh của Công ty.
Hiện nay Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Nhật ký chung” Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao, thường xuyên được đào tạo và bỗi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại Công ty Biết áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác, kịp thời.
Không bằng lòng với những gì mình đạt được Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự đã đề ra mục tiêu trong những năm tới là phải mở rộng thêm thị trường tiêu thụ, tăng cường nâng cấp cơ sở hạ tầng, đổi mới máy móc trang thiết bị cũng như nâng cao kiến thức chuyên môn của chuyên viên, luật sư để thu hút nhiều khách hàng hơn nữa.
Như đã phân tích rõ ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng và cần thiết hay có thể nói theo cách khác là không thể thiếu ở mỗi Công ty dù là Công ty nhà nước hay tư nhân Nhờ nhận thức rõ điều này Công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền.
Việc giữ gìn và bào quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được cập nhập hàng ngày nên thông tin kế toán mang tính liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền
Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và được chi tiết tối đa hoá cho từng loại tiền.
Sự chi tiết đó giúp ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiên, từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý.
Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đã được thực hiện trêm máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh, quản lý Nên Công ty đã trực tiếp giảm được một phần chi phí, đồng thời giảm được số lượng các chứng từ và sổ lưu trữ ở kho.
3.1.1 Ưu điểm trong Kế toán Vốn bằng tiền ở Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự
Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự đã có được bộ máy kế toán lành nghề, nhiều kinh nghiệm Công ty có rất nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày trong những phạm vi khác nhau, nhưng nhờ bộ máy kế toán có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao nên tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được ghi chép và phản ánh đầy đủ trên hệ thống sở kế toán của Công ty. Đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền được hạch toán và ghi chép đầy đủ thông qua việc hạch toán và ghi chép của kế toán tiền mặt ta có thể thấy các nhiệm vụ liên quan đến tiền mặt diễn ra hàng ngày ra sao, việc thu chi tiền mặt như thế nào.
Hàng ngày với hình thức trả lương và thưởng đúng thời hạn bằng tiền mặt nên cán bộ nhân viên thật sự tin tưởng và gắn bó với Công ty cùng với điều hành của ban lãnh đạo cũng như sự hiệu quả của phòng kế toán luôn đảm bảo sự công bằng hợp lý chính xác đã làm cho nhân viên yên tâm và hăng say trong công việc, do vậy Công ty đã ngày càng phát triển hơn, đời sống của cán bộ nhân viên ngày càng được bảo đảm và nâng cao.
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân tồn tại trong Kế toán Vốn bằng tiền của Công ty
Bên cạnh những ưu điểm trên Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm vàCộng sự vẫn còn tồn tại một số vấn đề như:
Do chi phí để thực hiện các hợp đồng rất phức tạp và vụn vặt việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn gây chậm trễ trong việc quyết định đối với nhà quản lý Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của công ty theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính Thông qua nó Công ty có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các hoạt động trong tương lai Nhà quản lý cũng có thể thấy được khả năng thanh toán trong kỳ hoạt động tới Vì sự quan trọng đó mà hầu hết các công ty đều lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ,nhưng cho đến thời điểm này Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự vẫn chưa sử dụng vai trò của báo cáo này một cách có hiệu quả.
Một số ý kiến, giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tư vấn Nhiệt Tâm và Cộng sự
Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Hiện nay Công ty không ngừng đẩy mạnh mối quan hệ không chỉ với các tổ chức trong nước mà cả tổ chức quốc tế Do đó yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ là rất quan trọng Trong khi đó Công ty chỉ có Tài khoản 112.2 “ Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ ” dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ của đơn vị tại ngân hàng mà không đăng ký sử dụng Tài khoản 111.1
“Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” Điều này đã gây nên không ít những khó khăn Giả sử khi khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ thì không thể nhập quỹ mà cứ phải cử một người đi lấy đồng Việt Nam hoặc đem gửi vào tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ tại ngân hàng Đây là sự lãng phí thời gian và nhân công 1 cách vô lý Vì vậy theo tôi Công ty nên đăng ký sử dụng TK 111.2
“Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” để phục vụ cho việc sản xuất và kinh doanh được thuận lợi.
Về trang thiết bị máy móc
Công ty cần trang bị cho phòng kế toán một máy soi tiền giả để thủ quỹ khi nhận tiền một mệnh giá nhỏ hay to đều không bị nhầm lẫn Bởi đôi khi tiền giả rất tinh vi mắt thường khó phân biệt, có như thế sẽ trách được thất bại rất lớn cho Công ty.
Về ứng dụng công nghệ thông tin
Công ty nên thuê thiết kế một phẩn mềm kế toán mới nhất riêng cho Công ty, tuy có tốn kém nhưng hiệu quả của nó đem lại không nhỏ Nó tiết kiệm được thời gian của kế toán, giúp kế toán hàng tháng làm báo cáo nhanh hơn, thuận lợi hơn, điều đó đồng hành với việc kế toán sẽ có những thời gian làm các việc khác phục vụ cho Công ty ngày càng phát triển hơn.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng như phiếu thu chi chưa được quản lý chặt chẽ Chẳng hạn các phòng ban có nhân viên đi công tác dài ngày thì tiền công tác phí hay chi phí cho công việc phát sinh trong thời gian đó thưởng được chuyển khoản và khi hoàn thành chuyến công tác, phiếu thu và phiếu chi mới được lập Vì vậy gây khó khăn cho Phòng Kế toán rất nhiều trong việc cập nhập chừng từ.
Công ty nên tiến hành lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm giúp cho những nhà quản lý có được các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác Bởi, Báo cáo được lập thường xuyên hàng tháng, hàng quý sẽ giúp Giám đốc theo dõi thường xuyên chính xác lượng tiền vào, ra để cố kế hoạch cho tình hình kinh doanh cũng như nắm bắt thời cơ hợp lý…
Về công tác quản lý Vốn bằng tiền
Do Công ty chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ cụ thể nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của Công ty không ổn định, có lúc quá ít có lúc lại quá nhiều làm vòng quay của vốn bị chậm lại Để khắc phục được nhược điểm này theo tôi Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ Định mức này có thể được xê dịch trong kỳ hạch toán, nhưng không được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây ra tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt tại Công ty Bên cạnh đó Công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng như số tiền nợ sẽ thu hồi cân đối nhau, đảm bảo nhu cầu thu, chi tiền mặt tại quỹ của Công ty.
