Đề Tài Giao Tiếp Hiệu Quả Trong Làm Việc Nhóm.pdf

Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong làm việc nhóm, nhưng không phải ai cũng biết cách giao tiếp hiệu quả và khéo léo.. GIỚI THIỆU LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan về làm việc

BO GIAO DUC VA DAO TAO DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHi MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

OU

MON HOC: KY NANG LANH DAO

Dé tai:

GIAO TIEP HIEU QUA TRONG LAM VIEC NHOM

T

K234042625 K234070802 K234101225 K234171922

5 Dalisavanh

N

N N Như

Phước Thành

K234081051 Nguyễn Xuân Hùng Vỹ

Mã lớp học phần: BB1068

Giảng viên: Ths.Nguyễn Thị Hồng Gấm

TP Hồ Chí Minh

LOI MO DAU

Bạn có bao giờ tham gia một nhóm làm việc mà cảm thấy khó chịu, bực bội hoặc thất vọng vì giao tiếp không hiệu quả? Bạn có bao giờ gặp

phải những xung đột, hiểu lầm hoặc mâu thuẫn với các thành viên khác

trong nhóm? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không được lắng nghe, tôn trọng hoặc đánh giá công bằng trong nhóm? Nếu câu trả lời là có, bạn không phải là người duy nhất Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong làm việc nhóm, nhưng không phải ai cũng biết cách giao tiếp hiệu quả và khéo léo

Giao tiếp hiệu quả là gì? Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong làm

việc nhóm? Tại sao giao tiếp hiệu quả lại quan trọng đối với cá nhân và tập thể? Đây là những câu hỏi mà nhóm chúng mình sẽ trình bày và giải

đáp trong bài tiểu luận này Bằng cách tham khảo các lý thuyết, nghiên

cứu và thực tiễn về giao tiếp và làm việc nhóm, nhóm chúng mình sẽ phân tích các khái niệm, biểu hiện, nguyên nhân và yêu cầu của giao tiếp hiệu quả và không hiệu quả trong làm việc nhóm Nhóm chúng mình

cũng sẽ đề xuất các giải pháp cho cá nhân và tập thể để nâng cao kỹ

năng giao tiếp và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm

Bài tiểu luận này được chia thành bốn phần chính Phần I giới thiệu

các lý thuyết cơ bản về làm việc nhóm và giao tiếp, cũng như mối quan

hệ và tác động của giao tiếp trong làm việc nhóm Phần II giới thiệu và phân tích vấn đề giao tiếp hiệu quả và không hiệu quả trong làm việc

nhóm, bao gồm các khái niệm, biểu hiện, nguyên nhân và yêu cầu Phần III đề xuất các giải pháp cho cá nhân và tập thể để giao tiếp hiệu quả

trong làm việc nhóm Phần IV kết luận và tổng kết các ý chính của bài tiểu luận

Hy vọng bài tiểu luận này sẽ mang lại cho bạn những kiến thức, kinh nghiệm và lời khuyên hữu ích để bạn có thể giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, đóng góp tích cực cho sự phát triển của bản thân và tập thể

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành, bài tiểu luận chắc hẳn vẫn còn

rất nhiều thiếu sót Chúng mình rất mong nhận được sự góp ý của mọi

người để bài tiểu luận này hoàn thiện nhất

PHẦN I GIỚI THIỆU LÝ THUYẾT

1.1 Tổng quan về làm việc nhóm:

1.1.1 Khái niệm làm việc nhóm:

Làm việc nhóm là quá trình hợp tác của các thành viên trong cùng một tổ chức, công ty nhằm đạt được mục tiêu và lợi ích chung Trong đó,

mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh

Để đạt được hiệu quả khi làm việc nhóm, các thành viên cần tuân thủ các nguyên tắc và kỹ năng làm việc nhóm như: giao tiếp rõ ràng, rành mạch, tôn trọng và biết lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, có tinh thần trách nhiệm cao, biết chia sẻ trách nhiệm, giải quyết mâu thuẫn một cách chuyên nghiệp, bình tĩnh và hợp tác khéo léo với nhau để đạt được mục tiêu chung

1.1.2 Lợi ích của làm việc nhóm:

s _ Tăng năng suất công việc: Một trong những lợi ích lớn nhất của làm việc nhóm chính là tăng năng suất công việc Khi làm việc cùng nhau, công việc sẽ được chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ và mỗi thành viên sẽ được phân công một phần công việc phù hợp với khả năng và kiến thức của mình Điều này giúp cho mỗi thành viên có thể tập trung hoàn thành

một phần nhiệm vụ nhất định trong một thời gian ngắn Từ đó rút ngắn

khoảng thời gian hoàn thành cả công việc, làm tăng năng suất lao động

»« Các thành viên có thể hỗ trợ, học hỏi lẫn nhau: Trong quá trình làm

việc nhóm, các thành viên có thể trao đổi kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm

cho nhau và khi gặp vấn đề, tất cả các thành viên có thể hợp tác, tương

trợ nhau để giúp tổ chức vượt qua giai đoạn khó khăn Mỗi cá nhân cần

hiểu rõ và tin tưởng vào năng lực của nhau để có thể tìm được sự trợ giúp

phù hợp

»« Thúc đẩy tự duy sáng tạo: Với sự đa dạng về chuyên môn, kĩ năng,

kiến thức của các thành viên trong tổ chức, khi làm việc cùng nhau, các thành viên có thể đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo, khác nhau và từ đó tổng hợp lại để đưa ra giải pháp tối ưu nhất

»« _ Tăng động lực làm việc cho mỗi cá nhân; Dự án lớn được chia thành các công việc nhỏ sẽ giúp giảm bớt căng thẳng cho mỗi cá nhân Đồng thời, với tâm lí sợ ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm, mỗi cá nhân

sẽ luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình trước thời hạn

» Kết nối các mối quan hệ: Làm việc nhóm giúp mọi người thiết lập và

mở rộng các mối quan hệ qua việc trao đổi thông tin, giao tiếp với nhau

- điều luôn xuất hiện trong quá trình làm việc nhóm Từ đó, mối quan hệ của các thành viên trong nhóm sẽ ngày càng gắn bó, tin tưởng lẫn nhau

e Phat triển bản thân: Trong quá trình làm việc nhóm, mỗi cá nhân sẽ

có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết

vấn đề

1.1.3 Các kỹ năng cần có khi làm việc nhóm:

se Kỹ năng giao tiếp: Trong quá trình làm việc nhóm, việc trao đổi thông tin, kiến thức một cách rành mạch, dễ hiểu để tổ chức có thể hoạt động

một cách hiệu quả là rất cần thiết Bạn cần lắng nghe để thực sự hiểu

những gì người khác nói, đồng thời có khả năng truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng

e Kỹ năng giải quyết vấn đề: Mục đích chính của một tổ chức luôn là

hợp tác với nhau để cùng giải quyết một vấn đề nhất định

e Kỹ năng đưa ra quyết định: Khi làm việc cùng nhau, các thành viên có thể đưa ra rất nhiều cách giải quyết vấn đề khác nhau Lúc này, nhóm

cần phải cân nhắc và đưa ra quyết định về cách giải quyết tối ưu nhất

e Kỹ năng tổ chức, lên kế hoạch: Để đạt được năng suất làm việc cao nhất, nhóm cần có một kế hoạch chỉ tiết để các thành viên có thể cùng

theo dõi và bám sát, hiểu được mục đích, cập nhật được thông tin và

hoàn thành nhiệm vụ kịp thời hạn

se Kỹ năng giải quyết xung đột: Bất đồng quan điểm hay thậm chí là mâu thuẫn, xung đột luôn tồn tại trong quá trình làm việc nhóm Khi có

những quan điểm trái chiều, mỗi cá nhân trong tổ chức cần phải có sự bình tĩnh, ý thức được rằng ai cũng có quyền đưa ra quan điểm và điều

cần làm là lắng nghe, tôn trọng ý kiến của nhau để tìm ra điểm chung, cách giải quyết vấn đề tốt nhất

se Nhận thức được trách nhiệm của bản thân: Trong một tổ chức luôn có

sự tin tưởng lẫn nhau Mỗi cá nhân cần ý thức được trách nhiệm, sự tín nhiệm mà các thành viên khác dành cho mình để trở thành một người cộng sự đáng tin cậy, không làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm

1.2 Tổng quan về giao tiếp:

1.2.1 Khái niệm giao tiếp:

« Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến giữa các cá nhân

hoặc tổ chức

« Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau như lời nói,

viết, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, âm thanh và sử dụng phương tiện truyền thông

« Giao tiếp bao gồm việc lắng nghe, diễn đạt, hiểu và phản hồi thông

tin một cách hiệu quả.Mục đích của giao tiếp: trao đổi và tương tác với

nhau để chia sẻ thông tin, hiểu và được hiểu, xây dựng mối quan hệ và

đạt được mục tiêu chung

« Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng ngôn ngữ, lắng nghe chăm chỉ, sự nhạy bén về ngữ cảnh và khả năng tương tác một cách tôn trọng và hiệu quả với người khác

1.2.2 Chức năng của giao tiếp:

se Chức năng truyền thông tin: Con người giao tiếp với nhau để thông báo cho nhau những thông tin giúp cho các hoạt động chung được thực hiện một cách có hiệu quả

¢ Mod réng mdi quan hé: Giao tiép giUp cho con ngudi tao ra những mối quan hệ mọi người xung quanh

« Giao tiếp giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn: Trong một tổ chức có

nhiều người với nhiều nhiệm vụ khác nhau Các thành viên cần phải giao

tiếp với nhau để hiểu được quan điểm của nhau Từ đó hoạt động nhóm

trở nên hiệu quả hơn

s_ Mở rộng nhận thức: Giao tiếp là công cụ quan trọng giúp con người nhận thức về thế giới và về bản thân, giúp cho khả năng nhận thức của con người ngày càng mở rộng, làm cho vốn hiểu biết, tri thức của con người ngày càng phong phú

s _ Giao tiếp điều chỉnh hành vi của con người: Qua giao tiếp con người

có thể nhận biết về thế giới, về người khác và về bản thân; biết được cái

tốt, cái chưa tốt của bản thân cũng như những yêu cầu, đòi hỏi của người

khác, của xã hội Trên cơ sở đó con người tự điều khiển, điều chỉnh bản thân cho phù hợp hơn

¢ Chia sẻ cảm xúc: Chỉ có trong giao tiếp chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình thông qua việc chia sẻ cùng người khác

s_ Hình thành và phát triển nhân cách: Trong giao tiếp con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri

thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan được hình thành và phát triển

1.3 Giao tiếp trong làm việc nhóm:

1.3.1 Các hình thức giao tiếp phổ biến trong nhóm:

1, Conference calls (Những cuộc gọi video/màn hình):

Giống như cuộc họp nhóm, các cuộc gọi video có thể cho phép thành viên ở xa đóng góp vào cuộc thảo luận từ bất kỳ địa điểm nào Mỗi thành viên trong nhóm có thể tham gia phiên thông qua đường dây hội nghị hoặc phần mềm hội nghị truyền hình Điều này thường hoạt động tốt hơn

khi được khởi xướng bởi một cá nhân duy nhất để loại bỏ bất kỳ sự không chắc chắn nào về thời gian hoặc cách thức cuộc trò chuyện có thể diễn

ra Kênh liên lạc này có thể đặc biệt có lợi khi một nhóm muốn liên lạc

với các bên liên quan khác của dự án, những người làm việc trong một nhóm, chỉ nhánh hoặc thậm chí là tổ chức khác

2 In-person meetings (Gặp mặt trực tiếp):

Một cuộc họp trực tiếp thường tập hợp một nhóm tại một địa điểm để xem xét những nỗ lực của họ hướng tới một mục tiêu chung, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và công nhận những nỗ lực của họ Phương pháp giao tiếp này có thể phù hợp với các nhóm có người lãnh đạo được chỉ định, chẳng hạn như người giám sát hoặc người quản lý dự án Những người này có thể phác thảo các mục tiêu cuộc họp, tạo chương trình nghị

sự và tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các thành viên khác trong nhóm

1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp trong nhóm:

1, Môi trường giao tiếp:

Môi trường giao tiếp chính là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến

giao tiếp Các yếu tố từ môi trường xung quanh như không gian, ánh

sáng, mùi hương, tiếng ồn, có thể tác động đến chất lượng giao tiếp Nếu cuộc giao tiếp diễn ra trong một môi trường có quá nhiều tạp âm thì

sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng giao tiếp yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của giao tiếp Bởi khi có quá nhiều tạp âm có thể sẽ khiến

người nghe mất tập trung và giảm hiệu suất truyền tải của người nói Các

yếu tố môi trường xung quanh như mùi hương, không gian cũng gây ảnh hưởng tương tự

2 Kênh giao tiếp:

Kênh giao tiếp cũng ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng giao tiếp

Nếu như bạn giao tiếp bằng hình thức nhắn tin, gọi điện thì có thể sẽ gây

hạn chế về mặt giao tiếp phi ngôn ngữ như ánh mắt, cử chỉ, ám hiệu,

Và các cuộc giao tiếp gián tiếp thì hiệu suất giao tiếp đạt được thường không cao

3 Quan hệ giao tiếp:

Mối quan hệ của các chủ thể giao tiếp cũng thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp Tùy vào độ thân thiết trong mối quan hệ giao tiếp thì hiệu suất của cuộc giao tiếp cũng bị ảnh hưởng ít nhiều Nếu như giữa

các chủ thể là mối quan hệ thân thiết thì có thể họ sẽ chú tâm hơn đến nội dung giao tiếp Và ngược lại đối với các chủ thể giao tiếp không quá thân quen

4 Hiện trạng giao tiếp:

Trạng thái cảm xúc, tâm lý vui buồn hay tức giận đều có thể gây ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp Bởi nếu bạn đang tức giận hoặc không vui, thì

rất khó để kiểm soát suy nghĩ, lời nói của bản thân, từ đó có thể tác động đến chất lượng giao tiếp

PHẦN II GIỚI THIỆU - PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

2.1 Lý do chọn đề tài:

Bởi kỹ năng giao tiếp chính là cầu nối, giúp bạn gắn kết các mối

quan hệ trong công việc Giúp bạn kiến tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác Bạn sẽ được họ quý mến, tin tưởng hơn Ngược lại, không có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ dễ sa ngã hay phạm sai lầm vì những câu nói khó nghe

2.2 Phân tích đề tài:

2.2.1 Khái niệm giao tiếp hiệu quả và không hiệu quả trong làm việc nhóm?

Giao tiếp hiệu quả: Là khả năng truyền tải thông tin một cách rõ ràng trong khoảng thời gian ngắn nhất Giao tiếp hiệu quả phải đảm bảo:

se Người nghe có thể tiếp nhận được thông điệp, hiểu được và có khả năng truyền đạt lại cho người khác

se Cả người nghe và người nói đều đạt được mục đích giao tiếp của mình

se Tôn trọng đối phương và có thiện ý trong giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả trong nhóm: là giao tiếp hiệu quả, nhưng không phải diễn ra giữa 2 người mà là giữa người nói và các thành viên còn lại

Giao tiếp kém hiệu quả: không đảm bảo 1 trong 2 yếu tố về nội dung hoặc thời gian hoặc không đạt được cả 2

2.2.2 Biểu hiện của giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc đội

nhóm:

Về phía người nói:

o_Nói dông dài, lan man, không đi vào đúng trọng tâm vấn đề cần

trao đổi

o_Trình bày vấn đề nhưng người nghe chỉ tiếp nhận nhưng không hiểu hoặc khó hiểu

o Mất nhiều thời gian để làm rõ một vấn đề đơn giản

o Gây hiểu lầm trong giao tiếp

o Không lắng nghe ý kiến đóng góp

Về phía người nghe:

o Lắng nghe thụ động, không tham gia trao đổi, thảo luận

o Lắng nghe chưa tích cực, không nắm bắt được hết thông tin người

nói truyền đạt

Chung:

o Tranh cãi để dành phần thắng, không mang tính đóng góp

o Ngắt lời đối phương hoặc im lặng không phản hồi

o Không làm chủ cảm xúc khi giao tiếp

o Không tôn trọng, tiếp nhận những quan điểm khác quan điểm của bản thân

o Ngôn ngữ cơ thể chưa được sử dụng triệt để

2.2.3 Nguyên nhân:

o Thiếu kiến thức

o6 Tự ti

o Thụ động: “Việc nhóm là việc của chung, mình không làm thì bạn

khác sẽ làm.”

o Không lắng nghe

o Không tương tác

o Không có sự chuẩn bị trước mỗi cuộc giao tiếp

o Chưa biết cách lựa chọn từ ngữ phù hợp trong giao tiếp

o Thiếu cởi mở, tôn trọng

o Dé cao cai tdi cá nhân

o Sử dụng ngôn ngữ cơ thể chưa hiệu quả

o Chưa biết cách giải quyết xung đột khi làm việc nhóm

2.2.4 Các yêu cầu để giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm:

Sự cởi mở: Những thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng chia sẻ ý kiến, quan điểm, cảm nhận với mọi người, biết lắng nghe người khác và tôn trọng những góc nhìn và quan điểm đa dạng Ví dụ: “Tôi nghĩ chúng

ta nên sử dụng cách tiếp cận này, nhưng tôi khá tò mò muốn nghe cậu nghĩ gì ”

Sự tin tưởng và bộc lộ cá nhân: Thành viên trong nhóm tin tưởng người khác và sẵn lòng tiết lộ suy nghĩ và cảm xúc của bản thân, trung thực và tôn trọng lẫn nhau: Ví dụ: “Tôi cảm thấy một chút choáng ngợp

và quá tải với nhiệm vụ này Chúng ta có thể thảo luận về việc chia nhiệm vụ được chứ?”

Sự hỗ trợ: Các thành viên nhóm hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu

và sự vẹn toàn, đưa ra phản hồi và động viên mang tính xây dựng Ví dụ:

“Bạn đã hoàn thành rất tốt công việc thuyết trình của mình Tôi thích cách bạn sử dụng hình ảnh để minh họa các ý đó ”

Kỹ năng giao tiếp: Các thành viên trong nhóm có thể bày tỏ ý tưởng

và cảm nhận của mình một cách rõ ràng, lắng nghe chăm chú, đặt câu hỏi mang tính xây dựng và sử dụng những tín hiệu phi ngôn ngữ( cử chỉ, dáng hình, điệu bộ) Ví dụ; “Bạn có thể giải thích ý bạn là gì được

không?” trong khi dùng cử chỉ ánh mắt và gật đầu

Ra quyết định: Các thành viên trong nhóm có thể tạo ra và đánh giá những chiến lược, đề xuất phương án thay thế, sau đó tiến đến sự đồng

thuận và thực hiện giải pháp Ví dụ: “Hãy bắt đầu động não nhóm để đi đến một vài chủ đề khả thi ( có thể có) cho bài báo cáo, và sau đó vote

để chọn chủ đề tốt nhất nhé ”