báo cáo thực tập tốt nghiệp tại công ty tnhh dệt may hoa sen

MỞ ĐẦU Đối với các doanh nghiệp hiện nay việc tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng để tạo nên sự thông thương hiệu quả và an toàn là vấ

i UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÝ TỰ TRỌNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY HOA SEN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN PHẠM NGỌC TRINH

i UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÝ TỰ TRỌNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI

CÔNG TY TNHH DỆT MAY HOA SEN

ĐỀ TÀI KHAI CHỨNG TỪ LÊN PHẦN MỀM CÔNG TY

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Huỳnh Kim Liên đã tận tình hướng dẫn trong quá trình hoàn thành bài viết

Em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô trong khoa kinh tế của trường Cao Đẳng

Lý Tự Trọng đã truyền tải kiến thức quý báu trong suốt những năm em theo học tại trường Nhờ những vốn kiến thức này em đã vận dụng được trong thực tế và từng bước nghiên cứu, hoàn thành bảng báo cáo thực tập một cách tốt nhất

Sau hơn 2 tháng được thực tập ở công ty em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty

đã tạo điều kiện cho em thực tập và làm việc tại công ty trong thời gian qua Giúp em kết nối những kiến thức lý thuyết sách vở với thực tế và nâng cao vốn kiến thức chuyên môn

Cuối cùng, em xin kính chúc các thầy cô sức khỏe dồi dào và thành công trong công việc giảng dạy cao quý này Đồng kính chúc các cô chú và anh chị trong Công Ty TNHH DỆT MAY HOA SEN luôn khỏe mạnh và đạt được nhiều thành công trong công việc

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP (Nhận xét toàn đợt thực tập)

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Ngày … tháng … năm 2024

Đơn vị thực tập

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

(Nhận xét toàn đợt thực tập)

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Ngày … tháng … năm 2024

Giảng viên hướng dẫn

vi MỤC LỤ

LỜI CẢM ƠN iii

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP iv

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỆT MAY HOA SEN 4

1.1 Tóm lượt quá trình hình thành và phát triển 4

1.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH DỆT MAY HOA SEN 4

1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 5

1.2.1 Chức năng 5

1.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH DỆT MAY HOA SEN 10

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 10

1.4 Tình hình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp 3-5 năm 12

CHƯƠNG 2: VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY DỆT MAY HOA SEN 15

2.1 TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ 15

2.1.1 Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu 15

Các việc cần phải làm của Docs /Cus:Hàng Nhập 15

2.2 CÁC CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU 16

18 2.3.1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH HÀNG 18

2.3.2 TIẾP NHẬN KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ 18

2.3.3 KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ 19

2.3.4 NHẬN D/O TỪ HÃNG TÀU 21

2.3.5 LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG 21

2.3.6 NHẬN HÀNG TỪ KHO CFS VÀ GIAO CHO KHÁCH HÀNG 22

2.3.7 QUYẾT TOÁN VÀ BÀN GIAO CHỨNG TỪ CHO KHÁCH HÀNG 23

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN.

MỞ ĐẦU

Đối với các doanh nghiệp hiện nay việc tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng để tạo nên sự thông thương hiệu quả và an toàn là vấn đề cấp bách và thiết thực nhất cần được nghiên cứu và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện Vậy vấn đề đặt ra là: Làm thế nào để đưa hàng hóa từ nhà máy đến nơi phân phối một cách an toàn, tiết kiệm và nhanh nhất có thể?Với vấn

đề nang giải đó thì Logistics chính là ngôn ngữ ngắn gọn xúc tích và là câu trả lời hay nhất và cũng chính là giải pháp tối ưu nhất để giải quyết vấn đề được nêu trên

Logistics tham gia quá trình tối ưu hóa sản xuất, thu thập, xử lí thông tin, lập kế hoạch nhiên vật liệu đầu vào trong quá trình sản xuất Và khi lựa chọn được nhà cung ứng thìđiều cần thiết và quan trọng nhất làm thế nào để đưa hàng về: bằng phương thức vận chuyển gì? làm thủ tục xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa như thế nào? và logistics

có thể mang hàng hóa đến kho lưu trữ bằng cách gì? các kênh phân phối đến tay ngườitiêu dùng ra sao? Logistics còn tham gia xử lí các hoạt động thu hồi, xử lí thành phầm, phế phẩm của quá trình sản xuất làm sao cho hiệu quả kinh tế cao nhất Vậy tất cả những vấn đề đó hoạt động Logistics đều thực hiện được

Như vậy ngoài những nhu cầu thiết yếu cho cuộc sống thì hoạt động logistics đóng vai trò cực kì quan trọng trong cuộc sống hiện đại ngày nay, trong sự phát triển của thị trường công nghiệp hóa hiện đại hóa, và góp phần làm quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, đặc biệt ngày càng đáp ứng

xu hướng trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì việc hoàn thiện giải pháp logistics

là điều không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

1 AMS (Advanced Manifest System fee): yêu cầu khai báo

chi tiết hàng hóa trước khi hàng hóa này được xếp lêntàu( USA, Canada)

2 AFR (Advance Filling Rules Surcharge): phí khai báo

trước cho lô hàng xuất khẩu sang Nhật (quy tắc AFR của Nhật)

3 ENS (Entry Summary Declaration): phụ phí kê khai hàng

sơ lược hóa nhập khẩu vào Châu Âu nhằm đảm bảo

an ninh trong khu vực

4 HBL (House Bill of Lading): Vận đơn nhà ( từ công ty vận

7 D/O (Delivery Order): lệnh giao hàng

8 FCL (Full container load): hàng nguyên container

9 LCL (Less than container Load): hàng lẻ

10 NVOCC (Non Vessel Operating Common Carrier): Nhà cung

cấp dịch vụ vận tải không tàu

11 CFS (Container freight station): kho khai thác hàng lẻ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng lẻ

Hình 2.1: Khai báo hải quan điện tử

Hình 2.2: Phân luồng hàng hóa

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỆT MAY HOA SEN

1.1 Tóm lượt quá trình hình thành và phát triển

1.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH DỆT MAY HOA SEN

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỆT MAY HOA SEN

- Tên Tiếng Anh : LOTUS TEXTILE & GARMENT CO.,LTD

- Địa chỉ: Đường số 6, KCN Trảng Bàng, Phường An Tịnh, Thị xã Trảng Bàng, Tây Ninh

- Logo của công ty:

- Người đại diện pháp luật: Chen, Miao-Chi

- Điện thoại: (0276) 3896 227

- Fax: (028) 3974 1280

- Email: miaochi@lgtvn.com

- Mã số thuế: 3900319147

- Trạng thái hoạt động: Đang hoạt động

- Loại hình doanh nghiệp: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

1.1.2 Quá trình phát triển công ty Dệt May Hoa Sen

Công ty được thành lập vào năm 2002 với vốn đầu tư 100% của nước ngoài, công ty đã duy trì tốc độ tăng trưởng ổn định thông qua xuất khẩu hàng may mặc chuyên dụng và quản lý nội bộ ổn định Giờ đây, công ty đã phát như một tập đoàn vớicấu trúc kinh doanh ổn định và có lợi nhuận, đảm bảo ít lãng phí hơn trong quá trình phát triển & chuỗi cung ứng tinh gọn, mang lại phản ứng nhanh chóng, sản phẩm chất lượng cao

Công ty Dệt May Hoa Sen hoạt động trong lĩnh vực sản xuất Chuyên sản xuất

sợi, dệt thoi, hoàn thiện các sản phẩm dệt Sản xuất vải dệt kim, vải len đan móc và cácsản phẩm vải không dệt khác: sản xuất hàng may sẵn, sản xuất chăn đệm, lưới, các mặthàng dệt

Thị trường tiêu thụ:

Đối với thị trường trong nước: công ty luôn xác định việc giữ vững và phát triển thị trường nội địa Hiện nay công ty đang là một trong những nhà cung cấp lớn các sảnphẩm may cho người tiêu dụng toàn quốc thông qua các đại lý bán hàng trên cả nước Đối với thị trường nước ngoài: Việc mở rộng phát triển thị trường, đẩy mạnh xuất khẩu luôn là mục tiêu chiến lược quan trọng của công ty Cho đến nay, công ty đãxây dựng hệ thống bán hàng và ổn định mở rộng thị trường như :

- Thị trường Mỹ: London FOG, Pacific Trail, Colubia

- Thị trường EU: Melcher, Quelee, Melcosa

1.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Dệt May Hoa Sen

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức

Giám đốc:

Ông Miao-Chi là người có quyền cao nhất trong công ty, là người quyết định vàgiao nhiệm vụ cho các phòng ban, quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh các

dự án của công ty

Quyết định về việc tuyển dụng nhân sự đồng thời đưa ra quyết định đối với các vấn đề khác liên quan tới tiền lương, khen thưởng, phúc lợi của nhân viên

GIÁM ĐỐC

PHÒNG

LOGISTICS

PHÒNGXUẤTKHẨU

BỘ PHẬN SẢN XUẤT

BỘ PHẬNHÀNHCHÍNH

PHÒNGNHẬPKHẨU

+ Chịu trách nhiệm về các khoản thu chỉ của công ty.

+Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo công nợ của các khách hàng và đại

lý nước ngoài

+Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn

+Làm quyết toán và kiểm toán nguồn vốn các tài khoản ngoại tệ

+Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc

 Phòng nhân sự:

+ Quản lý về nhân sự, lương bổng khen thưởng, theo dõi đề bạt với Giám đốc.+Thực hiện các hợp đồng thuê lao động, thiết bị công tác và mua văn phòng phẩm

+Tổ chức các buổi họp, liên hoan và tiếp khách

+Bộ phận giao nhận dưới sự yêu cầu của bộ phận chứng từ và sales chịu trách nhiệm đi lấy D/O và làm các công việc liên quan

1.2 Tình hình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp 3-5 năm.

Công ty TNHH Dệt May Hoa Sen tuy mới thành lập cách đây không lâu nhưng đãtạo được nhiều uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Nhiều khách hàng đã tìm đến với công ty để được cung cấp dịch vụ nhanh gọn, hiệu quả và giới thiệu cho những công ty khác Chính vì vậy mà ngày càng thu hút được nhiều khách hàng mới.Doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng lên minh chứng cho việc kinh doanh hoạt động giao nhận của công ty đạt được sự phát triển nhất định Việc tăng trưởng đều về doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng như về khoản chi phí được phản ánh thông qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây từ năm 2017 đến năm 2019

Lợi nhuận sau thuế 75.887,2 84.686,4 100.860,8

Nguồn: Phòng Kế Toán Công Ty TNHH Dệt May Hoa Sen

xvBảng1.1: Bảng Số Liệu Kinh Doanh Của Công Ty Từ Năm 2017-2019

Trong năm 2017, 2018, 2019 và những tháng đầu năm 2018 công ty đã ký kết đượcnhiều hợp đồng dài hạn đối với các đối tác trong nước và ngoài nước,ngoài ra công tycòn có mối quan hệ tốt với một số hãng tàu Đây chính là mấu chốt quan trọng thúcđẩy sự phát triển của công ty trong việc kinh doanh dài lâu Giám Đốc công ty cùngvới đội ngũ nhân viên cần nỗ lực hơn nữa nhằm cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất

để giữ vững các mối quan hệ hợp tác và ngày càng khẳng định thương hiệu MelodyLogistics trong lòng khách hàng Do đó doanh thu mà công ty đạt được năm 2019 là521.776 USD, tăng 85.475 USD so với năm 2018 Trong đó doanh thu từ việc xuấtnhập khẩu hàng nguyên Container chiếm tỷ trọng cao

Sự gia tăng chi phí phát sinh do công ty phải mở rộng văn phòng, mua sắm thêmtrang thiết bị, hoàn thiện cơ sở vật chất cũng như chi phí của các nguồn thuê ngoài có

sự gia tăng về giá theo thời gian Sự gia tăng này được đánh giá là một khoản chi phíhợp lí với tình hình thực tế của công ty

Trong thời gian tới công ty đang thực hiện nhiều hình thức quảng cáo và chăm sóckhách hàng ngày càng tốt hơn để luôn phát triển và thành công

Doanh thu theo loại hình kinh doanh từ năm 2017 – 2019:

Doanh thu (USD)

Tỷ trọng (%)

Doanh thu (USD)

Tỷ trọng (%)

Doanh thu (USD)

Tỷ trọng (%)

Nguồn: Phòng Kế Toán Công Ty TNHH Dệt May Hoa Sen

Bảng 1.2: Bảng Số Liệu Kinh Doanh Của Công Ty Từ Năm 2017-2019

Nhận Xét

Từ bảng trên ta thấy điểm mạnh của công ty sản xuất Cụ thể năm 2018,doanh thu bên mảng đại lý giao nhận đạt 230.205 USD, nhiều hơn năm 2017 là20.205 USD tăng 0,58% và đồng thời cũng là dịch vụ chủ lực của công ty Năm 2018doanh thu đại lý giao nhận đạt 278.390 USD, nhiều hơn năm 2018 là 48.185 USD,tăng hơn 0,67%, điều này chứng tỏ công ty đang từng bước phát triển không ngừng

và thu lợi nhiều nhất ở lĩnh vực dịch vụ đại lý giao nhận

So với 2 mảng dịch vụ trên thì mảng xuất khẩu , nhập khẩu có phần ổn định, vàkhông phát triển cho lắm so với các năm qua Cụ thể trong năm 2016 mảng này mang

về khoảng 14.550 USD nhưng đến năm 2017 thì chỉ tăng nhẹ 15.758 USD, kể từ năm

2017 đến 2018 có phần giảm nhẹ là 0,53% , công ty chưa thực sự đầu tư mạnh vàomảng dịch vụ này

Lí do doanh thu về mặt dịch vụ này giảm vì công ty phải thuê xe bên ngoài nên chưa

có giá cạnh tranh với những doanh nghiệp khác Doanh thu về mảng môi giới hànghải tăng ít trong năm 2017, chỉ được khoảng 608 USD/năm lí do doanh nghiệp cónhiều khoảng phí làm hàng chưa cạnh tranh được với những doanh nghiệp lớn khác

CHƯƠNG 2: VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY DỆT MAY HOA SEN.

1.3 2.1 TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ Nhân viên chứng từ có thể hình dung tổng quan công việc này liên quan đến các

loại giấy tờ, văn bản có liên quan đến pháp luật, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là

vị trí đảm nhiệm công việc làm giấy tờ văn bản về xuất nhập khẩu hàng hóa cho doanhnghiệp Trong đó, chứng từ xuất nhập khẩu cũng được chia thành nhiều mảng nhỏ khác nhau

Công việc của nhân viên chứng từ: là người sẽ làm việc liên quan đến chứng từ, từ việc chuẩn bị bộ chứng từ để khai quan, khai quan điện tử, bộ chứng từ làm C/O (nếu

xviiicó), bộ chứng từ làm công bố ATTP (an toàn thực phẩm), truyền manifest và chuẩn bị

hồ sơ chỉnh manifest, làm bill of lading, phát hành D/O, nhập liệu, lưu hồ sơ

2.1.1 Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.

1.4 Các việc cần phải làm của Docs /Cus:Hàng Nhập

 Nhận và kiểm tra chứng từ với Đại Lý

 Chuẩn bị khai E-manifest với Hãng Tàu / Hải Quan

 Liên hệ Hãng tàu để kiểm tra ngày tàu cập cảng

 Phát hánh Thông Báo Hàng Đến và D/O để giao cho khách hàng

 Chuẩn bị chứng từ để đưa hàng vào kho

 Làm đề nghị thanh toán tiền Cước & Local charge cho Hãng tàu

 Nhập đầy đủ chi phi vào phân mềm

 Xử lí các vấn đề liên quan đến hàng hóa & chứng từ với các bên liên quan Hoàn tất việc Báo Cáo và lưu trữ hồ sơ

Các việc cần phải làm Docs/Cus: Hàng Xuất

 Nhận shipping instruction từ phòng Sale/ khách hàng

 Phát hành HBL và gửi cho khách hàng kiểm tra

 Gửi chi tiết MBL cho Hãng Tàu

 Khai ENS, AFR, AMS… cho các tuyến đặc biệt

 Gửi pre-alert cho Đại lý trước khi tàu đến cảng đích

 Theo dõi lịch tàu chạy và lịch trình hàng hóa để báo cho khách hàng

 Xử lí các vấn đề liên quan đến hàng hóa & chứng từ với các bên liên quan

 Hoàn tất việc Báo Cáo và lưu trữ hồ sơ

1.5 2.2 CÁC CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU.

-Chứng từ bắt buộc phải có:

 Hợp đồng thương mại (Sales Contract):

Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi… Đây là loại phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn dùng trong mua bán quốc tế

 Phiếu đóng gói hàng hóa (Paking list):

Là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng Qua đó, người đọc cóthể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…

 Vận đơn (Bill of lading):

Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay) Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó

 Tờ khai hải quan (Customs Declaration):

Chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia

-Chứng từ thường có:

 Thư tín dụng (L/C):

Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ

 Chứng thư bảo hiểm (Insurance Certificate):

Bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm Tùy theo điều kiện cơ sởgiao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí

 Chứng nhận xuất xứ (C/O):