tiểu luận môn học giao tiếp trong kinh doanh đề tài giao tiếp nội bộ doanh nghiệp

Trang 1

TRUONG DAI HOC TAI CHINH - MARKETING KHOA QUAN TRI KINH DOANH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lớp học phần: 2221702028514 Giảng viên giảng dạy: TS Phạm Hồng Hải

ĐÈ TÀI: GIAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Trần Minh Tuấn MSSV: 2021008186

TP Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2022

Trang 2

TRUONG DAI HOC TAI CHINH - MARKETING KHOA QUAN TRI KINH DOANH

TRUONG BAI HOC Ue 0/700 020014

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Lớp học phần: 2221702028514

Giảng viên giảng dạy: TS Phạm Hồng Hải ĐÈ TÀI: GIAO TIẾP NỌI BỘ DOANH NGHIỆP

Sinh viên thực hiện: Trần Minh Tuấn MSSV: 2021008186

Trang 4

MUC LUC

Contents

Danh Na án .e - vi

CH ƯWIG 1:C Œ ỞÝ THUYÊÊT - 21t H111 Hi 1 1.1 Khái ni @n giao têêp nội bộ DOANH NGHIẸP -2- + 22 S212 1511121121311 112711101x 1512.1111 1

1.2 Ð š đi ẩn c ủ giao têêp nội bộ Q.12 nS n2 TH HH T HT T TH HT HH TH ngư 1 1.3 (0009/0256: s0i nan 1 1.4 Các nguyên tăêc giao têêp trong nội bộ doanh nghiỆp 0 2 3n nh rrrve 2

IN h cá nen e.a 2 1.4.2 Giao nen ố e 5 1.4.3 Giao têêp v 6đôông nghiỆp SH nh T nh TT TH TH TH khe vế 8

CHUONG 2: GIGI THIEU VE NGAN HANG THUONG MAI CO PHAN CONG THUONG VIET NAM 10

2.1 Gi @thi & t g quan v6 ngân hàng VietMBank ccccceccecsesececsceseseseesesececscecsescsecseeeceeseneees 10 2.2 Các ä n phể m/d ch vị VietnBank s5 22t SE ThS TH TT TH TT TH TH HH Hư, 13 2.3 Gi thi ậc œâêu tổ ChỨC - L2 E13 1Ề St E13 nh HT KH KH TH TH KH Hà TT TH TH TH cờ 15

2.3.1.C œâêut @h ứb @máy và điêôu hành của Trụ sở chính - 25252722 zzsc+czeszes+ 15 2.3.2 H ệthôâng Ø clứ c đi a ngân hàng VietnBank -:-c- cccs2c 2x s2 nh HH ren re 17 2.4 Tâôn nhìn và s7 rệ nh đi a ngân hàng VietnBanik ‹- - cv re 19

QAL SO IME cccccesesssscevesvssvsncevesvsncevesvesvencevesvsnvenceveavsnceveaenvenseveavanssaseveavensevenveveusavavevanensavevee 19

2.4.2 TAO NIN he.- Ầ 20 VÀ ác ha non ằ 20 2.4.4 TriGOt ly Kim on a(( a ốỐốỐốỐ 20

2.5 Các nguyên tăêc giao têêp, các đ š tr ung trong giao têêp tại NGÂN HÀNG VIETINBANK 20

2.5.1 Các nguyên tãêc giao têêp tạ ¡ ngân hàng VietnBank cc:ceeseessessseeeseeeseeesesseeeeeeaeess 20 2.5.2 Các đặc trưng trong giao têêp tạ ¡ ngân hàng VietnBani ¿+ rssxseirrrrrsrrr 21

CH U@IG 3: PHAN TÍCH GIAO TIÊÊP NỌI BỌ DOANH NGHIẸP TẠI NGÂN HÀNG TMICP CÔNG THƯƠNG

M1) /02102000))71)) 2T — da 23 3.1 Thực trạng giao têêp nộ ¡ bộ tạ¡ ngân hàng VietnBank -cct cn nen nàng 23

Trang 5

3.2.1 Giao đoạn 2009-2011 - .- - cà HH HH HH HH TT TH Hư 28

EVPÁcC lo cà c yuinn 28 EVENcC R3 y7 na na : Ò 30 CH_ƯWIG 4: KÊÊT LUẠN 22222211 32325 515211511111E1251155151111 1551551111 32

Trang 6

DANH MUC VIET TAT

Chi ti

So giao dịch khoán TP.HCM Cán bộ nhân viên

Trang 7

MUC LUC BANG

Trang 8

CHUONG 1: CO SO LY THUYET

1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Một doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều bộ phận, phòng ban Để doanh nghiệp vận hành và phát triển đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau Hiệu quả của sự phối hợp hoạt động này phần lớn phụ thuộc vào hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp Sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong một bộ phận, giữa các bộ phận, phòng ban với nhau chính là chất keo đề kết nối tất cả những mảnh ghép rời rạc của tô chức thành một tập thế ôn định, vững chắc

Hoạt động giao tiếp tiến hành trong phạm vi nội bộ của một tổ chức như: giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với cấp đưới, giao tiếp với đồng nghiệp được gọi là giao tiếp nội bộ; chỉ sự trao đôi thông tin và ý kiến trong phạm vi của tô chức đó

Giao tiếp giữa các thành viên trong một tô chức là cần thiết đê các bộ phận chức năng hoạt động và phối hợp có hiệu quả

1.2 DAC DIEM CUA GIAO TIEP NOI BO

Giao tiếp nội bộ có thể theo chiều đọc, chiều ngang hay qua mạng:

Trong giao tiếp theo chiều dọc, thông điệp được truyền lên trên hoặc xuống dưới theo một đường được gọi là “chuỗi truyền lệnh” Báo cáo, kiến nghị, đề xuất thường được chuyến lên trên; quyết định, thông báo, chính sách, chỉ thị hay hướng dẫn thường được chuyển xuống dưới

Dòng thông điệp theo chiều ngang xuất hiện giữa những nhân viên hay đơn vị ngang hàng khi họ cần chia sẻ đữ liệu hay muốn hợp tác

Trong giao tiếp qua mạng - ở đây muốn nói đến mạng lưới giao tiếp, thông tin truyền một cách tự do giữa những người có mối quan hệ chung không vượt quá vai trò của người hay đơn vị tham gia trong tổ chức Vai trò hay địa vị của các thành viên trong tổ chức nhìn chung sẽ có sức ảnh hưởng lớn nhất đến giao tiếp theo chiều dọc và ít ảnh hưởng nhất trong giao tiếp qua mạng

1.3 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ

Trang 9

hợp hoạt động thuận lợi nhằm hoàn thành những mục tiêu chung của doanh nghiệp Giao tiếp nội bộ hiệu quả mang lại lợi ích về phía cá nhân lẫn đoanh nghiệp

> Lợi ích cá nhân:

e Nang cao hiệu quả cơng việc

® - Tạo tâm ly vui vẻ, hài lòng trong thời gian làm việc

e Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, từ đó giúp cho việc tương tác trong công việc trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn

> Lợi ích công ty:

se Có thông tin đúng, tận dụng được ý tướng của nhân viên, gia tăng tính ôn định về nguồn nhân lực

e - Giúp cho giao tiếp bên ngoài hiệu quả

se Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành văn hóa công ty, tạo nên sức mạnh nỗi kết, chia sẻ hỗ trợ trong công việc

1.4 CAC NGUYEN TAC GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

1.4.1 Giao tiếp với cấp trên

Giao tiếp với cấp trên hay giao tiếp từ cấp đưới lên thường xuất hiện trong các tình huỗng nhân viên phản hồi về việc triển khai và kết quả của các hoạt động của tô chức, bao gồm cả việc thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên cũng như ý kiến về các chính sách của tô chức Giao tiếp từ cấp dưới lên thường thấy ở dạng các báo cáo, bản ghi nhớ, hòm thư góp ý, họp nhóm, các đơn đề xuất hay những lời phản nàn truyền miệng

Nhìn chung giao tiếp với cấp trên được dùng đề thực hiện 3 mục tiêu: ® - Báo cáo việc thực hiện công việc hay thành tích ca nhân, bộ phận e Đưa ra các đề xuất kiến nghị

® - Phát huy sự tham gia vào quản lý của người lao động

Trang 10

nói khi họ nhận thấy các nguy cơ ảnh hưởng đến quyền lợi và công việc của mình Khi nhận thấy rủi ro từ việc nói lên toàn bộ suy nghĩ của minh với cấp trên, phản ứng thường thấy của nhân viên là phủ nhận hoặc che giấu những thông tin mà họ cho là không có lợi

Giao tiếp từ cấp dưới lên chỉ thật sự đáng tin cậy khi hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau Khi hai bên tin tưởng nhau ở một mức độ nào đó, thì họ có thê bộc lộ chính bản thân mỉnh và sẽ không cảm thây lo sợ khi phải nói lên toàn bộ sự thật Chỉ như vậy nha quản trị mới thật sự hiểu điều gì đang diễn ra trong doanh nghiệp và trong cả nhận thức của người lao động, từ đó mới có cách thức xứ lý phù hợp và kịp thời Về phía nhân viên, khi đó họ cũng làm việc với tính thần tích cực hơn khi không phải lo lắng hay băn khoăn về việc minh không cung cấp toàn bộ sự thật cho cấp trên

Đề đảm bảo hiệu quả khi giao tiếp với cấp trên cũng như tránh những sai sót trong công việc do các yếu tô nhiều trong quá trình giao tiếp với cấp trên, nhân viên cần chú ý các nguyên tắc sau đây:

- Tuân thủ trật tự đẳng cấp: việc tuân thủ thứ tự cấp bậc trong một tô chức đảm bảo cho hoạt động của tô chức được ôn định, tránh sự rối loạn do thông tin chống chéo và cách giải quyết không nhất quán khi có hành vi vượt cấp của bất kỳ nhân viên nào Hơn nữa, khi bạn vượt cấp trong việc báo cáo công việc hay đề xuất một ý kiến nào đó, hành vi này sẽ được nhà quản trị đánh giá là thiếu tôn trọng quy định tổ chức, thiếu tôn trọng cấp trên trực tiếp cũng như không biết quy tắc làm việc nơi công sở Chỉ trong trường hợp bạn đã báo cáo với người quản lý trực tiếp nhưng không được giải quyết kịp thời, hoặc người quản lý của bạn vắng mặt thì việc xin ý kiến người quản lý cao hơn đề giải quyết công việc trước mắt được coi là một hành vi thể hiện tính thần trách nhiệm cao đối với công việc

Trang 11

động hỏi những thông tin cu thể, cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành, tiêu chỉ đánh giá kết quả, người hỗ trợ khi cần Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu gặp khó khăn hay cần bất cứ sự hỗ trợ nào từ cấp quản lý, bạn cần chủ động trao đối đề được hướng dẫn xử lý kịp thời Sự tích cực, chủ động trong công việc của bạn sẽ đề lại ấn tượng tốt trong đánh giá của nhà quản lý

- Tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư: không một nhân viên nào mong muốn bị cấp trên phê bình, tuy nhiên thực tế là bạn không thê tránh khỏi sai sót

trong suốt quá trình làm việc Vì thế bạn cần thay đổi thái độ khi tiếp nhận lời phê

bình của cấp trên Nếu bạn cho rằng cấp trên phê bình vì những hiềm khích cá nhân thi điều này chỉ làm cho bạn không thế nhận ra sai sót trong công việc đề khắc phục Ngược lại, nếu bạn xem những lời phê bình đó là cần thiết và giúp cho bạn có thể hồn thành cơng việc tốt hơn thì bạn cần phải cảm ơn cấp trên vì đã giúp cho bạn nhận thấy những hạn chế của bản thân

- Quý trọng thời gian của cấp trên: cấp trên vừa quản lý, hỗ trợ công việc không chỉ cho ban ma con nhiều nhân viên khác; bên cạnh đó ho phải thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo yêu cầu Chính vì thê thời gian của họ luôn được quản ly chat ché Khi giao tiép voi cap trên, bạn cần đặt trước một cuộc hẹn, chuẩn bị nội dung trình bảy ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể Nếu cần có thể gửi trước tài liệu cho cấp trên xem xét đề rút gọn thời gian trao đơi trực tiếp Ngồi ra, việc tuân thủ đúng giờ hẹn là điều quan trọng cần lưu ý khi giao tiếp với cấp trên

- Cư xử một cách khéo léo, không nói xấu, không chê bai sau lưng: khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần chú ý đến trạng thái tâm lý của họ đề có những cách ứng xử phủ hợp Nếu họ đang trong trạng thái mệt mỏi, căng thăng thì việc trình bày một yêu cầu hay hối thúc phê duyệt một hợp đồng đề xuất nào đó là điều không nên Nếu nhận thấy yêu cầu hay đánh giá của họ không đúng, bạn cần mạnh dạn trao đổi và góp ý vi dù là cấp trên thì họ cũng không tránh khỏi những sai sót trong công việc Điều này sẽ tốt hơn là việc họ nghe lại từ một người khác những ý kiến đó của bạn

Trang 12

năng phân tịch, đánh giá vấn đề bao quát, toàn diện; kỹ năng quản lý thời gian kỹ năng giao tiếp giúp cho bạn nhanh chóng thăng tiến trong công việc

Trong quá trình tương tác với cấp trên, nhân viên cần lưu ý: e Hiéuy cấp trên

® - Hỏi rõ thời pian hồn thành cơng việc ® Kịp thời báo cáo công việc với cấp trên

1.4.2 Giao tiếp với cấp dưới

Đây là hoạt động có thể bị yếu tố quyền hạn quyên lực gây nhiều trong quá trình giao tiếp Nhân viên thường có tâm lý e dè, ngại hỏi thêm những vẫn đề chưa rõ khi được cấp trên giao việc làm hiệu quả giao tiếp không được đảm bảo Kết quả là công việc không đạt được như cấp trên mong đợi dẫn đến khoảng cách giữa hai bên ngày cảng rộng

Giao tiếp với cấp đưới hay còn gọi là giao tiếp từ cấp trên xuống cấp đưới là hình thức giao tiếp mà thông tin được truyền từ cấp cao xuống cấp dưới hơn, ví đụ: phân công trách nhiệm, hướng dẫn công việc, đánh giá của người quản lý về kết quả làm việc của nhân viên, thông báo kế hoạch của công ty

Quá trình giao tiệp với câp dưới nhăm đạt các mục đích sau đây của nhà quản e Kiém tra việc thực hiện các quyết định

® Đánh giá tiến độ thực hiện công việc của nhân viên trong bộ phận, kịp thời động viên người lao động

¢ Đánh giá cấp dưới về phâm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng thăng tiễn

e - Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của nhân viên đề có biện pháp tác động, hỗ trợ phù hợp

Trang 13

mực, lich thiệp, chủ ý lắng nghe ý kiến nhân viên, không ép buộc nhân viên bằng uy

quyền mà phải thuyết phục họ bằng uy tin thật sự Vì vậy, khi giao tiếp với cấp dưới nhà quan trị cần thực hiện các nguyên tắc sau đây:

- Tin tưởng và tín nhiệm nhân tài: Tuyên dụng được người tải đã khó, nhưng sử dụng và giữ họ còn khó hơn Đề sử dụng người tài, trước hết cần phải tin tưởng và tín nhiệm họ, có như vậy họ mới làm việc và công hiến toàn tâm toàn lực cho doanh nghiệp Khi được tin tưởng, họ sẽ mạnh dạn đưa ra những đề xuất, ý tưởng mới và tập trung sức lực đề chứng minh cho cấp trên thấy khả năng của họ Được cấp trên tin tưởng và tín nhiệm là một động lực mạnh mẽ thúc đây người lao động vượt qua khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao Tin tưởng và trao quyên cho người tải là biện pháp quản lý hiệu quả đề đưa doanh nghiệp đến thành công

- Dùng người đúng dùng việc: nhà quản trị phải xác định đúng khả năng và tiềm năng của nhân viên đề bố trí công việc phù hợp, có như vậy mới sử dụng hết giá trị của họ Nếu một nhân viên có tài nhưng không được trọng dụng mà bố trí vào công việc thấp hơn khá năng và ngược lại, người được giao công việc vượt quá khả

năng của mình thì tâm lý chán nản, bất mãn ở họ là điều không tránh khỏi Điều này

không chỉ làm cho hiệu quả công việc của họ xuống thấp mả còn ảnh hưởng đến bầu không khi tâm lý chung của bộ phận phòng ban, trạng thái tâm lý tiêu cực này sẽ lây lan sang nhiều người và cuối củng là ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của toàn doanh nghiệp “Đúng người đúng việc” phải là nguyên tắc hàng đầu của việc tuyên dụng cũng như bô trị, phản công và hoạch định nhân sự, có như vậy mới sử dụng hết khả năng và phát huy tiềm năng của người lao động và là biện pháp giữ người hiệu quả của doanh nghiệp