DANH MỤC CÁC BẢNGBảng 01: Bảng phân tích tình hình các khoản phải thu khách hàngBảng 02: Bảng nhập liệu nợ phải thuBảng 03: Bảng trích lập dự phòngDANH MỤC CÁC BIẾU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌ
Mục tiêu nghiên cứu
Hiểu rõ hơn về Công tác kế toán và các khoản phải thu khách hàng ở một Công ty cụ thể.
Khai thác những điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn.
Tìm hiểu quy trình kế toán nợ phải thu khách hàng.
Câu hỏi nghiên cứu
Các hóa đơn thu khách hàng như thế nào.
Các chứng từ có đúng với thực tế không.
Nhiều khoản nợ thu trên sổ sách có chênh lệch với số liệu của khách hàng doCông ty không đối chiếu với Công nợ thường xuyên.
Phương pháp nghiên cứu
Thu thập và nghiên cứu tư liệu, chuẩn mực có liên quan đến Công ty CP MAXBUY Việt Nam.
Thu thập và nghiên cứu tài liệu: chuẩn mực kế toán Việt Nam, văn bản Bộ Tài Chính và các tài liệu có liên quan.
Nghiên cứu quy trình kế toán tại Công ty CP MAXBUY Việt Nam, nghiên cứu hồ sơ kế toán năm trước và trực tiếp tham gia một số việc kế toán phải thu khách hàng.
Tham khảo ý kiến của các anh chị tại Công ty và giáo viên hướng dẫn để hoàn thiện báo cáo.
Ý nghĩa của đề tài
Phản ánh tình trạng phải thu khách hàng của Công Ty CP MAXBUY ViệtNam.
Kết cấu đồ án
Chương 1: Giới thiệu Công về Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam. Chương 2: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam.
Chương 3: Bài học kinh nghiệm.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM
Giới thiệu chung về Công ty
Tên đầy đủ doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM.
Tên giao dịch tiếng Anh: Maxbuy Viet Nam Technology Joint Stock
Hình 01: Logo của Công TySlogan : “Địa chỉ mua sắm uy tín cho mọi văn phòng”
“Lâu dài – Bền vững – Uy tín – Chất lượng – Hiệu quả’’
“Khẳng định dịch vụ và chất lượng sản phẩm để có được niềm tin của khách hàng’’
Dịch vụ thương mại điện tử
Kinh doanh thiết bị văn phòng, linh kiện máy tính, mặt hàng công nghệ…
Miền Bắc: Số 19, Lô 1C, Đường Trung Yên 11D, KĐT Trung Yên, Cầu Giấy,
Miền Nam: Số 99, Đường Nguyễn Thị Nhung, Khu đô thị Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, Tp Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 3511 1078
Website: https://maxbuy.com.vn/
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam là một doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực thương mại điện tử Với hơn 12 năm phát triển, bằng việc ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp Quốc tế, các phần mềm quản trị hiện đại cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên cao cấp trong và ngoài nước Cho đến nay, Công ty MAXBUY đã trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối các sản phẩm Công nghệ dưới mô hình kinh doanh trực tuyến (kinh doanh Thương mại điện tử) tại Việt Nam.
Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam đã có mối quan hệ bạn hàng với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước, trở thành nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam Các thành viên trong Công Ty luôn nỗ lực hết mình cùng với sự phát triển của MAXBUY cũng như định hướng và mục tiêu kinh doanh, liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ lợi ích của người tiêu dùng.
Với mô hình Thương mại điện tử, Công ty cổ phần Công nghệ MAXBUY Việt Nam hiện đã và đang mở rộng các hệ thống mặt hàng lên tới hàng trăm nhóm hàng và hàng nghìn sản phẩm, mang đến cho khách hàng sự lựa chọn phong phú. Đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của tất cả các khách hàng Với phương châm:
" Mua gì cũng có, giá rẻ bất ngờ, khuyến mãi từng giờ " MAXBUY sẽ trở thành một kênh mua sắm trực tuyến tiện lợi và hiệu quả của thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay.
Bên cạnh đó MAXBUY Việt Nam cũng đẩy mạnh chuyên sâu về các lĩnh vực cung cấp trọn gói và tư vấn giải pháp cho các văn phòng, nhà máy và các cơ quan nhà nước Đặc biệt, MAXBUY Việt Nam đã tham gia đấu thầu rất nhiều dự án cung cấp vật tư thiết bị cho khối cơ quan nhà nước như: Các trường học, sở giáo dục, các các tổ chức phi chính phủ, Viện Nghiên cứu, Ủy Ban Nhân Dân Quận,Thành phố, khối Ngân hàng và Các tập đoàn lớn Các dự án mà MAXBUY ViệtNam tham gia đều triển khai theo đúng tiến độ và được đánh giá là nhà thầu uy tín.
Cùng với sự phát triển của Công ty và sự quan tâm sâu sắc của Lãnh đạoCông ty, các CBCNV luôn được tạo mọi điều kiện tốt nhất về môi trường làm việc,các chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực Những điều này giúp CBCNV có thể yên tâm Công tác và cống hiến cho Công ty, cũng như thu hút được ngày càng nhiều nguồn nhân lực có chất lượng cao làm việc lâu dài tại Công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam
Biểu đồ 01: Bộ máy quản lý của Công ty
1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí
Biểu đồ 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Cơ cấu tổ chức của Công ty hiện tại được xây dựng theo cơ cấu chức năng bao gồm 3 phòng ban và đứng đầu là Giám đốc
Giám đốc Công ty Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của:
Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, là người đại diện theo pháp luật của Công ty.
Phó giám đốc Trợ giúp cho Giám đốc trong tất cả các công việc, chuyển giao: các kế hoạch từ Giám đốc tới từng bộ phận, ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền của Giám đốc, giám sát, quản lý và thúc đẩy các bộ phận làm việc, quản lí trực tiếp mảng kinh doanh của doanh nghiệp, một số công việc khác khi có yêu cầu của Giám đốc.
Thực hiện các công việc thu chi hằng ngày
Lập báo cáo thuế, báo cáo kinh doanh hàng tháng.
Nhập xuất đồ dùng, trang thiết bị phát sinh.
Theo dõi, giám sát, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.
Tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng tài chính của Công ty sao cho có hiệu quả nhất.
Phòng Marketing: Thực hiện các chiến lược Marketing nhằm thu hút khách hàng và tạo sự tin tưởng với khách hàng
Thực hiện các Công tác quảng bá sản phẩm.
Tìm kiếm các khách hàng mới và tạo thương hiệu trong lòng khách hàng.
Phòng Kinh Doanh: Khi có khách hàng của Công ty, lập các hợp đồng về việc ký kết, giao bán sản phẩm và chịu trách nhiệm trong khâu vận chuyển.
1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Biểu đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
Là chức danh nghề nghiệp được nhà nước quy định Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong Công ty Xuất phát từ vai trò Kế toán trong công tác quản lý nên Kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp Trước hết là các hoạt động tài chính Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy Kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của Kế toán.
Công việc của Kế toán trưởng:
Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán Công ty nên Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về mảng kế toán của đơn vị mình
Tố chức bộ máy kế toán trong Công ty.
Lựa chọn chế độ kế toán, thiết lập các tính toán.
Đào tạo, hướng dẫn các kế toán thành viên.
Cập nhật, phổ biến kiến thức mới.
Phân công, kiểm tra, rà soát công việc.
Báo cáo, tham mưu cho giám đốc về Kế toán tài chính.
Làm việc với các cơ quan chức năng…
Công việc của kế toán tống hợp: Là người đứng ngay sau Kế toán trưởng
Hướng dẫn, phân công các công việc cho các Kế toán thành viên.
Kiếm tra, rà soát các công việc của Kế toán thành viên.
Tổng hợp số liệu của các bộ phận, lên sổ sách và lập các báo cáo cuối kỳ, cuối năm.
Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng, ban Giám đốc…
Công việc của kế toán tiền (thu – chi):
Theo dõi sự biến động của tiền trong Công ty, các khoản thu – chi hàng ngày.
Sự biến động của tiền bao gồm tiền mặt và tiền trong ngân hàng Kế toán thu chi có thể kiêm luôn cả chức năng thủ quỹ hoặc có người làm thủ quỹ riêng hỗ trợ.
Công việc của kế toán công nợ:
Theo dõi công nợ của Công ty, các khoản phải thu – phải trả của Công ty với khách hàng cũng như nhà cung cấp.
– Lên kế hoạch thu hồi nợ, trả nợ.
– Báo cáo ban giám đốc về tình hình Công nợ trong Công ty.
Công việc của kế toán kho: Theo dõi tình hình biến động của hàng hóa, tài sản trong kho
– Ghi chép, lập các chứng từ về xuất kho – nhập kho.
– Kiểm kê kho định kỳ….
– Phối hợp với thủ kho và các bộ phận kế toán khác thực hiện các Công việc.
Công việc của kế toán thuế: Làm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thuế trong Công ty (đây là mắt xích quan trọng của bộ máy kế toán trong Công ty). – Thu thập, xử lý các hóa đơn, chứng từ kế toán.
– Tính thuế, kê khai, làm báo cáo thuế.
– Làm các báo cáo về hóa đơn chứng từ.
– Làm việc với cơ quan thuế….
Công việc của kế toán tiền lương: Công việc liên quan đến các khoản phải thu – phải trả với người lao động trong Công ty.
– Chấm Công nhân viên, người lao động.
– Tính lương, thanh toán tiền lương cho lao động.
– Tạm ứng lương khi người lao động có nhu cầu.
Công việc của kế toán giá thành: Tính toán giá thành sản phẩm để đưa ra giá kinh doanh hợp lý Kế toán giá thành thường chỉ có trong các đơn vị sản xuất.
Công việc của kế toán bán hàng:
– Lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa.
– Kiểm tra hàng hóa tại Công ty.
– Lên các kế hoạch nhập hàng, bán hàng.
– Báo cáo tình hình mua bán hàng….
Định hướng phát triển của đơn vị
Cam kết của Công ty:
– Cam kết bán hàng chính hãng, chất lượng tốt
– Cam kết tư vấn khách hàng những sản phẩm tốt nhất, phù hợp nhất với khách hàng
– Lợi ích của khách hàng gắn liền với lợi ích của Công ty
Trở thành một Công ty có uy tín, thương hiệu trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối các sản phẩm Công nghệ dưới mô hình kinh doanh trực tuyến nhằm đem lại sự hài lòng nhất đối với mọi khách hàng.
Phấn đấu là một doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ hàng đầu tại miền Nam và chiếm thị phần từ 25-30% thị trường Tp.HCM trong 5 năm tới.
“Trở thành kênh mua sắm hàng đầu thị trường Việt Nam, hàng hóa đa dạng và chất lượng, mang lại sự tiện dụng và lợi ích tối đa cho người tiêu dùng’’.
“MAXBUY cam kết cung cấp dịch vụ và sản phẩm tốt và rẻ nhất tới tay khách hàng Với khẩu hiệu mua gì cũng có – giá rẻ bất ngờ – khuyến mãi từng giờ. Tạo môi trường mua sắm tiện lợi trong thời kì Công nghệ thông tin bùng nổ’’. Bên cạnh đó, Công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm mang lại sự hài lòng, thỏa mãn cho khách hàng Tích cực nỗ lực không ngừng nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty tới khách hàng.
Ngoài ra, Công ty còn tập trung cho việc phát triển nguồn nhân lực có chuyên môn cao và phẩm chất đạo đức tốt Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM
Khái quát cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng
Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
2.1.2 Một số nghiệp vụ phát sinh và phương pháp định khoản
Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
+ Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
+ Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp) Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
+ Sổ chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
+ Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch).
Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
+ Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy,
Kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần Công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt được hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng Công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
+ Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 611 – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích, mô tả, tổng hợp
- Dựa trên thông tin thu thập được từ việc đọc tài liệu tại Công ty, tiến hành phân tích quy trình kiểm toán của Công ty sau đó tổng hợp và mô tả theo dạng lý thuyết.
- Mô tả từng bước khi tiến hành kiểm toán Công ty khách hàng, cách phân tích số liệu từ khách hàng cung cấp.
- Phương pháp mô tả cũng được sử dụng nhằm mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị từ đó đánh giá sự hữu hiệu của nó nhằm xác định các sai sót tiềm tàng dấn đến khoản mục nợ phải thu khách hàng bị sai lệch trọng yếu.
Thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công nghệ
2.3.1 Phân tích tình hình công nợ phải thu khách hàng tại Công ty thời gian gần đây
Phân tích tình hình công nợ là một việc rất cần thiết và quan trọng, việc phân tích một cách thường xuyên và chính xác sẽ giúp cho ban GĐ có được thông tin tài chính quan trọng liên quan đến việc hoạt động SXKD của Công ty Trên cơ sở đó, ban GĐ có thể đánh giá những mối quan hệ thanh toán Công nợ như thế nào, từ đó sẽ có những biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời, tránh tình trạng nguồn vốn của Công ty bị ảnh hưởng.
Bảng 01: Bảng phân tích tình hình các khoản phải thu khách hàng
Qua bảng phân tích ta thấy được, khoản phải thu của Công ty có biến động qua ba quý đầu năm 2022: quý II khoản phải thu khách hàng tăng 469.021.101 đồng Quý III khoản phải thu khách hàng tăng 348.065.317 Dự phòng thu khó đòi tăng nhưng không đáng kể.
2.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng các chứng từ, giấy tờ liên quan đến các khoản phải thu khách hàng:
– Hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ
– Giấy báo Có của Ngân hàng
– Biên bản xác nhận Công nợ
– Biên bản nghiệm thu bán hàng
– Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng
2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng Để có thể quản lý các khoản phải thu khách hàng cũng như các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng:
– TK 131 - Phải thu khách hàng
– TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
2.3.4 Trình tự luân chuyển chứng từ các khoản phải thu tại Công ty
2.3.4.1 Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ
Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ (bán chịu) tại Công ty MAXBUY
Biểu đồ 04: Sơ đồ quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty
Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng: Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận những đơn đặt hàng ban đầu của khách hàng như qua Email, điện thoại,…
Bước 2: Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu: Căn cứ vào các đơn hàng mà đã được tiếp nhận, để xác nhận về khả năng cung ứng đúng hạn của Công ty và lập lệnh cung cấp dịch vụ Ngoài ra còn cần có những thủ tục để đảm bảo các cơ sở pháp lý cho việc đặt hàng của khách hàng Việc chấp nhận các đơn đặt hàng cần được thông báo cho khách hàng biết để tránh những tranh chấp không đáng có sau này.
Bước 3: Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ vào các đơn bán hàng và các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ trong hay ngoài Công ty, bộ phận phụ Tiếếp nh n đ n đ t ậ ơ ặ hàng
Chấếp nh n đ n đ t ậ ơ ặ hàng theo yếu cấầu c a khách hàng và ủ theo giá cả
Xét duy t bán ch uệ ị
Chu n b và th c ẩ ị ự hi n đ n hàngệ ơ L p và ki m tra hóa ậ ể đ nơ Theo dõi thanh toán nợ
Xét duy t hàng bán ệ b tr l i hay gi m ị ả ạ ả giá
Cho phép xóa s các ổ kho n n không thu ả ợ hôầi được hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là một trong những thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu Công ty thường áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký quỹ hay thế chấp tài sản.
Bước 4: Chuẩn bị và thực hiện đơn đặt hàng: Căn cứ và lệnh bán hàng đã được phê duyệt, các bộ phận có liên quan tiến hành cung cấp dịch vụ.
Bộ phận thực hiện cung cấp dịch vụ sẽ gửi phiếu xác nhận của khách hàng là đã thực hiện cung cấp dịch vụ Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về số lượng, quy cách và các dữ liệu có liên quan.
Bước 5: Lập và kiểm tra hóa đơn: Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên là nó cần được lập một cách chính xác và đúng thời gian Hóa đơn thường sẽ được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng Bộ phận này có những trách nhiệm:
– Kiểm tra những số liệu trên chứng từ
– So sánh lệnh bán hàng so với chứng từ, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có)
– Ghi tất cả những dữ liệu này vòa hóa đơn
– Ghi giá vào hóa đơn cung cấp dịch vụ
– Tính ra số tiền cho từng loại sản phẩm và cho cả hóa đơn
– Trước khi gửi hóa đơn đến cho khách hàng thì cần kiểm tra kỹ lại số liệu được ghi trên hóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng.
Bước 6: Theo dõi thanh toán: Sau khi đã lập hóa đơn và giao đến cho khách hàng thì kế toán sẽ tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu cho đến khi chúng được thu hồi toàn bộ hay đã được phê duyệt xóa nợ Kế toán sẽ liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân đòi Công nợ Đồng thời, Công ty cũng sẽ thường xuyên gửi các thông báo nợ đến cho khách hàng, giúp Công ty nhanh chóng thu hồi được các khoản nợ phải thu, cũng như giúp Công ty xác minh – điều chỉnh kịp thời những chênh lệch (nếu có) giữa số liệu hai bên.
Bước 7: Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: Nếu khách hàng không hài lòng với số sản phẩm nhận được do sai quy cách hay kém chất lượng, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị Vì thề doanh nghiệp cũng cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đơn hàng hóa này.
Bước 8: Cho phép xóa số các khoản nợ không thu hồi được: Khi không còn hy vọng về việc thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị các cấp có thẩm quyền được phép xóa sổ các khoản nợ này, căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Ngoài ra thì việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản mục phải thu do nhân viên tạm ứng hay thu khác cũng sẽ góp phần tránh được những thất thoát về tài sản của Công ty và làm cho báo cáo tài chính được phản ánh trung thực.
2.3.4.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Kế toán nhập liệu trước khi thu tiền, xuất hóa đơn cho khách hàng
Tùy theo các trường hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy nên kế toán phải thu dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi Công để nắm được tiến trình Công việc để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để tiến hành yêu cầu thanh toán cũng như lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học.
– Để theo dõi công nợ phải thu một cách hiệu quả và chặt chẽ, kế toán phải thu, phải nắm được các điều khoản thanh toán từng dự án và từng khách hàng.
Đánh giá thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng của Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam
Công tác Kế toán các khoản phải thu khách hàng được Công ty tổ chức khá chắt chẽ theo quy trình thống nhất Ở trong quy trình này, mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều phối hợp với nhau để theo dõi các nghiệp vụ của Công ty một cách hoàn chỉnh và đạt ở mức tốt nhất, bên cạnh đó Công ty còn chấp hành tốt những chính sách của Nhà nước.
Cập nhật kịp thời các số liệu liên quan đến nghiệp vụ để giúp cho ban lãnh đạo lấy đó làm cơ sở để điều hành Công ty.
Kế toán phải thu khách hàng chưa theo dõi sát sao việc thu thập số liệu từ các phòng ban kiên quan để làm cơ sở cập nhật số liệu chính xác, kịp thời.
Nhiều khách hàng không muốn trả nợ nên để nợ tồn đọng trong thời gian dài. Công ty đã bị chiếm dụng vốn một khối lượng không nhỏ, do đó sẽ phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi trong nhiều năm Thế nhưng Công ty vẫn chưa có phương pháp thu hồi các khoản nợ này.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Kiến nghị
Việc mua bán chịu với số tiền mà khách hàng chiếm dụng của Công ty sẽ tiếp tục diễn ra nếu như Công ty không có phương pháp giải quyết, với thời hạn dài vẫn tiếp diễn sẽ làm ảnh hưởng đến việc thanh toán của Công ty đối với các khoản nợ Sau đây là những ý kiến cho biện pháp cải thiện vấn đề thu hồi nợ khách hàng của Công ty MAXBUY:
+ Khi Công ty ký kết hợp đồng nên ghi rõ thời hạn thanh toán
+ Nếu mua hàng trả chậm thì số dư nợ của khách hàng không quá 20% doanh thu, thời gian nợ trong vòng 1 năm phải thanh toán nếu quá thời hạn thì phải chịu lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán.
+ Công ty phải có kế hoạch quản lý các khoản thu hợp lý với từng hợp đồng Nếu hợp đồng nào có quy mô lớn, Công ty nên chia ra các lần thanh toán để khách hàng trả nợ dứt điểm.
+ Công ty nên thông báo cho khách hàng trong khoản 10 ngày trước thời hạn thanh toán để khách hàng thanh toán chủ động hơn, tránh việc trì hoãn
+ Công ty có thể gửi thư, email, gọi điện,… Công ty nên rõ ràng hơn trong việc cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng những biện pháp cứng rắng hơn thì cơ hội thu hồi nợ sẽ cao hơn.
Bài học kinh nghiệm sau đợt kiến tập
Thông qua những ngày kiến tập, Công ty có những phần ưu và khuyết điểm có thể đút kết được rằng:
Công ty có bộ máy quản lý khá chặt chẽ được sắp xếp và tổ chức theo quy mô trực tuyến, vì vậy mà có thể quản lý và giải quyết được những tình huống xấu để giảm thiểu khả năng tổn thất cho Công ty Ngoài ra, các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi lại một cách nhanh chóng, kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện tốt, hoàn thành tốt Công việc được giao và kế hoạch Công ty cũng được triển khai một cách tốt nhất.
Công tác hoạch toán của kế toán được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết và đầy đủ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác
Công ty MAXBUY đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ cùng với áp dụng chương trình kế toán máy vào Công tác kế toán Chính vì vậy, Công tác kế toán được tiến hành đơn giản nhưng hiệu quả một cách nhanh chóng, đảm bảo thông tin chính xác, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và cung cấp số liệu kịp thời khi có yêu cầu
Bên cạnh đó, Công ty còn có lập riêng bảng theo dõi khoản phải thu Công nợ được tính theo số ngày nợ và theo mỗi hóa đơn của từng khách hàng để thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng cần phải thu hồi nợ hàng năm
Tuy nhiên, qua quá trình quan sát thì bộ phận kiểm soát nội bộ tuy hoạt động độc lập nhưng cũng có khả năng thông đồng với nhau ( nhân viên ), gây ra các sai phạm hay tình trạng làm qua loa, cho có, không kiểm tra lại gây ra sai sót số liệu. Điều này sẽ dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng đến các khoản mục trên báo cáo tài chính của Công ty.
Ban Giám đốc chưa có chế độ cụ thể bằng văn bảng dành cho khách hàng được hưởng chế độ chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán mà chỉ hướng hẹn với khách hàng bằng miệng, dẫn đến kế toán gặp khó khăn về việc bù trừ Công nợ cho khách hàng và dễ gây hiểu lầm.
Với hơn 12 năm phát triển, Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam trở một doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực thương mại điện tử bằng việc ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp Quốc tế, không những thế còn có mối quan hệ bạn hàng với nhiều đối tác lớn trong vŕ ngoài nước, trở thành nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam
Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam đều có bộ máy quản lý, bộ phận kế toán chặt chẽ và liên kết với nhau, thực hiên các Công việc thu chi hằng ngày, lập báo cáo thuế, báo cáo kinh doanh hàng tháng, theo dõi, giám sát, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến Công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên luôn được đào tạo và hướng dẫn, cập nhật và phổ biến kiến thức mới, phân Công, kiểm tra và rà soát Công việc một cách chặt chẽ để tránh những trưởng hợp xấu như cấu kết hay gian lận, tha ô hay biển thủ tài sản của Công ty.
Mặt khác, Công ty quản lý chặt chẽ về kiểm soát nội bộ và các hóa đơn,chứng từ của Công ty Song việc khách hàng không sẵn sàng trả tiền hay không có khả năng thanh toán vẫn xảy ra nhưng không nhiều, vì thế kế toán nên cần phải lập khoản dự phòng với khoản nợ này Khoản dự phòng sẽ được tính là chi phí nợ xấu hoặc kế toán nên áp dụng những biện pháp mạnh như gửi thư, email, thông tin khách hàng để có thể nhắc nhở khách hàng trong thời hạn là 10 ngày trước khi thanh toán,… để có thể đảm bào tài sản của Công ty không bị hao hụt.