Báo cáo thực tập tốt nghiệp đơn vị thực tập công ty tnhh việt nam gisan mobile

Hệ thống thông tin giúp công việc quản lý dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được lượng lớn thời gian và công sức.Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực t

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH BẮC

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đơn vị thực tập: CÔNG TY TNHH VIỆT NAM GISAN MOBILE BÁO CÁC THỰC TẬP: TÌM HIỂU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SAP TRONG XỬ LÝ THANH TOÁN MUA HÀNG

SVTT: Lớp:

LỜI CẢM ƠN

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

1.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng ban 3

1.3 Hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile 5

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XỬ LÝ THANH TOÁN MUA HÀNG TRÊNPHẦN MỀM SAP 7

2.1 Giới thiệu về quy trình xử lý thanh toán mua Jig trên SAP 7

2.1.1 Quy trình xử lý thanh toán mua Jig trên SAP 7

2.1.2 Các bước thực hiện xử lý thanh toán mua Jig trên SAP 7

2.2 Phần mềm xử lý thanh toán mua Jig trên SAP 8

2.2.1 Tổng quan về phần mềm SAP 8

2.2.2 Các bước chi tiết để thực hiện xử lý thanh toán mua Jig trên SAP 8

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ KẾT LUẬN 27

3.1 Kết quả đạt được 27

3.2 Kết luận 28

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 1 1: sơ đồ tổ chức của công ty tnhh việt nam gisan mobile 9

Hình ảnh 2 1: giao diện phần mềm sap 8

Hình ảnh 2 2: giao diện đăng nhập 9

Hình ảnh 2 3: hình ảnh sau khi đăng nhập vào t-code 9

SVTT: Lớp:

Hình ảnh 2 4: lấy hóa đơn điện tử trên hệ thống einvoice 10

Hình ảnh 2 5: dữ liệu hệ thống sap 10

Hình ảnh 2 7: thực hiện xử lý thanh toán 11

Hình ảnh 2 8: xử lý thanh toán cho 1 invoice 12

Hình ảnh 2 9: thực hiện xử lý thanh toán cho 1 invoice 12

Hình ảnh 2 10 a: thực hiện xử lý nhiều invoice cùng lúc 13

Hình ảnh 2 10 b: thực hiện xử lý nhiều invoice cùng lúc 14

Hình ảnh 2 10 c: thực hiện xử lý nhiều invoice cùng lúc 15

Hình ảnh 2 11: thực hiện mở t-code 16

Hình ảnh 2 13: số giao dịch được chuyển sang hệ thống em-voucher 17

Hình ảnh 2 14: sửa đổi invoice number 17

Hình ảnh 2 15: thực hiện sửa đổi thông tin 18

Hình ảnh 2 16: đăng nhập hệ thống em-voucher 19

Hình ảnh 2 17: submit hệ thống em-voucher 19

Hình ảnh 2 18: tab invoice 20

Hình ảnh 2 19: tab gr 20

Hình ảnh 2 20: kiểm tra trạng thái po 21

Hình ảnh 2 21: tab payment requet 21

Hình ảnh 2 22: chọn người approved 22

Hình ảnh 2 23 a: kiểm tra t-code “ zgui03” 23

Hình ảnh 2 23 b: kiểm tra t-code “ zgui03” 23

Hình ảnh 2 23 c: kiểm tra t-code “ zgui03” 24

Hình ảnh 2 24 a: kiểm tra t-code “ fbl1n” 24

Hình ảnh 2 24 b: kiểm tra t-code “ fbl1n” 25

Hình ảnh 2 24 c: kiểm tra t-code “ fbl1n” 26

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang phát triển như vũ báo ở mọi lĩnh vực hoạt động khắp nơi trên thế giới Điều xảy ra trong vòng vài năm qua ở Việt Nam là sự đầu tư ô ạt vào công nghệ Tin học đã và đang là một trong các vấn đề không thể thiếu đối với bất kỳ công ty nào Đặc biệt tin học ngày càng giữ vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các tổ chức nhất là tại các lĩnh vực thu thập thông tin Tuy ngành công nghệ thông tin ở nước ta mới chỉ phát triển trong vài năm trở lại đây và đang từng bước phát triển nhưng những bước phát triển đó đã cho thấy tiềm năng lớn lao trong lĩnh vực công nghệ thông tin ở nước ta, trong đó phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước Hệ thống thông tin giúp công việc quản lý dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được lượng lớn thời gian và công sức.

Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em nhận thấy hệ thống thông tin quản lý mua hàng trên phần mềm SAP ở các công ty là một trong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý mua hàng của công ty đó như duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách quản lý đơn đặt hàng, mức doanh thu, quy mô nhà cung cấp, số dư chưa thanh toán, hệ thống thanh toán và khả năng tính toán giá trị hàng tồn kho.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT NAM GISANMOBILE

1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile

Tên công ty: Công Ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile

Địa chỉ: Lô B9, B11 KCN Đình Trám, TT Nếnh, Việt Yên, Bắc Giang Giám đốc công ty: Yeo Chung Soo

Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile được thành lập vào ngày 02 tháng 08 năm 2010 Công tyTNHH Việt Nam Gisan Mobile là công ty chuyên sản xuất linh kiện màn hình điện thoại thông minh (Smartphone), linh kiện màn hình đồng hồ

thông minh (Smartwatch), linh kiện màn hình máy tính bảng (Tablet), bulong (đai ốc) điện thoại, đồng hồ thông minh Khách hàng của công ty bao gồm các công ty sản xuất điện thoại hàng đầu hiện nay: Samsung Display Việt Nam, Samsung Electronic Việt Nam, Apple, Oppo, Huawei Với cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị hiện đại cùng với đội ngũ nhân lực có chuyên môn cao, công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile đang vươn mình trở thành công ty sản xuất lớn, cũng như chất lượng sẩn phẩm đứng đầu.

Văn hóa công ty cũng là một trong những điểm mạnh của công ty Với triết lý con người là số một, an toàn lao động là trên hết, công ty luôn dành sự quan tâm tuyệt đối đến an toàn và quyền lợi của người lao động Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile thường xuyên tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.

Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile luôn không ngừng đổi mới để bắt kịp sự phát triển của công nghệ hiện nay và đáp ứng các nhu cầu càng cao của người tiêu dùng Việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quá trình sản xuất của công ty là điều kiện kiên quyết để công ty không tụt lại so với các đối thủ cạnh tranh của mình.

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả Công ty được chia thành nhiều phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban có nhiệm vụ giải quyết các công việc chuyên biệt Nhân viên công ty được phân thành các cấp bậc khác nhau.

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

Hình ảnh 1 2: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile được tổ chức theo hệ thống cấp bậc (Hirachy) Hàng năm công ty dựa vào điểm đánh giá nhân viên của các cấp quản lý cũng như thời gian làm việc ở công ty để làm cơ sở xét thăng bậc và tăng lương.

Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile được cấu thành từ nhiều phòng ban khác nhau Mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt Để bộ máy hoạt động linh động và hiệu quả các phòng ban phải phối hợp

với nhau để giải quyết các khúc mắc và khó khăn trong quá trình hoạt động của công ty.

nguồn nhân lực của công ty Nhiệm vụ của phòng nhân sự là đảm bảo nhân viên của công ty được quản lý đầy đủ, đãi ngộ thích hợp và đào tạo hiệu quả Phòng nhân sự cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng, cung cấp nhân lực phù hợp cho các phòng ban khác nhau.

quản lý toàn bộ công việc sản xuất của công ty bao gồm nhân lực, sản lượng, chất lượng sản phẩm Phòng sản xuất đóng vai trò cốt yếu vào việc hoạt động của công ty, tất cả các bộ phận support đều phải hỗ trợ tối đa để phòng sản xuất hoạt động nhất có thể.

Jig và máy móc thiết bị, phục vụ quá trình sản xuất của công ty, phát triển các dự án, đối ứng việc tăng sản lượng của khách hàng Việc đảm bảo các Jig, máy móc thiết bị để làm việc trơn tru hiệu quả là cực kỳ quan trọng Nó giúp gia tăng sản lượng cũng như chất lượng của sản phẩm đáp ứng các quy chuẩn mà khách hàng đã yêu cầu.

chất lượng của Jig, đầu vào của sản phẩm và chất lượng đầu ra của sản phẩm Phòng sản lượng sẽ kiểm tra và đưa ra phán định lỗi cho các sản phẩm của công ty sản xuất ra trước khi bàn giao cho khách hàng Phòng chất lượng phải phối hợp chặt chẽ với Phòng sản xuất và Phòng Thiết Bị để đảm bảo tỷ lệ hàng lỗi khi sản xuất ra là thấp nhất có thể Ngoài ra phòng chất lượng cũng đề ra các quy chuẩn chất lượng và đào tạo cho các bộ phận sản xuất liên quan.

thiết bị sản xuất cũng như quy trình của công ty Mục tiêu của phòng cải tiến là nâng cao hiệu suất làm việc của máy móc, cắt bỏ thao tác không cần thiết, tiết kiệm chi phí vận hành về nhân lực, máy móc, năng lượng

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

lý, vận hành toàn bộ cơ sở hạ tầng của công ty bao gồm: kiến trúc, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống khí, HVAC

trong công ty, đảm bảo cho các hoạt động của công ty diễn ra an toàn, đúng quy định và luật của Việt Nam và quốc tế Chịu trách nhiệm ngăn ngừa, phát hiện các mối nguy mất an toàn và cải tiến, đảm bảo mọi công việc trong công ty đều thực hiện đúng quy trình Đối ứng kịp thời các sự cố trong công ty.

bảo mật của công ty Nhiệm vụ hàng đầu của phòng bảo an là bảo vệ bí mật công nghệ của công ty cũng như hình ảnh sản phẩm của khách hàng không bị lọt vào tay các đối thủ cạnh tranh.

trách nhiệm chấm công, tính toán lương thưởng cũng như chế độ phúc lợi cho toàn bộ nhân viên của công ty.

ký kết hợp đồng với các nhà thầu cung cấp cho toàn bộ các bộ phận trong công ty, quản lý và phân chia kinh phí của các bộ phận.

kiểm tra quy trình làm việc, tuân thủ cơ bản của nhân viên trong quá trình làm việc: Kiểm tra các bộ hồ sơ thanh toán, quy trình mua bán Tìm ra bất hợp lý và cải tiến quy trình cho các phòng ban.

1.3 Hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile

Hoạt động sản xuất của công ty TNHH Việt Nam Gisan Mobile gồm 3 mảng chính: sản xuất linh kiện màn hình điện thoại di động thông minh (Smartphone), sản xuất linh kiện màn hình đồng hồ thông mình (Smartwatch), bulong (đai ốc) màn hình điện thoại và đồng hồ thông minh.

SVTT: 6 Lớp: Hoạt động sản xuất của công ty được chia thành 3 phân xưởng chính (mobile): mobile A, mobile B, mobile C Mỗi phân xưởng đảm nhiệm sản xuất một sản phẩm riêng biệt Môi trường sản xuất của công ty GISAN MOBILE là môi trường phòng sạch 100% Phòng sạch của công ty đảm bảo các quy định về độ bụi, nhiệt độ, độ ẩm để các sản phẩm công ty sản xuất luôn đạt chất lượng cao nhất.

Dây chuyền thiết bị của công ty được bố trí khoa học theo từng phân đoạn và nối tiếp nhau đảm bảo tính liên tục trong sản xuất Mỗi công đoạn đều có quy trình làm việc (SOP) và tiêu chuẩn chất lượng (Spec) để đảm bảo chất lượng và sản lượng cho từng công đoạn.

Toàn bộ nhân viên công ty phải tuân thủ tuyệt đối các quy định sản xuất của nhà máy như 5S ( sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, sẵn sàng, săn sóc, 3D ( đúng sản phẩm, đúng vị trí, đúng số lượng) Đây là các nguyên tắc cốt lõi để công việc sản xuất của nhà máy trở nên hiệu quả và ổn định.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XỬ LÝ THANH TOÁN MUA HÀNG

+ T-code: Sử dụng để chỉ một chức năng nào đó

Để thanh toán tiền JIG cho các supplier khi chúng tôi mua JIG từ họ để phục vụ cho sản xuất thì cần kết hợp rất nhiều system như : SAP, Einvoice, EM- voucher, eGR, ePO, MPSEV tất cả đều được làm trên hệ thống không cần giấy tờ bản cứng Nhưng tôi sẽ giới thiệu chi tiết về phần mềm SAP, phần mềm xử lý thanh toán mua Jig những bước đầu tiên trước khi submit đến kế toàn và tài chính để trả tiền cho các supplier

Bước 1: Download dữ liệu GR trên hệ thống - dữ liệu khi công ty mua JIG của supplier và JIG được giao đến nhà máy Sau đó chuyển vào kho và làm hệ thống

số PO, price, tên và địa công ty bán hàng, tên và địa chỉ công ty nhận hàng giữa hệ thống SAP nhận hàng và hệ thống Einvoice ( hệ thống supplier tải hóa đơn điện tử)

toán và tài chính

2.2 Phần mềm xử lý thanh toán mua Jig trên SAP

Phần mềm SAP là một phần mềm sử dụng để quản lý sản xuất, quản lý nguyên vật liệu vào ra, quản lý hàng tồn kho, quản lý xử lý thanh toán cho supllier

Bên dưới là hình ảnh của phần mềm:

Hình ảnh 2 1: Giao diện phần mềm SAP

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

Sử dụng tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào phần user và password bên dưới:

Hình ảnh 2 2: Giao diện đăng nhập

trên hệ thống

LÈ" Menu Edit Favorites Extras System Help

&- <10 e® a 63 6â ®tìas B01M

SAP Easy Access - User menu for VN Thu Nguyen Thi

■B ZSCFF99 - For post AP to E-voucher■B MIR4 - call HIM - fliaaaa Sanis ■B ZMFll -JList of GR/IR balance■ B MM02 - Change Material &

■B MEMASSPO - Mass Change of Purchase Ord.■B SART - Display Report Tree■B ZMIR7 - FIH park invoice

■B SESSION_MANAGER - Session Manager Men■B SRET_VN - Foxconn Reporting Tree■B MM03 - Display Material &

■MEl3 - Display Purchasing Info Record ■* * â User menu for VN Thu Nguyen Thi

■ Ù FIT02

■ (£> ME21N - Create Purchase Order• 55 ME22N - Change Purchase Order

• 55 ZMPS01 - Upload material data for Cloud PO• 55 ZMPS02 - Download material data for Cloud• 55 ZPOID - User ID of PO for Cloud• 55 MEQ7 - Reorganize Quota Arrangement

For daily operation support and consultation please visitMantis system(B^miJg|£3£ ■’ ai ữí^Mantis^ẾỄ)

http://mantls.efih-foxconn.com/fihsap/Or using T-Code: ZMANTIS OR Z119 in SAP

Cặ£ÍESAPfêMT-Code: ZMANTIS=KZ119 LelỶtíf?3Jifj ) For Mantis systemoperation manual please follow the link ( Mantis^tw^ho)

SVTT: 10 Lớp: Hình ảnh 2 4: Lấy hóa đơn điện tử trên hệ thống Einvoice.

+ Sau khi lấy invoice điện tử từ hệ thống thì check các thông tin của invoice như: số invoice number, số PO number, mã material, số lượng, pnce như bên dưới: Dữ liệu lấy từ hệ thống SAP:

PO numbe _ Vend or Materia]- Cu _ Mat, doc Reference l-T Posting da PG ' GR Due o 22540766 VCN0Ữ22446SB0PIS1BW0A

USD5042379360 WZ2021101900110/27/2021 TT11/25/2022 SỐ lượn ’ Pa\2570 1090 Amount ' Ite '1554.5920 Pla FI200.6049PO prici invoice 0.6l|49price ”

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

Supplier Invoice No: WZ20211019001

Company NameSHENZHEN WUZHU TECH, co., LTD

Hình ảnh 2 6: Dữ liệu Invoice điện tử.

tiếp để mở

Hình ảnh 2 7: Thực hiện xử lý thanh toán.

A Trường hợp xử lý thanh toán cho 1 invoice

Put các data của invoice lên hệ thống như: invoice number, invocie date, amount

SVTT: 12 Lớp: Hình ảnh 2 8: Xử lý thanh toán cho 1 invoice

Sau khi put tất cả thông tin lên hệ thống thì nó sẽ tự động hiển thị tất cả thông tin của invoice cái mà đã được GR khi shipment đến công ty và hệ thống sẽ kiểm tra xem có đúng invoice number, amount, supplier Nếu tất cả thông tin là khớp nhau thì nó sẽ hiển thị nút màu xanh ở phần Balance amount 0.00 trong mục 6 ở trên Sau đó nhấn vào nút Save as complete ở mục 7 trên nó sẽ hiển thị ra bảng bên dưới nhưng nếu nó không Balance thì cần kiểm tra lại xem bị sai ở thông tin gì để sửa đổi cho đến khai Balance:

Hình ảnh 2 9: Thực hiện xử lý thanh toán cho 1 invoice

BÁO CÁO THỨC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD:

Sau khi hiển thị lên bảng trên thì nhấn Enter nếu nó hiển thị 2 nút màu xanh là ok và ta chỉ cần nhấn nút Save and exit thì nó hiển thị ra số giao dịch để trả tiền cho supplier Sau đó chúng ta cần để post nó lên hệ thống EM- voucher để các phòng ban như kế toán, tài chính approve

B Trường hợp xử lý thanh toán cho nhiều invoice cùng 1 lúc củasupplier:

Put các data của invoice đầu tiên lên hệ thống nh: invoice number, invocie date Còn amount thì cần put tổng số tiền của tất cả các invoice như hướng dẫn bên dưới:

Hình ảnh 2 10 a: Thực hiện xử lý nhiều invoice cùng lúc.

Sau khi put tất cả các số invoice vào và nhấn Enter thấy nó cũng hiển thị nút màu xanh và Balance là 0.00 thì nhấn nút Save as complete, nó sẽ hiển thị

SVTT: 14 Lớp: hộp thoại như bên dưới:

Hình ảnh 2 11: Thực hiện xử lý nhiều invoice cùng lúc.

Sau đó chúng ta cần để put invoice date, invoice number, amount tương ứng của mỗi invoice cần thanh toán và nhấn Enter nếu thấy xuất hiện các nút màu xanh tương ứng với mỗi dòng của mỗi invoice thì nó là ok và chỉ việc nhấn nút Save and exit là thực hiện xong giao dịch Nếu thấy xuất hiện nút màu đỏ trước invoice nào thì chúng ta cần kiểm tra xem thông báo invoice đấy có issue gì để có thể sửa đổi cho đến khi Balance.

Cần chú ý : Khi chúng ta thực hiện xử lý thanh toán nhiều invoice cùng một lúc thì chúng ta cần phải tính chính xác tổng số tiền của tất cả các invoice bởi vì hệ thống chỉ cho phép lệch tổng tiền là 0.01USD cho mỗi giao dịch Khi put invoice date, invoice number và amount mỗi invoice cũng cần chính xác, không được put nhầm lẫn dữ liệu của các invoice.

+ Bên dưới là 1 trường hợp khi nhấn nút Save as complete trong mục 7 ở trên và Enter nhưng nó hiển thị nút màu đỏ ở cạnh cột invoice date thì cần phải kiểm tra lại xem thông báo lỗi: