Vìvậy, dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu cũng ngày căng phổ biếnhơn và đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa các đối tác trên toàn cầu, đem lại hiệuquả kinh tế cho
Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích và mô tả tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu hàng nguyên container ( FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An. Đánh giá tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu hàng nguyên container ( FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ XuấtNhập Khẩu Phương An. Đưa ra giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu hàng nguyên container ( FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHHThương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp so sánh, đối chiếu các số liệu thực tế.
Phương pháp quan sát, thực nghiệm với các số liệu của công ty Phương pháp tổng hợp,thống kê và phân tích dữ liệu
Bố cục bài báo cáo
Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An
Chương 2: Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG AN
Quá trình hình thành và phát triển
Bởi nền kinh tế Thế giới ngày căng phát triển nhờ xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế giữa các Quốc gia ngày càng phát triển mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp Xuất Nhập khẩu Việt Nam cũng đã chủ động tham gia hội nhập Thế giới, tình hình đầu tư và hoạt động Xuất Nhập khẩu ngày căng tăng trưởng qua từng năm, kim ngạch Xuất Nhập khẩu tăng lên đột biến , các công ty Xuất Nhập khẩu ra đời Với khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày căng lớn mà các công ty XNK nhận được thì số lượng các công việc họ phải làm ngày càng tăng, phải đảm bảo chất lượng công việc, chuẩn nghiệp vụ Để đáp ứng được nhu cầu, các công ty XNK đã có nhiều dịch vụ nhằm phục vụ tốt cho hàng hóa từ nước Xuất sang nước Nhập như : dịch vụ chứng từ, giao nhận vận tải, làm thủ tục Hải quan,… của các doanh nghiệp XNK và ngày càng chiếm vị thế quan trọng trong ngành XNK Chính vì sự phát triển không ngừng này mà vào ngày 24 tháng 12 năm 2016 – Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An được thành lập và hoạt động dưới sự quản lý của Chi Cục Thuế huyện Bình Chánh theo giấy phép kinh doanh số 0314170965
Hòa mình vào xu hướng hội nhập ngoại thương giữa Việt Nam với những quốc gia khác trên thế giới, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương
An đã kịp thời nắm bắt cơ hội để từng bước đi lên hòa mình vào thị trường XNK đầy năng động Dù rằng là một công ty nhỏ mới thành lập cách đây không lâu, gặp không ít khó khăn khi phải luôn đương đầu với sự cạnh tranh của các công ty khác nhưng công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu để khẳng định minh trên thương trường.
Thời gian qua dần, bằng niềm tin yêu với nghề, tinh thần trách nhiệm của các nhân viên luôn phấn đấu nâng cao kinh nghiệm, công ty đã tạo được sự tín nhiệm của khách hàng thông qua chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao mà công ty cung cấp. Tuy rằng trong quá trình thực hiện gặp không ít khó khăn vì thiếu nhân lực bởi công ty còn nhỏ, thiếu thốn trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc nhưng như vậy càng làm cho nhân viên có ý chí phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Mục tiêu của công ty chính là làm sao để khách hàng luôn biết đến mình như một địa chỉ tin cậy,hết mình phục vụ cho khách hàng từ yêu cầu dễ đến những yêu cầu có chất lượng cao nhất.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã áp dụng nhiều biện pháp thích hợp để duy trì sự tăng trưởng lên từng ngày trong hoạt động kinh doanh của mình và vạch ra cho mình những định hướng đi cụ thể, vận dụng linh hoạt những kỹ năng trong nghề, để điều chỉnh phù hợp theo chuyển biến của thị trường XNK và nhu cầu về dịch vụ vận tải hàng hóa Vượt qua các trở ngại, công ty đã luôn được duy trì và đảm bảo khối lượng công việc cho các cấp nhân viên Từng bước phát triển phát triển về dịch vụ chăm sóc khách hàng, nâng cao cơ sở hạ tầng, hệ thống trang bị, phúc lợi cho nhân viên Công ty luôn nỗ lực không ngừng nghĩ để tạo ra những dịch vụ ngày càng tốt hơn.Với những kế hoạch đã và đang được triển khai về cải tạo, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống dịch vụ, công ty luôn tự tin và phấn đấu hướng về phía trước.
Lĩnh vực hoạt động
Công ty chuyên cung cấp đa dang các dịch vụ về giao nhận hàng hóa với phạm vi như sau: l Dịch vụ vận tải biển và hàng không:
Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu
Dịch vụ vận tải nội địa
Dịch vụ giao hàng tận nơi
Lưu kho và phân phối
Giao nhận vận tải đa phương tiện
Dịch vụ khai thuê hải quan
Những dịch vụ chủ lực của công ty bao gồm:
Dịch vụ vận tải biển
Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như: nhận hàng tại cảng ( CY - CY ), nhận hàng tại xưởng ( Door - CY) hay phương thức( Door - Door) là giao hàng đến tay người nhận.
Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng hóa
Dịch vụ vận tải hàng không Đưa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport)
Giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door)
Nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door)
Dịch vụ vận tải nội địa
Vận chuyển bằng xe tải
Vận chuyển nội địa chuyên tuyến
Kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thủy nội địa
Dịch vụ khai thuê hải quan
Lên tời khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi
Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan
Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất - tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan…
Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu
Giúp khách hàng tránh các phát sinh sau thông quan
Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tiếp tạo nên sự liên kểt chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, mô hình tinh gọn vô cùng hiệu quả và phù hợp với công ty Dưới sự lãnh đạo của Giám Đốc, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận đều đảm nhận một công việc cụ thể theo đúng tiến độ, để hoàn thành tốt công việc.
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ XuấtNhập Khẩu Phương An Ưu điểm: Sơ đồ bộ máy của Công ty được thiết kế theo phương pháp trực tuyến rút gọn, tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban giúp giám đốc dễ dàng quản lý, kiểm soát mọi hoạt động của cấp dưới Phân chia công việc phù hợp rõ ràng đến từng phòng ban giúp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhược điểm:Với cơ cấu bộ máy của Công ty đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo từng bộ phận quản lý về những chuyên môn khác nhau Do đó mà những người có chuyên môn cao về mặt quản lý không được tận dụng Trên thực tế, khả năng của con người có giới hạn nên sẽ xuất hiện nhiều rủi ro hơn là việc tận dụng các chuyên gia có chuyên môn về một lĩnh vực.
3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động và đưa ra các quyết định của công ty;
Chịu trách nhiệm pháp lý về mặt pháp luật của công ty, là người đại diện công ty ký kết các hợp đồng kinh doanh với khách hàng;
Lập ra kế hoạch kinh doanh, đề ra những hướng đi và mục tiêu cần phải đạt được cho công ty;
Ban hành tổ chức những quy chế để quản lý nội bộ;
Nắm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý cũng như nhân sự của công ty.
Phòng kế toán:theo nhiệm vụ được phân công, thực hiện những công việc chuyên về nghiệp vụ tài chính - kế toán theo đúng quy định của pháp luật
Lên kế hoạch cân đối ngân sách, tính toán có hiệu quả hoạt động kinh doanh;
Thực hiện đúng các chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, khấu hao, lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên;
Quản lý doanh thu, công nợ, lượng hàng hóa, hàng nhập kho, và nắm rõ các hoạt động tài chinh của công ty;
Lập báo cáo thu chi để thanh toán với khách hàng và báo cáo thu chi nội bộ;
Dự toán ngân sách, phân bổ chinh sách hoạt động của công ty;
Tiếp nhận các hóa đơn chi tiêu, chi phí dịch vụ của công ty và thanh toán hợp đồng.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:Bao gồm 3 bộ phận.
Bộ phận sales: Nắm giữ thông tin ngành nghề, dịch vụ kinh doanh của công ty;
Tìm kiếm khách hàng, tư vấn giúp khách hàng lựa chọn dịch vụ giao nhận phù hợp; Báo giá các dịch vụ và chịu trách nhiệm tìm kiếm, hướng dẫn, chăm sóc khách hàng;
Giải đáp các thắc mắc về sản phẩm dịch vụ, thuyết phục khách sử dụng dịch vụ để tăng doanh thu cho công ty;
Thực hiện kế hoạch phát triển khách hàng mới và khách hàng cũ.
Bộ phận chứng từ: thực hiện chứng từ liên quan đến hàng nhập, xuất Bao gồm các công việc như:
Nhận các chứng từ hợp đồng liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng;
Kiểm tra chứng từ, viết mail hoặc gọi điện cho khách hàng để xác nhận thông tin và sửa đổi thống nếu có sai sót;
Làm hồ sơ khai hải quan và các chứng từ cần thiết hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành các công việc cấp trên giao phó;
Ngoài ra, bộ phận chứng từ còn có nhiệm vụ book tàu, cước, cước, phát hành bill, lệnh giao hàng lập chứng từ, làm giấy thông báo hàng đến, liên lạc với khách hàng, đại lý hãng tàu.
Bộ phận giao nhận: Nhận thông báo và bộ chứng từ làm hàng;
Làm thủ tục hải quan để thông quan cho hàng hóa; Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ;
Kiểm kê hàng hóa ra vào kho;
Nhận hàng và giao hàng với hồ sơ chứng từ đầy đủ;
Lập số giao nhận: ngày, tên hàng hóa, số hợp đồng, số lượng container, nơi hạ container,
Giải đáp khách hàng nếu gặp các vướng mắc một cách nhanh chóng
Phòng vận tải: Điều hành các hoạt động vận tải, bố trí hàng hóa để vận chuyển theo đúng kế hoạch đã thỏa thuận với khách hàng;
Kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện vận tải theo định kỳ nhằm đảm bảo đúng tiến độ thời gian giao và nhận hàng cho khách hàng;
Báo cáo tình hình hoạt động, cho từng tuyến đường lên cho giám đốc.
Tình hình hoạt động giai đoạn 2019 – 2021
Nhờ sự phấn đấu không ngừng của toàn thể nhân viên, sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc đã nổ lực dồn hết tâm huyết để dìu dắt công ty vượt qua những khó khăn,khắc phục những hạn chế cùng với đội ngũ nhân viên làm việc tận tình và chăm chỉ đã giúp công ty gặt hái được nhiều thành công Công ty TNHH Thương Mại và Dịch VụXuất Nhập Khẩu Phương An tuy là một công ty thành lập chưa lâu, quy mô công ty chỉ ở mức vừa và nhỏ những với sự nổ lực không ngừng đã giúp công ty tạo nhiều sự tín nhiệm của khách hàng dành cho công ty giúp công ty luôn tự tin tiến xa hơn.
Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2019-2021).
Biểu đồ 1.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Đơn vị tính: triệu đồng
Qua bảng số liệu trong các năm ( 2019-2021) như trên ta có thể thấy doanh thu của công ty đang trên đà phát triển Dịch vụ giao nhận chiếm tỷ trọng cao nhất trong 3 năm vừa qua, tiếp đến là dịch vụ vận tải và dịch vụ thương mại Từ đó cho thấy dịch vụ giao nhận là loại hình kinh doanh chủ yếu của công ty, đem về nguồn doanh thu ổn định.
Từ năm 2019 – 2021: Dịch vụ giao nhận luôn giữ vị trí đứng đầu Để đạt ổn định trong sự phát triển, công ty luôn hướng đến mục tiêu phục vụ cho khách hàng một cách tốt nhất.
Năm 2019: Doanh thu ở dịch vụ giao nhận là 572,31 triệu đồng chiếm tỷ trọng 39,73% Dịch vụ vận tải có doanh thu 443,52 triệu đồng với tỷ trọng 30,8% Tiếp đến dich vụ thương mại doanh thu 424,64 triệu đồng có tỷ trọng 29,47%.
Năm 2020: Các dịch vụ của công ty đều tăng lên Vị trí dẫn đầu về doanh thu vẫn là dịch vụ giao nhận
Năm 2021: Trong năm này doanh thu chuyển biến tích cực hơn Dịch vụ giao nhận có doanh thu 760,44 triệu đồng với tỷ trọng 36,54% Dịch vụ vận tải với doanh thu 691,15 triệu đồng có tỷ trọng 33,21% Dịch vụ thương mại cũng đang trên đà phát triển có doanh thu 62,.43 triệu đồng chiếm tỷ trọng 30,25%
TÓM LẠI:Nhìn chung, dịch vụ giao nhận có doanh thu tăng qua các năm Tuy nhiên, về tỷ trọng năm 2020 và năm 2021 giảm hơn so với 2019 Dịch vụ vận tải và thương mại đang có bước ngoặc rất tốt , đây là tín hiệu đáng hoan nghênh cho công ty khi đầu tư đúng hướng.
4.2 Tình hình giao nhận theo phương thức vận tải Đơn vị tính: triệu đồng
Biểu đồ 1.2.Tình hình giao nhận theo phương thức vận tải ( 2019 -2021)
Dịch vụ giao nhận theo phương thức vận tải ở công ty gồm 2 loại: Đường biển và đường không Qua bảng số liệu trong các năm (2019-2021) như trên, ta thấy rằng dịch vụ giao nhận của công ty đang phát triển qua các năm Đặc biệt là vận tải theo đường biển là cao nhất và tăng dần.
Vận tải theo đường không tuy chưa phát triển bằng đường biển Nhưng phương thức này cũng đang tăng từ 254,66 triệu đồng đến 340,25 triệu đồng qua các năm Tuy nhiên trong tương lai, vận tải đường không sẽ theo kịp với vận tải đường biển.
4.3 Tình hình giao nhận theo loại hình kinh doanh
Nhờ sự nỗ lực không ngừng của toàn thể công ty, sự lãnh đạo tài tinh của ban giám đốc đã nỗ lực, dồn hết tâm huyết để dìu dắt công ty vượt qua những khó khăn về những mặt hạn chế, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và làm việc tận tinh và chăm chỉ đã giúp công ty gặt hái được nhiều thành tựu sau nhiều năm hoạt động Ta thấy ở năm 2019 tình hình xuất khẩu cao hơn nhập khẩu Tuy nhiên từ năm
2020 – 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh covid thì dịch vụ xuất khẩu lại thấp hơn so với nhập khẩu
4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 -2021
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đang từng bước đi lên.Tuy công ty chỉ có quy mô vừa và nhỏ, gặp nhiều hạn chế về tiềm lực kinh tế nhưng nhờ sự lanh đạo, chiến lược kinh doanh của Giám đốc cùng với sự chăm chỉ tích cực của toàn thể nhân viên ở tất cả các phòng ban mà công ty đã gặt hái nhiều thành công sau nhiều năm cố gắng không ngừng Sau đây em xin phân tích số liệu về doanh thu, chi phí hoat động kinh doanh, lợi nhuận trước và sau thuế của công ty từ năm 2019 –
2021 để thấy được triển vọng của công ty trong ngành như thế nào: Đơn vị tính: triệu đồng
Bảng 1.3.Kết quả hoạt động kinh doanh
Biểu đồ 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thuơng Mại và Dịch
Vụ Xuất Nhâp Khẩu Phương An ( 2019-2021)
Về doanh thu: Qua bảng số liệu và biểu đồ trên, ta có thể thấy sự nổ lực không ngừng của công ty Bằng chứng là dựa vào doanh thu không ngừng tăng mạnh của công ty qua nhiều năm Năm 2019, dù mới đi vào hoạt động chưa lâu nhưng nhờ vào sự định hướng rõ ràng của công ty cùng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tăng cao nên doanh thu đã có bước đột phá mạnh mẽ Doanh thu năm nay đạt 1440,47 triệu đồng và lợi nhuận 673,12 triệu đồng Đặc biệt là doanh thu tăng vượt bậc từ 1440,47 triệu đồng vào năm 2019 đã tăng lên đến 2081,02 triệu đồng vào năm 2021 với lợi nhuận 990,87 triệu đồng Với mức tăng trưởng này, cho thấy sự phát triển khá cao.
Với nhu cầu Logistics hiện nay ở Việt Nam, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đã luôn không ngừng cố gắng phát triển để có thể mang đến sự uy tín và dần khẳng định vị trí của minh trong lòng khách hàng đã tin tưởng công ty.
Về lợi nhuận: Từ bảng số liệu và biểu đồ trên, lợi nhuận của công ty tăng lên theo từng năm cụ thể là năm 2020 tăng 112,52 triệu đồng so với năm 2019 và năm 2021 tăng 205,23 so với năm 2020.
Nhìn chung, đối với công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập KhẩuPhương An có quy mô như vậy thì mức lợi nhuận như trên là cao, điều này chứng tỏ tầm nhìn và chiến lược đúng đắn do Giám đốc đặt ra đã được thực thi hiệu quả Bên cạnh đó là những nổ lực không ngừng nghỉ của từng cá nhân và tập thể, mỗi người đã góp một phần sức mình cho thành công của công ty ngày hôm nay.
Nhận xét chung
Dễ dàng theo dõi, kiểm tra các lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển
Tiết kiệm nhiều chi phí cho việc bốc dỡ cho những hàng hóa có cùng nơi đến
Hạn chế rủi ro dẫn đến việc tổn thất hàng hóa
Công ty Phương An có quy mô nhỏ, việc huy động vốn sẽ khó khăn Từ đó dẫn đến công nghệ lạc hậu không đủ sức cạnh tranh với đối thủ cùng ngành;
Phát sinh những chi phí hoạt động không cần thiết
Hệ thống quản lý thông tin khách hàng, nhà cung ứng chưa được tích hợp Công ty sẽ khó theo dõi và nắm bắt được tiến độ của các lô hàng;
Số lượng nhân viên ít không đáp ứng được khối lượng công việc lớn;
Định hướng phát triển
Với mục tiêu hoạt động hiệu quả trên tất cả các linh vực và ngành nghề mà công ty đang kinh doanh Xây dựng một công ty trở thành một thực thể vững mạnh, có uy tín thương hiệu tại thị trường trong và ngoai nước, định hướng phát triển của công ty như sau:
Quyền lợi của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu ;
Lấy sự phát triển bền vững, ổn định làm nền tảng;
Sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, mang lại sự hài lòng và tin tưởng giữa mối quan hệ khách hàng với công ty;
Giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ và tạo niềm tin với khách hàng mới, mở rộng mối quan hệ giao dịch với các hãng tàu trên thế giưới;
Thường xuyên có những chính sách về giá, giảm tối đa các chi phí phát sinh, đưa ra các dịch vụ tốt nhất với giá phù hợp, tăng sức cạnh tranh với các công ty khác;
Mở rộng quy mô nhân sự, đầu tư trang thiết bị để nâng cao hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty;
Tạo điều kiện cho công tác quản lý, xây dựng đội ngũ nhân viên toàn diện với trình độ cao
TỔNG KẾT CHƯƠNG 1: Ở chương này đã cung cấp cái nhìn sơ lược về Công ty TNHH Thương Mại và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An Trong đó trình bày thông tin cơ bản của công ty, lĩnh vực hoạt động và các dịch vụ mà công ty cung cấp Định hướngphát triển của công ty trong tương lai Đồng thời, chương này cũng mô tả về cơ cấu tổ chức của công ty và liệt kê các công việc cụ thể mà những phòng ban phụ trách.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN
Phân tích quy trình
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường có nhu cầu giao nhận cho lô hàng nhập khẩu nên đã liên hệ với Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An. Sau khi có được thông tin thì công ty TNHH TMDV XNK Phương An tiến hanh báo giá và ký kết hợp đồng giao nhận theo thỏa thuận.
Vì tính chất bảo mật nên hợp đồng sẽ không được công khai nhưng vẫn đảm bảo những điều sau:
Công ty TNHH TMDV Phương An thay mặt Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường làm thủ tục khai báo hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận các chứng từ vận chuyển từ các hãng tàu và giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.
Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường có nghĩa vụ chuyển tất các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho Công ty TNHH TMDV XNK Phương An Đồng thời gửi kèm giấy giới thiệu cho Công ty Phương An thay mặt công ty nhập khẩu làm việc với hãng tàu và cơ quan Hải quan.
Ngoài ra, Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường cũng phải hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế theo đung quy định của pháp luật Sau khi nhận được hàng và các chứng từ cần thiết thì phải thanh toán cho Công ty TNHH TMDC Phương An.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ của công ty nhập khẩu thì nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty TNHH TMDV Phương An sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ gồm có ( đinh kèm phụ lục)
Hợp đồng ngoại thương ( Sale contract):
Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) số: TF22111502 ngày 15/11/2022
Vận đơn đường biển ( Bill Of Lading) số: 025C818881
Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin - C/O): Form E
Trường hợp các số liệu không trùng khớp giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với công ty nhập khẩu để kịp thời bổ sung nội dung kiểm tra từng chứng từ cụ thể.
Các nội dung chính của từng chứng từ
Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice)
Hình 2.1.Hóa đơn thương mại
Số hóa đơn: TF22111502 : Ngày hóa đơn: 15/11/2022
Người bán: GUANGZHOU HE QI TONG TRADE CO.,LTD
Người mua: Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường Điều kiện Incoterm: CIF Thông tin hàng hóa: Thép mạ kẽm – GALVANIZED STEEL; Thép tấm cán nguội – COLD ROLLED IRON PLATE; Kẹp bẫy chuột – CAGE PARTS
Nước xuất xứ: Trung Quốc
Vận đơn đường biển ( Bill of Lading)
Hình 2.2.Vận đơn đường biển
Thông tin người gửi hàng: GUANGZHOU HE QI TONG TRADE CO.,LTD – Địa chỉ:
RM E21, NO.51,53,55, PUXING, ROAD, TIANHE,GUANGZHOU, CHINA
Thông tin người nhận hàng: Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường – Địa chỉ: Lô E9C,Đường số 6, KCN Tân Đô, Xã Đức Hòa Hạ, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An, ViệtNam l Nếu Công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường cung cấp mã HS, thì phải kiểm tra mã chinh xác chưa và tư vấn mã HS phù hợp với hàng hóa của công ty TNHH Kỹ Thuật Thủ Cường để thuận lợi cho việc nhận hàng Sau đó xác định mức thuế suất.
Khai hải quan điện tử
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An sẽ sửdụng phần mềm ECUSS – VNACCS để thực hiện khai báo hải quan điện tử Thứ tự bộ chứng từ được sắp xếp theo trình tự để việc khai báo diễn ra nhanh, gọn và hạn chế được sai sót đến mức thấp nhất: Thông báo hàng đến ( Arrival notice), hợp đồng ngoại thương ( sale contract), hóa đơn thương mại ( invoice), bảng kê chi tiết ( packing list), vận đơn đường biển ( Bill of Lading) và các chứng từ khác tùy từng lô hàng Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ khai hải quan điện tử chính xác theo bộ chứng từ.
Các bước khai tờ khai hải quan điện tử: l Bước 1: Đăng kí thông tin khai báo
Nếu chưa có thông tin doanh nghiệp trong phần mềm Chọn hệ thống 4 Mục 7.1 danh sách khách hàng ( với đại lý) 4Thêm mới4Nhập thông tin doanh nghiệp
Nếu đã có thông tin doanh nghiệp Chọn hệ thống 4 Chọn mục 7 Doanh nghiệp xuất nhập khẩu Sau đây, nhân viên bắt đầu khai báo:
Hình 2.3.Thông tin khai báo hải quan qua hệ thống ECUSS-VNACCS l Bước 2: Đăng ký tờ khai
4Thông tin chung: Điền thông tin vào phần mềm tờ khai Hải quan như hình 2.3
Hình 2.4.Khai thông tin nhóm loại hình
Cơ quan Hải quan: 02CI
Phân loại cá nhân/ tổ chức: 4 – Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 – Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu
Mã hiệu phương thức vận chuyển: 02 – Đường biển (container)
Hình 2.5.Khai thông tin đơn vị xuất nhập khẩu
Tên: Công ty TNHH Kỷ Thuật Thủ Cường Địa chỉ: Lô số E9C, đường số 6, KCN Tây Đô, xã Đức Hòa Hạ, huyện Đức Hòa, Long
GUANGZHOU HE QI TONG TRADE CO,.LTD Địa chỉ: RM E21, NO.51,53,55,PUXINGROAD TIANHE, GUANGZHOU CHINA
Hình 2.6.Khai thông tin vận đơn
- Số vận đơn: 025C818881 – Ngày vận đơn: 02/12/2022
Tổng trọng lượng hàng: 29.061 KGM
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG
Phương tiện vận chuyển: BELAWAN/V.S066
Ngày hàng đến: 05/12/2022 Địa điểm dỡ hàng: VNCLI – CANG CAT LAI (HCM) Địa điểm xếp hàng: CNSHK – SHEKOU
Hình 2.7.Khai hóa đơn thương mại, tờ khai trị giá
Phân loại hình thức hóa đơn: hóa đơn thương mại
Mã phân loại giá hóa đơn: A – Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền Phương thức thanh toán: TTR Điều kiện giá hóa đơn: CIF
Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Mã phân loại khai trị giá: 6 – Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch
Người nộp thuế: 1 – Người xuất khẩu ( nhập khẩu)
Hình 2.8 Khai thông tin thuế và bảo lánh, thông tin đính kèm , thông tin vận chuyển và thông tin vận chuyển, thông tin khác
Mã xác định thời hạn nộp thuế: D – Trường hợp nộp thuế ngay
Ngày khởi hành vận chuyển: 04/12/2022 Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG
Phần ghi chú: CO Form E
Thép mạ kẽm - GALVANIZED STEEL ( thép không hợp kim cán phẳng, dạng cuộn, đã được sơn phủ, 0.430.02*(250*2)MM x C, NVL dùng để sản xuất bẫy chuột) hàng mới 100% - Nước xuất xứ: CN – CHINA Mã HS 722122090 Lượng 22.76, ĐVT: KGM Đơn giá hóa đơn: 1.05 ( USD)
Thép tấm cán nguội - COLD ROLLED IRON PLATE ( thép không hợp kim, dạng cuộn, chưa tráng phủ mạ, 2.5*(19*20)MM xC, NVL dùng để sản xuất bẫy chuột),hàng mới 100%- Nước xuất xứ: CN-CHINA Mã HS 72269290.Lượng 4.82, ĐVT: KGM Đơn giá hóa đơn: 0.9 (USD)
Kẹp bẫy chuột - CAGE PARTS ( phụ kiện dùng để làm bẫy chuột, chất liệu bằng thép, không hiệu) hàng mới 100%-Nước xuất xứ: CN-CHINA Mã HS 73269099 Lượng 1.48, ĐVT: KGM Đơn giá hóa đơn: 1.5 (USD)
☞Các mặt hàng ở trên đều áp mã biểu thuế nhập khẩu: B05 – Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt NAM để thực hiện khu vực thương mại tự do Asean – Trung Quốc
Hình 2.10.Khai thông tin danh sách hàng
☞Sau khi hoàn tất việc khai thông tin tờ khai, tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khớp với chứng từ, sau đó nhấn nút ghi vào hệ thống Sau đó tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách nhấn vào “ khai trước thông tin tờ khai IDA”
☞ Sau khi truyền tờ khai thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai Và tiếp tục chọn
“ Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng kí chính thức tờ khai này với cơ quan Hải quan và cuối cùng là nhấn vào “lấy kết quả phân luồng, thông quan”
Nhận xét quy trình giao nhận
Với đội ngũ nhân viên giâu kinh nghiệm, nhiệt huyết, trình độ chuyên môn cao luôn cố gắng đáp ứng những dịch vụ một cách nhanh gọn và hiệu quả nhất cho khách hàng. Luôn phản ứng kịp thời trước những sai sót và xử lý những tình huống bất ngờ phát sinh giúp hàng hóa được giao đến khách hàng đúng hạn, kịp thời nhưng vẫn đảm bảo số lượng và chất lượng của hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận
Bên cạnh đó, môi trường làm việc vui vẻ, hòa đồng tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban hỗ trợ nhau trong công việc, giúp cho thời gian phân bổ công việc diễn ra đồng đều và đảm bảo hiệu suất làm việc được tốt nhất.
Thời gian hoạt động trong ngành, công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vu Xuất Nhập Khẩu Phương An dần có nhiều mối quan hệ với hãng tàu nên dễ dàng và thường cập nhật được giá các tuyến vận chuyển, giúp cho nhân viên giao nhận thực hiện lấy lệnh cũng như rút ngắn được một số bước không cần thiết.
Ngoai ra, luôn đảm bảo uy tín, chất lượng dịch vụ tốt và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nên công ty cũng có một lượng khách hàng thân thiết, gắn bó lâu dài giúp cắt giảm các chi phí về marketing và nhiều khoản chi phí khác.
Do quy mô của công ty còn khá nhỏ và số lượng nhân viên còn khá ít nên khi lượng hàng quá nhiều sẽ không đáp ứng kịp thời quá trình giao hàng, mất nhiều thời gian nên phải đòi hỏi công ty có những khoản chi phí phát sinh để khắc phục những vấn đề đó.
Các nhân viên giao nhận thường gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm thủ tục. Nhiều trường hợp do thiếu chứng từ hay các chứng từ không hợp lệ dẫn đến kéo dài thời gian giao hàng, gây ra nhiều khoản chi phí phát sinh và mất uy tín với khách hàng.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty chưa có nhiều chính sách ưu đãi Phát sinh những chi phí hoạt động không cần thiết.
Hệ thống quản lý thông tin khách hàng, nhà cung ứng chưa được tích hợp Do đóCông ty sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi và nắm bắt được tiến độ của các lô hàng.Quan hệ hợp tác với khách hàng mới còn quá ít
Dựa trên những thông tin và tài liệu có được về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An Nội dung chính của chương 2 là xoay quanh thực trạng về quy trình giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa Phân tích chuyên sau về giao nhận để hình dung rõ hơn về quy trình này.
Từ những kiến thức đã học ở trường cùng với việc áp dụng những kiến thức thực tế được các anh chị trong công ty hướng dẫn trong quá trinh thực tập Em sẽ đánh giá và đưa ra những nhận định về lợi thế và khó khăn trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan trong quá trình giao nhận Tất cả những đánh giá này là cơ sở để bài báo cáo xây dựng giải pháp cho việc nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển trong chương tiếp theo
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
Giải pháp
l Giảm chi phí hoạt động
Chi phí hoạt động là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của công ty Khi chi phí lợi nhuận tăng cao thì lợi nhuận sẽ thấp đi Để giảm chi phí này, công ty cần phải tiết kiệm: giảm thiểu những chi phí không cần thiết, thường xuyên tiến hành hạch toán, các khoản thu chi phí luôn rõ ràng và minh bạch l Ưu tiên sử dụng nguồn vốn để nâng cao cơ sở vật chất
Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An cần dự trữ nguồn vốn nhất định để nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị tiên tiến để phụcvụ cho công tác quản lý Cần chủ động hơn trong công việc sử dụng nguồn vốn bằng cách đầu tư sở hữu phương tiện vận tải riêng với số lượng nhất định, để tối ưu và chủ động hơn trong quy trinh giao nhận hàng hóa, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng cạnh tranh, ngoai ra công ty còn có thể sử dụng phương tiện vận tải của mình để chuyên chở thuê cho các công ty logistics khác, nhằm tăng nguồn thu cho công ty. l Mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác mới
Mặc dù vẫn giữ vững mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng cũ, nhưng công ty cũng nên mở rộng mối quan hệ hợp tác với những đối tác mới Việc này giúp cho công ty giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, giảm được sự lệ thuộc vào những khách hàng quen thuộc, tăng sự cạnh tranh giữa các đối tác. l Nâng cao nghiệp vụ và trình độ của nhân viên
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt dẫn đến sự thành công hay thất bại của công ty Vì vậy công ty nên thường xuyên tổ chức những lớp học nhằm đào tạo và trau dồi kĩ năng cho nhân viên, nhất là những kiến thức về công nghiệp ở thời đại hội nhập 4.0 ngày nay Tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội học hỏi từ những người có kinh nghiệm, cập nhật những kiến thức mới trong ngành giao nhận.
Cần có những chính sách khen thưởng, khích lệ những nhân viên làm việc tốt, tạo động lực cho nhân viên làm việc và phát huy hết khả năng. l Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng
Bên cạnh việc tìm kiếm khách hàng mới, thì công ty nên quan tâm và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng cũ Thu thập các phản hồi về chất lượng dịch vụ để cải thiện những mặt chưa tốt và phát huy những mặt khách hàng chưa hài lòng Cần tổ chức các chương trình ưu đãi, tri ân, tặng quà cho những khách hàng thân quen. l Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung ứng và tích hợp hệ thống thông tin
Cần xây dựng hệ thống tích hợp trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khâut.
Hệ thống này cần phải đảm bảo bao quát được toàn bộ quy trình luân chuyển thông tin:báo giá, yêu cầu xếp hàng, đặt chỗ, lệnh nhận – xuất hàng, lệnh xuất – nhập kho,chuyển kho, khai báo danh mục dùng chung, hệ thống và liên kết mạng lưới Để từ đó giúp công ty dễ dàng theo dõi và nắm bắt được tiến độ của các lô hàng.
Kiến nghị
2.1 Kiến nghị với nhà nước
Hiện nay, nền kinh tế đang có nhiều biến động, bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh covid nên các doanh nghiệp trong nước phải đối mặt với nhiều khó khăn.
Nhà nước cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách hỗ trợ vốn để thúc đẩy hoạtđộng xuất nhập khẩu Đưa ra các dự báo thị trường nhằm hỗ trợ thông tin cho các doanh nghiệp.
Tạo thuận lợi ngành giao nhận ở Việt Nam phát triển, nâng cao cạnh tranh bằng cách luôn đảm bảo thống nhất , minh bạch các quy định pháp luật.
Nhà nước cần đưa ra những chính sách kêu gọi các công ty giao nhận thuê tàu của các doanh nghiệp trong nước mua bảo hiểm để đảm bảo an toàn cho lô hàng và nhằm ủng hộ các doanh nghiệp trong nước phát triển, thúc đẩy phát triển nền kinh tế.
Nhà nước cần đầu tư vào phát triển hệ thống đường biển, đường sắt, đường hàng không để tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy giao hàng hóa diễn ra dễ dàng và hiệu quả.
Cần có những chính sách nâng cao cơ sở hạ tầng tại cảng như kho bãi, xe cẩu, xe nâng,… góp phần đẩy mạnh quy trình giao nhận giữa cảng và hãng tàu.
2.2 Kiến nghị với Hải quan
Cần có những chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu phù hợp, tránh những sai sót làm mất hàng, hư hại gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp vận chuyển và các khách
Tập trung phát triển hệ thống giám sát, quản lý hải quan tự động tại cảng biển, cảng hàng không tạo thuận lợi tối đa cho cộng đồng doanh nghiệp.
Cần cải thiện quy trình giao nhận đỡ phức tạp và các thủ tục liên quan đến thuế.
Lắng nghe các ý kiến, phản hồi của các doanh nghiệp, đưa ra các luật định sao cho quy trình hải quan ngày càng hoàn thiện và minh bạch hơn.
Từ kết quả phân tích và đanh giá ở chương 2, chương 3 đã triển khai giải pháp bao gồm các nội dung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: xây dựng , củng cố cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giao nhận; cải tiến chất lượng, nâng cao giá trị của công ty, đẩy mạnh mối quan hệ với khách hàng và các bên liên quan, mở rộng phát triển thị trường.